Kallelse 1 (3) Beslutande organ Datum Diarienummer Kommunstyrelsen 2018-03-23 KS 2018.132 Ledamöter och ersättare kallas Tid Onsdag, 2018-03-28, kl. 08.30 Plats Nils/Holger, kommunhuset i Skurup Mötet är stängt för allmänheten. Föredragningslista Nr Ärende Diarienummer 1. Justering/Övrigt/Ledamots möjlighet att väcka fråga Föreläggande med förbud och vite enligt lagen om skydd mot olyckor, ärende 2018-000079 2. Rapport från utskotten 3. Rapport från förvaltningarna 4. Information från delegater från Sydvatten AB 5. Tillköp av trafik för trafikåret 2019 6. Statusrapport - Allaktivitetshus för pensionärer 7. Tillsynsplan avseende alkoholservering, folköl- och tobaksförsäljning samt kontroll av vissa receptfria läkemedel i Skurups kommun 2018 8. Svar på intresseanmälan för markköp av Almaröd 4:15 9. Svar på önskemål om köp av fastigheten Almaröd 4:15 i Skurup 10. Svar på revisorernas granskning av ärendehantering vid anskaffning av entreprenad 11. Förslag till svar på medborgarförslag om att förbjuda fyrverkeriförsäljning och ha ett organiserat event på nyårsnatten 12. Förslag till svar på motion från Niklas Sjöberg (-) om kommunens skötsel av sina grönområden och gatuanläggningar KS 2018.333 KS 2017.467 KS 2018.251 KS 2017.241 KS 2016.867 KS 2018.155 KS 2017.131 KS 2017.785 Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 1 of 407
Kallelse 2 (3) Beslutande organ Datum Diarienummer Kommunstyrelsen 2018-03-23 KS 2018.132 Nr Ärende Diarienummer 13. Förslag till svar på initiativärende från Niklas Sjöberg (-) om nya förskolor KS 2017.1123 14. Svar på revisorernas granskning av hemtjänsten KS 2018.154 15. Informationshanteringsplan för Individ- och omsorgsförvaltningen 16. Verksamhetsberättelse för hälso- och sjukvården i Skurups kommun 2017 17. Förslag till svar på initiativärende från Lars Nyström (SD) om utökad information om Skurups kommuns försörjningsstöd 18. Yttrande över förslag till svar på medborgarförslag om forum för samtal mellan ungdomar och seniorer 19. Yttrande över förslag till svar på medborgarförslag om att låta ensamkommande flyktingbarn få stanna i kommunen även då de fyllt 18 år 20. Yttrande över förslag till svar på motion från Eva Hallmer Lindahl ( L ) m fl angående bredband i gruppboenden och andra typer av boenden i kommunal regi 21. Rekrytering av förvaltningschef för skol- och utbildningsförvaltningen 22. Svar på remiss av promemorian Genomförande av 2017 års ändringsdirektiv till EU:s vapendirektiv (Ds 2018:1) 23. Svar på remiss av ny Klimat- och energistrategi för Skåne, dnr 420-35247-2017 24. Beslut om tilläggsavtal om civilt försvar - samverkan med Trelleborgs kommun KS 2017.677 KS 2018.122 KS 2017.1100 KS 2017.869 KS 2017.373 KS 2015.898 KS 2018.142 KS 2018.331 KS 2015.413 25. Smart Little Village 2019 KS 2018.226 26. Budgetuppföljning per 2018-02-28 KS 2018.247 27. Årsredovisning 2017 för Skurups kommun inklusive koncernen 28. Förslag till överföring av medel för ej slutförda investeringsprojekt från 2017 till 2018 29. Förslag till stämmodirektiv Skurups Kommunhus AB Kompletteras senare 30. Förslag till ändring av aktieägaravtal, ägardirektiv och bolagsordning för Kommunassurans Syd Försäkrings AB KS 2018.183 KS 2018.311 KS 2018.184 KS 2018.240 Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 2 of 407
Kallelse 3 (3) Beslutande organ Datum Diarienummer Kommunstyrelsen 2018-03-23 KS 2018.132 Nr Ärende Diarienummer 31. Förslag till avskrivning av motion från Björn Hortevall (M) om att Skurups kommun utfärdar uthyrningsgarantier 32. Förslag till svar på motion från Niklas Sjöberg (-) om att den omfattande integrationsverksamheten måste budgeteras 33. Förslag till svar på motion från Arne Nilsson (SD) om otryggheten i vårt samhälle 34. Förslag till svar på motion från Jörgen Sjöslätt (C) m fl om att genomföra utbildningar i huskurage 35. Förslag till reglemente för Skurups kommuns stiftelseförvaltning 36. Förslag till uppföljning och analysering av fullmäktigeberedningarna 37. Förslag till upprättande av arbetsordning för barn- och ungdomsfullmäktige 38. Yttrande över förslag till svar på motion från Niklas Sjöberg (-) om att införa tillväxtpris i Skurups Kommun KS 2016.544 KS 2017.649 KS 2017.1101 KS 2017.915 KS 2018.36 KS 2017.1139 KS 2018.353 KS 2017.907 39. Anmälan av protokoll från bolag och utskott KS 2018.33 40. Anmälningsärenden från samtliga förvaltningar KS 2018.34 41. Anmälan av delegationsbeslut från samtliga förvaltningar KS 2018.35 Magnus Alm Ordförande Annika Jansson Sekreterare 0411-53 60 03 direkt Annika.Jansson@skurup.se Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 3 of 407
Protokollsutdrag 1 (1) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsen 2017-11-17 KS 2017.829 KS 346 Dnr KS 2017.467 Fråga om status för ärende om allaktivitetshus för pensionärerna Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beslutar att remittera ärendet till kommunstyrelsens arbetsutskott för att ta fram underlag för status om kommunfullmäktiges beslut om Pensionärernas hus. Ärendebeskrivning Kent Olsson (-) efterlyser ärendet om allaktivitetshus för pensionärer s k pensionärernas hus. Vad är statusen för ärendet? Förslag till beslut under sammanträdet Johan Bolinder (M) yrkar att ärendet remitteras till kommunstyrelsens arbetsutskott för att ta fram underlag för status om kommunfullmäktiges beslut om Pensionärernas hus. Justerandes signatur Page 4 of 407
Tjänsteskrivelse 1 (2) Förvaltning Datum Diarienummer Serviceförvaltningen 2018-01-31 KS 2017.467 Kommunstyrelsen Allaktivitetshus för pensionärer - statutsrapport Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige biföll 2017-01-30 medborgarförslaget (KS 2015.791) om att anlägga ett aktivitetshus för pensionärer. Kommunstyrelsen fick i uppdrag att ta fram en kostnadsberäkning, vilken senare remitterats till serviceförvaltningen. Resultat av utredningen har efterfrågats av kommunstyrelsen 2017-11-17. Följande statusrapport lämnas. Någon kostnadsberäkning har ännu inte genomförts. Serviceförvaltningen arbetar med frågan integrerat med de skrivningar om kulturhus/kulturkvarter som finns i Vision 2030. Förvaltningen ser i visionens skrivningar en integrerad plats för pensionärer, ungdomar, föreningsliv och kulturaktiviteter. I samband med Nya Skolans invigning kommer större förändringar i nyttjandet av olika byggnader ägda av kommunen eller SKAB att ske. Serviceförvaltningen ser en möjlighet att i anslutning till området runt Rutger- och McLeanskolorna åstadkomma ett Kulturhus i egna lokaler, där även begreppet Allaktivitetshus för pensionärer skulle kunna inrymmas. Skulle denna tanke göras till verklighet är förvaltningens förslag att även Gummifabriken flyttar till området. Gummifabriken är idag, förutom en fritidsgård, ett allaktivitetshus för alla åldrar, där många pensionärer t ex tränar på gym. En utemiljö innehållande aktivitetsytor för alla åldrar skulle kunna åstadkommas i området. T ex skulle boule- och skateanläggning kunna anläggas här. Samtidigt har Individ- och omsorgsförvaltningen arbetat fram förslag till om/utbyggnad av lokalerna för den öppna verksamheten för äldre på Kristallen. Även här skulle begreppet Allaktivitetshus för pensionärer kunna inrymmas. I samband med arbete med en kommunövergripande lokalförsörjningsplan har serviceförvaltningen lyft Allaktivitetshus för pensionärer som ett lokalbehov förvaltningen har. Tanken med lokalförsörjningsarbetet är att bättre nyttja det fastighetsbestånd kommunkoncernen äger, och att skapa synergier mellan olika verksamheter genom lokalisering tillsammans. Skolområdet är ett typexempel på potential i detta sammanhang. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 5 of 407
Tjänsteskrivelse 2 (2) Förvaltning Datum Diarienummer Serviceförvaltningen 2018-01-31 KS 2017.467 Laglighet Inget att anmärka. Perspektiv 1. Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja eller Nej Kommentar: Om olika målgrupper och åldrar integreras på samma plats kan positiva effekter uppstå genom kontakt över generationerna. 2. Innebär beslutet att barns och ungdomars sociala, ekonomiska och kulturella rättigheter beaktas? Ja eller Nej Kommentar: se ovan. 3. Innebär beslutet att barns och ungdomars rätt till en god hälsa beaktas? Ja eller Nej Kommentar: 4. Har barn och ungdomar fått möjlighet att uttrycka sin mening? Ja eller Nej Kommentar: 5. Har särskild hänsyn tagits till fysiskt och psykiskt handikappade barns och ungdomars behov? Ja eller Nej Kommentar: Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2018-01-31. Serviceförvaltningen staben Eva-Marie Engström Förvaltningschef Beslutet skickas till: Serviceförvaltningen. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 6 of 407
Tjänsteskrivelse 1 (2) Förvaltning Datum Diarienummer Myndighetsenheten för miljö och byggnad 2018-03-05 KS 2018.251 Kommunstyrelsens arbetsutskott Tillsynsplan avseende alkoholservering, folköl- och tobaksförsäljning samt kontroll av vissa receptfria läkemedel i Skurups kommun 2018 Myndighetens förslag till beslut Myndighetsenheten för miljö och byggnad föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott att fastställa tillsynsplanen för alkoholservering, folköl/tobaksförsäljning samt kontroll av vissa receptfria läkemedel i Skurups kommun 2018 Sammanfattning av ärendet Kommunen ska enligt 9 kap. 2 3 st alkohollagen (2010:1622) upprätta en tillsynsplan som ska ges in till Länsstyrelsen. Myndighetsenheten för miljö och byggnad har tagit fram en tillsynsplan för alkoholservering, folköl- & tobaksförsäljning samt kontroll av vissa receptfria läkemedel i Skurups kommun 2018 för fastställande av kommunstyrelsens arbetsutskott. Laglighet och kommunens regler och/eller mål 9 kap. 2 3 st alkohollagen (2010:1622) Perspektiv Checklista enligt FN s barnkonvention Inte tillämpligt i detta ärende. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2018-03-05 Tillsynsplan avseende alkoholservering, folköl- och tobaksförsäljning samt kontroll av vissa receptfria läkemedel i Skurups kommun 2018. Myndighetsenheten för miljö och bygg Fredrik Bengtsson Enhetschef Ingela Engblom Alkoholhandläggare Beslutet skickas till: Ingela Engblom, alkoholhandläggare Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 7 of 407
Tjänsteskrivelse 2 (2) Förvaltning Datum Diarienummer Myndighetsenheten för miljö och byggnad 2018-03-05 KS 2018.251 Länsstyrelsen: skane@lansstyrelsen.se Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 8 of 407
Styrdokument 1 (5) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Alkoholhandläggare 2018-02-23 KS 2018.251 Tillsynsplan avseende alkoholservering, folköl- och tobaksförsäljning samt kontroll av vissa receptfria läkemedel i Skurups kommun 2018 Innehåll Tillsynsplan avseende alkoholservering, folköl- och tobaksförsäljning samt kontroll av vissa receptfria läkemedel i Skurups kommun 2018...1 Tillsyn av serveringstillstånd...2 Den förebyggande tillsynen ska ske genom:...2 Inre tillsyn...3 Yttre tillsyn...3 Tillsynsfrekvens...3 Tillsyn av folköl...3 Förebyggande och inre tillsyn sker genom att:...4 Yttre tillsyn...4 Tillsyn av tobak...4 Förebyggande och inre tillsyn sker genom att:...4 Yttre tillsyn...5 Tillsyn av vissa receptfria läkemedel...5 Förebyggande och inre tillsyn sker genom att:...5 Yttre tillsyn...5 Page 9 of 407
Styrdokument 2 (5) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Alkoholhandläggare 2018-02-23 KS 2018.251 Kommunerna är enligt 9 kap 2 alkohollagen (2010:1622) skyldiga att upprätta en tillsynsplan som ska översändas till Länsstyrelsen. Tillsyn av serveringstillstånd Servering av starköl, vin, spritdrycker och andra jästa alkoholdrycker får endast ske av den som meddelats serveringstillstånd enligt alkohollagen (2010:1622). Servering får bara ske i sådan omfattning och under sådana former att måttfullhet iakttas och att störningar på grund av oordning och onykterhet på serveringsställena undviks. De förutsättningar som gäller för att erhålla serveringstillstånd skall vara uppfyllda även efter det att tillstånd meddelats. Kommunen skall enligt alkohollagen bedriva tillsyn över att alkohollagens bestämmelser följs. Om missförhållanden upptäcks kan kommunen meddela en innehavare av serveringstillstånd en erinran, eller i allvarligare fall eller vid upprepade överträdelser, en varning. Kommunen kan även under vissa förutsättningar återkalla ett serveringstillstånd. Handläggning av ansöknings- och anmälningsärenden samt tillsyn av serveringstillstånd och försäljning av folköl, tobak och vissa receptfria läkemedel utförs på uppdrag enligt delegation. Tillsynen avser såväl tillståndshavare med stadigvarande serveringstillstånd som tillståndshavare som meddelats tillfälligt serveringstillstånd. Serveringstillstånd kan avse servering till allmänheten eller slutna sällskap. I Skurups kommun finns idag 20 permanenta serveringstillstånd. Tillsynen består av förebyggande, inre samt yttre tillsyn och samsyn. Den förebyggande tillsynen ska ske genom: ta fram och följa tillsynsplan för året information, utbildning och rådgivning till näringsidkare och serveringspersonal i samverkan med krögare, myndigheter och andra berörda. utbildning i Ansvarsfull alkoholservering (AAS) en viktig del. I Skurups kommun används konceptet Ansvarsfull alkoholservering Detta sker i samverkan med andra kommuner. Utbildningen har som syfte att verka preventivt mot alkoholrelaterat våld, samt förebygga och medvetandegöra om alkoholens skadeverkningar. Ambitionen är att hålla en utbildning om året. kontinuerlig utbildning av krögare och restaurangpersonal i den omfattning som ryms inom befintliga resurser att vara sakkunnig i alkohollagstiftningen och behärska myndighetsutövning, bland annat genom att medverka vid informationstillfällen och informera media information till blivande krögare samt uppdaterad hemsida Page 10 of 407
Styrdokument 3 (5) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Alkoholhandläggare 2018-02-23 KS 2018.251 Inre tillsyn Inre tillsyn är av administrativ karaktär som främst består av kontroll och uppföljning av tillståndshavarnas ekonomiska och personliga förhållanden. Det sker efter remissförfarande. Samverkan sker med andra myndigheter som t.ex. skatteverket, kronofogdemyndigheten eller polismyndigheten. Den innebär också kontroll av rapporter från andra myndigheter. Den inre tillsynen omfattar även granskning av den årliga, av restaurangägarna inlämnade, restaurangrapporten. Yttre tillsyn Med yttre tillsyn avses den tillsyn som sker på serveringsstället, vilket innebär kontroll av att alkoholserveringen sker i enlighet med tillståndet och alkohollagens bestämmelser. Tillsynen kan ske av kommunen enskilt eller genom så kallad samordnad tillsyn. Då sker tillsynen riktat och metodiskt med inriktning på riskanalyser genom samverkan med till exempel skatteverket, polismyndigheten eller miljö- och hälsoskydd. Yttre tillsyn kan delas in i rutinbesök, påkallade besök eller uppföljningsbesök och sker dagtid, kvälls- eller nattetid. Tillståndsmyndigheten har som målsättning att genomföra minst ett tillsynsbesök per tillståndshavare och år. Tillsynsfrekvens I Skurups kommun sker tillsyn fortlöpande under hela året med tyngdpunkt lagd under sommar och höst. Serveringsställen delas in i två nivåer. Beroende på nivå avgörs förekomsten av tillsyn. Nivå 1. Serveringsställen som ingår i nivå 1 är oftast renodlade matserveringar där maten är i fokus och omsättningen av alkohol är relativt låg. Målsättningen är att tillsyn ska ske en gång per år. Nivå 2. Serveringsställen som ingår i nivå 2 har en högre alkoholförsäljning och har ofta ett nöjesutbud som är återkommande eller förekommer tillfälligt eller under perioder. I denna nivå ligger också serveringställen med företrädelsevis yngre publik. Målsättningen är att tillsyn ska ske en till två gånger per år. Utöver ordinarie tillsynsbesök ska uppföljande besök göras om brister konstaterats. Uppgifter från andra myndigheter, så som polisrapporter där olägenheter noterats medför också extra tillsynsbesök. Samordnad tillsyn sker minst en gång per år på utvalda serveringsställen. Tillsyn av folköl Den som bedriver detaljhandel eller servering av folköl är skyldig att anmäla detta till kommunen. Ett register över anmälda försäljare hålls av tillståndsmyndigheten. De som anmält till kommunen att de bedriver detaljhandel eller servering av folköl skall själva utöva egenkontroll över sin försäljning och ansvara för att det finns ett egenkontrollprogram. Ett sådant Page 11 of 407
Styrdokument 4 (5) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Alkoholhandläggare 2018-02-23 KS 2018.251 egenkontrollprogram är utövarens egen policy över att försäljningen bedrivs i enlighet med alkohollagens bestämmelser. Vid försäljning av folköl måste det också finnas matvaror till försäljning. Matvaror, eller då det är fråga om matservering, får endast säljas i en enligt livsmedelslagen godkänd livsmedelslokal. Förebyggande och inre tillsyn sker genom att: hålla och uppdatera register över försäljningsställen säkerställa att grundvillkoren för försäljning uppfylls lämna kontinuerlig information till berörda näringsidkare om gällande lagstiftning och vikten av egenkontrollprogram. samverka med andra myndigheter, t ex polis i frågor om tillsyn av folkölsförsäljning. dokumentera rutiner och tillsynsarbete Yttre tillsyn Målsättningen är att genomföra minst ett tillsynsbesök per försäljningsställe och år. Då kontrolleras att försäljningen sker i enlighet med alkohollagen. Tillsyn av tobak Den som bedriver detaljhandel med tobaksvaror skall anmäla detta till kommunen. Ett register över anmälda försäljare hålls av tillståndsmyndigheten. Kommunen utövar tillsyn enligt tobakslagen (1993:581). Den som anmält att de bedriver detaljhandel med tobaksvaror skall utöva egenkontroll enligt tobakslagen. En sådan kontroll skall dokumenteras i ett egenkontrollprogram som skickas till kommunen. Ett sådant egenkontrollprogram är utövarens egen policy över att försäljningen bedrivs i enlighet med tobakslagens bestämmelser. Något krav på godkänd livsmedelslokal eller utbud av matvaror finns inte vid tobaksförsäljning. Förebyggande och inre tillsyn sker genom att: hålla och uppdatera register över försäljningsställen säkerställa att grundvillkoren för försäljning uppfylls lämna kontinuerlig information till berörda näringsidkare om gällande lagstiftning och vikten av egenkontrollprogram, t e x genom informationsbrev och uppdaterad hemsida samverka med andra myndigheter i frågor om tillsyn av tobaksförsäljning samt dokumentera rutiner och tillsynsarbete Page 12 of 407
Styrdokument 5 (5) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Alkoholhandläggare 2018-02-23 KS 2018.251 Yttre tillsyn Målsättningen är att genomföra minst ett tillsynsbesök per försäljningsställe och år. Då kontrolleras att försäljningen sker i enlighet med tobakslagen. Tillsyn av vissa receptfria läkemedel Från 1 november 2009 gäller enligt lag (2009:730) om handel med vissa receptfria läkemedel att vissa läkemedel får säljas i detaljhandeln. Läkemedel för egenvård görs därmed mera tillgängliga för allmänheten. Läkemedelsverket är den myndighet som har central tillsyn över efterlevnaden av lagen men det är regionen som har den direkta uppgiften att kontrollera försäljningsställena och därmed en skyldighet att rapportera brister i hanteringen. Näringsidkaren är precis som vid försäljning av folköl och tobak skyldig att utöva särskild kontroll, så kallad egenkontroll, över detaljhandeln och hanteringen i övrigt av läkemedel och se till att det finns ett för verksamheten upprättat egenkontroll-program. Vidare skall verksamheten bedrivas i en lämplig lokal och läkemedlen skall tillhandahållas på lämpligt sätt. Förebyggande och inre tillsyn sker genom att: hålla och uppdatera register över försäljningsställen lämna kontinuerlig information till berörda näringsidkare om gällande lagstiftning och vikten av egenkontrollprogram, t e x genom informationsbrev och uppdaterad hemsida Yttre tillsyn Myndighetsenhetens målsättning är att genomföra minst ett tillsynsbesök per försäljningsställe och år. Då kontrolleras att försäljningen sker i enlighet med lagen om handel med vissa receptfria läkemedel (2009:730). Page 13 of 407
Tjänsteskrivelse 1 (3) Förvaltning Datum Diarienummer Serviceförvaltningen 2018-02-23 KS 2017.241 Kommunstyrelsen Intresseanmälan för markköp av Almaröd 4:15 Förvaltningens förslag till beslut Serviceförvaltningen föreslår att kommunen behåller fastigheten Almaröd 4:15 i sin ägo. Sammanfattning av ärendet En förfrågan om att få köpa en del av fastigheten Almaröd 4:15 har inkommit. Ägaren till intilliggande fastighet önskar bredda sin trädgård som idag är smal i den södra delen. Marken som önskas köpas är idag utarrenderad till en lantbrukare (ej samma person som skickat in intresseanmälan av att köpa marken). Kommunstyrelsen gav 2017-03-08 Serviceförvaltningen i uppdrag att utreda ägarförhållandena och förutsättningarna för att sälja fastigheten Almaröd 4:15. Laglighet Skurups kommun är registrerade som lagfarna ägare för Almaröd 4:15 sedan kommunsammanslagningen med Skivarp år 1971. Ursprungligen är fastigheten testamenterad till Skivarps kommun år 1899 med förbehållet att utdelningen i första hand ska delas ut till nyfödda behövande barn i Skivarp. På grund av testamentet är Anna Bengtssons stiftelse bildad, där avkastningen från fastigheten placeras. Anna Bengtssons stiftelse förvaltas i sin tur av kommunstyrelsen. I lagfartsakten finns ett överlåtelseförbud enligt testamentet noterat, som innebär att fastigheten, eller del därav, inte får säljas. Avstyckning eller överföring av marken kommer därmed inte att beviljas av Lantmäteriet, och därav kan del av fastigheten inte säljas. Det finns en laglig möjlighet att ändra stiftelsens stadgar. Man ansöker då hos Kammarkollegiet om s.k. permutation. För att få permutation krävs att det har inträffat sådana ändrade förhållanden att föreskriften för stiftelsen inte längre kan följas eller har blivit uppenbart onyttig eller har blivit uppenbart stridande mot stiftarens avsikter. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 14 of 407
Tjänsteskrivelse 2 (3) Förvaltning Datum Diarienummer Serviceförvaltningen 2018-02-23 KS 2017.241 Överväganden Serviceförvaltningens övervägande leder till att sådana ändrade förhållanden som krävs för att permutation ska beviljas inte har inträtt genom att en närboende till fastigheten Almaröd 4:15 vill förvärva del av fastigheten för att utöka sin egen tomt. Röd markering visar ungefärlig areal som önskas köpas av grannfastigheten Skivarp 16:38. Röd markering visar ungefärlig areal som önskas köpas av grannfastigheten Skivarp 16:38. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 15 of 407
Tjänsteskrivelse 3 (3) Förvaltning Datum Diarienummer Serviceförvaltningen 2018-02-23 KS 2017.241 Perspektiv Checklista enligt FN s barnkonvention 1. Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja Kommentar: Markens avkastning går till stiftelse som ska dela ut medel till behövande barn 2. Innebär beslutet att barns och ungdomars sociala, ekonomiska och kulturella rättigheter beaktas? Ja 3. Innebär beslutet att barns och ungdomars rätt till en god hälsa beaktas? Ja 4. Har barn och ungdomar fått möjlighet att uttrycka sin mening? Nej 5. Har särskild hänsyn tagits till fysiskt och psykiskt handikappade barns och ungdomars behov? Nej Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2018-02-06. Anna Bengtssons stiftelse stadgar och testamente. Intresseanmälan daterad 2016-09-16. Serviceförvaltningen Eva-Marie Engström Förvaltningschef Per Andersson Exploateringsingenjör Beslutet skickas till: Serviceförvaltningen. Eva-Marie Engström, förvaltningschef. Per Andersson, exploateringsingenjör. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 16 of 407
Page 17 of 407
Page 18 of 407
Protokollsutdrag 1 (1) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsen 2017-03-08 KS 2017.149 KS 75 Dnr KS 2017.241 Fråga om försäljning av del av fastigheten Skurup - Almaröd 4:15 Kommunstyrelsens beslut Serviceförvaltningen får i uppdrag att utreda ägarförhållandena och förutsättningarna för att sälja fastigheten Almaröd 14:5. Ärendebeskrivning Jennie Luthander, planarkitekt, informerar om att det finns intressenter som vill köpa delar av Almaröd 4:15. Se ärenden KS 2016.867 och KS 2017.241 samt ytterligare en del. Vid kommunstyrelsens sammanträde 2017-03-08 framkommer att det kan finnas gåvobrev eller liknande som hindrar kommunen från att sälja marken. Beslutet skickas till: Eva-Marie Engström, förvaltningschef. Jennie Luthander, planarkitekt. Henrik Lundblad, näringslivsstrateg. Justerandes signatur Page 19 of 407
Tjänsteskrivelse 1 (5) Förvaltning Datum Diarienummer Serviceförvaltningen 2018-02-23 KS 2016.867 Kommunstyrelsen Önskemål om köp av fastigheten Almaröd 4:15 i Skurup Förvaltningens förslag till beslut Serviceförvaltningen föreslår att kommunen behåller fastigheten Almaröd 4:15 i sin ägo. Sammanfattning av ärendet En förfrågan om att få köpa en del av fastigheten Almaröd 4:15 har inkommit från de nuvarande arrendatorerna av marken. Kommunstyrelsen gav 2017-03-08 Serviceförvaltningen i uppdrag att utreda ägarförhållandena och förutsättningarna för att sälja fastigheten Almaröd 4:15. Enligt uppgifter från Sven-Åke Malmström har området utnyttjats som skrotupplag, se bifogad skrivelse. Någon sanering av marken bedöms inte vara gjord. Laglighet Skurups kommun är registrerade som lagfarna ägare för Almaröd 4:15 sedan kommunsammanslagningen med Skivarp år 1971. Ursprungligen är fastigheten testamenterad till Skivarps kommun år 1899 med förbehållet att utdelningen i första hand ska delas ut till nyfödda behövande barn i Skivarp. På grund av testamentet är Anna Bengtssons stiftelse bildad, där avkastningen från fastigheten placeras. Anna Bengtssons stiftelse förvaltas i sin tur av kommunstyrelsen. I lagfartsakten finns ett överlåtelseförbud enligt testamentet noterat, som innebär att fastigheten, eller del därav, inte får säljas. Avstyckning eller överföring av marken kommer därmed inte att beviljas av Lantmäteriet, och därav kan del av fastigheten inte säljas. Det finns en laglig möjlighet att ändra stiftelsens stadgar. Man ansöker då hos Kammarkollegiet om s.k. permutation. För att få permutation krävs att det har inträffat sådana ändrade förhållanden att föreskriften för stiftelsen inte längre kan följas eller har blivit uppenbart onyttig eller har blivit uppenbart stridande mot stiftarens avsikter. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 20 of 407
Tjänsteskrivelse 2 (5) Förvaltning Datum Diarienummer Serviceförvaltningen 2018-02-23 KS 2016.867 Konsekvensanalys/Överväganden Serviceförvaltningens övervägande leder till att sådana ändrade förhållanden som krävs för att permutation ska beviljas inte har inträtt genom att en närboende till fastigheten Almaröd 4:15 vill förvärva del av fastigheten för att utöka sin egen tomt. Eftersom det aktuella området även verkar ha använts som skrotupplag anser Serviceförvaltningen att det bör göras en markteknisk undersökning och sanering av marken innan en eventuell försäljning av området genomförs. Perspektiv Checklista enligt FN s barnkonvention 1. Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja Kommentar: Markens avkastning går till stiftelse som ska dela ut medel till behövande barn 2. Innebär beslutet att barns och ungdomars sociala, ekonomiska och kulturella rättigheter beaktas? Ja 3. Innebär beslutet att barns och ungdomars rätt till en god hälsa beaktas? Ja 4. Har barn och ungdomar fått möjlighet att uttrycka sin mening? Nej 5. Har särskild hänsyn tagits till fysiskt och psykiskt handikappade barns och ungdomars behov? Nej Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2018-02-08. Anna Bengtssons stiftelse stadgar och testamente. Förfrågan daterad 2016-09-28. Serviceförvaltningen Eva-Marie Engström Förvaltningschef Per Andersson Exploateringsingenjör Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 21 of 407
Tjänsteskrivelse 3 (5) Förvaltning Datum Diarienummer Serviceförvaltningen 2018-02-23 KS 2016.867 Beslutet skickas till: Serviceförvaltningen. Frågeställaren. Eva-Marie Engström, förvaltningschef Per Andersson, exploateringsingenjör. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 22 of 407
Tjänsteskrivelse 4 (5) Förvaltning Datum Diarienummer Serviceförvaltningen 2018-02-23 KS 2016.867 Blå markering visar berörd del av fastigheten Almaröd 4:15. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 23 of 407
Tjänsteskrivelse 5 (5) Förvaltning Datum Diarienummer Serviceförvaltningen 2018-02-23 KS 2016.867 Blå markering visar berörd del av fastigheten Almaröd 4:15. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 24 of 407
Page 25 of 407
Page 26 of 407
Protokollsutdrag 1 (3) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 68 Dnr KS 2018.155 Svar på revisorernas granskning av ärendehantering vid anskaffning av entreprenad Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag: Kommunstyrelsen godkänner svaret och överlämnar det till revisorerna. Sammanfattning av ärendet De förtroendevalda revisorerna i Skurups kommun har gett EY i uppdrag att översiktligt granska ärendehanteringen kopplad till anskaffningen av leverantör för att åtgärda en uppkommen situation. Utifrån granskningsresultatet anför revisorerna följande rekommendation till kommunstyrelsen: 1) Rutiner för kommunikation mellan ansvariga beslutsfattare, berörd förvaltning och aktuellt bolag måste förtydligas. 2) Det bör vidare finnas en tydlig arbetsgång för hur klagomål vid pågående entreprenadarbeten ska hanteras och kommuniceras till berörda handläggare mm. 3) Om kommunala bolag ska avropa på avtal upphandlade av Skurups kommun måste avtalen vara upphandlade så att bolagen omfattas av upphandlingen. 4) Avslutningsvis vill vi uppmärksamma kommunstyrelsen och styrelserna för de kommunala bolagen att LOU sedan den 1 januari 2017 har förtydligat förutsättningarna för interna upphandlingar. Revisorerna önskar svar från kommunstyrelsen angående ovan nämnda rekommendationer, som också inkluderar en tidplan för genomförandet. Förslag till svar på ovan punkter; 1) Serviceförvaltningen har hösten 2017 anställt en person med befattningen fastighetsförvaltare/lokalsamordnare. I rollen ingår bl.a. att utgöra sakkunnig kontaktpunkt mellan Skurupshems drift- och underhållsorganisation och respektive hyresgäst/verksamhet. Beroende på om fastigheten ägs av kommunen direkt eller av SKAB kommer beslutsgången att se olika ut internt inom fastighetskoncernen. Tanken är dock att detta inte ska vara synligt för hyresgästen. En processkarta är under framtagande, med två ingångar för hyresgästen. Felanmälan: Går direkt till Skurupshem via webportal eller verksamhetsvaktmästare. Justerandes signatur Page 27 of 407
Protokollsutdrag 2 (3) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 68 Dnr KS 2018.155 Anpassning, förbättring osv: Lokalsamordnare kontaktas. Skurupshem, SKAB och serviceförvaltningen har därutöver infört löpande driftmöten varannan vecka, vilka också protokollförs av Fastighetsförvaltare/lokalsamordnare. 2) Så som serviceförvaltningen förstår rekommendationen, så avses problematiken med att en hyresgäst/verksamhetsföreträdare har synpunkter under en pågående entreprenad, likt den granskade situationen vid Mariaskolan. Med den processkarta som nu införs ska ordningen vara den att hyresgästen/verksamheten kontaktar förvaltare/ lokalsamordnare, som hanterar frågan vidare internt inom fastighetskoncernen. Information till hyresgäster/verksamheter om processkartan pågår för närvarande, genom bl. a. besök i förvaltningarnas ledningsgrupper. 3) Skurups kommunhus AB antog 2016-11-15 riktlinjer för upphandling. Riktlinjerna anger särskilt följande; Koncernen ska dra nytta av sin storlek som köpare och ramavtal upprättas inom de områden där det är lämpligt. Upphandlingar ska samordnas inom koncernen så att de behov som finns av en särskild vara eller tjänst inom olika delar av koncernen ska upphandlas gemensamt. Den kompetens och de resurser som finns om upphandlingsföremålet ska utnyttjas genom nära samverkan mellan upphandlare och verksamhet. Bolagen ska följa ingångna avtal. Bolagen ansvarar för att berörd personal har den kompetens som krävs för att upphandla, avropa på ramavtal samt att göra inköp. Sedermera föreligger rutin att kommunala bolagen tillfrågas via Skurups kommuns upphandlingsfunktion kring deltagande i gemensamma upphandlingar. Skurups kommuns upphandlingsfunktion samordnar upphandlingar med andra kommuner, bolag eller andra organ när detta bedöms som lämpligt. På samma sätt föreligger det omvända förfarandet att dotterbolagen tillfrågar kommunen och de övriga koncernbolagen om deltagande i upphandling som de avser genomföra. För att kunna avropa på ramavtal måste den juridiska personen direkt vara inskriven som avropsberättigad eller direkt tecknat avtal med aktuell leverantör. Ovan är en förutsättning och villkor som alltid föreligger. Justerandes signatur Page 28 of 407
Protokollsutdrag 3 (3) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 68 Dnr KS 2018.155 4) Med anledning av ändrad formulering i lagen om offentlig upphandling (3 kap 11-18 ) kallade Skurups Kommunhus AB och Kommunstyrelsen berörda representanter från koncernbolagen och kommunstyrelsen till utbildningsdag 2018-02-05. Utbildningen genomfördes av EY. Utbildningstillfället konstaterade att rättsläget är osäkert då det föreligger olika möjligheter till tolkning av lagtexten. Klargörande rättsfall/rättspraxis och prejudikat föreligger ännu inte. Den nya lagtexten trädde i kraft 2017-01-01. Beslutsunderlag Missiv Granskning ärendehantering vid anskaffning av entreprenad, 2018-01-25. Rapport ärendehantering vid anskaffning av entreprenad 2018-01-16 Justerandes signatur Page 29 of 407
Ärendehantering vid anskaffning av entreprenad (Ks 2018.155) Förslag till svar till revisorerna angående ärendehantering vid anskaffning av entreprenad (Ks 2018.155). Ärendebeskrivning De förtroendevalda revisorerna i Skurups kommun har gett EY i uppdrag att översiktligt granska ärendehanteringen kopplad till anskaffningen av leverantör för att åtgärda en uppkommen situation. Utifrån granskningsresultatet anför revisorerna följande rekommendation till kommunstyrelsen: 1) Rutiner för kommunikation mellan ansvariga beslutsfattare, berörd förvaltning och aktuellt bolag måste förtydligas. 2) Det bör vidare finnas en tydlig arbetsgång för hur klagomål vid pågående entreprenadarbeten ska hanteras och kommuniceras till berörda handläggare mm. 3) Om kommunala bolag ska avropa på avtal upphandlade av Skurups kommun måste avtalen vara upphandlade så att bolagen omfattas av upphandlingen. 4) Avslutningsvis vill vi uppmärksamma kommunstyrelsen och styrelserna för de kommunala bolagen att LOU sedan den 1 januari 2017 har förtydligat förutsättningarna för interna upphandlingar. Revisorerna önskar svar från kommunstyrelsen angående ovan nämnda rekommendationer, som också inkluderar en tidplan för genomförandet. Förslag till svar på ovan punkter; 1)Serviceförvaltningen har hösten 2017 anställt en person med befattningen fastighetsförvaltare/lokalsamordnare. I rollen ingår bl.a. att utgöra sakkunnig kontaktpunkt mellan Skurupshems drift- och underhållsorganisation och respektive hyresgäst/verksamhet. Beroende på om fastigheten ägs av kommunen direkt eller av SKAB kommer beslutsgången att se olika ut internt inom fastighetskoncernen. Tanken är dock att detta inte ska vara synligt för hyresgästen. En processkarta är under framtagande, med två ingångar för hyresgästen. Felanmälan: Går direkt till Skurupshem via webportal eller verksamhetsvaktmästare. Anpassning, förbättring osv: Lokalsamordnare kontaktas. Skurupshem, SKAB och serviceförvaltningen har därutöver infört löpande driftmöten varannan vecka, vilka också protokollförs av Fastighetsförvaltare/lokalsamordnare. Page 30 of 407
2)Så som serviceförvaltningen förstår rekommendationen, så avses problematiken med att en hyresgäst/verksamhetsföreträdare har synpunkter under en pågående entreprenad, likt den granskade situationen vid Mariaskolan. Med den processkarta som nu införs ska ordningen vara den att hyresgästen/verksamheten kontaktar förvaltare/ lokalsamordnare, som hanterar frågan vidare internt inom fastighetskoncernen. Information till hyresgäster/verksamheter om processkartan pågår för närvarande, genom bl. a. besök i förvaltningarnas ledningsgrupper. 3)Skurups kommunhus AB antog 2016-11-15 riktlinjer för upphandling. Riktlinjerna anger särskilt följande; Koncernen ska dra nytta av sin storlek som köpare och ramavtal upprättas inom de områden där det är lämpligt. Upphandlingar ska samordnas inom koncernen så att de behov som finns av en särskild vara eller tjänst inom olika delar av koncernen ska upphandlas gemensamt. Den kompetens och de resurser som finns om upphandlingsföremålet ska utnyttjas genom nära samverkan mellan upphandlare och verksamhet. Bolagen ska följa ingångna avtal. Bolagen ansvarar för att berörd personal har den kompetens som krävs för att upphandla, avropa på ramavtal samt att göra inköp. Sedermera föreligger rutin att kommunala bolagen tillfrågas via Skurups kommuns upphandlingsfunktion kring deltagande i gemensamma upphandlingar. Skurups kommuns upphandlingsfunktion samordnar upphandlingar med andra kommuner, bolag eller andra organ när detta bedöms som lämpligt. På samma sätt föreligger det omvända förfarandet att dotterbolagen tillfrågar kommunen och de övriga koncernbolagen om deltagande i upphandling som de avser genomföra. För att kunna avropa på ramavtal måste den juridiska personen direkt vara inskriven som avropsberättigad eller direkt tecknat avtal med aktuell leverantör. Ovan är en förutsättning och villkor som alltid föreligger. 4)Med anledning av ändrad formulering i lagen om offentlig upphandling (3 kap 11-18 ) kallade Skurups Kommunhus AB och Kommunstyrelsen berörda representanter från koncernbolagen och kommunstyrelsen till utbildningsdag 2018-02-05. Utbildningen genomfördes av EY. Utbildningstillfället konstaterade att rättsläget är osäkert då det föreligger olika möjligheter till tolkning av lagtexten. Klargörande rättsfall/rättspraxis och prejudikat föreligger ännu inte. Den nya lagtexten trädde i kraft 2017-01-01. Page 31 of 407
Q SKURUPS SKURUPS KOMMUN KOMMUN Revisorerna S 3U0it. ICC 2018-01-25 För svar senast den 25 april 2018 Kommunstyrelsen Skurups Kommunhus AB För kännedom: Kommunfullmäktige Skurupshem AB Skurups Kommunala AB Ärendehantering vid anskaffning av entreprenad De förtroendevalda revisorerna i Skurups kommun har gett EY i uppdrag att översiktligt granska ärendehanteringen kopplad till anskaffningen av leverantör för att åtgärda en uppkommen situation. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen att: Rutiner för kommunikation mellan ansvariga beslutsfattare, berörd förvaltning och aktuellt bolag måste förtydligas. Det bör vidare finnas en tydlig arbetsgång för hur klagomål vid pågående entreprenadarbeten ska hanteras och kommuniceras till berörda handläggare mm. Om kommunala bolag ska avropa på avtal upphandlade av Skurups kommun måste avtalen vara upphandlade så att bolagen omfattas av upphandlingen. Avslutningsvis vill vi uppmärksamma kommunstyrelsen och styrelserna för de kommunala bolagen att LOU sedan den 1 januari 2017 har förtydligat förutsättningarna för interna upphandlingar. Gjorda iakttagelser har sammanställts i bifogad promemoria. Revisorerna önskar svar från kommunstyrelsen angående ovan nämnda rekommendationer, som också inkluderar en tidplan för genomförandet. Svar önskas senast den 25 april 2018. På uppdrag av revisorerna i Skurups kommun Bertil Nordström Revisionens ordförande I ommy Göransson \ Revisiönens vice ordförande Page 32 of 407
EY Building a better working world Ärendehantering vid anskaffning av entreprenad Räkenskapsår Datum Till Från Angående 2017 16jan 2018 Förtroendevalda revisorer i Skurups kommun Malin Lundberg 1 Uppdrag De förtroendevalda revisorerna i Skurups kommun har gett EY i uppdrag att översiktligt granska ärendehanteringen kopplad till anskaffningen av leverantör för att åtgärda en uppkommen situation. Bakgrund I Skurups kommun finns det ett barn- och ungdomsfullmäktige (BUF), som är den högsta instansen inom ungdomsdemokratin i Skurups kommun. På ett sådant möte väcktes våren 2017 en fråga gällande marken runt paviljonger som hör till Mariaskolan. Marken som inte var hårdgjord blev ofta blöt och lerig och eleverna uppfattade det som besvärligt. 3 Ärendehantering Rektor på Mariaskolan och skol- och utbildningsförvaltningens förvaltningschef var medvetna om att frågan kring marken vid Mariaskolan hanterades på BUF. Ordförande i BUF är tillika ordförande i kommunfullmäktige. Efter BUF-mötet kom ordförande I BUF och kommundirektör överens om att problemen med lerig mark borde hanteras. Kommundirektören har förmedlat information vidare till berörda och ansvariga personer i sakfrågan för att de ska själv bedöma erforderlig åtgärder utifrån omständigheterna och vad som anses vara ändamålsenligt. Page 33 of 407 Medlem i Ernst & Young Global Limited
EY Building a better working world VD på Skurup Kommunala AB påtalar vid intervjun att arbetet enligt beställningen skulle genomföras omgående och vara färdigställt innan höstterminen startade. Beställning av uppdraget gjordes via Skurupshem AB till en entreprenad via ett av kommunens ramavtal. Skurup Kommunala AB har ingen egen anställd personal och alla inköp av tjänster görs via Skurupshem AB. Aktuellt avtal är mellan Skurups kommun och entreprenören och några kommunala bolag finns inte omnämnda i avtalet. När entreprenaden i början av juli kom till skolgården för att starta upp arbetet var ingen på skolan informerad om att arbetet skulle utföras. Den pågående pedagogiska verksamheten i paviljongerna gjorde att entreprenören inte kunde utföra arbetet. Skolpersonal var enligt VD för Skurupshem AB informerad att det skulle utföras arbete på skolområdet då det bl.a. skulle kopplas in VA till nya skolan. Veckan efter var verksamheten i paviljongerna avslutad men då uppstod en oenighet om vilket arbete som skulle utföras. Skolans bild av behovet och entreprenörens beställning stämde inte överens. Efter dialog mellan skolan och Skurup Kommunala AB sattes arbetet igång i början av augusti. Det fanns då en ritning som båda parter var överens om. Under arbetets gång påtalade skolans pedagoger att de inte var nöjda med hur arbetet fortskred och var oroliga för att resultatet skulle innebära en osäker miljö för eleverna. Problematiken kring uppdraget har enligt uppgifter inneburit ökade kostnader för kommunen. Skurupshem AB, som anlitat entreprenören, beräknar att det kommer innebära en kostnadsökning på ungefär 25 procent. Där ingår extra kostnader för att: arbetet fick anpassas, det genomfördes under termin när elever och pedagoger fanns på plats, och stilleståndskostnader. Kostnaden för arbetet blev cirka 450 000 kronor. Vi noterar slutligen att en hel del av arbetet genomfördes under semestertid. 4 Iakttagelser Vi konstaterar att det förekommer olika bilder av hur kommunikationen skett under genomförandet av arbetet. Kommunikationen mellan förvaltningen och beställarna har inte fungerat tillfredsställande eftersom situationen uppstår. Aktuellt ramavtal inkluderar de tjänster som avropats men avtalsparter är enbart kommunen och leverantörer, inte bolagen. Skurup Kommunala AB avropar kontinuerligt tjänster från Skurupshem AB. Ärendehantering vid anskaffning av entreprenad Page 34 of 407 2(3)
EY Building a better working world EYs slutsatser Rutiner för kommunikation mellan ansvariga beslutsfattare, berörd förvaltning och aktuellt bolag måste förtydligas. Det bör vidare finnas en tydlig arbetsgång för hur klagomål vid pågående entreprenadarbeten ska hanteras och kommuniceras till berörda handläggare mm. Om kommunala bolag ska avropa på avtal upphandlade av Skurups kommun måste avtalen vara upphandlade så att bolagen omfattas av upphandlingen. Avslutningsvis vill vi uppmärksamma kommunstyrelsen och styrelserna för de kommunala bolagen att LOU sedan den 1 januari 2017 har förtydligat förutsättningarna för interna upphandlingar. D.v.s. upphandlingar inom koncernen som är undantagna upphandlingar enligt LOU. Det s.k. verksamhetskriteriet ska vara uppfyllt för att undantaget ska kunna tillämpas. Vår bedömning är att kommunen bör utreda huruvida de kommunala bolagen uppfyller detta kriterium, fram för allt avser detta bostadsbolaget. 6 Intervjuade Jane Bergman, VD Skurups Kommunala AB Pierre Esbjörnsson, VD Skurupshem AB Mats Lundqvist, bitr. förvaltningschef Ärendehantering vid anskaffning av entreprenad Page 35 of 407 3(3)
Protokollsutdrag 1 (1) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 73 Dnr KS 2017.131 Förslag till svar på medborgarförslag om att förbjuda fyrverkeriförsäljning och ha ett organiserat event på nyårsnatten Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag: Medborgarförslaget avslås. Sammanfattning av ärendet Medborgarförslag med följande förslag: 1. Yrkar på att Skurup kommun förbjuder fyrverkeriförsäljning i kommunen för att visa att man är mån om att upprätthålla de regler man instiftat. 2. Yrkar på att man anordnar ett konto där befolkningen kan donera pengar för ett organiserat event på nyårsnatten, från lämpliga platser (för bästa synlighet och säkerhet). Förvaltningens slutsatser Rådande lagstiftning ger inte utrymme för ett införande av ett lokalt förbud av försäljning av fyrverkerier inom kommunen. Det tycks inte finnas något direkt lagligt hinder för att anordna ett bankkonto för medborgarfinansiering av ett organiserat nyårsevent, men ett sådant initiativ väcker frågor kring det praktiska genomförandet. Ett införande av det föreslagna initiativet riskerar att ge upphov till juridiska rävsaxar. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2018-01-22. Medborgarförslag daterat 2017-01-05. Förslag till beslut under sammanträdet Kommunfullmäktige 2017-02-27, 84: Medborgarförslaget remitteras till kommunstyrelsen. Beslutet skickas till: Förslagsställaren. Serviceförvaltningen. Justerandes signatur Page 36 of 407
Tjänsteskrivelse 1 (4) Förvaltning Datum Diarienummer Serviceförvaltningen 2018-01-22 KS 2017.131 Kommunstyrelsen Medborgarförslag om att förbjuda fyrverkeriförsäljning och ha ett organiserat event på nyårsnatten Ärendebeskrivning Medborgarförslag med följande förslag: 1. Yrkar på att Skurup kommun förbjuder fyrverkeriförsäljning i kommunen för att visa att man är mån om att upprätthålla de regler man instiftat. 2. Yrkar på att man anordnar ett konto där befolkningen kan donera pengar för ett organiserat event på nyårsnatten, från lämpliga platser (för bästa synlighet och säkerhet) Förvaltningens slutsatser Rådande lagstiftning ger inte utrymme för ett införande av ett lokalt förbud av försäljning av fyrverkerier inom kommunen. Det tycks inte finnas något direkt lagligt hinder för att anordna ett bankkonto för medborgarfinansiering av ett organiserat nyårsevent, men ett sådant initiativ väcker frågor kring det praktiska genomförandet. Ett införande av det föreslagna initiativet riskerar att ge upphov till juridiska rävsaxar. Laglighet Bestämmelser om hantering av pyrotekniska produkter återfinns huvudsakligen i Lag (2010:1011) om brandfarliga och explosiva varor, LBE, samt i 2 kap. 20 och 3 kap. 7 och 9 ordningslagen. Av 22 LBE framgår att det är Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) som ansvarar för marknadskontrollen över brandfarliga och explosiva varor. Det är således MSB som beslutar om vilka brandfarliga och explosiva produkter som får tillhandahållas på marknaden. Det finns inget stöd i rådande lagstiftning som talar för att kommunen har mandat att införa lokala förbud vad gäller försäljning av varor såsom fyrverkerier. Vad gäller kommunens rätt att instifta lokala föreskrifter som skulle innebära ett generellt förbud mot fyrverkerier framgår det av 3 kap. 9 ordningslagen att kommunen har rätt att utfärda närmre bestämmelser om användning av pyrotekniska produkter. Av Skurups lokala ordningsföreskrifter framgår i dagsläget att fyrverkerier eller andra pyrotekniska varor får användas på offentlig plats utan polismyndighetens tillstånd mellan kl. 18.00 och 02.00 på valborgsmässoafton, påskafton och nyårsafton samt att hänsyn ska tas till platsens belägenhet och övriga Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 37 of 407
Tjänsteskrivelse 2 (4) Förvaltning Datum Diarienummer Serviceförvaltningen 2018-01-22 KS 2017.131 omständigheter. Vid övriga tidpunkter krävs tillstånd av polismyndigheten. Syftet med att ge kommunerna rätt att instifta lokala bestämmelser är att kommunerna ska kunna införa krav på tillstånd eller förbud mot användning av pyrotekniska produkter inom vissa begränsade geografiska områden, exempelvis i närheten av sjukhus och innetorg m.m. Lokala föreskrifter om användandet av pyrotekniska varor får dock endast införas om det behövs för att förhindra att människors hälsa eller egendom skadas. Av 3 kap. 12 ordningslagen framgår även att föreskrifterna inte får lägga onödigt tvång på allmänheten eller annars göra obefogade inskränkningar i den enskildes frihet, varför ett totalförbud endast bör komma i fråga i undantagsfall och då inom ett mycket begränsat geografiskt område där ett särskilt behov föreligger. Ett antal kommuner har infört lokala föreskrifter som på ett eller annat sätt inneburit ett kommunövergripande totalförbud mot fyrverkerier. Dessa beslut har emellertid upphävts av Förvaltningsrätten med hänvisning till att de lokala föreskrifterna stred mot 3 kap. 12 ordningslagen. Vad gäller möjligheten till att öppna ett gemensamt bankkonto till vilket kommunens medborgare kan skänka pengar i syfte att finansiera ett gemensamt nyårsevent framgår det inte att det skulle finnas något direkt lagligt hinder. I praktiken kan emellertid ett sådant initiativ ge upphov till problematiska juridiska frågeställningar, vilket diskuteras vidare nedan. Sammanfattningsvis konstateras att det inte finns något stöd i rådande lagstiftning som talar för att kommunen har rätt att införa ett förbud av fyrverkeriförsäljning eller en liknande lokal föreskrift som skulle innebära ett kommunövergripande förbud mot fyrverkerier. Beträffande ett införande av ett gemensamt bankkonto i syfte att finansiera ett organiserat nyårsevent tycks det inte finnas några direkta lagliga hinder men ett införande kan ge upphov till problematik av juridisk karaktär. Ekonomi Medborgarförslaget föreslås vara självfinansierat varför förslaget, vid ett eventuellt bifall, inte beräknas belasta befintliga budgetramar. Konsekvensanalys/Överväganden Även om kommunen inte har mandat att förbjuda försäljningen av fyrverkerier inom kommunen kan ett gemensamt nyårsevent tänkas ge positiva effekter på fyrverkerianvändandet inom kommunen. Om kommunen anordnar ett gemensamt nyårsevent kan detta tänkas minska incitamenten för individer att själva införskaffa och använda fyrverkerier. På så sätt görs ingen inskränkning på det, för många, traditionsenliga firandet samtidigt som detta kan genomföras under mer kontrollerade Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 38 of 407
Tjänsteskrivelse 3 (4) Förvaltning Datum Diarienummer Serviceförvaltningen 2018-01-22 KS 2017.131 former vilket ses som positivt utifrån säkerhetssynpunkt. Dock väcker ett sådant initiativ frågor om vem ska ansvara för kontot, inköp, planering och genomförande av eventet. Det är just frågeställningar kring hur de ekonomiska medlen ska hanteras som försvårar ett praktiskt genomförande av förslaget. Rent formellt uppstår frågan kring vems pengarna är. Ett konto likt det som föreslås skulle kräva tydliga regleringar och riktlinjer för att bibehålla transparens i verksamheten och för att kunna bemöta ett eventuellt ifrågasättande från de som lämnat bidrag om de inte anser att kommunen sköter sin uppgift som de hade tänkt; det vill säga om kommunens motprestation inte motsvarar donatorernas förväntningar. Kommunerna är enligt regeringsformen bundna av objektivitetsprincipen som säger att kommunerna ska behandla alla lika inför lagen samt iaktta saklighet och opartiskhet i sin verksamhet. Ett gemensamt konto för donationer riskerar att komma i konflikt med objektivitetsprincipen i det fall att en invånare som donerat en större summa pengar förväntar sig en proportionell motprestation. Sammanfattningsvis konstateras att en individssponsrad kommunal verksamhet är problematisk utifrån ett demokratiperspektiv. Det bör finnas andra samhällsaktörer som är mer lämpade att hantera en insamling med ovannämnda ändamål, föreslagsvis fritidsföreningar, företagarföreningar eller liknande. Slutligen är det svårt att bedöma exakt hur stor inverkan ett initiativ som det ovan nämnda skulle ha på fyrverkerianvändandet inom kommunen och huruvida det skulle påverka problemet med fyrverkerianvändning bortom anvisade tider, vilket lyfts i medborgarförslaget. För att angripa det faktiska problemet som påtalas kan andra åtgärder behöva genomföras. Problematiken som lyfts i medborgarförslaget talar för att rådande rutiner vad gäller tillsyn och implementering av gällande bestämmelser kan behöva ses över. Perspektiv 1. Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja 2. Innebär beslutet att barns och ungdomars sociala, ekonomiska och kulturella rättigheter beaktas? Ja 3. Innebär beslutet att barns och ungdomars rätt till en god hälsa beaktas? Ja 4. Har barn och ungdomar fått möjlighet att uttrycka sin mening? Ja Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 39 of 407
Tjänsteskrivelse 4 (4) Förvaltning Datum Diarienummer Serviceförvaltningen 2018-01-22 KS 2017.131 5. Har särskild hänsyn tagits till fysiskt och psykiskt handikappade barns och ungdomars behov? Ja Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2018-01-22. Medborgarförslag daterat 2017-01-05. Serviceförvaltningen staben Eva-Marie Engström Förvaltningschef Alexandra Håkansson Schmidt Utredningssekreterare Beslutet skickas till: Förslagsställaren. Serviceförvaltningen. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 40 of 407
PuL MEDBORGARFÖRSLAG 2017-01-05 Till: Skurups Kommun SKUR; 17 Ärende: J3, Vi lever i en kommun där miljöarbetet är en viktig del. Och rimligen vill man från de styrandes håll att ordningsregler efterlevs. I samband med varje nyår så är det många invånare som fasar för vad som komma skall. Vi bortser för en stund om de faror som fyrverkeri för med sig och alla övriga negativa aspekter som just miljö, tillverkningsförhållande, nedskräpning, risk för brand, risk för men för livet p.g.a hörselskada eller annat trauma. Mitt förslag gäller inte de tvåbenade invånarna i vår kommun utan alla de som går på fyra och som också utgör en del av samhället genom att ge trygghet och sällskap åt äldre, ensamma och våra barn. I år hördes de första smällarna ca 14.30 den 28/12 och den senaste var 4/1, 10.45. Det är likadant varje år, med krevader bortom anvisade tider, alltså ett avsiktligt brott mot övrig befolkning. 1. Yrkar på att Skurup kommun förbjuder fyrverkeriförsäljning i kommunen för att visa att man är mån om att upprätthålla de regler man instiftat. 2. Yrkar på att man anordnar ett konto där befolkningen kan donera pengar för ett organiserat event på nyårsnatten, från lämpliga platser (för bästa synlighet och säkerhet) Beräknad kostnad: Självfinansierat (kanske lokala företag vill synas och bidra) Det går givetvis inte att hindra att folk köper pjäser på annan ort men det visar i alla fall att man står upp för att regler skall följas och att man värnar om miljön och de människor och djur som utgör samhället. Det är min tro att ett samordnat inköp och organisering ger ett bättre och trevligare skådespel. Kanske kan detta^ent växa med åren och skapa trevligare synergier som bidrar till bättre samhörighet föi(oss sorii bori Skurups kommun. PuL Page 41 of 407
Protokollsutdrag 1 (2) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 63 Dnr KS 2017.785 Förslag till svar på motion från Niklas Sjöberg (-) om kommunens skötsel av sina grönområden och gatuanläggningar Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag: Motionen anses besvarad med hänvisning till Kommunteknik fått utökad budget för grönyteskötsel samt att det är svårt att tolka vad som avses med i det skick de befann sig förra mandatperioden. Sammanfattning av ärendet Niklas Sjöberg föreslår i sin motion att en plan ska tas fram för hur vi ska återställa våra grönområden och gatuanläggningar i det skick som de befann sig förra mandatperioden. Under 2015 så valde Skurups kommun genom politiska beslut att förvaltningarna skulle se över sina verksamheter och var man kunde göra neddragningar för att få budgeten i balans. På Kommunteknik valde man att dra ner på bland annat gräsklippningen för att få budgeten i balans samt att vi ville minska miljöpåverkan och öka den biologiska mångfalden i hela kommunen genom att omvandla klippta gräsytor till ängsmark istället. Cirka 10 % av gräsytorna omvandlades till ängsmark under 2015, detta gjorde att vi fick en del klagomål på gräsklippningen under 2015-2016. Inför 2017 valde vi att införliva cirka 5 % av ängsmarken till klippta gräsytor igen. Planen inför 2018 är att den resterande ängsmarken kommer att börjas klippas igen eftersom det har efterfrågats från kommuninvånarna. När det gäller området kring stationen i Skurup så är detta planterat som en Blomsteräng, det vill säga att blommorna växer fritt utan någon åtgärd under växtsäsongen. Denna blomsteräng har växt så ända sedan man byggde om stationen 2010. Tanken med blomsterängarna är att bin, humlor och andra insekter trivs i en miljö med biologisk mångfald, det kan vara i en skog, äng eller hage där det finns olika typer av blommor, växter eller småkryp. När blomsterängen börjar vissna ner i augusti-september kan man välja att hugga ner blomsterängen som då tappar sina fröer vilket gör att nya och fler blommor växer upp under nästkommande säsong. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2018-01-29. Motion daterad 2017-08-28. Tidigare behandling Justerandes signatur Page 42 of 407
Protokollsutdrag 2 (2) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 63 Dnr KS 2017.785 Kommunfullmäktige 2017-09-25, 318: Motionen remitteras till kommunstyrelsen. Förslag till beslut under sammanträdet Jörgen Sjöslätt (C) yrkar att motionen anses besvarad. Magnus Alm (S) yrkar att motionen anses besvarad med hänvisning till Kommunteknik fått utökad budget för grönyteskötsel samt att det är svårt att tolka vad som avses med i det skick de befann sig förra mandatperioden. Beslutet skickas till: Niklas Sjöberg (-). Serviceförvaltningen. Eva-Marie Engström, Förvaltningschef. Håkan Svensson, Samhällsbyggnadschef. Justerandes signatur Page 43 of 407
Tjänsteskrivelse 1 (2) Förvaltning Datum Diarienummer Serviceförvaltningen 2018-01-29 KS 2017.785 Kommunstyrelsen Motion från Niklas Sjöberg (-) om kommunens skötsel av sina grönområden och gatuanläggningar Sammanfattning av ärendet Niklas Sjöberg föreslår i sin motion att en plan ska tas fram för hur vi ska återställa våra grönområden och gatuanläggningar i det skick som de befann sig förra mandatperioden. Under 2015 så valde Skurups kommun genom politiska beslut att förvaltningarna skulle se över sina verksamheter och var man kunde göra neddragningar för att få budgeten i balans. På Kommunteknik valde man att dra ner på bland annat gräsklippningen för att få budgeten i balans samt att vi ville minska miljöpåverkan och öka den biologiska mångfalden i hela kommunen genom att omvandla klippta gräsytor till ängsmark istället. Cirka 10 % av gräsytorna omvandlades till ängsmark under 2015, detta gjorde att vi fick en del klagomål på gräsklippningen under 2015-2016. Inför 2017 valde vi att införliva cirka 5 % av ängsmarken till klippta gräsytor igen. Planen inför 2018 är att den resterande ängsmarken kommer att börjas klippas igen eftersom det har efterfrågats från kommuninvånarna. När det gäller området kring stationen i Skurup så är detta planterat som en Blomsteräng, det vill säga att blommorna växer fritt utan någon åtgärd under växtsäsongen. Denna blomsteräng har växt så ända sedan man byggde om stationen 2010. Tanken med blomsterängarna är att bin, humlor och andra insekter trivs i en miljö med biologisk mångfald, det kan vara i en skog, äng eller hage där det finns olika typer av blommor, växter eller småkryp. När blomsterängen börjar vissna ner i augusti-september kan man välja att hugga ner blomsterängen som då tappar sina fröer vilket gör att nya och fler blommor växer upp under nästkommande säsong. Konsekvensanalys/Överväganden Det positiva med att återställa grönområdena och gatuanläggningarna är att det ser trevligare ut med klippta gräsmattor och sopade gator. Det negativa är att miljöpåverkan ökar med tanke på att maskinerna får längre körtid samt att den biologiska mångfalden på grönområdena minskar. Ekonomi Inför 2018 så har vi fått en utökad budget på 200 tkr/år vilket gör att vi har täckningen för att förbättra grönyteskötseln och utsmyckningen i Skurups kommun. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 44 of 407
Tjänsteskrivelse 2 (2) Förvaltning Datum Diarienummer Serviceförvaltningen 2018-01-29 KS 2017.785 Perspektiv Checklista enligt FN s barnkonvention 1. Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja och Nej Kommentar: Med fler klippta gräsytor så finns det fler alternativa grönytor att röra sig på. Att börja klippa blomsterängen får konsekvenser på den biologiska mångfalden där humlor och bin inte kan pollinera våra blommande växter. 2. Innebär beslutet att barns och ungdomars sociala, ekonomiska och kulturella rättigheter beaktas? Ja Kommentar: 3. Innebär beslutet att barns och ungdomars rätt till en god hälsa beaktas? Ja Kommentar: 4. Har barn och ungdomar fått möjlighet att uttrycka sin mening? Nej Kommentar: 5. Har särskild hänsyn tagits till fysiskt och psykiskt handikappade barns och ungdomars behov? Ja Kommentar: Med fler klippta gräsytor så ökar möjligheterna till att utöva fysiska aktiviteter på fler platser. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2018-01-29. Motion daterad 2017-08-28. Serviceförvaltningen Eva-Marie Engström Förvaltningschef Håkan Svensson Samhällsbyggnadschef Beslutet skickas till: Niklas Sjöberg (-) Serviceförvaltningen Eva-Marie Engström, Förvaltningschef Håkan Svensson, Samhällsbyggnadschef Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 45 of 407
Motion kring Skurups kommuns skötsel av sina grönområden och gatuanläggningar. De senaste åren har enligt min uppfattning skötseln av grönområden och gatuanläggningarkraftigt försämrats. Exempel på detta är kommunens mark intill stationen i Skurup och ytor som inte längre klipps på grönområden i våra villaområden. Undertecknad föreslår Att plan tas fram för hur vi ska återställa våra grönområden och gatuanläggningar i det skick som de befann sig förra mandatperioden. Skurup 2017-08-27 SKURUPS KOMMUN 2017-08- 2 8 Niklas Sjöberg Page 46 of 407
Protokollsutdrag 1 (1) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 80 Dnr KS 2017.1123 Förslag till svar på initiativärende från Niklas Sjöberg (- ) om nya förskolor Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Redovisningen överlämnas till kommunstyrelsen. Sammanfattning av ärendet Niklas Sjöberg (-) initierar ett ärende om att kommunstyrelsens ordförande uttalat sig om att det finns beslut om att bygga nya förskolor trots att varken kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige fattat något sådant beslut. Kommunstyrelsen har beslutat 2017-11-17, 345, att kommunstyrelsens ordförande får i uppdrag att till kommunstyrelsen redovisa status för ärendet om nya förskolor. Av redovisningen ska det framgå hur ärendegången varit samt vilka beslut som har fattats. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2018-01-15. Tidigare behandling Kommunstyrelsen 2017-11-17, 345: Kommunstyrelsen beslutar att kommunstyrelsens ordförande får i uppdrag att till kommunstyrelsen redovisar status för ärendet om nya förskolor. Av redovisningen ska det framgå hur ärendegången varit samt vilka beslut som har fattats. Förslag till beslut under sammanträdet Magnus Alm (S) yrkar att redovisning överlämnas till kommunstyrelsen. Beslutet skickas till: Niklas Sjöberg (-). Justerandes signatur Page 47 of 407
Tjänsteskrivelse 1 (2) Förvaltning Datum Diarienummer Kommunstyrelsen 2018-01-15 KS 2017.1123 Kommunstyrelsen Svar på initiativärende från Niklas Sjöberg (-) om nya förskolor Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen har beslutat 2017-11-17, 345, att kommunstyrelsens ordförande får i uppdrag att till kommunstyrelsen redovisa status för ärendet om nya förskolor. Av redovisningen ska det framgå hur ärendegången varit samt vilka beslut som har fattats. Skol- och utbildningsförvaltningen har fått ärendet tilldelat. Under 2015 informerar Skol- och utbildningsförvaltningen (SUF) om behovet av nya förskoleplatser. 2015-12-15 får SUF i uppdrag av kommunstyrelsen att utreda behovet av att bygga en ny förskola. 2016-01-12 förtydligar kommunstyrelsens arbetsutskott att det av utredningen ska framgå bl a en nulägeanalys över antalet förskolebarn, framtida prognoser, hur stor förskola som behövs, hur många tillfälliga lokaler som finns, hur behovet ser ut i byarna samt hur övriga förskolor påverkas. 2016-02-09 får Skol- och utbildningsförvaltningen i uppdrag av kommunstyrelsens arbetsutskott att ta fram en ekonomisk redogörelse. 2016-03-15 får Skol- och utbildningsförvaltningen i uppdrag av kommunstyrelsens arbetsutskott att ta fram förslag på placering av förskolor, kostnader och tidsplaner för att täcka lokalbehoven i Skurups tätort dels på kort och lång sikt. 2016-12-12 får förvaltningen av Skol- och utbildningsutskottet även i uppdrag att utreda en ny förskola i Skivarp. 2016 inleder en arbetsgrupp bestående av planarkitekter, enhetschef på Serviceförvaltningen, VD Skurup kommunala AB, SUF:s förvaltningsledning och adjungerande förskolechefer arbetet med uppdraget. Möten hålls under 2016 och våren 2017. Studiebesök genomförs där förskolor besöks och där besök genomförs på bland annat på Stadsfastigheter i Malmö för att undersöka så kallade typförskolor. Sommaren 2017 sammanställer bitr. förvaltningschefen utredningsmaterialet beträffande nya förskolor i Skurup. Arbetsmaterial tas fram om en förskola i Skurups tätort, en för förskola i Skivarp och en förskola på kommande exploateringsområdet Västeräng. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 48 of 407
Tjänsteskrivelse 2 (2) Förvaltning Datum Diarienummer Kommunstyrelsen 2018-01-15 KS 2017.1123 Tidig höst 2017 genomför Skurup kommunala AB kostnadsberäkningar. Hösten 2017 kompletteras utredningsmaterialet med ekonomiska beräkningar. Därmed anses utredningsmaterialet klart enligt Skol- och utbildningsförvaltningen. Kommunstyrelsen beslutade 2017-10-03, 267, om planbesked för fastigheten Skurup 45:52 m fl. Perspektiv Checklista enligt FN s barnkonvention 1. Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja Kommentar: 2. Innebär beslutet att barns och ungdomars sociala, ekonomiska och kulturella rättigheter beaktas? Ja Kommentar: 3. Innebär beslutet att barns och ungdomars rätt till en god hälsa beaktas? Ja Kommentar: 4. Har barn och ungdomar fått möjlighet att uttrycka sin mening? Nej Kommentar: Barn och personal ska vara delaktiga när beslut tagits. 5. Har särskild hänsyn tagits till fysiskt och psykiskt handikappade barns och ungdomars behov? Ja Kommentar: Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2018-01-15 Magnus Alm Kommunstyrelsens ordförande Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 49 of 407
Tjänsteskrivelse 1 (5) Förvaltning Datum Diarienummer Individ- och omsorgsförvaltningen 2018-03-08 KS 2018.154 Kommunstyrelsen Svar på revisorernas granskning av hemtjänsten Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner tjänsteskrivelsen så som sitt eget svar och överlämnar detsamma till revisorerna. Sammanfattning av ärendet De förtroendevalda revisorerna i Skurups kommun har givit EY i uppdrag att granska kommunstyrelsens och myndighetsnämnden för individ och familjeomsorgs styrning och säkerställande av att verksamheten inom hemtjänsten bedrivs på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Den sammanfattande bedömningen är att det för hemtjänsten inom Skurups kommun finns utrymme för förbättringar. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen att: Säkerställa att budgetfördelningsprinciper är baserade på den fördelade vårdtyngden. Stärka möjligheten till uppföljning av relevanta verksamhetsmässiga mått genom de tillämpade verksamhetssystemen. Analysera orsakerna till budgetunderskottet samt vidta tillräckliga åtgärder för att säkerställa en ekonomi i balans. Beakta den demografiska utvecklingen bland äldre samt dess inverkan på budgeteringen av verksamheten. Revisorerna anser därutöver att antalet hemtjänstmedarbetare som en brukare i genomsnitt möter över två veckor är högt, bland de 25 procent sämsta i riket. Revisorerna föreslår att kommunstyrelsen utreder orsakerna till detta och vad lämnar förslag för att öka personalkontinuiteten. Individ och Omsorgsförvaltningen har de senaste två/tre åren arbetat med nedanstående frågeställningar tillsammans med ekonomiavdelningen.. Att säkerställa att budgetfördelningsprinciper är baserade på den fördelade vårdtyngden. Som noterats i revisionsrapporten fanns tidigare ett stöd för att fördela hemtjänstens ramtilldelning i form av ett resursfördelningssystem som grundade sig på mängden biståndsbedömda timmar i respektive område. Oklarheter kring ersättningen och hur den utgavs ledde till negativa effekter i verksameten varför beslut fattades om införande av traditionell Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 50 of 407
Tjänsteskrivelse 2 (5) Förvaltning Datum Diarienummer Individ- och omsorgsförvaltningen 2018-03-08 KS 2018.154 budget 2017, med utgångspunkt från hemtjänstens tilldelade ram, vilket även gäller för 2018. Under 2018 påbörjades arbetet med att ta fram resursfördelningssystem baserat på vårdtyngd. En viktig faktor för ett hållbart resursfördelningssystem är tillförlitliga data som ger förutsättningar att rättvist fördela medel i förhållande till arbetsmängd. Detta ingår i arbetet med att ta fram relevanta verksamhetsmässiga mått. Se punkten nedan. Stärka möjligheten till uppföljning av relevanta verksamhetsmässiga mått genom de tillämpade verksamhetssystemen. Arbetet med att ta fram relevanta mått påbörjades under slutet av 2017 genom att sammanställa data ur de fyra verksamhetssystemen TES, TimeCare, Treserva och Phoniro. Data som är relevanta att följa är bland annat biståndsbedömda timmar, planerad tid, utförd tid och tillgängliga personaltimmar. System för detta beräknas bli klart under första halvåret 2018. Analysera orsakerna till budgetunderskottet samt vidta tillräckliga åtgärder för att säkerställa en ekonomi i balans. De senaste tre åren har hemtjänstens budget överskridits. Sjuktalet bland Vård- och omsorgs personal har ökat vilket medfört att sjuklön och vikariekostnaden belastat budget negativt. Höga sjuktal är en viktig kostnadsdrivande faktor. Åtgärder som satts in hittills och som planeras framöver syftar i stor utsträckning till att komma till rätta med sjuktalen. Åtgärder som satts in under 2016-2017 är: o o o o Sjuk-frisk genom företagshälsovården. Medarbetaren gör sjukskrivning sker direkt till företagshälsovården och får då råd om egenvård av sjuksköterska. Organisering i hemtjänst. Försök med tvilling-trillingschema i syfte att få en större kontinuitet och förbättrad arbetsmiljö, det så kallade TES-projektet. Dock gav inte projektet önskat resultat. Förbättrat systematiskt arbetsmiljöarbete. Granskning av Arbetsmiljöverket genomförd. Arbetsgrupp tillsätts gällande hemtjänstuppdraget, hemtjänstpersonals hälsa och engagemang. Arbetsgruppens resultat tas till vara i projektet Hemtjänstuppdraget Sveriges bästa hemtjänst. Se nedan. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 51 of 407
Tjänsteskrivelse 3 (5) Förvaltning Datum Diarienummer Individ- och omsorgsförvaltningen 2018-03-08 KS 2018.154 o Införande av TimeCare där medarbetaren ges möjlighet att till viss del påverka sina arbetstider. Under 2018 planeras: o o o o Projektet Hemtjänstuppdraget Sveriges bästa hemtjänst med målsättning att öka den enskildes delaktighet, skapa en bättre arbetsmiljö med friskare, engagerade, inspirerade och mer närvarande medarbetare, skapa bättre förutsättningar för nära ledarskap, skapa en flexibel och effektiv organisation samt få en ekonomi i balans med tydliga och relevanta uppföljningar Framtagning av personaldata för att bättre kunna följa olika typer av frånvaro och vilka kostnader det genererar. Framtagning av relevanta verksamhetsmått enligt frågan ovan, vilket ger en möjlighet att följa verksamhetens effektivitet och var eventuella kostnadsökningar finns. Förberedelser för införande av rätt till heltid vilket ger medarbetaren möjlighet att påverka sin tjänstgöringsgrad utifrån sina egna förhållanden. Beakta den demografiska utvecklingen bland äldre samt dess inverkan på budgeteringen av verksamheten. Enligt befolkningsprognos framtagen av KAAB s prognos, daterad 2017-03-18, framgår att antalet personer över 80 år förväntas öka, motsvararande 37 %. Som ett led i att följa utvecklingen har Boendeplan daterad 2017-11-24 upprättats av Individ- och omsorgsförvaltningen. Det är av vikt att följa förväntad befolkningsprognos och därmed möjliggöra planering för framtida behov. Behovet av hemtjänst samt efterfrågan av särskilt boende, samt dess kostnader, förväntas öka i motsvarande omfattning som antalet personer 80 år och äldre. Antalet personer som insjuknar i demenssjukdom ökar och utifrån det kan vi räkna med att insatserna till målgruppen kommer att öka. Kostnadsökningens omfattning förväntas motsvara åldersstrukturens utveckling motsvarande 37% från 2016 till 2026 om vi fortsätter att arbeta som idag. Hur den tekniska utvecklingen ytterligare kommer att möjliggöra kvarboende, om nya tekniska lösningar kommer att leda till kostnadseffektiva lösningar, om antalet trygghetsboende kommer att öka i betydande omfattning, om betydande lagförändringar kommer beslutas är svårt att sia om. För att kunna tillgodose det ökade behovet av särskilt boende förväntas nybyggnation i någon form bli nödvändig. Kostnader för nybyggnation lär generera ytterligare kostnadsutveckling utöver 37 %. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 52 of 407
Tjänsteskrivelse 4 (5) Förvaltning Datum Diarienummer Individ- och omsorgsförvaltningen 2018-03-08 KS 2018.154 Revisorerna anser därutöver att antalet hemtjänstmedarbetare som en brukare i genomsnitt möter över två veckor är högt, bland de 25 procent sämsta i riket. Revisorerna föreslår att kommunstyrelsen utreder orsakerna till detta och vad lämnar förslag för att öka personalkontinuiteten. Under en 14-dagarsperiod möter en brukare i hemtjänsten, som har två dagliga besök eller mer, 19 hemtjänstmedarbetare i snitt. Rikssnittet ligger på 15 hemtjänstmedarbetare. Vi ser att även i denna fråga spelar frånvaro av ordinarie personal en viktig roll. Frånvarande personal måste ersättas med vikarier, vilket riskerar öka antalet medarbetare som en brukare får träffa. En minskad frånvaro leder således till en förbättrad kontinuitet gentemot brukaren. Skurups kommun har relativt få särskilt boende-platser sett till riket. Det innebär att större andel av de äldre bor kvar i ordinärt boende, vilket gör att behovet av omvårdnad i hemmet generellt blir större, med fler dubbelbemannade insatser. I förlängningen innebär det att fler medarbetare blir involverade i vården och kontinuitetsmåttet blir därmed högt. Frågan om personalkontinuitet adresseras i projektet Hemtjänstuppdraget Sveriges bästa hemtjänst (se ovan) och målsättningen är att få bättre personalkontinuitet än rikssnittet. Genom att jobba med mindre arbetsgrupper och större ansvar för insatser och planering i arbetsgrupperna och hos de enskilda medarbetarna vill vi åstadkomma en högre kontinuitet. Målsättningen är att kunna göra det utan ökade kostnader. Konsekvensanalys/Överväganden - Laglighet och kommunens regler och/eller mål Har ingen inverkan på beslutet. Ekonomi För att kunna möta och tillgodose det ökade behovet av särskilt boende förväntas nybyggnation i någon form bli nödvändig. Kostnader för nybyggnation lär generera ytterligare kostnadsutveckling utöver 37 % fram till 2026. Perspektiv Checklista enligt FN s barnkonvention. 1. Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja eller Nej Kommentar: Har ingen inverkan på beslutet 2. Innebär beslutet att barns och ungdomars sociala, ekonomiska och kulturella rättigheter beaktas? Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 53 of 407
Tjänsteskrivelse 5 (5) Förvaltning Datum Diarienummer Individ- och omsorgsförvaltningen 2018-03-08 KS 2018.154 Ja eller Nej Kommentar: Har ingen inverkan på beslutet 3. Innebär beslutet att barns och ungdomars rätt till en god hälsa beaktas? Ja eller Nej Kommentar: Har ingen inverkan på beslutet 4. Har barn och ungdomar fått möjlighet att uttrycka sin mening? Ja eller Nej Kommentar: Har ingen inverkan på beslutet 5. Har särskild hänsyn tagits till fysiskt och psykiskt handikappade barns och ungdomars behov? Ja eller Nej Kommentar: Har ingen inverkan på beslutet Utvärdering och tidplan för uppföljning Individ och Omsorgsförvaltningen tillsammans med ekonomiavdelningen arbetar med utveckling och uppföljning av åtgärder för att säkerställa en ekonomi i balans. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2018-03-08. Missiv, daterat 2018-02-25. Rapport granskning av hemtjänsten EY daterad 2018-02-25. Individ- och omsorgsförvaltningen staben Rickard Pettersson Förvaltningschef Ola Bentzén Vård och omsorgschef Beslutet skickas till: Revisorerna. Individ- och omsorgsförvaltningen. Rickard Pettersson, Förvaltningschef. Ola Bentzen, Vård och omsorgschef. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 54 of 407
SKURUPS KOMMUN SKURUPS KOMMUN Revisorerna 2018-01-25 För svar senast den 25 april 2018 Kommunstyrelsen Myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorg För kännedom: Kommunfullmäktige Granskning av hemtjänsten De förtroendevalda revisorerna i Skurups kommun har givit EY i uppdrag att granska kommunstyrelsens och myndighetsnämnden för individ och familjeomsorgs styrning och säkerställande av att verksamheten inom hemtjänsten bedrivs på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Den sammanfattande bedömningen är att det för hemtjänsten inom Skurups kommun finns utrymme för förbättringar. Mot bakgrund av uppvisade underskott de senaste två åren samt prognos för 2017 menar vi att kommunstyrelsen inte vidtagit tillräckliga åtgärder i syfte att uppnå en ekonomi i balans. Det är vidare vår bedömning att kommunstyrelsen behöver stärka uppföljningen av verksamheten samt utreda vad som är drivande faktorer för underskotten. Vi noterar att det inte finns ett uppdaterat reglemente för myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorg. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen att: Säkerställa att budgetfördelningsprinciper är baserade på den fördelade vårdtyngden. Stärka möjligheten till uppföljning av relevanta verksamhetsmässiga mått genom de tillämpade verksamhetssystemen. Analysera orsakerna till budgetunderskottet samt vidta tillräckliga åtgärder för att säkerställa en ekonomi i balans. Beakta den demografiska utvecklingen bland äldre samt dess inverkan på budgeteringen av verksamheten. Därtill rekommenderar vi kommunstyrelsen och myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorg att: Ta initiativ till revidering av reglementet för myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorgen. Vi anser utöver detta att antalet hemtjänstmedarbetare som en brukare i genomsnitt möter över två veckor är högt, bland de 25 procent sämsta i riket. Vi vill att kommunstyrelsen kommenterar vad orsakerna till detta är och vad som kommunstyrelsen ämnar göra för att öka personalkontinuiteten. Gjorda iakttagelser har sammanställts i bifogad rapport. Page 55 of 407
SKURUPS KOMMUN Nils Holgerssons Hembygd Revisorerna önskar svar från kommunstyrelsen angående ovan nämnda rekommendationer, som också inkluderar en tidplan för genomförandet. Svar önskas senast den 25 april 2018. Page 56 of 407
I Revisionsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna Januari 2018 Skurups kommun Granskning av hemtjänsten Building a better working world Page 57 of 407
Pi ilriitj. hr-it Innehåll 1. Sammanfattning 2 2. Inledning 3 2.1. Bakgrund 3 2.2. Syfte och revisionsfrågor 3 2.3. Genomförande 3 2.4. Ansvarig nämnd 4 2.5. Revisionskriterier 4 3. Granskningsresultat 5 3.1. Organisation 5 3.2. Budgetprocess och resursfördelningsmodell 5 3.3. Principer för bedömning av biståndsinsatser 8 3.4. Planering och uppföljning av insatser 9 3.5. Personalplanering 11 4. Sammanfattande bedömning 12 Bilaga 1: Källförteckning 14 Page 58 of 407 1
Building a better working world 1. Sammanfattning De förtroendevalda revisorerna i Skurups kommun har givit EY i uppdrag att granska kommunstyrelsens och myndighetsnämnden för individ och familjeomsorgs styrning och säkerställande av att verksamheten inom hemtjänsten bedrivs på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Det är vår sammanfattande bedömning att det för hemtjänsten inom Skurups kommun finns utrymme för förbättringar. Mot bakgrund av uppvisade underskott de senaste två åren samt prognos för 2017 menar vi att kommunstyrelsen inte vidtagit tillräckliga åtgärder i syfte att uppnå en ekonomi i balans. Det är vidare vår bedömning att kommunstyrelsen behöver stärka uppföljningen av verksamheten samt utreda vad som är drivande faktorer för underskotten. Vi noterar att det inte finns ett uppdaterat reglemente för myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorg. Vi har bland annat gjort följande iakttagelser: Det sker årliga centrala tillskott i budgeten som ska kompensera för löner, hyror och övriga interna kostnader. Utöver detta sker ingen generell uppräkning av budgetramen baserat på demografi eller ökad vårdtyngd. Andra utökningar av ramen sker genom äskanden. Kommunstyrelsen har frångått en resursfördelningsmodell för fördelning av medel till hemtjänstenheterna. Alltså fördelas inte budget genom omfattningen av de beviljade hemtjänstinsatserna. Hemtjänsten har istället själva rådighet över budgetfördelningen. Biståndsbedömningen utgår från Socialstyrelsens modell Individens Behov i Centrum (IBIC) sedan tre år tillbaka. Hemtjänstenheterna har planerare vars huvuduppdrag är att planera och organisera respektive hemtjänstgrupps dagliga arbete genom ett planeringsverktyg. Vid flertalet intervjuer uppgavs att det finns ett behov av att kunna få fram tillförlitlig statistik för att på ett bra sätt kunna planera och följa upp verksamheten. Inom varje hemtjänstenhet finns en grundbemanning indelad i hemtjänstgrupper. Grupperna ska täcka normalbehovet. I dagsläget utgörs grundbemanningen av 77 årsarbetare. För att täcka upp vid frånvaro finns resurspersonal kopplad till respektive hemtjänstgrupp samt vikariepersonal genom kommunens bemanningsenhet. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen att: Säkerställa att budgetfördelningsprinciper är baserade på den fördelade vårdtyngden. Stärka möjligheten till uppföljning av relevanta verksamhetsmässiga mått genom de tillämpade verksamhetssystemen. Analysera orsakerna till budgetunderskottet samt vidta tillräckliga åtgärder för att säkerställa en ekonomi i balans. Beakta den demografiska utvecklingen bland äldre samt dess inverkan på budgeteringen av verksamheten. Därtill rekommenderar vi kommunstyrelsen och myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorg att: Ta initiativ till revidering av reglementet för myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorgen. Page 59 of 407 2
Pi.Idiiq, ft.'h 2. Inledning 2.1. Bakgrund Förändringar i volym och verksamhetsinnehåll har under de senaste 20 åren präqlat kommunernas äldreomsorg. Det har medfört krav på att kommunerna arbetar med strategisk planering samt att det bedrivs ett inre effektivitets- och kvalitetsarbete. För att kunna uppnå god effektivitet och kvalitet inom hemtjänsten behövs ett tillförlitligt system för fördelning av resurser som tar hänsyn till behoven samt ändamålsenlig planering och uppföljninq av a hemtjänstens insatser. Revisionen genomförde 2014 en granskning av biståndsbedömningar i kommunen Denna granskning visade bland annat att det fanns stora skillnader mellan de tre hemtjänstområdena nar det galler forhallandet mellan redovisad beviljad tid, planerad tid och utförd tid. Myndighetsnämnden för individ och familjeomsorg och kommunstyrelsen ansvarar för hemvården inom kommunen. Beslut om hemtjänstinsatser inleds med en biståndsbedömning Planenngsverktyg och verksamhetssystem används som stöd för utförandet av de bistandsbedömda insatserna. Syftet med planeringsverktyg är att effektivt fördela de personella resurserna utifrån brukarnas behov. Revisorerna har i sin risk- och väsentlighetsanalys bedömt det som av vikt att granska myndighetsnamnden för individ och familjeomsorgs styrning och uppföljning av hemtjänsten. 2.2. Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma kommunstyrelsens och myndighetsnämnden för individ och familjeomsorgs styrning och säkerställande av att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Har kommunstyrelsen en ändamålsenlig budgetprocess och resursfördelningsmodell? Finns det ändamålsenliga principer för bedömningen av biståndsinsatser? Överensstämmer omfattningen av beviljade insatser med tilldelade personella resurser? Tillämpas system och rutiner för planering och uppföljning av insatser? Görs en uppfölininq av att beviljade insatser utförs? Finns det en organisation och styrning av personalresurser som medför ett effektivt resursanvändande? Finns rutiner för flexibelt personalnyttjande? 2.3. Genomförande Granskningen har genomförts genom dokumentstudier samt intervjuer med förvaltningschef biståndshandläggare samt enhetschefer inom hemtjänsten. Granskningen har genomförts mellan november 2017 och januari 2018. Page 60 of 407 3
Bisilriinq a better 'working world 2.4. Ansvarig nämnd Granskningen avser kommunstyrelsen och myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorg. 2.5. Revisionskriterier 2.5.1. Kommunallagen I 6 kap. 7 regleras nämndernas ansvar för verksamheten. I paragrafen fastslås att nämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet (kommunallagen, 6 kap. 1 ). Av kommentar till lagtexten framgår att kommunstyrelsen har en särställning bland nämnderna eftersom de har en ledande och samordnande roll. 2.5.2. Kommunstyrelsens reglemente Kommunstyrelsen har enligt reglementet det operativa ansvaret för kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Däri ska kommunstyrelsen leda och samordna planering, förvaltning och uppföljning av kommunens ekonomi och verksamheter. Till den del av verksamheten som ej ankommer myndighetsnämnd fullgör kommunstyrelsen kommunens uppgifter som socialnämnd. 2.5.3. Myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorg Enligt uppgift har myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorg har inget beslutat reglemente för sin nuvarande form. Det senast gällande reglementet avser myndighetsnämnden för skola och socialtjänst. Denna nämnd finns ej längre och dess uppgifter har i omorganiseringen av den politiska organisationen till viss del upptagits av myndighetsnämnden för individoch familjeomsorg. Enligt myndighetsnämnden för skola och socialtjänsts reglemente fullgjorde nämnden kommunens uppgifter enligt bland annat socialtjänstlagen, socialtjänstförordningen, lag om yrkesverksamhet på hälso- och sjukvårdens område samt socialstyrelsens författningssamling. Enligt uppgift är nämnden för individ- och familjeomsorgs ansvarsområden dock inte helt överensstämmande med myndighetsnämnden för skola och socialtjänsts reglemente. Page 61 of 407 4
P! j 11 «i I * i,->. h,'itf>r 3. Granskningsresultat 3.1. Organisation Hemtjänsten och biståndsbedömning är organisatoriskt samlat under individ- och omsorgsförvaltningen. Förvaltningschef och biträdande förvaltningschef leder förvaltningen. Förvaltningen har en tilldelad ekonom som är placerad på ekonomiavdelningen med ansvar för vård och omsorg. Politiskt svarar förvaltningen under såväl kommunstyrelsen som myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorg. Kommunstyrelsen ansvarar för utförandet av hemtjänstinsatser. Biståndsbedömningar faller under myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorgs ansvarsområde. Utöver detta finns en fullmäktigeberedning vilken behandlar ärenden som rör individ- och omsorgsförvaltningens verksamhetsområden. I kommunen arbetar totalt fyra biståndshandläggare. Det finns även en ansvarig enhetschef för myndighetsutövningen avseende vuxna, respektive myndighetsutövning avseende barn och unga. Sedan en tid tillbaka finns en vård- och omsorgschef som har ansvar för hemtjänstens utförarsida och särskilt boende. Tjänsten är ny och chefen nytillsatt sedan en omorganisering genomfördes för att samla särskilt boende och hemtjänst under en funktion. Hemtjänsten är vidare indelad i fyra enheter, tre baserat på geografisk lokalisering (norr, söder och Rydsgård-Skivarp) och en enhet som utgör nattpatrull. 3.2. Budgetprocess och resursfördelningsmodell 3.2.1 Iakttagelser Kommunfullmäktige tilldelar en budgetram för hela individ- och omsorgsförvaltningen, som sedan fördelas ut på respektive verksamhetsområde. Det sker årliga centrala tillskott i budgeten som ska kompensera för löner, hyror och övriga interna kostnader. Utöver detta sker ingen generell uppräkning av budgetramen baserat på demografi eller vårdtyngd per automatik. Istället sker eventuella tillägg genom äskanden. Inför 2017 fick förvaltningen bland annat tillskott för utökat ansvar mot bakgrund av det nya hälso- och sjukvårdsavtalet, för trygghetslarm samt för volymökningar inom hemtjänsten. Den ekonomiska återrapporteringen till nämnd och styrelse sker i samband med delårsrapporteringarna. Förvaltningsledningen har uppföljningar med ekonomen varannan månad. Av intervju framkommer att budgetfördelningen mellan hemtjänstenheterna inte baseras på en resursfördelningsmodell. Alltså fördelas inte budget genom omfattningen av de beviljade hemtjänstinsatserna (vårdtyngd). Hemtjänsten har istället själva rådighet över budgetfördelningen, som baseras på befintlig personal. Enhetscheferna har budgetansvar för sin respektive enhet och ska hushålla med den tilldelade ramen. En gång i månaden går enhetscheferna igenom statistik tillsammans med ekonomen. Baserat på föregående månads siffror, planeras sedan nästkommande månad. Vid eventuella underskott på en enskild enhet ska en handlingsplan upprättas. Kommunen tillämpade tidigare en resursfördelningsmodell, som implementerades i samband med att man införde LOV 1 i hemtjänsten. Principen för resursfördelningsmodellen var att utföraren ersattes per timme. Modellen var på så sätt utformad för att justera för förändringar i beviljade biståndstimmar. Ambitionen med resursfördelningsmodellen var inledningsvis att ersätta utföraren baserat på utförd tid. Detta genomfördes dock inte, då det enligt uppgift inte gick att få fram tillförlitlig statistik för utförd tid. Istället fördelades budgeten ut baserad på beviljade timmar. Vid intervjuerna framkom att den nya modellen skapade ett stressmoment ute i verksamheterna och man 1 Lagen om valfrihetssystem där brukaren själv har rätt att välja utförare. Page 62 of 407 5
Building a better working world såg även ökade sjuktal. Bland annat fanns det en osäkerhet kring ersättningens storlek och vad den täckte. Enligt uppgift fanns det svårigheter i att förklara modellens beståndsdelar och på så sätt var det svårt att implementera den i verksamheterna. Efter dialog mellan förvaltningsledningen och verksamhetsansvarig chef beslutades därför att införa en traditionell budget inför 2017 Budget och utfall 2015-2017 för hemtjänsten 50 Budget och utfall 2015 2016 2017 j Budget Utfall i Prognos Källa: Individ- och omsorgsförvaltningen, utfall 2017 avser perioden jan-nov. Prognos avser helår I diagrammet ovan redovisas budget och utfall för hemtjänsten de senaste åren, samt en prognos för helåret 2017. Som framgår har hemtjänsten gått med underskott 2015-16 samt förväntas uppvisa ett underskott även för 2017. Övergången från ett resursfördelningssystem till en traditionell budget har medfört att eventuella underskott numera syns på utförarsidan, jämfört med tidigare då det låg på beställarsidan. Vid intervju framgick att detta innebär att underskotten blir svårare att härleda och reglera. 3.2.1.1 Statistik från rådet för kommunal analys Rådet för kommunal analys (RKA) sammanställer statistik av samtliga svenska kommuner avseende jämförelsetal på hemtjänsten. Mätningen kallas "koll på hemtjänsten". I analysunderlaget redovisas flertalet mått på hemtjänsten. Analysunderlaget avser kostnader och mått för 2016. Skurup motsvarar rikssnittet i ett antal parametrar så som andel invånare 65+ år och 80+ år, samt andel invånare över 65 år som har beviljade hemtjänstinsatser (7,5 %). Nedan följer en sammanställning av ett antal jämförelsetal. Sammanställning jämförelsetal, Koll på hemtjänsten Jämförelsetal Skurup Rikssnitt Andel invånare 65+ 20,30 % 23,30 % Andel invånare 80+ 4,80 % 6,00 % Andel Invånare 65+ som var beviljad hemtjänst i ordinärt boende 7,50 % 7,60 % Antal hemtjänsttimmar per månad och person 65+ med hemtjänst i ordinärt boende 24,20 34,40 Kostnad hemtjänst äldreomsorg, kr/inv 65+ 21 588 kr 19 693 kr Page 63 of 407 6
EY Building a better working world När det kommer till beviljade hemtjänsttimmar per månad, är snittet för Skurup 24,2 timmar medan rikssnittet ligger något högre på 34,4 timmar. Vid en jämförelse av kostnadsläget ligger kommunen ca 10 procent över rikssnittet. Mätningen baseras på kostnaden för hemtjänsten i 3.2.1.2 Demografisk utveckling 65+ Den förhållande generella till antalet budgettilldelningen invånare över för 65 äldreomsorgen år. är inte kopplad till kommunens demografiska utveckling. Av diagrammet nedan redovisas en prognos över befolkningsutvecklingen inom Skurups kommun för åldersgrupper över 65 år. Av diagrammet framkommer att kommunen står inför stora förändringar av befolkningsstrukturen de kommande 10 åren. Demografisk utveckling för åldersgrupper över 65år, Skurups 9,00% 7,00% 5,00% 3,00% 1,00% Prognos demografisk utveckling kommun 1,00% 2 0 1 8 2 0 1 9 2 0 2 0 2 0 2 1 2 0 2 2 2 0 2 3 2 Q 2 4 2 0 2 5 2 o 2 6-3,00% -5,00% 65-79 80-w Källa: Skurups kommun. Årlig procentuell förändring för två åldersgrupper, 65-79 år och 80+ år. Diagrammet visar att det kommer ske en stor ökning av antalet invånare som är över 80 år från 2020 och framåt. Åldersgruppen 65-79 kommer inte öka i samma takt. Inför 2018 förväntas dock båda grupper att öka, jämfört med 2017. Det är inom åldersgruppen 80+ som behovet för hemtjänstinsatser är som högst. Enligt Kolada hade 22,5 procent av samtliga invånare i Skurups kommun över 80 år hemtjänstinsatser år 2016. Behovet av hemtjänstinsatser kan således förväntas öka i takt med att antalet äldre över 80 år ökar den kommande 10-årsperioden. 3.2.2. Bedömning Vi har noterat att kommunstyrelsen har frångått en budget baserad på en resursfördelningsmodell. Detta av anledningen att implementeringen av resursfördelningsmodellen upplevdes ha inneburit oönskade negativa effekter. Vi anser att en resursfördelningsmodell är ett redskap som möjliggör en tydlig styrning av verksamhetens budgetering. Detta genom att vårdtyngden utgör grunden för omfattningen av de tilldelade resurserna och därmed möjligheten att korrekt bemanna respektive hemtjänstenheter. Vi noterar att kommunen innevarande år förväntas uppvisa ett underskott. Så har det varit även tidigare år när kommunstyrelsen tillämpade resursfördelningsmodellen. Detta tyder på att resursfördelningsmodellen inte nödvändigtvis har varit påverkande för kommunstyrelsens ekonomiska utfall avseende hemtjänsten. Mot bakgrund av detta menar vi att kommunstyrelsen bör utreda orsakerna till att hemtjänsten inte uppvisar en ekonomi i balans. Page 64 of 407 7
EY Building a better working world Av statistik inhämtad från Rådet för kommunal analys tjänst 'koll på hemtjänsten' framkom att kommunens kostnader per invånare över 65 år är ca 10 procent högre än rikssnittet. Enligt samma källa är antalet beviljade insatser per brukare inom hemtjänsten lägre än rikssnittet. Antalet brukare i förhållande till antalet invånare över 65 år är jämförbart med rikssnittet. Detta kan vara en indikation på utrymme för effektiviseringar inom utförandet av hemtjänstinsatser. Det 3.3. är Principer dock svårt för att bedömning dra denna slutsats av biståndsinsatser i och med att kommunen inte har tillräckliga statistiska underlag från planeringsverktyg för att genomföra en tillförlitlig analys. 3.3.1. Iakttagelser Vi noterar att antalet invånare över 80 år förväntas öka i en förhållandevis hög takt de kommande tio åren. Detta kommer sannolikt att ha en inverkan på kostnadsutvecklingen för hem Inkommande ansökningar fördelas mellan de fyra biståndshandläggarna baserat på den ansökandes födelsedatum. Ansökningar 2 skickas in eller sker via telefon, men kan också ske tjänsten på sikt. genom en kallelse från sjukhuset. Enligt uppgift har varje biståndshandläggare ca 150-160 brukare, vilket förutom hemtjänst också inkluderar särskilt boende. Efter inkommen ansökan genomförs en utredning som sedan ligger till grund för biståndsbedömningen. Vid behov deltar även stödfunktioner i utredningen, så som fysioterapeut. I riktlinjerna för biståndsbedömning 3 framhävs att utredningen endast ska ta hänsyn till den enskildes behov. Efter att beslutet är fastställt skickas detta till utförarverksamheten som i sin tur upprättar en genomförandeplan för brukaren. I Skurups kommun utgår biståndsbedömningen från Socialstyrelsens modell Individens Behov i Centrum (IBIC 4 ) sedan tre år tillbaka. Modellen vilar på en bedömning som ska utgå ifrån individens behov, och inte från existerande utbud av insatser. Bland annat används en internationell klassificeringsmall, anpassat efter modellens intentioner. Antal biståndsbedömda timmar per hemtjänstområde och totalt Biståndsbedömda timmar 2017 8 ooo 7 ooo 6 000 5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 III I III I I Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov - i Norr Rydsgård-Skivarp Söder - -Totalt Källa: Individ- och omsorgsförvaltningen 2 3 4 Behov av bistånd kan också uppmärksammas genom orosanmälning. Detta uppges dock vara ovanligt. Riktlinjerna ska enligt uppgift revideras inom kort. I riktlinjerna användes begreppet ÄBIC, vilket är en föregångare till IBIC. 8 Page 65 of 407
EY Building a better working world Biståndsbedömningen delas in i olika livsområden, så som hemliv och personlig vård som sedan bryts ned till potentiella insatser. Diagrammet ovan redovisar fördelningen av biståndstimmar under 2017, per hemtjänstområde och totalt. Förhållandet mellan områdena är konstant genom aret, flest timmar återfinns i norr och minst timmar i Skivarp-Rydsgård I bönan av aret fanns viss variation från månad till månad, resten av året är det dock en förhållandevis jamn fördelning. Vid intervju uppgavs att biståndshandläggarna inte utgårfrån tid vid bedömning, utan fokuserar pa behoven och insatserna på ett övergripande plan. Grundtanken med IBIC är låta individens behov styra fran utredning till genomförande. Dock arbetar utförarverksamheten i dagsläqet inte e ter denna modell, utan det tillämpas endast av beställarsidan (biståndsbedömningen) Vid intervju framgick att detta upplevdes som olyckligt, eftersom det är önskvärt med ett enhetlig arbetssätt och synsätt. För att den behovsinriktade modellen ska kunna implementeras fullt ut kravs också att verksamhetssystemet Treserva anpassas. Detta är enligt uppgift nåqot som dragit ut pa tiden men förhoppningen är att det ska vara klart i början på 2018. Biståndshandläggarna besöker hemtjänstenheterna regelbundet för att träffa hemtjänstpersonal, sjuksköterskor och rehab-personal i syfte att diskutera det aktuella läget. Uppföljning av enskilda ärenden ska enligt riktlinjen för biståndsbedömning ske kontinuerligt Utöver detta finns en tat kontakt mellan biståndshandläggarna och planerarna som är placerade ute på enheterna. Genom planerarna kan personalen förmedla förändrade behov hos brukare men de kan också själva kontakta handläggarna. 3.3.2. Bedömning D e \ ä r J* r b e d o m n i ng att det finns ändamålsenliga rutiner som styr biståndsbedömningen Det ar därtill positivt att uppföljningar genomförs kontinuerligt med hemtjänstpersonalen Vi menar i likhet med de intervjuade att verksamheten hade vunnit på att tillämpa intentionerna med 3.4. Planering och uppföljning av insatser IBIC aven for utförarsidan. 3.4.1. Iakttagelser Planeraren är den som tar emot biståndshandläggarens bedömning genom verksam hetssystemet Treserva. Verksamhetssystemet används för handläggning av ärenden vilket bland annat innebar hantering av brukares personuppgifter, behov, lagstadgade förutsättningar samt avgif shantenng. Planerarens huvuduppdrag är att planera och organisera respektive hem- 5 a^tgm P ps, a Q l i g a a r b e t e ' P'aneringen är också undersköterskor och D e s o m j o b b a r m e d darfor jobbar de även med insatser då tillfälle ges. Nedan redovisas en beskrivning över planerarens arbetsgång fram till det att insatsen utförs. Kontaktman innebär att en utav hemtjänstpersonalen har ett särskilt ansvar för kontakten med den enskilde brukaren, exempelvis när det galler hur insatser ska utföras. Planerare tar Planerare tar... Uppdrag emot uorfd an <t med f ^ mellan Kontaktman k o n t a t f o r d emot uppdrag b n j k a r e dag-och utses Insats utförs nattpatrull Det tilldelade uppdraget fördelas genom att en plan upprättas över vilka besök som ska ske och vid vilka tider. För varje enhet genereras sedan ett visst antal insatser som ska utföras per Page 66 of 407 9
PtilHl IT. > llr-tl 'i dag, baserat på samtliga brukares uppdragsplaneringar. Detta steg genomförs i planeringssystemet TES. Från detta system genereras även personalens dagliga planering, som skrivs ut på papper inför arbetsdagen. Enhetschef och planerare tar sedan gemensamt fram ett bemanningskrav utifrån planeringen och lägger in detta i TimeCare. TimeCare genererar därefter förslag på personalscheman. Phoniro är ett verktyg för nyckelfri hemtjänst där personal tilldelas samtliga nycklar till brukarna som ska besökas för dagen genom sina mobiltelefoner. Vid besök hos brukare använder personalen mobiltelefonen för att öppna ytterdörren. När hemtjänstpersonalen lämnar brukaren låser de på samma sätt dörren och avslutar besöket. Systemet tillåter uppföljning avseende när besöken är gjorda samt vem som har genomfört besöket. Vid flertalet intervjuer uppgavs att det finns ett behov av att kunna få fram tillförlitlig statistik ur de befintliga systemen, för att på ett bra sätt kunna planera och följa upp verksamheten. Detta kräver inte bara att system i sig kan producera statistiken, utan det ställer också krav på den manuella inmatningen. Det kan exempelvis innebära att man tar sig tid för efterregistrering och korrigering. Enligt uppgift är detta en av anledningarna till att statistiken inte är tillförlitlig som det ser ut just nu. Tabellen nedan redovisar en sammanställning över de system som hemtjänsten arbetar med. I dagsläget kommunicerar dessa system inte med varandra på ett sätt som möjliggör en adekvat uppföljning. Något som försvårar möjligheten till att löpande kunna ha koll på relevanta mått och nyckeltal. System TES TimeCare Treserva Phoniro Funktion Planeringssystem Schemaläggningsverktyg Verksamhetssystem Nyckelfri hemtjänst Det pågår en diskussion kring att ta fram verktyg som kan inhämta data från samtliga system och på så sätt samla det på en plats. Detta möjliggör i sin tur fördjupade analyser, nyckeltal och möjlighet att hitta eventuella felkällor. Vidare finns även planer på att utveckla TES, för att personalen ska kunna ha sin dagliga planering i mobiltelefonerna istället för som idag, få ett utskrivet papper. 3.4.2. Bedömning Vi noterar att kommunstyrelsen tillämpar ett flertal verktyg som stöd för genomförandet av hemtjänstinsatser vilket vi anser är positivt. Det är däremot vår bedömning att systemen inte tillämpas utifrån dess fulla potential. Det går i dagsläget inte att följa upp statistik från verksamheterna. Orsaken till detta är att systemens nuvarande funktioner, samt rutinerna för inmatning av uppgifter, inte möjliggör tillförlitliga analyser av utförandet av hemtjänstinsatser. Vi noterar dock att kommunstyrelsen har som ambition att utveckla systemen i syfte att genomföra denna typ av analyser. Det är vår bedömning att uppföljningen av utförda hemtjänstinsatser i dagsläget inte är tillräcklig i syfte att säkerställa att de personella resurserna överensstämmer med omfattningen av de beviljade insatserna. I detta hänseende kan också en resursfördelningsmodell, baserat på vårdtyngd, möjliggöra ett effektivt tillsättande av personella resurser. Page 67 of 407 10
EY Ruilriing a hetter working world 3.5. Personalplanering 3.5.1. Iakttagelser Schemaläggningen i TimeCare genererar ett bemanningskrav. Personalen lägger själva in ett personligt schemaförslag. Inom varje hemtjänstenhet finns en grundbemanning indelad i hemtjänstgrupper. Grupperna ska täcka normalbehovet. I dagsläget utgörs den totala grundbemanningen i hemtjänsten av ca 77 årsarbetare. Enligt uppgift är personalen tillsvidareanställd och har en tjänstgöringsgrad på mellan -i Q i y 60 procent och 90 procent. Utöver detta finns så kallad resurspersonal som går A n t a l m e d a r b e t a r e in och täcker upp för planerad frånvaro. Respektive resursmedarbetare tillhör generellt en specifik hemtjänstgrupp. Skurups kommun har även en bemanningsenhet som bistår hemtjänsten med vikariepersonal vid behov. genomsnitt möter under två veckor Kommunen har tagit del av statliga riktade bidrag för att öka bemanningen inom äldreomsorgen. Enlig uppgift finns det till viss del en personalrörlighet mellan enheterna. Detta innebär att personal tillfälligt eller permanent kan flytta över och jobba inom en annan enhet. Vid intervjuerna framkom att det förs en diskussion i kommunen kring att införa 'rätt till heltid'. Vid granskningens genomförande var inget beslut taget men förvaltningen arbetar utifrån att 'rätt till heltid' kommer att införas under 2018. Vid intervju framkom att detta kommer att ställa högre krav på flexibilitet bland personalen. Målsättningen är att detta inte ska leda till att delade turer ökar. Personalkontinuiteten uppges vara låg och har varit så under en längre tid. Vid en jämförelse bland Sveriges kommuner ligger Skurup bland de 25 procent sämsta när det kommer till kontinuitet inom hemtjänsten. Ett personalrelaterat problem är sjukfrånvaron. Inom hemtjänsten ligger sjukfrånvaron på ca 10 procent fram till och med september månad 2017. Ungefär 40 procent av den totala sjukfrånvaron utgörs av långtidsfrånvaro. Sjukfrånvaron är högst bland kvinnor. Nedan redovisas en jämförelse av de sammantagna sjuktalen för de olika hemtjänstgrupperna, Hemtjänstområde Total % Kvinnor % Män Norr 8,08 7,80 18,66 Söder 19,34 20,42 3,94 Rydsgård - Skivarp 10,76 11,22 4,58 Källa: individ- och omsorgsförvaltningen. Avser perioden jan-sep 2017 Sammanställningen visar att problemet med hög sjukfrånvaro är brett och varierar stort mellan områdena. Det har påbörjats ett arbete som syftar till att sänka sjukfrånvaron. En del i detta arbete är att öka hemtjänstpersonalens delaktighet genom ökat inflytande över sin egen arbetssituation. Förhoppningen är att detta ska leda till en kulturförändring och ökad arbetsglädje. % 3.5.2. Bedömning Det är vår bedömning att det finns möjligheter till ett flexibelt personalutnyttjande. Vi baserar denna bedömning på att hemtjänsten utgår från en grundbemanning med möjlighet till omfördelning av personal. Därutöver finns möjlighet att täcka upp för såväl planerad som oplanerad frånvaro genom resurspersonal och vikarier. Det är vår bedömning att personalkontinuiteten är låg. Page 68 of 407 11
EY Building a better working, world 4. Sammanfattande bedömning Det är vår sammanfattande bedömning att det för hemtjänsten inom Skurups kommun finns utrymme för förbättringar. Mot bakgrund av uppvisade underskott de senaste två åren samt prognos för 2017 menar vi att kommunstyrelsen inte vidtagit tillräckliga åtgärder i syfte att uppnå en ekonomi i balans. Det är vidare vår bedömning att kommunstyrelsen behöver stärka uppföljningen av verksamheten samt utreda vad som är drivande faktorer för underskotten. Vi noterar att det inte finns ett uppdaterat reglemente för myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorg. Revisionsfråga Har nämnden en ändamålsenlig budgetprocess och resursfördelningsmodell? Finns det ändamålsenliga principer för bedömningen av biståndsinsatser? Tillämpas system och rutiner för planering och uppföljning av insatser? Görs en uppföljning av att beviljade insatser utförs? Överensstämmer omfattningen av beviljade insatser med tilldelade personella resurser? Finns det en organisation och styrning av personalresurser som medför ett effektivt resursanvändande? Finns rutiner för flexibelt personalnyttjande? Svar Nej. Kommunstyrelsen har frångått en budgetfördelning baserat på en resursfördelningsmodell. Den nuvarande budgetfördelningen baseras således inte direkt på vårdtyngd. Vi noterar att budgeteringen inte kopplas till kommunens demografiska prognos eller till vårdtyngd. Ja. Delvis. Vi noterar att kommunstyrelsen tillämpar ett flertal verktyg som stöd för genomförandet av hemtjänstinsatser vilket vi anser är positivt. Det är däremot vår bedömning att systemen inte tillämpas till dess fulla potential. Det går i dagsläget inte att följa upp statistik från verksamheterna. Orsaken till detta är att systemens nuvarande funktioner, samt rutinerna för inmatning av uppgifter, inte möjliggör tillförlitliga analyser av utförandet av hemtjänstinsatser. Det är vår bedömning att uppföljningen av utförda hemtjänstinsatser i dagsläget inte är tillräcklig för att bedöma huruvida de personella resurserna överensstämmer med omfattningen av de beviljade insatserna. Detta på grund av att det saknas underlag för att kunna göra denna typ av analys. Delvis. Det finns rutiner för styrning av personalresurser. Däremot gör vi bedömningen att det i dagsläget inte går att avgöra om detta genererar ett effektivt resursanvändande. Ja. Det är vår bedömning att det finns möjligheter till ett flexibelt personalutnyttjande. Vi baserar denna bedömning på att hemtjänsten utgår från en grundbemanning med möjlighet till omfördelning av personal. Därutöver finns möjlighet att täcka upp för såväl planerad som oplanerad frånvaro genom resurspersonal och vikarier. Page 69 of 407 12
Vi rekommenderar kommunstyrelsen att: Säkerställa att budgetfördelningsprinciper är baserade på den fördelade vårdtyngden. Stärka möjligheten till uppföljning av verksamheten genom relevanta mått genom de tillämpade verksamhetssystemen. Analysera orsakerna till budgetunderskottet samt vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa en ekonomi i balans. Beakta den demografiska utvecklingen bland äldre samt dess inverkan på budgeteringen av verksamheten. Därtill rekommenderar vi kommunstyrelsen och myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorg att: Ta initiativ till revidering av reglemente för myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorgen. Skurup den 25 januari 2018 Linus Aldefors Verksamhetsrevisor, EY Emmy Lundblad Verksamhetsrevisor, EY Page 70 of 407 13
Bilaga 1: Källförteckning Intervjuade personer: Förvaltningschef individ- och omsorgsförvaltning Biträdande förvaltningschef individ- och omsorgsförvaltning Ekonom Hemtjänstchef Enhetschef Norr Enhetschef Söder och Nattpatrull Biståndshandläggare Dokumentation: Kommunstyrelsens reglemente Myndighetsnämnden för skola och socialtjänsts reglemente Befolkningsprognos Skurups kommun Riktlinjer för biståndsbedömning 2015 Skurups kommuns budget 2017 Skurups kommuns årsredovisning 2016 Uppdragsbeskrivning planerare Process ärende hemtjänst Schemaadministratör i Timecare Äskande för 2017, individ och omsorgsförvaltningen Analysunderlag koll på hemtjänsten 2016 Page 71 of 407
Protokollsutdrag 1 (1) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 78 Dnr KS 2017.677 Informationshanteringsplan för Individ- och omsorgsförvaltningen Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsens arbetsutskotts föreslag: Informationshanteringsplanen för individ- och omsorgsförvaltningen antas. Sammanfattning av ärendet Handlingar som inkommer till, upprättas av eller förvaras hos en myndighet, utgör dess allmänna handlingar. I arkivlagen står att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och de ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar och behovet av information för rättskipningen och forskningen. Informationshanteringsplanen (tidigare benämnd dokumenthanteringsplan) har som funktion att skapa en överblick över vilka allmänna handlingar som finns och hur dessa ska hanteras. För att en allmän handling ska få gallras i kommunalverksamhet måste det finnas ett formellt beslut på att det är tillåtet. Informationshanteringsplanen utgör ett sådant beslut. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Skurups kommun och således ytterst ansvarig för de allmänna handlingar som förvaras i kommunen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2018-02-20. Informationshanteringsplan för individ-och omsorgsförvaltningen, daterad 2018-02-20. Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår att informationshanteringsplanen för individ- och omsorgsförvaltningen antas. Beslutet skickas till: Individ- och omsorgsförvaltningen. Rickard Pettersson, förvaltningschef. Hanna Lindberg, arkivarie. Justerandes signatur Page 72 of 407
Tjänsteskrivelse 1 (3) Förvaltning Datum Diarienummer 2018-02-20 KS 2017.677 Kommunstyrelsen Förslag till informationshanteringsplan för individ- och omsorgsförvaltningen Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår att informationshanteringsplanen för Individ- och omsorgsförvaltningen antas. Sammanfattning av ärendet Handlingar som inkommer till, upprättas av eller förvaras hos en myndighet, utgör dess allmänna handlingar. I arkivlagen står att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och de ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar och behovet av information för rättskipningen och forskningen. Informationshanteringsplanen (tidigare benämnd dokumenthanteringsplan) har som funktion att skapa en överblick över vilka allmänna handlingar som finns och hur dessa ska hanteras. För att en allmän handling ska få gallras i kommunalverksamhet måste det finnas ett formellt beslut på att det är tillåtet. Informationshanteringsplanen utgör ett sådant beslut. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Skurups kommun och således ytterst ansvarig för de allmänna handlingar som förvaras i kommunen. Konsekvensanalys/Överväganden Det är viktigt att kontinuerligt revidera planen så att den överensstämmer med verksamhetens arbetsprocesser och för att gallringen ska kunna skötas rättssäkert och korrekt. Laglighet och kommunens regler och/eller mål Enligt arkivlagen 6 skall varje myndighet avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar och verkställa föreskriven gallring i arkivet. Ekonomi Det finns inga ekonomiska faktorer att förhålla sig till. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 73 of 407
Tjänsteskrivelse 2 (3) Förvaltning Datum Diarienummer 2018-02-20 KS 2017.677 Perspektiv För att en informationshanteringsplan skall nå sin fulla effekt som ett stöd i informationshanteringen ute i verksamheterna bör den implementeras och göras så lättillgänglig som möjligt. Checklista enligt FN s barnkonvention: 1. Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Nej Kommentar: Beslutet berör inte frågan. 2. Innebär beslutet att barns och ungdomars sociala, ekonomiska och kulturella rättigheter beaktas? Ja Kommentar: Beslutet berör allas rätt att ta del av kulturhistoriska handlingar. 3. Innebär beslutet att barns och ungdomars rätt till en god hälsa beaktas? Nej Kommentar: Beslutet berör inte frågan. 4. Har barn och ungdomar fått möjlighet att uttrycka sin mening? Nej Kommentar: Beslutet berör inte dem direkt. 5. Har särskild hänsyn tagits till fysiskt och psykiskt handikappade barns och ungdomars behov? Nej Kommentar: Beslutet berör inte frågan. Samråd Informationshanteringsplanen har tagits fram i samråd mellan arkivfunktionen och förvaltningens olika verksamheter. Utvärdering och tidplan för uppföljning Informationshanteringsplanen bör revideras kontinuerligt. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Förslag till informationshanteringsplan för Individ- och omsorgsförvaltningen 2018-02-20 Informationshanteringsplan för Individ-och omsorgsförvaltningen 2018-02- 20 Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 74 of 407
Tjänsteskrivelse 3 (3) Förvaltning Datum Diarienummer 2018-02-20 KS 2017.677 Christian Björkqvist Kanslichef/kommunjurist Hanna Lindberg Arkivarie Beslutet skickas till: Rickard Pettersson, förvaltningschef Individ- och omsorgsförvaltningen Hanna Lindberg, arkivarie Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 75 of 407
Informationshanteringsplan för Individ- och omsorgsförvaltningen Page 76 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 2 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Innehållsförteckning Inledning...4 Förvaring av allmänna handlingar...5 Digital förvaring av allmänna handlingar...6 Gallring...6 Hur gallrar man?...7 Registrering...8 Minnesanteckningar...9 Informationshanteringsplanens kolumner...9 Vård och omsorg...12 Övergripande administration...12 Kommunal hälso- och sjukvård...14 Kommunal rehabilitering...33 Stöd och omsorg...36 Övergripande administration...36 Anhörigstöd...38 Utreda och fatta beslut om insatser...40 Page 77 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 3 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Hemtjänst...43 Vård och omsorgsboende...49 FuSS...54 Bostadsanpassning...59 Färdtjänst...61 Individ- och familjeomsorg...61 Övergripande administration...61 Allmän verksamhet...65 Familjehem, kontaktpersoner och kontaktfamiljer...70 Placeringsärenden barn...72 Missbruk...75 Familjerätt...80 Ekonomiskt bistånd...91 Page 78 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 4 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Inledning En informationshanteringsplan redovisar alla de handlingstyper som finns i verksamheten och beskriver hur de bör hanteras. Planen är ett styrdokument och har även en råd- och stödfunktion i det arkiveringsarbete som verksamheterna ska sköta själva. I informationshanteringsplanen ges anvisningar bland om format vid arkivering, förvaring/it-system, instruktioner för den slutliga leveransen till kommunarkivet samt anmärkningar om informationen är sekretessbelagd eller annan information av vikt. Informationshanteringsplanen fungerar även som gallringsbeslut. Detta innebär att den reglerar vilka handlingar som ska bevaras, vilka som ska förstöras och i så fall när. Tanken är att den ska vara ett verktyg såväl för dem som hanterar informationen i verksamheten som för allmänheten som vill ta del av förvaltningens allmänna handlingar. Informationshanteringsplanen ger myndigheten nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna handlingar, underlättar arkivfunktionens arbete och förbättrar allmänhetens möjligheter att återsöka och ta del av information. Informationen som redovisas i informationshanteringsplanen är oberoende av media, det kan alltså handla om allt från papper till en post i en databas. Kommunala verksamheter och bolag verkar i en sektor där de måste leva upp till krav i vår offentlighetslagstiftning, främst tryckfrihetsförordningens regler om allmänna handlingar, offentlighets- och sekretesslagens krav på registrering av allmänna handlingar samt arkivlagen. Page 79 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 5 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Alla myndigheter med tillhörande verksamheter ansvarar själva för sina allmänna handlingar, i enlighet med gällande lagstiftning, arkivreglementet för Skurups kommun, och den beslutade informationshanteringsplanen nedan. Ansvaret för handlingarna övergår till arkivmyndigheten först efter att godkänd leverans till arkivet genomförts. Allmänna handlingar får aldrig gallras utan att det finns ett gallringsbeslut. Informationshanteringsplanen är ett gallringsbeslut som omfattar många handlingstyper samtidigt. Observera att handlingstyper som inte är medtagna i planen alltså inte kan gallras, eftersom gällande gallringsbeslut då saknas. Det innebär att handlingarna måste sparas tills nytt beslut tas. Rapportera nya eller upphörda handlingstyper till enhetens arkivansvariga, så att detta kan beaktas i kommande uppdateringar. Förvaring av allmänna handlingar Arkivlagen säger att det är myndighetens skyldighet att skydda sina handlingar mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. I Skurup gäller Riksarkivets krav på arkivlokaler (RA-FS 1997:3). Det innebär bland annat att arkivlokalen ska stå emot brand i två timmar, inga vattenbärande rör får finnas i lokalen och låset ska vara i minst skyddsklass 2. Om nya arkivlokaler ska uppföras bör kommunarkivet kontaktas. Har man mindre mängder handlingar kan man förvara dessa i dokumentskåp, men de ska då klara samma krav som arkivlokaler (t ex en brandklassning enligt EJ 120). Sekretesshandlingar ska förvaras inlåsta. Page 80 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 6 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Digital förvaring av allmänna handlingar Arkivreglerna gäller givetvis även information som förvaras digitalt. Det är tillåtet att förvara handlingar digitalt, men det måste ske på ett betryggande vis och det är verksamheten, inte IT-avdelningen, som ansvarar för att informationen bevaras på rätt sätt och är sökbar. ITavdelningen driftar systemen och tar t ex back-up, men ansvarar inte för att informationen konverteras till aktuella format och att handlingarna därmed är läsbara. Myndigheten/verksamheten svarar också för de kostnader som uppstår om/när handlingarna ska tas om hand för digital arkivering till exempel konvertering till godkända format eller migrering av data ur leverantörsberoende system till kommunarkivet. Det kan bli en dyr process beroende på hur kravställningen vid upphandling av systemet ser ut. När nya verksamhetssystem ska upphandlas är det därför viktigt att arkivfunktionen konsulteras för att säkerställa att de krav som möjliggör långtidsbevarande respektive överföring till e-arkiv uppfylls. Gallring Att gallra innebär att informationen förstörs. Allmänna handlingar ska i så stor utsträckning som möjligt bevaras och gallring får endast ske i enlighet med informationshanteringsplanen. Vid osäkerhet kontaktas förvaltningens arkivansvarige eller kommunarkivarien. Notera att det i en del speciallagar, som till exempel bokföringslagen, finns regler för bevarande under en viss tid. Detta innebär emellertid inte att man får lov att gallra handlingarna när tiden löpt ut. Arkivlagens bestämmelser tar då över och det är alltid förvaltningens informationshanteringsplan som reglerar gallringen. Om handlingstypen inte finns med i informationshanteringsplanen ska handlingarna bevaras till dess nämnden/kommunstyrelsen fattat ett gallringsbeslut. Page 81 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 7 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Gallring ska ske även i den digitala miljön. Detta är inget som IT-avdelningen ansvarar för utan det är förvaltningens systemansvarige som ansvarar för att gallringen verkställs. Vid upphandlingen av nya system ska man förvissa sig om att det också är tekniskt möjligt att gallra (förstöra) information i systemet. När gallringsfristen för en handlingstyp har löpt ut bör gallringen också verkställas. Det är kostsamt och ineffektivt att lagra mer information är nödvändigt och det finns också risk att handlingar som ska bevaras försvinner in bland det som ska gallras. Tänk dock på att om någon begär att få ta del av en handling som enligt informationshanteringsplanen skulle ha varit gallrad, men som av någon anledning undgått gallring, ska gallringen inte verkställas innan eventuellt utlämnande. Hur gallrar man? Det är viktigt att gallringen sker under kontroll. Det är verksamheten som ansvarar för att handlingarna gallras. Det händer att informationen som ska gallras finns både i pappersutskrift och i ett verksamhetssystem. Då ska givetvis gallringen ske av såväl pappersburen som digital information. Stäm av med systemansvarig angående den digitala gallringen. Handlingar som omfattas av sekretess eller är integritetskänsliga ska alltid brännas eller tuggas. Finns det ingen dokumentförstörare som kan tugga sönder handlingarna på plats kan man slänga dem i den behållare för sekretesshandlingar som finns i kommunarkivet, eller på plan 2 i kommunhuset. Kontakta vaktmästare eller kommunarkivarie innan för att säkra att det finns plats. Page 82 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 8 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Registrering Allmänna handlingar ska registreras så snart de kommit in till eller upprättats hos en myndighet... (5 kap. 1 OSL 2009:400). Denna regel är till för att allmänheten ska ha möjlighet att få insyn i och också kunna granska verksamheten. Det finns dock undantag från registreringskravet: - Om handlingen är av uppenbart ringa värde för verksamheten behöver man varken registrera eller hålla den ordnad. Det kan vara till exempel reklam, inbjudningar till konferenser, cirkulär och så vidare. - Handlingar som INTE omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att man utan svårighet kan fastställa om de kommit in eller upprättats. Det gäller till exempel betygshandlingar, fakturor och protokoll. Tänk på att det är originalet som ska registreras. Vid utsänd handling registreras kopian. Observera att alla handlingar som omfattas av sekretess måste registreras i ärendehanteringssystemet eller i andra verksamhetssystem. Det spelar ingen roll hur informationen inkommer till verksamheten. Några exempel på hur man går tillväga: Är det ett meddelande på din telefonsvarare eller ett SMS gör du en tjänsteanteckning som registreras i ärendehanteringssystemet/verksamhetssystemet. Inkommer informationen via en webbtjänst i något av förvaltningens verksamhetssystem tas den ut på papper och registreras. Vid hot eller liknande situationer kan det vara av värde att bevara den ursprungliga informationsbäraren, kontakta då IT-enheten för mail och verksamhetssystem eller telefonenheten för röstmeddelanden och SMS. Page 83 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 9 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Minnesanteckningar Minnesanteckningar är endast handlingar som tillkommit som ett stöd i handläggningen av ett ärende och som inte tillför ärendet något nytt, exempelvis en sammanställning av registrerad information. Minnesanteckningar är inte allmänna handlingar och rensas ut innan ärendet avslutas. En minnesanteckning blir dock allmän handling om den expedieras eller tas om hand för arkivering. Tänk på att interna handlingar som man ibland betraktar som arbetsmaterial eller minnesanteckningar så som lathundar och mötesanteckningar i regel är allmänna handlingar. Informationshanteringsplanens kolumner Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Handlingstyp Kategori av handlingar som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Format En handling kan vara en datafil, en databas, mikrofilm, ett ljudband, ett papper med mera. Den kan ofta förekomma i verksamheten i flera olika exemplar. I denna kolumn anges i vilket format handlingen arkiveras. Page 84 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 10 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingar som ska bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Se Sveriges Provningsoch Forskningsinstituts (SP) förteckning över certifierad skrivmateriel samt Riksarkivets föreskrifter, råd och rekommendationer beträffande digitala medier. Arkivbeständigt papper (ISO 11108) har förmåga att under lång tid motstå åldring och inverkan av slitage eller nötning vid användning. Det måste därför användas till handlingar som ska bevaras och där man kan förvänta sig ett stort slitage, t ex protokoll och register. Där papper anges ska istället åldringsbeständigt papper ses som ett minimikrav. Åldringsbeständligt papper har inte har samma motståndskraft mot mekaniskt slitage. Vanligt kopieringspapper är i regel åldringsbeständigt. Förvaring/IT-system Här anges huruvida handlingen registreras och var den förvaras. I förekommande fall redogörs för sökingångar. Handlingen kan antingen förvaras i arkivskåp, närarkiv eller på tjänsterum. Viktigt är att handlingar med sekretessbelagda uppgifter förvaras inlåsta. Detta gäller även kopior. Kopior behöver dock inte förvaras i brandsäkra arkivskåp. Gallra/bevara Gallra innebär att man förstör handlingen oavsett om det är digital eller pappersinformation. Gallras vid inaktualitet innebär att ansvarig själv gör bedömningen när handlingen ska förstöras. I många fall finns kommentar till detta i anmärkningsfältet. Gallring efter tio år innebär att handlingen kan gallras tidigast tio kalenderår utöver det år handlingen inkom/upprättades. Gallringen bör ske under kontrollerade former, genom att handlingarna bränns eller tuggas. Digital information ska förstöras så att den inte går att återskapa. Bevara innebär att handlingen bevaras för all framtid. Leverans till kommunarkivet sker efter överenskommelse med förvaltning/verksamhet. Page 85 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 11 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Leverans till kommunarkiv Här ska det framgå hur länge handlingarna förvaras i verksamheten efter avslut innan den ska levereras till kommunarkivet. Står det exempelvis 5 år betyder det att handlingarna förvaras i verksamheten i arkivskåp, närarkiv eller på tjänsterum och när 5 år gått levereras det till slutförvaring i kommunarkivet. När det gäller det digitala materialet tas den inte emot för slutförvaring av kommunarkivet i dagsläget då det ännu inte finns någon lösning för digitalt långtidsbevarande. Rekommendationen är att skriva ut allt som ska bevaras på papper för att kunna garantera att information inte förloras på vägen. Anmärkning, sekretess m.m. Här kan olika anmärkningar om den aktuella handlingstypen göras för att exempelvis förtydliga om det finns oklarheter kring någonting eller för att förklara gallringsfrister och så vidare. Är handlingen sekretessbelagd ska det också redovisas här. Page 86 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 12 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Vård och omsorg Övergripande administration Handlingar rörande ekonomi (fakturor m.m.) Papper/digitalt Agresso/pärm på kontor/närarkiv Se dok.plan för Kommunövergripande stab/ekonomi Se dok.plan för Kommunövergripande stab/ekonomi Kopia bevaras för egen kännedom ute i verksamheten och gallras vid inaktualitet. Originalet skickas till ekonomienheten eller läggs in i Agresso. Handlingar rörande personal (anställningsavtal m.m.) Papper/ digitalt Personec P/pärm på kontor/närarkiv Se dok.plan för Kommunövergripande stab/löne- /personal Se dok.plan för Kommunövergripande stab/löne- /personal Kopia bevaras för egen kännedom ute i verksamheten och kan gallras vid inaktualitet i sekretesstunna. Originalet skickas till löneenheten eller läggs in i Personec. Page 87 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 13 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Verksamhetsberättelse Papper/digitalt Pärm i närarkiv/w3d3 Bevaras 5 år Ingår i kommunens övergripande årsredovisning. APT-protokoll Papper/digitalt Pärm på kontor/ mapp på dator Upphandlingar Papper/digitalt Pärm i närarkiv/w3d3/ Tendsign Avtal Papper/digitalt Pärm i närarkiv/w3d3 Vid inaktualitet Bevaras/vid inaktualitet Bevaras/vid inaktualitet Kan gallras när de inte längre fyller något behov i verksamheten. 5 år Se även avsnitt för Upphandling i plan för Kommunövergripande stab. 5 år Ingår oftast i diarieförda handlingar. Avtal av mindre vikt kan gallras då avtalstiden gått ut. Skydds-Brandprotokoll Papper Pärm på kontor Bevaras 5 år Inventarielistor Papper Pärm på kontor Vid inaktualitet Kommunal hälso- och sjukvård Page 88 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 14 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Avvikelser/anmälningar Utredning Lex Maria, beslut med underlag Papper/digitalt Närarkiv/W3D3 Bevaras 5 år Avvikelserapporter Digitalt Närarkiv/DF Respons 10 år Digitalt från och med oktober 2016. Äldre rapporter finns även i papper. Enskilda rapporterade händelser gallras efter 10 år om de granskats i en händelse- eller riskanalys, där en sammanställning gjorts för rapportering och uppföljning av mål och resultat. OBS! Gallring av enskilda avvikelserapporter inte får ske om dessa behövs för vårdgivarens uppföljning, eller för eventuella framtida utredningar i disciplin- eller patientskadeärenden. Page 89 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 15 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Anmälan om negativa händelser och tillbud med medicintekniska produkter Papper Närarkiv 10 år Fallrapporter Digitalt Närarkiv/DF Respons 10 år Digitalt från och med oktober 2016. Äldre rapporter finns även i papper. Del i avvikelserapport. Gäller fallolyckor för patienter. Händelseanalyser Papper Närarkiv Bevaras/10 år Händelseanalyser, checklistor och handlingsplan för åtgärder gallras efter 10 år om det finns en slutrapport om händelseanalys som bevaras. Om inte ska händelseanalyserna bevaras. Smittskyddsanmälningar Papper Närarkiv Bevaras 2 år Avser anmälningar enligt smittskyddslagen (2004:168) och smittskyddsförordningen (2004:255). Page 90 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 16 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Rutiner/klagomål/delegeringar/uppföljning Kunskaptest, inför delegering Papper Närarkiv 10 år Delegeringar Hälso- och sjukvårdslagen, orginal Papper Närarkiv 10 år Avser även beslut om ändring i delegering. Återkallande av delegering Papper Närarkiv 10 år Rutiner/direktiv gällande ledningssystemet Papper/digitalt Pärm i närarkiv/w3d3 Bevaras 5 år De rutiner som är registrerade ingår och arkiveras i diaireförda handlingar. Granskning av ledningssystemet, resultat Blanketter för samordnad vårdplanering (SVPL) Papper Närarkiv Bevaras Papper Närarkiv 10 år Räkenskapsinformation gällande kontroll av fakturor för betalningsansvar för patient då tiden gått ut. Uppgifter och beslut i samband med den samordnade vårdplaneringen noteras alltid i Page 91 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 17 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. patientjournalen och bevaras där. Se avsnitt för Patientjournal. IVO:s beslut som rör den egna vårdgivaren (KS) Papper/digitalt Pärm i närarkiv/w3d3 Bevaras 5 år IVO:s tillsynsbeslut. Ingår i diarieförda handlingar. Processbeskrivning för Hälsooch sjukvård, LSS och socialtjänst Digitalt Ensolution* Bevaras *kvalitetsledningssystem Ligger i systemet tills vidare. Klagomål inkomna direkt till den egena verksamheten eller via patientnämnden Papper/digitalt Närarkiv/W3D3 Bevaras/vid inaktualitet Avser skriftliga klagomål. Tillfälliga eller av ringa betydelse gallras när de inte längre behövs i verksamheten. De som är av betydelse för verksamheten bevaras. Riskbedömningar/riskanalyser Papper Närarkiv Bevaras 2 år Ett inkommet svar ska bevaras i sin helhet. Rutinbeskrivningar framtagna av MAS* Papper/digitalt Närarkiv/W3D3 Bevaras 5 år *Medicinskt ansvarig sjuksköterska Avseer: - Delegering Page 92 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 18 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Utbildning i vårdhygieniska frågor, verksamhetsunik dokumentation - Riskhantering - Avvikelserapportering/fall - Klagomålshantering - Läkemedelshantering - Behöriigheter till IT-stöd - Journalhantering - Återrapportering till verksamheter - Papper Närarkiv Bevaras 2 år Information som är egenproducerad eller framtagen för myndighetens, vårdgivarens etc. räkning (bildspel, text etc.) bevaras. Powerpoint-bilder kan bevaras som utskrift eller digital fil, overheadbilder kan (i förekommande fall) överföras till papper eller bevaras som skannad fil. Utbildning i vårdhygieniska frågor, ej verksamhetsunik dokumentation Papper Vid inaktualitet Ej verksamhetsunik information som använts i utbildningen gallras vid inaktualitet. Kommunens riktlinjer för hälso-och sjukvård Digitalt W3D3 Bevaras 5 år Avser riktlinjer utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren (politiskt Page 93 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 19 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. antagen). Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker m.m. (specifikt för Skurup) Digitalt W3D3 Bevaras 5 år Avser rutinbeskrivningar utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren. Tolkbeställning Papper Hos ansvarig på enhet 3 år/10 år Tolkbeställning som utgör räkenskapsinformation gallras efter 10 år, övriga gallras efter 3 år. Uppföljning av rutiner, dokumentation Papper Närarkiv Bevaras 2 år Avser uppföljning av tex vårdarbetesrutiner. Uppföljning av mål Papper Närarkiv Bevaras 2 år Avseer inrapporterd uppföljning på verksamhetsnivå. Uppföljning av verksamhet och kvalitet Papper W3D3 Bevaras 2 år Avser dokumenterade uppföljningar. Läkemedel Page 94 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 20 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Förbrukningsjournal narkotika, förrådshantering Papper Hos ansvarig på enhet 10 år* *Kan gallras först10 år efter inaktuallitet. Individuella förbrukningsjournaler ingår i patientjournalen. Förteckning över utlämnade av kort och nycklar till läkemedelsförråd Papper Hos ansvarig på enhet 10 år 10 år efter avslutad anställning. Protokoll från kvalitetsgranskning (motsvarande), läkemedel Papper Närarkiv Bevaras 2 år Rekvisition till apotek Papper Hos ansvarig på enhet 10 år Avser rekvisition över läkemedel eller teknisk sprit till läkemedelsförråd. Signeringslistor över administrererade läkemedel, generella Papper Hos ansvarig på enhet 10 år Företeckning i LF* över narkotiskt ansvariga sjuksköterskor Digitalt W3D3 Vid inaktualitet *Läkemedelsförrådet Gallras 3 år efter uppdraget upphört. Del av Page 95 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 21 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. rutin för läkemedel- och närförråd. Temperatur-avläsningar, dokumentation Papper Hos ansvarig på enhet 3 år Kylskåp för läkemedelsförvaring. Egenkontroll Checklistor för vårdenehetens egenkontroll (motsvarande), arbetsmaterial Papper Närarkiv Vid inaktualitet Checklistorna gallras efter 2 år om sammanfattning etc gjorts som bevaras,annars ska checklistorna bevaras. Checklistor, sammanställning Digitalt W3D3 Bevaras 5 år Sammanfattning/sammanställning presentation etc bevaras. Ingår i diarieförda handlingar Skickas i vissa fall till KS. Hygienrond, arbetsmaterial Papper Närarkiv 2 år Avser protokoll, checklista eller annan dokumentation från hygienrond. Underlag gallras efter 2 år om sammanställning gjorts som bevaras, annars ska dokumentation från varje rond bevaras. Page 96 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 22 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Hygienrond, sammaställning Digitalt W3D3 Bevaras 5 år Ingår i diarieförda handlingar. Verksamhetsstöd Loggar från patientjournaler och NPÖ* Papper och digitalt I pärm hos ansvarig/ mapp på dator 10 år *Nationella Patientöversikten Om uppgifter i logg leder till åtgärd ska uppgifterna bevaras tillsammans med det ärende som då bildas. Avser rutinmässiga loggar som dokumenterar loggar över åtkomst till patientjournaler. De loggar som tagits fram ligger i mapp på dator. Patientinformation Papper/digitalt Pärm i närarkiv/w3d3 Bevaras Avser information till patient framtagen i en bestämd beslutsprocess hos den egna huvudmannen eller vårdgivaren, i form av t.ex. broschyr, skrivet eller kopierat blad, textdokument på hemsida, vårdportal etc. med allmän eller specifik (ej individuell) information till patient. Page 97 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 23 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. 1 arkivexemplar av broschyr etc. bevaras. Blanketter, beställningar av HSA och SITHS Papper Hos ansvarig på enheten 10 år Gallras 10 år efter avslutad anställning. Beställningar av inloggning i journaler Korrespondens i förtroende frågor mellan vårdgivare och patientnämnd/förtroendenämn d Korrespondens i förtroende frågor mellan vårdgivare och patient Beslut *LFF som rör den egna vårdgivaren Digitalt Mapp på G:// Bevaras Kommer via outlook och sparas i mapp på G:// tills en bevarandeplattform för digital information finns på plats. Papper/digitalt W3D3 Bevaras 5 år Beroende på vad ärendet gäller, till KS. Ingår då i diarieförda handlingar. Papper W3D3 Bevaras Se ovan. Papper/digitalt W3D3 Bevaras 5 år *Läkemedelsförsäkringsföreningen. Page 98 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 24 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Patientskaderegleringen (PSR), beslut som rör den egna vårdgivaren Papper/digitalt W3D3 Bevaras 5 år Egna journalkopior gallras vid inaktualitet. Registreras/diarieförs. Patientsäkerhetsberättelse Papper/digitalt W3D3 Bevaras 5 år Anhörigbidrag, beslut med underlag Papper Närarkiv 5 år Gallras 5 år efter det att bidrag upphört. Patientjournaler Patientjournal inklusive nedanstående pappersdokument: Digital Treserva Bevaras 2 år Journalen sortera i personnummerordning - I sin helhet - För personer födda dag 5,15 eller 25 skrivs hela journalen ut på arkvibeständigt papper. - Journalen ska rensas och sorteras före avställning. Avseende rensning och sortering se särskild rutin. Efter personen avlidit, avflyttat eller vårdepisodens avslut Page 99 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 25 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. samlas dokumenten i blå mapp i samband med inskickandet till IOF kansli. Därefter läggs de i aktomslag inför arkivering i kommunarkivet. Efter personen med skyddad identitet avlidit, avflyttat eller vårdepisodens avslut samlas dokumenten i orange mapp i samband med inskickandet till IOF kansli. Därefter läggs de i aktomslag som märkes med Skyddade personuppgifter inför arkivering i kommunarkivet. Patientjournal /försättsblad Papper Närarkiv Bevaras 2 år Meddelande till läkare från sjuksköterska vid förväntat dödsfall i ordinärt boende eller särskilt boende Papper Närarkiv Bevaras 2 år Formulär att användas av Papper Närarkiv Bevaras 2 år Page 100 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 26 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. patientansvarig läkare i samband med sk förväntade dödsfall Samtycke, informationsutbyte inom socialtjänsten och hälsooch sjukvård Ansvarsövertagande av läkemedelshantering Papper Närarkiv Bevaras 2 år Papper Närarkiv Bevaras 2 år Egenvårdsbedömning Papper Närarkiv Bevaras 2 år Ordinationshandlingar Apodosrecept AVK-ordination Papper Närarkiv Bevaras 2 år Papper Närarkiv Bevaras 2 år Papper Närarkiv Bevaras 2 år Page 101 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 27 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Förbrukningsjournal Narkotika, individuell Akuta läkarbeök, kontaktkort Planerade läkarbeök, kontaktkort Blankett för bokning av hembesök av akut läkare, ex AHRS Papper Närarkiv Bevaras 2 år Papper Bevaras 2 år Närarkiv Papper Närarkiv Bevaras 2 år Papper Närarkiv Bevaras 2 år MMT-test, MMSE-SR, Papper Närarkiv Bevara 2 år resultat Sårvårdsjournal Papper Närarkiv Bevaras 2 år Korstest och bastest, resultat Papper Närarkiv Bevaras 2 år Avser korstest och bastest i samband med blodtransfusioner. Transufsionsjournal Papper Närarkiv Bevars 2 år Listor över utföresel av upp,ätt urin, avföring, kräkning, intag Papper Närarkiv Bevaras 2 år Page 102 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 28 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. av mat, vätsla etc Listor över kontroll och mätning av patientens vakenhetsgrad, puls, blodtryck, temperatur etc Papper Närarkiv Bevaras 2 år Enstaka värden införs i patientjournalen. Vändschema Papper Närarkiv Se kommentar Vändschemat gallras efter 10 år, om anteckning i journal att vändschema satts in och hur ofta vändning ska utföras har gjorts som bevaras. Vätskebalans, dokumentation Papper Närarkiv Bevaras 2 år Blodprovsanalyser, svar på Papper Närarkiv 2 år Förs i i patientjournal. Bevaras Samtycke till skydds- åtgärder Papper Närarkiv Bevaras 2 år Konkludent samtycke till skyddsåtgärder Signeringslistor Papper Närarkiv Bevaras 2 år Papper Närarkiv Bevaras 2 år Page 103 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 29 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Journalkopia som beställts/erhållits från annan vårdgivare Förteckning Signaturförtydligande Papper Närarkiv Bevars 2 år Tillförs den egna patientjournalen. Papper Närarkiv Bevaras 2 år Intyg Papper Närarkiv Bevaras 2 år Den som utfärdar intyget ska anteckna detta i journalen och även spara en kopia av intyget. Rekvisition av jourmalhandlingar, uppgift om Diagnosformulär vid demenssjukdom Papper Närarkiv Bevara 2 år Papper Närarkiv Bevaras 2 år Papper som skannats gallras efter inaktualitet, under att en fullständig och likalydande kopia bevarats i skannad form. Skanning startar 1/1 2018. Dessförinnan papper som är en del av journalen. Page 104 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 30 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. BPSD-skattning Papper/Digitalt Treserva Bevaras 2 år Delar skrivs in i patientjournalen. Papper som skannats gallras efter inaktualitet, under att en fullständig och likalydande kopia bevarats i skannad form. Skanning startar 1/1 2018. Dessförinnan papper som är en del av journalen. Remiss, inkommen Papper Inskannad i Treserva Bevaras 2 år Papper som skannats gallras efter skanningen, under att en fullständig och likalydande kopia bevarats i skannad form. Remiss, svar Papper Närarkiv Bevaras 2 år Justerad vårdplan (SVPL) Papper/digitalt Inskannad i Treserva Bevaras 2 år Papper som skannats gallras efter skanningen, under att en fullständig och likalydande kopia bevarats i skannad form. Telefonsamtal Vid inaktualitet Avser även samtal före och efter vårdtillfället. Antecknade samtal med patient av betydelse Page 105 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 31 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. för vård och behandling bevaras i patientjournal, övriga gallras vid inaktualitet. Rättad uppgift i journal Digitalt Treserva Bevaras 2 år Ev. rättelse ska göras på sådant sätt att ursprungstexten fortfarande är läsbar. Vid digital journalföring ska ändringar bevaras i systemets historik. Görs endast digitalt. Kommunal rehabilitering Patientjournal inklusive pappersdokument Rutiner *Vendlet Papper/digitalt Pärm på kontor/mapp på dator Vid inaktualitet Se ovanstående del för patientjournal. *Patienthanteringssystem. Hjälpmedlet låter tekniken sköta vändningen av tunga och känsliga sängliggande patienter. Borde eventuellt diarieföras och bevaras. Page 106 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 32 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Rutin för utprovning och förskrivning av tyngdtäcke Papper/digitalt Pärm på kontor/mapp på dator Vid inaktualitet Borde eventuellt diarieföras och bevaras. Rutin vid förskrivning och uppföljning av hjälpmedel. Papper/digitalt Pärm på kontor/mapp på dator Vid inaktualitet Borde eventuellt diarieföras och bevaras. Hjälpmedel Garantisedlar odyl för hjälpmedel Informationsblad etc. om hjälpmedel Papper Papper Hos ansvarig på enhet Hos ansvarig på enhet Vid inaktualitet Garantisedlar som hanteras vid hjälpmedelsenheten gallras efter att produkten sålts eller på annat sätt tagits ur bruk. Bevaras 2 år 1 arkivex. av information som är egenproducerad eller framtagen för vårdgivarens, enhetens etc. räkning bevaras, övriga gallras vid inaktualitet. Rekvisition av hjälpmedel Papper Hos ansvarig på enhet Vid inaktualitet/ 10 år Vid utlån av hjälpmedel sparas rekvisitionen tillsammans med andra ev. lånehandlingar och gallras vid inaktualitet efter att hjälpmedlet återlämnats. Page 107 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 33 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Om hjälpmedlet inte ska återlämnas gallras rekvisitionen vid inaktualitet, vanligen efter att hjälpmedlet levererats. Rekvisition som utgör räkenskapsinformation gallras efter 10 år. Ankomstkontroller, dokumentation av medicintekniska produkter Papper Hos ansvarig på enhet 3 år Gallras 3 år efter att produkten sålts eller på annat sätt tagits ur bruk. Avtal rörande inköp av medicintekniska produkter och apparatur Papper W3D3 Bevaras 5 år Ingår i diarieförda handlingar. Avtal rörande service och underhåll Papper Hos ansvarig på enhet 3 år Gallras 3 år efter att produkten sålts eller på annat sätt tagits ur bruk. Felanmälningar och servicebeställningar Papper Hos ansvarig på enhet 3 år Gallras 3 år efter utförd åtgärd. Page 108 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 34 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Underhållsschema Papper Enheten 3 år Service- och åtgärdsrapporter Papper Hos ansvarig på 3 år Gallras 3 år efter åtgärd. enhet Lån av hjälpmedel, handlingar rörande Papper Eneheten Se kommentar Avser t.ex. låneförbindelser och kvitteringar vid återlämnande av lånade hjälpmedel. Gallras 3 år efter återlämnandet. Stöd och omsorg Övergripande administration Handlingar rörande ekonomi (fakturor m.m.) Papper/Digitalt Agresso/pärm på kontor/närarkiv Se dok.plan för Kommunövergripande Se dok.plan för Kommunövergripande stab/ekonomi Kopia bevaras för egen kännedom ute i verksamheten. Gallras vid inaktualitet. Originalet skickas till ekonomienheten eller läggs in i Agresso. Page 109 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 35 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. stab/ekonomi Handlingar rörande personal (anställningsbevis m.m.) Papper/ Digitalt Personec P/pärm på kontor/närarkiv Se dok.plan för Kommunövergripande Se dok.plan för Kommunövergripande stab/löne- Kopia bevaras för egen kännedom ute i verksamheten. Gallras vid inaktualitet. Originalet skickas till löneenheten eller läggs in i Personec. stab/löne- /personal /personal APT-protokoll Digitalt Mapp på dator 2 år Kan gallras när behovet i verksamheten upphört. Dock rekommenderas att det de sparas 2 år. Verksamhetsberättelser Papper/digitalt Pärm i närarkiv/w3d3 Upphandlingar Papper/digitalt Pärm i närarkiv/w3d3/ Tendsign Avtal, av långvarig karaktär Papper/digitalt Pärm i närarkiv/w3d3 Bevaras 5 år Ingår i årsredovisning för hela kommunen. Bevaras 5 år Antagna anbud bevaras. Se även avsnitt för Upphandling i plan för Kommunövergripande stab. Bevaras 5 år Avtal av kortvarig karaktär kan gallras när avtalstiden gått ut. Skydds-Brandprotokoll Papper Pärm hos ansvarig Bevaras Inventarielistor Papper Pärm hos ansvarig Page 110 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 36 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Nyckelkvittenser Papper Hos ansvarig på enheten Egenkontroll, rapport om Papper Hos ansvarig på kyl, frys m.m. enligt enheten egenkontrollprogram 2 år 2 år Anhörigstöd Statistik Papper/digitalt Pärm i närarkiv/w3d3 Bevaras I verksamhetsberättelse som är en del av årsredovisningen. Enkäter till anhöriga Digitalt Mapp på dator Vid inaktualitet Räknas som underlag och kan gallras när sammanställning gjorts. Program för anhörigverksamheten Papper/digitalt Hos anhörigsamordnare Bevaras 5 år 1 ex till kommunarkivet. Page 111 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 37 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Verksamhetsberättelse Papper/digitalt Pärm i Bevaras 5 år Del av kommunens årsredovisning. närarkiv/w3d3 SÖSK-information Papper/digitalt Mapp på dator Vid inaktualitet Inbjudan till anhörigsamordnarträffar Digitalt E-post Vid inaktualitet Broschyrer Papper I verksamheten Bevaras 5 år 1 ex till kommunarkivet. Utreda och fatta beslut om insatser Hantera ansökningar och utreda behov Page 112 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 38 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Ansökan om bistånd Papper/digitalt Personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Svarsblankett, val av utförare av hemtjänst Anteckningar i digital journal Papper/digitalt Personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Papper/digitalt Personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Utredningar i enskilt ärende Papper/digitalt Personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper/digitalt Personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Papper/digitalt Personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Papper/digitalt Personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Page 113 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 39 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Registerkontroller som utgör underlag för beslut Papper/digitalt Personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Fullmakter Papper/digitalt Personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Anmälan och beslut om ställföreträdare/ombud Meddelande om utskrivning från sluten vård m.m. Papper/digitalt Personakt 5 år/bevaras *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Papper/digitalt Personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Kopior av hyreskontrakt Papper/digitalt Personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Papper/digitalt Personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Page 114 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 40 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Fatta beslut om insatser Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Papper/digitalt Personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Beslut/domar i domstol Papper/digitalt Personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Överklaganden med bilagor Papper/digitalt Personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Underlag för fastställande av avgift Papper/digitalt Personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Inkomstförsäkran Papper/digitalt Personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Avgiftsbeslut Papper/digitalt Personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Page 115 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 41 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Antecknande om avslut av ärende/insats Papper/digitalt Personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Hemtjänst Planering och förberedande inför insats Planering av genomförande av insatser Kalendrar, dagböcker, planeringsböcker Kontakt och avtal av rutinmässig karaktär. T.ex. hyresavtal, avtal rörande Papper/digitalt Pärm på kontor/mapp på dator? Vid inaktualitet Räknas som underlag och kan gallras när insatsen är planerad och klar. Information av vikt kan bevaras vid behov. Papper/digitalt På enheten 2 år Kan gallras när uppgifterna inte längre behövs i verksamheten. Papper Pärm hos ansvarig 2 år Gallras när avtalstiden gått ut. Page 116 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 42 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. städning och utrustningar Kvittens för kontanter/betalkort i samband med inköp och leverans till brukare Papper Pärm hos ansvarig 1 år Hantera handlingar under genomförandet av insatsen Genomförandeplaner Digitalt Treserva/personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Levnadsberättelser Digitalt Treserva/personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Dokumenteras normalt genom journalanteckning. Journalanteckningar Digitalt Treserva/personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Page 117 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 43 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Löpande arbetsanteckningar Digitalt Treserva/personakt Vid inaktualitet När dokumentation sammanfattats i personakt. Egenvårdsblankett Papper Personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Kopior av anteckningar från annan kommun/landsting Papper/digitalt Pärm på kontor/mapp på dator? Vid inaktualitet Relevanta anteckningar görs i personakt före gallring. Korrespondens av vikt med brukare/närstående/ställföreträdare/ombud Papper/digitalt Pärm på kontor/ patientjournal Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Läggs till personalakt. Enkäter till hemtjänstmottagare eller närstående, underlag Papper/digitalt Hos ansvarig på enheten Vid inaktualitet Enkäter till hemtjänstmottagare eller närstående, sammanställning Papper/digitalt Pärm hos ansvarig Bevaras 5 år Enkäter samlas ihop årsvis och levereras sedan till kommunarkivet. Page 118 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 44 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Avtal om förvaltning av annans medel Papper Personakt Bevaras/5 år* *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Redovisning av förvaltade medel Papper Pärm hos ansvarig på enhet 10 år Redovisning av förvaltade medel, Samrådsavtal Papper Hos ansvarig på enhet/i personakten Bevaras Lex Sarah, enligt 14 kap. 2 SoL, 24 b LSS - Rapport, utredning, yttranden och beslut från IVO Papper/digitalt Pärm i närarkiv/w3d3/ Treserva Bevaras 5 år Anmälningar till ansvarig nämnd enligt 14 kap. 2 SoL (Lex Sarah) Papper/digitalt Pärm i närarkiv/w3d3/ Treserva Bevaras Eventuella kopior som gjorts för egen kännedom kan gallras vid inaktualitet. Dessa förvaras hos ansvarig på enhet. Vårdtyngdsmätningar, underlag Papper/digitalt Pärm på kontor/mapp på dator Vid inaktualitet Underlaget är inaktuellt när sammanställning gjorts och kan då gallras. Page 119 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 45 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Vårdtyngdsmätningar, sammanställning Förteckningar över hemtjänsttagare Papper/digitalt Pärm i närarkiv/w3d3/ Treserva Bevaras Digitalt Treserva Vid inaktualitet 5 år Under ständig bearbetning. Dras endast ut vid behov. Månadsredovisning utförda timmar Papper Pärm hos ansvarig 2 år Register över brukares nycklar Digitalt Mapp på dator? Vid inaktualitet Under ständig bearbetning. Nyckelkvittenser till brukares boenden Nyckellistor, brukares nycklar, dagliga Nyckelkvittenser, personal, enhetens nycklar Papper Pärm hos ansvarig 2 år Efter upphörd service. Papper Pärm hos ansvarig 2 år Signeras av personal vid nyckelskåp. Papper Pärm hos ansvarig 2 år Efter återlämnande. Page 120 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 46 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Avtal med enskilda utförare Papper/digitalt Närarkiv/W3D3 Bevaras 5 år Ingår i diarieförda handlingar. Servicekort/brukarkort Papper Pärm inlåst Vid inaktualitet/ bevaras Sista versionen bevaras med personakten. Förs vid inaktualitet till respektive personakt och följer därefter de för dessa gällande regler om bevarande och gallring. Tjänstgöringsscheman Papper I verksamheten 2 år Trygghetslarm Register över innehavare av trygghetslarm Digitalt Treserva Vid inaktualitet Larmloggar Papper Hos respektive enhetschef Larmrapporter med register Papper Hos respektive enhetschef 2 år 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning. Page 121 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 47 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Vård och omsorgsboende Planering och förberedande inför insats Planering av genomförande av insatser Papper/digitalt Pärm på kontor/mapp på dator Vid inaktualitet Räknas som underlag och kan gallras när insatsen är planerad och klar. Information av vikt kan bevaras vid behov. Kalendrar, dagböcker, planeringsböcker Kontakt och avtal av rutinmässig karaktär. T.ex. hyresavtal, avtal rörande städning och utrustningar Papper/digitalt På enheten 2 år Kan gallras när uppgifterna inte längre behövs i verksamheten. Papper Pärm hos ansvarig 2 år Gallras när avtalstiden gått ut. Avtal med enskilda utförare Papper/digitalt Närarkiv/W3D3 Bevaras 5 år Ingår i diarieförda handlingar. Page 122 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 48 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Hantera handlingar under genomförandet Genomförandeplaner Digitalt/Papper Treserva 5 år Undantag för 5, 15, 25. Levnadsberättelser Digitalt Treserva 5 år Undantag för 5, 15, 25. Handlingsplaner Digitalt Treserva/BPSD 5 år Undantag för 5, 15, 25. BPSD är en metod där en skattning görs av den boendes mående. Journalanteckningar Digitalt Treserva 5 år Undantag för 5, 15, 25. Egenvårdsblankett Papper Personakt 5 år Undantag för 5, 15, 25. Inflyttningssamtal/Ankomst samtal Digitalt Treserva 5 år Undantag för 5, 15, 25. Dokumenteras normalt genom journalanteckning. Riskbedömning Papper/Digitalt Personakt/Treserva 5 år Undantag för 5, 15, 25. Kopior av anteckningar från annan kommun/landsting Papper/digitalt Pärm på kontor/mapp på dator Vid inaktualitet Relevanta anteckningar görs i personakt före gallring. Page 123 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 49 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Korrespondens av vikt med brukare/närstående/ställföreträdare/ombud Papper/digitalt Pärm på kontor/ patientjournal/journal anteckning 5 år Läggs till personakt. Boendeadministration Beställning/beslut från biståndshandläggare Papper/digitalt I personakt Vid inaktualitet Sista versionen bevaras med personakten. Förs vid inaktualitet till respektive personakt och följer därefter de för dessa gällande regler om bevarande och gallring. Förteckningar över boende i de särskilda boendeformerna Papper/digitalt Pärm på kontor/treserva Vid inaktualitet Under ständig bearbetning. Boenderegister Papper/digitalt Som ovan Vid Under ständig bearbetning. inaktualitet Närvaro- och frånvarorapporter Digitalt Treserva 2 år Underlag för debitering. Page 124 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 50 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Månadsuppföljning till hemkommun Papper/digitalt På respektive enhet 2 år Underlag för debitering. Nyckelkvittenser, boendes nycklar Papper Pärm hos ansvarig på enhet 2 år Efter återlämnande. Nyckelkvittenser, personal, enhetens nycklar Papper Pärm hos ansvarig på enhet 2 år Efter återlämnande. Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm Digitalt Larmdator Vid inaktualitet När innehavet har upphört. Larmloggar Digitalt Hos respektive enhetschef/administr atör Larmrapporter med register Digitalt Hos respektive enhetschef/administr atör 2 år 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning. Handlingar rörande de boende Page 125 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 51 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Kontaktmannaskap bekräftelse från anställd och information till boende Redovisning av förvaltade medel. Privata medel som verksamheten ansvarar för. Papper/digitalt Personakt Vid inaktualitet Papper Kassabok Bevaras Efter avslut skannas bladen i kassaboken till gemensam mapp i kommunens databas. Aktiviteter/dagverksamheter Planering av aktiviteter Papper/digitalt Pärm på kontor/mapp på dator/bpsd register Aktivitetsutbud, program i dagverksamhet Avpersonifierad deltagarstatistik i dagverksamhet för demenssjuka Papper Anslås på hemsidan och anslagstavlor/pärm/a rkivbox Vid inaktualitet Bevaras 5 år Pliktexemplar. Räknas som underlag och kan gallras när behov inte finns längre. Papper Pärm på kontor Bevaras 5 år Ingår eventuellt i verksamhetsberättelse/årsredovisning. Page 126 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 52 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Informationsmaterial Papper På respektive enhet Vid inaktualitet 1 ex till arkivet FuSS Planering och förberedande inför insats Planering av genomförande av insatser Kalendrar, dagböcker, planeringsböcker Papper/digitalt Pärm på kontor/mapp på dator Vid inaktualitet Räknas som underlag och kan gallras när insatsen är planerad och klar. Information av vikt kan bevaras vid behov. Papper/digitalt Time Care 2 år Kan gallras när uppgifterna inte längre behövs i verksamheten. Hantera handlingar under genomförandet Page 127 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 53 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Genomförandeplaner Digitalt/Papper Treserva 5 år Med undantag för 5, 15, 25. Levnadsberättelser Digitalt Treserva 5 år Med undantag för 5, 15, 25. Handlingsplaner Digitalt Treserva 5 år Med undantag för 5, 15, 25. Journalanteckningar Digitalt Treserva 5 år Med undantag för 5, 15, 25. Egenvårdsblankett Papper 5 år Med undantag för 5, 15, 25. Inflyttningssamtal/Ankomst samtal Digitalt Treserva 5 år Med undantag för 5, 15, 25. Dokumenteras normalt genom journalanteckning. Riskbedömning Papper/Digitalt Personakt/Treserva 5 år Med undantag för 5, 15, 25. Kopior av anteckningar från annan kommun/landsting Digitalt Treserva 5 år Relevanta anteckningar görs i personakt före gallring. Korrespondens av vikt med brukare/närstående/ställföreträdare/ombud Papper/digitalt Pärm på kontor/patientjournal /journalanteckning 5 år Läggs till personakt. Page 128 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 54 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Boendeadministration Beställning/beslut från biståndshandläggare Papper/digitalt Treserva Vid inaktualitet Sista versionen bevaras med personakten. Förs vid inaktualitet till respektive personakt och följer därefter de för dessa gällande regler om bevarande och gallring. Förteckningar över boende i de särskilda boendeformerna Digitalt Treserva Vid inaktualitet Under ständig bearbetning. Boenderegister Digitalt Treserva Vid Under ständig bearbetning. inaktualitet Närvaro- måltidsrapporter Papper Pärm på konor 10 år Underlag för debitering (2 år i närarkiv). Månadsuppföljning till hemkommun Nyckelkvittenser, boendes nycklar Digitalt Treserva 2 år Underlag för debitering. Papper Skurupshem Vid inaktualitet Page 129 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 55 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Nyckelkvittenser, personal, enhetens nycklar Papper Pärm hos administratör och på Skurupshem Vid inaktualitet Taggarna Administratör. Huvudnyklen Skurupshem. Handlingar rörande de boende Kontaktmannaskap bekräftelse från anställd och information till boende Redovisning av handhavda medel. Privata medel som verksamheten ansvarar för. Papper/digitalt Personakt Vid inaktualitet Papper Kassabok Bevaras Efter avslut skannas bladen i kassaboken till gemensam mapp i kommunens databas. Aktiviteter/dagverksamheter Planering av aktiviteter Papper/digitalt Pärm på kontor/mapp på dator Aktivitetsutbud, program i Papper Anslås på hemsidan dagverksamhet och Vid Räknas som underlag och kan gallras när inaktualitet behov inte finns längre. Bevaras 5 år Pliktexemplar. Page 130 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 56 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. anslagstavlor/pärm/a rkivbox Informationsmaterial Papper På respektive enhet Vid inaktualitet Pliktexemplar. Ersättningar Sjuklöneersättning personlig assistent (avtal) Fakturaunderlag assistansersättning Papper Pärm på kontor 10 år Originalet skickas Försäkringskassan. (5 år på enheten därefter till närarkivet 5 år). Papper Pärm på kontor Originalet skickas Försäkringskassan. (5 år på enheten därefter till närarkivet 5 år). Habiliteringsersättning Papper Pärm på kontor 10 år Originalet skickas Försäkringskassan. (5 år på enheten därefter till närarkivet 5 år). Övrigt debiteringsunderlag Papper Kopia Pärm på kontor 2år Original skickas till ekonomiavdelningen. Page 131 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 57 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Bostadsanpassning Protokoll över beslut om bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag Papper Pärm/arkivbox hos ansvarig Bevaras 2 år Besluten bevaras i personakt. Bostadsanpassningsakter Papper Pärm/arkivbox hos ansvarig Bostadsanpassning, handling rörande Papper Pärm/arkivbox hos ansvarig Offerter Papper Pärm/arkivbox hos ansvarig Övrig information, t. ex. Papper Pärm/arkivbox hos läkarintyg, åtgärdsförslag från ansvarig Bevaras 2 år I akten ligger: - Ansökan - Avslag/bifall med bilagor - Beslut - Offerter - Övrig information Original. Bevaras 2 år Avser kopia av intyg eller andra handlingar som kompletterar ansökan. Vid I akten. inaktualitet Bevaras 2 år I akten. Page 132 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 58 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. terapeuter Färdtjänst Handlingar rörande färdtjänst Papper Närarkiv Bevaras De handlingar som finns kvar gallras förutom 5, 15, 25 som bevaras. Region Skåne (Skånetrafiken) har hand om det från och med 2010. Individ- och familjeomsorg Page 133 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 59 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Övergripande administration Handlingar rörande ekonomi (fakturor m.m.) Handlingar rörande personal (anställningsbevis m.m.) Papper/Digitalt Papper/ Digitalt Agresso/pärm på kontor/närarkiv Personec P/pärm på kontor/närarkiv Se dok.plan för Kommunövergripande stab/ekonomi Se dok.plan för Kommunövergripande stab/löne- Se dok.plan för Kommunövergripande stab/ekonomi Se dok.plan för Kommunövergripande stab/löne- /personal Kopia bevaras för egen kännedom ute i verksamheten. Gallras vid inaktualitet. Originalet skickas till ekonomienheten eller läggs in i Agresso. Kopia bevaras för egen kännedom ute i verksamheten. Gallras vid inaktualitet. Originalet skickas till löneenheten eller läggs in i Personec. /personal APT-protokoll Digitalt Mapp på dator 2 år Kan gallras när behovet i verksamheten upphört. Dock rekommenderas att det de sparas 2 år. Verksamhetsberättelse Papper/digitalt Pärm i närarkiv/w3d3 Upphandlingar Papper/digitalt Pärm i närarkiv/w3d3/ Tendsign Bevaras 5 år Ingår i årsredovisning för hela kommunen. Bevaras 5 år Antagna anbud bevaras. Se även avsnitt för Upphandling i plan för Kommunövergripande stab. Page 134 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 60 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Avtal, av långvarig karaktär Papper/digitalt Pärm i närarkiv/w3d3 Skydds-Brandprotokoll Papper Pärm hos ansvarig Bevaras Inventarielistor Papper Pärm hos ansvarig Bevaras 5 år Avtal av kortvarig karaktär kan gallras när avtalstiden gått ut. Nyckelkvittenser Papper Hos ansvarig på enheten Egenkontroll, rapport om Papper Hos ansvarig på kyl, frys m.m. enligt enheten egenkontrollprogram 2 år 2 år Protokoll och mötesanteckningar Tillsynsrapporter över enskilt bedrivna verksamheter Papper/digitalt? Närarkiv på IFO Bevaras * *vid mandatperiodens slut. Sorteras på ärende. Papper/digitalt? Närarkiv på IFO Bevaras * *vid mandatperiodens slut. Avtal med enskilda utförare Papper/digitalt? Närarkiv på IFO Bevaras * *vid mandatperiodens slut. Anmälningar som inte tillhör Papper/digitalt? Närarkiv på IFO 5 år 26 kap 5 OSL. Page 135 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 61 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. ärende och inte ger upphov till ärende Rapporter och meddelande som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Papper/digitalt? Närarkiv på IFO 2 år 26 kap 5 OSL. Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende Papper/digitalt? I personakt eller pärm för oöppnade ärenden 2 år 26 kap 5 OSL. Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten Papper/digitalt? I pärm 2 år * *Kan gallras 2 år efter det att kontraktet upphört. Detta under förutsättning att hyresskuld eller anmälning inte kvarstår. Meddelande om placering inom kommunen av barn från annan kommun Papper/digitalt? I pärm Vid inaktualitet Kan gallras när placering upphört. 26 kap 5 OSL. Räkenskaper enskildas medel Papper/digitalt? Närarkiv på IFO 10 år 26 kap 5 OSL. Page 136 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 62 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Allmän verksamhet Sekretess under detta avsnitt gäller som huvudregel enligt 26 kap 1 OSL. Beroende på ärendets karaktär och vem som begär uppgiften kan även paragraferna 2, 5, 7 och 9 vara aktuella vilket innebär att uppgiftslämnaren alltid måste göra en individuell bedömning. Anmälningar Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* *5, 15, 12 bevaras. Resterande gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Ansökningar med eventuella bilagor Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* *5, 15, 12 bevaras. Resterande gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Ärendeblad/journalblad Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* *5, 15, 12 bevaras. Resterande gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Utredningar i enskilt ärende Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* *5, 15, 12 bevaras. Resterande gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Page 137 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 63 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* *5, 15, 12 bevaras. Resterande gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Överklagande med bilagor Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* *5, 15, 12 bevaras. Resterande gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* *5, 15, 12 bevaras. Resterande gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Kallelser till rättegång, möte med handläggare, m.m. Papper Närarkiv IFO Vid inaktualitet 26 kap 1 OSL. Behandlingskort, servicekort Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* *5, 15, 12 bevaras. Resterande gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Dokumentation av planering som rör den enskilde Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* *5, 15, 12 bevaras. Resterande gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Page 138 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 64 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Remisser, t.ex. arbetsförmedling, läkare, beroendevård Papper Närarkiv IFO Vid inaktualitet 26 kap 1 OSL. Ansökningar till institutioner om vård Kopior av räkningar för undersökningar gjorda på uppdrag av socialtjänsten Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* *5, 15, 12 bevaras. Resterande gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Papper Närarkiv IFO Bevaras/2 år* *5, 15, 12 bevaras. Resterande gallras efter 2 år. 26 kap 1 OSL. Överenskommelser Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* *5, 15, 12 bevaras. Resterande gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* *5, 15, 12 bevaras. Resterande gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* *5, 15, 12 bevaras. Resterande gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Page 139 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 65 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Registerkontroller som utgör underlag för beslut Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* *5, 15, 12 bevaras. Resterande gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Papper Närarkiv IFO Vid inaktualitet 26 kap 1 OSL. Fullmakter Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* *5, 15, 12 bevaras. Resterande gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Avtal om handhavande av annans medel Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* *5, 15, 12 bevaras. Resterande gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Kopior på hyreskontrakt, besiktningsprotokoll och liknande Papper Närarkiv IFO Vid inaktualitet 26 kap 1 OSL. Meddelande från hyresvärd Papper Närarkiv IFO Vid inaktualitet 26 kap 1 OSL. Page 140 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 66 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Underrättelser från kronofogdemyndighet om avhysning Polisrapporter om brott eller misstanke om brott Papper Närarkiv IFO Vid inaktualitet Papper Närarkiv IFO Vid inaktualitet* 26 kap 1 OSL. *Om de inte ligger tillgrund för beslut om insats inom socialtjänsten. 26 kap 1 OSL. Familjehem, kontaktpersoner och kontaktfamiljer Familjehemmet, kontaktpersonen eller kontaktfamiljen har sin egen akt. Utredningen hålls särskild från brukarna, exempelvis placerade barn. I brukarens akt finns endast uppgift om hur familjehemmet, kontaktpersonen eller kontaktfamiljen matchar med brukaren. Observera också att sekretessprövningen av uppgifter hålls särskilt från det som avser brukaren. Utreda familjehem, kontaktpersoner och kontaktfamiljer Ansökan om att bli familjehem, kontaktperson Papper Närarkiv på IFO *Bevaras/5 år 5 år *Födda 5, 15, 25 bevaras, resten gallras efter 5 år. Page 141 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 67 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. eller kontaktfamilj 26 kap 1 OSL. Ärendeblad/journalblad Papper Närarkiv på IFO *Bevaras/5 år 5 år *Födda 5, 15, 25 bevaras, resten gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Utredningar av familjehem, kontaktperson, kontaktfamilj Papper Närarkiv på IFO *Bevaras/5 år 5 år *Födda 5, 15, 25 bevaras, resten gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Avtal Papper Närarkiv på IFO *Bevaras/5 år 5 år *Födda 5, 15, 25 bevaras, resten gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Ansvarsförbindelser för kostnader Papper Närarkiv på IFO *Bevaras/5 år 5 år *Födda 5, 15, 25 bevaras, resten gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Förteckning över barn som vistats i familjehem eller annat enskilt hem Papper Närarkiv på IFO Vid inaktualitet 26 kap 1 OSL. Page 142 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 68 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Förteckningar över familjehem Förteckning över kontaktpersoner/kontaktfamiljer Papper Närarkiv på IFO Vid inaktualitet Papper Närarkiv på IFO Vid inaktualitet 26 kap 1 OSL. 26 kap 1 OSL. Placeringsärenden barn Sekretess under detta avsnitt gäller som huvudregel enligt 26 kap 1 OSL. Beroende på ärendets karaktär och vem som begär uppgiften kan även paragraferna 2, 5, 7 och 9 vara aktuella vilket innebär att uppgiftslämnaren alltid måste göra en individuell bedömning. Hantera placeringar Ärendeblad, journalblad Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Dokumentation av planering som rör barnet Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Page 143 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 69 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Beslut och beslutsunderlag Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Handlingar rörande underställning till länsrätt Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Avtal med föräldrar Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Ansökningar om vård (till länsrätt) med bilagor Anmälningar om behov av vård till institutioner Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Eftergift av förälders ersättningsskyldighet för barns vård i annat än det egna hemmet Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Page 144 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 70 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Vårdnadsutredningar Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Utredningar om lämpligt familjehem för den placerade Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Yttranden till åklagare etc. Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Domar Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Meddelanden från institution om utskrivning Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Ansvarsförbindelser Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Handlingar i namnärenden Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Page 145 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 71 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Inkomna och utgående handlingar av betydelse för ärendet Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Placeringsmeddelande från Statens institutionsstyrelse Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Page 146 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 72 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Missbruk Hantera missbruk Ansökningar omvård enligt lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM) med bilagor Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Anmälningar Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Ärendeblad/journalblad Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Beslut och beslutsunderlag Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Page 147 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 73 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Handlingar rörande underställning till länsrätt (LVM) Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Dokumentation av planering Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Genomförandeplan Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Journalanteckning för biståndsbedömd insats Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Page 148 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 74 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Yttranden till andra myndigheter Yttrande i kökortsärende Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Yttrande till åklagare, andra myndigheter och allmän domstol Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Yttrande i vapenärende Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Begäran om handräckning Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Efterlysningar Papper Närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Page 149 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 75 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Handlingar inkomna från andra myndigheter Meddelande om förundersökning Papper Närarkiv IFO Vid inaktualitet 26 kap 1 OSL. Förundersökningsprotokoll Papper Närarkiv IFO Vid inaktualitet Meddelande om åtalsunderlåtelse/att åtal ska väckas Papper Närarkiv IFO Vid inaktualitet 26 kap 1 OSL. 26 kap 1 OSL. Handlingar rörande rättshjälp Papper Närarkiv IFO Vid inaktualitet 26 kap 1 OSL. Domar Papper Närarkiv IFO Vid inaktualitet 26 kap 1 OSL. Anmälningar som inte Papper Närarkiv IFO 5 år 26 kap 1 OSL. Page 150 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 76 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärendet och inte ger upphov till ärende Papper Närarkiv IFO 2 år 26 kap 1 OSL. Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende Papper Närarkiv IFO 2 år 26 kap 1 OSL. Familjerätt Page 151 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 77 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Faderskaps- och familjerättsärenden Underrättelser från Skatteverket om nyfött barn, som inte tillhör faderskapseller föräldraskapsärenden Papper/digitalt Personakt i närarkiv IFO Vid inaktualitet 26 kap 1 OSL. Underrättelser från Skatteverket om nyfött barn till ogift mor Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Brev till modern med anledning av underrättelse om nyfött barn Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Underrättelser från Skatteverket om inflyttat barn Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Ärendeblad/Journalblad Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Page 152 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 78 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. S-protokoll för utredande av faderskapet Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL MF-protokoll för utredande av faderskap Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Faderskaps-, föräldraskapserkännande/- bekräftelser Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Identitetsstyrkande handlingar Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Handlingar om vårdnaden om barn Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Intyg (ultraljudsundersökning, förlossning, utveckling etc.) Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Page 153 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 79 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Handlingar med rättsgenetiska och rättskemiska undersökningar Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Underlag och beslut rörande hävande av faderskap eller föräldraskap Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Handlingar i ärende rörande hävande av faderskap eller föräldraskap Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Beslut/Domar Papper Personakt i närarkiv IFO Anmälan om gemensam Papper Personakt i närarkiv vårdnad IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Page 154 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 80 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Inkomna eller utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper Personakt i närarkiv IFO Vid inaktualitet 5 år 26 kap 1 OSL. Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper Personakt i närarkiv IFO Vid inaktualitet 5 år 26 kap 1 OSL. Begäran om hjälp från utrikesdepartementet Papper Personakt i närarkiv IFO Vid inaktualitet 5 år 26 kap 1 OSL. Adoptioner Intyg om adoptionsutbildning Papper Personakt i närarkiv IFO Ansökan om medgivande, Papper Personakt i närarkiv med bilagor IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Page 155 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 81 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Ärendeblad, journalblad Papper Personakt i närarkiv IFO Utdrag ur socialregister Papper Personakt i närarkiv IFO Utdrag ur polisregister Papper Personakt i närarkiv IFO Anmälan om förslag på barn Papper Personakt i närarkiv IFO Samtycken med bilagor Papper Personakt i närarkiv IFO Utredningar Papper Personakt i närarkiv IFO Handlingar rörande barnets Papper Personakt i närarkiv ursprung IFO Referenser Papper Personakt i närarkiv IFO Yttranden från socialnämnd Papper Personakt i närarkiv till tingsrätt IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Page 156 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 82 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Yttranden från behandlande läkare Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Beslut, medgivande Papper Personakt i närarkiv IFO Aktualiseringsintyg Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Ansökan till tingsrätt om adoption Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Tingsrättens dom Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Page 157 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 83 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Återkallelse av medgivande Papper Personakt i närarkiv IFO Överklaganden med bilagor Papper Personakt i närarkiv IFO Beslut/domar i Papper Personakt i närarkiv förvaltningsdomstol IFO Uppföljningsrapporter Papper Personakt i närarkiv IFO Inkomna och utgående Papper Personakt i närarkiv handlingar av tillfällig IFO betydelse och/eller rutinmässig karaktär Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Ärenden rörande vård, boende och umgänge Tingsrättens begäran om utredning Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Page 158 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 84 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Utdrag ur socialregister Papper Personakt i närarkiv IFO Utdrag ur polisregister Papper Personakt i närarkiv IFO Överenskommelser Papper Personakt i närarkiv IFO Utredningar i namnärenden till Papper Personakt i närarkiv tingsrätten IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Avtal som inte blivit godkända Papper Personakt i närarkiv IFO Remiss från tingsrätt om Papper Personakt i närarkiv samarbetsavtal IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Page 159 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 85 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Remissvar från tingsrätt om samarbetsavtal Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Av socialnämnden godkända avtal om boende, vårdnad, umgänge Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Domar från tingsrätt Papper Personakt i närarkiv IFO Uppdrag att utse Papper Personakt i närarkiv kontaktperson för IFO umgängesstöd Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Meddelande till Skatteverket, Centrala studiestödsnämnden, Försäkringskassan om godkänt avtal Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Äktenskapslicens Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Page 160 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 86 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Ansökan om kontaktperson vid umgänge Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Rapporter från kontaktperson Papper Personakt i närarkiv IFO Kontrakt med kontaktperson Papper Personakt i närarkiv IFO Påtalande om god man till Papper Personakt i närarkiv tingsrätt IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper Personakt i närarkiv IFO Bevaras 5 år 26 kap 1 OSL. Ekonomiskt bistånd Page 161 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 87 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Hantera försörjningsstöd Ansökningar från enskild om bistånd med eventuella bilagor Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* 5 år *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Ärendeblad Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* 5 år *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Utredningar i enskilt ärende Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* 5 år *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Beslut i enskilt ärende om bistånd Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* 5 år *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Överklaganden, med bilagor Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* 5 år *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. Page 162 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 88 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. 26 kap 1 OSL. Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* 5 år *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Återkravshandlingar Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* 5 år *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Dokumentation av planering som rör den enskilde Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* 5 år *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* 5 år *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Meddelanden från hyresvärd, elbolag, kronofogdemyndighet om skulder, uppsägning och avhysning Papper Närarkiv IFO Vid inaktualitet 26 kap 1 OSL. Page 163 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 89 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Kallelse till möte med handläggare Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Papper Närarkiv IFO Vid inaktualitet 26 kap 1 OSL. Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* 5 år *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* 5 år *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse i ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse i ärendet Papper Närarkiv IFO Vid inaktualitet Papper Närarkiv IFO Vid inaktualitet 26 kap 1 OSL. 26 kap 1 OSL. Registerkontroller som utgör underlag för beslut Papper Närarkiv IFO Bevaras/5 år* 5 år *5, 15, 25 bevaras medan resten gallras efter 5 år. 26 kap 1 OSL. Page 164 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 90 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Papper Närarkiv IFO Vid inaktualitet 26 kap 1 OSL. Dödsboanmälningar och boutredningar Statistik Papper Närarkiv IFO Bevaras Dödsfallsintyg Papper Närarkiv IFO 5 år 26 kap 1 OSL. Gallras 5 år efter inaktualitet. Släktutredningar Papper Närarkiv IFO 5 år 26 kap 1 OSL. Gallras 5 år efter inaktualitet. Boutredningar Papper Närarkiv IFO 5 år 26 kap 1 OSL. Gallras 5 år efter inaktualitet. Page 165 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 91 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Ekonomiska redovisningar Papper Närarkiv IFO 5 år 26 kap 1 OSL. Gallras 5 år efter inaktualitet. Protokoll över hembesök Papper Närarkiv IFO 5 år 26 kap 1 OSL. Gallras 5 år efter inaktualitet. Fullmakter Papper Närarkiv IFO 5 år 26 kap 1 OSL. Gallras 5 år efter inaktualitet. Korrespondens Papper Närarkiv IFO 5 år 26 kap 1 OSL. Gallras 5 år efter inaktualitet. Kopior på fakturor Papper Närarkiv IFO 5 år 26 kap 1 OSL. Gallras 5 år efter inaktualitet. Mottagnings/ Utlämningskvitto Papper Närarkiv IFO 5 år 26 kap 1 OSL. Gallras 5 år efter inaktualitet. Kopior på dödsboanmälan Papper Närarkiv IFO 5 år 26 kap 1 OSL. Gallras 5 år efter inaktualitet. Kopior på boutredning/ bouppteckning Papper Närarkiv IFO 5 år 26 kap 1 OSL. Gallras 5 år efter inaktualitet. Page 166 of 407
Informationshanteringsplan Individ och omsorgsförvaltningen 92 (92) Fastställd av Gäller fr.o.m. Diarienummer Ansvarig Senast reviderad Förvaltningschef 2018-02-20 KS 2017.677 Handlingstyp Medium/Format Förvaring/IT-system Gallra/bevara Leverans till kommunarkiv Anmärkning, sekretess m.m. Page 167 of 407
Protokollsutdrag 1 (1) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 79 Dnr KS 2018.122 Verksamhetsberättelse för hälso- och sjukvården i Skurups kommun 2017 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott förslag: Verksamhetsberättelsen för hälso- och sjukvården 2017 läggs med godkännande till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Enligt hälso- och sjukvårdslagen ska kvalitén inom hälso- och sjukvården systematiskt och fortlöpande utvecklas. Kommunstyrelsen är vårdgivare för den kommunala hälso- och sjukvården. Som en del i kommunstyrelsens uppföljning av denna verksamhet har medicinskt ansvarig sjuksköterska upprättat en verksamhetsberättelse för 2017. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2018-01-22. Verksamhetsberättelse 2017. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås lägga verksamhetsberättelsen för hälso- och sjukvården 2017 till handlingarna. Beslutet skickas till: Anna-Lena Fällman, medicinskt ansvarig sjuksköterska. Justerandes signatur Page 168 of 407
Tjänsteskrivelse 1 (2) Förvaltning Datum Diarienummer Individ- och omsorgsförvaltningen 2018-01-22 KS 2018.122 Kommunstyrelsen Verksamhetsberättelse för hälso- och sjukvården i Skurups kommun 2017 Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås lägga verksamhetsberättelsen för hälso- och sjukvården 2017 till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Enligt hälso- och sjukvårdslagen ska kvalitén inom hälso- och sjukvården systematiskt och fortlöpande utvecklas. Kommunstyrelsen är vårdgivare för den kommunala hälso- och sjukvården. Som en del i kommunstyrelsens uppföljning av denna verksamhet har medicinskt ansvarig sjuksköterska upprättat en verksamhetsberättelse för 2017. Konsekvensanalys/Överväganden Ej tillämplig i detta ärende. Laglighet och kommunens regler och/eller mål Enligt hälso- och sjukvårdslagen ska kvalitén inom hälso- och sjukvården systematiskt och fortlöpande utvecklas. Ekonomi Ej tillämplig i detta ärende. Perspektiv Checklista enligt FN s barnkonvention 1. Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja 2. Innebär beslutet att barns och ungdomars sociala, ekonomiska och kulturella rättigheter beaktas? Ja 3. Innebär beslutet att barns och ungdomars rätt till en god hälsa beaktas? Ja 4. Har barn och ungdomar fått möjlighet att uttrycka sin mening? Nej Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 169 of 407
Tjänsteskrivelse 2 (2) Förvaltning Datum Diarienummer Individ- och omsorgsförvaltningen 2018-01-22 KS 2018.122 5. Har särskild hänsyn tagits till fysiskt och psykiskt handikappade barns och ungdomars behov? Ja Samråd Ej tillämpligt i detta ärende. Utvärdering och tidplan för uppföljning Ärendet medför ingen ytterligare utvärdering eller uppföljning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2018-01-22. Verksamhetsberättelse 2017. Individ- och omsorgsförvaltningen staben Anna-Lena Fällman Medicinskt ansvarig sjuksköterska Beslutet skickas till: Anna-Lena Fällman, medicinskt ansvarig sjuksköterska Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 170 of 407
Verksamhetsberättelse 1 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Verksamhetsberättelse för hälso- och sjukvården i Skurups kommun 2017 Page 171 of 407
Verksamhetsberättelse 2 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Innehållsförteckning HÄLSO- OCH SJUKVÅRD...4 KVALITETSSÄKRING KVALITETSARBETET...7 SAMVERKAN och SAMARBETE...8 Medicinskt ansvarig sjuksköterska i SÖSK...8 Medicinskt samverkansråd...8 Samordnad vårdplanering (SVPL)och Samordnad individuell plan (SIP)...9 Telefonkonferens i samverkan Sydost...9 Patientnämnd...9 Palliativ vård...9 Intern samverkan...10 TILLGÄNGLIGHET...10 Samordnad vårdplanering...11 KLINISK FÖRBÄTTRINGSARBETET...12 Kvalitetsregister...12 Hygienutbildning - att förebygga smittspridning...14 Hygienrond...15 Vård i livets slut...15 Utbildningscafé...15 Rutiner...15 PATIENTSÄKERHET...15 Avvikelsehantering internt...16 Avvikelsehantering externt...22 Fallolyckor...22 Dokumentation...27 Samordnad vårdplanering (SVPL)...28 Samordnad Individuell Plan (SIP)...29 Internkontroll...30 Verksamhetsuppföljning Basal hygien...30 Verksamhetsuppföljning av efterlevande av rutin för läkemedels- och närförråd i Skurups kommun 2017...31 Verksamhetsuppföljning Samtycke...32 LÄKEMEDELSHANTERING...32 Läkemedelgranskning...32 Läkemedelsgenomgångar...33 Page 172 of 407
Verksamhetsberättelse 3 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Tandvårdsnämnden...34 Synpunkter och klagomål...34 Ledningskraft...34 Information om hälso- och sjukvårdavtalet...34 Lag om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård...34 Page 173 of 407
Verksamhetsberättelse 4 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 HÄLSO- OCH SJUKVÅRD Med hemsjukvård menas hälso- och sjukvård när den ges i patientens 1 bostad och där ansvaret för de medicinska åtgärderna är sammanhängande över tiden. Den kommunala hälso- och sjukvården omfattar patienter i särskilt boende samt patienter i ordinärt boende enligt den så kallade tröskelprincipen. Ansvaret gäller dygnet runt. Tröskelprincipen innebär att om patienten själv eller med hjälp av assistans/ledsagare kan ta sig till en av regionen finansierad primärvård har regionen vårdansvaret. Hemsjukvårdens syfte är att ge vård och service till både enskilda och familjer under olika perioder av livet för att minska effekterna av sjukdom och/eller handikapp samt ge en god vård i livets slut. Således varierar behovet av hemsjukvårdsinsatser från att omfatta sjukvårdsinsatser under en period efter en sjukhusvistelse till att omfatta långtidssjuka i behov av sjukvårdande insatser/omvårdnad under lång tid. Medicinskt ansvarig sjuksköterska har ett ansvar för att patienterna får en säker och ändamålsenlig hälso- och sjukvård av god kvalitet inom kommunens ansvarsområde. Inom den kommunala hemsjukvården vårdas en stor grupp personer med många gånger komplexa vårdbehov och med omfattande behov av hjälp och stöd i sitt dagliga liv. Förutsättningar för en god vård i hemmet är ett optimalt stöd av primärvården och tillräckligt med sjukvårds- och/eller rehabiliteringskompetens i kommunen. Tabellen visar antalet personer med hälso- och sjukvårdsinsatser (exklusive de som enbart har medicintekniska produkter/hjälpmedel) vid inventering under vecka 48 i respektive år, fördelade på särskilt boende respektive ordinärt boende under perioden 2008-2012 År Antal personer med hälso- och sjukvårdsinsatser, särskilt boende Antal personer med hälso- och sjukvårdsinsatser, ordinärt boende 2008 6 158 3 157 2009 6 146 4 156 2010 6 146 161 2011 6 136 (149) 5 136 2012 6 148 173 3 Stängning av antal lägenheter från och med mars 2008, då några har varit obebodda under en lägre period. 4 Gladan som särskilt boende stängs. 5 Siffran inom parentes avser samtliga lägenheter i särskilt boende. Vid mättillfället var inte samtliga lägenheter uthyrda. 6 Under åren 2007-2012 genomföredes en inventering av antalet patienter som erhöll någon form av hälso- och sjukvårdsinsatser (exklusive de som endast har medicintekniska hjälpmedel) under vecka 48. Tabellen visar totala antalet personer som under åren 2013-2017 har haft hälso- och sjukvårdsinsatser (från arbetsterapeut, fysioterapeut 2 och sjuksköterska) fördelade på särskilt boende respektive ordinärt boende 1 Hälso-och sjukvårdlagen använder begreppet patient för den person som åtnjuter hälso- och sjukvårdsinsatser. I detta dokument används begreppet patient synonymt för patient, vårdtagare och brukare 2 Sjukgymnast = fysioterapeut Page 174 of 407
Verksamhetsberättelse 5 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 År Totalt antal personer med hälsooch sjukvårdsinsatser, särskilt boende Totalt antal personer med hälso- och sjukvårdsinsatser, ordinärt boende 2013 237 516 2014 223 715 2015 234 772 2016 248 738 2017 232 757 Diagrammet visar totala antalet personer som under åren 2013-2017 har haft hälso- och sjukvårdsinsatser (från arbetsterapeut, fysioterapeut och sjuksköterska) fördelade på särskilt boende respektive ordinärt boende Antal personer särskilt boende och Antal personer ordinärt boende Antal personer 800 700 600 500 400 300 200 100 0 715 772 738 757 516 237 223 234 248 232 2013 2014 2015 2016 2017 Särskilt boende Ordinärt boende Av tabellen och diagrammet framgår att andelen personer som bor i ordinärt boende och har haft hälso- och sjukvårdsinsatser under året är betydligt fler än de som bor/bott på särskilt boende. En förklaring till detta kan vara att man väljer att vårdas i den egna bostaden så långt det är möjligt, oavsett sjukdom och funktionshinder. Antalet personer som erhåller hälso- och sjukvård i ordinärt boende har ökat med ca 2,6% jämfört med föregående år och med 47% sedan 2013. Även i år är andelen personer som erhåller hälso- och sjukvårdsinsatser cirka 60 %. kvinnor. Tabellen visar antalet gjorda hälso- och sjukvårdsbedömningar och insatser på särskilt boende 1 respektive ordinärt boende under åren 2014-2017 fördelade på arbetsterapeut, fysioterapeut och sjuksköterska Profession Totalt antal bedömningar och insatser, särskilt boende Totalt antal bedömningar och insatser, ordinärt boende 2014 2015 2016 2017 2014 2015 2016 2017 Page 175 of 407
Verksamhetsberättelse 6 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Arbetsterapeut 167 201 160 141 762 759 677 558 Fysioterapeut 596 528 698 991 1261 1268 1311 1872 Sjuksköterska 3271 3576 3827 3695 2365 2509 2680 2673 1 Särskilt boende enligt Socialtjänstlagen /SoL)samt enligt lag och stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) Av tabellen framgår förändringarna avseende antalet bedömningar och insatser per yrkesgrupp och boendeform mellan 2014 och 2017 Yrkesgrupp Särskilt boende Ordinärt boende Sjuksköterska + 13% + 13% Arbetsterapeut - 16% - 27% Fysioterapeut + 66% + 48% En bidragande orsak till minskningen av arbetsterapeuternas bedömningar och insatser är att det har funnit en-två vakanta tjänster under hela 2017. Ansvarsfördelningen mellan Region Skåne och kommunen avseende hjälpmedel skiljer sig till viss del från ansvarsfördelningen avseende hemsjukvård. Kommunen har ansvar för hjälpmedel till personer från och med 20 år med undantag för vissa hjälpmedel och vissa diagnosgrupper/hjälpmedelsgrupper. Under 2017 var det 719 personer som erhöll nya hjälpmedel. Förskrivningarna fördelades på 297 män och 422 kvinnor. En hjälpmedelsförskrivning kan avse ett eller flera hjälpmedel. Den stora målgruppen patienter för den kommunal hälso- och sjukvård är personer som är 75 år och äldre. Under 2017 motsvarade dessa 68 % av patienterna (68/2016, 67,5/2015, 66/2014, 66,5/2013, 78/2012,). Många äldre har komplexa och sammansatta behov av vård och omsorg beroende på en multisjuklighet. Denna grupp åtnjuter 77 % (70/2016, 79/2015, 77/2014) av totala hälso- och sjukvårdsinsatserna som gavs under 2017 i Skurups kommun. Det finns ingen konsensusdefinition av multisjuklighet varför Socialstyrelsen definition av multisjuklighet som är en person 75 år eller äldre, som under de senaste tolv månaderna har varit inneliggande tre gånger eller mer inom slutenvården och med tre eller fler diagnoser i tre eller fler skilda diagnosgrupper används. För dessa kan det många gånger vara bättre att få sin medicinska behandling utförd i hemmet. De flesta patienter har en önskan att få vårdas i hemmet om det är möjligt. Erfarenhet och forskning har visat att miljön på sjukhus kan medföra en risk för att patienten förlorar funktioner, blir förvirrad i den ovana miljön eller ådrar sig infektioner. Förutsättningar för en god vård i hemmet är ett optimalt stöd av primärvården och tillräckligt med sjukvårds- och rehabiliteringskompetens i kommunen. Den förskjutning som skett sedan Ädelreformen trädde i kraft från vård på sjukhus till vård inom öppen hälso- och sjukvård/hemsjukvård har inte inneburit att antalet patienter i hemsjukvården ökat dramatiskt. Möjligheterna att utföra mer avancerade sjukvårdsinsatser i hemmet har däremot ökat vilket medfört att de personer som idag vårdas i hemsjukvården har ett större behov av sjukvård och tillgång till en sjuksköterska. Dessutom vårdas fler Page 176 of 407
Verksamhetsberättelse 7 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 yngre personer i hemsjukvården. Ju fler avancerade sjukvårdsinsatser som kan utföras i hemmet desto större krav på en ökad tillgång till sjuksköterskor för att utföra insatserna ställs, då dessa uppgifter inte kan delegeras till annan personal. I framtiden är det viktigt att beakta behovet av tillräckligt med kompetent personal i förhållande till de arbetsuppgifter som ska utföras och de krav lagstiftningen ställer på god och säker vård. Detta genom att bland annat ta tillvara den evidens som finns tillgänglig så att de som har behov av vård framöver får den på bästa sätt. Enligt överenskommelsen som reglerar ansvar och samverkan ska det finnas en namngiven läkare på primärvårdsnivå som ska godkänna all överföring av vårdansvar för enskilda patienter från slutenvården till primärvården och kommunal hemsjukvård. Primärvårdsläkaren ska dessutom ta samordningsansvaret för specialistläkarledd hemsjukvård för att en person ska kunna bli aktuell för hemsjukvård. Det ska finnas en klar och tydlig back up /stöd till legitimerad sjukvårdspersonal i den kommunala hälso- och sjukvården med ett tydligt läkaransvar på primärvårdsnivå. Det innebär att om ansvaret för insatsen kvarstår hos läkaren i slutenvården och primärvårdsläkaren inte tar samordningsansvaret så räknas insatsen som avancerad sjukvård i hemmet och är då inte ett kommunalt ansvar utan Region Skånes fullt ut. Region Skåne har möjlighet att teckna avtal om tjänsteköp för den specifika patienten och insatsen med kommunens hemsjukvård. Under 2017 har inget avtal om tjänsteköp tecknats med Skurups kommun. Primärvården behöver en tydligare framtida roll för de mest sjuka äldre gentemot den specialiserade vårdens och hemsjukvårdens uppdrag. Det blir allt svårare att avgöra vad som är primärvård enligt hälso- och sjukvårdslagen. Detta beror på den medicintekniska utvecklingen som gjort det möjligt att bedriva även sådan sjukvård som tidigare krävde sjukhusens medicinska och tekniska resurser i personers hem. Utgångspunkterna för det nya hälso- och sjukvårdsavtalet har varit ett tydligare och mer flexibelt avtal där patientperspektivet ska stå i fokus. Den enskildes behov ska vara i fokus oavsett organisation och huvudmannaskap. Det nya hälso- och sjukvårdsavtalet, som utarbetas som ett utvecklingsavtal, ska inrymma alla delar inom de områden där de skånska kommunerna och Region Skåne har ett delat hälso- och sjukvårdsansvar. Den nya överenskommelsen Avtal om ansvarsfördelning och utveckling avseende hälsooch sjukvården i Skåne antogs av kommunfullmäktige i Skurups kommun och började gälla i september 2016. Avtalet beräknas vara fullt infört i alla delar 2020. KVALITETSSÄKRING KVALITETSARBETET Enligt hälso- och sjukvårdslagen ska kvaliteten inom hälso- och sjukvården systematiskt och fortlöpande utvecklas. Inom den kommunala hälso- och sjukvårdens ansvarsområde utgör följande strategiska målområden grunden för det fortlöpande kvalitetsarbetet. Page 177 of 407
Verksamhetsberättelse 8 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Kvalitetsarbetet Samverkan och samarbete Tillgänglighet Klinisk förbättringsarbete Patientsäkerhet Läkemedelshantering Övrigt Externt Internt Utbildning Rutiner Avvikelse Fall Dokumentation SVPL SAMVERKAN och SAMARBETE Samverkansmöten Skurup Ledningsraft Verksamhetschefen (förvaltningschef) för hälso- och sjukvård i Skurups kommun och medicinskt ansvarig sjuksköterska har under 2017 haft regelbundna möten med verksamhetscheferna från primärvården/hälsovalsenhet, både offentlig och privata, i Skurup samt slutenvården Ystad. På mötena ska gemensamma ärenden/frågor i syfte att främja samarbetet och genensamma utvecklingsfrågor mellan Skurups kommun, primärvården/hälsovalsenheten och slutenvården behandlas. Medicinskt ansvarig sjuksköterska i SÖSK De medicinskt ansvarig sjuksköterskorna inom Syd Östra Skåne kommuner (SÖSK) 3 har återkommande möten där frågor som berör behovet av utveckling inom den kommunala hälso- och sjukvården diskuteras. Under det gångna året har bland annat utbildning i basal hygien för legitimerade personal 4 genomförts i samverkan med Vårdhygien, Region Skåne. Rutiner för tillämpning av hälso- och sjukvårdsfrågor utarbetas gemensamt, som exempel kan nämnas att det gångna årets arbete bland annat inriktats på förändringen av tillämpningen av läkemedelhantering samt revidering av rutinen för anmälan enligt lex Maria. Medicinskt samverkansråd Under 2017 har regelbundna möten mellan medicinskt ansvariga sjuksköterskor i SÖSK, chefsläkare specialiserad närsjukvård, chefsläkare inom primärvården och Capio Simrishamn, hälso- och sjukvårdsstrateg regionen samt verksamhetschefer lasarettet i Ystad genomförts. På mötena diskuteras gemensamma frågor med syfte att förbättra patientsäkerheten när patienterna byter vårdnivå. Nämnas kan att det gångna årets arbete bland annat inriktas på arbetet med inkomna avvikelser samt jul och nyårsöverenskommelse. Till mötena har adjungerats sakkunniga vid behov. 3 SÖSK; Simrishamn, Sjöbo, Skurup, Tomelilla och Ystad kommun 4 Sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut Page 178 of 407
Verksamhetsberättelse 9 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Samordnad vårdplanering (SVPL)och Samordnad individuell plan (SIP) Region Skåne och Kommunförbundet Skåne bildade för några år sedan en gemensam förvaltningsgrupp för SVPL/SIP. I gruppen ingår representanter från olika funktioner inom Region Skåne och för Kommunförbundet Skåne från kommunerna. Förvaltningsgruppens uppdrag är bland annat att: Samordna och leda utvecklingen av det Skånegemensamt regelverk för samordnad vårdplanering och samordnad individuell plan utifrån givna ramar Kontinuerligt utvärdera regelverkets effektivitet och utifrån resultatet ta fram förslag på förändringar/förbättringsåtgärder Samla in avvikelser och förslag på förändringar Samverkan med utveckling av IT-lösning för samordnad vårdplanering och samordnad individuell plan Nationell bevakning och samverkan Förankra och informera i sina respektive nätverk Medicinskt ansvarig sjuksköterska är en av Kommunförbundets Skånes representanter i förvaltningsgruppen för SVPL/SIP. Telefonkonferens i samverkan Sydost Medicinskt samverkansrådet beslutade under våren 2015 att starta med regelbundna telefonkonferens mellan kommunerna i SÖSK, lasaretten i Ystad och Simrishamn, offentliga primärvården, Novakliniken, Capio samt Palliativ vård och ASiH 5. Telefonkonferenserna har fortsatt under sommaren och jul-nyår 2017. Syftet med de regelbundna telefonkonferenserna är att lyfta vårdplatssituationen på sjukhusen, kommunernas situation samt rutiner som brister med fokus på våra gemensamma patienter. På mötet beskrivs den aktuella lägesbilden hos verksamheterna så som: vårdplatser, personalresurser, eventuella smittor så som calici 6 samt följsamheten i vårdplaneringsprocessen. Patientnämnd Enligt regeringens bedömning i den nationella handlingsplanen för äldrepolitik är det viktigt att det finns opartiska instanser dit enskilda personer kan vända sig när det uppstår problem med vård och omsorg. Skurups kommuns Kommunstyrelse har avtal med Region Skåne angående patientnämndens verksamhet. Avtalet sades upp på initiativ av Patientnämnden per 2017-12-31 och ett nytt avtal som gäller från och med 2018-01-01 har tecknats. Under verksamhetsåret har det inte inkommit något ärende till Patientnämnden avseende Skurups kommun. Medicinskt ansvarig sjuksköterska är Skurups kommuns kontaktperson för Patientnämnden Skåne. Palliativ vård Palliativ vård i livets slutskede och vård av människor med nedsatt autonomi ska ges högsta prioritet. Palliativ vård omfattar alla patienter i livets slutskede oavsett vilka diagnoser patienterna har och oavsett var de vårdas (SOU2001:6). 5 ASiH: Avancera sjukvård i hemmet 6 Calici = vinterkräksjuka Page 179 of 407
Verksamhetsberättelse 10 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Region Skåne och Skånes kommuner ska gemensamt tillse att medborgarna tillförsäkras palliativ vård av hög kvalitet och på lika villkor. Verksamheten bedrivs som basal respektive specialiserad palliativ vård inklusive avancerad sjukvård i hemmet (ASiH). Kommunerna bedriver i huvudsak basal palliativ vård, dygnet runt av sjuksköterska, fysioterapeut, arbetsterapeut och omvårdnadspersonal med basal kompetens inom palliativ vård med stöd från primärvårdens läkare. Samverkan kring den enskilde patienten har fungerat mycket väl under det gångna året. Intern samverkan Arbetsgrupper med representanter från vård och omsorg har fortsatt med gemensamma förbättringsarbeten inriktat på bland annat de avvikelser som sker i verksamheterna och behovet av att stärka den kliniska kompetensen och handledningen vid delegering av sjukvårdsinsatser. Dessutom har fokus lagts på arbete med implementering av ett digitalt avvikelsesystem, revidering av läkemedelsrutinen med anledning av skärpt lagstiftning, revidering av rutin och blankett för inhämtande av samtycke samt revidering av kunskapstester i samband med delegering. Dessa områden berör de flesta oavsett yrkestillhörighet eller organisatorisk tillhörighet och har stor betydelse för patienternas trygghet och säkerhet men också för den fortsatta kvalitetsutvecklingen inom vård och omsorg. TILLGÄNGLIGHET Inom Skurups kommun finns tillgång till hemsjukvårdsinsatser upp till sjuksköterskenivå dygnet runt, oavsett om man bor i ordinärt eller särskilt boende. Dessutom finns tillgång till arbetsterapeut och fysioterapeut måndag till fredag under dagtid. Läkarmedverkan i den kommunala hälso- och sjukvården Region Skåne har ansvar för läkarinsatserna i de verksamheter som för övrigt finns inom kommunens ansvarsområde. För några år sedan genomfördes Hälsoval Skåne, där alla Skånes invånare fick välja en vårdenhet som man önskar tillhöra, lista sig. Läkarmedverkan i den kommunala hälso- och sjukvården har sin bas i primärvården (vårdcentral eller enheter med vårdavtal). För att få ett övergripande ansvar samt stöd och handledning i patientärende till personalen har den kommunala hälso- och sjukvården (hemsjukvården) ett lokalt avtal med de två vårdcentralerna i Skurups kommun. Av avtalet framgår att en namngiven läkare från vårdcentralen i Skurup ansvarar för läkartillsynen på såväl de särskilda boenden som i ordinärt boende för område norr och söder. Område Rydsgård-Skivarp har motsvarande lokalt avtal om läkarstöd från Novaklinken i Rydsgård. Fördelarna med att ha en fast läkarkontakt är att det finns bättre möjligheter till symtomlindring och ordinationsföljsamhet, vilket troligtvis resulterar i färre inläggningar på sjukhus, större tillfredsställelse för patienterna, personal och läkare. Page 180 of 407
Verksamhetsberättelse 11 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Under 2017 har ansvaret för hemsjukvården i område norr och söder inklusive de särskilda boendena i dessa områden övergått till fast anställning av läkaren på vårdcentralen. Således har en bra kontinuitet kunnat konstateras i nämnda områden. Läkarstödet från Novakliniken i Rydsgård i såväl ordinärt som särskilt boende för område Rydsgård/Skivarp har under det gångna verksamhetsåret besatts med en fast anställd läkare. Dock var verksamheten i Rydsgård stängd under vissa perioder under sommaren och patienterna fick andra läkare från Novaklinikerna. Under den ordinarie läkarens semester ersattes denne med så kallad hyrläkare. Således kan en viss brist i kontinuiteten i område Rydsgård/Skivarp även i år konstateras. Hembesöksbilar som utgår från vårdcentralen i Ystad drivs som ett pilotprojekt som startade 15 juni 2015 och pågått under hela 2017, är ett samarbete mellan Division Primärvård och Division Specialiserad närsjukvård i Skånevård Kryh 7. Bemanningen utgörs av en sjukhusläkare och en sjuksköterska. Hembesöksbilen kan besöka personer med behov av ett läkarbesök i hemmet, både akut och planerat. Bilen åker till patienter boende i Simrishamn, Sjöbo, Skurup, Tomelilla och Ystad kommuner och som har svårt att själva ta sig till en hälsovalsenhet för nybesök eller återbesök. Besöken initieras via hälsovalsenheterna/vårdcentralerna eller slutenvården. Pilotprojektet syfte är att minimera inläggningarna på medicinkliniken lasarettet i Ystad. Falck Ambulans AB, AHRS 8 hembesöksbilar ansvarar för hembesök av läkare till hemsjukvårdens patienter under kvällar, nätter och helger. Sjuksköterskorna är nöjda med tillgången på läkare/hembesök/telefonrådgivning när behovet av läkarstöd uppstått under jourtid. Under 2017 har hemsjukvården använt Falks hembesöksbilar vid 58 tillfällen för hembesök hos patient. Samordnad vårdplanering Samordnad vårdplanering (SVPL) är en process som syftar till att tillsammans med patienten samordna planeringen av dennes fortsatta vård och omsorg vid överföring från en vårdform till en annan. Vid den samordnade vårdplanering överförs det medicinska ansvaret från en vårdgivare till en annan och den samordnade vårdplaneringen blir härmed ett av de viktigaste stegen i vårdkedjan för patienten i den gemensamma vård- och rehabiliteringsprocessen. För många invånare är behovet av en fungerande samverkan mellan Region Skåne och kommunen en förutsättning för en fungerande vardag. I ett Skåne-perspektiv finns behov av att få en gemensam tolkning av några nyckelbegrepp och utveckla likartade rutiner i gränslandet mellan slutenvård, öppenvård och kommunal vård. För att det ska bli framgångsrikt krävs en väl fungerande kommunikation mellan kommunen och Region Skåne och samordnad vårdplanering är centralt för detta. I Skåne finns gemensamt upprättade rutiner för samordnad vårdplanering mellan kommunerna i Skåne och Region Skåne. Rutinerna beskriver bland annat kraven på information till berörda enheter i samband med utskrivning från slutenvården. Som ett led i kvalitetssäkringen skickas avvikelserapporter då rutinerna inte följs. 7 Skånevård Kryh omfattar primärvården i östra Skåne, sjukhusen i Ystad, Hässleholm och Kristianstad 8 AHRS: Akuta hembesök av läkare i Region Skåne Page 181 of 407
Verksamhetsberättelse 12 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 SVPL-IT tjänsten, Mina planer, och regelverket för den samordnade vårdplaneringen underlättar samverkan mellan region, kommun och privata vårdgivare och bidra till att patientprocessen mellan dessa aktörer underlättas till förmån för både patient och personal. Undantag är de läkare som har avtal enligt Nationell taxa, dessa har inte krav att tillhandahålla SVPL-IT tjänst. SVPL-processen (Samordnad vårdplanering) upphör den 31/12 2017 och ersätts av processen Samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. KLINISK FÖRBÄTTRINGSARBETET Läkemedelsutbildning Övervägande delen av avvikelserna handlar om brister i läkemedelshanteringen. Kommun har tillsammans med övriga SÖSK-kommunerna sedan flera år gemensam rutin för läkemedelshantering och delegering. För att bredda kunskapen och ge samtlig personal samma kunskapsbas och därmed säkra läkemedelshanteringen från ordination till överlämnande har medicinskt ansvarig sjuksköterskorna i SÖSK sedan något år tillbaka arbetat fram ett gemensamt utbildningsmaterial grundat på riktlinjerna för delegering och läkemedelshantering. Dessutom finns kunskapstester framtagna. Personal ska ha genomgått utbildningen och skrivit kunskapstest före delegering för att läkemedelsöverlämnande kan utfärdas. Motsvarande utbildningsmaterial och kunskapstester för diabetes och administrering av insulin finns framtagna. Under 2017 har det genomförts tio stycken (7/2016) läkemedelsutbildningar med kunskapstest med 111 deltagare (92/2016) samt tre stycken (3/2016) diabetesutbildningar med kunskapstest med 21 deltagare (33/2016). Utbildningarna leds av hemsjukvårdschef och medicinskt ansvarig sjuksköterska deltager. Kvalitetsregister De Nationella Kvalitetsregistren utgör en stor tillgång för svensk hälso- och sjukvård och omsorg och att de har bidragit till de goda resultat för patienterna som svensk sjukvård kan uppvisa i internationella jämförelser. Registren ska möjliggöra jämförelser inom hälso- och sjukvården på nationell och regional nivå. Kvalitetsregistren kan bidra till färre vårdskador, till att snabbt utrangera metoder och produkter som har sämre resultat, till att variationen mellan olika enheter minskar och framför allt till att minska lidande och ge bättre livskvalitet för patienterna. Registrering i Svenska palliativregistret har pågått sedan 2012. Samtliga kommunens verksamheter i vård och omsorg registrerar i registret. Huvudsyftet med registret är att successivt förbättra vården i livets slutskede. Ytterligare ett syfte är att på patientnivå mäta hur enheterna lever upp till definierade kriterier för god vård i livets slutskede och därigenom stödja ett kontinuerligt förbättringsarbete som syftar till optimal vård för dessa patienter oavsett diagnos. Målgruppen utgörs av alla avlidna patienter oavsett vårdgivare. Page 182 of 407
Verksamhetsberättelse 13 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Verksamheterna har en möjlighet till löpande återkoppling av sina egna resultat, det vill säga, hur det går för deras patienter. Tabellen visar resultatet av registrerade parametrar i Svenska palliativregistret perioden 2016-01-01 2016-12-31, avseende personer boende i Skurups kommun Tabellen visar resultatet av registrerade parametrar i Svenska palliativregistret perioden 2017-01-01 2017-12-31, avseende personer boende i Skurups kommun Av de förbättringar som har skett sedan förra året lyfts följande fram: - täckningsgraden för Eftersamtal erbjudet har ökat från 66,7% till 76,3% - täckningsgraden för Läkarinformation till patienten har ökat från 43,3% till 60,5% - täckningsgraden för Mänsklig närvaro i dödsögonblicket har ökat från 86,7% till 92.1% - täckningsgraden för Lindrad från rosslig andning har ökat från 70% till 84,2% Page 183 of 407
Verksamhetsberättelse 14 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Senior alert är ett kvalitetsregister som finns tillgängligt via webben där varje person, 65 år eller äldre, registreras med riskbedömning, vidtagna åtgärder och resultat inom områdena fall, undernäring, trycksår, munhälsa, blåsdysfunktion (urinläckage, tömningsproblem och trängningar) samt rehabilitering. Finns det risk inom något område så genomförs en teambaserad (bestående av sjuksköterska, arbetsterapeut, fysioterapeut och omvårdnadspersonal) utredning av bakomliggande orsaker. I Skurups kommun genomförs riskbedömningarna på personer boende på särskilt boende. På särskilt boende har 33 stycken (1/2106, 18/2015) registreringar i Senior alert skett under 2017. BPSD (beteendemässiga och psykiska symtom vid demenssjukdom) drabbar ca 90% av alla som lever med en demenssjukdom någon gång. Symtom kan exempelvis vara aggressivitet, oro, apati, hallucinationer eller sömnstörningar och de orsakar ett stort lidande framförallt för personen med demenssjukdomen, men även för närstående och omvårdnadspersonal. Som vid all annan behandling måste symtomen identifieras, tolkas och ses i sitt sammanhang innan olika åtgärder sätts in. Behandlingen kan omfatta bemötande, omvårdnadsåtgärder och i vissa fall läkemedel. BPSD är ett kvalitetsregister där verksamheterna registrerar personbundna uppgifter om problem/symtom, behandling och resultat. BPSD-registrets syfte är att minska BPSD och lidandet som detta innebär och att genom detta, öka livskvalitén för personen med demenssjukdom. Verksamheterna har med hjälp av BPSD-registret gjort 220 stycken (246/2016, 126/2015, 83st/2014) bedömningar och registreringar på 71st personer under 2017. Resultatet från BPSD-skattningarna visar att NPI-poängen (Neuropsychiatric Inventory) har minskat. NPI mäter olika symtomdomäner så som vanföreställningar, hallucinationer, agitation, depression, ångest, eufori, apati, avflackning, irritabilitet, avvikande motoriskt bettende. Men även nattlig oro samt aptit- och ätstörningar kan ingå. En minskning av NPI-poängen visar på en minskning av patientens lidande och antas ge en ökad livskvalitet för personer med demenssjukdom. Hygienutbildning - att förebygga smittspridning Enligt hälso- och sjukvårdslagen ska vården vara av god hygienisk standard vilket innebär att de åtgärder som krävs måste vidtas för att uppnå detta. Att förebygga vårdrelaterade infektioner är en viktig del i vårdens kvalitets- och patientsäkerhetsarbete. Socialstyrelsen föreskriften om basal hygien omfattar verksamheter inom hälso- och sjukvården, socialtjänsten och LSS. Med anledning av detta har medicinskt ansvarig sjuksköterska i SÖSK i samverkan med Vårdhygien i regionen genomfört en utbildning i basal hygien för legitimerad personal under det gångna året. För att förstärka kunskapen hos sommarvikarierna och studerande vid vuxenutbildningen vid Nils Holgerssons gymnasiet genomfördes en utbildningssatsning i basal hygien av medicinskt ansvarig sjuksköterska. Nyanställd personal ska genomföra Stockholms läns landstings E-utbildning i basala hygienrutiner med tillhörande kunskapstest i samband men anställning. Page 184 of 407
Verksamhetsberättelse 15 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Hygienrond Basala hygienrutiner är grunden för en god hygienisk standard i allt vårdarbete. Att hindra vårdrelaterade infektioner är en viktig del i kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet. Målet är att genom bra rutiner och följsamhet till dessa förhindra vårdrelaterade infektioner och åstadkomma en god och säker vård och en trygg arbetsplats. Hygienronden är ett väl beprövat verktyg för att systematiskt förebygga risker för smittspridning och vårdrelaterade infektioner. På Bruksgården genomfördes hygienrond i samarbete mellan kommunen och hygiensjuksköterska från Vårdhygien, Region Skåne. Vård i livets slut Under hösten 2017 har den interna utbildningen kring vård i livets slut fortsatt. Målgruppen har varit samtlig personal på Bruksgården, i hemtjänsten norr och bland studerandevid vuxenutbildningen vid Nils Holgersson gymnasiet. Utbildare är två sjuksköterskor från B.R.O.-verksamheten och en undersköterska från Flintebro och en från hemtjänsten norr. Utbildningscafé Under hösten 2017 startade förvaltingen utbildningscafé för omvårdnadspersonalen. Ett av teman var nutrition, där fokus låg på att delge kunskap om hur undernäring kan förebyggas, bra mat för sjuka äldre samt kosthållning för patienter som äter mindre för att dessa ska minimera risken för undernäring. Utbildare var en av distriktsköterskorna från B.R.Overksamheten. Rutiner Alla hälso- och sjukvårdspersonal är skyldiga att känna till de lagar, författningar och rutiner som styr deras arbete. Begreppet hälso- och sjukvårdpersonal innefattar i den kommunala hälso- och sjukvården: legitimerad arbetsterapeut, legitimerad fysioterapeut, legitimerad sjuksköterska samt undersköterska/vårdbiträde/vårdare som via delegering utför en hälsooch sjukvårdsuppgift eller medverkar i hälso- och sjukvård av patienter. För att underlätta finns rutinerna utlagda på kommunens intranät. Översyn och revidering av gällande rutiner sker löpande under året. Till detta tillkommer nya upprättade rutiner för att förbättra och säkerställa vårdarbetet. PATIENTSÄKERHET Hälso- och sjukvården är under ständig utveckling. Nya läkemedel, medicinteknisk utveckling samt nya behandlingsmetoder bidrager till att allt större del av sjukvården är möjlig att utföras i hemmet. Detta medför att en hög patientsäkerhet och goda kunskaper är nödvändig bland personalen för att kunna ge en god och säker vård. Delegering En del av de arbetsuppgifter som åligger den legitimerade personalen att utföra kan delegeras till omvårdnadspersonal med reell kompetens. Sjuksköterskan, arbetsterapeuten och fysioterapeuten alltid har kvar ett uppföljningsansvar för insatta åtgärder hos patienten. Att delegera arbetsuppgifter kan i vissa fall öka patientsäkerheten när det från ett Page 185 of 407
Verksamhetsberättelse 16 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 helhetsperspektiv bättre svarar mot den enskildes behov. Delegering av medicinska arbetsuppgifter får inte göras slentrianmässigt, för att lösa personal brist eller av ekonomiska skäl. Med hänsyn tagen till kraven på god vård av god kvalitet och hög säkerhet för patienten ställer varje delegeringsbeslut mycket stora anspråk på gott omdöme, goda kunskaper och noggrannhet hos såväl den som delegerar som den som genom delegering mottar en medicinsk arbetsuppgift. Den som har delegerat en arbetsuppgift är skyldig att bevaka så att de uppgifter hon/han delegerat fullgörs på ett för patienten säkert sätt. Inom den kommunala hälso- och sjukvården utgör läkemedelshantering en stor del i sjuksköterskornas dagliga arbete. Den vanligaste förekommande delegerade arbetsuppgiften är överlämnande av läkemedel. Det är ett stort antal personal framför allt undersköterskor, vårdbiträden och vårdare, som är involverade i denna hantering. Det är också inom läkemedelshanteringen som den största andelen avvikelser inom vården förekommer vilket bekräftas av inrapporterade avvikelser. All anställd personal ska genomgå den kommunala utbildningen i läkemedelshantering och delegering med tillhörande kunskapstest och/eller utbildningen inom diabetes och diabetesvård med tillhörande kunskapstest inför delegering. Följande delegeringsnivåer finns: Grunddelegering, som innefattar överlämnande av läkemedel samt visst iordningställande av läkemedel exempelvid flytande eller läkemedel som av andra skäl inte i förväg kan iordningställas av sjuksköterska. Tilläggsdelegering, innefatta sjukvårdsuppgifter där ökade krav på reell kompetens ställs utöver vad som krävs för grunddelegering. För att tillgodose kraven på patientsäkerhet har ett mindre antal personer inom verksamheterna delegationsbeslut för dessa arbetsuppgifter. Delegering från arbetsterapeut och fysioterapeut, när det finns särskilda risker och/eller krävs specifik färdighet, kompetens eller träning för att utföra arbetsuppgiften. Detta förutsätter att det finns en ordination (vad som skall göras) och en instruktion (hur det ska göras). Patientbunden tilläggsdelegering, när det finns särskilda risker och/eller krävs specifik färdighet eller kunskap/kompetens för att utföra arbetsuppgiften. Några patienter har så specifika behov av sjukvårdsinsatser att arbetsuppgiften är direkt knuten till den enskilde patienten. Kraven på kunskap och reell kompetens är mycket höga. Under 2017 har det vid 20 tillfällen (16/2016) varit möjligt att skriva kunskapstest, utöver det vid läkemedels- och diabetsutbildningstillfällena. 273 personer (240/2016) har under året genomfört kunskapstesterna. Antalet utfärdade delgeringar under året är 430 stycken (445/2016). Avvikelsehantering internt Enligt hälso- och sjukvårdslagen ska kvaliteten inom hälso- och sjukvården systematiskt och fortlöpande utvecklas. All hälso- och sjukvård ska omfattas av system för planering, utförande, uppföljning och utveckling av kvaliteten i verksamheten. Kvalitetssystemet syftar till att, så långt som möjligt, förebygga skador, öka patientens säkerhet, minska avvikelserna och felbehandlingar samt identifiera och leda till åtgärder om de inträffar. Page 186 of 407
Verksamhetsberättelse 17 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Hälso- och sjukvårdspersonal ska rapportera till vårdgivaren om en patient i samband med undersökning, vård eller behandling drabbats av eller utsatts för risk att drabbas av vårdskada eller inte erhållit vården/behandlingen enligt ordination. Med avvikelse avses alla händelser som innebär ett avsteg från planerat/önskvärt förlopp. Avvikelsehantering är således ett av de viktigaste verktygen för att öka patientsäkerheten. Då en händelse inträffat som medfört att en patient drabbats eller utsatts för risk att drabbas av vårdskada görs en händelseanalys. Händelseanalysen ska mynna ut i förslag till konkreta åtgärder för att förhindra att liknande händelser upprepas. Det är viktigt att understryka att en händelseanalys inte syftar till att besvara frågor om vem eller vilka som gjorde det, utan syftet är att upptäcka brister som kan finnas i organisationen till exempel inom kommunikation, samarbete, utrustning och rutiner. För att därefter ta fram förbättringar för att eliminera/minimera risken för att avvikelsen upprepas. För att höja vårdkvaliteten och förbättra patientsäkerheten ska avvikelsehanteringen alltid ingå som en naturlig del av arbetet. Samtliga rapporterade avvikelser ska analyseras, åtgärder vidtas och effekterna av de vidtagna åtgärderna följas upp. Handläggningen av avvikelser som är av sådan art att de inte föranleder anmälan enligt Lex Maria eller en mer omfattande händelseanalys ska i största möjliga mån hanteras lokalt inom varje enhet. Ansvaret för detta åvilar respektive enhetschef 9. Regelbunden återkoppling till berörd arbetsgrupp och ett aktivt arbete med att vidta åtgärder samt att arbeta preventivt möjliggör för all omvårdnadspersonal att vara delaktig och att arbeta med förbättringar som stärker patientsäkerheten. Ju duktigare man blir på avvikelsehantering ju duktigare blir man på att räkna ut vad som kan hända. Tabellen visar antalet avvikelseer, i den egna organisationen, under de senaste tio åren, 2008-2017 Rapporterings år Antal avvikelser Varav HSL Varav SoL 2008 170 st 2009 229 st 2010 131 st 2011 161 st 2012 172 st 172 st 2 st 2013 180 st 180 st 33 st 2014 185 st 185 st 45 st 2015 184 st 184 st 80 st 2016 232 st 2017 640 st 1, 2 477 st 94 st 1 2017 års siffror avser både hälso- och sjukvårdsavvikelser och socialtjänstavvikelser 2 Rapportören kan ha angett fler än en avvikelse på en rapport 9 I verksamhetsberättelsen används begreppet enhetschef för enhetchef, vård- och omsorgschef, FuSSchef, hemsjukvårdschef Page 187 of 407
Verksamhetsberättelse 18 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Diagrammet visar antalet hälso- och sjukvårdsavvikelser, i den egna organisationen, under de senaste tio åren, 2008-2017 HSL Avvikelser under perioden 2008-2017 Antal avvikelser 500 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 477 229 232 170 131 161 172 180 185 184 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 År HSL Avvikelser Page 188 of 407
Verksamhetsberättelse 19 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Tabellen visar rapporterade avvikelser 2017 oavsett tillhörande lagrum per veckodag Fördelning av avvikelser per veckodag där detta är rapporterat Antal 300 250 200 150 100 50 0 3 71 56 58 1 3 1 66 51 1 12 149 140 139 132 159 120 137 13 31 47 2 17 4 4 19 25 6 13 11 21 1 1 5 27 1 54 29 1 54 6 1 3 47 21 måndag tisdag onsdag torsdag fredag lördag söndag Annan 4 1 4 2 4 1 3 Brist i bemötande 8 1 4 4 5 1 3 Brist i information, kommunikation, samverkan Brist i vård och omsorg som orsakat skada 15 8 9 11 10 6 4 15 8 9 12 10 7 4 Brist i/utebliven dokumentation 17 12 13 31 14 12 7 Brist i/utebliven insats (SoL) 17 14 18 33 16 16 11 Brist i/utebliven insats/tillsyn 18 14 18 33 17 17 12 Brist i/utebliven rehabilitering 18 19 18 34 19 17 12 Brist i/utebliven tillsyn 18 19 18 34 21 18 16 Brist i/utebliven vårdåtgärd (HSL) 31 25 31 45 30 24 23 Bristande handläggning/utredning 34 26 32 47 31 24 25 Bristande tillgänglighet 35 27 33 47 32 25 26 Bruten sekretess 35 27 33 48 32 25 26 Ekonomiskt övergrepp, stöld/svinn 35 27 33 48 33 26 26 Fall 175 166 165 197 192 146 163 Fysiskt, psykiskt och/eller sexuellt övergrepp Händelse med hjälpmedel, teknik och/eller fysisk miljö 175 166 166 197 193 146 163 176 169 166 198 195 146 166 Läkemedelshändelse 247 225 224 264 246 198 209 Självmordsförsök/självmord 250 225 224 264 246 198 209 52 43 3 Antalet inrapporterade avvikelser 2017 är 640 stycken. Av hälso- och sjukvårdsavvikelserna berör merparten läkemedelshantering 70% (81%/2016, 85%/2015, 83%/2014, 81%/2013, 82%/2012). Övrig finns bland annat inom brist i/utebliven vårdåtgärd (HSL) 65 stycken informationsöverföring/rapportering/dokumentation 22 stycken (15/2016, 22/2015, 25/2014, 14/2013, 16/2012), brist i information, kommunikation, samverkan 17 st samt suicid/suicidförsök 3 stycken. Page 189 of 407
Verksamhetsberättelse 20 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 I de fall den enskilde inte klarar sin läkemedelshantering själv kan sjuksköterskan tillsammans med behandlande läkare (läkare i primärvården) och ibland närstående besluta att patienten behöver hjälp med läkemedelshanteringen. I sådana situationer övertar en sjuksköterska ansvaret och själva hanteringen av läkemedel. Uppgiften blir således en hälsooch sjukvårdsuppgift. Delar av läkemedelshanteringen kan delegeras till personal som saknar formell kompetens men innehar reell kompetens. Avvikelse med läkemedelshantering är den klart dominerande avvikelsen även i år. Under året har 389 stycken avvikelse gällande läkemedelshantering inrapporterats, vilket är en 107 % ökning i antal jämfört med föregående år. Inom läkemedelshanteringen är glömda mediciner/utebliven medicin den vanligaste avvikelsen vilket är samma mönster som tidigare år. Av de inrapporterade avvikelserna utgör ej följt gällande rutin den vanligaste orsaken och motsvarar 85 % av de avvikelser som sker i läkemedelshanteringen. Det har inrapporterats 12 stycken (13/2016, 22/2015, 14/2014, 12/2013, 16/2012) avvikelse avseende av sjuksköterska iordningsställande av läkemedel, vilket är i samma nivå som 2017. Fysioterapeut, arbetsterapeut och sjuksköterska kan ordinera träning/aktivering för att patienten ska förbättra eller bibehålla sin funktionsförmåga efter en sjukdom eller skada alternativt dämpa oro eller ångest i samband med kognitiv svikt. Frekvensen och längden på träningen/aktiveringen kan variera och träningen/aktiveringen utförs oftast av omvårdnadspersonal efter instruktion av ordinatören. Under det gångna året har åtta avvikelser avseende brist i/utebliven rehabilitering inrapporterats. Rapporteringen av avvikelser varierar mellan olika hemsjukvård/hemtjänstområdena och de särskilda boendena. Inom vissa enheter är personalen mycket uppmärksam på de avvikelser som sker och rapporterar dessa nogsamt. Här pågår således ett aktivt tvärprofessionellt arbete under ledning av ansvarig enhetschef för att åtgärda och förebygga de avvikelser som inträffat i verksamheten. Motsatsen finns också med enheter där underrapportering eller ingen rapportering alls föreligger vilket tyder på att dessa enheter dels inte fullgör sin skyldighet att rapportera de avvikelser som sker, dels att ett aktivt förebyggande arbete inte tycks vara ett prioriterat område inom enheten. Det värdefulla kunskapsunderlag som avvikelse-rapporteringen utgör för att kunna bedriva aktivt förebyggande arbete genom att lära av misstagen samt identifiera riskområdena går därmed förlorad och varken patientsäkerhetsarbetet eller kvaliteten inom hälso- och sjukvården gynnas av detta. En annan förklaring kan vara att dessa enheter har kommit långt i sitt säkerhetsarbete och identifierat riskerna och därmed skapat barriärer för att dessa inte ska hända. Vid analys av hälso- och sjukvårdsavvikelser framkom följande att: 1. Antalet avvikelser har ökat med 26% jämfört med föregående år varför det kan antas att arbetet med tydliggöra vikten av att rapportera avvikelser för att förbättra kvalitetsarbetet har blivit mer accepterat 2. Införandet av ett digitalt system på intranätet kan antas ha underlättat rapporteringen, varför det är troligtvis är en bidragande orsak till att antalet avvikelser har ökat Page 190 of 407
Verksamhetsberättelse 21 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 3. När avvikelser sker har gällande rutiner oftast varit åsidosatta 4. Det är vanligast är det att glömma morgonmedicinen (kl 08 läkemedel) 5. Näst vanligast att glömma kvällsmedicinen (kl 20 läkemedel) 6. Generellt har händelsen inte förorsakat konsekvenser för berörd patienten 7. Avvikelserna är inte jämt fördelade under året; under juli sker flest avvikelser i år, 67 stycken (november; 22/2017, april; 26/2016) 8. Minst antal avvikelser sker under januari och december, 26 stycken (januari; 5/2017, december; 5/2016) 9. Flest läkemedelsavvikelser sker på måndagar, 69 st (fredagar och lördagar/2017) 10. Minst läkemedelsavvikelser sker på söndagar, 43 st (tisdag/2017) 11. Även i år finns avvikelse där av fysioterapeut, arbetsterapeut eller sjuksköterska ordinerad träning/aktivering inte utförs 12. Årets avvikelser följer till stor del 2016 års mönster förutom i punkt 7,8, 9 och 10. För att fortsätta förändra och därmed på sikt minimera/eliminera antalet avvikelser krävs ett aktivt och strukturerat arbete för att finna adekvata och effektiva åtgärder och bygga in barriärer i de dagliga rutinerna för att minimera antalet avvikelser och öka patientsäkerheten. Finns det ett mönster i avvikelserna ska detta beaktas i arbetet. Ansvarig för detta arbete är respektive enhetschef. Ingen avvikelse avseende hälso-och sjukvårdsinsatser har under året lex Maria anmälts till Inspektionen för vård och omsorg. Medicinskt ansvarig sjuksköterska har till Inspektionen för vård och omsorg lämnat yttrande på inkommen klagomål avseende brister i vården. Ärendet har inte avslutats. Ansvaret för medicintekniska produkter (MTP) åvilar verksamhetschefen för hälso- och sjukvård (förvaltningschefen för Individ och omsorgsförvaltningen). Medicinskt ansvarig sjuksköterska är utsedd att göra anmälningar och rapporteringar av negativa händelser. Tabellen visar antalet avvikelser, under de senaste tio åren; 2008-2017 Rapporterings år Antal avvikelser, MTP 2008 1 st 2009 0 st 2010 1 st 2011 3 st 2012 3 st 2013 22 st 2014 2 st 2015 0 st 2016 0 st 2017 1 st Handläggning av avvikelser för medicintekniska produkter skiljer sig från övriga avvikelser på så sätt att händelsen inrapporteras till Läkemedelsverket och tillverkaren. När en händelse Page 191 of 407
Verksamhetsberättelse 22 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 har medfört att en patient drabbats eller utsatts för risk att drabbas av vårdskada görs dessutom en anmälan till Inspektionen för vård och omsorg vad gäller produkten. En avvikelse (negativa händelser) har under året inrapporterats till Läkemedelsverket och berörd tillverkare och händelsen har dessutom föranlett en lex Maria anmälan till Inspektionen för vård och omsorg. Avvikelsehantering externt Brister (avvikelser) mellan sjukvårdshuvudmännen har rapporterats i 14 stycken (28/2017, 23/2015, 23/2014, 21/2013, 11/2012) fall avseende informationsöverföring, samordnad vårdplanering och överförandet av medicinska ansvaret i samband med utskrivningen från slutenvården. Vilket är färre än föregående år. Avvikelserna har sänts till berörd avdelning, klinik eller vårdcentral samt till utvecklingsavdelningen på berört sjukhus för åtgärd. En avvikelser avseende iordningställande av läkemedel av Svensk Dos har rapporterats till leverantören för utredning och åtgärd. Skurups kommun har erhållit två avvikelser från slutenvården. Där den ena avser kommunikationsbrister i samband med dödsfall och den andra brist i märkningen av dokument i samband med översändande av fax till slutenvården. Vid utredning av den första avvikelsen kunde konstateras att det inte förelåg någon avvikelse, varför ärendet avskrevs. Det kan konstateras att brister fortfarande förekommer i vårdplaneringssammanhang och vid byte av vårdnivå trots gemensam rutin. Det är viktigt att vårdplaneringar genomförs systematiskt, så att patienten och eventuellt närstående får möjlighet att själva vara delaktiga i planeringen av den fortsatta vården. Ny process för planering och tillhörande Skåne gemensam rutin gäller från och med 1 januari 2018. Fortsatt uppföljning av efterlevnaden av dokumentet/rutinen i praktiken kommer även fortsättningsvis att ske, då brister i informationsöverföringen allvarligt kan äventyra patientsäkerheten. Fallolyckor Fall är ett folkhälsoproblem och en reduktion av antalet fallolyckor är viktig utifrån minskat lidande för den enskilde, minskad vårdtyngd samt minskade kostnader för sjukvård och omvårdnad. Människor över 65 år löper större risk att skada sig än personer under 65 år genom medicinska problem, nedsatt syn, försämrad gång eller balans. På grund av att äldre ofta är bensköra och allmänt bräckliga blir skadorna ofta allvarliga och kan leda till komplikationer. Då kvinnor har mindre muskelstyrka och oftare är bensköra, är de mer sårbara än män. Av de som bor i särskilt boende faller varje år 30-60 %, och ungefär hälften av dem faller flera gånger. Viktiga målgrupper när det gäller att förebygga fallskador är äldre som bor i sitt eget hem eller i särskilt boende. Generellt men framförallt hos kvinnor över 80 år ökar funktionsnedsättningen, vilket resulterar att det går mycket långsammare att göra allting. De äldre behöver mer tid på sig för att göra sina sysslor. Personer 75 år och äldre, som bodde på landsbygden är mer funktionsnedsatta och behöver mer hjälp med ADL (Aktiviteter för det dagliga livet) än de från stadsmiljö. (The Swedish National Study om Aging and Care, SNAC) Page 192 of 407
Verksamhetsberättelse 23 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Av de som bodde på särskilt boende i Skurups kommun under 2017 föll 49% av kvinnorna och 45% av männen minst en gång under året. Patientens säkerhet relaterat till fall och fallskador samt vilka patienter som kommer att drabbas är mycket svårt att förutse. Det finns dock all anledning att alla ansträngningar för att minska risken för fall och fallskador sker fortlöpande. Konsekvenserna kan bli att fallskador tar stora resurser i anspråk och medför höga kostnader för samhället i form av olika behandlingar samt vistelser på sjukhus och andra vårdinrättningar. En reduktion av antalet fallolyckor är viktigt utifrån minskat lidande för den enskilde och för samhället i form av minskade kostnader för sjukvård och omvårdnad. Det preventiva arbetet försvåras många gånger när det gäller att rikta adekvata åtgärder för att undvika fallolyckor för personer med demenssjukdom eller med andra sjukdomar med försämrad kognitiv förmåga. Dessa personer förstår inte många gånger den information de får eller klarar inte av att använda hjälpmedel på rätt sätt på grund av sin bristande kognitiva förmåga. Det finns en mängd olika orsaker till att man faller och oftast är det inte en orsak till varje enskilt fall, utan det är ofta flera samverkande orsaker. Fall kan dels bero på individens kapacitet som olika sjukdomar, funktionsnedsättningar i centrala nervsystemet, sämre syn, balansproblem, överdrivet alkoholintag med mera och dels på faktorer i den fysiska miljön. En annan bidragande faktor kan vara att äldre personer kan betrakta sitt beteende som helt ordinärt och tänker inte på att de har sämre reaktionsförmåga, sämre syn eller liknande och inte kan klara samma saker som tidigare. Det är väl känt att risken för att falla och drabbas av fallskador ökar med stigande ålder. Konsekvenser av fall blir oftast större för äldre personer beroende på skörhet orsakad av åldersförändringar, funktionsnedsättningar, sjukdom och viss behandling. Även fall som inte leder till skada under en ettårsperiod är förenat med en tre gånger så hög risk för att bli beroende av särskilda boendeformer. Nästa alla som faller drabbas av rädsla att falla igen, vilket kan leda till inaktivitet och isolering. Var tionde av dem som faller får en allvarlig vårdskada så som till exempel höftfraktur eller hjärnskakning. Följderna av fallskador bland äldre är många och mer eller mindre allvarliga. För den drabbade kan det innebära ett stort lidande och för personalen blir arbetet tyngre. De äldre som har ramlat en gång har en ökad risk att ramla fler gånger. Fallolyckor bland äldre leder till fler dödsfall, fler besök på akutmottagningar och ett ökat antal inläggningar på sjukhus jämfört med någon annan typ av olyckor. Fem gånger fler äldre hamnar på sjukhus efter fallolyckor än efter trafikolyckor. Personskador efter en fallolycka utgör ett av de största hälsoproblemen bland den äldre befolkningen i Sverige. I Sverige är samhällets totala kostnader för fallolyckor bland äldre uppskattas till cirka 14 miljarder årligen (Statens Folkhälsoinstitut, Fallolyckor bland äldre). Denna kostnad kommer att bli allt större och tyngre för samhället att bära i takt med att andelen äldre i samhället ökar. Uppskattningsvis beräknas kostnaderna öka till drygt 22 miljarder kronor år 2050 om utvecklingen tillåts fortsätta i nuvarande omfattning (Statens folkhälsoinstitut, Fallolyckor bland äldre). I okomplicerade fall uppgår den totala vårdkostnaden för höftopererade till följd av fallolyckor till cirka 200-250 000 kronor per person. Där kommun och Region Skåne bär Page 193 of 407
Verksamhetsberättelse 24 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 nästan hela den direkta kostnaden, 49 procent vardera för fallolyckorna. De drabbade individerna står för resterande två procent i form av patientavgift och transportkostnader. Förebygga fallolyckor är en stor utmaning för personalen. Strävan måste vara att försöka reducera antalet fallolyckor utan att allt för mycket inkräkta på den personliga integriteten. För att minska riskerna bör det finnas en balans mellan individens kapacitet, miljöfaktorer och individens beteende. Förebyggande insatserna är viktiga för att patienterna ska ha möjlighet att leva och bo självständigt under trygga förhållanden. Diagrammet visar antalet inrapporterade fallolyckor under de senaste tio åren; 2008-2017 Antal fallolyckor 1000 800 600 400 200 529 Fallolyckor under perioden 2008-2017 558 680 672 852 658 680 861 686 976 Fallolyckor 0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 År De två vanligaste orsakerna till fallen är patientens medicinska status eller bristande sjukdomsinsikt. Vanligt är att man vill klara sig själv, kom inte ihåg att de inte klarade att gå själv eller glömde hjälpmedlet. Man således överskattar sin fysiska förmåga i 76 % av fallolyckorna. I cirka 6 % går patienten ifrån sitt gånghjälpmedel eller går i strumplästen/barfota. I cirka 13 % (21/2016, 29/2015, 26/2014, 21/2013, 30/2012,) av fallolyckorna kunde patienten gå själv utan hjälpmedel, i övriga förflyttade sig patienten med hjälp av käpp, rollator, rullstol, levande stöd med mera. Det är markant färre i år som kan gå själv utan hjälpmedel jämfört med föregående år. Flest fallolyckor sker bland personer som förflyttar sig med hjälp av rollator, vilket motsvarar i 51 % av fallolyckorna. Vid granskning av fallrapporterna har det framkommit att i cirka 49 % av fallolyckorna är patientens kognitiva förmågor nedsatt. Vilket är något fler jämfört med föregående år. Detta yttrar sig såsom att patienten stundtals är förvirrad eller svarar ej adekvat på tilltal. I flertalet av dessa fallolyckor går det inte att utröna vad patienten var på väg att göra, vilken aktivitet, då denne inte kan redogöra för sitt handlande. Det preventiva arbetet försvåras många gånger när det gäller att rikta adekvata åtgärder för att undvika fallolyckor för personer med demenssjukdom eller av annan orsak har kognitiv Page 194 of 407
Verksamhetsberättelse 25 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 svikt eftersom denna grupp många gånger inte förstår den information de får eller klarar av att använda hjälpmedel på rätt sätt på grund av sin bristande kognitiva förmåga. Genom en systematisk analys av det som har inträffat kan erfarenheter erhållas och i vissa situationer leda till att förebyggande åtgärder vidtas. Vilket kan ge en gynnsam effekt så att skador kan undvikas. Man skapar således en erfarenhetsbank av förebyggande åtgärder som har visat sig hjälpa. Alla olycksfall går inte att undvika, men det gäller att finna en lämplig balans mellan patientens integritet, vårdinrättningens rehabiliteringsambitioner och de risker som patienten, närstående och personal är beredda att acceptera tillsammans. För de personer som har hemsjukvård sker handläggningen av fallincidenten av berörd enhetschef i det särskilda boendet eller hemtjänstområde som patienten bor i. Denne gör en bedömning/analys tillsammans med övrig personal, omvårdnadsansvarig sjuksköterska, läkare, arbetsterapeut och/eller fysioterapeut om vilka åtgärder som kan vara nödvändiga för att förhindra ett upprepande. Därefter förankras åtgärden i respektive arbetslag för att uppnå ökad medvetenhet och delaktighet i det preventiva arbetet. Tabellen visar fördelning av fall per Enhet (både personer med eller utan hemsjukvård) under perioden 2010-2017 Enhet/område Antal fall under 2010 Antal fall under 2011 Antal fall under 2012 Antal fall under 2013 Antal fall under 2014 Antal fall under 2015 Antal fall under 2016 Antal fall under 2017 Abbekås 0 st - 2 - - - - - - Bruksgatan 11 5 st 6 st 4 st 4 st 1 st 1 st 2 st 2 st Bruksgatan 18 5 st 3 st 0 st 3 st 6 st 22 st 16 st 20 st Bruksgården 127 st 194 st 275 st 124 st 229 st 204 st 122 st 155 st Flintebro 94 st 74 st 72 st 89 st 62 st 98 st 96 st 181 st Gladan - 1 - - - - - - - Lillgården 97 st 80 st 83 st 61 st 47 st 94 st 57 st 137 st Norr 84 st 111 st 108 st 153 st 97 st 140 st 163 st 220 st Rydsgård 41 st 46 st 36 st 49 st 53 st 61 st 89 st 3 118 st Skivarp 46 st 44 st 107 st 77 st 86 st 76 st Söder 178 st 107 st 164 st 94 st 97 st 163 st 136 st 124 st Tegelgatan 17 2 st 5 st 1 st 4 st - 2 st 4 st 1 st Daglig verksamhet - - 1 st - - - 1 st 2 st Område saknas 1 st 2 st 1 st - 3 st - 16 4 st Totalt antal 680 st 672 st 852 st 658 st 680 st 861 st 686 st 976 st 1 Gladan som särskilt boende stängs 2 Abbekås redovisas med Skivarp 3 Skivarp och Rydsgård slås ihop till ett hemtjänstområde 4 Nattpatrullen har uppgetts som område Totala antalet registrerade fall under år 2017 var 976 stycken, vilket är en kraftig ökning jämfört med föregående år. Page 195 of 407
Verksamhetsberättelse 26 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 I år kan man konstatera att det sker ungefär samma antal fallolyckor i särskilt boende som i ordinärt boende. Vilket tyder på att de som bor i de särskilda boendeformerna samt de i ordinärt boende som har hemtjänst/hemsjukvård ofta är multisjuka och har samma komplexa vårdbehov vilket ökar risken för att råka ut för en fallolycka. Vid demenssjukdom ökar också risken för att råka ut för en fallolycka vilket kan ses i fallolycksrapporteringen. Dock kan konstateras att fallolyckorna generellt överlag har ökat i samtliga områden/enheter förutom i hemtjänstområde söder samt Tegelgatan 17. Största ökningen av fallolyckor är på Lillgården där fallolyckorna har ökat med 140% jämfört med föregående år, följt av Flintebro där ökningen är 89%. Sett över tid kan man se en fluktuering över åren var fallolyckorna mest sker. Vissa år är det på särskilt boende för att därefter vara i ordinärt boende. De som idag bor i de särskilda boendeformerna samt de i ordinärt boende som har hemtjänst /hemsjukvård är ofta multisjuka och har samma komplexa vårdbehov vilket ökar risken för att råka ut för en fallolycka. Vid demenssjukdom ökar också risken för att råka ut för en fallolycka vilket kan ses i fallolycksrapporteringen. Tabellen visar fördelning i antal fallolyckor per person bland de patienter som haft en fallolycka eller fler under året Antal fall Antal personer Kommentar 1 fallolycka/12 månader 114 personer 2-5 fallolyckor/12 månader 101 personer 6-10 fallolyckor/12 månader 22 personer 11-15 fallolyckor/12 månader 12 personer >15 fallolyckor/ 12 månader 9 personer 1 personer faller 16 gånger/12 månader 4 person faller 18 gånger/12 månader 1 personer faller 21 gånger/12 månader 1 personer faller 23 gånger/12 månader 1 personer faller 28 gånger/12 månader 1 personer faller 87 gånger/12 månader Av siffrorna framgår att det är ett fåtal personer som står för en stor del av fallolyckorna. Personer som faller elva gånger eller mer under en tolv månaders period är betydligt fler än föregående år. Antalet personer som faller är fler jämfört med föregående år. Page 196 of 407
Verksamhetsberättelse 27 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Många gånger gav fallen inga eller ringa skada (80 %), men vid vart tillfälle krävdes extra tillsyn eller omvårdnadsåtgärd. Rapporterade skador som uppkommit vid fallolyckan är: Blåmärke/svullnad vid 37 fallolyckor (45/2016, 73/2015, 60/2014, 53/2013) Blödning vid 14 fallolyckor (35/2016, 37/2015, 30/2014, 33/2013) Näsblod vid 0 fallolyckor (1/2016, 3/2015, 4/2014, 5/2013) Skrubbsår vid 0 fallolyckor (44/2016, 62/2015, 70/2014, 79/2013) Smärta vid 87 fallolyckor (68/2016, 83/2015, 74/2014, 71/2013) Sårskada vid 49 fallolyckor (37/2016, 58/2015, 35/2014, 52/2013) Vrickning/stukning vid 1 fallolycka (0/2016, 1/2015, 2/2014, 4/2013) Irritation/oro/rädsla vid 6 fallolyckor Rädsla vid 4 fallolyckor Oro vid 8 fallolyckor Vid en del fallolyckor uppstår flera typer av skador. Totalt inrapporterades elva (5/2016, 4/2015, 5/2014, 6/2011, 10/2012, 7/2013) fallincidenter med olika typer av benbrott (fraktur) som följd. I Sverige resulterar 1-2% av fallolyckorna i höftledsfrakturer. Då vi inte särskiljer de olika frakturtyperna i vår registrering går det inte att ta fram jämförbara uppgifter. Dock kan konstateras att skadefrekvensen i form av frakturer ligger på cirka 1.1 % i vårt material. Vid fyra fallincidenter (30/2016, 19/2015, 50/2014, 25/2013, 29/2012) exklusive de med fraktur, skadade sig patienten så illa eller var svårbedömd att sjukhusvård eller läkarbesök på vårdcentral har krävts i samband med fallolyckan. Två dödsfall har skett i samband eller i anslutning till fallolyckan. Det går inte att med säkerhet utröna om dödsfallen var orsakade av fallolycka, fallolycka orsakades av dödfallet eller dödfallet orsakades av annan orsak. Övervägande antal fall har skett i sovrummet eller i direkt anslutning till, när patienten har varit ensam, varför det ibland har varit svårt att med säkerhet ta reda på orsaken. I de fall där patienten har kunnat redogöra för vilken aktivitet denne har varit på väg att göra har vanligaste orsaken varit på väg till/från toaletten eller ut till dagrummet/annat rum. Dokumentation Den legitimerade hälso- och sjukvårdspersonal (arbetsterapeuter, fysioterapeuter och sjuksköterskor) har en lagstadgad skyldighet att föra patientjournal i den omfattning som krävs för att säkerställa en god och säker vård. Dokumentationen sker i den gemensamma patientjournalen (Treserva HSL), som är en tvärprofessionell journal, med gemensamma sökord för samtliga yrkeskategorier. I patientjournalen dokumenterar även Silviasystrarna. 10 ICF används som kliniskt verktyg vid bedömning av behov, vid arbetsbedömningar, rehabilitering och habilitering. Klassifikationerna är den svenska versionen av WHO:s International Classification of Functioning, Disability and Health (ICF). Klassifikationen ICF gör det möjligt att beskriva en persons funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa 10 Silviasyster; Specialisering på högskolan i demensvård för undersköterskor Page 197 of 407
Verksamhetsberättelse 28 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 utifrån en biopsykosocial modell (biologiska, psykologiska såväl som sociala aspekter). ICF är ett redskap för att bland annat bedöma hela den livssituation som individen befinner sig i, hur olika livsaktiviteter fungerar och hur delaktig individen är i samhället. Klassifikation av vårdåtgärder (KVÅ) används som åtgärdsklassifikation inom samtliga verksamhetsområden inom den kommunala hälso- och sjukvården. Genom att ha gemensamma sökord och inte yrkesspecifika tror vi att säkerheten och kvalitén i dokumentationen ökar då gemensamma frågeställningar/problem sammanförs. Övrig vårdpersonal så som personal i hemtjänsten, på särskilda boende och på gruppboende för funktionshindrade dokumenterar i av arbetsterapeut, fysioterapeut eller sjuksköterska upprättad vårdplan i genomförandewebben. Genomförandewebben är en del av patientjournalen. Den datorstödda patientjournal har till viss del ökat tillgängligheten till informationen om patienten, vilket underlättar för samtliga personal. Tillgängligheten ger även en ökad säkerhet, då information kan inhämtas och om systemet används på rätt sätt därmed förhoppningsvis underlätta för en god vård och välunderbyggda beslut. Arbetsterapeuters och fysioterapeuters hjälpmedelsregistrering sker i ett IT-baserat hjälpmedelsprogram som är en del av patientjournalen. All ny registrering och dokumentation av hjälpmedel sker i hjälpmedelsprogrammet. Samordnad vårdplanering (SVPL) Utvecklingen inom den sjukhusanslutna hälso- och sjukvården med snabb diagnostik och effektivare behandlingsmetoder har lett till kortare vårdtider. För många innebär dessa större och bättre möjligheter än tidigare, att längre upp i åldrarna få behandling och snabbt kunna återvända hem efter ett sjukdomsförlopp. Behandlingar och uppföljningar är inte alltid avslutade i samband med utskrivningen från sjukhuset, utan lämnas över till hemsjukvården och primärvården alternativt specialist öppen vården. För att få en sammanhållen vårdkedja med bästa möjliga informationsöverföring genomförs en samordnad vårdplanering (SVPL) om det bedömts att patienten kommer att behöva insatser av kommun och/eller öppenvård efter utskrivningen från slutenvården. Kallelsen till den samordnade vårdplaneringen ska innehålla informationen som ska ge en helhetsbild med fokus på nuläget, innefattande patientens aktuella status och vilka åtgärder som vidtagits under vårdtiden. Kallelsens planeringsunderlag ska möjliggöra att berörda enheter kan avgöra vilka befattningshavare som bör medverka vid den samordnade vårdplaneringen. Syftet med en samordnad vårdplanering är att tillsammans med patienten och eventuella närstående bedöma och diskutera vilka insatser patienten kan behöva efter utskrivning och besluta vem som ska utföra insatserna. Besluten ska dokumenteras i en samordnad vårdplan. Vid den samordnade vårdplaneringen ska personal medverka som har kompetens att bedöma och besluta om patientens insatser. Den samordnade vårdplanen ska beskriva insatser för tiden närmast efter utskrivningen och ska bygga på ett ömsesidigt samförstånd mellan berörda parter. Vårdplanen ska samordnas med eventuella insatser som patienten hade före inskrivning i slutenvården. Page 198 of 407
Verksamhetsberättelse 29 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Region Skåne och kommunerna har ett gemensamt dokument (rutin) för samordnad vårdplanering med syfte att berörda parter ska ha en samsyn på och samverka vid vårdplanering. Skurups kommun har sedan en tid tillbaka ett SVPL-team bestående av två sjuksköterskor, en arbetsterapeut och en fysioterapeut. Berörd biståndshandläggare deltager istället för att en ingår i teamet. Att ha samma personer i teamet ökar kunskapen och förståelsen av regelverk, sammanhållen vårdkedja, processen med mera. Tabellen visar inkomna KSVPL och upprättade VPL under perioden 2008-2017 År Inkomna Kallelse till Samordnad vårdplanering (KSVPL), antal Upprättad Samordnad vårdplan (VPL), antal 2008 364 st 276 st 2009 378 st 291 st 2010 371 st 298 st 2011 391 st 332 st Varav genomförda, förenklade samordnade vårdplaneringar Varav genomförda, samordnade vårdplaneringar 2012 343 st 309 st 164 st 145 st 2013 334 st 312 st 130 st 182 st 2014 304 st 295 st 1 2015 314 st 309 st 138 st 171 st 2016 343 st 332 st - - 2017 340 st 323 st - - 1 Det går inte att särskilja förenklad samordnad vårdplanering och samordnad vårdplanering på grund av felregistering Under 2017 inkom 340 stycken kallelser till vårdplanering efter meddelande om samordnad vårdplanering från den slutna vården. Av dessa utmynnade 323 stycken i en samordnad vårdplan, vilket är en minskning på cirka 3 % jämfört med 2016. Samordnad Individuell Plan (SIP) En Samordnad Individuell Plan ska göras när den enskilde har behov av insatser både från socialtjänsten och hälso- och sjukvården samt flera vårdgivare och när samordning av insatser kring en enskild individ behövs. En SIP kan upprättas om den enskilde samtycker till detta. Det är viktigt att planeringen är framåtsyftande och utgår från patientens mål och önskemål utifrån dennes hälsotillstånd och förmågor. Planeringen ska/bör syfta mot bättre beredskap för möjliga förutsägbara tillstånd relaterat till patientens hälsotillstånd och vardag. Under 2017 genomfördes 35 stycken planeringar (15/2016). Page 199 of 407
Verksamhetsberättelse 30 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Internkontroll På uppdrag från kommunstyrelsen och som en del av kommunens totala kvalitetsarbete har under 2017 ett internkontrollsmoment genomförts. Under våren genomfördes granskning av efterlevande av rutinen för kontroll av legitimation vid anställning av legitimerad personal. På Skurups kommun intranät finns en framtagen rutin och blankett för dokumentation kring resultatet av förfrågningen till Socialstyrelsen respektive Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Rutinen och blanketten reviderade 2013 i samband med att IVO bildades. Dessförinnan gjordes kontrollen endast med Socialstyrelsen. Kontrollen görs genom att ställa kontrollfrågor, företrädesvis via mail, till Socialstyrelsen och Inspektionen för vård och omsorg. Resultatet av kontrollen dokumenteras på blanketten och blanketten förvaras därefter i respektive persons personalakt på löneenheten. Rekryterande chef ansvarar för att genomföra kontroller mot Socialstyrelsen och mot Inspektionen för vård och omsorg innan anställning sker. Rekryterande chef kan även delegera uppgiften att kontakta myndigheterna. Granskningen har bestått av genomgång av personalakter för samtliga anställda legitimerade yrkesutövarna inom vård och omsorg i mars 2017. I personalakten ska resultatet av kontrollen gentemot IVO och Socialstyrelsen finnas. Totalt har 33 personalakter granskats. Rekryterande chef har varierat genom åren vid anställandet av nuvarande legitimerad personal. Vid anställning av legitimerad personal finns relevant rutindokument för hur kontroll av giltig legitimation ska genomföras. Bedömningen är att dokumentet är tydligt och bör utgöra ett stöd för chef vid rekrytering. Dokumentgranskningen visar att på blanketten framgår det att blanketten ska arkiveras i personalakten. Internkontrollen visar dock att följsamheten till gällande rutin inte är helt tillfredställande. För mer information se rapporten Internkontroll av efterlevande av rutinen för kontroll av legitimation vid anställning av legitimerad personal, 2017. Verksamhetsuppföljning Basal hygien Basala hygienrutiner är grunden för en god hygienisk standard i allt vårdarbete. Att hindra vårdrelaterade infektioner är en viktig del i patientsäkerhetsarbetet. Målet är att genom bra rutiner och följsamhet till dessa förhindra vårdrelaterade infektioner och åstadkomma en god och säker vård och en trygg arbetsplats. Socialstyrelsens föreskrift om basal hygien inom hälso- och sjukvården upphävdes 1 januari 2016 och ersätts av föreskrift om basal hygien i vård och omsorg. Den nya föreskriften ska även tillämpas i verksamheter som omfattas av socialtjänstlagen (SoL) samt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Skurups kommun har sedan 2007 en framtagen rutin gällande basala hygienrutiner i särskilt och ordinärt boende samt gruppboende LSS. Rutinen baseras bland annat på Socialstyrelsens föreskrift om basal hygien inom hälso- och sjukvården och Arbetsmiljöverkets föreskrifter om användning av personlig skyddsutrustning. Sedan 2016 gäller basala hygienrutinerna överallt där vård och omsorg bedrivs inom Individ och omsorgsförvaltningen. Där syftet är att förhindra smitta från patient till personal och Page 200 of 407
Verksamhetsberättelse 31 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 från personal till patient (direkt kontaktsmitta) och mellan patienter, via personalens händer och kläder (indirekt kontaktsmitta). Följsamhet till rutinen är en av de viktigaste åtgärderna för att förhindra smittspridning i vården. Under 2017 genomförde medicinskt ansvarig sjuksköterska granskning av följsamheten mot gällande rutin. För att få en bredd på mätning valdes att engagera alla boenden: Bruksgården, Flintebro, Lillgården samt LSS boende Tegelgatan 17, Prästgatan, Bruksgatan 11 och 18, samtliga hemtjänstområden, Norr, Söder, Rydsgård/ Skivarp samt personlig assistans och hemsjukvården. Mätningen genomfördes under en arbetsdag i september 2017. Metoden var självskattning enligt ett framtaget formulär där samtlig personal i tjänst skulle genomföra självskattningen. I årets undersökning har det skett en förbättring i samtliga kontrollmoment. Förbättringen varierar mellan 1 och 35 procentenheter. För mer information se rapporten Verksamhetsuppföljning Basal Hygien, 2017. Verksamhetsuppföljning av efterlevande av rutin för läkemedels- och närförråd i Skurups kommun 2017 Läkemedelshantering i kommunal hemsjukvård (särskilt och ordinärt boende) är att betrakta som öppenvård det vill säga läkemedlen förskrivs till den enskilde patienten på recept eller ApoDos. Det finns dock ofta behov av kommunalt läkemedelsförråd (LF) (läkemedelsförråd och närförråd) med de viktigaste och vanligaste läkemedlen som patienter kan behöva i akuta situationer eller efter ordination från läkare alternativt enligt generella direktiv (ordinationer). Detta för att begränsa akutbesök under jourtid samt minska akuta ordinationsändringar i ApoDos. I samtliga kommuner i Skåne finns ett eller flera läkemedelsförråd. Dessa innehåller de viktigaste och vanligaste läkemedlen som patienter behöva i akuta situationer. Läkemedel från läkemedelsförråden skall användas till patienter som bor på särskilt boende och till de patienter som har hemsjukvård och där sjuksköterska övertagit läkemedelshanteringen. Uttag kan ske enligt generell ordination, skriftlig ordination eller telefonordination av läkare. Övergripande ansvar för bland annat rutiner för hantering och beställning har medicinskt ansvarig sjuksköterska. Skurups kommun har sedan år 2007 en framtagen intern rutin gällande läkemedels- och närförråd. Under 2017 genomförde medicinskt ansvarig sjuksköterska granskning av följsamheten mot gällande rutin. Resultatet av verksamhetsuppföljningen visar på att rutinen för läkemedelsoch närförråd följs. För mer information se rapporten Verksamhetsuppföljning av efterlevande av rutin för läkemedels- och närförråd i Skurups kommun 2017. Page 201 of 407
Verksamhetsberättelse 32 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Verksamhetsuppföljning Samtycke Skurups kommun har sedan flera år en framtagen rutin gällande inhämtande av samtycke i särskilt och ordinärt boende samt gruppboende LSS. Rutinen reviderades senast i mars 2015. All personal inom socialtjänsten och hälso- och sjukvården har tystnadsplikt. Det innebär att alla uppgifter som rör patientens sjukdom, behandling eller personliga förhållanden med mera, skyddas av sekretess och får som regel bara lämnas ut om patienten har lämnat sitt medgivande (samtycke). Inte heller närstående har rätt att få veta vad som sägs och sker inom vården om patienten inte har lämnat sitt samtycke. Det är endast de som aktivt deltar i vården av patienten, inom samma organisation eller av annat skäl behöver uppgifterna för sitt arbete inom hälso- och sjukvården som får prata med varandra om patientens hälsotillstånd eller personliga förhållanden eller ta del av patientens journal. Inom socialtjänsten gäller sekretess för uppgift om en enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående lider men (26 kap. 1 OSL 11 ). Inom hälso- och sjukvården gäller sekretess för uppgift om en enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (25 kap. 1 OSL). För att få en bild på hur processen fungerar har slumpvis utvalda patienters samtyckesblanketter granskats. Metoden har varit stickprov, totalt har 98 patienters handlingar granskat. Av undersökningen framgår att 74% av dom granskade patientjournalerna har dokumenterat samtycke. Resultatet utgör en förbättring i förhållande till föregående års granskning då motsvarande resultatet var 71%. Nu fortsätter arbetet för respektive enhetschef med att bland annat informera medarbetare som gällande resultat av internkontrollen. Det är viktigt att samtlig personal är delaktig och medveten om vikten av att inhämta samtycke från patienten. För mer information se skrivele Verksamhetsuppföljning 2017 - Samtycke. LÄKEMEDELSHANTERING Läkemedelgranskning Enligt läkemedelsförfattningen ska extern verksamhetstillsyn av läkemedelshanteringen genomföras årligen. Ett samarbete med B.R.O.-verksamheten är etablerat från 2015 för att tillgodose detta krav. Under året har kvalitetsgranskning genomförts av läkemedelshantering i delar av hemsjukvården. Granskningen genomförs av hemsjukvårdschef och biträdande hemsjukvårdschef på uppdrag av medicinskt ansvarig sjuksköterska. 11 Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) Page 202 of 407
Verksamhetsberättelse 33 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Läkemedelsgenomgångar Förskrivning av läkemedel till personer som är 75 år och äldre i Sverige har ökat med nära 70 procent de senast 20 åren. Ökningen är särskilt påtaglig i de särskilda boendeformerna, där de äldre är ordinerade i genomsnitt 8-10 preparat per person, men en lika omfattande användning ses även hos multisjuka äldre i ordinärt boende. 12 Läkemedelsgenomgångar är en av flera åtgärder som kan höja kvaliteten i äldres läkemedelsanvändning. Läkemedelsgenomgång är ett strukturerat sätt att göra en årlig översyn av patientens läkemedel. För de patienter som är listade på Vårdcentralen i Skurup och Novakliniken i Rydsgård har läkemedelsgenomgångar inom såväl särskilt boende som för patienter med hemsjukvård avseende läkemedelshantering i ordinärt boende genomförts i år. Läkemedelsgenomgångarna bedrivs i ett team bestående av apotekare, läkare, sjuksköterska och omvårdnadspersonal. Tabellen visar antal genomförda läkemedelsgenomgångar fördelade på år och respektive vårdcentral 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Vc 1 62 86 122 95 68 64 Nova 2 26 20 0 60 0 26 1 Vårdcentralen i Skurup 2 Novakliniken i Rydsgård Tabellen visar fördelning mellan kön och boendeform av vårdcentralen i Skurup genomförda läkemedelsgenomgångar Kön och boendeform Antal 2013 Antal 2014 Antal 2015 Antal 2016 Antal 2017 Säbo 1, kvinna 30 st 42 st 29 st 22 st 31 st Säbo, man 12 st 22 st 17 st 6 st 13 st Hsv 2, kvinna 65 år 29 st 37 st 32 st 28 st 15 st Hsv, man 65 år 15 st 21 st 17 st 12 st 5 st 1Säbo, särskilt boende 2 Hsv, hemsjukvård avseende läkemedelshantering Av vårdcentralens siffror går att utläsa att av de 64 st genomförda läkemedelsgenomgångarna är 44 st genomförda på särskilt boende och 20 st i för personer med hemsjukvård som är 65 år och boende i ordinärboende. Läkemedelsgenomgångarna kommer att fortsätta under 2018 och ingår i Primärvårdens verksamhet. Vid förnyelse av recept (samtliga patienter oavsett var de är listade), vilket sker minst en gång om året, genomför ansvarig behandlande läkare och omvårdnadsansvarig sjuksköterska en genomgång och utvärdering av insatta läkemedel. 12 Socialstyrelsen. Indikatorer för god läkemedelsterapi hos äldre. Juni 2010 Page 203 of 407
Verksamhetsberättelse 34 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 ÖVRIGT Tandvårdsnämnden Medicinskt ansvarig sjuksköterska är kontaktperson till tandvårdsnämnden för de personer inom vård och omsorg, LSS samt socialpsykiatrin som är berättigande till munhälsobedömning och tandvårdsintyg för nödvändig tandvård. Synpunkter och klagomål Individ- och omsorgsförvaltningen har upphandlat digitalt synpunkter och klagomålssystem som implementerades i förvaltningens samtliga verksamheter från och med juli 2017. Ledningskraft Region Skåne och Kommunförbundet Skåne har i samarbetet med Sveriges Kommuner och Landsting ett utvecklingsprojekt, Ledningskraft. Skurups kommun gick med projektet 2013. Projektet upphörde 2016, men då samverkansformen är väl utarbetat har arbetet fortsatt lokalt. Ledningskraft intentioner är en långsiktig hållbar utveckling formas för att förbättra vård och omsorg för sjuka äldre utifrån intentionerna i hälso- och sjukvårdsavtalet Prioriterade områdena för ledningskraft team Skurup: Implementering och vidareutveckling av hälso- och sjukvårdsavtalets intensioner samt följa följande parametrar - Antal Hembesök av läkare - Antal Inskrivna i mobila vårdteamet - Antal Genomförda SIPar - Antal genomförda Läkemedelsgenomgångar - Antal genomförda Demensutredningar - Status familjecentral - Socialpsykiatrin - IT Undersöka möjligheten att införa en familjecentral i Skurups kommun Information om hälso- och sjukvårdavtalet På uppdrag av ledningskraft genomfördes en utbildning med fokus på hälso- och sjukvårdsavtalet Avtal om ansvarsfördelning och utveckling avseende hälso- och sjukvården i Skåne under hösten 2017. Utbildningen vände sig till kommunens sjuksköterskor, arbetsterapeuter, fysioterapeuter, biståndshandläggare, LSS-handläggare, psykiatrihandläggare, chefer inom vård och omsorg samt vårdcentralen i Skurup och Novaklinikens läkare som arbetar mot hemsjukvården och verksamhetchefer. Lag om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård I juni 2017 antog riksdagen en ny lag, Lag (2017:612) om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Lagen träder ikraft årsskiftet 2017/2018 och samtidigt upphävs lagen (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård. Page 204 of 407
Verksamhetsberättelse 35 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Syftet med den nya lagen är att främja en god vård och en socialtjänst av god kvalitet för enskilda som efter utskrivning från sluten vård behöver insatser från socialtjänsten, den kommunalt finansierade hälso- och sjukvården eller den landstingsfinansierade öppna vården. Lagen innehåller även bestämmelser om samverkan mellan landsting och kommun. I lagen ges möjlighet för huvudmännen att i samråd utarbeta gemensamma riktlinjer om samverkan enligt den nya lagen och förväntas ingå överenskommelser med varandra om tidpunkt för kommunens betalningsansvar samt vilka belopp som ska betalas. I mars 2017 har en arbetsgrupp på uppdrag av Tjänstemannaberedning till centralt samverkansorgan (Hälso- och sjukvårdsavtalet) tillsatts. I arbetsgruppen ingick representanter från Region Skåne och från de Skånska kommunerna (tillsatta av Kommunförbundet Skåne). Arbetsgruppens uppdrag var att: - ta fram en processbeskrivning utifrån lag om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Processbeskrivning var tänkt som underlag för systemförvaltningsgruppen Mina planer vid kravställande gentemot IT-leverantören - ta fram en ny rutinbeskrivning - ta fram utbildningsmaterial - utbilda utbildare i regionen och kommunerna (ca 600 personer) - revidera patientbroschyren - ta fram manuell rutin - ta fram reservrutin - ta fram faktureringsrutin Medicinskt ansvarig sjuksköterska har uppdraget som gruppledare och samordnare för kommunernas representanter i arbetsgruppen. I Skåne har ett förslag till överenskommelse mellan Region Skåne och Skånes 33 kommuner tagits fram avseende antal dagar för kommunens betalningsansvar samt vilka belopp som ska betalas om betalningsansvar effektueras. Överenskommelsen omfattar perioden 2018-01-01-2019-03-31 och föreslås gälla från och med 2018-01-01 under förutsättning att Region Skåne och samtliga kommuner undertecknat överenskommelsen senast 2018-01-31. I annat fall gäller Lag (2017:612) om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård från och med 2018-01-01. Ärendet behandlas av kommunfullmäktige under januari 2018. För patienter som skrivs ut från sluten psykiatrisk vård finns, för 2018, en särskild övergångsbestämmelse kopplad till den nya lagen. Övergångsbestämmelsen innebär att dessa patienter följer samma process men under 2018 inträder en kommuns betalningsansvar när antalet dagar i sluten vård efter anmälan om utskrivningsklar från psykiatrisk vård överskrider trettio kalenderdagar. I överenskommelsen föreslås att en separat överenskommelse ska tas fram angående villkoren i samband med utskrivning från sluten psykiatrisk vård efter 2018 års utgång. Page 205 of 407
Verksamhetsberättelse 36 (36) Ansvarig Datum Medicinskt ansvarig sjuksköterska 2018-01-24 Diarienummer KS 2018.122 Skurup 2018-01-21 I tjänsten Anna-Lena Fällman Medicinskt ansvarig sjuksköterska Page 206 of 407
Protokollsutdrag 1 (1) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 95 Dnr KS 2017.1100 Initiativärende från Lars Nyström (SD) om utökad information om Skurups kommuns försörjningsstöd Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag: Initiativärendet besvarat med hänvisning till den information som lämnades till kommunstyrelsen 2018-02-28. Sammanfattning av ärendet Lars Nyström (SD) har i initiativärende framfört följande: Försörjningsstödet är en verksamhet som med tiden förhoppningsvis kan minskas. För att effektivt minska försörjningsstödet behövs det korrekt information till kommunstyrelsen så att återgärder anpassas så att dessa gör mest nytta. Därför förslår Sverigedemokraterna. Att det inför kommunstyrelsen redovisas detaljerat hur försörjningsstödet fördelas på; åldersgrupp, hushållens sammansättning, invandrare och utbildningsnivå. Vid kommunstyrelsen 2018-02-28 gav förvaltningen en fördjupad information om individ- och familjeomsorgen innehållande bl a information om försörjningsstöd. Tidigare behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-02-13, 58: Initiativärendet bordläggs. Förvaltningen ges i uppdrag att vid nästa sammanträde med kommunstyrelsen lämna fördjupad information om hur det jobbas med försörjningsstödsfrågorna. Förslag till beslut under sammanträdet Magnus Alm (S) föreslår att initiativärendet anses besvarat med hänvisning till den information som lämnades till kommunstyrelsen 2018-02-28. Justerandes signatur Page 207 of 407
SKURUPS KOMMUN 2017-11- 14 Diarienr Kt> 2ö(7. if on Skurups kommunstyrelse 2017-11 -14 Initiativäfende gällande utökad information om Skurups kommuns försörjningsstöd verksamhet Försöijningsstödet är en verksamhet som med tiden förhoppningsvis kan minskas. För att effektivt minska försörjningsstödet behövs det korrekt information till kommunstyrelsen så att återgärder anpassas så att dessa gör mest nytta. Därför förslår Sverigedemokraterna. Att det inför kommunstyrelsen redovisas detaljerat hur försöijningsstödet fördelas på; åldersgrupp, hushållens sammansättning, invandrare och utbildningsnivå. Lars Nyström, Sverigedemokratenia Sverigedemokraterna Skurup E-post: skurup@sd.se Hemsida: skairup.sd.se Page 208 of 407
Protokollsutdrag 1 (1) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsen 2017-11-17 KS 2017.829 KS 342 Dnr KS 2017.1100 Initiativärende från Lars Nyström (SD) om utökad information om Skurups kommuns försörjningsstöd Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beslutar att remittera ärendet till kommunstyrelsens arbetsutskott. Ärendebeskrivning Lars Nyström (SD) initierar ett ärende där han föreslår att det inför kommunstyrelsen redovisas detaljerat hur försörjningsstödet fördelas på; åldersgrupp, hushållens sammansättning, invandrare och utbildningsnivå. Beslutsunderlag Skrivelse daterad 2017-11-17. Förslag till beslut under sammanträdet Lars Nyström (SD) yrkar att ärendet remitteras till kommunstyrelsens arbetsutskott. Justerandes signatur Page 209 of 407
Protokollsutdrag 1 (2) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 75 Dnr KS 2017.869 Yttrande över förslag till svar på medborgarförslag om forum för samtal mellan ungdomar och seniorer Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag: Kommunstyrelsen har inget att erinra mot beredningens förslag. Individ och omsorgsberedningens förslag: Medborgarförslaget avslås. Sammanfattning av ärendet Medborgarförslagsskrivaren uppger att våra ungdomar brukar få tillgång till PRAO och PRYO-platser. Oftast är dessa mer traditionella med produktion av produkt eller tjänst. Det saknas en medmänsklig aspekt av samtal mellan generationer. Det saknas forum / möjlighet för att umgås på ett enklare sätt och utrymme att mötas och förstå varandra. Syftet med medborgarförslaget är att seniorer och skolungdom kan dela erfarenheter, kunskap och skapa nya nätverk. Genom medborgarförslaget yrkas på att Skurup kommun anordnar tillgång till intresserade seniorer att ta emot skolelev för ett rent socialt utbyte under någon timme, under avsatt period för reducerad isolering och bättre förståelse över generationerna. Generationsmöten är ett sätt att motarbeta åldersegregation. Det kanske viktigaste incitamentet / aspekten för ett lyckat generationsmöte är ett gemensamt intresse som är hållbart över längre tid. I Skurups kommun har man t ex generationsmöte i skolan, Flintebro och elever vid Maria skolan. Syftet med träffarna har varit utbyte mellan barn och äldre. Många barn i dag har inga äldre förebilder. Vid mötena har man ett tema t ex korvgrillning, besök till ankdammen, tomatfröplantering, akvarell målning uppe på Mariaskolan, man har klätt en rullator till påsken, besök av hemglassbilen- köpt sin egen glass med hjälp av varandra, barnen har visat upp Mariaskolan genom sina paddor, träff ute i Flintebros glashus under våren, teater, blivit visad hur en skola ser ut i dag. Gummifabriken är ett All aktivitetshus. Under veckorna finns ett 20 tal aktörer som besöker Gummifabriken, SPF Seniorerna har trafikkurs, tränar på gym Senior Sport School har sina möten etc. Andra frivilligorganisationer har också möjlighet att nyttja Gummifabrikens lokaler. Gummifabriken är ett levande Allaktivitetshus och har mycket goda förutsättningar för att möjliggöra möten för intresserade över generationsgränser på ett naturligt sätt. Intresserade seniorer och Justerandes signatur Page 210 of 407
Protokollsutdrag 2 (2) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 75 Dnr KS 2017.869 skolungdomar har möjlighet att med stöd från Gummifabriken skapa förutsättningar att utveckla möten över generationsgränser genom t ex olika tema träffar (film, teater, läxhjälp, matlags tävling, musik och sång). Skola- utbildningsförvaltningen uppger att om det ska ske under skoltid och vara del av en prao-verksamhet är det rektorn och skolan som bestämmer det pedagogiska upplägget enligt skollag och läroplan för alla skolaktiviteter inkl hur praktisk arbetsmarkandsorientering ska se ut. För att uppnå ett lyckat generationsmöte är ett gemensamt intresse mellan aktörerna grunden och som är hållbart över längre tid. Det kan vara naturliga inslag i Prao, temadagar, arbetslivsveckor eller som del i samhällskunskapsundervisningen. Det är dock viktigt att poängtera att detta styrs av skolans lokala arbetsplaner som i sin tur bygger på läroplanens måluppfyllelse och detta kan se olika ut över tid och i de olika årskurserna. Att ha dialog med studie- och yrkesvägledare på skolan kan vara ett sätt att bygga upp strukturer för möte över generationerna om det exempelvis bygger på yrkes- och livserfarenheter. Detta kan skolan ha glädje av när det exempelvis gäller temaarbete om arbetsliv. Individ- och omsorgsberedningen ser positivt på möten över generationerna. Individ- och omsorgsberedningen ser inte förslaget som ett kommunalt uppdrag. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2017-10-12. Medborgarförslag daterat 2017-09-15. Tidigare behandling Individ- och omsorgsberedningen 2018-02-05, 4: Individ och omsorgsberedningen föreslår kommunfullmäktige besluta att medborgarförslaget avslås. Kommunfullmäktige beslutade 2017-09-25 323, att motionen remitteras till individ- och omsorgsberedningen. Beslutet skickas till: Förslagsställaren. Individ- och omsorgsförvaltningen. Jessica Svensson, skolan. Justerandes signatur Page 211 of 407
Protokollsutdrag 1 (2) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Individ- och omsorgsberedningen 2018-02-05 KS 2018.60 IOB 4 Dnr KS 2017.869 Medborgarförslag om forum för samtal mellan ungdomar och seniorer Individ- och omsorgsberedningens beslut Individ och omsorgsberedningen föreslår kommunfullmäktige besluta att medborgarförslaget avslås. Sammanfattning av ärendet Medborgarförslagsskrivaren uppger att våra ungdomar brukar få tillgång till PRAO och PRYO-platser. Oftast är dessa mer traditionella med produktion av produkt eller tjänst. Det saknas en medmänsklig aspekt av samtal mellan generationer. Det saknas forum / möjlighet för att umgås på ett enklare sätt och utrymme att mötas och förstå varandra. Syftet med medborgarförslaget är att seniorer och skolungdom kan dela erfarenheter, kunskap och skapa nya nätverk. Genom medborgarförslaget yrkas på att Skurup kommun anordnar tillgång till intresserade seniorer att ta emot skolelev för ett rent socialt utbyte under någon timme, under avsatt period för reducerad isolering och bättre förståelse över generationerna. Generationsmöten är ett sätt att motarbeta åldersegregation. Det kanske viktigaste incitamentet / aspekten för ett lyckat generationsmöte är ett gemensamt intresse som är hållbart över längre tid. I Skurups kommun har man t ex generationsmöte i skolan, Flintebro och elever vid Maria skolan. Syftet med träffarna har varit utbyte mellan barn och äldre. Många barn i dag har inga äldre förebilder. Vid mötena har man ett tema t ex korvgrillning, besök till ankdammen, tomatfröplantering, akvarell målning uppe på Mariaskolan, man har klätt en rullator till påsken, besök av hemglassbilen- köpt sin egen glass med hjälp av varandra, barnen har visat upp Mariaskolan genom sina paddor, träff ute i Flintebros glashus under våren, teater, blivit visad hur en skola ser ut i dag. Gummifabriken är ett All aktivitetshus. Under veckorna finns ett 20 tal aktörer som besöker Gummifabriken, SPF Seniorerna har trafikkurs, tränar på gym Senior Sport School har sina möten etc. Andra frivilligorganisationer har också möjlighet att nyttja Gummifabrikens lokaler. Gummifabriken är ett levande Allaktivitetshus och har mycket goda förutsättningar för att möjliggöra möten för intresserade över generationsgränser på ett naturligt sätt. Intresserade seniorer och skolungdomar har möjlighet att med stöd från Gummifabriken skapa förutsättningar att utveckla möten över generationsgränser genom t ex olika tema träffar (film, teater, läxhjälp, matlags tävling, musik och sång). Justerandes signatur Page 212 of 407
Protokollsutdrag 2 (2) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Individ- och omsorgsberedningen 2018-02-05 KS 2018.60 IOB 4 Dnr KS 2017.869 Skola- utbildningsförvaltningen uppger att om det ska ske under skoltid och vara del av en prao-verksamhet är det rektorn och skolan som bestämmer det pedagogiska upplägget enligt skollag och läroplan för alla skolaktiviteter inkl hur praktisk arbetsmarkandsorientering ska se ut. För att uppnå ett lyckat generationsmöte är ett gemensamt intresse mellan aktörerna grunden och som är hållbart över längre tid. Det kan vara naturliga inslag i Prao, temadagar, arbetslivsveckor eller som del i samhällskunskapsundervisningen. Det är dock viktigt att poängtera att detta styrs av skolans lokala arbetsplaner som i sin tur bygger på läroplanens måluppfyllelse och detta kan se olika ut över tid och i de olika årskurserna. Att ha dialog med studie- och yrkesvägledare på skolan kan vara ett sätt att bygga upp strukturer för möte över generationerna om det exempelvis bygger på yrkes- och livserfarenheter. Detta kan skolan ha glädje av när det exempelvis gäller temaarbete om arbetsliv. Individ- och omsorgsberedningen ser positivt på möten över generationerna. Individ- och omsorgsberedningen ser inte förslaget som ett kommunalt uppdrag. Beslutsunderlag Medborgarförslag, daterat 2017-09-15. Tjänteskrivelse, daterad 2017-10-12. Tidigare behandling Kommunfullmäktige beslutade 2017-09-25 323, att motionen remitteras till individ- och omsorgsberedningen. Beslutet skickas till: Individ- och omsorgsförvaltningen Jessica.Svensson@skolan.skurup.se Justerandes signatur Page 213 of 407
Tjänsteskrivelse 1 (3) Förvaltning Datum Diarienummer Individ- och omsorgsförvaltningen 2017-10-12 KS 2017.869 Kommunfullmäktige Medborgarförslag om forum för samtal mellan ungdomar och seniorer Ärendebeskrivning Medborgarförslagsskrivaren uppger att våra ungdomar brukar få tillgång till PRAO och PRYO-platser. Oftast är dessa mer traditionella med produktion av produkt eller tjänst. Det saknas en medmänsklig aspekt av samtal mellan generationer. Det saknas forum / möjlighet för att umgås på ett enklare sätt och utrymme att mötas och förstå varandra. Syftet med medborgarförslaget är att seniorer och skolungdom kan dela erfarenheter, kunskap och skapa nya nätverk. Genom medborgarförslaget yrkas på att Skurup kommun anordnar tillgång till intresserade seniorer att ta emot skolelev för ett rent socialt utbyte under någon timme, under avsatt period för reducerad isolering och bättre förståelse över generationerna. Generationsmöten är ett sätt att motarbeta åldersegregation. Det kanske viktigaste incitamentet / aspekten för ett lyckat generationsmöte är ett gemensamt intresse som är hållbart över längre tid. I Skurups kommun har man t ex generationsmöte i skolan, Flintebro och elever vid Maria skolan. Syftet med träffarna har varit utbyte mellan barn och äldre. Många barn i dag har inga äldre förebilder. Vid mötena har man ett tema t ex korvgrillning, besök till ankdammen, tomatfröplantering, akvarell målning uppe på Mariaskolan, man har klätt en rullator till påsken, besök av hemglassbilen- köpt sin egen glass med hjälp av varandra, barnen har visat upp Mariaskolan genom sina paddor, träff ute i Flintebros glashus under våren, teater, blivit visad hur en skola ser ut i dag. Gummifabriken är ett All aktivitetshus. Under veckorna finns ett 20 tal aktörer som besöker Gummifabriken, SPF Seniorerna har trafikkurs, tränar på gym Senior Sport School har sina möten etc. Andra frivilligorganisationer har också möjlighet att nyttja Gummifabrikens lokaler. Gummifabriken är ett levande Allaktivitetshus och har mycket goda förutsättningar för att möjliggöra möten för intresserade över generationsgränser på ett naturligt sätt. Intresserade seniorer och skolungdomar har möjlighet att med stöd från Gummifabriken skapa förutsättningar att utveckla möten över generationsgränser genom t ex olika tema träffar (film, teater, läxhjälp, matlags tävling, musik och sång). Skola- utbildningsförvaltningen uppger att om det ska ske under skoltid och vara del av en prao-verksamhet är det rektorn och skolan som bestämmer Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 214 of 407
Tjänsteskrivelse 2 (3) Förvaltning Datum Diarienummer Individ- och omsorgsförvaltningen 2017-10-12 KS 2017.869 det pedagogiska upplägget enligt skollag och läroplan för alla skolaktiviteter inkl hur praktisk arbetsmarkandsorientering ska se ut. För att uppnå ett lyckat generationsmöte är ett gemensamt intresse mellan aktörerna grunden och som är hållbart över längre tid. Det kan vara naturliga inslag i Prao, temadagar, arbetslivsveckor eller som del i samhällskunskapsundervisningen. Det är dock viktigt att poängtera att detta styrs av skolans lokala arbetsplaner som i sin tur bygger på läroplanens måluppfyllelse och detta kan se olika ut över tid och i de olika årskurserna. Att ha dialog med studie- och yrkesvägledare på skolan kan vara ett sätt att bygga upp strukturer för möte över generationerna om det exempelvis bygger på yrkes- och livserfarenheter. Detta kan skolan ha glädje av när det exempelvis gäller temaarbete om arbetsliv. Laglighet - Ekonomi Inga kostnader Konsekvensanalys/Överväganden Perspektiv Checklistan utifrån FN s barnkonvention. Medborgarförslaget har kommunicerats med elever vid Mackleanskolan som tillsammans med pedagog lämnat synpunkter på medborgarförslag och tjänsteskrivelse. Elevgruppen bestod av sex elever från åk 9 på Mackleanskolan. 1. Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja Kommentar: Eleverna framför att om det inte ligger under skoltid är de tveksamma till att det kommer ske något samtal överhuvudtaget. Det måste dessutom finnas något tema för att det ska hända något. 2. Innebär beslutet att barns och ungdomars sociala, ekonomiska och kulturella rättigheter beaktas? Ja Kommentar: Eleverna tyckte att Rutgers matsal är ett bättre alternativ än Gummifabriken, dock tycker eleverna att det måste finnas någon som håller i det för att det ska bli något. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 215 of 407
Tjänsteskrivelse 3 (3) Förvaltning Datum Diarienummer Individ- och omsorgsförvaltningen 2017-10-12 KS 2017.869 3. Innebär beslutet att barns och ungdomars rätt till en god hälsa beaktas? Ja Kommentar: De tycker att det är bra att de blir tillfrågade och känner att de blir lyssnade på. 4. Har barn och ungdomar fått möjlighet att uttrycka sin mening? Ja Kommentar: De tycker att det är bra att de blir tillfrågade och känner att de blir lyssnade på. Tyvärr är tonåringar inte särskilt intresserade av den här typen av möten. Många har andra aktiviteter. En tanke var dock att om det startar i de lägre åldrarna så är det redan ett naturligt inslag när man når tonåren. 5. Har särskild hänsyn tagits till fysiskt och psykiskt handikappade barns och ungdomars behov? Ja Kommentar: Eleverna framför att ungdomar dock behöver träffa äldre då ungdomars respekt för äldre inte är så stor. Den äldre generationen kan dock upplevas som fördomsfull gentemot dagens ungdomar. Kanske det skulle kunna komma äldre till skolan och "hänga" med eleverna pratade eleverna om. Någon att prata med under rasterna eller spela spel med. Samråd - Riktlinje och tidplan för uppföljning och utvärdering - Beslutsunderlag Medborgarförslag daterat 2017-09-15. Tjänsteskrivelse daterad 2017-10-12 Individ- och omsorgsförvaltningen staben Rickard Pettersson Förvaltningschef Drago Stojkovic-Stenberg Utredningssekreterare Beslutet skickas till: Förslagsställaren. Individ- och omsorgsförvaltningen. Jessica Svensson, skolan. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 216 of 407
PuL MEDBORGARFÖRSLAG PuL Till: Skurups Kommun Ärende: 2017-09-15 SKURUPS KOMMUN 2017-09- 1 5 Diarienr Hl? 0/?^ S^i Isolering och ensamhet kostar samhället och individ både pengar och lidande. Proaktiva insatser är alltid billigare än kostnaden för psykisk ohälsa. Nätverk och kunskaps/erfarenhetsutbyte är utvecklande och en investering för alla inblandade. Vi närmar oss vinterhalvåret och många blir kanske lite mer instängda i sin tillvaro. Våra ungdomar brukar få tillgång till PRAO och PRYO-platser. Oftast är dessa mer traditionella med produktion av produkt eller tjänst. Det saknas en medmänsklig aspekt av samtal mellan generationer. Det saknas forum / möjlighet för att umgås på ett enklare sätt och utrymme att mötas och förstå varandra. I. Yrkar på att Skurup kommun anordnar tillgång till intresserade seniorer att ta emot skolelev för ett rent socialt utbyte under någon timme, under avsatt period för reducerad isolering och bättre förståelse över generationerna. Jag är övertygad om att Skurups seniorer och skolungdom kan dela erfarenheter, skapa nya nätverk och en skapa en mer hållbar människa och ett starkare samhälle. PuL Page 217 of 407
Protokollsutdrag 1 (2) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 76 Dnr KS 2017.373 Yttrande över förslag till svar på medborgarförslag om att låta ensamkommande flyktingbarn få stanna i kommunen även då de fyllt 18 år Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsens arbetsutskotts föreslag: Kommunstyrelsen har inget att erinra mot beredningens förslag. Individ- och omsorgsberedningens förslag: Huvudförslag Medborgarförslaget bifalles. Alternativförslag Medborgarförslaget avslås. Sammanfattning av ärendet Medborgarförslag har inkommit avseende om att ensamkommande flyktingbarn som Skurups kommun tar/tagit emot ska få stanna i kommunen även då de fyllt 18 år. I Medborgarförslaget föreslås att Skurups kommun visar att de ensamkommande barnen skall får trygghet i sina kaotiska liv. Migrationsverket har enligt lag det övergripande ansvaret för asylsökande. Har Migrationsverket ansett att en person är under 18 år ska den då få det stöd som socialtjänstlagen ger den. Stödet som ges till ensamkommande flyktingbarn omfattar så väl rätt till boende som till utbildning och fostran. Ensamkommande barn som beviljats permanent uppehållstillstånd (PUT) skrivs då ut från mottagningssystemet och räknas då som kommunmottagna i den anvisade kommunen, EBO-boende och inte längre som en anvisning. Individuella bedömningar görs alltid utifrån den unges behov. Har den unge ett särskilt vårdbehov kan behovet matchas utifrån detta med annan extern placering. När den unge fyller 18 år och inte har PUT kan kommunen välja fortsätta svara för den unges omsorg fram till Migrationsverkets asylbeslut eller låta den unge flytta vidare till Migrationsverkets boende som då svarar för den unges behov. Har den unge ett vårdbehov som föranleder att de är i behov av fortsatta insatser från socialtjänsten ska kommunen fortsätta tillgodose detta så länge vårdbehovet kvarstår. Skurups kommun har idag 67 ensamkommande barn/ungdomar som man svarar för. 38 av dessa har hitintills fått permanent uppehållstillstånd (PUT). 29 asylsökande barn/ungdomar väntar beslut om asyl. Totalt har Justerandes signatur Page 218 of 407
Protokollsutdrag 2 (2) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 76 Dnr KS 2017.373 Migrationsverket anvisat 108 ensamkommande barn/ungdomar till Skurups kommun. 41 barn/ungdomar har avslutats då de inte har behov av insatser från socialtjänsten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2018-01-16. Medborgarförslag daterat 2017-03-28. Tidigare behandling Individ- och omsorgsberedningen 2018-02-05, 5: Huvudförslag Individ- och omsorgsberedningen föreslår kommunfullmäktige bifalla medborgarförslaget. Alternativförslag Individ- och omsorgsberedningen föreslår kommunfullmäktige avslå medborgarförslaget. Kommunfullmäktige 2017-06-21 223: Kommunfullmäktige beslutar att medborgarförslaget får ställas och att remittera det till individ- och omsorgsberedningen. Kommunfullmäktige 2017-05-29, 183: Kommunfullmäktige beslutar att bordlägga ärendet. Beslutet skickas till: Förslagsställaren Individ- och omsorgsförvaltningen Rickard Pettersson, förvaltningschef. Anne Larsson, IFO-chef. Drago Stojkovic-Stenberg, utredningssekreterare. Justerandes signatur Page 219 of 407
Protokollsutdrag 1 (2) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Individ- och omsorgsberedningen 2018-02-05 KS 2018.60 IOB 5 Dnr KS 2017.373 Medborgarförslag om att låta ensamkommande flyktingbarn få stanna i kommunen även då de fyllt 18 år Individ- och omsorgsberedningens beslut Huvudförslag Individ- och omsorgsberedningen föreslår kommunfullmäktige bifalla medborgarförslaget. Alternativförslag Individ- och omsorgsberedningen föreslår kommunfullmäktige avslå medborgarförslaget. Sammanfattning av ärendet Medborgarförslag har inkommit avseende om att ensamkommande flyktingbarn som Skurups kommun tar/tagit emot ska få stanna i kommunen även då de fyllt 18 år. I Medborgarförslaget föreslås att Skurups kommun visar att de ensamkommande barnen skall får trygghet i sina kaotiska liv. Migrationsverket har enligt lag det övergripande ansvaret för asylsökande. Har Migrationsverket ansett att en person är under 18 år ska den då få det stöd som socialtjänstlagen ger den. Stödet som ges till ensamkommande flyktingbarn omfattar så väl rätt till boende som till utbildning och fostran. Ensamkommande barn som beviljats permanent uppehållstillstånd (PUT) skrivs då ut från mottagningssystemet och räknas då som kommunmottagna i den anvisade kommunen, EBO-boende och inte längre som en anvisning. Individuella bedömningar görs alltid utifrån den unges behov. Har den unge ett särskilt vårdbehov kan behovet matchas utifrån detta med annan extern placering. När den unge fyller 18 år och inte har PUT kan kommunen välja fortsätta svara för den unges omsorg fram till Migrationsverkets asylbeslut eller låta den unge flytta vidare till Migrationsverkets boende som då svarar för den unges behov. Har den unge ett vårdbehov som föranleder att de är i behov av fortsatta insatser från socialtjänsten ska kommunen fortsätta tillgodose detta så länge vårdbehovet kvarstår. Skurups kommun har idag 67 ensamkommande barn/ungdomar som man svarar för. 38 av dessa har hitintills fått permanent uppehållstillstånd (PUT). 29 asylsökande barn/ungdomar väntar beslut om asyl. Totalt har Migrationsverket anvisat 108 ensamkommande barn/ungdomar till Skurups kommun. 41 barn/ungdomar har avslutats då de inte har behov av insatser Justerandes signatur Page 220 of 407
Protokollsutdrag 2 (2) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Individ- och omsorgsberedningen 2018-02-05 KS 2018.60 IOB 5 Dnr KS 2017.373 från socialtjänsten. Beslutsunderlag Medborgarförslag om att låta ensamkommande flyktingbarn få stanna i kommunen även då de fyllt 18 år, daterad 2017-03-28. Tjänsteskrivelse daterad 2018-01-16. Tidigare behandling Kommunfullmäktige beslutade 2017-06-21 223 att medborgarförslaget får ställas och att remittera det till individ- och omsorgsberedningen Förslag till beslut under sammanträdet Sylve Qvillberg (S), Ingemar Johansson (C), Inger Steinbichler (KV), Jessica Möller (S), Yvonne Nilsson (S) föreslår att Kommunfullmäktige bifaller medborgarförslaget. Göran Lindahl (SD), Monica Larsson (SD) föreslår att Kommunfullmäktige avslår medborgarförslaget. Beslutet skickas till: Individ- och omsorgsförvaltningen Rickard Pettersson Anne Larsson Drago Stojkovic-Stenberg Justerandes signatur Page 221 of 407
Tjänsteskrivelse 1 (4) Förvaltning Datum Diarienummer Individ- och omsorgsförvaltningen 2018-01-16 KS 2017.373 Kommunstyrelsen Medborgarförslag om att låta ensamkommande flyktingbarn få stanna i kommunen även då de fyllt 18 år Sammanfattning av ärendet Medborgarförslag har inkommit avseende om att ensamkommande flyktingbarn som Skurups kommun tar/tagit emot ska få stanna i kommunen även då de fyllt 18 år. I Medborgarförslaget föreslås att Skurups kommun visar att de ensamkommande barnen skall får trygghet i sina kaotiska liv. Migrationsverket har enligt lag det övergripande ansvaret för asylsökande. Har Migrationsverket ansett att en person är under 18 år ska den då få det stöd som socialtjänstlagen ger den. Stödet som ges till ensamkommande flyktingbarn omfattar så väl rätt till boende som till utbildning och fostran. Ensamkommande barn som beviljats permanent uppehållstillstånd (PUT) skrivs då ut från mottagningssystemet och räknas då som kommunmottagna i den anvisade kommunen, EBO-boende och inte längre som en anvisning. Individuella bedömningar görs alltid utifrån den unges behov. Har den unge ett särskilt vårdbehov kan behovet matchas utifrån detta med annan extern placering. När den unge fyller 18 år och inte har PUT kan kommunen välja fortsätta svara för den unges omsorg fram till Migrationsverkets asylbeslut eller låta den unge flytta vidare till Migrationsverkets boende som då svarar för den unges behov. Har den unge ett vårdbehov som föranleder att de är i behov av fortsatta insatser från socialtjänsten ska kommunen fortsätta tillgodose detta så länge vårdbehovet kvarstår. Skurups kommun har idag 67 ensamkommande barn/ungdomar som man svarar för. 38 av dessa har hitintills fått permanent uppehållstillstånd (PUT). 29 asylsökande barn/ungdomar väntar beslut om asyl. Totalt har Migrationsverket anvisat 108 ensamkommande barn/ungdomar till Skurups kommun. 41 barn/ungdomar har avslutats då de inte har behov av insatser från socialtjänsten. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 222 of 407
Tjänsteskrivelse 2 (4) Förvaltning Datum Diarienummer Individ- och omsorgsförvaltningen 2018-01-16 KS 2017.373 Konsekvensanalys/Överväganden - Laglighet och kommunens regler och/eller mål Den 1 januari 2014 ändrades lagen om mottagande av asylsökande så att Migrationsverket kan anvisa alla kommuner att ta emot ensamkommande barn. Den kommun som Migrationsverket anvisat att ordna boende ska anses som barnets vistelsekommun enligt 2 kap. 2 SoL. Kommunen har det yttersta ansvaret för att vuxna, barn och ungdomar som vistas i kommunen får det stöd och den hjälp som de behöver. Även ensamkommande barn ska kunna få del av de stödinsatser som socialtjänsten kan erbjuda samt samma möjlighet till skolgång som andra barn i Sverige. Genom att Migrationsverket fr o m 2017-05-01 tidigt i asylprocessen fattar tillfälliga beslut om barnets ålder, vilket är överklagningsbart för sökande ökar rättsäkerheten för den enskilde. Ett slutligt ställningstagande till sökandens ålder görs i samband med det slutliga beslutet i ärendet om uppehållstillstånd. Regelsystemet (asylprocesen) kring ensamkommande barn utan PUT, anger bara kommunernas ansvar till och med att barnet/ungdomen fyller 18 år. Därefter är det upp till varje kommun att ta ställning kring den fortsatta hanteringen för dessa barn/ungdomar. I Sverige gäller föräldrarnas försörjningsplikt till dess att barnet fyller arton år, Föräldrabalken 6 kap. Om barnet studerar på gymnasienivå eller motsvarande kvarstår försörjningsplikten upp till 21-årsdagen. Ekonomi Migrationsverket ansvarar för att administrera statliga ersättningar till kommuner för mottagande av ensamkommande barn. För asylsökande ensamkommande barn som kommunen tar emot betalas en schablonersättning på 52 000 kronor. Kommuner får ytterligare en schablonersättning på 1 350 kronor per mottaget barn och dygn. Till skillnad från de ensamkommande unga med uppehållstillstånd, det vill säga de som har fyllt 18 men inte 21 år, får kommuner en schablonersättning på 750 kronor per ensamkommande ung och dygn. Ersättningen betalas ut under förutsättning att den unga också har fått studiehjälp under någon av månaderna i det kvartal som ersättningen avser. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 223 of 407
Tjänsteskrivelse 3 (4) Förvaltning Datum Diarienummer Individ- och omsorgsförvaltningen 2018-01-16 KS 2017.373 Löpande boendekostnaden alt vårdkostnaden för asylsökande ensamkommande barn har från Individ- och familjeomsorgen förhandlats ner och följer idag i stort schablonersättningen om 1 350 kr alt 750 kr per dygn Skurups kommuns genomsnittliga vårdkostnad för 38 ensamkommande barn/ungdomar som har PUT uppgår till ca 1.200 kr/dygn. Den kostnad som uppkommer per barn som fyllt 18 år och saknar PUT uppgår till 750 kr/dygn. I dagsläget kommer fem (5) ungdomar att fylla 18 år under 2018. Fiktivt räknat att de blir kvar i asylprocessen från 18-års dag och året ut skulle kostnaderna för dessa barn/ungdomar bli 850 tkr. Beroende på deras studieplan och ytterligare ungdomar som blir 18 år 2019 osv så fortsätter kostnaderna på olika sätt enl ovan. I förslaget från Regeringen går 420 309 kr i statsbidrag till Skurup för 2017 och 210 154 kr för 2018. Kommunbidraget tillfaller kommunen, redovisas som ett generellt statsbidrag enligt rekommendation från SKL angående redovisningsråd. I dagsläget är fem ungdomar placerade i kommunen som är i asylprocessen och blir 18 år under 2018. Fiktivt räknat att de blir kvar i asylprocessen från in 18-års dag och året ut skulle kostnaderna för dessa barn bli runt 850 tkr. Vinner principerna för omsorgen av ensamkommande som fyller 18 år under asylprocessen gehör behövs en politisk acceptans för budgetunderskott motsvarande uppkommen kostnad för detta. Det går inte att budgetera på ett trovärdigt sätt då situationen förändras månad för månad. Kostnaden inryms inte inom Individ- och omsorgsförvaltningens budget. Perspektiv 1. Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja Kommentar: Skurups kommun arbetar för att alla barn i kommunen ska uppnå skälig levnadsnivå upp till 18 år. 2. Innebär beslutet att barns och ungdomars sociala, ekonomiska och kulturella rättigheter beaktas? Ja Kommentar: Skurups kommun arbetar för att alla barn upp till 18 år i kommunen ska uppnå skälig levnadsnivå. Rättsäkerheten i asylprocessen ökar med besvärsrätten. 3. Innebär beslutet att barns och ungdomars rätt till en god hälsa beaktas? Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 224 of 407
Tjänsteskrivelse 4 (4) Förvaltning Datum Diarienummer Individ- och omsorgsförvaltningen 2018-01-16 KS 2017.373 Ja Kommentar: Har den unge ett särskilt vårdbehov kan behovet matchas genom olika insatser från socialtjänsten eller tillgodoses genom sjukvårdshuvudman 4. Har barn och ungdomar fått möjlighet att uttrycka sin mening? Nej Kommentar: Barn och ungdomar ges möjlighet att uttrycka sin mening löpande under asylprocessen samt i den utredning och uppföljning som genomförs inom socialtjänsten. 5. Har särskild hänsyn tagits till fysiskt och psykiskt handikappade barns och ungdomars behov? Ja Kommentar: Har den unge ett särskilt vårdbehov kan behovet matchas genom olika insatser från socialtjänsten eller tillgodoses genom sjukvårdshuvudman: Samråd Utvärdering och tidplan för uppföljning - Beslutsunderlag Medborgarförslag inkom 2017-03-28 om att låta ensamkommande flyktingbarn få stanna i kommunen även då de fyllt 18 år. Tjänsteskrivelse daterad 2018-01-16. Individ- och omsorgsförvaltningen staben Rickard Pettersson Förvaltningschef Drago Stojkovic-Stenberg Utredningssekreterare Beslutet skickas till: Rickard Pettersson Anne Larsson Drago Stojkovic-Stenberg Regina Silvander Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 225 of 407
Medborgarförslag. Skivarp 29 mars 2017 Mitt förslag är att låta de ensamkommande flyktingbarn vi tagit/tar emot få stanna i kommunen även då de fyllt 18 år. Av egen erfarenhet ser jag hur dåligt en av våra ungdomar mår psykiskt av att ha behövt lämna sina kompisar och bli flyttad till annan ort. Jag hoppas att Skurups kommun inte vill bidra till uppslitande uppbrott för dessa barn/ungdomar som redan varit med om tillräckligt av den varan. I stället hoppas jag att Skurups kommun visar att vi bryr oss och önskar trygghet i deras kaotiska liv. Naturligtvis är flertalet oroliga för vad som ska hända i framtiden med ångest och oro som följd. Det är fullt tillräckligt utan att de också ska behöva flytta från kommunen pga. sin ålder. Med hopp om snabb förändring, vänligen PuL Page 226 of 407
Protokollsutdrag 1 (3) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 77 Dnr KS 2015.898 Yttrande över förslag till svar på motion från Eva Hallmer Lindahl ( L ) m fl angående bredband i gruppboenden och andra typer av boenden i kommunal regi Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag: Kommunstyrelsen har inget att erinra mot beredningens förslag. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att överlämna ärendet till budgetgruppen för beaktande i budget 2019. Individ- och omsorgsberedningens föreslag: Motionen bifalles. Sammanfattning av ärendet Motionen tar upp frågan om permanent nätverksanslutning för brukare i alla kommunala boenden och ger förslag på metod trådlöst bredband genom att ansluta till kommunens öppna nät. Det ska också vara enkelt och billigt. Omfattning Följande boende (totalt 175 lägenheter) inkluderas i planen och i denna skrivelse: - Särskilt boende: Bruksgården, Lillgården, Flintebro (137 lägenheter) - Servicelägenheter Flintebro (20 lägenheter) - LSS-boenden på Tegelgatan 17, Bruksg. 11, Bruksg. 18 (18 lägenheter) Lösningsförslag Individ- och omsorgsförvaltningen föreslår en kombinerad lösning med delade kostnader enligt nedan. A. Skurups kommun tillhandahåller gratis wifi med full täckning, dvs ett wifi som täcker in brukarnas behov i de egna lägenheterna såväl som i de gemensamma utrymmena. Samma utrustning kan även nyttjas av personalen på boendet. Boende och personal ansluter till separata nät. B. Fastighetsägaren installerar fasta nätverksuttag med dubbla uttag i varje lägenhet. Fastighetsägaren väljer internetleverantör eller låter det vara fritt för den boende att välja leverantör. Via uttaget kan den boende nyttja tjänster av eget val såsom Internet, IP-TV och IP-telefoni. Det ska inte vara möjligt/tillåtet att anskaffa egna privata wifis till lägenheterna då de kan störa kommunens wifi. Justerandes signatur Page 227 of 407
Protokollsutdrag 2 (3) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 77 Dnr KS 2015.898 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2018-01-24. Motion, daterad 2015-11-26. Tidigare behandling Individ- och omsorgsberedningen 2018-02-05, 7: Individ- och omsorgsberedningen föreslår kommunfullmäktige bifalla motionen. Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-01-16, 4: Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att återremittera ärendet till individ- och omsorgsberedningen med hänvisning till att det framkommit nya förutsättningar som rör ärendet och att det därmed inte är färdigberett. Kommunfullmäktiges presidieberedning 2017-10-17, 60: Presidieberedningen beslutar att visa ärendet åter till kommunstyrelsen då det saknar underlag om vilket budgetram åtgärden ska belasta. Kommunstyrelsen 2017-08-29, 249: Kommunstyrelsen har inget att erinra mot individ- och omsorgsberedningens förslag, vilket innebär att motionen bifalles. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2017-08-16, 56, att ge förvaltningen i uppdrag att komplettera tjänsteskrivelsen med huruvida medel finns inom ramen eller ej. Vidare beslutade kommunstyrelsen arbetsutskott att ärendet efter kompletteringen är allsidigt belyst och överlämnas till kommunstyrelsen. Individ- och omsorgsberedningen föreslog 2017-06-12, 40, att kommunfullmäktige beslutar bifalla motionen. Kommunstyrelsens beslutade 2016-08-03, 245, att återremittera ärendet för närmare utredning av kostnaderna för installation av bredband i särskilda boende m m. Individ- och omsorgsberedningen beslutade 2016-05-12, 16, att lämnade förslag att bifalla motionen. Kommunfullmäktige beslutade 2016-01-25, 20, att remittera motionen till Individ- och omsorgsberedningen. Förslag till beslut under sammanträdet Magnus Alm (S) yrkar att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att överlämna ärendet till budgetgruppen för beaktande i budget 2019. Justerandes signatur Page 228 of 407
Protokollsutdrag 3 (3) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 77 Dnr KS 2015.898 Beslutet skickas till: Individ- och omsorgsförvaltningen. Rickard Pettersson förvaltningschef. Agneta Westling systemförvaltare. Justerandes signatur Page 229 of 407
Protokollsutdrag 1 (2) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Individ- och omsorgsberedningen 2018-02-05 KS 2018.60 IOB 7 Dnr KS 2015.898 Motion från Eva Hallmer Lindahl ( L ) m fl angående bredband i gruppboenden och andra typer av boenden i kommunal regi Individ- och omsorgsberedningens beslut Individ- och omsorgsberedningen föreslår kommunfullmäktige bifalla motionen. Sammanfattning av ärendet Motionen tar upp frågan om permanent nätverksanslutning för brukare i alla kommunala boenden och ger förslag på metod trådlöst bredband genom att ansluta till kommunens öppna nät. Det ska också vara enkelt och billigt. Omfattning Följande boende (totalt 175 lägenheter) inkluderas i planen och i denna skrivelse: - Särskilt boende: Bruksgården, Lillgården, Flintebro (137 lägenheter) - Servicelägenheter Flintebro (20 lägenheter) - LSS-boenden på Tegelgatan 17, Bruksg. 11, Bruksg. 18 (18 lägenheter) Lösningsförslag Individ- och omsorgsförvaltningen föreslår en kombinerad lösning med delade kostnader enligt nedan. Skurups kommun tillhandahåller gratis wifi med full täckning, dvs ett wifi som täcker in brukarnas behov i de egna lägenheterna såväl som i de gemensamma utrymmena. Samma utrustning kan även nyttjas av personalen på boendet. Boende och personal ansluter till separata nät. Fastighetsägaren installerar fasta nätverksuttag med dubbla uttag i varje lägenhet. Fastighetsägaren väljer internetleverantör eller låter det vara fritt för den boende att välja leverantör. Via uttaget kan den boende nyttja tjänster av eget val såsom Internet, IP-TV och IP-telefoni. Det ska inte vara möjligt/tillåtet att anskaffa egna privata wifis till lägenheterna då de kan störa kommunens wifi. Beslutsunderlag Motion från Eva Hallmer Lindahl ( L ) m fl angående bredband i gruppboenden och andra typer av boenden i kommunal regi, daterad 2015- Justerandes signatur Page 230 of 407
Protokollsutdrag 2 (2) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Individ- och omsorgsberedningen 2018-02-05 KS 2018.60 IOB 7 Dnr KS 2015.898 11-26. Tjänsteskrivelse daterad 2018-01-24 Tidigare behandling Kommunstyrels arbetsutskott 2017-01-16 4; beslutar att återremittera ärendet till individ- och omsorgsberedningen med hänvisning till att det framkommit nya förutsättningar som rör ärendet och att det därmed inte är färdigberett. Kommunfullmäktiges presidieberedning 2017-10-17, 60: Presidieberedningen beslutar att visa ärendet åter till kommunstyrelsen då det saknar underlag om vilket budgetram åtgärden ska belasta. Kommunstyrelsen 2017-08-29, 249: Kommunstyrelsen har inget att erinra mot individ- och omsorgsberedningens förslag, vilket innebär att motionen bifalles. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2017-08-16, 56, att ge förvaltningen i uppdrag att komplettera tjänsteskrivelsen med huruvida medel finns inom ramen eller ej. Vidare beslutade kommunstyrelsen arbetsutskott att ärendet efter kompletteringen är allsidigt belyst och överlämnas till kommunstyrelsen. Individ- och omsorgsberedningen föreslog 2017-06-12, 40, att kommunfullmäktige beslutar bifalla motionen. Kommunstyrelsens beslutade 2016-08-03, 245, att återremittera ärendet för närmare utredning av kostnaderna för installation av bredband i särskilda boende m m. Individ- och omsorgsberedningen beslutade 2016-05-12, 16, att lämnade förslag att bifalla motionen. Kommunfullmäktige beslutade 2016-01-25, 20, att remittera motionen till Individ- och omsorgsberedningen. Beslutet skickas till: Individ- och omsorgsförvaltningen Rickard Pettersson förvaltningschef Agneta Westling systemförvaltare Justerandes signatur Page 231 of 407
Tjänsteskrivelse 1 (4) Förvaltning Datum Diarienummer Individ- och omsorgsförvaltningen 2018-01-24 KS 2015.898 Kommunstyrelsen Motion från Eva Hallmer Lindahl (L) m fl angående bredband i gruppboenden och andra typer av boenden i kommunal regi Sammanfattning av ärendet Motionen tar upp frågan om permanent nätverksanslutning för brukare i alla kommunala boenden och ger förslag på metod trådlöst bredband genom att ansluta till kommunens öppna nät. Det ska också vara enkelt och billigt. Omfattning Följande boende (totalt 175 lägenheter) inkluderas i planen och i denna skrivelse: - Särskilt boende: Bruksgården, Lillgården, Flintebro (137 lägenheter) - Servicelägenheter Flintebro (20 lägenheter) - LSS-boenden på Tegelgatan 17, Bruksg. 11, Bruksg. 18 (18 lägenheter) Lösningsförslag Individ- och omsorgsförvaltningen föreslår en kombinerad lösning med delade kostnader enligt nedan. A. Skurups kommun tillhandahåller gratis wifi med full täckning, dvs ett wifi som täcker in brukarnas behov i de egna lägenheterna såväl som i de gemensamma utrymmena. Samma utrustning kan även nyttjas av personalen på boendet. Boende och personal ansluter till separata nät. B. Fastighetsägaren installerar fasta nätverksuttag med dubbla uttag i varje lägenhet. Fastighetsägaren väljer internetleverantör eller låter det vara fritt för den boende att välja leverantör. Via uttaget kan den boende nyttja tjänster av eget val såsom Internet, IP-TV och IP-telefoni. Det ska inte vara möjligt/tillåtet att anskaffa egna privata wifis till lägenheterna då de kan störa kommunens wifi.. Konsekvensanalys/Överväganden Den föreslagna lösningen ger mervärde för fastigheten (nätverksuttag) ger även personal möjlighet att nyttja wifi går att nyttja även för framtida digital utveckling Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 232 of 407
Tjänsteskrivelse 2 (4) Förvaltning Datum Diarienummer Individ- och omsorgsförvaltningen 2018-01-24 KS 2015.898 förhindrar olika trådlösa nät som stör ut varandra Wifi:t kommer att kräva support och underhåll från kommunen. Laglighet och kommunens regler och/eller mål - Ekonomi A. Trådlöst nätverk/wifi uppskattad kostnad för kommunen Bruksgården Flintebro Lillgården 285 000 kr 350 000 kr 129 000 kr LSS-boenden 0 kr (utrustning redan inköpt) Total kostnad 764 000 Kostnaden inkluderar: switchar, fibermoduler till switchar, nya nätverksuttag, accesspunkter med takfäste, licens för accesspunkter, licens för varje accesspunkt till kontroller. B. Fasta nätverksuttag uppskattad kostnad för fastighetsägaren Utrustning och installation, 175 lägenheter 559 125 kr Löpande kostnader för nätavgift om 50 kr/lgh/mnd 105 000 kr Individ och omsorgsförvaltningen har inte utrymme inom tilldelad budgetram för att täcka kostnaderna. I de fall investeringsmedel beviljas (764 000) skall dessa tilldelas förvaltningens centrala investeringspott.. Perspektiv En ändamålsenlig uppkoppling för brukare i alla kommunala boenden är en viktig förutsättning för att garantera brukarens rättigheter, krav och behov i ett samhälle där allt fler funktioner och tjänster baseras på tillgången till Internet. Checklista enligt FN s barnkonvention 1. Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja Kommentar: Barn och ungdomar som bor eller erhåller korttidsvistelse ges möjlighet till intenetuppkoppling. En ändamålsenlig uppkoppling för Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 233 of 407
Tjänsteskrivelse 3 (4) Förvaltning Datum Diarienummer Individ- och omsorgsförvaltningen 2018-01-24 KS 2015.898 brukare i alla kommunala boenden är en viktig förutsättning för att garantera brukarens rättigheter, krav och behov i ett samhälle där allt fler funktioner och tjänster baseras på tillgången till Internet. 2. Innebär beslutet att barns och ungdomars sociala, ekonomiska och kulturella rättigheter beaktas? Ja Kommentar: Barn och ungdomar som bor eller erhåller korttidsvistelse genom Skurups kommun. En ändamålsenlig uppkoppling för brukare i alla kommunala boenden är en viktig förutsättning för att garantera brukarens rättigheter, krav och behov i ett samhälle där allt fler funktioner och tjänster baseras på tillgången till Internet. 3. Innebär beslutet att barns och ungdomars rätt till en god hälsa beaktas? Ja Kommentar: Barn och ungdomar ges samma möjligheter till uppkoppling som i egna hem. 4. Har barn och ungdomar fått möjlighet att uttrycka sin mening? Nej Kommentar: Skurups kommun hade vid tillfälle för utredning inget LSSboende för ungdomar under 20 år. Barn som erhåller korttidsvistelse har ej tillfrågats. 5. Har särskild hänsyn tagits till fysiskt och psykiskt handikappade barns och ungdomars behov? Nej Kommentar: Förslaget avser en helhetslösning oaktat kön, ålder eller ev funktionshinder. En ändamålsenlig uppkoppling för brukare i alla kommunala boenden är en viktig förutsättning för att garantera brukarens rättigheter, krav och behov i ett samhälle där allt fler funktioner och tjänster baseras på tillgången till Internet. Samråd Alla uppgifter är framtagna i samarbete med IT-strateg Mehdi Khatibi och nätverkstekniker Dan Ditlevsen som i sin tur haft kontakt med Skurups Elverk. Utvärdering och tidplan för uppföljning - Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 234 of 407
Tjänsteskrivelse 4 (4) Förvaltning Datum Diarienummer Individ- och omsorgsförvaltningen 2018-01-24 KS 2015.898 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2018-01-24. Motion daterad, 2015-11-26. Individ- och omsorgsförvaltningen staben Rickard Pettersson Förvaltningschef Agneta Westling Systemförvaltare Beslutet skickas till: Eva Hallmer Lindahl (L). Individ- och omsorgsförvaltningen. Rickard Pettersson, förvaltningschef. Agneta Westling, systemförvaltare. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 235 of 407
Motion Tillgängligt bredband för brukare i alla kommunala boenden. Vid besök på olika boende i kommunens regi har undertecknade funnit att det inte erbjuds bredband via kommunens öppna nät, ett exempel är på Tegelgatan 17. I bästa fall kan man få en gästuppkoppling på 12 timmar men det finns inget erbjudande om permanent nätverksanslutning. En enkel och billig lösning vore att med hjälp av routrar erbjuda trådlös anslutning via kommunens öppna nät. Undertecknade föreslår därför att ovanstående lösning snarast installeras i aktuella boenden. Skurup 2015-11-26 Page 236 of 407
Protokollsutdrag 1 (3) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 91 Dnr KS 2018.142 Svar på remiss av promemorian Genomförande av 2017 års ändringsdirektiv till EU:s vapendirektiv (Ds 2018:1) Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag: Skurups kommun avger remissyttrande enligt upprättat förslag. Sammanfattning av ärendet Skurups kommun har beretts tillfälle att yttra sig över promemorian Genomförande av 2017 års ändringsdirektiv till EU:s vapendirektiv (Ds 2018:1). I promemorian behandlas förslag till förändringar i svensk lagstiftning för att denna ska stå i överensstämmelse med EU-direktivet. Den svenska regleringen av skjutvapen och ammunition håller en hög skyddsnivå internationellt sett och uppfyller i många avseenden de krav som ställs i ändringsdirektivet. För att uppfylla kraven fullt ut är det dock nödvändigt att genomföra vissa ändringar, främst i vapenlagstiftningen men också i krigsmateriellagstiftningen och i lagen om brandfarliga och explosiva varor. Förslagen innebär i korthet följande: Förslagen Tillstånd att för andra ändamål än skjutning inneha sådana skjutvapen som ingår i direktivets kategori A och som huvudsakligen har prydnadsvärde eller särskilt affektionsvärde för sökanden ska få meddelas endast om vapnet har deaktiverats. Bestämmelsen införs för att uppfylla ändringsdirektivets skärpta krav på förbud för förvärv och innehav av skjutvapen som ingår i kategori A. Dessa krav påkallar också vissa ändringar i Naturvårdsverkets föreskrifter och allmänna råd om statens vilt samt att Polismyndigheten utfärdar föreskrifter om aktivitetskrav och skjutskicklighet avseende sådana halvautomatiska skjutvapen i kategori A som inte är enhandsvapen. Tillstånd att inneha skjutvapen eller sådana delar till skjutvapen som anges i 1 kap. 3 f) vapenlagen ska som huvudregel tidsbegränsas till att gälla i högst fem år, om tillståndet avser vapen som ingår i kategori A eller delar till sådana vapen. Det införs en reglering av löstagbara magasin som innebär att den som har tillstånd eller rätt att inneha ett visst vapen för skjutning utan särskilt tillstånd får inneha löstagbara magasin till vapnet. I övriga fall får särskilt tillstånd att inneha löstagbara magasin meddelas under samma förutsättningar som enligt nuvarande lagstiftning gäller för Justerandes signatur Page 237 of 407
Protokollsutdrag 2 (3) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 91 Dnr KS 2018.142 ammunitionstillstånd. De flesta av vapenlagens och vapenförordningens övriga bestämmelser avseende ammunition utvidgas också till att omfatta löstagbara magasin. Det föreslås att ljuddämpare inte längre ska jämställas med skjutvapen vid tillämpning av vapenlagen. I stället införs för ljuddämpare samma reglering som föreslagits beträffande löstagbara magasin. Vidare föreslås att också avfyrningsmekanismer ska omfattas av samma reglering. Att bedriva mäklarverksamhet med skjutvapen eller ammunition ska kräva tillstånd enligt vapenlagen på motsvarande sätt som i dag gäller för handel med skjutvapen. Sådan vapenmäklarverksamhet ska undantas från kravet på tillhandahållandetillstånd enligt krigsmateriellagen. De allmänna förutsättningarna som gäller för tillstånd att driva vapenhandel ska på motsvarande sätt gälla den som vill bedriva vapenmäklarverksamhet, liksom de flesta av vapenlagens och vapenförordningens övriga bestämmelser avseende vapenhandel. Polismyndigheten ska föra register över de fysiska eller juridiska personer som beviljats tillstånd att bedriva vapenmäklarverksamhet. Skjutvapen, ammunition och vapendelar som kräver tillstånd för innehav ska få förmedlas yrkesmässigt endast till den som har tillstånd eller rätt att inneha egendomen. Yrkesmässig förmedling av sådan egendom till någon som inte har rätt att inneha den ska kriminaliseras. En vapenmäklare ska föra förteckningar över de transaktioner och överföringar avseende skjutvapen som denne förmedlat, förhandlat fram eller arrangerat. Vapenhandlare och vapenmäklare ska till Polismyndigheten anmäla genomförda transaktioner och överföringar avseende skjutvapen. Rapporteringen ska kunna ske elektroniskt, varvid Polismyndigheten ska föra in uppgifterna i sina register. Reparationsförteckningar som förs enligt 8 kap. 2 vapenförordningen ska, tillsammans med bilagor, överlämnas till Polismyndigheten om verksamheten upphör. Den minsta tid som uppgifter om sådana skjutvapen och vapendelar som avses i 2 a kap. vapenlagen ska bevaras i vapenregister enligt 1 a kap. 10 vapenlagen förlängs. Tillståndsmyndigheterna (kommunerna respektive Inspektionen för strategiska produkter och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap) ska föra register över verksamheter som beviljats tillstånd till hantering av ammunition enligt 5 lagen om brandfarliga och explosiva varor samt verksamheter som beviljas tillstånd till tillverkning av krigsmateriel enligt 3 krigsmateriellagen. Justerandes signatur Page 238 of 407
Protokollsutdrag 3 (3) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 91 Dnr KS 2018.142 Kravet på märkning vid införsel av vapen eller vapendelar till Sverige från en stat utanför Europeiska unionen utvidgas. Detsamma gäller kravet på märkning av vapen och vapendelar som förs över från staten till permanent civilt bruk. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2018-02-16. Förslag till remissyttrande. Promemorian Genomförande av 2017 års ändringsdirektiv till EU:s vapendirektiv (Ds 2018:1). Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår att Skurups kommun avger remissyttrande enligt upprättat förslag. Förslag till beslut under sammanträdet Johan Bolinder (M) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Beslutet skickas till: Justitiedepartementet. Justerandes signatur Page 239 of 407
Tjänsteskrivelse 1 (4) Förvaltning Datum Diarienummer Kommunövergripande staben 2018-02-16 KS 2018.142 Kommunstyrelsen Remiss av promemorian Genomförande av 2017 års ändringsdirektiv till EU:s vapendirektiv (Ds 2018:1) Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår att Skurups kommun avger remissyttrande enligt upprättat förslag. Sammanfattning av ärendet Skurups kommun har beretts tillfälle att yttra sig över promemorian Genomförande av 2017 års ändringsdirektiv till EU:s vapendirektiv (Ds 2018:1). I promemorian behandlas förslag till förändringar i svensk lagstiftning för att denna ska stå i överensstämmelse med EU-direktivet. Den svenska regleringen av skjutvapen och ammunition håller en hög skyddsnivå internationellt sett och uppfyller i många avseenden de krav som ställs i ändringsdirektivet. För att uppfylla kraven fullt ut är det dock nödvändigt att genomföra vissa ändringar, främst i vapenlagstiftningen men också i krigsmateriellagstiftningen och i lagen om brandfarliga och explosiva varor. Förslagen innebär i korthet följande: Förslagen Tillstånd att för andra ändamål än skjutning inneha sådana skjutvapen som ingår i direktivets kategori A och som huvudsakligen har prydnadsvärde eller särskilt affektionsvärde för sökanden ska få meddelas endast om vapnet har deaktiverats. Bestämmelsen införs för att uppfylla ändringsdirektivets skärpta krav på förbud för förvärv och innehav av skjutvapen som ingår i kategori A. Dessa krav påkallar också vissa ändringar i Naturvårdsverkets föreskrifter och allmänna råd om statens vilt samt att Polismyndigheten utfärdar föreskrifter om aktivitetskrav och skjutskicklighet avseende sådana halvautomatiska skjutvapen i kategori A som inte är enhandsvapen. Tillstånd att inneha skjutvapen eller sådana delar till skjutvapen som anges i 1 kap. 3 f) vapenlagen ska som huvudregel tidsbegränsas till att gälla i högst fem år, om tillståndet avser vapen som ingår i kategori A eller delar till sådana vapen. Det införs en reglering av löstagbara magasin som innebär att den som har tillstånd eller rätt att inneha ett visst vapen för skjutning utan särskilt tillstånd får inneha löstagbara magasin till vapnet. I Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 240 of 407
Tjänsteskrivelse 2 (4) Förvaltning Datum Diarienummer Kommunövergripande staben 2018-02-16 KS 2018.142 övriga fall får särskilt tillstånd att inneha löstagbara magasin meddelas under samma förutsättningar som enligt nuvarande lagstiftning gäller för ammunitionstillstånd. De flesta av vapenlagens och vapenförordningens övriga bestämmelser avseende ammunition utvidgas också till att omfatta löstagbara magasin. Det föreslås att ljuddämpare inte längre ska jämställas med skjutvapen vid tillämpning av vapenlagen. I stället införs för ljuddämpare samma reglering som föreslagits beträffande löstagbara magasin. Vidare föreslås att också avfyrningsmekanismer ska omfattas av samma reglering. Att bedriva mäklarverksamhet med skjutvapen eller ammunition ska kräva tillstånd enligt vapenlagen på motsvarande sätt som i dag gäller för handel med skjutvapen. Sådan vapenmäklarverksamhet ska undantas från kravet på tillhandahållandetillstånd enligt krigsmateriellagen. De allmänna förutsättningarna som gäller för tillstånd att driva vapenhandel ska på motsvarande sätt gälla den som vill bedriva vapenmäklarverksamhet, liksom de flesta av vapenlagens och vapenförordningens övriga bestämmelser avseende vapenhandel. Polismyndigheten ska föra register över de fysiska eller juridiska personer som beviljats tillstånd att bedriva vapenmäklarverksamhet. Skjutvapen, ammunition och vapendelar som kräver tillstånd för innehav ska få förmedlas yrkesmässigt endast till den som har tillstånd eller rätt att inneha egendomen. Yrkesmässig förmedling av sådan egendom till någon som inte har rätt att inneha den ska kriminaliseras. En vapenmäklare ska föra förteckningar över de transaktioner och överföringar avseende skjutvapen som denne förmedlat, förhandlat fram eller arrangerat. Vapenhandlare och vapenmäklare ska till Polismyndigheten anmäla genomförda transaktioner och överföringar avseende skjutvapen. Rapporteringen ska kunna ske elektroniskt, varvid Polismyndigheten ska föra in uppgifterna i sina register. Reparationsförteckningar som förs enligt 8 kap. 2 vapenförordningen ska, tillsammans med bilagor, överlämnas till Polismyndigheten om verksamheten upphör. Den minsta tid som uppgifter om sådana skjutvapen och vapendelar som avses i 2 a kap. vapenlagen ska bevaras i vapenregister enligt 1 a kap. 10 vapenlagen förlängs. Tillståndsmyndigheterna (kommunerna respektive Inspektionen för strategiska produkter och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap) ska föra register över verksamheter som beviljats Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 241 of 407
Tjänsteskrivelse 3 (4) Förvaltning Datum Diarienummer Kommunövergripande staben 2018-02-16 KS 2018.142 tillstånd till hantering av ammunition enligt 5 lagen om brandfarliga och explosiva varor samt verksamheter som beviljas tillstånd till tillverkning av krigsmateriel enligt 3 krigsmateriellagen. Kravet på märkning vid införsel av vapen eller vapendelar till Sverige från en stat utanför Europeiska unionen utvidgas. Detsamma gäller kravet på märkning av vapen och vapendelar som förs över från staten till permanent civilt bruk. Konsekvensanalys/Överväganden Från olika håll har det framförts kritik mot att förslagen i promemorian går längre än vad som krävs enligt vapendirektivet. Detta gäller bland annat regleringen av alla typer av löstagbara magasin och avfyrningsmekanismer. Jägarorganisationer och sportskytteorganisationer menar att delar av förslagen är onödigt betungande för sportskyttar och jägare. Förvaltningen föreslår att Skurups kommun i sitt remissyttrande i huvudsak ställer sig bakom förslagen i promemorian men avger synpunkter enligt nedan gällande förslag som går längre än vapendirektivet. Regleringen av löstagbara magasin och avfyrningsmekanismer bedöms gå längre än vapendirektivets krav och komplicerar utövandet för sportskyttar och jägare. Skurups kommun bör därför framföra att dessa delar bör utgå. Det bör också övervägas om kommunen ska avge synpunkter på utredningens förslag gällande att fler vapen (halvautomatiska) överförs till kategori A och ska omfattas av femårslicenser. Laglighet och kommunens regler och/eller mål Kommunen avger remissyttrande enligt begäran från Justitiedepartementet. Ekonomi Ingen ekonomisk påverkan på Skurups kommun. Perspektiv Checklista enligt FN s barnkonvention 1. Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja eller Nej Kommentar: Ej tillämpbart 2. Innebär beslutet att barns och ungdomars sociala, ekonomiska och kulturella rättigheter beaktas? Ja eller Nej Kommentar: Ej tillämpbart Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 242 of 407
Tjänsteskrivelse 4 (4) Förvaltning Datum Diarienummer Kommunövergripande staben 2018-02-16 KS 2018.142 3. Innebär beslutet att barns och ungdomars rätt till en god hälsa beaktas? Ja eller Nej Kommentar: Ej tillämpbart 4. Har barn och ungdomar fått möjlighet att uttrycka sin mening? Ja eller Nej Kommentar: ej tillämpbart 5. Har särskild hänsyn tagits till fysiskt och psykiskt handikappade barns och ungdomars behov? Ja eller Nej Kommentar: Ej tillämpbart Samråd Nej Utvärdering och tidplan för uppföljning Ej aktuellt. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, kanslienheten, 2018-02-16 Förslag till remissyttrande Promemorian Genomförande av 2017 års ändringsdirektiv till EU:s vapendirektiv (Ds 2018:1) Kommunövergripande staben Christian Björkqvist Kanslichef Beslutet skickas till: Justitiedepartementet Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 243 of 407
1 (1) Förvaltning Datum Diarienummer Kommunövergripande staben 2018-02-16 KS 2018.142 Regeringskansliet Justitiedepartementet 103 33 Stockholm FÖRSLAG Remissyttrande, Skurups kommun - promemorian Genomförande av 2017 års ändringsdirektiv till EU:s vapendirektiv (Ds 2018:1) Skurups kommun har beretts möjlighet att yttra sig över rubricerad promemoria och får härmed avge följande yttrande: Skurups kommun ställer sig i huvudsak bakom förslagen i promemorian men avger synpunkter enligt nedan gällande förslag som, enligt kommunens bedömning, ställer högre krav än vapendirektivet. Regleringen av löstagbara magasin och avfyrningsmekanismer bedöms gå längre än vapendirektivets krav och komplicerar utövandet för sportskyttar och jägare. Skurups kommun menar därför att dessa delar bör utgå. Kommunen vill vidare avge synpunkter på utredningens förslag om att fler vapen (halvautomatiska) överförs till kategori A och ska omfattas av femårslicenser. Kommunen menar att detta får onödigt betungande konsekvenser för bland andra sportskyttar och förordar därför någon annan form av reglering. För Skurups kommun Magnus Alm Kommunstyrelsens ordförande Marcus Willman Kommundirektör Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 244 of 407
Remiss 2018-01-17 Ju2018/00480/L4 Justitiedepartementet Enheten för lagstiftning om allmän ordning och säkerhet och samhällets krisberedskap (L4) Remittering av promemorian Genomförande av 2017 års ändringsdirektiv till EU:s vapendirektiv (Ds 2018:1) Remissinstanser 1. Riksdagens ombudsmän 2. Svea hovrätt 3. Malmö tingsrätt 4. Kammarrätten i Jönköping 5. Förvaltningsrätten i Malmö 6. Justitiekanslern 7. Åklagarmyndigheten 8. Polismyndigheten 9. Säkerhetspolisen 10. Säkerhets- och integritetsskyddsnämnden 11. Brottsförebyggande rådet 12. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 13. Kustbevakningen 14. Datainspektionen 15. Inspektionen för strategiska produkter (ISP) 16. Försvarsmakten 17. Försvarets materielverk 18. Totalförsvarets forskningsinstitut Telefonväxel: 08-405 10 00 Fax: 08-20 27 34 Webb: www.regeringen.se Postadress: 103 33 Stockholm Besöksadress: Rosenbad 4 E-post: ju.registrator@regeringskansliet.se Page 245 of 407
19. Socialstyrelsen 20. Tullverket 21. Umeå universitet (Juridiska institutionen) 22. Naturvårdsverket 23. Riksantikvarieämbetet 24. Statens maritima museer 25. Statens försvarshistoriska museer 26. Sametinget 27. Arvika kommun 28. Askersunds kommun 29. Borlänge kommun 30. Eksjö kommun 31. Göteborgs kommun 32. Huddinge kommun 33. Jokkmokks kommun 34. Jönköping kommun 35. Karlskrona kommun 36. Kiruna kommun 37. Kristinehamns kommun 38. Lidingö kommun 39. Linköpings kommun 40. Malmö kommun 41. Mariestads kommun 42. Munkedals kommun 43. Nordmalings kommun 44. Oskarshamns kommun 45. Skellefteå kommun 46. Skurups kommun 2 (5) Page 246 of 407
47. Stockholms kommun 48. Strömstads kommun 49. Torsby kommun 50. Uddevalla kommun 51. Vansbro kommun 52. Vellinge kommun 53. Vimmerby kommun 54. Västerås kommun 55. Örnsköldsvik kommun 56. Östersunds kommun 57. Sveriges Kommuner och Landsting 58. Sveriges advokatsamfund 59. SME-D (The Swedish Association of Small and Medium Size Enterprises in Defence and Security) 60. Säkerhets- och försvarsföretagen (SOFF) 61. Svenska försvarsutbildningsförbundet 62. ST-Polisväsendet 63. Svenska polisförbundet 64. Sveriges läkarförbund 65. Tull-Kust 66. Riksförbundet Sveriges museer 67. Riksidrottsförbundet 68. Jägarnas Riksförbund 69. Sportfiskarna 70. Svenska Armborst Unionen (SAU) 71. Svenska Dynamiska Sportskytteförbundet, IPSC Sverige 72. Svenskt Forum för jakt, skytte och vapenfrågor 73. Svenska Jägareförbundet 3 (5) Page 247 of 407
74. Svenska Mångkampsförbundet 75. Svenska Pistolskytteförbundet 76. Svenska Skidskytteförbundet 77. Svenska Skyttesportförbundet 78. Svenska Svartkruts Skytte Federationen (SSSF) 79. Svenska Vapensamlarföreningen (SVEVAP) 80. Sveriges Jordägareförbund 81. Sveriges Vapenhandlareförening 82. Sveriges Vapenägares Förbund 83. Svenska Freds- och skiljedomsföreningen 84. Viltmästareförbundet Remissvaren ska ha kommit in till Justitiedepartementet senast den 20 april 2018. Svaren bör lämnas både på papper i tre exemplar och per e-post i wordformat till ju.registrator@regeringskansliet.se samt kopia till ju.l4@regeringskansliet.se. Ange diarienummer och remissinstansens namn i ämnesraden på e-postmeddelandet. I remissen ligger att regeringen vill ha synpunkter på förslagen eller materialet i promemorian. Myndigheter under regeringen är skyldiga att svara på remissen. En myndighet avgör dock på eget ansvar om den har några synpunkter att redovisa i ett svar. Om myndigheten inte har några synpunkter, räcker det att svaret ger besked om detta. För andra remissinstanser innebär remissen en inbjudan att lämna synpunkter. Råd om hur remissyttranden utformas finns i Statsrådsberedningens promemoria Svara på remiss hur och varför (SB PM 2003:2). Den kan laddas ner från Regeringskansliets webbplats www.regeringen.se. Frågor under remisstiden besvaras av Martin Englund Krafft, Justitiedepartementet, Enheten för lagstiftning om allmän ordning och 4 (5) Page 248 of 407
säkerhet och samhällets krisberedskap, telefon 08-405 34 89, eller martin.englund.krafft@regeringskansliet.se. Maria Lindeberg Ämnesråd Kopia till Norstedts Juridik AB, Kundservice, 106 47 Stockholm 5 (5) Page 249 of 407
Tjänsteskrivelse 1 (2) Förvaltning Datum Diarienummer Miljöstrategiska enheten 2018-03-20 KS 2018.331 Kommunstyrelsen Remiss av förslag till ny Klimat- och energistrategi för Skåne, dnr 420-35247-2017 Förvaltningens förslag till beslut Sammanfattning av ärendet Skurups kommun har fått möjligheten att yttra sig om förslag till ny klimatoch energistrategi för Skåne. Yttrandet är inskickat till Länsstyrelsen och kommer att kompletteras med beslut från Kommunstyrelsen i efterhand. Förslaget till ny Klimat- och energistrategi för Skåne har tagits fram av Länsstyrelsen Skåne, Region Skåne och Kommunförbundet Skåne inom Klimatsamverkan Skåne som är en plattform för att stärka det regionala samarbetet i klimat- och energifrågor. Strategin ska ge vägledning för det fortsatta klimat- och energiarbetet i länet, och innehåller regionala målsättningar och prioriterade åtgärdsområden för arbetet fram till år 2030. Saknar ni någon åtgärd eller annat kopplat till olika åtgärderna? Det hade varit önskvärt om det stod vem som var huvudansvarig för åtgärderna och därefter samarbetspartners, då det underlättar vid uppföljning av de olika åtgärderna. Det gör också att det blir mer tydligt vem som behöver ta tag i åtgärden. En åtgärd kring framtagande av en regional solkarta hade underlättat för ett flertal målgrupper som är intresserade av att sätta upp en solenergianläggning. Det leder till att det blir tydligare vilka fastigheter som är bäst lämpade för en anläggning och som på sikt ökar andel förnybar elproduktion i Skåne. 2. Bedömer ni att förslagen till mål och åtgärder som berör er organisation kan fungera som underlag för ert klimat- och energiarbete? Motivera gärna svaret. Ja, då kommunen har liknande mål. När det kommer till åtgärderna är där ett flertal som kan fungera som underlag till den kommunala översiktplanen, klimatstrategi- och Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 250 of 407
Tjänsteskrivelse 2 (2) Förvaltning Datum Diarienummer Miljöstrategiska enheten 2018-03-20 KS 2018.331 energiplanen och miljömålsprogrammet, medan där är några där kommunen har svårare att påverka eller inte är huvudansvariga för. Konsekvensanalys/Överväganden På kommunal nivå är Klimat- och energistrategin för Skåne av betydelse för den översiktliga planeringen. Laglighet och kommunens regler och/eller mål Klimat- och energistrategin för Skåne är också relevant för kommunerna utifrån lagen om kommunal energiplanering och utvecklingen av det strategiska miljöarbetet på lokal nivå. Ekonomi Inte aktuellt då det är en regional strategi. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2018-03-20. Remiss daterad 2018-01-09. Miljöstrategiska enheten Marcus Willman Kommundirektör Lena Johansson Enhetschef miljöstrategiska enheten Handläggare Sara Östberg Energi- och klimatrådgivare Beslutet skickas till: Sara Östberg, energi- och klimatrådgivare Länsstyrelsen Skåne Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 251 of 407
1 (3) Förvaltning Datum Diarienummer Miljöstrategiska enheten 2018-03-15 KS 2018.331 Länsstyrelsen i Skåne län Svar på remiss om ny Klimat- och energistrategi för Skåne, dnr 420-35247-2017 Skurups kommun har fått möjligheten att lämna synpunkter på förslaget till en ny regional Klimat- och energistrategi som Länsstyrelsen Skåne i samverkan med Region Skåne och Kommunförbundet Skåne tagit fram. Förslaget syftar till att öka förutsättningarna att nå ett klimatneutralt och fossilbränslefritt Skåne 2030. Strategin ska ge vägledning för klimat- och energiarbetet i länet och innehåller förslag till regionala mål och prioriterade åtgärder fram till 2030 Ett klimatneutralet och fossilbränslefritt Skåne - Klimatstrategi och energiplan för Skåne. 1. Saknar ni någon åtgärd inom de olika åtgärdsområdena? Vad, varför och hur bör den vara formulerad? Kommentar: Det hade varit önskvärt om det stod vem som var huvudansvarig för åtgärderna och därefter samarbetspartners, då det underlättar vid uppföljning av de olika åtgärderna. Det gör också att det blir mer tydligt vem som behöver ta tag i åtgärden. Förnybar energiproduktion Åtgärd: Stimulera ökad solelproduktion Verka för samsyn, tydlighet och enkelhet kring kommunala riktlinjer för bygglov, samt utveckla rutiner kring prövning av markanläggningar. Kommentar: Det är bra att regionen tar tag i detta då det skiljer sig mellan de skånska kommunerna kring bygglov för solenergianläggningar. Genom att ha likadana riktlinjer minskar missförstånd och det blir tydligare vilka regler som gäller för den som önskar sätta upp en anläggning. Förslag till ny åtgärd: En åtgärd kring framtagande av en regional solkarta hade underlättat för ett flertal målgrupper som är intresserade av att sätta upp en solenergianläggning. Det leder till att det blir tydligare vilka fastigheter som är bäst lämpade för en anläggning och som på sikt ökar andel förnybar elproduktion i Skåne. Åtgärd: Framtagande av en regiononal solkarta för att främja produktionen av solel Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 252 of 407
2 (3) Förvaltning Datum Diarienummer Miljöstrategiska enheten 2018-03-15 KS 2018.331 Viktiga aktörer: Kommuner, Länsstyrelsen, intresse- och branschorganisationer, Kommunförbundet Skåne. Effektiva och fossilfria transporter Åtgärd: Bind samman Skåne med kollektivtrafik Andelen kollektivtrafikresande ökas genom överflyttning av bilresande genom att stärka kollektivtrafikens attraktivitet, till exempel genom förbättrad turtäthet, restider, framkomlighet, komfort, linjenät, hållplatsutformning. Kommentar: Att öka t.ex. turtätheten och fler hållplatser är bra, men det kan behövas mer för att motivera de som kör bil att ändra färdmedel. Tillägg Förbättrat underhåll, då det ibland är svårt att övertyga människor att gå över från bil till tåg när det är känt att underhållet inte är bra på många sträckor vilket leder till förseningar och inställda tåg. Effektiva och fossilfria bostäder och fastigheter Kommentar: Det är positivt att de kommunala energi- och klimatrådgivarna lyfts fram som ett verktyg för att sänka energianvändning i fastigheter. Åtgärd: Utveckla och marknadsför den kommunala energi- och klimatrådgivningen Energi- och klimatrådgivningen utvecklas och marknadsförs som ett viktigt stöd för ökad energieffektivisering och minskade energikostnader hos privatpersoner, företag och föreningar. Viktiga aktörer: Kommuner, Kommunförbundet Skåne Kommentar: Energimyndigheten bör stå med som en viktig aktör då de är de som beslutar om och ger stöd och kan även hjälpa till att marknadsföra rådgivningen och även ta fram material i form av t.ex. broschyrer etc. Detta gäller även övriga åtgärder där energi- och klimatrådgivningen förekommer. 2. Bedömer ni att förslagen till mål och åtgärder som berör er organisation kan fungera som underlag för ert klimat- och energiarbete? Motivera gärna svaret. Ja, då kommunen har liknande mål. När det kommer till åtgärderna är där ett flertal som kan fungera som underlag till den kommunala översiktplanen, klimatstrategi- och energiplanen och miljömålsprogrammet, medan där är några där kommunen har svårare att påverka eller inte är huvudansvariga för. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 253 of 407
3 (3) Förvaltning Datum Diarienummer Miljöstrategiska enheten 2018-03-15 KS 2018.331 3. Övrigt Målet År 2030 ska utsläppen av växthusgaser från transporter i Skåne vara minst 70 procent lägre än år 2010. som nämns på sida 30 under kapitlet Mål för ett hållbart transportsystem nämns inte på sida fem under förslag på klimatmål för Skåne till år 2030. Skurups kommun Magnus Alm Marcus Willam Kommunstyrelsens ordförande Kommundirektör Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 254 of 407
REMISS 1(2) 2018-01-09 420-35247-2017 Kontaktperson Miljöavdelningen Tommy Persson 010-224 15 84 Enligt sändlista Förslag till ny klimat- och energistrategi för Skåne Länsstyrelsen Skåne har i samverkan med Region Skåne och Kommunförbundet Skåne, inom ramen för Klimatsamverkan Skåne, tagit fram ett förslag till en regional klimat- och energistrategi för att öka förutsättningarna att nå ett klimatneutralt och fossilbränslefritt Skåne år 2030. Strategin ska ge vägledning för klimat- och energiarbetet i länet och innehåller förslag till regionala mål och prioriterade åtgärder fram till år 2030. Nu önskar vi få in era synpunkter och förslag till den nya Klimat- och energistrategin för Skåne. Med er hjälp kan strategin bli en samlande och kraftfull utgångspunkt för det gemensamma arbetet med att minska klimatpåverkan och stimulera en förnybar energiomställning som bidrar till en hållbar regional utveckling i Skåne. Svara på remissen Alla är välkomna att lämna synpunkter på föreslagna mål, prioriterade områden och åtgärder samt förslag till aktörer. Svara gärna också på följande frågor: 1. Saknar ni någon åtgärd inom de olika åtgärdsområdena? Vad, varför och hur bör den vara formulerad? 2. Bedömer ni att förslagen till mål och åtgärder som berör er organisation kan fungera som underlag för ert klimat- och energiarbete? Motivera gärna svaret. Synpunkter på förslaget till Klimat- och energistrategi för Skåne enligt ovan ska lämnas in till Länsstyrelsen Skåne senast den 15 mars 2018. Remissvar ska skickas digitalt till skane@lansstyrelsen.se med angivande av dnr 420-35247-2017 och kontaktperson Tommy Persson. Missiv_remiss_KE_strategi(rev2).docx Postadress Besöksadress Telefon / Fax Bankgiro E-post och webb Sociala medier 205 15 Malmö Södergatan 5 010-224 10 00 vx 000000 skane@lansstyrelsen.se Facebook: lansstyrelsenskane 291 86 Kristianstad Ö Boulevarden 62 A 010-224 11 00 www.lansstyrelsen.se/skane Twitter: @lstskane Page 255 of 407
REMISS 2(2) 2018-01-09 420-35247-2017 Bakgrund Ambitionerna för klimatarbetet har höjts betydligt den senaste tiden, både internationellt genom Parisavtalet, och nationellt genom riksdagens beslut om ett klimatpolitiskt ramverk med ett långsiktigt klimatmål om att Sverige inte ska ha några nettoutsläpp av växthusgaser år 2045. I Skåne kan vi konstatera att vi redan idag har nått flera av de regionala klimatmålen i nuvarande klimat- och energistrategi med år 2020 som målår. Den regionala utvecklingsstrategin, Det öppna Skåne 2030, lyfter fram ett klimatneutralt och fossilbränslefritt Skåne som en förutsättning för ett långsiktigt hållbart Skåne. Klimatarbetet i Skåne ligger redan i framkant, men vi behöver höja ribban och öka tempot för att snabba på klimatomställningen. Länsstyrelsen Skåne har regeringens uppdrag att främja, samordna och leda det regionala klimat- och energiarbetet. Inom ramen för detta uppdrag har Länsstyrelsen Skåne, i samverkan med Region Skåne och Kommunförbundet Skåne, tagit fram ett förslag till en ny regional klimat- och energistrategi under år 2017. Strategin innehåller förslag till nya regionala mål och åtgärder för klimat- och energiarbetet i länet fram till år 2030, och ska ersätta den nuvarande regionala klimat- och energistrategin. Arbetet har bedrivits inom Klimatsamverkan Skåne som är en samarbetsplattform för ett effektivare klimatarbete i Skåne. Klimat- och energistrategin för Skåne ska ge inspiration, vägledning och stöd för att utveckla och genomföra åtgärder för att nå Skånes klimatmål. Strategin ska kunna användas av alla berörda lokala och regionala aktörer i Skåne och samtidigt ge länets invånare en tydlig bild av de ambitioner som finns för länets utveckling inom klimat- och energiområdet. Mer information För mer information om klimat- och energistrategin och denna remiss kontakta Tommy Persson, tel 010-224 15 84, e-post tommy.persson@lansstyrelsen.se. Information om regionala klimatmål och klimat- och energistrategin finns också på Länsstyrelsen Skånes webbplats under rubriken Miljö & klimat/klimat och energi, och på Klimatsamverkan Skånes webbplats, www.klimatsamverkanskane.se. Annelie Johansson Miljödirektör Tommy Persson Miljöstrateg Detta beslut har bekräftats digitalt och har därför ingen namnunderskrift. Bilagor: 1. Ett klimatneutralt och fossilbränslefritt Skåne Klimat- och energistrategi för Skåne. Remissversion januari 2018. 2. Sändlista remiss Page 256 of 407
Protokollsutdrag 1 (1) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 93 Dnr KS 2015.413 Beslut om tilläggsavtal - samverkan med Trelleborgs kommun om civilt försvar Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag: Kommunstyrelsen godkänner tilläggsavtal om samverkan med Trelleborgs kommun om civilt försvar. Sammanfattning av ärendet 2015 tecknades ett avtal mellan Skurup och Trelleborgs kommun. Trelleborg åtog sig att utföra uppgifter åt Skurups kommun kopplade till krisberedskap enligt de uppgifter som framgår av 2 och 3 kap i lagen om extraordinära händelser. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) har fått i uppdrag av regeringen att föreslå för kommuner och landsting hur de ska kunna återuppta arbetet med civilt försvar inför höjd beredskap. I juli 2017 tilldelades kommunerna en ersättning för att arbetet ska kunna påbörjas redan i år. MSB har äskat medel till 2018 för det fortsatta arbetet med civilt försvar, samt utreder vilka kostnader arbetet med civilt försvar medför hos kommunerna. Arbetet som nämns här ingår inte i det upprättade och gällande avtalet mellan kommunerna. Uppgifterna som behövs påbörjas under 2018 ses som ett tilläggsuppdrag från stat till kommun, varför detta tilläggsavtal upprättas. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2018-03-06. Förslag till tilläggsavtal. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner tilläggsavtal om samverkan med Trelleborgs kommun om civilt försvar. Beslutet skickas till: Malin Ekblad, säkerhetschef. Kanslienheten. Justerandes signatur Page 257 of 407
Tjänsteskrivelse 1 (2) Förvaltning Datum Diarienummer Kommunövergripande staben 2018-03-06 KS 2015.413 Kommunstyrelsen Tilläggsavtal om samverkan med Trelleborgs kommun om civilt försvar Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner tilläggsavtal om samverkan med Trelleborgs kommun om civilt försvar. Sammanfattning av ärendet 2015 tecknades ett avtal mellan Skurup och Trelleborgs kommun. Trelleborg åtog sig att utföra uppgifter åt Skurups kommun kopplade till krisberedskap enligt de uppgifter som framgår av 2 och 3 kap i lagen om extraordinära händelser. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) har fått i uppdrag av regeringen att föreslå för kommuner och landsting hur de ska kunna återuppta arbetet med civilt försvar inför höjd beredskap. I juli 2017 tilldelades kommunerna en ersättning för att arbetet ska kunna påbörjas redan i år. MSB har äskat medel till 2018 för det fortsatta arbetet med civilt försvar, samt utreder vilka kostnader arbetet med civilt försvar medför hos kommunerna. Arbetet som nämns här ingår inte i det upprättade och gällande avtalet mellan kommunerna. Uppgifterna som behövs påbörjas under 2018 ses som ett tilläggsuppdrag från stat till kommun, varför detta tilläggsavtal upprättas. Konsekvensanalys/Överväganden Här redovisas konsekvensanalys och överväganden som gjorts inför förslag till beslut. Ärendet ska vara allsidigt belyst innan det kommer till beredning, styrelse eller nämnd för ställningstagande. Laglighet och kommunens regler och/eller mål 2 och 3 kap lagen om extraordinära händelser. Ekonomi De arbetsuppgifter som regleras i tilläggsavtalet täcks av de medel som kommit kommunen tillhanda. Perspektiv Checklista enligt FN s barnkonvention 1. Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 258 of 407
Tjänsteskrivelse 2 (2) Förvaltning Datum Diarienummer Kommunövergripande staben 2018-03-06 KS 2015.413 Ja 2. Innebär beslutet att barns och ungdomars sociala, ekonomiska och kulturella rättigheter beaktas? Ja 3. Innebär beslutet att barns och ungdomars rätt till en god hälsa beaktas? Ja 4. Har barn och ungdomar fått möjlighet att uttrycka sin mening? Nej 5. Har särskild hänsyn tagits till fysiskt och psykiskt handikappade barns och ungdomars behov? Ja. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2018-03-06. Förslag till tilläggsavtal. Kommunövergripande staben Marcus Willman Kommundirektör Malin Ekblad Säkerhetschef Beslutet skickas till: Malin Ekblad, säkerhetschef. Kanslienheten. Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 259 of 407
Protokollsutdrag 1 (3) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 92 Dnr KS 2018.226 Smart Little Village 2019 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Koncernchefen får i uppdrag att ha dialog med bolagen om sponsring. Förvaltningen får i uppdrag att ta fram beslutsunderlag och kommunstyrelsens arbetsutskott lämnar följande direktiv: Beslutsunderlaget ska innehålla en sammanställning på förslaget. Finansiering föreslås ske genom att medel tas från årets resultat. Kommunens andel av sponsringen efterhand ska minskas. Klausul om återbetalning ska finnas med. Sammanfattning av ärendet Smart Little Village genomfördes för första gången den 22-23 november, 2017. Konferensen hade ca 180 deltagare från 12 kommuner samt näringsliv. Innehållet från de två dagarna uppmärksammades i olika tidningar samt på sociala medier, vilket skapat ett intresse för konferensen från regionalt, nationellt och internationellt håll. Med anledning av att 2018 är valår, så blir förutsättningarna för ett väl förankrat genomförande av Smart Little Village lämpligast att satsa på under första kvartalet 2019. Lämplig tidpunkt för ett genomförande är under mars 2019, vilket skulle vara positivt utifrån möjligheterna att med 1 års framförhållning kunna bygga konferensens samverkansbas/förankring, innehåll, marknadsföring/spridning och finansiering. Med utgångspunkt från genomförandet av Smart Little Village 2017, skulle lämpligt fokus vara att bibehålla de inriktningar som fanns år 1 samt att lägga ytterligare vikt vid inramningen kring Stor och liten. Stor och liten i betydelsen perspektivet på behovet av samverkan mellan stora och små kommuner. För att kunna genomföra Smart Little Village år 2, behövs finansiering från en mängd olika intressenter. För genomförande av Smart Little Village år 2 i mars 2019 ansöker projektarrangören om 350 000 kr från Skurups kommun. Av dessa medel önskas en utbetalningsfördelning enligt följande; 125 000 kr under våren 2018 125 000 kr under hösten 2018 100 000 kr under första kvartalet 2019 Dessa önskade medel är tänkta att användas för att med bättre Justerandes signatur Page 260 of 407
Protokollsutdrag 2 (3) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 92 Dnr KS 2018.226 framförhållning kunna bygga upp förankring, införsäljning och marknadsföring av Smart Little Village. Då målsättningen är ett större antal deltagare vid genomförandet av år2, så kommer det bla att krävas bättre utformning/dekoration av hela lokalen samt skyltning i Skurup inför och under genomförandet. Även den digitala plattformen kommer att kräva mer arbete i form av bättre uppdatering. Med regelbundna avstämningsmöten vill projektarrangören hålla Skurups kommun informerad om projektets utveckling inför genomförandet i mars 2019. Utifrån ett bättre tidsperspektiv kan en aktiv dialog påbörjas med såväl tidigare samarbetspartners och sponsorer som nya intressenter. I planen för genomförandet i mars 2019 finns också ett koncept om en större nationell mediapartner. För att vidareutveckla Smart Little Village ser både Skurups kommun och Region Skåne en positiv möjlighet att involvera flera kommuner i projektet. Projektarrangören vill tillsammans med Skurups kommun utse ett skolprojekt som går i linje med en positiv utveckling av ett nytänkande projekt. För att få en bra genomslagskraft och förankring i detta skolprojekt, så kan det förslagsvis vara lämpligt att involvera representanter från eleverna redan från starten. Tänkta medel att avsätta i projektet är 100 000 kr. Projektarrangören ser inga problem med att godkänna kravet på återbetalning av de önskade 350 000 kr ifall projektet ej genomförs. Med tanke på redan uppvisat resultat från genomförandet av Smart Little Village år 2017 ser projektarrangören däremot kravet på att ställa ut bankgaranti eller ansvarsförsäkring som en mindre önskvärd åtgärd. Beslutsunderlag Ansökan för genomförande av Smart Little Village år 2019. Komplettering daterad 2018-03-02. Presentation av resultatet för genomförande av Smart Little Village år 2017. Ekonomisk redovisning för år 2017. Tidigare behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-02-13, 59: Informationen noteras till protokollet. Förslag till beslut under sammanträdet Magnus Alm (S) yrkar att förvaltningen får i uppdrag att ta fram beslutsunderlag. Kommunstyrelsens arbetsutskott lämnar följande direktiv: Beslutsunderlaget ska innehålla en sammanställning på förslaget. Justerandes signatur Page 261 of 407
Protokollsutdrag 3 (3) Beslutande organ Sammanträdesdatum Diarienummer Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13 KS 2018.31 KSAU 92 Dnr KS 2018.226 Finansiering föreslås ske genom att medel tas från årets resultat. Koncernchefen ta upp en dialog med de kommunala bolagen om sponsring. Johan Bolinder (M) yrkar att kommunens andel av sponsringen ska minskas. Magnus Alm (S) yrkar att kommunens andel av sponsringen efterhand ska minskas. Jörgen Sjöslätt (C) yrkar att klausul om återbetalning ska finnas med. Beslutet skickas till: Christian Björkqvist, kanslichef. Marcus Willman, kommundirektör Justerandes signatur Page 262 of 407
Tjänsteskrivelse 1 (3) Förvaltning Datum Diarienummer Kommunövergripande staben 2018-03-13 KS 2018.226 Kommunstyrelsen Smart Little Village 2019 Förvaltningens förslag till beslut Förslag till beslut efter samråd med kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-13; 1. Tillstyrk ansökan om sponsring av Smart Little Village 2019, via Gefion AB. 2. Skurups kommun sponsrar med 100 tkr år 2018 och 25 tkr år 2019. Finansiering sker utifrån befintlig budgetram för marknadsföring. 3. Helägda koncernbolagen sponsrar med 150 tkr år 2018 och 75 tkr år 2019. Finansiering sker utifrån en kostnadsfördelning per bolag utifrån ekonomisk omsättning. 4. Sponsringen villkoras med att ett skolprojekt om 100 tkr genomförs inom Skurups kommun under år 2019. Finansiering av skolprojektet ska bekostas från arrangörens sida, Gefion AB. 5. Om konferensen ej genomförs är arrangören, Gefion AB, tvingad att återbetala samtliga sponsringsmedel. Arrangören måste ha adekvat ansvarsförsäkring för ändamålet. Sammanfattning av ärendet I enlighet med beslut i kommunstyrelsen 2017-03-08, 86, genomfördes 22-23 november 2017 en omfattande konferens i Skurup med syfte att stärka kommunens varumärke och attraktivitet. Konferensen gick under namnet Smart Little Village. Efter genomförd konferens genomfördes utvärdering. Utvärderingen haranförts kommunstyrelsen. Med anledning konferensens totalt sett mycket positiva utfall görs framställan från arrangören Gefion AB avseende genomförda under första halvåret 2019. Smart Little Village är en konferens som sätter fokus på de mindre kommunernas (5 000 50 000 invånare) utveckling. Konferensen är en mötesplats för beslutsfattare, utövare och aktörer som har en gedigen erfarenhet och kunskap i att arbeta med och verka i kommuner med utvecklingspotential inom olika segment. Smart Little Village är mötesplatsen som erbjuder deltagarna kunskaper och erfarenhetsutbyte inom frågor såsom: Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 263 of 407
Tjänsteskrivelse 2 (3) Förvaltning Datum Diarienummer Kommunövergripande staben 2018-03-13 KS 2018.226 Hur utvecklar vi stadskärnor i mindre orter för att skapa en tilltalande miljö för boende, näringsliv och andra aktörer? På vilka sätt kan vi också förbereda de mindre kommunerna för en hållbar framtid? Hur kan digitalisering och internet of things bidra till snabbare samhällsinnovation? Förutom det publika värdet för Skurup i form av besök av deltagare från regionala och nationella orter och städer, så kommer även det mediala värdet att bli mer omfattande än 2017. Detta främst med hjälp av samarbetet med Dagens samhälle men också i form av bättre förankring med närliggande mediala aktörer samt digital kanaler såsom hemsida och sociala media. Konsekvensanalys/Överväganden Vision 2030 stipulerar att kommunen ska ha ett varumärke som ger positiv klang i regionen. För att stärka kommunens varumärke kan deltagande och genomförande av konferensen Smart Little Village 2019 vara ett strategiskt val. Laglighet och kommunens regler och/eller mål Sponsring av konferensen strider inte mot någon lag eller något regelverk. Ekonomi Genom finansiering inom befintlig budgetram fördelat på Skurups kommun 100 tkr år 2018 och 25 tkr år 2019, samt med sponsring från koncernbolagen med motsvarande 150 tkr år 2018 och 75 tkr år 2019, kan sponsring av konferensen verkställas. Totalt innebär detta ett ekonomiskt åtagnade för kommunkoncernen om 350 tkr fördelat på två olika budgetår. Perspektiv Checklista enligt FN s barnkonvention 1. Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Kommentar: Ja, på sikt. 2. Innebär beslutet att barns och ungdomars sociala, ekonomiska och kulturella rättigheter beaktas? Kommentar: Ej aktuellt. 3. Innebär beslutet att barns och ungdomars rätt till en god hälsa beaktas? Kommentar: Ej aktuellt. 4. Har barn och ungdomar fått möjlighet att uttrycka sin mening? Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 264 of 407
Tjänsteskrivelse 3 (3) Förvaltning Datum Diarienummer Kommunövergripande staben 2018-03-13 KS 2018.226 Kommentar: Nej, inte i detta skede. Skolprojektet kommer dock att omfatta inkludering av barn och ungdomar. 5. Har särskild hänsyn tagits till fysiskt och psykiskt handikappade barns och ungdomars behov? Kommentar: Ej aktuellt. Samråd Kommundirektör/koncernchef har samrått med koncernbolagen kring deras sponsring av konferensen. Samrådet har medfört att koncernbolagen ställer sig positiva till att sponsra konferensen med totalt 150 tkr år 2018 och 75 tkr år 2019. Kostnadsfördelning mellan koncernbolagen sker utifrån ekonomisk omsättning. Utvärdering och tidplan för uppföljning Om konferensen genomförs ska utvärdering ske i anslutning till dess genomförande. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2018-03-13. Ansökan och kompletterad ansökan, daterad 2018-03-02. Kommunövergripande staben Marcus Willman Kommundirektör Beslutet skickas till: Marcus Willman, kommundirektör Gefion AB, Peter Eyermann Postadress Besöksadress Växel Alfanummer kansli@skurup.se 274 80 Skurup St. Torggatan 4 0411-53 60 00 0771-SKURUP www.skurup.se Page 265 of 407
Till Kommunstyrelsen Skurups kommun Vad är Smart Little Village Smart Little Village är en konferens som sätter fokus på de mindre kommunernas (5 000 50 000 invånare) utveckling. Konferensen är en mötesplats för beslutsfattare, utövare och aktörer som har en gedigen erfarenhet och kunskap i att arbeta med och verka i kommuner med utvecklingspotential inom olika segment. Smart Little Village är mötesplatsen som erbjuder deltagarna kunskaper och erfarenhetsutbyte inom frågor såsom: Hur utvecklar vi stadskärnor i mindre orter för att skapa en tilltalande miljö för boende, näringsliv och andra aktörer? På vilka sätt kan vi också förbereda de mindre kommunerna för en hållbar framtid? Hur kan digitalisering och internet of things bidra till snabbare samhällsinnovation? Nuläge Smart Little Village genomfördes för första gången den 22-23 november, 2017 i Skurupshallen. Konferensen hade ca 180 deltagare från 12 kommuner samt näringsliv. Innehållet från de två dagarna uppmärksammades i olika tidningar samt på sociala medier, vilket skapat ett intresse för konferensen från regionalt, nationellt och internationellt håll. Utifrån utvärderingen som besvarades av fler än 50% av deltagarna, så får konferensen mycket höga utvärderingssiffror för att vara ett första års arrangemang. På en 10-gradig skala visade det viktade genomsnittet 8,28 på frågan -Hur sannolikt är det att du kommer att delta i detta arrangemang igen? På frågan -Hur sannolikt är det att du skulle rekommendera Smart Little Village till en kollega? blev det viktade genomsnittet 8,44 på en 10-gradig skala. Page 266 of 407
7,95 blev det viktade genomsnittet på en 10-gradig skala gällande -Hur välorganiserat var arrangemanget? Avslutningsvis ansåg 7,59 av det viktade genomsnittet på en 10-gradig skala att innehållet från Smart Little Village skulle kunna komma till nytta i deras vardag. Smart Little Village år 2 Med anledning av det politiska valåret 2018, så blir förutsättningarna för ett väl förankrat genomförande av Smart Little Village lämpligast att satsa på under första kvartalet 2019. Lämplig tidpunkt för ett genomförande är under mars 2019, vilket skulle vara positivt utifrån möjligheterna att med 1 års framförhållning kunna bygga konferensens samverkansbas/förankring, innehåll, marknadsföring/spridning och finansiering. Med utgångspunkt från genomförandet av Smart Little Village 2017, skulle lämpligt fokus vara att bibehålla de inriktningar som fanns år 1 samt att lägga ytterligare vikt vid inramningen kring Stor och liten. Stor och liten i betydelsen perspektivet på behovet av samverkan mellan stora och små kommuner. Idéupplägg för Smart Little Village i mars 2019 För att skapa en större medvetenhet och en starkare förankring inför genomförandet av Smart Little Village år 2, finns några strategiskt viktiga hållpunkter under 2018. Genomförandet av Smart Little Village år 2019 är tänkt att göras på samma plats som tidigare, i Skurupshallen. Del 1: Förankring bland grannkommuner till Skurup att medverka i Smart Little Village. Vissa av dessa kommuner har redan visat intresse, då de deltog på konferensen 2017. En kick-off för att skapa en större kännedom och nyfikenhet. Ett lämpligt tillfälle för denna skulle vara vid ko-släppet den 28 april. Delta i Almedalen vid en eller två dagar under den 1-8 juli. Då Almedalsveckan i år firar 50-år, så är intresset stort från många aktörer att finnas på plats. Frågan att belysa utvecklingsmöjligheterna i de mindre kommunerna är viktig för många. Påbörja ett långsiktigt samarbete med media aktören Dagens samhälle, som uttryckt ett intresse för Smart Little Village. Del2: Bygga innehållet i programmet utifrån tidigare nämnda fokusområden. Vidareutveckla samarbetet med intresserade aktörer. Samtliga av de samarbetspartners/utställare som fanns med vid Smart Little Village 2017 har uttryckt intresse för att delta igen. Avstämningsmöten och informationstillfällen för involverade representanter från medverkande kommuner. Page 267 of 407
Ekonomi För att kunna genomföra Smart Little Village år2, behövs finansiering från en mängd olika intressenter. Då samtliga finansiärer från 2017 års genomförande uttryckt sig positivt gällande genomförandet och resultatet av konferensen, så finns en förhoppning att kunna skapa ett grundkapital i projektet genom att ansöka om ekonomiskt stöd från Skurups kommun, Skurups Sparbank och Region Skåne igen. 2017-års ekonomiska stöd från dessa samarbetspartners var; Skurups kommun, 350 000 kr + tillgång till Skurupshallen under 3 dagar Skurups Sparbank, 200 000 kr Region Skåne, 200 000 kr Då biljettintäkterna uteblev år 2017, kommer en förankring bland intresserade kommuner och företag att göras i ett tidigt skede för att säkra upp biljettförsäljning i form av olika samarbetspaket. Finansiering från ett antal utställare kommer också att krävas för att kunna skapa en totalbudget vilken tillåter mera marknadsföring, att kunna ta emot fler deltagare, att kunna skapa ännu bättre konferensmöjligheter i Skurupshallen mm. Mervärde för Skurup Förutom det publika värdet för Skurup i form av besök av deltagare från regionala och nationella orter och städer, så kommer även det mediala värdet att bli mer omfattande än 2017. Detta främst med hjälp av samarbetet med Dagens samhälle men också i form av bättre förankring med närliggande mediala aktörer samt digital kanaler såsom hemsida och sociala media. Vid ett positivt överskott från konferensen finns planer att placera 100 000 kr i ett ungdomsprojekt som tas fram i samarbete med representanter från Skurups kommun. Page 268 of 407
Till Kommunstyrelsen Skurups kommun Vad är Smart Little Village Smart Little Village är en konferens som sätter fokus på de mindre kommunernas (5 000 50 000 invånare) utveckling. Konferensen är en mötesplats för beslutsfattare, utövare och aktörer som har en gedigen erfarenhet och kunskap i att arbeta med och verka i kommuner med utvecklingspotential inom olika segment. Smart Little Village är mötesplatsen som erbjuder deltagarna kunskaper och erfarenhetsutbyte inom frågor såsom: Hur utvecklar vi stadskärnor i mindre orter för att skapa en tilltalande miljö för boende, näringsliv och andra aktörer? På vilka sätt kan vi också förbereda de mindre kommunerna för en hållbar framtid? Hur kan digitalisering och internet of things bidra till snabbare samhällsinnovation? Nuläge Smart Little Village genomfördes för första gången den 22-23 november, 2017 i Skurupshallen. Konferensen hade ca 180 deltagare från 12 kommuner samt näringsliv. Innehållet från de två dagarna uppmärksammades i olika tidningar samt på sociala medier, vilket skapat ett intresse för konferensen från regionalt, nationellt och internationellt håll. Utifrån utvärderingen som besvarades av fler än 50% av deltagarna, så får konferensen mycket höga utvärderingssiffror för att vara ett första års arrangemang. På en 10-gradig skala visade det viktade genomsnittet 8,28 på frågan -Hur sannolikt är det att du kommer att delta i detta arrangemang igen? På frågan -Hur sannolikt är det att du skulle rekommendera Smart Little Village till en kollega? blev det viktade genomsnittet 8,44 på en 10-gradig skala. Page 269 of 407
7,95 blev det viktade genomsnittet på en 10-gradig skala gällande -Hur välorganiserat var arrangemanget? Avslutningsvis ansåg 7,59 av det viktade genomsnittet på en 10-gradig skala att innehållet från Smart Little Village skulle kunna komma till nytta i deras vardag. Smart Little Village år 2 Med anledning av det politiska valåret 2018, så blir förutsättningarna för ett väl förankrat genomförande av Smart Little Village lämpligast att satsa på under första kvartalet 2019. Lämplig tidpunkt för ett genomförande är under mars 2019, vilket skulle vara positivt utifrån möjligheterna att med 1 års framförhållning kunna bygga konferensens samverkansbas/förankring, innehåll, marknadsföring/spridning och finansiering. Med utgångspunkt från genomförandet av Smart Little Village 2017, skulle lämpligt fokus vara att bibehålla de inriktningar som fanns år 1 samt att lägga ytterligare vikt vid inramningen kring Stor och liten. Stor och liten i betydelsen perspektivet på behovet av samverkan mellan stora och små kommuner. Idéupplägg för Smart Little Village i mars 2019 För att skapa en större medvetenhet och en starkare förankring inför genomförandet av Smart Little Village år 2, finns några strategiskt viktiga hållpunkter under 2018. Genomförandet av Smart Little Village år 2019 är tänkt att göras på samma plats som tidigare, i Skurupshallen. Del 1: Förankring bland grannkommuner till Skurup att medverka i Smart Little Village. Vissa av dessa kommuner har redan visat intresse, då de deltog på konferensen 2017. En kick-off för att skapa en större kännedom och nyfikenhet. Ett lämpligt tillfälle för denna skulle vara vid ko-släppet den 28 april. Delta i Almedalen vid en eller två dagar under den 1-8 juli. Då Almedalsveckan i år firar 50-år, så är intresset stort från många aktörer att finnas på plats. Frågan att belysa utvecklingsmöjligheterna i de mindre kommunerna är viktig för många. Påbörja ett långsiktigt samarbete med media aktören Dagens samhälle, som uttryckt ett intresse för Smart Little Village. Del2: Bygga innehållet i programmet utifrån tidigare nämnda fokusområden. Vidareutveckla samarbetet med intresserade aktörer. Samtliga av de samarbetspartners/utställare som fanns med vid Smart Little Village 2017 har uttryckt intresse för att delta igen. Avstämningsmöten och informationstillfällen för involverade representanter från medverkande kommuner. Page 270 of 407
Ekonomi För att kunna genomföra Smart Little Village år2, behövs finansiering från en mängd olika intressenter. Då samtliga finansiärer från 2017 års genomförande uttryckt sig positivt gällande genomförandet och resultatet av konferensen, så finns en förhoppning att kunna skapa ett grundkapital i projektet genom att ansöka om ekonomiskt stöd från Skurups kommun, Skurups Sparbank och Region Skåne igen. 2017-års ekonomiska stöd från dessa samarbetspartners var; Skurups kommun, 350 000 kr + tillgång till Skurupshallen under 3 dagar Skurups Sparbank, 200 000 kr Region Skåne, 200 000 kr Då biljettintäkterna uteblev år 2017, kommer en förankring bland intresserade kommuner och företag att göras i ett tidigt skede för att säkra upp biljettförsäljning i form av olika samarbetspaket. Finansiering från ett antal utställare kommer också att krävas för att kunna skapa en totalbudget vilken tillåter mera marknadsföring, att kunna ta emot fler deltagare, att kunna skapa ännu bättre konferensmöjligheter i Skurupshallen mm. Mervärde för Skurup Förutom det publika värdet för Skurup i form av besök av deltagare från regionala och nationella orter och städer, så kommer även det mediala värdet att bli mer omfattande än 2017. Detta främst med hjälp av samarbetet med Dagens samhälle men också i form av bättre förankring med närliggande mediala aktörer samt digital kanaler såsom hemsida och sociala media. Vid ett positivt överskott från konferensen finns planer att placera 100 000 kr i ett ungdomsprojekt som tas fram i samarbete med representanter från Skurups kommun. Page 271 of 407
Page 272 of 407
Intäkter totalt 1 100 000 kr Medfinansiärer/Annonsörer/Sponsor 1 100 000 kr o Skurups kommun 350 000 kr o Skurups Sparbank 200 000 kr o Region Skåne 200 000 kr o Söderslätt Leaderprojekt 200 000 kr* o Telia 75 000 kr** o Övriga 75 000 kr** Biljettförsäljning 5 000 kr Masterclass 0 kr * dessa pengar har ännu inte utbetalts ** då antalet deltagare inte nådde upp till önskat mål, så sänktes intäkterna från sponsorerna Utgifter totalt 1 100 000 kr AD 16 500 Almedalen 40 000 Annons i BRA Flyg kundtidning 20 000 Bio till åk6 eleverna 6 000 Boendekostnad 2 000 Copy 17 000 Framtagning logga 30 000 Föreläsare inkl resor och boende 95 000 Gåvor till talare 4 500 Page 273 of 407