e-hälsostrategi för omsorgsnämnden

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Thomas Johansson 2018-03-19 ON 2017/0052 53515 Omsorgsnämnden e-hälsostrategi för omsorgsnämnden Förslag till beslut Omsorgsnämnden beslutar att fastställa e-hälsostrategi för omsorgsnämnden. Bakgrund De utmaningar som vård och omsorg står inför kräver ökad samordning mellan vårdgivare, ökat brukarinflytande och möjlighet att möta personer med komplexa vårdbehov. Att möta dessa utmaningar kräver ny kompetens men också nya innovativa och hållbara lösningar. Det kan till exempel handla om förändrade arbetsmetoder, tekniska lösningar eller tjänster som underlättar för individen att klara sin vardag. E-hälsa utvecklar välfärden. Genom att ta till vara på digitaliseringens möjligheter kan verksamheten öka kvaliteten, få en mer jämlik vård och omsorg samt använda resurserna mer effektivt. Målet med en e-hälsostrategi är att med ett klokt arbetssätt ta till vara på digitaliseringens möjligheter för att skapa en hållbar och jämlik vård och omsorg och därigenom säkra kvalitet och resurser. Digitaliseringens möjligheter ska användas på effektivt sätt både internt och externt Strategin ska inte detaljstyra insatserna inom välfärdsteknik. Strategin är ett sätt att nå vision och mål inom e-hälsa. E-hälsostrategin är ett stöd för handlingsplan för e-hälsa och införande av välfärdsteknik och verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering. Strategin fokuserar på arbetssättet innan ny teknik introduceras. Den innehåller: Behovsanalys Omvärldsbevakning Prioriteringsanalys Nyttoutvärdering Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax Klicka här för att ange text. Thomas.Johansson@kalmar.se

ON 2017/0052 2 (2) Upphandling Implementering Uppföljning Mattias Ask Förvaltningschef Thomas Johansson Kvalitet- och miljöstrateg Bilaga: e-hälsostrategi för omsorgsnämnden

Handläggare Datum Thomas Johansson 2018-03-19 0480-45 35 15, 070-36 06 224 e-hälsostrategi för omsorgsnämnden Omsorgsnämndens strategi Strategin beskriver metod och arbetssätt för att uppnå mål och ambitioner med e-hälsa. Med hjälp av strategin kan vård- och omsorgsverksamheten utvecklas i den riktning som verksamhet och användare önskar. Inledning Samhället står inför stora utmaningar, inte minst inom området vård och omsorg. De utmaningar som vård och omsorg står inför kräver ökad samordning mellan vårdgivare, ökat brukarinflytande och möjlighet att möta omsorgstagaree med komplexa vårdbehov. Att möta dessa utmaningar kräver ny kompetens men också nya innovativa och hållbara lösningar. Det kan till exempel handla om förändrade arbetsmetoder, tekniska lösningar eller tjänster som underlättar för individen att klara sin vardag. E-hälsa utvecklar välfärden. Genom att ta till vara på digitaliseringens möjligheter kan verksamheten öka kvaliteten, få en mer jämlik vård och omsorg samt använda resurserna mer effektivt. I mars 2016 tog regeringen och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL:s) styrelse beslut om en ny vision för e-hälsa, som berör både hälso- och sjukvården och socialtjänstens olika delar. Visionen utgår ifrån att Sverige år 2025 ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter i syfte att: Underlätta för människor att uppnå en god och jämlik hälsa och välfärd Utveckla och stärka egna resurser för ökad självständighet och delaktighet i samhällslivet Med e-hälsostrategin lyfter omsorgsnämnden fram digitaliseringens möjligheter och ger omsorgstagare nya möjligheter till självständighet, delaktighet och in flytande. Digitaliseringen är också ett verktyg för verksamhetsutveckling och omfattar både kommunal hälso- och sjukvård samt socialtjänst. Vilka produkter och tjänster som sedan introduceras i verksamheten är en uppgift som tas om hand i kommande handlingsplaner. Strategin beskriver arbetsprocessen för införande av välfärdsteknik. Omsorgskontoret Adress Box 848, 391 28 Kalmar Besök Torsåsgatan 1 B Tel 0480-45 00 00 vx Fax 0480-45 35 25 thomas.johansson@kalmar.se

2 (10) Vid framtagande av omsorgsförvaltningens strategi har viktiga utgångspunkter varit den nationella visionen för e-hälsa med tillhörande handlingsplan, Kalmar läns digitala agenda samt digital strategi för Kalmar kommun. Definitioner e-hälsa I bred bemärkelse användning av informations- och kommunikationsteknologi. Användning digitala verktyg och utbyta information digitalt för att uppnå och bibehålla hälsa. Välfärdsteknologi Kunskapen om och användandet av välfärdsteknik som kan bidra till ökad trygghet, aktivitet, delaktighet och självständighet. Välfärdsteknik Digital teknik som inom vård och omsorg syftar till att bibehålla eller öka trygghet, aktivitet, delaktig het eller självständighet för en person som har eller löper förhöjd risk att få en funktionsnedsättning e-tjänst Med e-tjänster menas alla slags tjänster som förmedlas elektroniskt. E-tjänsten ska underlätta för användaren, samtidigt som den tillgodoser myndighetens behov på ett effektivt sätt. Digitalisering I detta sammanhang definieras digitalisering som användande av produkter och tjänster inom vård och omsorg med stöd av teknik. Det omfattar även kompetens genom att vara väl förtrogen med digitala verktyg och följa den digitala utvecklingen. Mål Målet med e-hälsa är att skapa en mer hållbar och jämlik vård och omsorg och därigenom säkra kvalitet och bättre effektivitet. Verktyget är att ta tillvara digitaliseringens möjligheter internt och externt. Syfte Strategin ska inte detaljstyra insatserna inom välfärdsteknik. Strategin är ett sätt att nå vision och mål inom e-hälsa. Frågan är inte om eller när införande av mer välfärdsteknik kommer att ske utan hur det ska genomföras. E-hälsostrategin ska vara ett stöd för införandet av välfärdsteknik och verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering. Handlingsplanen ska årligen göra avtryck i omsorgsnämndens verksamhetsplan och årligen revideras. E-hälsostrategin ska vara styrande för processen att arbeta med digitalisering både för verksamhet och omsorgstagare/patient.

3 (10) Bakgrund Digitaliseringen pågår inom vård och omsorg. De allra senaste åren har enstaka satsningar på digitalisering inom vård och omsorg runt om i Sverige genererat uppmärksamhet. Framförallt inom äldreomsorgen har stort intresse riktats avseende de möjligheter som skapas av t.ex. fjärrtillsyn på natten, mobila trygghetslarm med GPS-positionering, digitala lås, enkla kommunikationslösningar för de äldre, digital läkemedelssignering, mobilt arbetssätt och digitala trygghetslarm. I en digitaliserad värld ökar värdet på det som inte kan digitaliseras. Det medför att medarbetare får mer tid och fler händer där de ska vara dvs hos omsorgstagarna. Digitalisering innebär en samhällsförändring i tre dimensioner: 1 Teknologi och infrastruktur 2 Produkter och tjänster 3 Beteende, värderingar och attityder En jämlik tillgång är centralt för att personer ska kunna ta del av tekniken och för att användningen ska leda till förbättrade levnadsvillkor. Kommunfullmäktige har dessutom beslutat om målet att Kalmar kommun utses till årets e-hälsokommun år 2022. Detta kommer att kräva en e-strategi för kommunens gemensamma utveckling att förbättra servicen och effektivisera verksamheterna genom införande av bl a e-tjänster. Denna e-hälsostrategi är omsorgsnämndens del för ökat användande av välfärdsteknik. Invånarnas inställning till digitalisering i välfärden Enligt Sveriges Kommuner och Landsting uttrycker landets invånare följande om digitalisering (mars 2016). 72 % är positiva till digitalisering av samhället 66 % tycker det är hög tid att kommuner och landsting förbättrar den digitala servicen 20 % tycker att kommuner och landsting lever upp till deras digitala förväntningar 68 % är positiva till vård, behandling och konsultation med hjälp av digital teknik Styrande och vägledande dokument Nationell vision e-hälsa 2025 År 2025 ska Sverige vara bäst i världen på att använda digitaliseringens och e-hälsans möjligheter i syfte att underlätta för människor att uppnå en god och jämlik hälsa och välfärd samt utveckla och stärka egna resurser för ökad självständighet och delaktighet i samhällslivet. I mars 2016 tog regeringen och SKL beslut om en ny vision för e-hälsa som ersatte den tidigare strategin från 2010. Visionen formuleras som att År 2025 ska Sverige vara bäst i världen på att använda digitaliseringens och e-hälsans möjligheter i syfte att underlätta för människor att uppnå en god och jämlik hälsa och välfärd samt utveckla och stärka egna resurser för ökad självständig het och delaktighet i samhällslivet. Arbetet med visionen ska drivas utifrån perspektiv som jämlikhet, jämställdhet och effektivitet i verksamheterna. Tillgänglighet, användbarhet och digital delaktighet, samt integritetsskydd och

4 (10) informationssäkerhet är grundläggande principer som ska styra arbetet. Två målgrupper markeras som viktiga att involvera i arbetet med att uppnå visionen: omsorgstagare samt medarbetarna. Privata och ideella entreprenörer samt forskarsamhället behöver också involveras. Insatsområden som pekas ut som angelägna är regelverk, enhetligare begrepps användning och standardiseringsfrågor. Digital strategi för Kalmar kommun Med stöd av IT ska Kalmar kommun skapa förutsättningar för en utvecklad medborgardialog, utveckla nya arbetssätt inom kommunen och samarbeta med andra aktörer i samhället. I och med att strategin leder till ett ökat förändringsarbete i organisationen krävs också en långsiktighet för att skapa stabilitet som förändringen kan vila på. Till strategin kopplas årliga handlingsplaner, både övergripande och i respektive förvaltnings verksamhetsplan. Kalmar kommun ska uppfattas som en organisation i framkant i sitt sätt att bemöta kunder och genom de tjänster och den service vi levererar. Vi ska också uppfattas som en modern och nytänkande organisation att arbeta i. De övergripande målen för kommunen är desamma som beslutats nationellt: Enklare vardag för privatpersoner och företag Smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten Det övergripande synsättet vad gäller digitala tjänster ska vara att sätta våra kunder i fokus. Arbetet med att förverkliga den digitala strategin ska stödja kommunens vision att vara en tillväxtkommun med framtidstro och som är attraktiv att bo och verka i. Regional digital agenda Utvärdering av den regionala digitala agendan har genomförts under 2017. De övergripande mål inom temaområdet e-hälsa i den regionala digitala agendan var Förbättra invånarnas möjligheter till insyn och delaktighet i hälsoprocessen. Öka tryggheten och höja effektiviteten genom användningen av digitala hjälpmedel, är en naturlig del av hälsoområdet. Förenkla för invånare och personal genom effektiv samverkan med hjälp av IT över huvudmannagränser. Inom samtliga målområden har aktiviteter och verksamhetsutveckling skett. Nu är den regionala digitala agendan föremål för revidering. Innehållet i ny digital agenda kommer att följas inom ramen för e-hälsostrategin. Organisation Förvaltningschef tillsammans med ledningsgrupp ansvarar för styrningen av omsorgsförvaltningens digitaliseringsarbete. I styrningen ingår att skapa och

5 (10) säkerställa en helhetsbild av planerade och pågående utvecklingsinsatser vilket sker genom ordinarie styrmodell för mål och verksamhetsuppföljning. Återkoppling till ledningen sker genom redovisning av LIKA-utvärderingar. Uppföljning av e-hälsostrategi och dess mål och aktiviteter i verksamhetsplan följer ordinarie uppföljningsprocess som är tertialvis i Hypergene. Uppföljning sker också i årsrapport samt vid verksamhetsdialoger och ledningsmöten. Operativ i arbetet är förvaltningens e-hälsosamordnare. Ekonomi Resurser är en förutsättning för att kunna leva upp till e-hälsostrategin. I kommande ekonomisk planering är det nödvändigt att det skapas resurser för att arbeta efter strategin. Det handlar bl a om områden som behovsanalys, implementering och uppföljning. Individens medverkan Omsorgstagaren/patienten är inte bara den som vi ytterst alltid är till för, de är också oftast de som bäst vet vilka behov som är viktigast, vilka etiska hänsyn som är viktiga och hur man skapar e-hälsotjänster som är nyttiga och användbara för dem de är till för. Det är också eftersträvansvärt att uppmuntra ökad digitalisering bland nämndens målgrupper och att möjliggöra vård- och omsorgsinsatser också via individernas egen utrustning. Visningsmiljöer är ett sätt att stimulera till ökad användning av digitala lösningar i privatlivet som bidrar till trygghet, självständighet och aktivitet. Ständig dialog med kommunala pensionärsrådet är en viktig del för förankring samt få feedback. Verksamhetsnära Det är viktigt att involvera verksamheten och användarna på ett tidigt skede i arbetet och sedan ha dem med på hela resan. Endast då kan man försäkra sig om att utveckla och införa tjänster som verkligen fungerar och kommer till nytta. Testbäddar kan utgöra ett centralt instrument i detta avseende och bidrar också till realistiska beslutsunderlag i införandeprocesserna. Medarbetarnas medverkan är också viktig, både på det lokala planet och i form av samverkan med fackliga organisationer. Samverkan Digitalisering skapar goda möjligheter till samverkan i socialtjänsten men det ställs också särskilda krav på samverkan vid utveckling, etablering och förvaltning av e-hälsolösningar. Ett tätt samarbete behövs internt inom förvaltningen för snabb kommunikation och beslutsfattande. Inom kommunen är det viktigt med bra samverkansformer mellan olika förvaltningar, enheter och roller. Omsorg, IT, juridik, upphandling och ekonomi är områden som kan bidra till utvecklingen. Dessa måste samverka för att verkställa handlingsplaner utifrån e-hälsostrategin. Idag finns etablerad samverkan med e-hälsoinstitutet vid Linnéuniversitetet genom projekt, projektansökningar och regional samverkan kring e-hälsa. En del av strategin är att fortsätta med etablerade kontakter med akademin.

6 (10) Process för införande av välfärdsteknik I modell nedan ges en schematisk bild hur verksamheten på ett strategiskt sätt ska arbeta inför beslut att införa ny teknik. Behovsanalys Att förstå behoven i organisationen och dess slutanvändare är grunden för att framgångsrikt kunna implementera välfärdsteknik. En behovsanalys kan vara komplex och omfatta många olika aspekter och perspektiv och kan utgå ifrån verksamhetens processer. I dess enklaste form är den emellertid bara en metodisk utvärdering av organisationen och dess slutanvändare med målsättningen att identifiera områden med förbättringspotential. En grundlig behovsanalys kommer att ge organisationen en bättre förståelse av dess verkliga behov och därmed en bättre känsla inför vilka initiativ som kommer att vara effektiva, både i fråga om kvalitet och kostnad. Nyckeln är att fatta klokare beslut och i detta avseende är behovsanalysen att betrakta som ett verktyg för informationsinsamling. Det är viktigt att betona att det fortfarande är behoven hos enskilda och verksamhet som styr men när det kopplas det till omvärldsbevakning kan det ge ny kunskap och möta behoven på helt nya sätt. Viktigt är att inte utgå från teknikens möjligheter utan låta behoven styra men utmana oss själva med att verkligen våga göra nytt och släppa det gamla. Det finns flera olika metoder för behovsanalys. Nedan nämns några vanligen förekommande: Intervju Fokusgrupp Workshop Frågeformulär

7 (10) Omvärldsbevakning Detta är nära förknippat med behovsanalysen. Syftet är att skapa en bild av den befintliga marknaden för att se om en tjänst på marknaden kan tillgodose ett identifierat behov men är också ett sätt att kontinuerligt hålla sig uppdaterad och inspirerad av nya innovativa tjänster. En viktig del i detta är interoperabilitet/kommunikation med befintlig teknik eller databaser i vår organisation. Prioriteringsanalys En behovsanalys måste följas av en prioriteringsanalys. En behovsanalys kommer sannolikt att peka mot flera möjliga fokusområden. Prioriteringsanalysen fokuserar på behov och målgrupp samt kopplas till nyttovärderingen. Nyttoutvärdering Nyttoutvärdering ska säkerställa att tekniken uppfyller identifierade behov och levererar inom de parametrar som ställts upp till exempel högre servicekvalitet, förbättrad arbetsmiljö, bättre kostnadseffektivitet eller alla dessa parametrar tillsammans. En bra utvärderingsmodell kan hjälpa till att sortera ut de tjänster som inte passar behoven och utgör grunden på vilken en senare implementeringsprocess ofta bygger på. Detta innebär att validiteten är helt avgörande. Utvärderingsmodellen mäter om tjänsterna som identifierats faktiskt tillgodoser behoven på ett tillfredsställande sätt, och ger er en plattform att bygga på inför framtida implementering och nyttouppföljning. För att öka effektiviteten och säkerställa enhetlighet i utvärderingsprocessen rekommenderas det att använda en fast utvärderingsmodell. Nyttoutvärderingen innehåller följande grunddata: Ekonomisk nytta Kvalitativ nytta Värdera kostnader Värdera angelägenhet Värdera genomförbarhet Risk- och sårbarhetsanalys I arbetet med riskanalys används kommunens styrdokument för risk- och sårbarhetsanalys. Upphandling Lyckade inköp av e-hälsolösningar förutsätter liksom all annan upphandling ett nära samarbete mellan verksamhet och upphandlingsansvariga. Ofta är det första gången den här typen av tjänst upphandlas vilket innebär mycket nyskapande. Själva lösningarna i sig är ofta innovativa och kan skilja sig åt mycket. Det är viktigt att utforma upphandlingarna så att de uppmuntrar goda lösningar och att rätt krav ställs. Funktionskrav är ett viktigt sätt för att åstadkomma detta. Vid upphandling av välfärdstekniktjänster ska en arbetsgrupp sättas samman med olika kompetenser från olika verksamheter. Vilken kompetens som krävs varierar beroende på tjänst. Om marknaden saknar lämpliga lösningar kan även andra typer av innovationsupphandling bli aktuella där man genom att beskriva sina behov och/eller efterfrågade funktioner kan utmana marknaden att ta fram efterfrågade lösningar.

8 (10) I upphandlingsdelen deltar förutom omsorgsförvaltningen både upphandlingsenheten och IT-enheten m fl. Dessa involveras i så tidigt skede som möjligt. Implementering Det finns litteratur som säger att implementeringen står för 80 % av arbetet när nya tjänster ska introduceras, kan alltså inte nog betonas. I implementeringen ingår att göra en implementeringsplan som innehåller mål, uppgift om tjänst, utbildningsbehov, tidslinje och uppföljning. Sträva efter att innehållet i implementeringsplanen är mätbart. Implementeringsplanen förankras på rätt nivåer i organisationen. I planen ska framgå vem som har rätt att nyttja tjänsten. Uppföljning Slutfasen i strategin är uppföljning. Uppföljningen ska svara på om tjänsten levererar det som beskrivits i nyttoutvärderingen. Ger den förväntad kvalitet. När ny teknik introduceras är det viktigt att beakta tidsfaktorn. Det är inte troligt att ny teknik fungerar optimalt redan från dag ett. Kontinuerlig uppföljning kräver både tid och resurser. Detta behöver avsättas i förhållande till investeringens storlek. Lärdomar av aktiviteter ska beaktas till kommande projekt. Informationssäkerhet Informations- och datasäkerhet är en viktig del att säkerställa i en e- hälsostrategi. Detta ska ske i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). För att inte äventyra förtroendet för e-hälsolösningarna hos medborgare och medarbetare och för att följa lagstiftningen är det viktigt att ha en god kompetens gällande säkerhet och hög medvetenhet inom kommunen. Informationssäkerhet innebär att skydda informationen så: att den alltid finns när vi behöver den (tillgänglighet) att vi kan lita på att den är korrekt och inte manipulerad eller förstörd (riktighet) att endast behöriga personer får ta del av den (konfidentialitet) att det går att följa hur och när informationen har hanterats och kommunicerats (spårbarhet). Kalmar kommuns informationssäkerhetspolicy ska följas. Dataskyddsombudet ska involveras. Kommunikationsplan Kommunikationsplanen ska hjälpa att kommunicera vårt budskap till målgruppen och organisationen. Arbetet med kommunikationsplanen utförs i samarbete med verksamhet och slutanvändare. Samsyn ska eftersträvas. I detta arbete deltar förvaltningens kommunikatör. Riktlinjer för kommunikation finns i verksamhetshandboken. IT-förvaltning För att e-hälsolösningar ska komma till varaktig nytta för individer och verksamheter krävs att man redan initialt har ett systematiskt arbete som siktar på varaktig förvaltning av de nya systemen. Utbildning för medarbetare inom omsorgen och stöd i form av support är centrala i det vardagliga arbetet. För att

9 (10) detta ska kunna ske förutsetts att IT har rätt kompetens på de välfärdstekniklösningar som implementeras i omsorgsförvaltningen. I samband med införande av nya lösningar ska alltid en genomlysning av befintliga system göras med ambitionen att hålla nere det totala antalet system. LIKA utvärdering LIKA-socialtjänst är ett självvärderingsverktyg, som tar tempen på digitaliseringen inom socialtjänstens verksamheter. LIKA utvärderar områdena ledning, infrastruktur, kompetens och användning. Verktyget är skapat för att ge kommunerna stöd till fortsatt utveckling och ska därför inte ses som en enkät. LIKA konkretiserar och åskådliggör förutsättningar för att nå framåt i arbetet med digitaliseringen inom socialtjänsten. LIKA-socialtjänst innehåller indikatorer inom områdena Övergripande-Individ och familjeomsorg-äldreomsorg-funktionsnedsättning. De är baserade på bl.a. tidigare överenskommelser mellan SKL och regeringen och nationella strategier avseende e-hälsa/digitalisering. Inom e-hälsostrategin ska LIKA utvärdering genomföras årligen för att ta temperaturen på digitaliseringen i verksamheten. Handlingsplan Detta dokument syftar till att beskriva omsorgsnämndens strategi kring e-hälsa dvs genom att använda teknik ges nya möjligheter att bedriva vård och omsorg. Detta riktar sig både mot verksamheten samt mot omsorgstagare/patient. Strategin fokuserar främst på processen som leder fram till användande av ny teknik. Hur vår organisation arbetar för att hitta de bästa lösningarna på ett behov. Handlingsplan upprättas som bygger på den arbetsprocess som beskrivs i dokumentet. Planen revideras årligen och bör ha ett treårs perspektiv. Handlingsplanen ska vara konkret och peka ut områden och tjänster för att nå målet med e-hälsa. Innehållet i handlingsplan ska återfinnas i verksamhetsplan. För att uppnå jämlik vård och omsorg så ska e-hälsa utvecklingen omfatta alla omsorgstagare/patienter i ordinärt- och vård och omsorgsboende. Det innebär att handlingsplanen behöver beakta vilka tjänster eller produkter som berör verksamhet som ex. drivs i privat regi. Referenslista Nationell vision e-hälsa 2025 Digital strategi för Kalmar kommun Regional digital agenda Välfärdsteknologi Nordens välfärdscenter E-hälsostrategi Linköpings kommun Upphandling av trygghetsskapande teknik SKL Behovsdriven utveckling esam

10 (10)