www.pwc.se Revisionsrapport Louise Cedemar Linnea Grönvold December/2017 Övergripande granskning av kommunstyrelsens styrning och uppföljning av ekonomi och verksamhet (styrmodell)
Innehåll Sammanfattning...2 1. Inledning...5 1.1. Bakgrund...5 1.2. Revisionsfråga...5 1.3. Revisionskriterier...6 1.4. Kontrollfrågor...6 1.5. Avgränsning och metod...6 2. Iakttagelser och bedömningar... 7 2.1. Styrmodell för styrning och uppföljning...7 2.1.1. Iakttagelser...7 2.1.2. Bedömning... 8 2.2. Styrprinciper och riktlinjer...8 2.2.1. Iakttagelser... 8 2.2.2. Bedömning...9 2.3. Tillämpning av styrmodellen...10 2.3.1. Iakttagelser...10 2.3.2. Bedömning... 11 2.4. Mål- och budgetprocess...11 2.4.1. Iakttagelser... 11 2.4.2. Bedömning...12 2.5. Uppföljning och rapportering till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige 12 2.5.1. Iakttagelser...12 2.5.2. Bedömning...14
Sammanfattning Revisorerna i har, utifrån en bedömning av väsentlighet och risk, funnit det angeläget att genomföra en övergripande granskning av kommunstyrelsens styrning och uppföljning av ekonomi och verksamhet (styrmodellen). har fått uppdraget att genomföra granskningen. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har kommunstyrelsen säkerställt en ändamålsenlig styrmodell? Efter genomförd granskning är den sammanfattande revisionella bedömningen att kommunstyrelsen inte helt har säkerställt en ändamålsenlig styrmodell. Vi grundar vår bedömning på följande noteringar inom respektive kontrollfråga: Kontrollfråga Finns en tydlig struktur/styrmodell för kommunens styrning och uppföljning av ekonomi och verksamhet? (Arbete med mål och uppföljning) Finns tillfredsställande styrprinciper och riktlinjer för kommunens styrning och uppföljning av ekonomi och verksamhet? Kommentar Uppfylld Vi konstaterar att det finns en tydlig struktur/styrmodell i avseende Vision 2022, politisk plattform 2015-2018, strategisk plan 2015-2018, årlig kommunplan samt årliga nämndplaner. Från intervjuer framkommer att styrmodellen anses tydlig men att utmaningen ligger i att få till en fullt utvecklad användning i verksamheterna. Vi konstaterar att kommunens ledningsgrupp där förvaltningscheferna ingår är delaktiga i framtagandet av förslag till strategisk plan vilket de anser som positivt då de är delaktiga hela vägen strategiska planen till respektive nämndplan. Vidare framförs det i intervjuer att ett arbete sker i ledningsgruppen avseende att få in ett helhetstänk i styrnings- och ledningsarbetet. Det tas upp att det idag är en annan diskussion kring t ex den övergripande resursfördelningen. Vidare konstaterar vi att som stöd i arbetet med mål och uppföljning har kommunen ett IT-baserat system, Stratsys. Mål och mått som tas fram i den årliga kommunplanen och respektive nämndplan läggs in i Mora Plus IT (Stratsys). Delvis uppfylld Vi konstaterar att det finns ett dokument Ekonomiska styrprinciper från år 2010. Styrprincipen innehåller beskrivningar kring ansvar och roller, kommunplansprocessen, investeringar, kommunens fastigheter samt uppföljning av verksamhet och ekonomi. Vid intervjuer framkom att ekonomikontoret 2012 tog fram nya styrprinciper för kommunen, men dessa antogs aldrig av kommunstyrelsen. Enligt intervjuade är de nuvarande ekonomiska styrprinciperna inte kända inom
kommunen och tillämpas därför i låg grad. Ekonomikontoret ska framöver revidera styrprinciperna, då de identifierat ett behov av ett samlat dokument som beskriver kommunens styrprinciper. De större rapporteringstillfällena under året är: Verksamhetsuppföljning 1 (VUP 1), efter mars månad. Delårsbokslut och Verksamhetsuppföljning 2 (VUP 2), efter juli månad. Årsredovisning efter verksamhetsårets slut. Vi har i granskningen tagit del av anvisningar och användarmanualer (Mora Plus IT) för hur rapporteringen ska ske enligt tillfällena ovan. Tillämpas styrmodellen i verksamheterna på ett tillfredsställande sätt? Finns en tydlig koppling mellan mål- och budgetprocess? Sker en tillfredsställande uppföljning och rapportering till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige avseende ekonomi och verksamhet? (Orsaker till budgetavvikelser, påverkan på måluppfyllelse etc) Delvis uppfylld Vi konstaterar att styrmodellen tillämpas på ett tillfredsställande sätt på övergripande nämnds- och förvaltningsnivå. Däremot, enligt uppgifter i intervjuer, kan tilllämpningen förbättras längre ut i verksamheterna. Delvis uppfylld Vi konstaterar att det finns en dokumenterad årsplanering för mål- och budgetarbetet i planeringshänvisningarna till kommunplanen. Däremot framkommer i intervjuer att kopplingen mellan mål- och budgetprocess i praktiken inte är lika tydlig och att fokus i verksamheterna är att ha en ekonomi i balans mer än att nå målen. Delvis uppfylld Vi konstaterar att det sker en uppföljning och rapportering till kommunfullmäktige och kommunstyrelsen avseende ekonomi och verksamhet i enlighet med de rapporteringstillfällen som uttrycks i styrdokument. Vidare konstaterar vi att de krav på åtgärdsplaner som kommunstyrelsen efterfrågar från nämnder härrör till budgetuppfyllelse och inte måluppfyllelse. Vi konstaterar att mot bakgrund av socialnämndenssamt för- och grundskolenämndens ekonomiska resultat i VUP 1 och VUP 2 2017 har beslut tagits avseende att genomföra en fördjupad kostnads- och effektivitetsanalys inom dessa förvaltningar. Från intervjuer framkommer att det finns brister avseende uppföljning och rapportering. Områden som lyfts fram är otydliga krav och direktiv till nämnderna vid prognostiserade underskott, avsaknad av nyckeltal på övergripande nivå, rapportering av nämndernas ekonomi och verksamhet sker inte vid varje kommunstyrelsesammanträde samt att det saknas en tydlig mall avseende handlingsplan som nämnderna/förvaltningarna ska ta fram inför budgetberedning och till kommunplanen.
Utifrån genomförd granskning och noteringar inom respektive kontrollfråga lämnar vi följande rekommendationer till kommunstyrelsen: - Säkerställ att revidering av styrprinciperna sker. I detta dokument bör ett tydligt årshjul finnas med, som tydliggör kommunens styrning och uppföljning av ekonomi och verksamhet. I styrprinciperna behöver även kopplingen mellan målen och budget tydliggöras. - När styrprinciperna är reviderade är det viktigt att dessa implementeras i verksamheterna och att tillämpningen följs upp. - Ta fram en mall till vad som handlingsplanen ska innehålla inför budgetberedning och till kommunplanen. - Diskutera och analysera på vilket sätt krav på åtgärder vid låg måluppfyllelse skall kunna utvecklas.
1. Inledning 1.1. Bakgrund I kommunallagens Kap 3 framgår det att kommunfullmäktige ska besluta om mål och riktlinjer för verksamheten. Av Kommunallagen kap 8 5 framgår att För verksamheten skall anges mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. För ekonomin skall anges de finansiella mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. I kommunallagens Kap 6 framgår att styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Styrningen i kommunen regleras även i kommunens egna styrdokument. Kommunens budgetdokument är normalt det huvudsakliga styrdokumentet i kommunerna. En tydlig modell för kommunens styrning är av central vikt för verksamheten. Inom ramen för styrmodellen i kommunerna bestäms hur planering och uppföljning av kommunens ekonomi och verksamhet inklusive målsättningar ska gå till. Väsentligt är att kommunstyrelsen och nämnderna leder, styr och följer upp att styrmodellen har implementerats i verksamheten att de säkerställer att det finns en sammanhängande målkedja i kommunen. I samband med revisorernas granskning av årsredovisningar och delårsrapporter har konstaterats att man i redovisningarna ofta saknar en tydlig koppling mellan de fastställda politiska målen och de tillgängliga resurserna. Revisorerna har i sina finansiella granskningar haft synpunkter på att målen behöver förtydligas och att mätbarheten och måluppfyllelsen av målen behöver öka. I slutet av 2012 genomförde de förtroendevalda revisorerna en granskning avseende Mora kommuns målprocess. I granskningen lämnades ett antal rekommendationer för att förbättra och utveckla kommunens målprocess. Revisorerna i har, utifrån ovan samt en bedömning av väsentlighet och risk, funnit det angeläget att genomföra en övergripande granskning av kommunstyrelsens styrning och uppföljning av ekonomi och verksamhet. har fått uppdraget att genomföra granskningen. 1.2. Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har kommunstyrelsen säkerställt en ändamålsenlig styrmodell?
1.3. Revisionskriterier Kommunallagen Reglemente för kommunstyrelsen och nämnderna Strategisk plan 2015-2018 Kommunplan 2017 mål och budget Nämndplaner/verksamhetsplaner 2017 Kommunens årsredovisning från 2016 1.4. Kontrollfrågor Finns en tydlig struktur/styrmodell för kommunens styrning och uppföljning av ekonomi och verksamhet? (Arbete med mål och uppföljning) Finns tillfredsställande styrprinciper och riktlinjer för kommunens styrning och uppföljning av ekonomi och verksamhet? Tillämpas styrmodellen i verksamheterna på ett tillfredsställande sätt? Finns en tydlig koppling mellan mål- och budgetprocess? Sker en tillfredsställande uppföljning och rapportering till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige avseende ekonomi och verksamhet? (Orsaker till budgetavvikelser, påverkan på måluppfyllelse etc) 1.5. Avgränsning och metod Granskningen avgränsas till att omfatta kommunstyrelsen, socialnämnden, för- och grundskolenämnden samt tekniska nämnden. Granskningen har genomförts genom dokumentstudier samt intervjuer. Intervjuer har genomförts med: Kommunstyrelsens ordförande Kommunchef Ekonomichef Socialchef, för- och grundskolechef samt teknisk chef Ordförande i socialnämnden, för- och grundskolenämnden samt tekniska nämnden Vi har även gått igenom protokoll för år 2017 avseende kommunfullmäktige, kommunstyrelsen samt de nämnder som granskningen omfattade.
2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Styrmodell för styrning och uppföljning Finns en tydlig struktur/styrmodell för kommunens styrning och uppföljning av ekonomi och verksamhet? (Arbete med mål och uppföljning) 2.1.1. Iakttagelser För att prioritera och styra kommunens utveckling har en styrmodell som bygger på mål- och resultatstyrning. Utgångspunkten är kommunens vision för år 2022, och utifrån visionen har strategier och mål formulerats. En strategisk plan togs fram för mandatperioden 2015-2018 som styr verksamheternas inriktning tillsammans med andra styrdokument i kommunen. Den strategiska planen är fastställd av kommunfullmäktige och utgör grunden för den årliga kommunplanen som följs upp och redovisas i kommunens årsredovisning. Det framkommer vid intervjuer att inför varje ny mandatperiod tar majoriteten fram en politisk plattform som presenteras för kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Den politiska plattformen bildar sedan grunden för den strategiska planen. Politikens viljeinriktning utgår från visionen och redovisas som fyra målområden, livslångt lärande, vår hållbara kommun, tillväxt och utveckling samt livskvalitet för alla. som anger prioriterade områden för utveckling. Till respektive målområde har ett antal strategiska mål fastställts, som riktar sig till en eller flera nämnder. Målen är formulerade som den effekt kommunen vill uppnå och till målen beslutar kommunfullmäktige om ett antal nämndmål med tillhörande mått. Varje nämnd formulerar nämndmål med utgångspunkt från kommunfullmäktiges strategiska mål. Nämnderna kan också skapa egna resultatmål för sin verksamhet. Respektive förvaltningschef ingår i kommunens ledningsgrupp, vilket gör att de är delaktiga i framtagandet av förslag till strategisk plan. Detta ser de intervjuade som mycket positivt då de är delaktiga hela vägen från skapade av strategiska plan till respektive nämndplan. På så sätt vet de vilka av kommunfullmäktiges mål som riktar sig till respektive nämnd. Det framförs i intervjuer att ett arbete sker i ledningsgruppen avseende att få in ett helhetstänk i styrnings- och ledningsarbetet. Det tas upp att det idag är en annan diskussion kring t ex den övergripande resursfördelningen. För att kunna följa upp vidtagna insatsers resultat anges mått för respektive mål och år. Vid bedömning av de strategiska målens måluppfyllelse sker en sammanvägning av kvantitativa mätningar och kvalitativ uppföljning som redovisas från nämnderna i samband med uppföljningar (VUP 1 och VUP 2), delårsrapport och årsredovisning. Mål och mått som tas fram i den årliga kommunplanen och respektive nämndplan ska läggas in i Mora Plus IT (Stratsys). Stratsys är ett IT-baserat system och används som stöd till verksamhetsplanering och verksamhetsuppföljning.
Intervjuade anger att styrmodellen är tydlig, men att kommunens verksamheter inte efterlever den fullt ut. De intervjuade upplever att styrmodellen inte styr mot verksamheten i den mån det är tänkt. Flera intervjuade anger också att kommunfullmäktiges mål är för abstrakta och svåra att mäta. Ett arbete pågår med att få till tydligare mål och mått, t ex inom miljöområdet. Det framförs även i intervjuer att det ibland kan upplevas som att mycket tid läggs på att få in all data i Mora Plus IT (Stratsys) och att mindre tid läggs på analysen och hur kopplingen till verksamheten är. Enligt uppgifter ska det ses över om kommunen ska införa en ansvarig för styrmodellen och dess utveckling. För närvarande är det ekonomienheten som bär ansvaret. 2.1.2. Bedömning Vi bedömer kontrollfrågan som uppfylld. Vi konstaterar att det finns en tydlig struktur/styrmodell i avseende Vision 2022, politisk plattform 2015-2018, strategisk plan 2015-2018, årlig kommunplan samt årliga nämndplaner. Från intervjuer framkommer att styrmodellen anses tydlig men att utmaningen ligger i att få till en tillämpning fullt ut i verksamheterna. Vi konstaterar att kommunens ledningsgrupp där förvaltningscheferna ingår är delaktiga i framtagandet av förslag till strategisk plan vilket de anser som positivt då de är delaktiga hela vägen strategiska planen till respektive nämndplan. Vidare framförs det i intervjuer att ett arbete sker i ledningsgruppen avseende att få in ett helhetstänk i styrnings- och ledningsarbetet. Det tas upp att det idag är en annan diskussion kring t ex den övergripande resursfördelningen. Vidare konstaterar vi att som stöd i arbetet med mål och uppföljning har kommunen ett IT-baserat system, Stratsys. Mål och mått som tas fram i den årliga kommunplanen och respektive nämndplan läggs in i Mora Plus IT (Stratsys). 2.2. Styrprinciper och riktlinjer Finns tillfredsställande styrprinciper och riktlinjer för kommunens styrning och uppföljning av ekonomi och verksamhet? 2.2.1. Iakttagelser För granskningen har vi tagit del av Ekonomiska styrprinciper från år 2010. I dokumentet beskrivs att styrprinciperna ska vara ett led i en strävan att påverka beteendet i organisationen mot ett önskat resultat i både ekonomisk och kvalitativ mening. Styrprincipen innehåller beskrivningar kring ansvar och roller, kommunplansprocessen, investeringar, kommunens fastigheter samt uppföljning av verksamhet och ekonomi. Vid intervjuer framkom att ekonomikontoret 2012 tog fram nya styrprinciper för kommunen, men dessa antogs aldrig av kommunstyrelsen. Enligt intervjuade är de nuvarande ekonomiska styrprinciperna inte kända inom kommunen och tillämpas därför i låg grad.
Ekonomikontoret ska framöver revidera styrprinciperna, då de identifierat att det finns ett behov av ett samlat dokument som beskriver kommunens styrprinciper. Varje nämnd och styrelse ska rapportera uppföljning och prognoser i enlighet med Mora kommuns årshjul. De större rapporteringstillfällena under året är: Verksamhetsuppföljning 1 (VUP 1), efter mars månad. Delårsbokslut och Verksamhetsuppföljning 2 (VUP 2), efter juli månad. Årsredovisning efter verksamhetsårets slut. Ekonomienheten på kommunledningskontoret, skickar varje år ut anvisningar och mallar avseende uppföljningen till nämnder, kommunstyrelse och bolag. Vi har i granskningen tagit del av: Anvisningar VUP 1 2017 Anvisningar Delårsbokslut VUP 2 2017 Anvisningar Delårsbokslut och prognos 2017 Anvisningar Årsredovisning 2016 Anvisningarna innehåller information om vad som ska rapporteras per nämnd/bolag. Det kan vara både redogörelser avseende den ekonomiska ställningen, resultat av besparingsåtgärder, verksamhetsberättelser samt analyser av ekonomi. Anvisningarna innehåller även datum för när olika delar i uppföljningen ska vara gjorda och inrapporterade i Mora Plus IT (Stratsys). Uppföljningarna enligt ovan ska rapporteras in via Mora Plus IT. Till denna rapportering finns olika manualer som vi tagit del av i granskningen: Användarmanual VUP 1 2017 Användarmanual Delårsbokslut VUP 2 2017 Användarmanual Internkontroll Uppföljning 2016 Användarmanual Nämnds- och bolagsbokslut 2016 Användarmanualerna innehåller steg-för-steg beskrivningar av de delar som ska rapporteras in i Mora Plus IT. Manualerna riktar sig till alla användare i Mora Plus IT som ska rapportera i samband med de olika uppföljningarna. Vi har även i granskningen tagit del av följande mallar: Mall VUP 1 2017 Mall Delårsbokslut VUP 2 2017 Mall Nämnd- och bolagsplan 2018 Mall Årsbokslut 2016 2.2.2. Bedömning Vi bedömer kontrollfrågan som delvis uppfylld. Vi konstaterar att det finns ett dokument Ekonomiska styrprinciper från år 2010. Styrprincipen innehåller beskrivningar kring ansvar och roller, kommunplansprocessen, investeringar, kommunens fastigheter samt uppföljning av verksamhet och ekonomi.
Vid intervjuer framkom att ekonomikontoret år 2012 tog fram nya styrprinciper för kommunen, men dessa antogs aldrig av kommunstyrelsen. Enligt intervjuade är de nuvarande ekonomiska styrprinciperna inte kända inom kommunen och tillämpas därför i låg grad. Ekonomikontoret ska framöver revidera styrprinciperna, då de identifierat att det finns ett behov av ett samlat dokument som beskriver kommunens styrprinciper. Vi har i granskningen tagit del av anvisningar och användarmanualer (Mora Plus IT) för hur rapporteringen ska ske enligt de större rapporteringstillfällena under året. 2.3. Tillämpning av styrmodellen Tillämpas styrmodellen i verksamheterna på ett tillfredsställande sätt? 2.3.1. Iakttagelser Vid protokollgenomgång har vi följt nämndernas uppföljning och rapportering avseende verksamhet och ekonomi under 2017. Vi har i socialnämndens protokoll tagit del av följande rapportering avseende ekonomi och verksamhet: 2017-01-25 4 Fastställande av socialnämndens internkontrollplan 2017 2017-02-15 11 Socialnämndens årsbokslut 2016 2017-04-26 22 Socialnämndens verksamhetsuppföljning, VUP 1 2017-08-23 35 Socialnämndens verksamhetsuppföljning, VUP 2 2017-08-23 36 Socialnämndens nämnds- och bolagsplan 2018 Vi har i för- och grundskolenämndens protokoll tagit del av följande rapportering avseende ekonomi och verksamhet: 2017-02-01 1 För- och grundskolenämndens årsbokslut 2016 2017-02-01 2 Fastställande av för- och grundskolenämndens internkontrollplan 2017 och uppföljning 2016 2017-05-17 22 För- och grundskolenämndens verksamhetsuppföljning, VUP 1 2017-05-17 23 Beslut om effektiviseringar utifrån resultatet i VUP 1 2017-08-28 34 För- och grundskolenämndens verksamhetsuppföljning, VUP 2 2017-08-28 35 Beslut om effektiviseringar utifrån resultatet i VUP 2 2017-10-01 40 Beslut om reviderad nämnd- och bolagsplan 2018 2017-10-01 41 Beslut om ytterligare effektiviseringsåtgärder.
Vi har i tekniska nämndens protokoll tagit del av följande rapportering avseende ekonomi och verksamhet: 2017-02-02 5 Fastställande av tekniska nämndens internkontrollplan 2017 och uppföljning 2016 2017-03-09 16 Tekniska nämndens årsbokslut 2016 2017-04-19 24 Beslut om nämnd- och bolagsplan 2018 2017-05-18 29 Tekniska nämndens verksamhetsuppföljning, VUP 1 2017-08-24 47 Tekniska nämndens verksamhetsuppföljning, VUP 2 I s delårsrapport 2017 ingår en redovisning av måluppfyllelsen för de strategiska målen och nämndmålen med tillhörande mått som antas i kommunplanen 2017. I delårsrapporten bedöms ett av nio strategiska mål uppfyllas för helåret. Enligt intervjuade informeras alla nyanställda chefer om bland annat kommunens styrmodell. Däremot anser de intervjuade att det är svårt för personer på enhetsnivå att känna sig som en del i styrkedjan och se kommunen som en helhet och inte bara till den egna förvaltningen och/eller enheten. Enligt tidigare iakttagelse under avsnitt 2.1 framkom vid intervjuer att styrmodellen anses tydlig på en övergripande nivå men att få till tillämpningen längst ut i verksamheterna är en utmaning. 2.3.2. Bedömning Vi bedömer kontrollfrågan som delvis uppfylld. Vi konstaterar att styrmodellen tillämpas på ett tillfredsställande sätt på övergripande nämnds- och förvaltningsnivå. Däremot, enligt uppgifter i intervjuer, kan tillämpningen förbättras längre ut i verksamheterna. 2.4. Mål- och budgetprocess Finns en tydlig koppling mellan mål- och budgetprocess? 2.4.1. Iakttagelser För granskningen har vi tagit del av planeringshänvisningar till kommunplan 2018. I dokumentet anges en tidsplan för kommunplansprocessen som anger när verksamhetsplaner och budget för nämnderna ska vara inrapporterade i Mora Plus IT. De anvisningar som ekonomienheten skickar ut avseende uppföljningen innehåller också datum för när rapporteringen ska lämnas in. 31 januari 2017 - Verksamhetsberättelse per nämnd/styrelse ska rapporteras in till årsredovisning. 27 april 2017 Verksamhetsuppföljningsprognos 1 ska lämnas in via Mora Plus IT
28 april 2017 Förslag till verksamhetsplaner och budget för nämnderna ska vara inrapporterade. 14 augusti 2017 Driftredovisning, prognos och verksamhetsbeskrivning för delårsrapporten ska lämnas in. Enligt intervjuade är budgetprocessen samt mål- och uppföljningsprocessen känd inom verksamheterna. Ett arbete har genomförts för att förtydliga budgetprocessen. Däremot anser flera av de intervjuade att verksamhetsuppföljning 1 som sker i mars månad ligger tidigt på året vilket gör att analysen och prognosen från uppföljningen sällan stämmer. Delårsrapporten, verksamhetsuppföljning 2 ska lämnas in per sista juli, vilket är mitt i semestern. Vilket har gjort att kvalitén i delårsrapporten försämrats. Vid intervjuer framkommer att diskussioner finns om att flytta delårsbokslutet till augusti. Det som talar emot detta, i diskussionerna, är att då kommer delårsrapporten upp i kommunfullmäktige i november vilket också är sent. Det framkommer i intervjuerna att det finns en tydlighet i mål- och budgetprocessen enligt styrdokumenten. Det anses dock inte att kopplingen mellan mål och budget är lika tydligt i praktiken. Det framkommer i intervjuer att fokus ligger på att få en ekonomi i balans och inte på att nå målen. I praktiken påverkas verksamheterna mer av budgeten/resurserna än av målen. 2.4.2. Bedömning Vi bedömer kontrollfrågan som delvis uppfylld. Vi konstaterar att det finns en dokumenterad årsplanering för mål- och budgetarbetet i planeringshänvisningarna till kommunplanen. Däremot framkommer i intervjuer att kopplingen mellan mål- och budgetprocess i praktiken inte är lika tydlig och att fokus i verksamheterna är att ha en ekonomi i balans mer än att nå målen. 2.5. Uppföljning och rapportering till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige Sker en tillfredsställande uppföljning och rapportering till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige avseende ekonomi och verksamhet? 2.5.1. Iakttagelser Vid intervjuer framkom att rapportering av nämndernas ekonomi och verksamhet inte sker vid varje sammanträde i kommunstyrelsen. Om en nämnd prognoserar ett underskott vid verksamhetsuppföljningarna kan kommunstyrelsen begära att få ta del av ett förslag med besparingsåtgärder eller effektiviseringar. Förvaltningscheferna får sedan presentera ett förslag för kommunstyrelsen som diskuteras. Enligt intervjuade finns en önskan att kommunstyrelsen ska ställa tydligare krav på nämnderna vid prognoserade underskott. Idag anses direktiven från kommunstyrelsen vara otydliga och kan skilja sig mellan nämnderna vilket gör att uppföljningen tillbaka till kommunstyrelsen också blir otydlig och svår att förstå för politikerna.
Vi noterar att mot bakgrund av socialnämndens- samt för- och grundskolenämndens resultat i VUP 1 och VUP 2 2017 har beslut tagits avseende att genomföra en fördjupad kostnads- och effektivitetsanalys inom dessa förvaltningar. Det framförs även i intervjuer att det är svårt för ledamöterna i Kommunfullmäktige att få en sammanfattande bild av måluppfyllelsen när det inte finns nyckeltal. Respektive nämnd tar fram egna nyckeltal men det saknas på övergripande nivå. Inför budgetberedning och till kommunplanen får nämnderna/förvaltningarna information om att de ska ta fram en handlingsplan, där de ska redogöra för avvikelser och effektiviseringar, samt en presentation av vad de gör. Det framförs i intervjuer att respektive nämnd/förvaltning presenterar utifrån vad de anser behöver tas upp. De har efterfrågat en tydligare mall för detta men hittills finns ingen sådan framtagen. Vi noterar att de krav på åtgärdsplaner som kommunstyrelsen efterfrågar från nämnder härrör till budgetuppfyllelse och inte måluppfyllelse. Vi har i kommunfullmäktiges protokoll tagit del av följande rapportering avseende ekonomi och verksamhet: 2017-05-08 44 s Årsredovisning 2016 2017-06-19 53 s verksamhetsuppföljning VUP 1 2017 2017-06-19 55 Kommunplan 2018 2017-09-18 73 - s verksamhetsuppföljning VUP 2 och delårsrapport 2017 2017-11-13 100 - Reviderad kommunplan 2018 Vi har i kommunstyrelsens protokoll tagit del av följande rapportering avseende ekonomi och verksamhet: 2017-02-14 13 - Uppföljning av kommunstyrelsens internkontroll 2016 2017-02-14 14 - Kommunstyrelsens internkontrollplan 2017 2017-03-07 33 - Planeringsanvisningar för kommunplan 2018 2017-04-11 38, 2017-04-18 47 - s årsredovisning för år 2016 2017-04-11 39 - Kommunstyrelsens verksamhetsberättelse för år 2016 2017-05-30 52 - Kommunstyrelsens verksamhetsuppföljning VUP 1 2017 2017-05-30 53 - s verksamhetsuppföljning VUP 1 2017 2017-05-30 54 Kommunplan 2018
2017-08-29 90 - Kommunstyrelsens verksamhetsuppföljning VUP 2 och delårsrapport 2017 2017-08-29 91 - s verksamhetsuppföljning VUP 2 och delårsrapport 2017 2017-10-24 125 - Reviderad kommunplan 2018 2.5.2. Bedömning Vi bedömer kontrollfrågan som delvis uppfylld. Vi konstaterar att det sker en uppföljning och rapportering till kommunfullmäktige och kommunstyrelsen avseende ekonomi och verksamhet i enlighet med de rapporteringstillfällen som uttrycks i styrdokument. Vidare konstaterar vi att de krav på åtgärdsplaner som kommunstyrelsen efterfrågar från nämnder härrör från budgetuppfyllelse och inte måluppfyllelse. Vi konstaterar att mot bakgrund av socialnämndens- samt för- och grundskolenämndens ekonomiska resultat i VUP 1 och VUP 2 2017 har beslut tagits avseende att genomföra en fördjupad kostnads- och effektivitetsanalys inom dessa förvaltningar. Från intervjuer framkommer att det finns brister avseende uppföljning och rapportering. Områden som lyfts fram är otydliga krav och direktiv till nämnderna vid prognoserade underskott, avsaknad av nyckeltal på övergripande nivå, rapportering av nämndernas ekonomi och verksamhet sker inte vid varje kommunstyrelsesammanträde samt att det saknas en tydlig mall avseende handlingsplan som nämnderna/förvaltningarna ska ta fram inför budgetberedning och till kommunplanen. 2018-02-06 Micaela Hedin Uppdragsledare Louise Cedemar Projektledare