Handlingsplan för riskhantering vid införande av Cosmic Link

Relevanta dokument
Starta inte datorerna Folkhälsa och sjukvård

Vårdplaneringsprocessen i. Link VÄLKOMNA! Folkhälsa och sjukvård

Rutin för användande av Cambio Cosmic Link i Växjö kommun

Trygg och säker vård och omsorg. Jag ska få den vård jag behöver där jag behöver

Förberedelser för nytt arbetssätt gällande samverkan vid in- och utskrivning från sluten hälso-och sjukvård

Författare Avd Telefon Datum Version Sid

Nyheter i Link & Vårdplaneringsprocessen VÄLKOMNA! Folkhälsa och sjukvård

LINK2. Region Jönköpings län

Standardiserad Utskrivning. Samordnande sjuksköterska på VC

Samordnad va rdplanering - rutin

Riktlinje Samverkan vid utskrivning från sluten hälso och sjukvård

Överenskommelse om samverkan för trygg och säker utskrivning från sluten hälso och sjukvård i Jönköpings län

Författare Avd Telefon Datum Version Sid Helena Håkansson, Lotta Sjökvist FS (10)

Agenda. Link2 - start Lägesrapport. Fortsatt arbete Genomgång av nytt i Link2. Folkhälsa och sjukvård

Författare Avd Telefon Datum Version Sid Helena Håkansson, Lotta Sjökvist FS (8)

Samverkan vid utskrivning från sluten hälso-och sjukvård

Giltig från Riktlinje Samordnad va rdplanering vid utskrivning fra n sluten ha lso- och sjukva rd

Samverkan vid utskrivning fra n sluten ha lso- och sjukva rd

Överenskommelse om samverkan för trygg och säker utskrivning från sluten hälso- och sjukvård i Jönköpings län

Författare Avd Telefon Datum Version Sid Helena Håkansson, Lotta Sjökvist FS (9)

Giltig från Reviderad: Riktlinje Samordnad va rdplanering vid utskrivning fra n sluten ha lso- och sjukva rd

Nytt lagförslag: Samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård (prop. 2016/17:106)

Samverkansmöte 27/9. Agenda

IT-stöd för informationsöverföring Handlingsplan 2016

Riktlinje för samverkan inom Uppsala kommun vid hemgång efter sjukhusvistelse

Remiss av KSL:s rekommendation att anta överenskommelsen om Samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård

Säker digital informationsöverföring Jönköpings län

Trygg och säker in/utskrivning från slutenvård - projekt Vårdsamordning

Minnesanteckningar från möte med Reko - Ledningsgruppen för samverkan Region Jönköpings län och länets kommuner

Samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Presentation av det gemensamma arbetet

Digital mötesform - samordnad vårdplanering

FAQ Samverkan vid utskrivning

Minnesanteckningar från Superkontaktombudsträff

Innehåll... 2 Inledning... 3 Arbetssätt... 4 Grön process... 6 Gul process... 9 Röd process... 12

Vårdplaneringsprocessen

Lag (2017:612) om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård

Min plan Tillgängliga samordnade individuella planer

Samverkan vid utskrivning - Blekingerutiner

Samverkan vid in- och utskrivning i slutenvården, lokal rutin Håbo kommun

Samverkanslagen Lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Viktigt att veta inför den 1/3 om du jobbar i kommunal verksamhet

Tillgängliga Samordnade Individuella Planer Sofi Nordmark Karin Sundström

Handlingsplan för utveckling av samverkan vid utskrivning från sluten hälso - och sjukvård i Stockholms län

FAKTA. Program 08:30 11:15 Tema Vårdsamordning ett nytt arbetssätt inom Primärvården. Avbrott för fika ca 09:30

SIP= SAMORDNAD INDIVIDUELL PLAN

Agenda. Lena Lindholm, bostadsanpassningshandläggare

Handbok Samverkan vid vårdövergångar (WebCare) för Primärvård

Nyckelpersoner. Välkomna!

BILAGA 1: FÖRSLAG PÅ ARBETSSÄTT VID PLANERING INFÖR UTSKRIVNING, UT- SKRIVNING OCH MOTTAGANDE I HEM- MET UNDER STORHELG

Samordnad digital vårdplanering

Samverkan i kommunen vid hemgång efter sjukhusvistelse

Hur kan vi kvalitetssäkra in- och utskrivningsprocessen

1(10) Samordnad vårdplanering. Styrdokument

28 Svar på skrivelse från Dag Larsson (S) om arbetet med implementering av lagen samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård (prop

Innehåll... 2 Inledning... 3 Arbetssätt... 4 Grön process... 7 Gul process Röd process... 14

COSMIC LINK Lathund för slutenvården i Kalmar län

Trygg och effektiv utskrivning från sluten vård, SOU 2015:20

Informationsöverföring. kommunikation med landstinget - uppföljande granskning

Praktiska anvisningar för IT-verktyget Meddix. kommunikation vid samordnad individuellplanering

nyårshelgen 2018 Upprättat av Utfärdsdatum Sidnr Anneli Andersson i samverkan med samordningsgruppen

Överenskommelse mellan Västra Götalands kommuner och Västra Götalandsregionen om samverkan vid in- och utskrivning från sluten hälso- och sjukvård

Manual Link. Sjökvist Lotta

Nya arbetssätt utifrån lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård

Länsgemensam ledning i samverkan

Lag (2017:612) om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård

Min plan Hur ökar vi patientens delaktighet och förbättrar stödet till alla aktörer i vårdprocessen?

Praktiska anvisningar Cosmic LINK 1 övergångssanvisningar

Betänkande av utredningen om betalningsansvarslagen SOU 2015: Sektionen för vård och socialtjänst 1

Trygg och säker utskrivning i Skaraborg. Lag (2017:612) om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård

Samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård

Region Norrbotten, Norrbotten Kommuner Luleå kommun, Haparanda kommun Luleå Blått spår... 7 Slutenvård blått spår... 7

ehälsorådet MÖTESANTECKNINGAR 1(5) Tid: kl 13:00-16:00 Plats: Regionens Hus, sal C

Lathund Mina Planer. En ny bild visas på skärmen där du anger din 6-siffriga säkerhetskod och klickar på Jag legitimerar mig.

Länsgemensam ledning i samverkan Inom socialtjänst och angränsande område Hälso- och sjukvård i Kalmar län Arbets- och fysioterapeuter i kommun o

Presentation av Västra Götalands Överenskommelse och riktlinje Samverkan vid in- och utskrivning från sluten hälso- och sjukvård

Protokoll. 44 Trygg och säker utskrivning. Nämndens för socialtjänst och vård beslut. Proposition. Sammanfattning

Lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård

Rutin för Samordnad vårdplanering i verktyget Mina Planer (fd. SVPL-IT)

Förslag till en ny lag Lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård

In- och utskrivning i hemsjukvård och inskrivning i Närsjukvårdsteam Rutin för informationsöverföring via IT-tjänst för SVPL 1, i Södra Älvsborg

13:40 Processen för Trygg och effektiv utskrivning, SIP och IT-stödet Lifecare

Samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Vad innebär den nya lagstiftningen för rättspsykiatrin?

Minnesanteckningar från möte med Reko - Ledningsgruppen för samverkan Region Jönköpings län och länets kommuner

Utredningsprojekt. Utredningsarbete, 3 månader. Projektgrupp:

Lag (2017:612) om samverkan vid utskrivning från sluten Hälso- och sjukvård. start respektive

PSYKIATRISK HELDYGNSVÅRD

Delprojektplan. Vårdplanering med hjälp av tekniska lösningar

Samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Vård och omsorg Lidköpings kommun

Handlingsplan för Ljusnarsbergs kommun - Implementering av ny Lag (2017:612) om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård

Äldre med sammansatta vårdbehov i grän s- snittet mellan landsting och kommun

Synpunkt/fråga Förslag på åtgärd Ansvarig. Sprida kunskap om vikten av att lägga till rätt part

Resultat test Samordnad vårdplanering på distans Vårdplanering på distans test i Eksjö

PSYKIATRISK HELDYGNSVÅRD

Projektdirektiv. Samordnad vårdplanering och införande av IT-verktyget Cosmic Link

Hälso- och sjukvården Samordnad vårdplanering på Gotland rutiner

Hinder och möjligheter för säker digital informationsöverföring i Jönköpings län

Tillgängliga Samordnade Individuella Planer. Information om projektet tom september 2017 Sofi Nordmark Karin Sundström

Rutin för samordnad vårdplanering, Somatik

Samordnad individuell planering (SIP) med Meddix Öppenvård

Vision e-hälsa Karina Tellinger McNeil Malin Amnefelt

Samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Psykiatri 7 juni 2017

Transkript:

Handlingsplan för riskhantering vid införande av Cosmic Link 2017-04-27 Område Risk R Åtgärd och status IT-stöd = ej påbörjad, = pågående, = avslutad/klar Ansvarig Klar senast Uppföljning (datum/ forum) Ärendelista Ärendelista Meddelanden Försämrad patientsäkerhet, resursineffektivitet, integritetskränkande, merarbete, extra tjänster när: - alla ser allt i ärendelistan i Link - det inte går att gruppera geografiskt - inkommande ärenden kräver manuell sortering Vårdplanering uteblir eller försenas om ärenden missas i ärendelistan Ärenden missas vid sjukdom/frånvaro då meddelanden inte kan riktas, vilket kan leda till försämrad patientsäkerhet, UK-pt ligger kvar onödigt länge i slutenvård, ineffektivt arbetssätt osv Cambio utvecklar. Ärendelistan i Link visar de patienter som är aktuella med vårdplanering utifrån arbetsenhet och behörighet för inloggad personal. Ärendelistan kan sorteras och grupperas på olika sätt, i grunden sorterad i kronologisk ordning. Ärenden sorteras också på enheten som valts när inskrivningsmeddelandet skickas. Kommuntillhörighet, folkbokföringsadress och listning på VC ger viss info. Risken finns oberoende av vilket system som används. Meddelanden skickas till berörda, som har ansvar att bevaka och läsa meddelanden, fortlöpande flera gånger per dag under vårdplaneringsprocessen i Link. Berörda utses i kallelsen, och de yrkeskategorierna har ansvar att bevaka Ärendeöversikten. Interna rutiner säkerställer att utskrivningsklara patienter inte missas. Införandeprojektet Respektive huvudman

Meddelanden Loggkontroller Statistik Ingen förbättring av kommunikation över huvudmannagränser Kommunerna har inte möjlighet att göra egna loggkontroller. Resurskrävande för båda parter om uthämtning av loggar måste ske via Regionen. Kommunerna har inte direkt tillgång till statistik osv, vilket är fallet idag som superanvändare i Meddix, ex gällande vårdtillfällen och betalningsansvar. Nödvändigt att kommunerna får möjlighet till detta även framöver. Meddelanden skickas till berörda, som har ansvar att bevaka och läsa meddelanden, fortlöpande flera gånger per dag under vårdplaneringsprocessen i Link. Berörda utses i kallelsen, och de yrkeskategorierna har ansvar att bevaka Ärendeöversikten. Alla yrkesgrupper/kollegor över huvudmannagränser ser varandras meddelanden/kommentarer i Link vilket ger en helhetsbild för alla vårdgivare runt aktuellt patient. Alla användare ansvarar för en tydlig, strukturerad dokumentation i Link. Personlig dialog mellan huvudmän kan ske i messenger. Utredning av möjligheter för loggkontroller pågår, pågår Statistikuttag kommer att vara möjligt från Link via Diver. Införandeprojekt Respektive huvudman ITC Ansvariga för Diver

Användaradminis tration Användaradminis tration Användaradminis tration Juridik Stor arbetsinsats krävs för att skapa inloggning till alla användare. Kommunikationsmissar i användaradministration med otillbörlig/ingen åtkomst och extra licenskostnader som följd. Saknas digital lösning. Tungrodd användaradministration, baserat på RJL s nuvarande arbete och hantering av SITHS-kort, kan skapa fördröjningar Superanvändarutbildninge n innehåller inte praktisk hantering av Cosmic Link Förvaltningsorganisation saknas Saknas idag information om hur t ex ev systemhaveri, eller Regionens stödfunktion för att lägga upp nya användare under sommaren inträffar. a krav på säkerhetsarbete, sekretess och loggning när Insamling av användare som behöver behörighet till Link är startad och borde vara samma som ska ha behörighet till Meddix idag. På sikt utförs hantering av ITC Arbete pågår. ITC hanterar användare, behörigheter etc. ITC ITC Rutiner framtagna för denna hantering ITC Superanvändarutbildningen innehåller praktisk utbildning i Link och test vid dator pågår. Förvaltningsplan under framtagande. Arbete pågår. Läskopia kommer att finnas som för Cosmic, pågår Utredning startad och pågår kring juridiska frågor Folkhälsa och sjukvård Införandeprojektet ITC Införandeprojektet

Juridik SIP Inskrivningsmedd elanden Tidplan slutenvårdens anteckningar blir synlig för kommunerna. Inga avtal skrivna, tight med tid SIP syns inte i Link, och är ej tillgänglig för SoLanvändare vilket leder till ett steg bakåt i digitaliseringen när vi måste använda pappersblankett Tröghet i processen då endast Regionen kan initiera inskrivningsmeddelanden Link är anpassat för landsting/region och stödjer inte olika organisationer/huvudmän, pågår Avtal är på gång SIP journalmall finns för inläggning i Link/Cosmic. Inför breddinförandet. Utredning pågår för hur den ska vara tillgänglig, en viktig aspekt är att SIP ska vara patientens plan, med både digital tillgänglighet och i pappersformat. Testas i piloten i Eksjö under februari -17 Cambio. I dagsläget kan slutenvården initiera inskrivningsmeddelanden. Fler möjligheter kommer med Link2 Jurist Trygg och säker vård och omsorg Utbildning Patientsäkerhet, informationsmissar, omöjlig arbetssituation, felaktig eller utebliven VPL p g a för dålig kompetens i IT-stöd och VPL-process, t f a orealistisk tidsplan. Ingen tid för verklig implementering. När införande sker så tätt inpå semesterperiod finns risk, pågår. Utbildningsplan finns för superanvändare, samt aulavisning för övriga intresserade. Nya processen kommer januari 2018 Kräver troligen inte mer resurser för vikarier än vad Meddix gör. Projekt Trygg och säker vård och omsorg. Respektive huvudman. Folkhälsa och sjukvård

Utbildning Utbildning Utbildning Påverkan att ordinariepersonal inte hunnit bli säkra i det nya och inte kan utbilda vikarier på ett bra sätt. Ordinarie personal har glömt vid återkomst från semester. Behov av ny/ytterligare utbildning efter lagstiftningar Lång utbildningstid, lång tid från första utbildningstillfället till startdatum Tid, uppskattas ta 3 timmar plus restid per personal Andra pågående projekt/utvecklingsarbeten får pausas/bromsas upp t ex IBIC, Mobil Hemtjänst, mobil hemsjukvård osv. Bristande trovärdighet hos medarbetarna när ett systembyte slängs in med kort framförhållning. För mycket nytt samtidigt med system/process /lagstiftning Hinner inte utveckla stödjande processer och rutiner innan införandet, vilket ger sämre följsamhet till ny VPL-Process. VPL- Ändrat arbetssätt, pågår Ledningsfråga Resp verksamhet Ledningsfråga Resp verksamhet Nya vårdplaneringsprocessen kommer januari 2018. Kommunikation och dialog om nya samordnade vårdplaneringsprocessen kommer ske kontinuerligt under 2017 Projekt Vårdsamordning

process hinner inte implementeras och sätta sig. Förändring av arbetskultur hinner inte ske. Tidsbrist för ITavdelningarna, vilket kan leda till förseningar i införande Processen är inte klar vid införandet av Cosmic Link Plan finns för förberedelser på IT-centrum. Avses kommunernas IT-avdelningar? Nya vårdplaneringsprocessen kommer januari 2018. Kommunikation och dialog om nya samordnade vårdplaneringsprocessen kommer ske kontinuerligt under 2017 ITC, IT-kommun Projekt Vårdsamordning Process Programpaket till kommunerna en månad innan? Oklara roller Oklara roller Svårighet och risk vid utskrivning: ansvaret ligger hos VC, ekonomiska ansvaret hos kommunerna. Handläggarens roll och samverkan med vårdcentral Kan leda till frustration och försämrat samverkansklimat. Risk för dubbelarbete när fördelningen mellan vårdsamordnarroll och Kommunikation och dialog på övergripande och lokal nivå kring samverkan mellan huvudmän men även internt, gällande både nuvarande och kommande vårdplaneringsprocess. Nya rutinen blir aktuell för implementering i början av 2018 Respektive huvudman. Projekt Trygg och säker vård och omsorg

Samverkan biståndshandläggarens roll är oklar. Vårdsamordnaren ansvarig för att kalla, men 80% av VPL sker i hemmet. Parter kan lägga sitt veto. HSL pratar med HSL. Handläggarens roll, verkställighetens roll och SoL inflytande i processen stor oklarhet. Den enskilde trillar mellan stolarna när vi är flera aktörer, vi behöver tänka soffa Risken bör bli lägre i och med den gemensamma ärendelistan som samtliga aktörer har tillgång till Respektive huvudman Eksjöpilot För litet test för nära införandet. För liten variation i testunderlaget. Ej representativt underlag. Validitet? Ingen tid att justera process utifrån utvärdering av pilot. Ändrat arbetssätt, förberedelser. Erfarenhet från hur Link fungerar finns från piloten i Vaggeryd. Nya processen kan även testas i elevmiljö om fler vårdplaneringar behövs. Ledningsfråga. Testresultat gällande Link finns från piloten i Vaggeryd, ärenden kan även göras i testmiljö om fler vårdplaneringar behövs Projekt Trygg och säker vård och omsorg. Folkhälsa och sjukvård, IT - centrum Fel i process Fel i process In- och utskrivning på sjukhus kräver ny VPL, vilket ger extraarbete i processen Felaktigt genomförd VPL gentemot process när man Ledningsfråga Resp verksamhet Respektive huvudman. Projekt

måste lura systemet för att följa nya vårdsamordningsprocessen Både nuvarande och nya processen fungerar i Link. Rutiner har utarbetats som säkerställer patientsäkerheten Nya processen kommer att testas i samband med piloten i Eksjö under februari -17. Trygg och säker vård och omsorg. Fel i process Vårdplaneringsprocessen, Fördel lilla kommun genom att lätt kunna göra lokala överenskommelser Tillägg av Primärvården i vårdplaneringsprocessen som aktiv part säkerställer patientsäkerheten. Kommunikation och dialog på övergripande och lokal nivå kring samverkan mellan huvudmän men även internt, gällande både nuvarande och kommande vårdplaneringsprocess. Projekt Trygg och säker vård och omsorg. Respektive huvudman Organisationskrav Kommunerna får svårt att möta ökade krav på bemanning, kompetens osv Snabb utskrivningsprocess. Svårt att möta upp i kommun. Hemtagningsteam behövs, hemtjänsten måste vara rustad. Ökade krav på kompetens, bemanning. Plan behövs för att sätta rutiner och organisation. Förslag: plan för varje kommun. Erfarenhet från Vaggeryd visade att vårdplaneringarna och vårdtiderna blev kortare, och den gemensamma överblicken som Link ger, bidrog till en god samverkan om patienterna och kommunen kunde vara väl förberedd och uppdaterad om ärendet. Respektive kommun

Organisationskrav Ökat resursbehov med nya krav i processen Den nya lagstiftningen träder inte i kraft förr än 2018 och den tanke som finns idag är att samverkan mellan region och kommun ska fungera, då behövs ingen lagstiftning. Till det så behövs ett samverkansavtal. Minska antal dagar, att utskrivning sker inom 3 dagar kan det resultera i ökade resurser så som personal. Nya rutinen blir aktuell för implementering i början av 2018 Ingen känd processförvaltning Obeprövad process, när utbildning startar innan processen är satt. Ledningsfråga Nya rutinen testas i piloten i Eksjö, och implementeras i början av 2018 Införandeprojektet Kommunikation Facklig samverkan Kommunikations plan Kommunikations plan Förändringen hinner inte samverkas med fackliga organisationer Bristande informationsspridning Det finns inte kommunikationsplan, samverkansplan osv. kommunicerad ut till Ledningsfråga Resp huvudman Ledningsfråga Införande projektet, pågår. Kommunikationsav Kommunikationsplan framtagen delningen Arbete pågår.

kommunerna. Förvisso finns det på nätet, men de är väldigt övergripande, samt att det inte finns några tillfällen satt/inbjudan till, tillfällen till samtal och samverkan. Bristen på transparens är uppenbar. Kommunikationsplanen är färdigställd, tas i övergripande projektgrupp v. 6 Övergripande projektgrupp "Trygg och säker vård och omsorg" med stöd av resurs från Regionens kommunikationsav delning Teknik Extern åtkomst Lösning för extern åtkomst är inte på plats till breddinförande. Om det är så att alla inloggningar till Cosmic ska vara från samma portal, dvs. den portal som man idag använder för LabRos och läkemedelslista, dvs ingen ny inloggningsväg. Detta måste vara löst till det stora införande i alla kommuners väg in i Cosmic Link. Att hålla på och labborera är inte acceptabelt. Måste åtgärdas innan införandet. Arbete pågår. Lösning för extern åtkomst finns och har testats inför piloten i Eksjö. Lösning för extern åtkomst kommer att utvecklas ytterligare. ITC Extern åtkomst För lång inloggningsprocess Arbete pågår. Denna har testats inför piloten i Eksjö

Extern åtkomst Behov av att byta ut tunna klienter. IT har gjort inventering, använd den. Ledningsfråga. Extern åtkomst SITHS-kort Att inte tunna klienter (Citrix) fungerar för att komma åt Link, vilket kan leda till behov av datorbyte och stora kostnader SJUNET används för säker kommunikation med Regionen idag, fungerar det med CL? Hur ser brandväggsreglerna ut, finns det begränsningar vilka datorer kommunen kan använda? Hur driftsäkert är CL? Vaggeryds kommun har testat CL under 2016 och en av lärdomarna var att det fanns mer att önska gällande den externa åtkomsten till CL. Eksjö testar under januarifebruari men slutsatser därifrån kan inte med automatik överföras till andra kommuner. Uppdatering av SITHS-kort? Är det något som behöver förändras, läggas på? Ledningsfråga Resp verksamhet Ledningsfråga ITC, Kommunernas IT-avdelningar?

Ekonomi Kostnader kopplade till: - utbildning - ny organisation - nya tjänster - datorer finns inte med i budget 2017 Ledningsfråga