Arbets-, besluts- och delegationsordning Styrelsen för utbildning Dnr 1-34/2018 Fastställd 2018-03-21
Arbets-, besluts- och delegationsordning Styrelsen för utbildning Innehållsförteckning 1 Inledning... 1 2 Organisation... 1 3 Uppgifter och beslutsområden... 1 4 Styrelsens sammansättning... 3 5 Styrelsens arbetsformer... 3 6 Styrelsens delegering av beslut... 5 6.3 Generell delegation till styrgrupp för studieavgiftsbelagd verksamhet... 6 6.4 Generell delegation till den nationella samordnaren för kompletterande utbildning... 6 Bilaga: Arbets- beslut- och delegationsordning Kurs- och programansvar, dnr 1-75/2018 Diarienummer: 1-34/2018 Dnr föregående version: 1-230/2015 Beslutsdatum: 2018-03-21 Giltighetstid: Gäller tillsvidare fr.o.m. 2018-03-21 Beslut: Styrelsen för utbildning Dokumenttyp: Regler Handläggs av avdelning/enhet: Avd. för styrelsestöd och externa relationer Beredning med: Avd. för utbildnings- och forskarutbildningsstöd Revidering med avseende på: -Uppdatering utifrån ny version av rektors besluts- och delegationsordning (dnr 1-781/2015) -Revidering utifrån ny utbildningsorganisation -Delegation inom kurs- och programansvar har flyttats till bilaga -Uppdatering enligt tidigare beslut att delegera beslut om examensbevis till avdelningschef för UFS -Ny delegation till styrgruppen för studieavgiftsbelagd verksamhet -Ny delegation till nationella samordnaren för kompletterande utbildning -Ny delegation till avdelningschefer inom UF -Förtydligande angående examinatorsrollen -Redaktionella ändringar
Arbets-, besluts- och delegationsordning Styrelsen för utbildning 1 (7) 1 Inledning Av rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet (KI) framgår att verksamhetsstyrelserna ska fastställa en arbets-, besluts- och delegationsordning, hur den ska utformas och vilka uppgifter den ska innehålla. 2 Organisation Rektor svarar för ledning av verksamheten närmast under konsistoriet. Prefekt leder institution genom delegation från rektor. De tre verksamhetsstyrelserna motsvarar fakultetsnivån. Respektive verksamhetsstyrelse leds av en dekan. Styrelsen får inrätta underorgan och delegera beslutanderätten till dessa om inte annat är särskilt angivet. Varje institution har inrättat ett särskilt organ, utbildningsnämnd, med det övergripande ansvaret för genomförandet och samordningen av institutionens utbildningsansvar 1. Arbets-, besluts- och delegationsordning inom kurs- och programansvaret är samlat i bilaga, dnr 1-75/2018. Av detta dokument framgår även sammansättning och arbetsformer för utbildningsnämnder och programnämnder. 3 Uppgifter och beslutsområden 3.1 Gemensamt för verksamhetsstyrelserna Verksamhetsstyrelserna ansvarar inom respektive ansvarsområde för 2 kvalitet, verksamhetsutveckling, uppföljning, utvärdering, information, omvärldsbevakning, riktlinjer och regler inom respektive verksamhetsområde. Verksamhetsstyrelserna får uppdra åt institution att medverka i ärendeberedning samt att på delegation fatta beslut i vissa ärenden. Verksamhetsstyrelserna ska samordna sina verksamheter avseende organisation och arbetsformer på sätt som dekanerna överenskommer. Samordningen ska särskilt ske i frågor avseende resursfördelning, rekrytering och infrastruktur. Rekryteringsutskottet, där Styrelsen för forskning har det överordnande ansvaret, och Docenturnämnden, där Styrelsen för utbildning har det överordnande ansvaret, är styrelsegemensamma organ. Varje styrelse utser ledamöter till dessa organ. 1 Rektorsbeslut, dnr 1-449/2015 2 Rektors besluts- och delegationsordning, dnr 1-781/2015.
Arbets-, besluts- och delegationsordning Styrelsen för utbildning 2 (7) 3.2 Styrelsen för utbildning Styrelsen för utbildning (US) har det övergripande ansvaret för utbildning på grundnivå och avancerad nivå 3. Styrelsen för utbildning (utbildning på grundnivå och avancerad nivå) ansvarar särskilt för 1 : 1. dimensionering av utbildningsprogram och kurser, 2. övergripande pedagogisk utveckling av utbildning på grundnivå och avancerad nivå 3. att utveckla och befästa studenternas möjligheter till inflytande över utbildningarna, 4. medverkan i utveckling av infrastruktur för utbildningsverksamheten, 5. regelbunden uppföljning av utvecklingen inom utbildningsområdet och analys av behov och förutsättningar för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, 6. att det finns goda förutsättningar för verksamhetsförlagd utbildning, 7. samverkan med Stockholms läns landsting och övriga aktörer i utbildningsfrågor, 8. medverkan i rekrytering av lärare. Med ansvaret följer rätt att: 1. efter samråd med rektor besluta om styrelsens budget och resursfördelning, 2. fördela utbildningsuppdrag till institutionerna, 3. fastställa riktlinjer för utbildningsnämndens sammansättning och uppdrag, 4. fastställa utbildningsplaner, 5. fatta beslut om utfärdande av examensbevis, 6. utse examinator, 7. teckna internationella avtal om studentutbyte samt universitetsövergripande internationella samarbetsavtal om utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Samverkan mellan KI och Stockholms läns landsting (SLL) i frågor som rör utbildning på grundnivå och avancerad nivå sker i Utbildningsrådet 4. Styrelsen för utbildning beslutar i samverkan med de två andra verksamhetsstyrelserna former för docenturnämndens verksamhet utöver vad som regleras i KI:s regler för docentur eller av rektor. Styrelsen för utbildning beslutar om utdelning ur KI:s stiftelsestipendier. Det är rektor som beslutar om inrättande och avveckling av program, yrkesexamen, huvudområde eller generell examen 5 3 KI:s Organisationsplan, dnr 1-704/2015. 4 Regionalt ALF-avtal, dnr 5-140/2015. 5 Rektors besluts- och delegationsordning, dnr 1-781/2015.
Arbets-, besluts- och delegationsordning Styrelsen för utbildning 3 (7) 4 Styrelsens sammansättning Av KI:s Organisationsplan 6 framgår styrelsens sammansättning och att mandatperioden är tre år. Styrelsen ska bestå av följande röstberättigade ledamöter: dekan för utbildning, ordförande prodekan för utbildning, vice ordförande sex lärarrepresentanter fyra studentrepresentanter. Tre fackliga representanter har närvaro- och yttranderätt i styrelsen för utbildning. De representerar Saco, Seko respektive OFR. Styrelsen kan besluta om ytterligare adjungeringar. Adjungering innebär närvaro- och yttranderätt. 5 Styrelsens arbetsformer Beredning av ärenden Styrelsens funktioner för administration, utredning, analys och uppföljning finns närmast inom avdelningen för Styrelsestöd och externa relationer (SER), men även inom till exempel Utbildnings- och forskarutbildningsstöd (UFS). Dessa funktioner har tillsammans med dekan och prodekan ett viktigt ansvar i att bereda styrelsens ärenden inför beslut och bevaka att aktuella regelverk följs. Arbetsutskott (AU) AU hanterar löpande ärenden och bereder ärenden till US. I AU ingår dekan, prodekan, ordförande i styrelsens beredningsgrupper, studentrepresentanter och tjänstemän. Beredningsgrupper För att få en god beredning av ärenden kan US besluta att tillsätta beredningsgrupper. Beredningsgrupperna leds av en utsedd ledamot från US. I beredningsgrupperna ska både lärarrepresentanter och studentrepresentanter ingå. Handläggare från universitetsförvaltningen ansvarar för beredningen av ärenden. Styrgrupper och arbetsgrupper Inom vissa delar av styrelsens verksamhet har styrgrupp inrättats, t.ex. styrgruppen för studieavgiftsbelagd verksamhet. Styrelsen kan även inrätta, för kortare eller längre tid, arbetsgrupper för beredning av frågor inom ett specifikt område. Sammanträden Styrelsen sammanträder vanligen 9-10 gånger per år och på kallelse av dekanen. Kallelse med föredragningslista och handlingar skickas/tillhandahålls elektroniskt normalt en vecka före aktuellt sammanträde. Styrelsen kan även ha strategidagar. Avdelningschefen för SER och dekan avgör vilka tjänstemän som ska delta vid styrelsens sammanträden. 6 KI:s Organisationsplan, dnr 1-704/2015.
Arbets-, besluts- och delegationsordning Styrelsen för utbildning 4 (7) Sammanträdesordning Sammanträdena ska ge möjlighet till en fri diskussion mellan styrelsens ledamöter. Det ska av handlingarnas rubriksättning och utformning i övrigt klart framgå vad som är beslutsärenden respektive information till styrelsen. För varje beslutsärende ska det finnas en föredragande. Föredragning bör vara kortfattad och anpassas så att det finns tid för frågor och diskussion. Beslut Styrelsens beslut fattas vid sammanträde (in pleno) eller via e-post (per capsulam). Vid sammanträde fattar styrelsen beslut genom acklamation (bifallsrop) om inte omröstning begärs. Omröstning sker öppet och utgången bestäms genom enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Styrelsen är beslutför när fler än hälften av ledamöterna, bland dem ordföranden, och minst en studentrepresentant är närvarande. En ledamot som är jävig i ett ärende ska meddela detta innan styrelsen börjar behandlingen av ärendet. Den som är jävig får inte delta i behandlingen av ärendet eller närvara när beslut fattas. Den som deltar i avgörandet kan reservera sig mot detta genom att låta anteckna avvikande mening. Den som inte gör det ska ha anses biträtt beslutet. Föredraganden och andra tjänstemän som är med om den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet har rätt att få avvikande mening antecknad. Styrelsen kan delegera beslutanderätt. Flertalet generella delegationer avser dekan (prodekan kan inträda i dekans ställe) och har utvecklats över tid sedan styrelsen bildades år 1999. Protokoll För varje beslut i ett ärende ska det upprättas en handling som visar dagen för beslutet, beslutets innehåll, vem som har fattat beslutet, vem som har varit föredragande och vem som har varit med vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet. Ett sådant beslut protokollförs och utformas i enlighet med KI:s regler/ mallar. Styrelsen har två protokollsserier; en för beslut av styrelsen och en för beslut av dekan/prodekan (dekanbeslut). Protokoll delges styrelsen för kännedom vid nästkommande sammanträde. Protokoll från styrelsesammanträde undertecknas av sekreteraren och justeras av ordföranden jämte en av styrelsen vid sammanträdet utsedd justeringsperson. Protokoll från percapsulambeslut undertecknas av sekreteraren och dekan. Protokoll från dekanbeslut undertecknas av föredragande tjänsteman och dekan/prodekan efter samråd med studentrepresentant 7. När protokoll justerats/undertecknats expedieras beslutet till berörda av ansvarig handläggare. 7 Om beslut ska fattas (som har betydelse för utbildningen eller studenternas situation) eller berednings ska genomföras av en enda person, ska information lämnas till och samråd ske med en studentrepresentant i god tid före beslutet eller genomförandet av beredningen (2 kap 14 HF).
Arbets-, besluts- och delegationsordning Styrelsen för utbildning 5 (7) 6 Styrelsens delegering av beslut En delegation från styrelsen kan antingen vara generell (omfatta en eller flera ärendetyper) eller ett enskilt ärende. Beslut om delegation i ett enskilt ärende fattas normalt vid sammanträde. Ett viktigt syfte med de generella delegationerna är att avlasta sammanträdena för att skapa ökat utrymme för mer komplexa frågor där diskussion behövs. Ett annat syfte är att ha en snabb hantering i andra typer av frågor. Samtliga delegationer ska dokumenteras och kvitteras skriftligen. Delegationen gäller tills vidare om inte annat anges. 6.1 Generell delegation till dekan Styrelsen delegerar till dekan att efter samråd med studentrepresentant fatta beslut om: mindre revideringar av utbildningsplaner disposition av medel upp till och med 200 000 kronor inrättande av arbetsgrupper med kortare mandatperiod löpande ärenden av mindre betydelse, t.ex. utse ledamöter i underorganisationen, styrgrupper och arbetsgrupper, svar på enkäter och förfrågningar samt mindre förändringar i av styrelsen fastställda dokument. Besluten ska anmälas vid styrelsens nästkommande sammanträde. Ett ärende av principiell betydelse bör inte avgöras av dekan/prodekan även om det formellt ryms inom ramen för den generella delegationen. Ett sådant ärende ska avgöras av styrelsen. Dekanbeslut kan också fattas i samråd med prodekan eller annan befattningshavare om så särskilt är påkallat. Prodekan inträder i dekans ställe i den utsträckning de överenskommer. 6.2 Generell delegation till ordförande för beredningsgruppen för internationalisering Styrelsen delegerar till ordförande att, efter samråd med studentrepresentant, fatta beslut om: internationella samarbetsavtal enligt rektors delegationsordning deltagande i mobilitetsprogram som Linnaeus-Palmeprogrammet (partnerskap) och Nordplusprogrammet medel inom den internationella budgeten och resterande medel från externfinansierade mobilitetsprogram strategiska frågor rörande övergripande internationalisering av utbildning. Besluten ska anmälas vid US nästkommande sammanträde.
Arbets-, besluts- och delegationsordning Styrelsen för utbildning 6 (7) 6.3 Generell delegation till styrgrupp för studieavgiftsbelagd verksamhet Styrelsen delegerar till styrgruppen att fatta beslut om: strategiska frågor relaterade till studieavgiftsverksamheten medel inom budgeten för studieavgiftsverksamheten. Besluten ska anmälas vid US nästkommande sammanträde. 6.4 Generell delegation till den nationella samordnaren för kompletterande utbildning Styrelsen delegerar till den nationella samordnaren för kompletterande utbildning att fatta beslut om: helårsplatser på kompletterande utbildningar som ges vid KI beslut om rapportering av uppdraget till regeringen fördelning av samordningsmedel mellan samverkande lärosäten. Besluten ska anmälas vid US nästkommande sammanträde. 6.5 Generell delegation till examinator Styrelsen delegerar till examinator att besluta om tillgodoräknande mot kursplanens mål, dvs. tillgodoräknande av hel kurs eller del av kurs. Undantagna är examensarbeteskurser inom program där tillgodoräknandet delegeras inom programansvaret. Examinator kan överlåta åt en/flera andra lärare att bereda tillgodoräknanden av del av kurs. Arbetet med att formulera eller rätta tentamensskrivningar, bedöma projektarbeten/ examensarbeten eller muntligt examinera studenter kan examinator överlåta åt en/flera andra rättande lärare att göra (men examinatorn bestämmer betyget). 6.6 Delegation till chef för Avdelningen för styrelsestöd och externa relationer Styrelsen delegerar till chefen för Avdelningen för styrelsestöd och externa relationer att: attestera kostnader som kan härledas till fattade styrelse- eller dekanbeslut på projekt under styrelsen för utbildning. Beslutanderätten får vidaredelegeras till chef inom universitetsförvaltningen om verksamheten så föranleder.
Arbets-, besluts- och delegationsordning Styrelsen för utbildning 7 (7) 6.7 Delegation till chef för Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd Styrelsen delegerar till chefen för Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd att: besluta om examensbevis på grundnivå och avancerad nivå attestera kostnader som kan härledas till fattade styrelse- eller dekanbeslut på projekt under styrelsen för utbildning. Beslutanderätten får vidaredelegeras till chef inom universitetsförvaltningen om verksamheten så föranleder.