FÖRBUNDSMÖTET 2018 RAPPORT ORGANISATIONSUTREDNING Bakgrund Gymnastikförbundet Mellansvenska respektive Öst motionerade vid förbundsmötet 2016 om ett Gymnastikförbund och yrkade bland annat om att tillsätta en organisationsutredning samt att utreda förutsättningarna för ett ökat ideellt engagemang. Motionerna förde också fram frågan om likvärdiga förutsättningar för att driva utvecklingsarbetet i hela landet. Förbundsstyrelsen tillstyrkte motionerna men satte också vid förbundsmötet 2016 utredningen i ett sammanhang, vilket resulterade i nedanstående beslut. Förbundsmötet beslutar; att tillstyrka motionerna genom att inom ramen för pågående organisations- /utvecklingsprocess tillsätta en utredning med en bred representation av bland annat föreningar, regioner, anställda och förbundsstyrelse, att att till Förbundsmötet 2018 presentera utredningen med utvecklingsförslag, med delredovisning och dialog på Gymnastikforum 2017, samt utreda förutsättningar för ett ökat ideellt engagemang och samverkan mellan förbundsstyrelsen, nationellt kansli, regionala förbund och föreningar. Förutsättningar inför utredningen Regionaliseringsprocessen Gymnastikförbundet har i modern tid genomfört ett antal förändringar när det gäller förbundets organisering. Den så kallade regionaliseringsprocessen (från 20-talet distrikt till 8 regioner) startade i början av 2000-talet och beslutades, efter ett antal delprocesser, exempelvis sammanslagning av enskilda distrikt och förändringar gällande rösträtt, slutligen att införas vid förbundsmötet 2010. Den nuvarande regionala indelningen och organiseringen har princip fungerat sedan 2011. Gymnastikförbundet kan konstatera att den större organisatoriska förändring som beslutades år 2010 (regionaliseringsprocessen) föregår Gymnastikförbundets nuvarande strategiska beslut och som riktar sig mot år 2020. Organisationsförändringen som då genomfördes, bedöms utgöra grundförutsättningen för att förbundet kan samlas för att stödja de övergripande mål och strategier som finns antagna genom Svensk Gymnastik Vill. Regioner som de fungerar idag
Autonoma samtidigt en del av Gymnastikförbundet Regionförbunden inom Gymnastikförbundet är autonoma strukturer inom Gymnastikförbundet med egna organisationsnummer och valda regionstyrelser som ytterst ansvariga för verksamheten. Relationen mellan Gymnastikförbundet och regionförbunden regleras genom de gemensamma stadgarna. Gymnastikförbundet detaljstyr inte regionförbund men regionförbunden antar den gemensamma verksamhets- och ekonomiska inriktningen vid förbundsmötet. Däremot har Gymnastikförbundet som uppdrag att stödja regioner där förbunden möts, samarbetar och samverkar regelbundet, något som bland annat regleras i arbetsordningen. Utbildningsverksamheten samordnad och delegerad Utbildningsverksamheten samordnas inom Gymnastikförbundet. Det praktiska ansvaret för genomförandet av utbildningar är delegerat till regionförbunden. De senaste årens starka generella tillväxt samt den ökande utbildningsverksamheten (Svensk Gymnastik i siffror) har haft påtaglig effekt när det gäller den operationella förmågan. Regionernas resurser Grundfinansieringen till regionerna utgörs genom att fördela 15% av det så kallade SFstödet, samt efter redovisande av planer i relation till Gymnastikförbundets utvecklingsplan för barn och ungdomsidrotten, erbjuds regioner möjlighet att nyttja ett stöd på 90 tkr/region och år i utvecklingsstöd/idrottslyft. Sedan regionaliseringen har sex av åtta regioner utvecklats med en ökande verksamhet, där det också finns ett samband till ökande ekonomiska och personella resurser, vilket primärt förklaras genom den ökande utbildningsverksamheten. Undantagen är region Norr och Mitt där utvecklingen snarare över tid varit stabil/något minskande. Regional bemanning Regionförbunden bemannas med 1-4 medarbetare/kansli, där region Norr är den enhet som idag endast organiserar en medarbetare/kansli. Gymnastikförbundet (GF) Uppsvenska hade under åren 2012-2014 en utmanande ekonomisk situation, där Gymnastikförbundet gick in med ett särskilt stöd med personella insatser under 2015. Idag har, vad Gymnastikförbundet uppfattar, GF Uppsvenska en ekonomi i balans och nyligen också förstärkts personellt. För att möta upp rimliga förutsättningar över tid har särskilda ekonomiska bidrag givits till Gymnastikförbunden Mitt och Norr med huvudsyftet att kunna fullfölja sitt förvaltningsansvar och ges förutsättningar att genomföra planerad verksamhetsplan. 2
Tagna beslut inom Gymnastikförbundet som påverkar organisering Vision 2020 (2012), omfattande mål avseende; kvantitetsnivå enskilda medlemmar inkluderat stadiet för aktivt liv och Gymmix, idrottsliga framgångar på internationella mästerskap, samt kring anläggningsfrågan. Förbundsstyrelsens genomlysning av regional organisering med koppling till Vision 2020 (Mörk L, 2013) Efter den Stierska utredningen (Blod, svett och tårar, J. Stier, Västerås, 2012), så har värdegrund/etikområdet förstärkts genom en gemensam uppförandekod samt genom att anta utvecklingsmodellen med tillhörande nyckelfaktorer. Organisationen har också utvecklats genom tillsättandet av en Juridisk Nämnd och införande av Gymnastikombudsmannen (förbundsmötet, 2014). En ny arbetsordning (ArbO) antogs 2015, vilken syftar till att förtydliga och förenkla styrningen och ledningen inom Gymnastikförbundet, och revideras årligen i samverkan mellan nationellt och regionala förbund. Det nationella kansliet omorganiseras vid årsskiftet 2015/2016 primärt för att anpassas och stödja strategierna i Svensk Gymnastik Vill. Vid förbundsmötet (2016) förstärktes utvecklingsmodellen genom förtydligande av de tillhörande nyckelfaktorerna och verksamhetsinriktningen utvecklas genom ett antal fokusområden. Förbundsmötet (2016) fattar också beslut om att genomföra en organisationsutredning inom ramen för pågående organisations/utvecklingsprocesser. Nya uppdragsbeskringar för de nationella kommittéerna (träning och tävling) antas och införs 2016, som omfattas av ett expert- och ett utvecklingsuppdrag. Ingångsvärden och utredningsdirektiv Efter förbundsmötet 2016 inleder förbundsstyrelsen omgående arbetet med att realisera den utredning som förbundsmötet beslutat. Utredningen ska ske inom ramen för pågående organisations-/utvecklingsprocess med tydliga ingångsvärden och utredningsdirektiv. Ingångsvärden - utredningen ska; Utgå från nuvarande organisation och det utvecklingsarbete som pågår för att ytterligare kunna förbättras, anpassas och utvecklas. Vara öppen och förutsättningslös i förhållande till utredningens rekommendationer så att bästa möjliga förutsättningar skapas för att strategin inom Svensk Gymnastik Vill uppnås. Bedrivas med en genomgående tydlighet, med en hög delaktighet och stor transparens. Utredningsdirektiv - utredningen ska; I ett inledande skede, utan att föregå eventuella slutsatser, kartlägga regionernas roll, uppdrag, ansvar och därmed synliggöra möjligheter/främja samverkan och se till 3
kompetensförsörjning inom Gymnastikförbundet när det gäller det regionsunika i relation till nationella och RF/SISU:s distriktsorganisation (DF/SISUdistrikt/regionalt) Utgå från ett föreningsfokus, det vill säga att det är föreningarnas behov av stöd och service för att utveckla sin verksamhet som är drivande, snarare än att de förbundsorganisatoriska enheterna (kanslierna) ska organiseras likvärdigt. I detta sammanhang så bör regionala anläggningstillgångar beaktas. Pröva principen om att rätt kompetens är på rätt plats, vilket betyder att stöd och resurser inte alltid har en geografisk koppling utan kan vara mer verksamhetsstyrt. Se medarbetarna (regionalt och nationellt) som en resurs, samt möjliggöra dialogforum för förtroendevalda inom kommittéer och råd. Sammanfattning av genomförande och metod Inledande och orienterande diskussioner med regionsordföranden vid ledningsforum (maj 2016). Strategiska diskussioner vid förbundsstyrelsens sammanträden (juni, augusti, samt september, 2016). Framtagande av förslag på utredningens ingångsvärden, utredningsdirektiv samt sammansättning av projektgrupp. Remiss av förslag avseende ingångsvärden/direktiv/projektgrupp till regionstyrelser samt intervjuer med regionsordföranden. Fastställande av ingångsvärden/direktiv/projektgrupp (förbundsstyrelsen, december 2016) Arbete med att skapa förutsättningar för utredningens genomförande inom ramen för verksamhetsplan och budget. Genomförande av utredning (kvalitativ metod) baserat på intervjuer av 34 stycken gymnastikföreningar (metodurval) fördelade i samtliga regioner, medarbetare och förtroendevalda regioner samt RF/SISU distriktsorganisation. Rapport av utredning presenteras till förbundsstyrelse, vid ledningsforum (regionsordförande, motsvarande) samt vid gymnastikforum 2017 (förtroendevalda och anställda regionalt och nationellt) Skrivelse (oktober, 2017) till regionstyrelser där dessa uppmanas inkomma med inspel/synpunkter inom ramen för förbundsstyrelsens beredning. Ledningsforum 26/1, 2018 med fokus på organisationsfrågan kring förbundsstyrelsens beredning inför förbundsmötet 2018. Förbundsstyrelsens analys och bearbetning avseende rapport till förbundsmötet 2018. Förbundsstyrelsens slutsatser och förslag till utvecklingsområden Förbundsstyrelsen kan genom utredningsarbetet och processen avseende organiseringen konstatera att Gymnastikförbundet i många avseenden, genom dess nuvarande 4
organisering, lever upp till att utgöra ändamålsenlig organisation i förhållande till de mål och uppdrag som finns formulerade. Förbundsstyrelsen avser därför inte att ändra strukturen som idag utgörs av nio juridiska personer, en nationell och åtta regionala. Denna slutsats stödjs också av utredningen (rapport organisationsutredning, Gymnastikförbundet/Hagman Partner AB, 2017) Förbundsstyrelsens ambition har varit och handlar framåtriktat om att stärka förmågan och ambitionen att arbeta som ett förbund där stöd och service till föreningarna bör vara fortsatt vägledande. Med stöd av det som framkommit i utredningen samt efter förbundsstyrelsens analys och bearbetning har sex områden identifierats. Flera av dem införs helt eller delvis redan under innevarande verksamhetsår (2018) och kommer att finnas med i verksamhetsinriktningen under perioden 2019 2020. Förbundsstyrelsen ser att dessa insatser under kommande år förstärker idén och ambitionen om en ständigt förbättrad organisations- och verksamhetsutveckling. 1. Ledarförsörjning 2. Anläggningsfrågan 3. Det regionala uppdraget 4. Digital omställning 5. Samarbetet med RF/SISU-DF 6. Arbetsgivaransvar Utvecklingsområde 1 - Ledarförsörjning Ledarförsörjningen är enligt organisationsutredningen den viktigaste aspekten att beakta i ett fortsatt förbättringsarbete. Förbundsstyrelsens förhållningssätt kring ledarförsörjning är att Gymnastikförbundet som organisation kan stödja inom detta område, inte förväntas lösa. Förbundsstyrelsen anser att Gymnastikförbundet bäst möter denna utmaning genom att erbjuda ett attraktivt och väl fungerande utbildningsystem, där också den lokala/regionala närhetsprincipen fortsatt säkerställs. Förbundsstyrelsen ser fortsatt att kanalisera utbildning genom regioner, samt att införandet av ett nytt utbildningssystem, byggt på ökad flexibilitet också är den huvudsakliga fortsatta vägen framåt kring ledarförsörjningsfrågan. Detta kompletteras naturligtvis med att Gymnastikförbundet fortsatt både på regionala och nationella nivåer erbjuder attraktiva mötesplatser, gymnastikforum och föreningsträffar på regional nivå, där ledarfrågan är ett givet inslag på agendan. Att införa den nya utbildningsplattformen påbörjas 2018 och finns formulerat som förslag till fokusområde avseende verksamhetsinriktningen 2019 2020. Utvecklingsområde 2 Anläggningsfrågan Fortsatt nationell samordning genom att ta fram relevant stödmaterial till regioner och föreningar kring hall och anläggningsfrågor samt att genomföra kompetens, utbildnings, och 5
stödinsatser. Förbundsstyrelsen avser också att pröva idén om, och inom ramen för att se över och konkretisera regioners uppdrag, att ge regionstyrelser ett utökat ansvar för anläggningsfrågan. Utvecklingsområdet relaterar till förslag i verksamhetsinriktningen 2019-2020 om fokusområdet gällande anpassade och utvecklade fysiska miljöer för all verksamhet inom Svensk Gymnastik. Utvecklingsområde 3 Det regionala uppdraget En reviderad/utarbetad regional uppdragsbeskrivning i relation/förhållande till det nationella uppdraget ska införas i Gymnastikförbundets styrdokument. Uppdraget är ett konkret svar på organisationsutredningen slutsats där det lyfts fram en osäkerhet kring regioners roll och uppdrag, men också för att balansera den olikhet hur och på vilket sätt regioner arbetar. När förutsättningar finns och där regionförbund själva bedömer att resurser och vilja finns, så kan det regionala uppdraget utökas till att också omfatta området verksamhetsutveckling, exempelvis som inspirationsdagar, samverkansprojekt eller att specifika frågor drivs. Förbundsstyrelsen vill framhålla att denna uppdragsbeskrivning både är en nödvändighet och en förutsättning för fördelning av framtida ekonomiska och personella resurser. Förbundsstyrelsen utesluter alltså därmed inte framtida förändringar i förhållandet till dagens resursfördelning mellan nationell och regional nivå. Men uppdragsbeskrivningen behöver tydligt svara på frågan på vad som skall göras, varför det ska genomföras och först därefter vem som skall utföra. Utvecklingsområde 4 Digital omställning Fortsatt arbete för förenklad administration och digitalisering, vilket blir ett fokus/insatsområde för åren 2019-2020 och som också är en del av införandet av den nya utbildningsplattformen är centralt. Utveckling av och investeringar kring medlemshantering och IdrottOnline bedöms också som nödvändig. Den digitala utvecklingen bedöms påverka Gymnastikförbundets organisation och verksamhetsutveckling i olika led. Utvecklingsområdet relaterar till förslag i verksamhetsinriktningen 2019-2020 om fokusområdet gällande förenklad och förbättrad administration, vilket inkluderar att säkerställa ändamålsenliga digitala system. Utvecklingsområde 5 Samarbete med RF-SISU-DF Förbundsstyrelsen anser att Svensk Gymnastik bör vara både modiga och effektiva när det kommer till området organisering. Modiga genom att vi vågar se idrottens gemensamma strukturer som en förlängning av vår egen organisation. Effektiva genom att vi på bästa 6
möjliga sätt arbetar för att använda de gemensamma resurser som finns. Därför ser förbundsstyrelsen positivt på att genomföra förstärkta insatser för att utveckla samverkan och samarbetet med Riksidrottsförbundets/SISU distriktsorganisation (SISU-DF). Detta är ett arbete som kommer att inledas 2018. Med denna åtgärd anser förbundsstyrelsen att gymnastiken i samarbete mellan regioner (SDF) och SISU-DF, också verkar för att säkerställa närhetsprincipen, något som organisationsutredningen också betonar. Utvecklingsområde 6 Arbetsgivaransvar Arbetsgivaransvaret ses inte som en direkt strategisk insats, men förbundsstyrelsen vill ändå vara transparent med att det både i utredningen och i de efterföljande diskussionerna framkommit att området kan ha betydelse ur ett organisatoriskt perspektiv. Inte minst som ett svar till motionerna (2016) som anger att medarbetare skall ses som en resurs. Arbetsgivaransvaret är både omfattande och komplext och därför ska regionförbund erbjudas stöd inom arbetsgivarfrågan, antingen genom att arbetsgivarfrågan flyttas till nationell nivå (frivilligt) och/eller med kompetenshöjande insatser primärt i relation till regionstyrelser. Avslutningsvis Utvecklingen inom Svensk Gymnastik är unik, något som bekräftas av medlemstillväxten och den ökande aktivitetsnivån (Svensk Gymnastik i siffror, respektive Centrum Idrottsforsknings årliga utvärderingar). Gymnastikförbundet har en väl fungerande organisation, men den kan och ska utvecklas och förbättras ytterligare. Mot denna bakgrund kommer förbundsstyrelsen säkerställa ett systematiskt och kontinuerligt förbättringsarbete. Det ideella engagemanget är fundamentalt viktigt för den fortsatta utvecklingskraften. Det Gymnastikförbundet kan åstadkomma är att fortsatt arbeta för att skapa bästa möjliga förutsättningar för det ideella engagemanget. Detta är något som görs tillsammans. Med denna rapport inkluderat de föreslagna insatserna anser förbundsstyrelsen att frågan från föregående förbundsmöte anses vara besvarad. Förbundsstyrelsen föreslår förbundsmötet att godkänna rapporten. 7