Lönenämnden 2016-05-04 Kochrummet Kochrummet: gå in i kommunhuset, 3:e våningen, gå till vänster till administrativa enheten, vänster igen
MUNKEDALS KOMMUN SOTENÄS KOMMUN LYSEKILS KOMMUN Lönenämnden Mandattid: 2015-2018 Ordinarie Said Lundin (S) Munkedals kommun Rolf Henriksson (M) Munkedals Kommun Helene Stranne (M) Sotenäs Kommun Elving Claesson (S) Sotenäs kommun Ulf Nilsson (S) Lysekils kommun Ronny Hammargren (LP) Lysekils kommun Tel: 0524-40868 Mobil: 076-83 71 251 E-post: saidlundin@hotmail.com Mobil: 072-201 04 50 E-post: rolfjan.henriksson@tele2.se Mobil: 070-563 15 07 E-post: helene@ericon.se Mobil: 076-113 73 03 E-post: elvingclaesson@live.se Mobil: 0703-46 99 64 E-post: u6nilsson@gmail.com Mobil: 0739-31 44 08 E-post: ronny38@telia.com Ersättare Carina Torstensson (C) Munkedals kommun Inger Holgersson (KD) Munkedals Kommun Rune Johansson (C) Sotenäs kommun Therese Mancini (S) Sotenäs kommun Carina Granath (C) Lysekils kommun Fredrik Lundqvist (LP) Lysekils kommun Mobil: 0703-911 617 E-post: carina@smedgard.se Mobil: 0766-14 41 09 E-post: inger.holgersson@stromsslott.se Mobil: 070-779 87 39 E-post: eva.rune.smogen@hotmail.com Mobil: 076-32 73 401 E-post: therese.mancini@sotenas.se Mobil: 070-536 36 43 E-post: anderssons.grav.entreprenad@telia.com Mobil: 070-215 82 73 E-post: info@stangenaskajak.se
KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA Tid: Onsdagen den 4 maj 2016 kl 09.00 Plats: KOCHRUMMET, kommunhuset Forum Ordförande: Said Lundin (S) Sekreterare: Monica Nordqvist Utses att justera: Justeringens tid och plats: Ledamot förhindrad att delta på sammanträdet ansvarar själv för att kalla in ersättare Nr Ärenden Sida 1. Kommunernas tre personalchefer (styrgrupp): - dialog kring uppdraget, roller och rollfördelning - 2. Lönenämndens budget 2017 med plan 2018-2019, samt resultat- och verksamhetsmål 2017-2019. Dnr LNSML 2016-1 4 3. Lönenämndens delårsrapport januari-april 2016. Dnr LNSML 2016-2 Handlingarna publiceras senast 3 maj - 4. Lönechefen informerar: - enhetens verksamhet/personal - 5. Nästa möte. - 455 80 MUNKEDAL Telefon växel 0524-180 00 Fax 0524-181 10 www.munkedal.se munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro 549-6260 Postgiro 11 54 40-0 Organisationsnummer 21 20 00-1330
4 Dnr: LNSML 2016-1 2016-04-17 Lönenämnden Tjänsteskrivelse Budgetskrivelse för Lönenämnden 2017 samt plan 2018-2019 Verksamhetsförutsättningarna inför budgetarbetet 2017 är följande: Kompensation för löneökningar ska uppräknas med 2,7 % Övriga kostnader index uppräknas med 1,7 %. Efter gjorda uppräkningar ska besparingsåtgärd göras med 1,0 % av totalbudgeten. Löneenheten föreslår besparingsåtgärder på 2,0 % (160 tkr) vilket tas genom beräknade lägre kostnader för PA-systemen. Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Besparingsåtgärderna beräknas i dagsläget inte påverka löneenheten eller de planerade förbättringsåtgärderna inom SML-kommunerna. 2. Miljö Ingen påverkan 3. Folkhälsa Ingen påverkan. 4. Facklig samverkan enligt FAS Facklig samverkan kommer att genomföras 2016-04-18. Förslag till beslut Lönenämnden beslutar att anta upprättat förslag till budget 2017, plan 2018-2019 samt resultatmål för lönenämnden för budget 2017. Mikael Mattsson Enhetschef för Löneenheten 455 80 MUNKEDAL Telefon växel 0524-180 00 Fax 0524-181 10 www.munkedal.se munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro 549-6260 Postgiro 11 54 40-0 Organisationsnummer 21 20 00-1330
5 Dnr LNSML 2016-1 Lönenämnden Budget 2017 och plan 2018-2019 samt Resultat-och verksamhetsmål 2017-2019 1
6 Innehåll 1. INLEDNING... 3 1.1 SYFTET MED NÄMNDEN... 3 1.2 NÄMNDENS UPPDRAG... 3 1.3 NÄMNDENS ANSVAR OCH ROLLER SAMT DEFINITIONER... 3 1.4 FORUM OCH FUNKTIONER SOM FINNS KRING NÄMNDEN SAMT VILKA UPPGIFTER OCH ANSVAR DE HAR... 4 2. VERKSAMHETFÖRUTSÄTTNINGAR... 4 2.1 PRIS- OCH LÖNEUPPRÄKNING... 4 2.2 FÖRÄNDRING INOM PERSONALSTATEN... 4 2.3 SJUKFRÅNVARO... 4 2.4 BESKRIVNING AV HUR ÅTERRAPPORTERING SKER TILL ÄGARKOMMUNERNA... 4 2.5 BESKRIVNING AV VILKA AVTAL PÅ INTERNA TJÄNSTER SOM FINNS... 4 3. EKONOMI... 4 3.1 RAMBUDGET... 4 3.2 KONSEKVENS- OCH RISKBEDÖMNING... 5 3.2.2 Vad består ändringen av?... 5 3.2.3 Var ska ändringarna genomföras?... 5 3.2.4 Vilka arbetstagare eller grupper av arbetstagare berörs?... 5 3.3 RISKBEDÖMNING FÖR BRUKARE... 5 3.3.1 Vilka risker innebär ändringarna?... 5 3.3.2 Är riskerna allvarliga eller inte?... 5 3.4 RISKBEDÖMNING FÖR PERSONALEN... 5 3.4.1 Vilka risker innebär ändringarna?... 5 3.5 BESKRIVNING AV REGLERING TILL MEDLEMSKOMMUNERNA... 5 3.6 VIKTIGA FÖRHÅLLANDEN FÖR BEDÖMNING AV EKONOMIN SOM INTE REDOVISAS I RESULTAT- OCH BALANSRÄKNING... 6 4. MÅLARBETET... 6 4.1 INRIKTNINGSMÅL KOMMUNFULLMÄKTIGE... 6 4.2 RESULTATMÅL LÖNENÄMNDEN... 6 4.3 VERKSAMHETSMÅL LÖNEENHETEN... 6 4.4 SAMMANSTÄLLNING INRIKTNINGS-, RESULTAT- OCH VERKSAMHETSMÅL... 6 5. UTVECKLING DEN SENASTE TIDEN OCH FRAMTID... 7 5.1 STRATEGIER FÖR KOMMANDE ÅR... 7 6. NYCKELTAL... 8 6.1 FÖRDELNINGSNYCKEL FÖR SML KOMMUNERNA... 8 2
7 1. Inledning 1.1 Syftet med nämnden Syftet är i första hand att lönenämnden genom löneenheten skapar förutsättningar för en ändamålsenlig organisation med minskad sårbarhet och ökad effektivitet. Målet är att optimera resursutnyttjande i syfte att bygga upp och säkerställa en väl fungerande lönefunktion samt skapa en stark och attraktiv gemensam organisation som befäster en konkurrenskraftig kompetensnivå och service. 1.2 Nämndens uppdrag Lönenämndens uppdrag är att fullgöra och ansvara för de samverkande kommunernas uppgifter vad avser: Löneadministration, Support och utbildning i lönesystemets olika delar, Support i tillämpning av lagar, avtal och regler, Utdata och statistik (basutbud), systemförvaltning samt pensions- och försäkringsadministration. Nämnden ska särskilt följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde och ta de initiativ som behövs och i det arbetet ta nödvändiga kontakter samt samarbeta med andra myndigheter, organisationer och enskilda vars verksamhet berörs. Verksamheten ska bedrivas inom ramen för tilldelade ekonomiska resurser genom ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Lönenämnden ska delta i respektive samverkande kommuns planering, där frågor inom nämndens område berörs. Lönenämnden ansvarar för reformering av sitt regelbestånd. 1.3 Nämndens ansvar och roller samt definitioner Lönenämnden består av sex ledamöter och sex ersättare. Kommunfullmäktige i respektive samverkande kommun utser vardera två ledamöter och två ersättare bland dem som är valbara i den egna kommunen. Den gemensamma nämnden ska leda och samordna verksamheten inom nämndens ansvarsområde. Lönenämnden ska utforma övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrning av verksamheten samt ansvara för att de av respektive fullmäktige fastställda målen för verksamheten följs. Lönenämnden ska se till att respektive kommunstyrelse får rapporter om den ekonomiska ställningen och hur verksamheten utvecklas samt till respektive fullmäktige årligen lämna en redogörelse över föregående års verksamhet Lönenämnden företräder de samverkande kommunerna och ingår avtal för deras räkning. Lönenämnden ska inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som kan begäras av respektive samverkande kommun. Lönenämnden får infordra yttranden och upplysningar från övriga nämnder i respektive samverkande kommun, när det behövs för att kunna fullgöra sina uppgifter. 3
8 1.4 Forum och funktioner som finns kring nämnden samt vilka uppgifter och ansvar de har Löneenheten leds av lönechef som har till uppgift att förvalta och utveckla verksamheten samt verkställa de uppdrag som ges från lönenämnden. Lönechef är direkt underställd lönenämnden politiskt samt i tjänstemannaledet direkt underställd Munkedals kommunchef. De samverkande kommunerna har också en styrgrupp bestående av respektive kommuns personalchef samt lönechef med uppdrag att samverka omkring de frågor som har beröringspunkter med lönenämndens uppdrag. 2. VERKSAMHETFÖRUTSÄTTNINGAR 2.1 Pris- och löneuppräkning enligt direktiv från ekonomiavdelningen Kompensation för löneökningar är uppräknade med 2,7 % Övriga kostnader är indexuppräknade med 1,7 %. Efter gjorda uppräkningar ska besparingsåtgärd göras med 1,0 % av totalbudgeten. Löneenheten föreslår besparingsåtgärder på 2,0 % vilket tas genom beräknade lägre kostnader för PA-systemen. 2.2 Förändring inom personalstaten Inga förändringar beräknas göras inom personalstaten. 2.3 Sjuktalet Enheten har i dagsläget låga sjuktal och några åtgärder för att sänka ohälsotalet är inte aktuella men däremot behöver arbetsplatsen arbeta med hälsofrämjande åtgärder för att behålla det låga sjuktalet. 2.4 Beskrivning av hur återrapportering sker till ägarkommunerna Återrapportering sker genom lönenämndens protokoll och samverkan mellan arbetsgruppen som består av respektive kommuns personalchef samt lönechef. Lönechef rapporterar till styrgruppen. 2.5 Beskrivning av vilka avtal på interna tjänster som finns Finns inga andra avtal än reglemente och samverkansavtal för lönenämnden. 3. Ekonomi 3.1 Rambudget (tkr) SML Bokslut 2015 Budget 2016 Budget 2017 Plan 2018 Plan 2019 INTÄKTER/INKOMSTER 5 651 5 502 5 487 5 625 5 768 KOMMUNBIDRAG 2 545 2 494 2 547 2 610 2 676 NÄMND & STYRELSVERKSAMHET 44 43 44 45 46 KONTOR 5 514 5 709 5 863 6 021 6 184 PA-SYSTEM 1 298 1 597 1 464 1 489 1 514 LÖNECHEF 624 647 663 682 700 ÅRETS RESULTAT 716 0 0 0 0 4
9 Sotenäs kommun Bokslut 2015 Budget 2016 Budget 2017 Plan 2018 Plan 2019 INTÄKTER/INKOMSTER 2344 2 293 2263 2319 2377 KONTOR och nämndvht 1515 1 545 1554 1596 1639 PA-SYSTEM 405 532 488 496 505 LÖNECHEF 208 216 221 227 233 ÅRETS RESULTAT 216 0 0 0 0 Munkedals kommun Bokslut 2015 Budget 2016 Budget 2017 Plan 2018 Plan 2019 KOMMUNBIDRAG/intäkter o inkomster 2581 2 494 2547 2610 2676 NÄMND & STYRELSVERKSAMHET 43 43 44 45 46 KONTOR 1590 1 703 1794 1842 1892 PA-SYSTEM 488 532 488 496 505 LÖNECHEF 208 216 221 227 233 ÅRETS RESULTAT 252 0 0 0 0 Lysekils kommun Bokslut 2015 Budget 2016 Budget 2017 Plan 2018 Plan 2019 INTÄKTER/INKOMSTER 3272 3 209 3224 3306 3391 KONTOR o nämndvht 2411 2 461 2515 2583 2653 PA-SYSTEM 405 532 488 496 505 LÖNECHEF 208 216 221 227 233 ÅRETS RESULTAT 248 0 0 0 0 *Kommunbidraget är lönenämndens intäkt från Munkedals kommun Intäkter och inkomster är lönenämndens intäkt från Sotenäs och Lysekils kommun. Kostnader för nämnd- och styrelseverksamhet är enbart Munkedals kommuns andel. Sotenäs och Lysekils kommun finansierar detta i sina egna budgetar 3.2 Konsekvens- och riskbedömning Besparingarsåtgärder sker inom verksamheten PA System med 160 tkr. 3.2.2 Vad består ändringen av? Besparingsåtgärderna beräknas i dagsläget inte påverka löneenheten eller de planerade förbättringsåtgärderna inom SML-kommunerna. 3.2.3 Var ska ändringarna genomföras? Inom löneenheten 3.2.4 Vilka arbetstagare eller grupper av arbetstagare berörs? Inga arbetstagare kommer att beröras negativt av besparingsåtgärden. 3.3 Riskbedömning för brukare 3.3.1 Vilka risker innebär ändringarna? Inga risker beräknas uppkomma. 3.3.2 Är riskerna allvarliga eller inte? Riskerna beräknas inte bli allvarliga 3.4 Riskbedömning för personalen 3.4.1 Vilka risker innebär ändringarna? Inga allvarliga risker 3.5 Beskrivning av reglering till medlemskommunerna Löneenheten fakturerar i slutet av varje månad till respektive samverkans kommuns andel enligt andels och fördelningstal på budgeterade siffror. I slutet av året regleras de 5
10 fakturerade kostnaderna mot verkligt utfall. Andels och fördelningstalen visas under rubriken nyckeltal. 3.6 Viktiga förhållanden för bedömning av ekonomin som inte redovisas i resultat- och balansräkning Inget att redovisa! 4. MÅLARBETET 4.1 Inriktningsmål kommunfullmäktige Utifrån vision 2025 har kommunfullmäktige antagit inriktningsmål för verksamheten år för år 2016-2019 och resultatmål är antagna av lönenämnden för år 2016 och 2017. 4.2 Resultatmål Lönenämnden Lönenämnden har fastställt resultatmål utifrån vision/omvärldsbevakning/ och kommunfullmäktiges inriktningsmål. Målen ska vara uppföljnings- och mätbara. Varje mål kopplas ihop med mått. 4.3 Verksamhetsmål löneenheten Verksamheten utarbetar verksamhetsplaner som innehåller de mål och aktiviteter som ska genomföras för året i syfte att uppnå beslutade resultatmål från Lönenämnden. Enheten anger hur de ska uppfylla sitt uppdrag. Dessa planer antas av nämnden i november med dess detaljbudget. Förvaltningen har bistått med förslag på mått. 4.4 Sammanställning inriktnings-, resultat- och verksamhetsmål 2. Inriktningsmålet KF: Miljöaspekterna ska beaktas i alla kommunala beslut 2.1 Resultatmål lönenämnd: Verka för en minskning av pappersförbrukningen inom verksamheten. År 2015 År 2016 År 2017 År 2018 År 2019 Indikatorer Mål Utfall Mål Utfall Mål Utfall Mål Utfall Mål Utfall Löneenheten skall minska användningen av kontorspapper och kontorspärmar 50 50 70 80 80 80 2.1.1 Verksamhetsmål löneenheten Löneenheten skall inom den egna verksamheten och i beröringspunkter med SML kommunerna medverka till en kraftig neddragning av pappersförbrukningen Aktiviteter: Genom att ständigt utveckla och förbättra administrativa flöden och öka användningen av självservice dvs direktrapportering i löne- och personalsystemet. Kommentar: Minskningen av kontorspapper och pärmar kommer att minska i takt med att självrapporteringen ökar i SML-kommunerna. 6
11 8. Inriktningsmålet KF: Munkedals kommun skall vara en attraktiv arbetsgivare som präglas av ett gott arbetsklimat med delaktighet, jämställdhet och mångfald 8.1 Resultatmål lönenämnd: Verka för hög informations- och kunskapsnivå inom nämndens område År 2015 År 2016 År 2017 År 2018 År 2019 Indikatorer Mål Utfall Mål Utfall Mål Utfall Mål Utfall Mål Utfall Individuella kompetensutvecklingsplaner för samtliga medarbetare (%) 100 100 100 100 100 100 Utveckla och hålla löneenhetens webbsida uppdaterad (%) 70 50 80 100 100 100 8.1.1 Verksamhetsmål löneenheten Verksamheten skall samverka med kommunerna och genom ett gemensamt ansvarstagande arbeta med ständiga förbättringar. Aktiviteter: Ständigt förbättringsarbete genom LEAN-metoder, kartläggning av kompetensutvecklings behov inom löneenheten, löne- och utvecklingssamtal och Arbetsplatsträffar. Kommentarer: Arbete med fokus på ständigt förbättringsarbete och likartat arbetssätt sker kontinuerligt. Löneutvecklingssamtal samt arbetsplatsträffar sker utifrån Munkedals styrdokument. 9. Inriktningsmålet KF: Styrdokument ska vara aktuella, kända och regelbundet följas upp. Antagna policydokument revideras med regelbundenhet minst vart fjärde år 9.1 Resultatmål lönenämnd: Samtliga styrdokument ska vara aktuella som ligger på Löneenhetens intranät. År 2015 År 2016 År 2017 År 2018 År 2019 Indikatorer Mål Utfall Mål Utfall Mål Utfall Mål Utfall Mål Utfall HEROMA lönesystem skall användas i så stor utsträckning som SML kommunerna vill (%) 70 70 90 100 100 100 9.1.1 Verksamhetsmål löneenheten Verka för att SML kommunerna nyttjar HEROMA självservice i alla delar som systemet tillåter Verka för att SML kommunerna använder de digitala dokument som finns för löneunderlag utanför HEROMA systemet Aktiviteter: Utbildning och informationsinsatser inom HEROMA systemet. Införanden och tillämpning direkt i lönesystemet genom förtroendemannarutinen, reseräkningsmodulen, Rehabmodulen HälsoSAM, Förhandlingsmodul, kostavdrag. Kommentarer: Införandet har skett av Rehabmodulen HälsoSAM och förhandlingsmodulen. Reseräkningsmodulen används fn i Munkedal. Införande av digitalt anställningsavtal har avbrutits pga att det inte uppfyller de krav som vi ställer på denna produkt. 5. Utveckling den senaste tiden och framtid 5.1 Strategier för kommande år Löneenheten håller kontinuerligt på att arbeta med förbättringsarbete i syfte att nå måluppfyllelsen. För att lyckas krävs ett nära samarbete i styrgruppen såväl som SML kommunernas ledning och de verksamhetsansvariga inom kommunernas olika sektorer. Det är viktigt att hitta gemensamma standardmetoder, blanketter och arbetsrutiner. Om 7
12 vi tillsammans kan lyckas åstadkomma detta finns möjligheter till ytterligare kostnadsbesparingar utan att behöva minska på kvalitet. I takt med att de administrativa flödena förbättras och effektiviseras kommer löneenhetens roll att förändras. Utvecklings, utbildnings- och informationsinsatser kommer att hamna mer i fokus. Löneenheten håller regelbundet på att försöka optimera resursutnyttjandet genom att minska användandet av blanketter och istället öka självrapporteringen som då ska göras direkt av den anställde i HEROMA systemet. Som ett led i detta arbete pågår ett antal aktiviteter inom SML-kommunerna: - E-lönespecifikationer för anställda som innebär att de anställda får sin lönespecifikation skickad till sin e-post istället för som brev. - Reseräkningar ska rapporteras direkt i HEROMA systemet istället för på blanketter - Rapportering av förtroendevaldas ersättningar ska ses över - Rapportering av timanställda ska göras direkt i HEROMA systemet - Kvittohanteringen ses över och modul köps ev. in som gör det möjligt att scanna in utlägg som därefter läggs direkt i HEROMA systemet. 6. Nyckeltal 6.1 Fördelningsnyckel för SML kommunerna Fördelningsprinciper för budget Fördelningstal kontorskostnader SML kommunerna BUDGET 2017 PLAN 2018 PLAN 2019 Sotenäs kommun 26,5 26,5 26,5 Munkedals kommun 30,6 30,6 30,6 Lysekils kommun 42,9 42,9 42,9 Lönespecifikationer SML kommunerna BUDGET 2017 PLAN 2018 PLAN 2019 Sotenäs kommun 14635 14635 14635 Munkedals kommun 16852 16852 16852 Lysekils kommun 23637 23637 23637 *Fördelningstalen för kontorskostnader bygger på antal utbetalda löner föregående års period 0401 0331 och därför omöjligt att precisera förändringar av fördelningstalen för plan 2018-2019. Utöver fördelningstalen för kontorskostnader fördelas PA system och lönechefs kostnader med 1/3 per kommun. Särskilda konsultinsatser eller systemkostnader utanför ordinarie avtal som enbart är riktat till en enskild kommun, ligger utanför budget för löneenheten och får finansieras av respektive kommun. Munkedal 2016-04-10 Mikael Mattsson Enhetschef för löneenheten i Sotenäs-, Munkedal- och Lysekils kommun 8