Protokoll från Västra Götalandsregionen, Habilitering & Hälsa 1 (24) Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa den 24 november 2016 Tid: 10.00 15.20 Plats: Regionens Hus, Björken, Skövde Närvarande Beslutande Christin Slättmyr (S) Joakim Hagberg (S) Ann-Marie Jacobsson (C) ersätter Sarah Hallin (S) Johanna Westerlund (MP) Maj Ader (KD) Erik Lindqvist (M) ersätter Daniel Filipsson (M) Ersättare - Justerare Johanna Westerlund (MP) Datum och ort för justering 8 december 2016 i Mariestad Underskrifter Sekreterare: Ordförande: Justerare: Anna-Carin Holm Christin Slättmyr Johanna Westerlund Postadress: Regionens Hus 542 87 Mariestad Besöksadress: Drottninggatan 1 Mariestad Telefon: 010-441 37 10 Webbplats: www.vgregion.se/hoh E-post: habiliteringochhalsa@vgregion.se
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 2 (24) Personalrepresentanter Björn Israelsson Övriga närvarande Mikael Forslund, direktör Anna-Carin Holm, sekreterare Urban Dalström, ekonomichef, Tove Wrånge, enhetschef, speciella regionala team inom Hörsel/syn/tolk Kent Hedeström, kommunikationspedagog i Dövblindteamet Solveig Eklund, specialpedagog i Dövteamet
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 3 (24) Anslag/bevis för omedelbar justering Protokollet, 50 är omedelbart justerad. Justeringen har gjorts offentlig genom anslag på Västra Götalandsregionens anslagstavla på Regionens Hus på Östergatan i Vänersborg. Styrelsen för Habilitering & Hälsa Sammanträdesdatum: 2016-11-24 Datum när anslag sätts upp: 2016-11-25 Datum när anslag tas ned: 2015-12-16 Förvaringsplats för protokollet: Regionens Hus, Drottninggatan 1, Mariestad Underskrift: Anna-Carin Holm Anslag/bevis Protokollet är justerat, 51-61. Justeringen har gjorts offentlig genom anslag på Västra Götalandsregionens anslagstavla på Regionens Hus på Östergatan i Vänersborg. Styrelsen för Habilitering & Hälsa Sammanträdesdatum: 2016-11-24 Datum när anslag sätts upp: 2016-12-08 Datum när anslag tas ned: 2016-12-29 Förvaringsplats för protokollet: Regionens Hus, Drottninggatan 1, Mariestad Underskrift: Anna-Carin Holm
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 4 (24) Genomgång av dagens ärenden Genomgång av dagens informationstema kl. 10.00-11.35. Dagens tema: Information från dövteamet och dövblindteamet, Tove Wrånge, Kenneth Hedeström och Solveig Eklund, Hörsel/syn/tolk Uppehåll Mötesuppehåll Uppehåll för lunch kl. 11.35-12.30 Kaffe kl. 14.30-14.45 Ärendegenomgång och beslut Beslut av ärendena 50-60 samt genomgång av informationsärenden 61, kl. 12.45-15.20
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 5 (24) 50 Detaljbudget 2017 Diarienr H&H 17-2016 Beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa beslutar 1. Budget 2017 för Habilitering och Hälsa fastställs och överlämnas till regionstyrelsen Paragrafen är omedelbart justerad. Sammanfattning av ärendet Ekonomichefen presenterar budgeten för 2017 utifrån regionfullmäktiges prioriterade mål och fokusområden. Habilitering och Hälsas verksamhetsplan är inarbetad i budgeten. Beredning Överläggning har skett med den fackliga samverkansgruppen den 14 november 2016. Beslutsunderlag Förslag till budget 2017 för Habilitering & Hälsa Verksamhetsplan 2017 Statistik och utfallsmått jämlik vård Skickas till regionstyrelsen@vgregion.se
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 6 (24) 51 Verksamhetsplan Diarienr H&H 17-2016 Beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa beslutar 1. Fastställa verksamhetsplanen för 2017-2018 Sammanfattning av ärendet Habilitering & Hälsa har tagit fram en verksamhetsplan för 2017-2018. Planen följer regionens budget, överenskommelserna med hälso- och sjukvårdsnämnderna samt Västra Götalandsregionens förändringsagenda för hälso- och sjukvård. De tre långsiktiga målen är: Skapa värde för patienten, Tillgänglighet och ett gott bemötande samt Fokusera på framtidsfrågor. I planen finns strategier och aktiviteter för att nå målen. Aktiviteterna är kopplade till mätetal för att kunna se att verksamheten rör sig i rätt riktning. Överläggning har skett med den fackliga samverkansgruppen den 14 november. Beslutsunderlag Verksamhetsplanen 2017-2018 Skickas till -Ledningsgruppen för Habilitering & Hälsa
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 7 (24) 52 Tillämpning av gallringsbeslut Arkivnämndens gallringsbeslut för e-postloggar i Outlook i Microsoft Exchange Diarienummer H&H 111-2016 Beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa beslutar: 1. Tillämpa arkivnämndens beslut AN-1035/16 20 om gallring av e- postloggar i Outlook i Microsoft Exchange för myndigheter inom Västra Götaland. 2. Ge VGR IT/Koncernkontoret i uppdrag att verkställa beslutad gallring av Habilitering & Hälsas e-postloggar i Outlook. Sammanfattning av ärendet Med stöd av Arkivnämndens gallringsbeslut ska Habilitering & Hälsas e- postloggar i e-postsystemet Outlook gallras efter trettio (30) dagar. VGR IT/Koncernkontoret, som administrerar systemet, bör ges i uppdrag att verkställa gallringsbeslutet. E-postsystemet Outlook i Microsoft Exchange används av flera myndigheter inom Västra Götalandsregionen. Regionstyrelsen, med VGR IT inom förvaltningen Koncernkontoret, är den myndighet inom Västra Götalandsregionen som har i uppdrag att tillhandahålla, driva och i övrigt förvalta e-postsystemet Outlook i Microsoft Exchange till myndigheter inom Västra Götalandsregionen. I princip alla typer av filer som fortlöpande dokumenterar vad som sker i ett ITsystem hos en myndighet är att betrakta som allmänna handlingar. En e-postlogg är en logg där händelser registreras löpande, och syftet är primärt att man ska kunna analysera händelser i systemet i efterhand. En förteckning över e-postloggar i Outlook är att anses som förvarad hos Habilitering & Hälsa så som krävs i 2 kap. 3 första stycket tryckfrihetsförordningen, inte hos VGR IT som administrerar systemet. VGR IT kan endast verkställa gallringen av en annan myndighets e-postloggar i Outlook om berörd myndighet (informationsägaren) fattat beslut om gallringen.
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 8 (24) Eftersom de flesta myndigheter inom Västra Götalandsregionen använder e- postprogrammet Outlook har Arkivnämnden, i ett generellt gallringsbeslut, angett en gallringsfrist på 30 dagar för e-postloggarna. Enligt Arkivnämndens generella gallringbeslut ska Habilitering & Hälsa dokumentera den praktiska tillämpningen av beslutet. Enligt Regionarkivets riktlinjer till arkivreglementet ska regionens myndigheter i en myndighetsspecifik dokumenthanteringsplan (DHP) dokumentera hur arkivnämndens gallringsbeslut ska tillämpas. Arbete pågår med att ta fram en DHP för Habilitering & Hälsa. Innan denna DHP är färdig måste Habilitering & Hälsa istället fatta enskilda tillämpningsbeslut. Beslutsunderlag Arkivnämndens beslut AN-1035/16 Generellt gallringsbeslut för e- postloggar i Outlook i Microsoft Exchange för myndigheter inom Västra Götalandsregionen Skickas till -
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 9 (24) 53 Tillämpning av Arkivnämndens gallringsbeslut om gallring av ekonomi- och räkenskapsinformation Diarienummer H&H 110-2016 Beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa beslutar: 1. Tillämpa arkivnämndens beslut, AN- 2332/16, om gallring av ekonomi- och räkenskapsinformation. Sammanfattning av ärendet I lagen om kommunal redovisning (1997:614) föreskrivs att räkenskapsinformation ska bevaras i ursprunglig form under tio år (fram till och med det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades). Skatteverket får dock tillåta att gallring sker tidigare. För att gå gallra exempelvis leverantörsfakturor i pappersform efter skanning måste myndigheten alltså inneha sådant tillstånd från Skatteverket. För kommunala bolags del finns motsvarande bestämmelser i bokföringslagen (1999:1078); här är dock tidsperioden sju år. Såvida inte annat är föreskrivet i lag eller förordning, krävs gallringsbeslut för att få gallra handlingar. För myndigheter i Västra Götalandsregionen är beslutanderätten genom arkivreglementet delegerad till Regionarkivet. Gallring får enligt 3 arkivlagen (1990:782) endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättsskipning, förvaltning och forskning. Gallring ska ske vid den tidpunkt eller efter den frist som fastställs av myndigheten. Vid fastställande av tidpunkt/tidsfrist ska uppmärksammas att handlingarna inte gallras innan: - Föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts, - Tidsfrist för revision, taxering eller preskription har gått ut och - Betydelsen för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt i övrigt från rättslig synpunkt har upphört.
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 10 (24) Beslutets omfattning Följande ekonomi- och räkenskapsinformation omfattas av detta beslut: Ref Handlingstyp Bevara/ Anmärkning 001 Grund- och huvudbokföring Bevaras 002 Systemdokumentation - de delar som är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvudoch sidoordnad bokföring 003 Systemdokumentation - de delar som inte är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvudoch sidoordnad bokföring 004 Behandlingshistorik- de delar som är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokföring 005 Behandlingshistorik- de delar som inte är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokföring 006 De ekonomiska händelserna bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontror 007 Verifikationer och handlingar som hänvisar till verifikationer 008 Avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden 009 Ekonomihandling som inte behövs för att förstå verifikation 010 Underlag till deklaration och skattekontroll avseende investeringsvaror Bevaras 10 år* Bevaras 10 år* Bevaras 10 år* Bevaras 2 år* 17 år*
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 11 (24) 011 Handling som utgör underlag för skatterevision 012 Övriga handlingar rörande skatteredovisning 013 Avstämningsdokument mellan bokföringsled 10 år* 10 år* 10 år* Ref Handlingstyp Bevara/ Anmä 014 Avstämningsdokument av rutinmässig 2 år* karaktär och tillfällig betydelse 015 Ekonomisk rapport/redovisning/sammanställning som utgör räkenskapsinformation och är av särskild betydelse Bevaras 016 Ekonomisk rapport/ redovisning/sammanställning 017 Ekonomisk rapport/redovisning/sammanställning som inte utgörräkenskapsinformation 10 år* 2 år* *Efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades Reglerna i detta beslut gäller inte om det finns avvikande bestämmelser om bevarande eller gallring i lag eller förordning eller i förskrifter som grundar sig på lag t.ex. ekonomi- och räkenskapsinformation som tillkommer i EUprojekt.. Beslutsunderlag Arkivnämndens beslut 2332/16 Generellt gallringsbeslut för ekonomioch räkenskapsinformation myndigheter i Västra Götalandsregionen. Skickas till -
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 12 (24) 54 Tillämpning av Arkivnämndens gallringsbeslut om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Diarienummer H&H 143-2015 Beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa beslutar: 1. Tillämpa arkivnämndens beslut 394/15 73 103 om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Sammanfattning av ärende Arkivnämnden har i beslut 2015-11-25 103 fastställt att handlingar av ringa eller tillfällig betydelse får gallras. I underlaget till arkivnämndens beslut ges exempel på vad som kan anses vara handlingar av ringa eller tillfällig betydelse. Såvida inte annat är föreskrivet i lag eller förordning, krävs gallringsbeslut för att få gallra allmänna handlingar. För myndigheter inom Västra Götalandsregionen är beslutanderätten genom arkivreglemente delegerad till arkivnämnden. Gallring får ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. Gallring av handlingar efter överföring till nya databärare får ske under förutsättning att överföringen skett utan, eller med ringa, förlust av betydelsebärande uppgifter, sammanställnings- och sökmöjligheter eller möjlighet att fastställa informationens autenticitet. Handlingar som får gallras: A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet, under förutsättning att gallringen inte medför att allmänhetens rätt till insyn åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättsskipning, förvaltning eller forskning:
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 13 (24) 1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. Gallringen får inte leda till att informationsvärdet hos akter minskar. 2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. 3. Handlingar som inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 4. Reklam och inkomna kurs- eller konferensinbjudningar. 5. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 6. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar samt utskrifter av ringa betydelse från databaser som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att förstå ett ärendes beredning och beslut, att återsöka handlingar eller att upprätta samband inom arkivet. 7. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. 8. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. 9. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. 10. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. 11. Cookie- och tempfiler samt webbläsarnas historikfiler. B. Handlingar som är av tillfällig betydelse efter att de ersatts av nya handlingar i samband med överföring av information till nya databärare, under förutsättning att överföringen skett utan eller med endast ringa förlust avseende betydelsebärande uppgifter/data, sammanställnings- och sökmöjligheter, samt möjligheter att fastställa informationens autenticitet: 1. Handlingar som inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, t.ex. e-post, om handlingarna överförts till annat format eller annan databärare, t.ex. genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa, krävs att handlingarna inte är autentiserade genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får heller inte vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 2. Handlingar som upprättas och sprids i elektroniskt i informationssyfte under förutsättning att handlingarna har överförts till annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 14 (24) handlingar inom eller utom myndigheten, t.ex. genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättats/uppdaterats endast är av tillfälligt intresse (t.ex. adresser, telefonnummer, öppettider). 3. Handlingar som inkommit till myndigheten i icke autentiserad form, t.ex. fax eller e-post, om en autentiserad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenteras på annat sätt, t.ex. i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras till dess att överklagandetiden löpt ut. 4. Handling som inkommit till myndigheten i form av SMS, MMS, meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. 5. Felaktiga uppgifter i upptagningar för automatiserad behandling av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel, under förutsättning att rättning har skett. 6. Handlingar som överförts till annan databärare inom samma medium under, förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, t.ex. arkivexemplar av upptagningar för automatiserad behandling och mikrofilm (säkerhets-, mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt upptagningar för automatiserad behandling som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar. Beredning 2015 beslutade arkivnämnden att upphäva samtliga befintliga gallringsbeslut och dokumenthanteringsplaner från och med 2016-01-01. Tidigare gallringsbeslut och dokumenthanteringsplaner kan dock fortfarande tillämpas på handlingar som inkommit eller upprättats till och med 2015-12-31. För handlingar tillkomna från och med 2016-01-01 måste dock arkivnämnden ta nya gallringsbeslut. 2015-11-25 fattade därför arkivnämnden ett nytt gallringsbeslut avseende handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Enligt Regionarkivets riktlinjer till arkivreglementet ska regionens myndigheter i en myndighetsspecifik dokumenthanteringsplan (DHP) dokumentera hur arkivnämndens gallringsbeslut ska tillämpas. Arbete pågår med att ta fram en DHP för Habilitering & Hälsa. Innan denna DHP är färdig måste Habilitering & Hälsa istället fatta enskilda tillämpningsbeslut.
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 15 (24) Beslutsunderlag Arkivnämndens beslut 394/15 73 Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse för myndigheter inom Västra Götalandsregionen. Skickas till -
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 16 (24) 55 Tillämpning av Arkivnämndens gallringsbeslut om gallring av pappershandlingar efter skanning för myndigheter inom Västra Götalandsregionen Diarienummer H&H 143-2015 Beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa beslutar: 1. Tillämpa arkivnämndens beslut 395/15 72 105 om gallring av pappershandlingar efter skanning för myndigheter inom Västra Götalandsregionen. Sammanfattning av ärendet Arkivnämnden har i beslut 2015-11-25 105 fastställt att pappershandlingar efter skanning får gallras. Såvida inte annat är föreskrivet i lag eller förordning, krävs gallringsbeslut för att få gallra allmänna handlingar. För myndigheter inom Västra Götalandsregionen är beslutanderätten genom arkivreglementet delegerad till arkivnämnden. Gallring får ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättsskipning, förvaltning och forskning. Allmänna handlingar ska bevaras i ursprungligt skick. Det betyder att de normalt bevaras och hanteras i det format de kommer in till en myndighet eller upprättas hos en myndighet. Pappershandlingar bevaras på papper och elektroniskt upprättade handlingar i elektroniskt skick. Under de senaste åren har myndigheter inom Västra Götalandsregionen i allt större omfattning skannat pappershandlingar för att hantera dem digitalt. Att hantera både digitala och analoga versioner av samma dokument är onödigt arbets-, tids- och utrymmeskrävande. Arkivnämnden har därför tidigare beslutat om gallring av pappershandlingar efter skanning. Arkivförfattningarna förhindrar inte att allmänna handlingar som ursprungligen upprättats på papper bevaras digitalt (om man bortser från vissa handlingar som
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 17 (24) behöver finnas i ursprungligt skick under en viss tid). Lagstiftningen ställer däremot krav på hur den digitala långtidslagringen organiseras. Överföring till annat medium (och förstöring av den ursprungliga) som medför informationsförlust, förlust av möjliga sammanställnings- och sökmöjligheter samt förlust av möjligheterna att fastställa handlingens äkthet innebär gallring och kräver beslut om gallring. När man skannar en handling som kommit in till eller upprättats vid en myndighet skapas en digital kopia av handlingen. Den inskannade elektroniska kopian är den handling som myndigheten kommer att hantera i den dagliga elektroniska dokumenthanteringen. För att få göra sig av med originalhandlingen och endast bevara det digitala exemplaret (kopian) av handlingen krävs dessutom att den inte behövs för att garantera äktheten, till exempel på grund av att den är egenhändigt undertecknad. För att kunna gallra pappersoriginalet och endast bevara det skannade exemplaret kärvs vidare att det senare framställts på ett sätt som säkerställer ett elektroniskt bevarande. Från gallring efter skanning undantas pappershandlingar där underskrift eller andra autentiserande element krävs på grund av bestämmelser i lagstiftning. Beslutsunderlag Arkivnämndens beslut 395/15 72 Gallring av pappershandlingar efter skanning för myndigheter inom Västra Götalandsregionen Skickas till -
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 18 (24) 56 Klassificeringsstrukturen för Habilitering & Hälsa Diarienummer H&H 203-2016 Beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa beslutar: 1. Tillämpa föreslagen klassificeringsstruktur i Habilitering & Hälsas verksamhet från och med den 1 december 2016 och tills vidare. Sammanfattning av ärendet Habilitering & Hälsa har tagit fram en klassificeringsstruktur för handlingar inom Habilitering & Hälsa. Denna ska ligga till grund för diarieföring och ärendehantering. Förslaget till klassificeringsstrukturen är godkänd av Regionarkivet. Beslutsunderlag Förslag till klassificeringsstruktur Regionarkivets beslut 2016-11-16, diarienr AN-3939/16 Skickas till -
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 19 (24) 57 Internkontrollplan Diarienummer H&H 229-2016 Beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa beslutar: 1. Fastställa internkontrollplan för Habilitering & Hälsa 2017 Sammanfattning Styrelsen för Habilitering & Hälsa har gjort en riskanalys utifrån vårdöverenskommelserna och regionens budget 2017. Riskanalysen har visat på ett antal områden/risker som behöver följas upp särskilt i en internkontrollplan. En riskbedömning har gjorts utifrån sannolikhet och riskens allvar. Mätning (när och hur), åtgärder och redovisningsfrekvens har tagits fram för varje risk. Beslutsunderlag Internkontrollplan Skickas till -
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 20 (24) 58 Teman och mötesplatser 2017 Diarienummer H&H 181-2016 Beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa beslutar: 1. Anta förslaget till teman och mötesplatser för styrelsemöten 2017 Sammanfattning Förvaltningskansliet för Habilitering & Hälsa har tagit fram ett förslag kring teman och mötesplatser för 2017 års styrelsemöten. Beslutsunderlag Möten och teman 2017 i Styrelsen för Habilitering & Hälsa Skickas till -
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 21 (24) 59 Delegeringsärenden Diarienummer H&H 43-2016 Beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa beslutar: 1. Godkänna redovisningen av delegeringsbeslut. Sammanfattning av ärendet En förteckning över delegeringsbeslut har skickats ut med handlingarna. Skickas till -
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 22 (24) 60 Anmälningsärenden Diarienummer 13-2016 Beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa beslutar: 1. Godkänna redovisningen av anmälningsärenden. Sammanfattning av ärendet En förteckning över anmälningsärenden har skickats ut med handlingarna. Skickas till -
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 23 (24) 61 Informationsärenden Beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa beslutar: 1. Lägga informationsärendena till handlingarna. Syncentralen i Vänersborg Förvaltningschefen informerar. Diskussion förs inom förvaltningen kring en flytt av syncentralen till gemensamma lokaler med hörselverksamheten, bla väntrum och reception. Detta skulle innebära minskade kostnader för förvaltningen. Ett uppdrag har getts till lokalförsörjningsgruppen att ta fram en risk- och konsekvensanalys och en kommunikationsplan. Det kommer också att utredas om den ekonomiska kalkylen stämmer. Utredningen fortgår. Utvärdering av RMR NP barn Förvaltningschefen redogör för den utvärdering som har gjorts. Utredningen har fått mycket kritik och det kommer att tillsättas en enmansutredning för att utreda vidare. Uppdrag om översyn av konsumtion i Norra nämnden Förvaltningschefen informerar om detta. Norra nämnden har tagit ett beslut kring att utreda invånares konsumtion och ersättningsnivåer inom Habilitering & Hälsa. Styrelsens ordförande kommer att ta kontakt med Norra nämndens ordförande kring detta. Habilitering & Hälsas linje vid möten kring närvård Styrelsen har efterfrågat vilka frågor som är angelägna att föra fram när det gäller politisk samverkan i olika arbeten kring närsjukvård. Efter dialog med verksamhetscheferna så föreslår förvaltningschefen att de frågor som är mest angelägna är utvecklingen av mobila team för personer som är multisjuka samt att föra fram vikten av att alla kommuner är villiga att låta förskolepersonal delta i att ge intensiva insatser till barn med neuropsykiatriska funktionshinder.
Protokoll från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2016-11-24 24 (24) Rapporter Ordförande redogör för mötet med den politiska revisionen. Internkontrollplanen fick bra kritik och används som mall till andra förvaltningar. Andra frågor som diskuterades var beställningarna, ohälsotalen och hälsofrämjande arbetsplats samt insatser till personer med neuropsykiatriska diagnoser. Förvaltningschefens muntliga redogörelse Direktören lämnar en muntlig rapport omfattande: - Nationella hjälpmedelsutredningen, är en enmansutredning som leds av Gunilla Malmborg från Socialdepartementet. Förvaltningschefen har träffat SKL i frågan och informerar om detta. - Samverkan med Stockholm och Skåne. Samma problem finns kring Habiliteringens produktivitet, deras personal träffar inte heller patienterna tillräckligt mycket. Det är även samma problem med vakanser och kompetensutveckling - Den nationella funktionshinderkonferensen kommer äga rum 1-2 juni. VGR är värd och konferensen kommer äga rum i Göteborg. Kommer handla om forskning och utveckling inom funktionshinderområdet. Inbjudan kommer. - Uppföljning av tidigare organisationsförändring kommer att ske. Konsultföretaget Ekan är tillfrågat och kommer att göra analysen. - Servicelöftena finns antagna och bildar stommen i serviceguiden. Olika uppdrag håller nu på att fastställas för att enheterna ska få förutsättningar att infria servicelöftena. - Det har varit turbulens kring det statliga glasögonbidraget och regeringen har antytt att landstingen inte klarat av att hantera bidraget och skulle tillsätta en utredare. Nu har det lugnat sig och tankarna på en utredning är nedlagda. - Statistik kring insatser och antal väntande visas från HST-området. Förvaltningen kommer att ta fram sådan här statistik löpande, både för hörsel/syn/tolk och habiliteringen. Möjlighet finns att visa detta löpande på kommande styrelsemöten om så önskas. Övriga frågor Inga övriga frågor.