For the Players, By the Players Inledning Detta dokument är minnesanteckningarna (upprättade av Dan) från ett processmöte inom Svenska Frisbeesportförbundet. Syftet med mötet var att skapa en gemensam bild av hur vi vill arbeta för att skapa dynamik och aktivitet i förbundet. RF/SISU Riks hjälpte oss genom identifiering av behov och konkretisering av nyckelfrågor och möjliga vägar att agera. Mötet följdes upp med en träff om rekrytering inom ultimate. Plats och tid: Scandic Continental, Stockholm, 16-17 april 2011. Deltagare: RF/SISU Riks: Sandra Mattsson (endast lördag) Styrelsen: Dan Engström (dan.engstrom@frisbeesport.se), Anna Åkesson, Erik Thelin, Peter Bygde, Tom Holmqvist Ultimateutskottet: Joel Högberg, Jacob Arén Discgolfutskottet: Peter Bygde Valberedningen: Hanna Tordardottir Sammanfattning All aktivitet som våra aktiva verkligen bryr sig om händer i verksamheten i klubbarna, på banorna, på tävlingarna. Vår uppgift är att underlätta för alla som vill skapa och driva sådana aktiviteter. Det är där vi skall lägga vår kraft och fokus. Vi skall inte ge direktiv, implementera eller skapa visioner för verksamheten. Två viktiga och nödvändiga förutsättningar för att lyckas är att vår idrott måste vara tillgänglig och skapa inspiration. Det är våra ledare på lokal nivå som kan åstadkomma det för de aktiva och de intresserade. Dessa ledare är ofta också spelare själva och vårt intryck är att de vill ägna sin tid åt exakt de saker som är viktiga för dem, inte åt många andra bisaker. Vi skall bejaka detta och skall därför arbeta mindre med formella strukturer och mer med stöd till korta, avgränsade projekt. Projekten kan initieras av individer, klubbar, utskott eller förbundsstyrelsen. Initiativen och drivkraften skall dock i största möjliga mån komma underifrån. For the Players, By the Players. För att sådana initiativ skall hända och ge avtryck i verksamheten bör förbundsstyrelsen överväga vilka möjligheter man har att stötta de som kan tänka sig att driva projekt. Det ligger mycket nära till hands att tänka sig en fortsättning av Fler Ger Mer i form av en deltidsanställd mentor/ stöd till projektledare. Vår upparbetade kontakt med SISU är av stort värde i detta arbete. En Inspirera och gör det lätt att ta initiativ, så att det är engagemanget som styr vad som händer i vårt förbund. annan viktig pusselbit för att underlätta för initiativ från verksamheten är att förbereda olika återkommande projekt (arrangera en ultimatetävling, anlägga en discgolfbana) som paket med checklistor och saker att tänka på. DU, AU och UU ombeds konkretisera de mest centrala stödpaket som man vill utveckla för klubbarna att använda. När det gäller rekrytering inom ultimate kom mötet fram till en handlingsplan och två prioriterade paket för ultimateutskottet: 1
City League (inriktat på vuxna) och Skol-DM (inriktat på ungdomar). Planen för Skol-DM är innovativ och trovärdig. Målbild Mötet kom snabbt överens om att fokus för förbundets förtroendevalda bör ligga på att stötta och underlätta initiativ och engagemang i verksamheten. Med verksamheten menar vi allt som händer nära kastandet av plast; i klubbar, på banor, i tävlingar. Analogin med Lean-tänkandet gjordes flera gånger: arbeta med det som skapar värde för mottagaren, våga stryka det som inte skapar värde för mottagaren. Stryker vi i det röda slöseriet ger vi oss själva möjlighet att arbeta med det gröna, nyttiga arbetet. Se figur nedan, ur Utmana dina processer (Swerea IVF, Mölndal). Mötet var också överens om att rekrytering är en viktig fråga som bör genomsyra arbetet. Peter gick igenom Discgolfutskottets pyramid av nivåer på tävlingar och engagemang. Vår sport måste kunna erbjuda valet på vilken nivå man vill engagera sig om vi skall vara intressanta. Du som har kastat två träningar nu, skall du inte med på SM? fungerar inte. Styrelsens roll är att vara katalysator (möjliggörare) för att verksamheten (klubbarna etc, se ovan) skall kunna nå sina mål. Dessa mål skall inte sättas av styrelse eller utskott. Styrelsen och utskotten skall arbeta Lyssnande, operativt, bottom-up snarare än Auktoritärt, strategiskt, topdown. Vi skall inspirera snarare än att styra. Vårt ansvar är att: Göra precis de saker som bidrar mest till våra långsiktiga mål Ha disciplin att prioritera bort annat Bejaka engagemang Delegera ansvar och mandat till den som engagerar sig Ett utskott är en permanent arbetsgrupp som hantera frågor som styrelsen valt att delegera. Utskottens roll är att: Ta vara på de ämnesspecifika (ofta relaterade till gren) intressen som inte är av gemensamt intresse Avlasta styrelsen Knäckfrågan är hur arbetet fördelas mellan styrelse, utskott och kansli. Generellt: Till utskotten hör per automatik alla frågor som berör utskottets ansvarsområde. Till styrelsen hör per automatik alla frågor som berör fler utskott än ett. Vid tveksamheter diskuteras varje fråga för sig mellan sammankallande i utskott och kontaktperson/er i förbundsstyrelsen. 2
Kansliet arbetar med den dagliga driften av förbundet. Huruvida en viss arbetsuppgift kan förväntas göras av kansliet bedöms från fall till fall av styrelsen. Dan är kontaktperson. Vi skall också arbeta med projekt, som är en temporär organisation med en given uppgift, avgränsad i tid och omfattning. Projekt i SFF beskrivs nedan. Projekt som en arbetsform i SFF Två viktiga och nödvändiga förutsättningar för att lyckas är att vår idrott måste vara tillgänglig och skapa inspiration. Det gäller både sporten i sig och arbetet kring sporten, vilket för oss till nästa fråga. Hur skall vi arbeta för att ta vara på engagemanget som finns i förbundet? Det är viktigt att vi låter verksamhetens engagemang styra vad som händer i vårt förbund. Våra ledare är ofta också aktiva som är villiga att lägga ner stor energi på de frågor som är viktiga för dem. Vår struktur bygger dock på att engagerade personer skall fylla en roll i ett utskott eller i styrelsen där de förväntas arbeta med många andra saker. Det är ett effektivt sätt att ta död på engagemang. Vi skall därför öppna för projekt som är avgränsade i tid och omfattning, så att engagemanget får utlopp. Vi skall aktivt arbeta för att få detta att hända. Mötets syn på hur sådana projekt kommer in i förbundets arbete beskrivs i figuren nedan av Joel Högberg: Joels bildtext är en utmärkt sammanfattning av mötets åsikt: Varje externprojekt (P1, P2, P3...) drivs av aktiva ute i verksamheten men supportas och bevakas av en person/mentor som tillhör en instans inom förbundsorganisationen (FO). Denna person håller sig uppdaterad så den kan rapportera projektets utveckling inom FO. Externprojekten initieras/skapas med fördel av personer uti i verksamheten för att de aktiva själva ser behovet. Dokument är lätta att sända per e-post eller lägga upp på hemsidor. Utan en personlig kontakt per telefon eller besök är de dock svåra att ta emot. Det händer helt enkelt väldigt lite om vi inte har en person med aktuella relationer med klubbarna. Av denna anledning är det viktigt att det finns en mentor för projektledarna som kan ge sig ut i verksamheten, till projektledarnas hemmaplan. Den person som är mentor har som uppgift att underlätta för klubbar och ledare att omvandla sina idéer till konreta projekt som ger avtryck i verksamheten. Mentorn har också till uppgift att dokumentera vad som fungerat respektive inte fungerat och sprida den informationen. Till sin hjälp har mentorn vår upparbetade kontakt med SISU och de projektpaket som utarbetas av utskotten och styrelsen. En anledning att ha en mentorsfunktion på förbundsnivå är att det är mycket viktigt att vi tydligt visar hur en projektledare kan falla tillbaka på stöd från SFF om något går snett. Det skall inte vara ett vågspel att ge sig i kast med en idé man har. Man måste exempelvis veta att man inte löper någon personlig ekonomisk risk även om ett projekt misslyckas, bara man kan visa att kostnaderna gått till projektet. Mentorn skall vara därför också vara ett skyddsnät och veta var gränsen går för en projektledares mandat, vem som har beslutsmandat på förbundsnivå etc. 3
Mentorsrollen skulle kunna fyllas av olika personer, som har rätt kunskap för de projekt de stöttar (tävlingar i ultimate, nya discgolfbanor etc). Dessa kan arbeta för timersättning eller ideellt. Med tanke på att någon bör äga hela problembilden (särskilt frågan om ett tydligt skyddsnät) ligger det nära till hands att se denna uppgift som den fortsättning på klubbutvecklingen Fler Ger Mer som årsmötet gav styrelsen i uppgift att bedriva under året. Om förbundets ekonomi och statuterna för Idrottslyftet tillåter det är en deltidsanställning en möjlighet. Det skulle ge samma fördelar som Fler Ger Mer, att just denna nyckelroll besätts så att styrelsen kan ställa krav på genomförandet. Att göra för att underlätta för projekt För att underlätta för projekt och projektledare kan styrelsen och utskotten: Hjälpa till att skapa små och avgränsade projekt. Fördela pengar efter hand som behov uppstår under året. Ge stöd men visa stor öppenhet för förändring om projektledaren vill. Tydliggöra vem man kontaktar om man har en idé. Det många ytterligare uppgifter som passar bra för en anställd en resurs på kansliet. Om det inte finns en kansliresurs måste många av uppgifterna göras av andra, främst styrelse, utskott och kansli. Ta aktiv del (visa aktivt intresse för) projektet redan från första idé. Hjälp till att definiera projektet, särskilt vilka som kan vara lämpliga avgränsningar i tid och omfattning. Paketera stödet för de olika typerna av projekt. För SM i ultimate får du detta: xxx Visa hur vi hanterar situationen om just detta projekt misslyckas. Förklara / visa hur projekt fungerar i SFFs organisation, exempelvis skyddsnätet. Definiera vad som förväntas i olika projekt av projektledaren. Hantera erfarenhetsåterföring och underlätta implementering. Visa publikt (hemsidan) vilka projekt som pågår och vilka som avslutats. Vägen till målet Om målet är Fler aktiva, vilka vägar leder dit? Vi bör inte skriva ner metoder i förhand (risken finns att dessa åtgärder inte är relevanta), utan snarare testa och dokumentera vad som fungerat respektive inte fungerat i tidigare rekryteringsinsatser. Tanken med det är att ur det arbetet får vi en lista på aktiviteter som vi själva tror på. Jacobs rapporter från vad som fungerat på skolinstruktioner finns på hemsidan under Dokumentbanken. Ett annat exempel: för discgolfen är det fler lättillgängliga banor som folk spelar på som drar nya spelare till sporten. En idé som föddes ut det är att skapa ett paket för hur man anlägger en sexhålsbana vid en skola. Därefter krävs tränare för att ta nästa steg i utvecklingen. Mötet var överens om att fokus bör ligga på bredden, på botten av pyramiden, och att det måste finnas nivåer på tävlingar så att man inte direkt tvingas till SM där man måste ninja-prestera. DU, AU och UU konkretiserar vilka vägar man vill gå i sin respektive gren. Uppgiften är att beskriva de mest centrala stödpaket som man vill utveckla för klubbarna att använda, och beskriva hur de skall arbetas fram. Mallen som Dan skickade ut för styrelsens handlingsplaner bör kunna förenkla arbetet. Anna är kontaktperson i styrelsen. Uppföljningsmöte: rekrytering inom ultimate Efter mötet följde vi (Erik, Joel, Jacob, Dan, Tom och Hanna) upp med en diskussion om rekrytering inom ultimate. Detta är en fråga som måste lösas. Frågan är om aktiviteten upprätthålls och utvecklas bäst genom att vi fokuserar på en nystart med fler spelare på lägre nivå (så vi riskerar att tappa de befintliga) eller på att behålla de aktiviteter vi har (och riskera att inte ha ork att rekrytera nytt). Börjar man spela för att det finns tävlingar, eller kommer klubbarna att arrangera tävlingar som det finns spelare? Vi gjorde bedömningen att nyrekrytering till ultimate 4
är nödvändigt och att tiden är mogen att våga satsa på bredden, på botten av pyramiden. Tanken är att fler unga, nya spelare är grogrund för fler och bättre tävlingar. En satsning på bredd (botten av pyramiden) bör bygga på skolinstruktioner från klubbarna för att nya spelare skall komma direktkontakt med en lokal klubb. Det är dock svårt att få skolinstruktioner att leda till fler spelare på ordinarie träningar. Om en handfull personer från klubben gör instruktioner över mer än en skola kan man dock bygga intresse på varje skola och sedan hålla ett skol-dm ( i klubbens regi), så de nya spelarna får behålla tryggheten i sin egen grupp tills de vant sig mer vid en ny idrott. Därefter kan Kung Bore och JSM fylla en funktion som morötter för vanliga träningar. Joels skiss nedan över en framgångsmodell för skolrekrytering är en bra sammanfattning av mötets diskussioner. Varje skolinstruktion skall härvid syfta till att få igång flödet som beskrivs i figuren. Ultimateutskottet bör därför ta fram ett stödpaket till de som vill göra ett skol-dm och skapa detta flöde. Rekryteringsutskottet (Jacob driver en nystart av det) kan ge utbildning till den handfull spelare som skall göra skolinstruktionerna. Här kan man också använda Jacobs blogg om rekrytering inom ultimate: http://www.forehand.devote.se. På ultimateutskottets agenda står webblogg (som FrisbeeLagan i webbformat), paket för regionala träningscamper (ungdomar/barn), arrangörssupport, utbildning, paket för City League (vuxna) samt paket för skol-dm (ungdomar/barn), varav de sistnämnda två prioriteras. En fråga som vi inte hann med är hur vi arbetar för att rekrytera ledare från aktiva som inte satsar längre. Det får bli en annan gång. 21-22 maj Göteborg 3-4 sept Stockholm September Telefon 15-16 okt Stockholm 3-4 dec Stockholm 4-5 feb Göteborg Förslag till kommande styrelsemöten 5