Revisionsrapport Nämndernas styrning och interna kontroll av verksamheten Kalix kommun Hans Forsström, Cert. kommunal revisor Robert Öberg, revisionskonsult
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning och revisionell bedömning 1 2 Inledning 2 2.1 Revisionsfråga 2 2.2 Metod och avgränsning 3 3 Granskningsresultat 4 3.1 Styr och kontrollmiljö 4 3.1.1 Kommunövergripande anvisningar 4 3.1.2 Fritids- och kulturnämnden 4 3.1.3 Samhällsbyggnadsnämnden 5 3.1.4 Bedömning 5 3.2 Väsentlighets och riskanalys 6 3.2.1 Kommunövergripande anvisningar 6 3.2.2 Fritids- och kulturnämnden 6 3.2.3 Samhällsbyggnadsnämnden 6 3.2.4 Bedömning 7 3.3 Styr och kontrollåtgärder 7 3.3.1 Fritids- och kulturnämnden 7 3.3.2 Samhällsbyggnadsnämnden 7 3.3.3 Bedömning 7 3.4 Information och kommunikation 8 3.4.1 Kommunövergripande anvisningar 8 3.4.2 Fritids- och kulturnämnden 8 3.4.3 Samhällsbyggnadsnämnden 8 3.4.4 Bedömning 9 3.5 Tillsyn 9 3.5.1 Kommunövergripande anvisningar 9 3.5.2 Fritids- och kulturnämnden 9 3.5.3 Samhällsbyggnadsnämnden 9 3.5.4 Bedömning 9 4 Föreningsbidrag 10 Kalix kommun
1 Sammanfattning och revisionell bedömning På uppdrag av kommunens revisorer har granskat styrning och intern kontroll inom fritids- och kulturnämnden samt samhällsbyggnadsnämnden. Syftet har varit att bedöma om berörda nämnder säkerställt att den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig inom respektive nämnds ansvarsområde. Vår sammanfattande bedömning är att berörda nämnder ännu inte säkerställt att den interna kontrollen och styrningen är tillräcklig inom sina respektive ansvarsområden. Vi uppmärksammar dock att en utvecklingsprocess har påbörjats för att förbättra den interna kontrollen inom fritids- och kulturnämndens ansvarsområde. Den sammanfattande bedömningen baseras på följande iakttagelser och bedömningar: Ändamålsenliga kommunövergripande riktlinjer avseende intern styrning och kontroll finns framtagna genom kommunfullmäktiges styr- och ledningssystem samt kommunfullmäktiges reglemente för intern kontroll. Dessa innehåller vägledning för nedbrytning och konkretisering på nämndsoch förvaltningsnivå. Samhällsbyggnadsnämnden har inte framarbetat riktlinjer på nämnds- och förvaltningsnivå. Fritids- och kulturnämnden har antagit internkontrollplan för 2012 samt måldokument för 2013. Dessa är under utveckling; fokuserar för närvarande på ekonomiska rutiner och innehåller ej rutiner för uppföljning/utvärdering av verksamheten. Granskningen visar att de berörda nämnderna inte genomför strukturerade/dokumenterade risk- och väsentlighetsanalyser av verksamheten. Riskfrågor diskuteras visserligen återkommande i verksamheterna men inte på ett strukturerat och organiserat sätt. Vår bedömning är att båda berörda nämnders möjlighet att motverka risker och styra mot uppsatta mål genom konkreta styr- och kontrollåtgärder försvåras av avsaknaden av tydliga riktlinjer avseende den interna kontrollen. Sammantaget bedömer vi att nämndssammanträden, ledningsträffar och arbetsplatsträffar utgör tillräckligt tydliga forum för överföring av relevant information och kommunikation. Liksom för hantering av upptäckta fel och brister. Samtidigt ser vi ett behov hos båda nämnderna att i det fortsatta arbetet med intern styrning och kontroll förankra detta arbete hos medarbetare på alla nivåer. Granskningen visar att uppföljning/utvärdering av befintliga styr- och kontrollsystem ännu inte sker. Vi rekommenderar följaktligen båda nämnder att i det fortsatta arbetet med intern kontroll inkludera framtagande av rutiner för kontinuerlig uppföljning/utvärdering. Kalix kommun 1 av 10
2 Inledning Organisationer bör sträva efter en balans mellan risk och kontroll. Det gäller att varken över- eller underkontrollera. Med risk i detta sammanhang avses framför allt att verksamhetens mål inte uppfylls, men även risk för förtroendeskada. Det är ledningens uppgift att hantera de risker som finns i arbetet med att nå verksamhetens mål. Ytterst är det stadens styrelser och nämnder s0m ansvarar för att kontrollen över verksamhetens ekonomi och kvalitet är tillräcklig. Detta innebär att nämnderna ansvarar för att utöva styrning så att verksamheten bedrivs effektivt och med rätt kvalitet, att det finns säkra rutiner som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret. Nämndernas ansvar avseende den interna kontrollen framgår av kommunallagen 6 kap 7. Här stadgas att nämnderna ansvarar för att säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt. Av samma bestämmelse framgår även att nämnderna ska tillse att den interna kontrollen är tillräcklig. Revisorerna har i sin analys av väsentlighet och risk identifierat behov att granska hur samhällsbyggnadsnämnden respektive fritids- och kulturnämnden utövar sin interna styrning och om den interna kontrollen är tillräcklig. 2.1 Revisionsfråga Granskningen syftar till att bedöma om berörda nämnder har säkerställt att den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig inom respektive nämnds ansvarsområde. Följande kontrollmål är styrande för granskningen: Styr och kontrollmiljö: Organisation och ansvar avseende den interna kontrollen är definierad på ett tydligt sätt. Det finns styrdokument, riktlinjer och rutiner med avseende på den interna styrningen och kontrollen. Väsentlighets- och riskanalys: Det genomförs kontinuerliga väsentlighets- och riskanalyser av verksamheten och dessa beaktas i den interna styr- och kontrollprocessen. Styr- och kontrollåtgärder: Det genomförs styr- och kontrollåtgärder i enlighet med antagen internkontrollplan. Information och kommunikation: Det finns system/rutiner för identifiering och distribution av relevant information. Det finns tydliga informationskanaler i organisationen såväl vad avser nya regler/rutiner som upptäckta brister i befintliga rutiner. Tillsyn: Det sker kontinuerlig utvärdering av styr- och kontrollsystem. Kalix kommun 2 av 10
2.2 Metod och avgränsning Granskningen har avgränsats till att gälla fritids- och kulturnämnden samt samhällsbyggnadsnämnden respektive ansvarsområden. Granskningen har genomförts genom dokumentanalys, bland annat kommunens övergripande reglemente för intern kontroll samt nämndernas måldokument. Vidare har intervjuer genomförts med fritids- och kulturnämndens ordförande och två ledamöter, samt samhällsbyggnadsnämndens ordförande. Intervjuer har även genomförts med förvaltningscheferna, en controller, fritids- och kulturförvaltningens föreningsstrateg samt en kulturcoach. Totalt har 9 personer intervjuats. Vid genomförandet av dessa intervjuer har vi använt oss av den s k COSO-metodens fem ömsesidigt beroende komponenter som tillsammans omfattar intern styrning och kontroll. Dessa fem områden är styr- och kontrollmiljö, väsentlighets- och riskanalys, styr- och kontrollåtgärder, information och kommunikation samt tillsyn. Kalix kommun 3 av 10
3 Granskningsresultat Intern kontroll är en process där styrelse, ledning och övrig personal samverkar. Processen sker så att det med rimlig grad av säkerhet kan fastställas att olika mål kan uppnås, såsom god verksamhetsstyrning och efterlevnad av lagar och föreskrifter. 3.1 Styr och kontrollmiljö Styr- och kontrollmiljö handlar i stor utsträckning om synen på risk och intern kontroll inom organisationen. Faktorer som ingår häri är det organisatoriska och administrativa systemet, politiska systemet, sociala systemet och det tekniska systemet. 3.1.1 Kommunövergripande anvisningar Kommunfullmäktige har antagit ett övergripande dokument, Kalix styr- och ledningssystem. Häri redogörs för styr- och ledningssystemets beståndsdelar, begrepp, rollfördelningen mellan politiken och tjänstemän, styrdokumentens innebörd för de som har att tillämpa dem på olika nivåer i organisationen m.m. Dokumentet beskriver även hur kommunens målarbete ska planeras och genomföras på de olika nivåerna inom organisationen. Vidare ser vi att det i dokumentet finns ett avsnitt om intern kontroll innehållande beskrivning av intern kontroll, dess syfte och ansvarsfördelning inom den kommunala organisationen. Häri föreskrivs att nämnderna årligen ska framarbeta intern kontrollplaner. Nämnderna ska senast november varje år anta särskild plan för granskning av den interna kontrollen och planen ska anmälas till kommunstyrelsen under december månad. Vidare har nämnderna en skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet och resultatet av uppföljningarna under året ska rapporteras till kommunstyrelsen i samband med att ny granskningsplan anmäls i december. Skulle allvarliga fel och brister konstateras ska detta genast anmälas till kommunstyrelsen och rapporteras till kommunrevisionen. Kommunfullmäktige antog 2009-05-11 reglementet för intern kontroll. I detta stadgas mer i detalj än i ovan nämnda dokument syftet med intern kontroll, ansvarsfördelning inom organisationen samt hur uppföljning och återrapportering ska ske. 3.1.2 Fritids- och kulturnämnden Kommunfullmäktige antog 2012-06-11 ett övergripande kulturpolitiskt program innehållande målsättningar inom sex huvudområden med syfte att stimulera och utveckla kulturlivet och den kreativa sektorn de kommande åren. Fritids- och kulturnämnden avsatte sedan en heldag för målarbetet på nämndsnivå. Det framhålls under intervjuerna att målarbetet under denna dag baserades på omvärldsbevakning och input från medborgare och lokala föreningar. Kalix kommun 4 av 10
Heldagen resulterade i måldokumentet 'Omtanke och framtidstro 2013' som innehåller olika nämndsmål, t.ex. inom tillväxt och utveckling, följt av målbeskrivning, metod- och mättidpunkt, nyckeltal/indikatorer, samt måluppfyllelse. Vidare finns en internkontrollplan framtagen för fritids- och kulturförvaltningen som avser 2012. Denna innehåller processbeskrivningar, kontrollansvar, kontrollmetod samt rapporteringsrutin. Det framhålls under intervjuerna att samtal och diskussioner kring intern kontroll har ökat på senare tid, men att det fortfarande behövs förbättringar och kompletteringar. Exempelvis innehåller nämndens internkontrollplan inte rutiner för riskbedömningar. Förvaltningschefen har ett uppdrag att inarbeta detta i internkontrollplanen. De intervjuade framhåller att det är positivt att arbetet med målsättning och intern kontroll kommit igång, samt att samtalsklimatet vid nämndssammanträdena generellt sett är öppet och positivt, men att det ibland kan förekomma oklarheter i rollfördelning mellan politiker och tjänstemän. Enligt uppgift har en utbildning inbokats kring tillämpning av kommunallagen där även rollfördelning mellan politiker och tjänstemän. 3.1.3 Samhällsbyggnadsnämnden Avseende samhällsbyggnadsnämndens målarbete har förvaltningen påbörjat ett arbetsmaterial innehållande ett antal strategiska målområden, framgångsfaktorer och indikatorer. Arbetsmaterialet avses behandlas i nämnden den 23 oktober 2012. Det framhålls av de intervjuade att det är en utmaning för nämnden och förvaltningen att arbeta med mätbara mål, bl.a. för att det innebär en omställning att arbeta med dokumenterade och mätbara mål. Vidare uppges det vara en utmaning att samla alla tre förvaltningsenheter, teknisk försörjning, fastighetsavdelningen samt bygg- och miljöavdelningen, i samma måldokument. Någon nämndsspecifik plan för arbetet med intern kontroll har inte antagits för samhällsbyggnadsnämnden. De primära orsakerna till detta uppges vara att det inte varit ett prioriterat område samt att termen intern kontroll inte används inom nämnden och förvaltningen. 3.1.4 Bedömning Vår bedömning är att organisation och ansvar avseende styrning och den interna kontrollen har definierats på ett tydligt sätt på kommunövergripande nivå. Bedömningen baseras på att dessa områden definierats och dokumenterats dels i fullmäktiges styr- och ledningssystem, dels i kommunstyrelsens övergripande reglemente för intern kontroll. Således bedömer vi att det finns ändamålsenliga riktlinjer för nedbrytning och tillämpning på nämnds- och förvaltningsnivå. Vidare bedömer vi det som positivt att fritids- och kulturnämnden har påbörjat ett målarbete och att internkontrollplan antagits. Dokumenten är dock under utveckling och framgent vill vi rekommendera att nämnden överväger att planen för intern kontroll kompletteras med rutiner för uppföljning/utvärdering. Kalix kommun 5 av 10
Avseende samhällsbyggnadsnämnden bedömer vi det som väsentligt att nämnden verkar för bättre styrning och intern kontroll överlag. En del i detta bör vara att tillse att framtagande av måldokument och plan för intern kontroll antas i linje med de kommunövergripande riktlinjerna. 3.2 Väsentlighets och riskanalys Väsentlighets- och riskanalys kan definieras som identifiering och bedömning av de interna och externa risker som organisationen ställs inför, såsom interna normer och ny eller ändrad lagstiftning. Avseende risk bedöms sannolikheten för att fel uppstår. Väsentlighet innebär de politiska, ekonomiska, mänskliga och tekniska konsekvenser som uppstår vid fel. 3.2.1 Kommunövergripande anvisningar Av det kommunövergripande reglementet för intern kontroll framgår att nämnderna senast i november varje år ska anta särskild plan för granskning av intern kontroll, samt att denna ska innehålla resultat av riskbedömning. Planen ska sedan anmälas till kommunstyrelsen under december månad. Vidare kan ur reglementet utläsas att nämnderna löpande ska följa upp det interna kontrollsystemet inom verksamhetsområdet och genomföra riskbedömning. 3.2.2 Fritids- och kulturnämnden Granskningen visar att fritids- och kulturnämnden inte utför någon strukturerad/ dokumenterad väsentlighets- och riskanalys av verksamheten, som tidigare nämnts har förvaltningschefen ett uppdrag att arbeta in riskanalyser i internkontrollplanen. Det framhålls under intervjuerna att förvaltningen i det dagliga arbetet hanterar olika risker, t.ex. kopplat till arbetsmiljöfrågor och fysiska risker kring förvaltningens anläggningar. Risker diskuteras vid arbetsplatsträffar. Vid nämndssammanträden finns en stående punkt avseende verkställighet av fattade beslut. 3.2.3 Samhällsbyggnadsnämnden För samhällsbyggnadsnämndens del visar granskningen att ingen strukturerad/ dokumenterad väsentlighets- och riskanalys eller dylikt framtagits, med undantag för kommande avgångar på tjänstemannasidan. De intervjuade framhåller att riskbedömningar och hur dessa risker ska hanteras utgör en stor del av det dagliga arbetet. Risker som muntligt omnämnts under våra intervjuer är bl.a. behovet av akuta underhållsinsatser, t.ex. VA-system och gator, samt att det inte finns utrymme i investeringsbudget för detta i dagsläget, utan att det sker via lånefinansiering. Ny lagstiftning som påverkar nämndens verksamhet upptar enligt uppgift mycket tid vid nämndssammanträden, exempelvis de nya strandskyddsreglernas påverkan på den fysiska planeringen. Vid nämndssammanträden finns en stående punkt för information från förvaltningen, det framhålls att ovan nämnda risker ofta diskuteras vid dessa informationstillfällen. Kalix kommun 6 av 10
De intervjuade framhåller att samhällsbyggnadsnämndens ekonomiska system för närvarande omarbetas. Vidare nämns att det i dagsläget inte finns möjlighet att få ut detaljerad information kring t.ex. avvikelser. Det framhålls även att det är viktigt att det ekonomiska systemet får bättre klarhet i definitioner och begrepp, t.ex. ansvar, aktivitet, projekt m.m. 3.2.4 Bedömning Granskningen visar att de granskade nämnderna inte genomför någon strukturerad/dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. Med anledning av detta rekommenderar vi att såväl fritids- och kulturnämnden som samhällsbyggnadsnämnden utvecklar rutiner och arbetssätt för att åstadkomma kontinuerliga riskanalyser avseende måluppfyllelse och den interna kontrollen i övrigt. 3.3 Styr och kontrollåtgärder Konkreta kontrollåtgärder kan vidtas för att motverka risker inom organisationen och säkerställa att verksamheten styr mot uppsatta mål. Det konkreta arbetet med intern kontroll ska integreras i verksamhetens normala arbets- och ledningsprocesser. 3.3.1 Fritids- och kulturnämnden Granskningen visar att fritids- och kulturnämndens internkontrollplan anger kontrollmetod för sex av de åtta processområden planen innehåller. Dessa kontroller är kopplade till processer/rutiner. Det framgår således ej om kontrollerna är kopplade till någon riskbedömning. Vidare ser vi ingen tydlig koppling mellan nämndens måldokument, undantaget målet avseende god ekonomisk hushållning, och de angivna kontrollområdena; den interna kontrollplanen fokuserar huvudsakligen på ekonomiska processer och rutiner, vilket inte framhölls som riskområden under intervjuerna. 3.3.2 Samhällsbyggnadsnämnden I och med att någon internkontrollplan eller riskbedömning inte finns framarbetat för samhällsbyggnadsnämndens del kan vi inte uttala oss om huruvida kontrollåtgärder utförs i enlighet med dessa. En ekonomtjänst har tillsatts inom förvaltningen för att omarbeta det ekonomiska systemet. Syftet med detta uppges vara att genom strukturering och tydligare definitioner göra det lättare för budgetansvariga att följa kostnader och därmed kunna uppskatta hur effektivt resurser används, exempelvis avseende internhyresfrågor. Tanken är även att det omarbetade systemet ska ge bättre grund för uppföljning av ekonomiska frågor och öka spårbarheten. 3.3.3 Bedömning Vår bedömning är att båda berörda nämnders möjlighet att motverka risker och styra mot uppsatta mål försvåras av avsaknaden av tydliga riktlinjer avseende den interna kontrollen. För att ändamålsenliga och konkreta styr- och kontrollåtgärder ska kunna genomföras vill vi framhålla vikten av ett fortsatt utvecklingsarbete avseende den interna kontrollen. Kalix kommun 7 av 10
3.4 Information och kommunikation En viktig framgångsfaktor för kommunerna är väl fungerande information och kommunikation mellan olika nivåer i organisationen. Ledningen på olika nivåer måste säkerställa att den information som krävs för att leda, styra och följa upp verksamheten erhålls. I det avseendet är effektiva och ändamålsenliga rapport- och uppföljningssystem vitala. Informations- och kontaktvägarna kan vara formella såväl som informella. Oberoende därav måste de betraktas som väsentliga delar i det samlade systemet för intern kontroll. 3.4.1 Kommunövergripande anvisningar Kalix kommuns styr- och ledningssystem innehåller i viss utsträckning anvisningar om information och kommunikationsfrågor. Exempelvis framhålls vikten av att ha effektiva informationssystem och en öppen dialog mellan politiker och tjänstemän, att förvaltningarna ska bistå den politiska ledningen med omvärldsanalyser, att tidig information är önskvärd gällande aktuella förutsättningar och kommande förändringar samt att samma information måste förmedlas till alla beslutsnivåer. Vidare framgår informationsskyldigheter avseende medborgardialog. 3.4.2 Fritids- och kulturnämnden Utöver nämndssammanträden medverkar förvaltningschefen i ledningsgruppsmöten på kommunnivå tillsammans med övriga förvaltningschefer. Dessa möten hålls varannan vecka och här behandlas primärt kommunövergripande frågor, men även frågor som rör enskilda förvaltningsområden. Det framhålls under intervjuerna att förvaltningens ledningsgrupp fungerar som forum för identifiering och distribution av relevant information. De intervjuade påtalar att arbete har pågått, och fortfarande pågår, med att klargöra rollfördelningen mellan politiker och tjänstemän, samt att detta arbete är väsentligt för att ha välfungerande kommunikation. Vidare uppges att det är en liten organisation, vilket medför att den informella informationsöverföringen ökar. 3.4.3 Samhällsbyggnadsnämnden Förvaltningschefen medverkar i ovan nämnda ledningsgruppsmöten på kommunnivå tillsammans med övriga förvaltningschefer samt kommunchefen. På förvaltningsnivå hålls varannan fredag ledningsgruppsmöte där olika frågor behandlas, t.ex. arbetsmiljö, ekonomi, senaste nytt, rutiner, pågående/planerade projekt m.m. Informationen från dessa möten förs sedan ut till medarbetare via arbetsplatsträffar. Det framhålls att dessa möten är viktiga för att hantera upptäckta brister. Vid större organisationsförändringar hålls stormöte. De intervjuade anser att samspelet mellan politiker och tjänstemän överlag fungerar väl samt att informationen från förvaltningen utgör tillräckligt beslutsunderlag. Kalix kommun 8 av 10
3.4.4 Bedömning Vi bedömer att det överlag återstår ett arbete för båda nämnderna att genomföra och förankra arbetet med intern kontroll inom respektive ansvarsområden samt att välfungerande informationssystem är en förutsättning för detta. Respektive nämnd bör i det fortsatta arbetet säkerställa att upprättade rutiner och styrdokument görs kända hos medarbetare på alla nivåer. Vidare bedömer vi att kombinationen av nämndssammanträden, ledningsgruppsmöten och arbetsplatsträffar i stort utgör tydliga kanaler för relevant informationsöverföringar såväl som forum för hantering av upptäckta brister. 3.5 Tillsyn Tillsyn är nyckeln till att undvika överraskningar och säkra viktiga processer i verksamheterna. Den snabba förändringstakten i omvärlden kräver kontinuerlig omvärdering av alla system, i synnerhet system för intern styrning och kontroll. Tillsyn mynnar vanligtvis ut i förslag på förbättringsåtgärder. 3.5.1 Kommunövergripande anvisningar Kommunfullmäktiges reglemente för intern kontroll anger att nämnderna löpande ska följa upp det interna kontrollsystemet inom verksamhetsområdet samt att resultatet av uppföljning/utvärdering löpande ska återrapporteras till nämnden, vilket ska ske skriftligt. Nämnderna ska sedan rapportera dessa uppföljningar till kommunstyrelsen i december månad, i samband med att ny granskningsplan (för det kommande året) anmäls till kommunstyrelsen. 3.5.2 Fritids- och kulturnämnden Fritids- och kulturnämndens plan för intern kontroll innehåller inga anvisningar för hur och när uppföljning/utvärdering av kontrollsystemet ska ske. Måldokumentet anger inte någon tidsplan för när/hur uppföljning av målarbetet ska ske. 3.5.3 Samhällsbyggnadsnämnden Som tidigare nämnts finns för samhällsbyggnadsnämnden ingen antagen plan för intern kontroll och inget antaget måldokument, vilket medför att inget strukturerat arbete med intern kontroll/målarbete finns att utvärdera. Arbetsmaterialet för nämndens målarbete innehåller vid granskningstillfället inga anvisningar om utvärdering/uppföljning av målarbetet. 3.5.4 Bedömning Vår sammanfattade bedömning är att båda nämnderna i det fortsatta målarbetet och arbetet med intern kontroll bör framarbeta rutiner och riktlinjer för hur dessa system ska följas upp och utvärderas samt att detta sker i samklang med kommunens reglemente för intern kontroll. Kalix kommun 9 av 10
4 Föreningsbidrag Vi har inom ramen för detta uppdrag granskat ansökningar från fyra föreningar som sökt och beviljats bidrag från fritids- och kulturnämnden, och stämt av dessa mot nedan nämnda riktlinjer. Fritids- och kulturnämndens riktlinjer för föreningsbidrag återfinns i ett regeldokument som reviderades senast 2012-05-22. Vi noterar att detta styrdokument ligger ute på kommunens hemsida under fliken för fritid och kultur, samtidigt som det under fliken kommun finns ett dokument avseende bidragsnormer daterat 2001-12-12. Dessa skiljer sig åt i innehåll. Det dokument som är gällande och tillämpas i praktiken vid bidragsvigning är riktlinjerna från 2012-05-22. Dokumentet innehåller grundvillkor för att en förening ska anses vara bidragsberättigad, en redogörelse om under vilka förhållanden en förening ej kan anses vara bidragsberättigad, anvisningar för själva ansökningsförfarandet samt vad ansökan ska innehålla. Ansökan ska innehålla föreningsuppgifter, verksamhetsplan och budget för det sökta året, samt verksamhetsberättelse inklusive ekonomisk rapport och revisionsberättelse för det gångna året. Fortsättningsvis framhåller dokumentet vad föreningsbidrag ska användas till, bl.a. följande: Insatser för att uppnå kommunens fritids- och kulturpolitiska mål med yttersta syfte att stärka folkhälsan Att skapa positiva fritids- och kulturmiljöer för barn och ungdom 7 till 20 år och funktionshindrade (ingen åldersgräns) där aktiviteter för att motverka utslagning, missbruk och ensamhet ingår i verksamheten Att både pojkar och flickor ges möjlighet att bedriva verksamhet på lika villkor Riktlinjerna anger även att föreningen i sin ansökan ska ange hur de avser arbeta med alkohol- och drogfrågor, etik- och moralfrågor, genusfrågor samt ledarutveckling. Avslutningsvis redogörs för de olika stödformerna fria pengar, startbidrag och kommunalt lönebidrag. Granskningen visar att tre av fyra ansökningar saknar budgetplanering för det sökta året. En ansökan saknar verksamhetsplan för det sökta året. En ansökan saknar revisionsberättelse. Tre av fyra ansökningar saknar formuleringar kring hur de avser arbeta med alkohol- och drogfrågor, etik- och moralfrågor, genusfrågor eller ledarutveckling. 2012-09-21 Hans Forsström, Uppdrags och projektledare Robert Öberg, Projektmedarbetare Kalix kommun 10 av 10