Västgötamodellen 2016

Västgötamodellen 2016 Om Västgötamodellen 2016 Dokumentet är upprättat för att underlätta arrangörsinsatsen för tävlingsarrangörer. Samtidigt är ambitionen att säkerställa nivå och kvalité på arrangemangen i distriktet. Västgötamodellen 2016 är mycket av ett samlingsdokument och en stor del av kunskapsinhämtandet hänvisas till det material som Svenska Orienteringförbundet erbjuder. Således blir mycket av innehållet kortfattat och kompletterat med läs-mer tips som ofta pekar på regler och anvisningar på orientering.se eller orientering.se/vastergotland. Västgötamodellen 2016 innehåller flertalet bilagor. I bilagorna ges utrymme till mer råd och anvisningar till arrangörer av västgötaarrangemang i den mån det föreligger särskilda anvisningar eller om tävlingskommittén i distriktet vill föremdla något speciellt tydligt. Dokumentet avser i första hand grenen orienteringslöpning, för övriga grenar hänvisas till grensidorna på orientering.se. Lycka till med Ert arrangemang! Västergötlands Orienteringsförbund Tävlingskommittén Innehåll Svenska orienteringsförbundets tävlingsregler och anvisningar Tillägg för Västergötland Kortfattad snabbfakta för arrangörer Prispolicy för Västergötland Tävlingsansökan DM-tävlingar (se även bilaga 1) Team Sportia League (se även bilaga 2) Tävlingsorganisation samt kvalité- och stödfunktion (se även bilaga 3) Nybörjarklasser Marknadsföring Tävlingsannonsering (se även bilaga 4) Öppen motion och bredd på tävling Press och media (se även bilaga 5) Sponsorer samarbeten Tävlingsadministration och teknik Arena Dusch och toalett Sjukvård (se även bilaga 6) Mark och vilt (se även bilaga 7) Winsplit och Mapandcoach Utvärderingsmodell Kontaktuppgifter till tävlingskommittén Sid. 2 Sid. 2 Sid. 3 Sid. 5 Sid. 6 Sid. 6 Sid. 6 Sid. 7 Sid. 9 Sid. 9 Sid. 10 Sid. 10 Sid. 11 Sid. 11 Sid. 12

SOFT tävlingsregler och anvisningar Kortfattad snabbfakta för arrangörer Tävlingsregler Ansvariga funktionärer för tävlingen måste noga följa SOFT:s tävlingsregler och bevaka att dessa efterlevs. www.orientering.se/grenar/orientering/ Arrangera/Tavlingsreglerochanvisningar/ Arrangörshandboken Ibland kan det vara svårt att hålla reda på tävlingsregler, anvisningar, stöddokument och övrig litteratur som finns att tillgå. Om du vill ha en guide genom arrangemanget, från början till slut, prova Digitala arrangörshandboken. Denna nyttjas med fördel! http://www.orientering.se/grenar/orientering/arrangera/ Digitalaarrangors-handboken/ Nivågruppering Svensk Orientering har en nivågruppering av arrangemang. Arrangemangen delas in i nivå 1-4 enligt nedan. Nivå 1: Internationella och nationella värdetävlingar i Sverige. VM, EM, världscup, O-Ringen, SM, USM, serie arrangerad på uppdrag av SOFT (t ex Swedish League), Tiomila, 25manna, Smålandskavlen samt landslagstester. Nivå 2: Övriga nationella tävlingar med eller utan elitklasser, riksmästerskap, regionala mästerskap och distriktsmästerskap. Nivå 3: Distriktstävlingar Nivå 4: Närtävlingar, inklusive motionsorientering Avsikten med nivågrupperingen är att: tydliggöra ansvarsfördelning vid och innehållet på våra arrangemang Kvalitetssäkra arrangemang Förebygga eventuella problem Prioritera rätt saker Profilera oss bättre Läs mer i TA 301 Tävling, klasser och deltagande. Vilken nivå ert arrangemang hör till avgör en del kring vad som förväntas i fråga om service och kvalité. Tillägg för Västergötland Tillägg för regler - Västergötland 4.6.2 Krav vid nationell tävling som inte är mästerskap. Inskolningsklass skall erbjudas vid alla nationella tävlingar och bör även erbjudas vid distriktstävlingar. 4.13 Tävlingsjury VOF utser tävlingsjury vid DM-tävlingar, och, i samråd med arrangör, tävlingar med elitklass. VOF delegerar till arrangör att utse tävlingsjury vid övriga tävlingar i nivå 2 ( vanliga, nationella tävlingar). Tävlingsanvisningar Nedan finner ni de tävlingsanvisningar som kompletterar gällande tävlingsregler. De återfinns på SOFTs hemsida, www.orientering.se, där de kan läsas eller skrivas ut. 1. Orientering som idrott Kapitlet innehåller inga anvisningar. 2. Orienteringens regelverk - TA 201 Regelverkets struktur 3. Tävlingar, klasser och deltagande - TA 301 Tävling, klasser och deltagande (inkl. banlängder och svårighetsnivåer) 4. Allmänna villkor för tävlingar - TA 401 Allmänna villkor och teknisk anvisning för tävling - TA 402 Samråd och hänsyn - TA 403 Tävlingsadministration (inkl. avgifter, anmälan, tävlingsrapport mm) - TA 404 Kommunikation, media och marknadsföring 5. Tekniska regler för tävlingar - TA 501 Kvalitetskontroll - TA 502 Karta och banläggning 6. Regler för tävlande - TA 601 Tävlande på lika villkor - TA 602 Anvisning för deltagare i sprinttävling (inkl. sprintreglerna) - TA 603 Anvisning för rankade 7. Regler för funktionärer Kapitlet innehåller inga anvisningar. 8. Åtgärder vid regelöverträdelser - TA 801 Handläggning av protest (för tävlingsjuryn) Allt om regler och anvisningar finns på: www.orientering.se/grenar/orientering/arrangera/tavlingsreglerochanvisningar/ Eventor Eventor är Svenska Orienteringsförbundets centrala IT-system, som bland annat hanterar tävlingskalender, anmälan, resultat och rapportering. Se, eventor.orientering.se för handledning. Anmälningsavgifter Ordinarie avgift, från och med 2015. 60-75 kr för ungdom, 100-130 kr för vuxen och 150-180 kr för elit. Mer information: TA 403 Tävlingsadministration Efteranmälan. Se 4.7.3 Vid efteranmälan får en tilläggsavgift på högst 50 % av anmälningsavgift tas ut. Om en arrangör erbjuder efteranmälan på tävlingsdagen får en tilläggsavgift på högst 100% av anmälningsavgiften tas ut i vissa klasser. Betalningsvillkor Faktura - 15 dagars kredit. Dröjsmålsränta- 25% + påminnelseavgift 50 kr. (ska anges i inbjudan, dock ej nödvändigtvis i annons) Klassindelning, svårighet och banlängder Vilka klasser som ska, bör och får erbjudas för respektive tävlingsdicipiln och för gällande klassindelning, svårighet på banor och banlängder hänvisas till SOFT:s tävlingsregler och TA 301, samt banläggarboken. Öppna motionsklasser Öppna motionsklasser ska alltid finnas vid sanktionerade tävlingar, nivå 1-3. Deltagaravgifter faktureras för klubb-anslutna - övriga kontant betalning. Startdjupet bör vara större än för vanliga klasser, som minst lika. Beredskap för öppna motionsklasser Statistiken visar att bara 65% anmäler sig vid ordinarie anmälningstids utgång. Ha därför god beredskap för efteranmälningar och anmälan på tävlingsdagen. Klassändring Vid sammanslagning av klasser används alltid den lättaste banan. Exempel: D 16 och D 14 sammanslås. Klassen heter då D 16 men banan ska vara D 14. Denna princip gäller även vuxenklasser. Exempel: D75 och D70 sammanslås. Klassen heter då D70 men banan ska vara D75. P-avgift Rekommendationen är att ingen P-avgift tas ut. Skall detta göras ska det framgå av inbjudan. Max avgift 10 kr/bil, bussar gratis. På allmänna parkeringsplatser, gator och vägar där arrangören ej har kostnader ska det ej tagas ut någon avgift. Ska arrangören själv skriva ut sina kartor ska en provutskrift sändas i god tid till VOF:s kartkommitté för godkännande. Se även TA 501 Kvalitetskontroll Banläggning För att få fungera som banläggare och bankontrollant vid nationell tävling utan elitklasser krävs banläggarkort 1 och vid tävling med elitklasser krävs banläggarkort 2, eller på annat sätt ha förvärvat motsvarande kunskaper. Aktuellt banläggarregister finns på VOF:s hemsida. Se även: TA 502 Karta och banläggning. Startlista Publiceras i första hand via Eventor, men även med fördel på arrangörens/tävlingens hemsida, samt anslås vid arenan. Startmetod I klasserna D/H 18 och äldre får den tävlande inte se sin bana före startsignalen. I alla övriga klasser ska den tävlande få se sin bana en (1) minut före startsignalen. Vid sprinttävling får inte heller tävlande i klass D/H 16 se sin bana före startsignalen. Se vidare bilaga 8 principskisser start och över hur starten skall vara anordnad. Tänk på bevakning/startdomare vid starten för att förhindra tjuvstart. Resultatlista Publiceras på Eventor och på föreningens/ arrangemangets hemsida. Resultatpolicy Varje förening bör på sin hemsida skapa en sida för tävlingsresultat där resultat från föreningens arrangemang finns tillgängliga i minst tre år. Klubbresultatlista Arrangören ska, vid utskick av faktura för anmälningsavgifter, bifoga klubbresultatlista Winsplit och Mapandcoach Arrangör skall ombesörja att resultat läggs ut på Winsplit, för sträcktidsanalys, och att kart- och banfiler läggs upp på Mapandcoach. Se sida 10. Kontrollanter och Kvalitétsäkring Se, TA 501 Kvalitetskontroll Tillsättning av kontrollanter Ansvaret för tillsättandet av tävlingskontrollant och bankontrollant har av Västergötlands OF delegerats till arrangerande förening för nivå 2 och 3, undantaget DMtävlingar och tävlingar med elitklass. Ban- och tävlingskontrollant bör ej vara medlem i arrangerande förening.(undantaget nivå 4) götlands OF, Box 418, 54128 SKÖVDE, i sin tur bestyrkt rapportblankett snarast efter tävlingen. Både tävlingskontrollantens och bankontrollantens uppgifter framgår av och underlättas genom de checklistor som biläggs Västgötamodellen. Tävlingsrapport Tävlingsrapport ska upprättas för distriktstävlingar, nationella tävlingar och mästerskapstävlingar.tävlings-rapporten ska sändas in digitalt via Eventor och godkännas av tävlingsledaren samt tävlingskontrollanten senast 10 dagar efter avslutad tävling. Tävlingsavgifter Tävlingsrapporten i Eventor räknar automatiskt ut SOFT-avgiften och tävlingsavgiften till VOF för respektive arrangemang. Tänk på att det endast är flerdagarstävlingar som ska samredovisas. Så kallade dubbeltävlingar eller trippeltävlingar redovisas med fördel var för sig. SOFT-avgiften I anmälningsavgiften ingår SOFT-avgift enligt följande; ungdom 10 kr, vuxen 20 kr och elit 30 kr. Avgiften betalas till SOFT på pg. 15 36 20-0 (kommer att framgå på tävlingsrapporten). Ange tävlingsdag och arrangörsklubb. Tävlingsavgiften betalas till Västergötlands OFs bg 532-1948 Avgifter ska betalas in till distrikt respektive SOFT senast 30 dagar efter avslutad tävling. Rekommenderade snitselfärger Från Parkering - Arena, Röd Från Arena - Start 1 Orange - Vit Från Arena - Start 2 Orange - Blå Från Arena - Start 3 Orange - Gul Från sista kontroll - mål: Röd- vit Till toalett: Gul (plus skyltning herr/dam) Till dusch: Lila Förbjudna områden: Blå-Gul. OBS! Det billigare svart-gula bandet får användas Otydliga stigar: Vit. Vid nattorientering kan otydliga stigar markeras med vit reflex. SportIdent Kostnad för hyra av Löparbricka, max 25kr Karta Se främst, TA 502 Karta och banläggning Om digitala kartutskrifter används bör utskrift ske av SOFT certifierade tryckare. Tävlingsledarapport ska av tävlingsledaren tillställas tävlingskontrollanten senast sex veckor före tävlingen på härför avsedd blankett, se rapporter under Västgötamodellen på Västergötlands OFs hemsida. Tävlingskontrollanten insänder till Väster- 2 Västgötamodellen 2016 Västgötamodellen 2016 3

Prispolicy för Västergötland Priser Nybörjarklasser Alla som deltar i knatteknat och/eller inskolning får pris vid målgång. Ungdomsklasser För ungdomsklasserna HD10-HD16 och U-klasser uppmanas arrangören att hålla prisutdelning vid ett fåtal tillfällen. Detta för att öka fokus vid prisceremonierna. Andel priser för ungdomar bör vara : U-klasser minst 30% HD 10-12 minst 50% HD 13-16 minst 30% Junior och senior För högsta klasserna i HD 18-21 bör prisceremoni hållas för placering 1-3. För HD 18-21 lägre klasser och HD 35 och uppåt avgör arrangören själv omfattningen av priser och utdelningsförfarandet. Prisutdelning Planera för prisutdelningen Från Västergötlands OFs sida ses gärna en nivåhöjning och ökad ansträning kring prisutdelningar och priser vid distriktets arrangemang. Det är ett fokusområde för Tävlingskommittén, att lyfta prisutdelningsförfarandet vid arrangemangen, och ni som arrangör är naturligtvis det yttersta medlet för att få en sådan förändring till stånd. Som ett första steg har nedanstående anvisning gällande prisutdelningar tillkommit (2015). För tävlingsklasserna i ungdom-, junior- och senioråldrarna bör arrangören planera för prisutdelningscermoni på central plats på arenan och med stort fokus från speakeri och/eller högtaleri. Åtminstone för topp 3 placerade men allra helst topp 6, i alla fall för ungdom. Använd gärna prispall. Tävlingsorganisation samt kvalité- och stödfunktion Tävlingsorganisation Viktigt är att en noggrann planering av tävlingsorganisationen genomförs. I Västgötamodellens förslag på tävlingsorganisation delas arrangemanget in i fyra ansvarsområden vid sidan av en tävlingsledare. Områdena är skogen/ banläggning, tävlingscentrum, administration/it samt information/media. Tävlingsledarens roll är övergripande med stort fokus på kvalité och kontroll. Nedan åskådliggörs organisationsförslaget i en skiss medan innehållet i respektive ansvarsområde återfinns i bilaga 3. Arrangerande förening/föreningar En tävlingsledning för arrangemanget skapas med fördel av tävlingsledaren och huvudfunktionärerna för respektive ansvarsområde. Många av distriktets föreningar har redan egna välsmorda arrangemangsorganisationer och för dessa är det naturligt att fortsätta utveckla det som redan fungerar. Kvalitéts- / stödfunktion DM-tävlingar i Västergötland DM-tävlingar Särskild anvisning är framtagen för arrangör av DM-tävlingar, se bilaga 1. Organisation Tävlingsledare Skogen/ banläggning Tävlingscentrum Administration /IT Bankontrollant Kartkontrollant Tävlingskontrollant Team Sportia League Information/ Media Tävlingsjury Team Sportia Leauge Särskild anvisning är framtagen för arrangör av Team Sportia League, se bilaga 2. Tävlingsansökan Kvalitétstöd Tävlingsregler och anvisningar Västgötamodellen, Banläggarboken, Västgötamodellen (anvisningar) Ansökan om att arrangera tävling Ansökan via Eventor Tävlingsansökan sker via Eventor för mästerskapstävling, nationell tävling samt distriktstävling. Dessa godkänns sedan av tävlingsansvarig i distriktet, samt av tävlingsansvarig på Svenska Orienteringsförbundet. Systemet erbjuder stöd för klubbtävlingar och närtävlingar. Dessa behöver inte vare sig ansökas om eller godkännas. Olika tävlingstyper att ansöka om nämns i TR 4.4. Utdrag från orientering.se gällande tider för ansökan För vanliga nationella tävlingar Ansökan inne senast 31 mars året innan tävlingsåret OF (distriktet) godkänner senast 31 augusti året innan tävlingsåret SOFT godkänner senast 30 september året innan tävlingsåret För distriktstävling Ansökan senast vid tidpunkt som OF har fastställt, dock senast 15 maj året innan tävlingsåret. OF godkänner senast 31 augusti året innan tävlingsåret SOFT godkänner senast 30 september året innan tävlingsåret Utvärdering Erfarenhet Utvärdering enligt egen mall/ VOFs standard Sammanställning av egen och externa utvärderingar samt framtagandet av en åtgärdsplan främjar en naturlig utveckling av det egna arrangemanget Utvärdering Deltagarenkät på Eventor Sammanställning av utvärderingar utgör en erfarenhetsbank och hjälper till att identifiera ev utbildningsbehov samt möjliget att sprida goda exempel För senare uppkomna distriktstävlingar än 31 augusti godkänner OF efter samråd med intilliggande OF. Dessa tävlingar kan inte garanteras komma med i det tryckta pappersprogrammet. Förutom vidare förkovran i Västgötamodellens bilaga 3 hänvisas till TA 501 Kvalitetskontroll och till orientering.se och särskilt till modellen för att arrangera tävling i fyra steg, direktlänk nedan. www.orientering.se/grenar/orientering/arrangera/attarrangeratavlingifyrasteg/ Allt om att ansöka om tävling finns på: http://www.orientering.se/arrangera/attsokatavling/ 4 Västgötamodellen 2016 Västgötamodellen 2016 5

Nybörjarklasser Öppen motion och bredd på tävling Anvisningar nybörjarklasser Knatteknat Välj ett område där det är lätt för korta ben att ta sig fram (helst utan alltför mycket ris, högt gräs etc.) Snitsla tydligt, och så att det syns också från en meters höjd. Det är roligt om det liknar en riktig tävling, därför får det gärna vara kontroller med pipande sportident-enheter. Kartan får också gärna vara ett förstorat utsnitt från den riktiga kartan. Använd dock bilder istället för siffror som kodsiffra. Alla bör få något litet pris vid målet. VOF rekommenderar 20 kronor i avgift, för att till exempel få pengar till priser och kartutskrift. Ta till ett ordentligt startintervall. Många föräldrar ska hinna springa själva. Helst ska Knatteknatet hålla öppet under hela den ordinarie tävlingstiden. Inskolningsklass Här är det ännu viktigare att alla delar av loppet liknar en vanlig tävlingsklass, eftersom detta är vägen in i orienteringen för dem som vill prova. För att detta ska fungera väl krävs att varje arrangör tänker efter extra och gör tävlingen så lättfattlig som möjligt. Det betyder till exempel mycket tydlig skyltning hela vägen, parkering, anmälningsplats, start, toaletter etc. (Och det gör ju livet lättare även för vana orienterare.) Vid anmälan och start är det bra om det finns extra personal som kan hjälpa och visa tillrätta. Friheten i inskolningsklass ska vara maximal. Det betyder bland annat: Både föranmälan och anmälan på tävlingsdagen ska vara möjlig. En, två eller flera får starta samtidigt. Start och mål ska vara vid ordinarie start- och målplats. Ingen tidtagning, men ett litet pris till alla som har varit med ska det vara. Marknadsföring I TA 404 Kommunikation, media och marknadsföring finns det bra beskrivet om hur förberedelser och genomförande av marknadsföring kan gå till. Se särskilt punkterna, 4 Att marknadsföra externt och 5 Att marknadsföra internt inom rörelsen. Banan är enklast möjliga i inskolningsklass, kontroller bara på stigar och lättsprungna ledstänger. En kontroll i varje korsning underlättar - och inga vägval. Gamla eller nygjorda stigar kan snitslas upp vid behov, men detta ställer extra krav på tydlighet vid starten. Där bör det helst finnas en person med ansvar att tala om för var och en av inskolningsorienterarna att det finns extra saker att tänka på för att hitta rätt. Markering med glada och ledsna gubbar ska användas. Glada gubbar efter den rätta stigen, ledsna på alla stigar som leder fel. Kom ihåg att gubbarna ska synas ordentligt från cirka en meters höjd. Även kontrollerna bör placeras tydlig och synas från ett barns nivå. U-klasser Alla upp till sexton års ålder är välkomna i vilken som helst av u-klasserna. Skuggning och löpning tillsammans, två eller flera, går också bra. Två u-klasser ska finnas: U1 grön svårighet och U2 vit. Arrangören ska sträva efter att U1-banan skiljer sig från inskolningsbanan. Man ska kunna anmäla sig till u-klass både i förhand och på tävlingsdagen utan att det kostar något extra. Skuggningskartor I inskolningsklassen, i U-klasserna, samt Ö1 och Ö2 ska det finnas kopior av kartan med bana för att skuggan på ett enklare sätt ska kunna hålla avstånd till löparen. Kopiorna bör vara i färg, men får vara svart/vita. Se även TA403 pkt 8 och/eller TR 5.12.8 Patrullklasser Arrangören får gärna tydliggöra möjligheten att delta i patrull i ungdomarnas kortklasser. Detta för att underlätta för fler nya att komma ut på tävlingarna och delta. Allt om Marknadsföring (kommunikation och media) finns i TA 404 på: Tävlingsannonsering Tävlingsinbjudan Tävlingsannonser distribueras i Västergötland genom publikationen Tävlingar. Inbjudan med Klasser och banlängder ska arrangören presentera på sin hemsida senast 1 månad före tävling. Samtidigt ska tävlingen öppnas för anmälan i Eventor. Se mer information i bilaga 4, Tävlingsannonsering. Om Öppna Motionsbanor i samband med tävlingsarrangemang i Västergötland Bakgrund Västergötlands OF startade ett Breddorienteringsprojekt tillsammans med flertalet föreningar inför säsongen 2013. Projektet innefattar flera delar och det övergripande målet är att anpassa orienteringsverksamheten i distriktet till att passa flera och vara mer inbjudande. En del av projektet berör tävlingsverksamheten och det handlar då främst om de Öppna Motionsbanorna samt marknadsföring av arrangemanget. Läs mer om hela Breddorienteringsprojektet på Västergötlands OFs hemsida. Här brevid finner ni som arrangör fyra enkla Att tänka på -punkter gällande hur ert arrangemang kan ta ett första steg för att bli mer tillgängligt och locka fler till att orientera. Erbjud fler Öppna motionsbanor Nedan beskrivs två ytterligare öppna motionsbanor. Dessa har med olika namn och lite olika skepnad provats i olika omfattning vid arrangemang i Västergötland under de senaste 2-3 åren. Det förbundet önskar åstadkomma är en standarisering i distriktet för den här typen av nya lättmotionsärs banor. Allt för att underlätta för de nya orienteringsmotionärerna som blir allt fler vid våra arrangemang. För de som framöver vill utöka sina Öppna motionsklasser med mer riktade motionsalternativ kan med fördel nyttja nedanstående begrepp och utförande. ÖM Trail Inga konstigheter 8-9 km Vit bana, Oringens Challenge klass står som modell. (Som kort Trail kan ÖM 2 användas, som ska vara 4 km vit) ÖM Hittaut Klassen byggs upp genom att erbjuda 20-40 kontrollpunkter inom tävlingsområdet. Varje kontrollpunkt ska vara utmärkt enligt gällande tävlingsregler med skärm och stämplingsenhet, samt på med någon av svårighetsgraderna: Grön lätt Gul - lätt-medel Röd - medelsvår Svart - svår Svårighetsgraden kan antingen vara markerad med färg vid kontrollpunkten eller vid angivelsen. Tänk på att det ska vara inriktat gentemot icke orienterare. Deltagarna i klassen väljer själva hur många och vilka kontrollpunkter de vill besöka. Start och Mål bör ske på arenan i nära anslutning till ÖM anmälningen för att fungera som en naturlig knutpunkt för deltagarna. I anslutning till klassnamnet och på kartan ska hittaut.nu loggan användas för att skapa en igenkänningsfaktor för projektet Hittaut.nu Hittaut klassen bör man kunna anmäla sig till via eventor men också vid den ordinarie direktanmälansfunktionen. Glöm inte att deltagarna måste få en beskrivning om hur kontrollpunkten ser ut och hur Sportident eller Emit chippen fungerar. Genom att använda chip och en nollning samt startstämpling så får man också kontrollen på om någon deltagare är kvar i skogen. 1 2 4 I OLA bör klassen läggas upp som en öppen klass utan tidtagning liknande en inskolningsklass. Genom detta så kan vi också redovisa vilka som deltagit i klassen. Tid mellan kontroller kan ges via sträcktidsutskriften om så önskas. Men resultatet ger ingen tid vid presentationen. Ingen bana ska knytas till klassen utan endast Start och Mål för att utläsning ska kunna genomföras. Att tänka på - för en bredare tävling Hitta tävlingen! Genom lokal marknadsföring, affischering, annonsering, lokalradio, lokal press med mera kan kännedomen om ert arrangemang ökas. I marknadsföringen bör det vara tydligt att alla kan prova motionsorienteringen på arrangemanget. Ni kan också lägga upp arrangemanget på motionsorientering. se. Tänk också kring hur ni kan göra det så enkelt som möjligt för vem som helst att hitta till arrangemanget. Tydliga vägvisningsistruktioner samt tydlig vägvisning. Enkelt deltagande! Tänk till kring TC/arenan och försök skapa ett bra flöde. Sprid inte ut TC över för stort område och skylta upp väl, särskilt till direktanmälan. Vid direktanmälan bör det finnas både pinnar och kompasser till uthyrning/lån. Goda instruktioner kring hur en orienteringstävlings fungerar samt basinformation om karta och kompass bör också finnas. Det optimala är att ha minst en person som instruktör på plats. Banor för påseende bör finnas vid direktanmälan. 3 Utbud och klasser För ett fullgott breddutbud vid er tävling rekomenderas samtliga Öppna motionsbanor 1-6, samt de för Västergötlands nyinstiftade ÖM Trail och ÖM Hittaut. Därutöver är naturligtvis även de Öppna motionsklasserna 7-9 önskvärda då de fyller en viktig funktion för redan etablerade orienterare som föredrar öppen motionsklass. Delta fler gånger! Förbered och ha tillgängligt vid anmälan, information om klubbens verksamhet och kommande orienteringsaktiviteter. Ombesörj även att information om resultat och analys via Eventor, Winsplits och mapandcoach finns tillgängligt via internet och uppmärksamma dem gärna på deltagarenkäten som finns i Eventor. Till er hjälp! För att underlätta delar av det som föreslås ovan finns det redan en hel del material framtaget för ändamålet. Marknadsföring: Mallar för annons och afficher finner ni på på motionsorientering. se. Där finns också en bra guide med tips för att arrangera för nya orienterare. Västergötlands OF är också behjälpligt för framtagande av grafiskt material. Skyltmaterial: Bra instruktioner och skyltmaterial för direktanmälan finns färdigt på motionsorientering.se Orienteringsinformation: På Orientering.se hittar du bra nybörjarinformation som går att skriva ut och förmedla. 6 Västgötamodellen 2016 Västgötamodellen 2016 7

Press och media I TA 404 Kommunikation, media och marknadsföring finns det bra beskrivet om hur förberedelser och genomförande av arbetet med press och media kan gå till. I bilaga 5 finns en del matnyttigt för just Västergötland, bl a presskontakter. Allt om Press och media (kommunikation och marknadsföring) finns i TA 404 på: Sponsorer och samarbeten Även för arbete gällande Sponsorer och samarbeten hänvisas till TA 404 Kommunikation, media och marknadsföring. Under punkt 3 beskrivs rätten för arrangörer att teckna avtal. För mer om sponsorer och samarbeten se TA 404 punkt 3 på: Tävlingsadministration och teknik Tävlingsadministrationen kring ett arrangemang är ett kapitel för sig och det kan ni som arrangör ta del av genom Svenska Orienterings förbundets TA 403 Tävlingsadministration. Här brevid beskrivs tekinknivån på respektive arrangemangsnivå genom en överskådlig pyramid. För de alra flesta arrangemang är det gott nog med tekniknivå som ger utrymme för bra tävlingsbevakning på plats, samt ett väl fungerande speakeri. Särskild uppmärksamhet för tävlingsarrangörer i Västergötland gäller konsten att lotta klasser och fördela klasser över olika och i förekommande fall samma banor. Läs särskilt TA 403 punkt 10 och 11 samt TR 4.9, 5.8 och 5.9. Följs dessa regler och anvisningar bilr det högst sannolikt rätt och riktigt. Dusch och toaletter Tävlingsregler 5.7 Arenan 5.7.1 Vid tävling inom nivå 1 ska toaletter, dusch och sjukvård finnas vid arenan. Vid tävling på nivå 2 ska toaletter och sjukvård finnas vid arenan. Vid tävling på nivå 3 ska toaletter och sjukvårdsmateriel finnas vid arenan. 5.7.2 Om dusch inte finns vid arenan vid OL-tävling inom nivåerna 2-3, ska hänvisning ges till kostnadsfri duschmöjlighet inom rimligt avstånd. 5.11.1...Om startplatsen är belägen så det krävs mer än ca 10 minuter förflyttning från tävlingsarenan ska toaletter finnas i närheten av startplatsen. REKOMMENDATIONER FÖR HYGIENANLÄGGNINGAR VID OL-TÄVLINGAR Följande riktvärden för minsta antal duschstrilar, omklädningsytor vid duschplatserna samt antalet toalettsitsar vid TC har sammanställts efter erfarenheter från tävlingar som haft en väl fungerande lösning för dessa behov. Antal anm. Antal strilar Omkl. Yta Antal toasitsar Herr Dam Herr Dam Herr Dam -500 5 5 13x20 13x20 10 10 500-800 7 7 15x20 15x20 12 12 800-1200 9 9 20x20 20x20 14 14 1200-11 11 20x30 20x30 17 17 OBS! Det skall finnas en avskärmad toalett inne på damernas duschområde, eventuellt flera vid större tävlingar. Faktorer som kan inverka på antalet duschstrilar Startfältet. Vid de större tävlingarna kan 12 löpare/min komma i mål. Vid en duschtid på 3 min/person kan det teoretiskt finnas 18 herrar och 18 damer i duscharna samtidigt vid toppbelastning. OBS! Det har stor betydelse hur startfältet är lottat. Den tid som de tävlande anser sig behöva i duschen varierar ganska mycket mellan varm och kall väderlek. Tänk på vattenmängd i strilarna! Räkna med ett behov av minst 10 liter/deltagare. Allt om Tävlingsadministration finns i TA 403 på: Arena Orienteringsarrangemang kan generellt sett bli vassare på att skapa/ bygga attraktiva tävlingsarenor. Det har tidigare inte varit någon stor fråga i arrangörsleden men nu görs en satsning för att sätta våra arenor i större fokus. Svenska Orienteringsförbundet har tagit upp arena som en egen punkt i TA 401 och där står om allt från skyltning och vägvisning till nedmontering, se exempeltext om det förstnämnda här nedan. Vägvisning Skyltning ska vara extra tydlig till tävlingen. Skyltar ska ange tävlingsnamn och att sporten är orientering. Orienteringsskärm får användas, men får inte ersätta skyltning. Skyltning i övrigt På en informationsskylt i anslutning till arenan bör förbipasserande i god tid informeras att det arrangeras en orienteringstävling i området. Tydlig skyltning är också viktigt från parkering, eller hållplats för allmänna transportmedel, till arenan, samt på själva arenan. Allt om Arena finns i TA 401, punkt 14 Arena på: Sjukvård Rekommendationer för sjukvård vid tävling Efter att det framkommit att legitimerad vårdpersonal inte får utöva sin yrkesroll vid ideella idrottsevenemang och aktiviteter har SOFT tagit fram nya rekommendationer. Socialstyrelsen håller på att se över riktlinjerna för vad som gäller sjukvård och legitimerad vårdpersonal vid ideella idrottsevenemang och aktiviteter. I väntan på att det arbetet ska bli klart har Svenska Orienteringsförbundet i samråd med Riksidrottsförbundet tagit fram rekommendationer för hur vi ska förhålla oss till sjukvård och första hjälpen vid våra orienteringstävlingar och aktiviteter. Informationen finns under Vanliga regelfrågor och svar, under avdelningen Arrangera och sedan Tävlingsregler och anvisningar. Se även Västgötamodellen bilaga 6. För frågor i ärendet hänvisar vi till Socialstyrelsen och deras webbplats socialstyrelsen.se. Mer om Sjukvård vid arrangemang finns i TA 401, punkt 14 Arena och på: Vanligaregel-fragorochsvar/ Sjukvardochlegitimeradvardpersonal/ 8 Västgötamodellen 2016 Västgötamodellen 2016 9

Mark och vilt Viltförberedelser Goda relationer till markägare och jägare är en grundförutsättning för oss orienterare och våra tävlingsarrangemang. Som ett led i att följa upp just viltfrågorna samlar Västergötlands Orienteringsförbund varje år in uppgifter från distriktets tävlingsarrangörer (se nedan). Uppgifterna ligger bl a till grund för de diskussioner som varje år hålls med berörda jaktvårdsorganisationer. Fyll i svarstalong viltförbedelser och ev. inträffad viltskada och sänd senast 10 dagar efter tävling till: Anders Davidson senast 10 dagar efter tävlingens genomförande: Anders Davidson, Kvarnvik, 510 22 HYSSNA 0320-390 86 Checklista I förberedelsearbetet inför en tävling bör följande punkter genomgås vad det gäller viltfrågor: A. Förberedelser 1. Har erforderlig information/samråd skett med jakträttsinnehavarna? 2. Är tävlingsområdet lämpligt? 3. Lämpliga bansträckningar? 4. Finns några frizoner? 5. Minimera olycksriskerna! B. Ev genomförande av avdrivning 1. Storlek av drev? 2. När skall drevet gå? 3. Antal drev och riktning? För Samråd med Länsstyrelsen se Västgötamodellen bilaga 7 Erfoderligt dokumentet återfinns på: eller direktlänk www.orientering.se/distrikt/vastergotlandsorienteringsforbund/arrangorer/arrangeratavlingvastgotamodellen/rapporter/ Mer om mark och vilt finns i TA 402 Samråd och hänsyn Se även Markpolicy: www.orientering.se/grenar/orientering/arrangera/stoddokumentochovriglitteratur/ Tre smarta checklistor finns till förfogande för att underlätta för tävlingsledaren, tävlingskontrollanten och bankontrollanten. Använd dem gärna! Checklista tävlingskontrollant Checklista bankontrollant Checklista tävlingsledare Erfoderligt dokumentet återfinns på: eller direktlänk http://www.orientering.se/distrikt/vastergotlandsorienteringsforbund/ Arrangorer/ArrangeratavlingVastgotamodellen// Utvärderingsmodell för arrangemang Det arrangeras ca 55 tävlingar per år i Västergötland. Många av dessa genomförs utan några problem medan andra ibland kan råka ut för olika typer av svårigheter. I västgötamodellen uppmanas därför arrangörer att avsätta tid för utvärdering och förändrings/förbättringsplan. Avsikten med detta är att arrangörer lättare ska kunna skapa sig en bild över vad som uppskattas och vad som uppfattas som mindre bra i samband med arrangemanget. Ytterligare en fördel med en utbyggd utvärderingsmodell är att VOF kan samla in underlag från distriktets samtliga tävlingar och därigenom kunna identifiera framgångsfaktorer samt återkommande svagheter, vilket i sin tur kan styra utveckling, information och utbildningar i framtiden. Checklista bankontroll Arrangör Tävling Innehar giltigt banläggarkort Distans Steg 1 Steg 2 Banläggare Checklista Tävlingskontroll Arrangör Kontroll av terrängbeskrivning Tävling terrängbeskrivningen ger en riktig Distans bild av området SOFT:s anvisningar för terrängbeskrivning har följts Tävlingsledare hänsyn har tagits till förändringar i undervegetation och dylikt som kan inträffa Tävlingsledarens checklista Sid 1 fram till tidpunkten för tävlingen. Detaljinformation finns i tävlingsledarmappen Teoretisk granskning av banförslagen Kopia på checklista lämnas till tävlingskontrollanten två veckor innan tävling samråd har inte lett till konflikter som arrangören inte själv kan lösa. Arrangör Tävlingsdag Klart/planeras till tävlingskartan är färdig senast två månader före tävlingsdagen. tävlingsmarkerna är utnyttjade så att Kontroll banorna av karta, går fram samråd genom och de mark/jakt för respek- kontakter Tävlingsledare kontrollera att samråd skett med länsstyrelsen kontrollera att tävlingskartan kommer fram i tid Banläggare kontrollera att kontakt tagits med markägare och jakträttsinnehavare Kontroll av organisation Tävlingskontrollant tävlingsledning och områdesansvariga är utsedda i god tid tävlingsledning och områdesansvariga besitter god kompetens Bankontrollant plan för bemanning och bemanningsansvarig finns tydlig ansvars- och arbetsfördelning är upprättad Tävlingsområde/Karta Tillstånd av markägare för TC, parkering och startplatser Tillstånd/samråd klart med markägare/jakträttsinnehavare Check Notering Förberedelser Huvudfunktionärer vidtalade Check Notering Winsplit och Mapandcoach Arrangör ska ombesörja att resultat läggs ut på Winsplit, för sträcktidsanalys, och att kart- och banfiler läggs upp på Mapandcoach, för vägvalsanalys. Information om tillvägagångssätt finner ni på: För Winsplit www.obasen.nu/winsplits För Mapandcoach www.mapandcoach.se I tillägg finns även Opath som komplement till Mapandcoach www.opath.se Manual Mapandcoach Västergötlands Orienteringsförbunds ambition är att alla tävlingar ska läggas upp på MapandCoach, som är en webtjänst där man laddar upp sin GPS-rutt eller ritar in manuellt hur man sprungit på en orienteringstävling. Det är viktigt att arrangören snabbt lägger upp banorna, helst samma dag som tävlingen genomförts. Vi är tyvärr fortfarande ganska långt från denna målsättning. Ett steg för att underlätta för distriktets arrangörer har varit att ta fram en manual för att förtydliga tillvägagångssättet. I TA 501 Kvalitetskontroll finns mycket vägledning och information att inhämta och nedan förljer en enkel modell över hur utvärderingsförfarandet ser ut schematiskt. Allt om Kvalitétskontroll finns i TA 501 på: Arrangerande förening/föreningar Intern utvärdering Rapport från huvudfunktionärer och tävlingsledare Kvalitéts- / stödfunktion Erfoderligt dokumentet återfinns på: eller direktlänk www.orientering.se/distrikt/vastergotlandsorienteringsforbund/arrangorer/arrangeratavlingvastgotamodellen/manualmapandcoach/ Sammanställning av utvärderingsunderlag Deltagarenkät i Eventor Anvisningar gällande Livelox Under 2016 ger Västergötlands OF inga anvisningar kring nyttjandet av den nya tjänsten livelox. Det är därmed upp till respektive arrangör att avgöra ev. nyttjande av livelox. Mer om livlox finns på: www.livelox.com Utvärderingsträff i föreningen Erfarenhetsbas Sammanställning och upprättande av utvecklingsplan Utveckling och utbildning 10 Västgötamodellen 2016 Västgötamodellen 2016 11

Bilagor Kontakt/ upplysningar Vid eventuella oklarheter kring tävlingsarrangemanget kontakta: Bilaga 1: DM-tävlingar i Västergötland Bilaga 2: Team Sportia League Bilaga 3: Tävlingsorganisation samt kvalité- och stödfunktion Bilaga 4: Tävlingsannonsering Bilaga 5: Press och media Bilaga 6: Sjukvård Bilaga 7: Samråd Länsstyrelsen Bilaga 8: Principskisser start och mål Ordf +kontakt för V Skaraborg Kent Hansson Smedgatan 1 467 40 Grästorp E-post: kenrolhan@hotmail.com Tel: 0514-516 72 0707-99 82 08 Tävlingsprogramansvarig + kontakt för Borås & Mark Sören Haglund Paradisgatan 12 441 33 ALINGSÅS E-post: soren.haglund@telia.com Tel: 0322-63 53 37 0709-96 50 55 Kontakt för Alingsås & Älvdal Lennart Hålsjö Granåsvägen 26 449 36 Nödinge E-post: lennart.halsjo@telia.com Tel: 0303-229316 0730-938305 Kontakt för N & Ö Skaraborg Uno Magnusson Dämman Bäckliden 540 17 Lerdala E-post: uno.ma@telia.com Tel: 010-4486451 070-5690362 Kontakt för S Skaraborg & Kind Torbjörn Löfving Västra Långgatan 139 B 543 33 TIBRO E-post: torbjorn.lofving@telia.com Tel: 0504-128 50 0708-68 46 52 Pre-O Michael Johansson Färgelandagatan 3 46171 Trollhättan E-post: michael.renee@telia.com Tel: 0520-790 39 070-66 66 377 MTB-O Hans Kööhler Kapellgatan 3 46157 Trollhättan E-post: hans.koohler@bredband.net Tel: 070-2179418 Kartkontakt för Alingsås & Älvdal Vakant - Kontakta någon av nedanstående. Kartkontakt för Skaraborg Anders Swedin Sköldmögatan 2 531 41 Lidköping E-post: anders.swedi@live.se Tel: 0510-29401 073-35 53 281 Kartkontakt för Sjuhärad Carl-Henry Andersson Hedeberg 10 438 52 Rävlanda E-Post: carl-henry@telia.com Tel: 0301-44704 Västergötlands OFs kansli Magnus Sundmark E-post: magnus.vof@westgotasport.se Tel: 010-476 41 88 0725-44 77 36 Västgötamodellen 2016 Västgötamodellen 2016