Protokoll. Barn- och ungdomsnämnden

Barn- och ungdomsnämnden 16-26

Barn- och ungdomsnämndens sammanträde 16 Årsredovisning 2010 17 Ombudgetering av eget kapital samt överföring av investeringsmedel till 2011 18 Upphävande av policy för ordningsregler antagande av ny uppföljningsrutin 19 Svar på Ernst & Youngs granskning av ärendeprocessen 20 Svar på Ernst & Youngs granskning av intern kontroll 2010 21 Uppföljning av intern kontroll 2010 22 Uppföljning av delegationsbeslut fattade under 2010 23 Uppföljning av myndighetsutövningsbeslut fattade under 2010 24 Uppföljning av folkhälsomål 2010 25 Redovisning av beslut fattade enligt delegation 26 Meddelanden

Plats och tid Barn- och ungdomskontoret, Alingsås Den 22 februari 2011 kl 15:00 18:45. Paragrafer 16-26 Beslutande Ledamöter Leif Hansson (S) Veronica Molander (S) Jan-Erik Gustavsson (S) Jenny Helgesson (S) Per-Gordon Tranberg (M) Lina Svensson (M) Anton Oskarsson (M) Ove Holmberg (FP) Eva-Britt P Jarskär (FP) Anna Hansson (MP) Camilla Pettersson (KD) Johanna Frisk (V) Christian Jerhov (M), ordförande

Övriga deltagare Ersättare Karin Johansson (S) Daniela Schagerlind (M) Kerstin Rudfeldt-Tjus (FP) Sara Hurtig (MP) Magnus Martinsson (KD) Per Dahlén (V) Tjänstemän Björn Franke, administrativ chef, kommunledningskontoret Barbro Eckerström Tedeborg, ekonom, 16, 17. Cecilia Knutsson, förvaltningschef Wenche Pålsson, sekreterare Övriga Ingela Fredriksson, Lärarförbundet, medverkar vid beredningen av 16-18. Utses att justera Leif Hansson (S) Justeringens plats och tid Barn- och ungdomskontoret, Den 25 februari 2011, kl 16:00. Sekreterare Ordförande Justerande Wenche Pålsson Christian Jerhov (M) Leif Hansson (S)

Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Barn- och ungdomsnämnden Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Barn- och ungdomskontoret, Alingsås Underskrift Wenche Pålsson, sekr

Dagordning Dagordningen godkännes. Till justerare väljs Leif Hansson (S). Föredragningar Björn Franke, administrativ chef, kommunledningskontoret, om Alingsås nya styrmodell Barbro Eckerström Tedeborg, ekonom BOU, 16, 17. Information och överläggningar Förvaltningschef; - Miljöutbildning för förtroendevalda - BUN:s budgetberedning inför budget 2012-2014: beredningen kommer att äga rum den 12 maj 2011. Hela nämnden, inklusive ersättare, inbjuds delta. AU sammanträder i anslutning till denna dag. - Införandet av sociala medier i förvaltningen Förvaltningens samverkansgrupp 21 februari ojusterat protokoll Månadsrapport barnomsorgen, dnr 2011.002 BUN.

16 Årsredovisning 2010 Dnr 2011.023 BUN Ärendebeskrivning Barn- och ungdomsförvaltningen har upprättat förslag till årsredovisning för 2010. Beredning Barn- och ungdomskontoret har lämnat följande yttrande i tjänsteskrivelse till arbetsutskottet: Redovisat resultat 2010 är 28,7 mnkr. Tillfällig ramtilldelning Av den tillfälliga ramtilldelningen för särskilt stöd under ht 2010 på 2,5 mnkr återstår 1,5 mnkr. En jämn personalförstärkning har eftersträvats och överskottet planeras att användas under vt 2011. Projektet barn som inte kommer till skolan och handledning kommer också att fortsätta under våren 2011. Förskola Förskoleutbyggnaden har delvis senarelagts. Verksamheten har kunnat ta emot samtliga barn inom 4 månader och antal barn följer också budget väl. Barnen har mestadels skrivits in i befintlig verksamhet utan utökning av personalen, vilket gett en betydlig besparing jämfört med budget. Totalt visar förskola på ett överskott på 9,9 mnkr. Grundskola Grundskolorna har fortfarande svårt att anpassa organisationen efter det låga elevantalet och tilldelad resurspeng. Totalt sett visar grundskola på ett överskott som består av förvaltnings-gemensamma kostnader såsom kökshyror, köpta platser från andra kommuner och friskolor, skolskjutsar samt färre elever inom särskolan. Grundskola visar på ett överskott på 14,7 mnkr. Vårdnadsbidrag Antalet vårdnadsbidrag har i genomsnitt legat runt 70 bidrag per månad under 2010, liksom 2009. Nivån verkar ha stabiliserat sig och motsvarar ca 7,5 % av de bidragsberättigade föräldrarna. 2010 genererade vårdnadsbidraget ett överskott på ca 2 mnkr.

Lokalkostnader Lokalkostnaderna (ingår i verksamheterna ovan) avviker med ca 4,4 mnkr från budget. Detta utgörs bl a av lägre hyror för köken motsvarande 3,5 mnkr samt förskjuten utbyggnad av förskolan. Jämförelse med föregående år Resultatet för 2010 ligger väldigt nära 2009 års resultat. En skillnad är att betydligt större del av överskottet 2010 ligger på Utvecklingsenheten och teamen. Investeringar Ombudgeterad investeringsram från 2009 har inte använts. Överskottet har istället utökats till 2,4 mnkr. Timvikariekostnader Den årliga uppföljningen av timvikariekostnader är från och med 2010 integrerad i årsredovisningen. Se bilaga 5 Uppföljning av timvikariekostnader. Ärendet har behandlats av arbetsutskottet den 15 februari 2011. Beslut i Barn- och ungdomsnämnden 1. Barn- och ungdomsnämnden godkänner årsredovisningen för 2010 och föreslår Kommunstyrelsen att överföring av eget kapital och ombudgetering av investeringsmedel görs i enlighet med separat ärende. Barn- och ungdomsnämnden överlämnar årsredovisningen till Kommunstyrelsen. 2. Nämnden godkänner uppföljningen av teamens ekonomi, arbetsmiljöarbete, miljöprogram samt redovisningen av insatser för barn/ungdomar i behov av särskilt stöd och lägger dessa till handlingarna. 3. Nämnden godkänner uppföljningen av timvikariekostnader (bil 5) och lägger den till handlingarna. Exp: kommunstyrelsen

17 Ombudgetering av eget kapital samt överföring av investeringsmedel till 2011 Dnr 2011.052 BUN Ärendebeskrivning Förvaltningen har sammanställt årsredovisning för 2010 och tagit fram förslag om överföring av eget kapital samt ombudgetering av investeringsmedel. Beredning Barn- och ungdomskontoret har lämnat följande yttrande i tjänsteskrivelse till arbetsutskottet: Driftbudget Årets resultat 2010 är 28,7 mnkr. Det största överskottet ligger inom förskola, där utbyggnaden är förskjuten i tid och antalet femtontimmarsbarn är högre än budgeterat. Nämnden har utfört uppdraget full behovstäckning inom fyra månader till största delen inom befintlig organisation, vilket gett betydande kostnadsbesparingar 2010. Nämnden har tilldelats 8,0 mnkr för utbyggnad av förskolan 2010. Av dessa återstår ca 6,0 mnkr. Nämnden har tilldelats 4,5 mnkr för vårdnadsbidrag varav 2 mnkr återstår. Nämnden har tilldelats 4 mnkr för ökade kökshyror. Kostnadsökningen har inte kommit 2010, så samtliga medel återstår. Barn- och ungdomsnämnden föreslår att lämna tillbaka 12 mnkr av årets resultat till Kommunstyrelsen och begär att 16,7 mnkr överförs till eget kapital. Av de tillfälliga medlen för barn i behov av särskilt stöd på 2,5 mnkr för höstterminen 2010 återstår 1,5 mnkr, vilka nämnden begär att få överföra till 2011. En jämn personalförstärkning har eftersträvats och överskottet planeras att användas under vt 2011. Projektet barn som inte kommer till skolan och handledning kommer också att fortsätta under våren 2011. Investeringsbudget Överskottet 2010 är 2,4 mnkr. Barn- och ungdomsnämnden begär att få dessa

ombudgeterade till 2011. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 15 februari. Beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn och ungdomsnämnden begär hos kommunstyrelsen att; 1. 16,7 mnkr av 2010 års driftöverskott överförs till eget kapital. 2. Överskottet av de särskilda medlen till barn i behov av särskilt stöd för ht 2010 motsvarande 1,5 mnkr (ingår i driftöverskottet) får disponeras under vt 2011 till personalförstärkning, handledning och projekt barn som inte kommer till skolan. 3. Ombudgetering görs av 2,4 mnkr till 2011 års investeringsbudget. Exp: kommunstyrelsen

18 Upphävande av policy för ordningsregler antagande av ny uppföljningsrutin Dnr 2007.135 BUN Ärendebeskrivning Policy för ordningsregler antogs av barn- och ungdomsnämnden 2007-06-09 BUN 51. Leif Hansson (S) väckte ånyo ärendet på barn- och ungdomsnämndens sammanträde 2011-01- 25 14 som övrig fråga att beredas av arbetsutskottet i februari. Leif Hansson menar bl a att ordningsreglerna ses som ett hinder på flera enheter för att kunna genomföra förändringsarbete i enlighet med systematisk skolutveckling. Beredning Barn- och ungdomskontoret har lämnat följande yttrande i tjänsteskrivelse till arbetsutskottet: Enligt grundskoleförordningen 6 kapitlet 8b ansvarar rektor för att det finns ordningsregler på varje skola. Ordningsreglerna skall utarbetas och följas upp under medverkan av lärare och övrig personal samt företrädare för elever och dess vårdnadshavare. Barn- och ungdomsnämnden har i sitt beslut om policy för ordningsregler sett det som väsentligt att alla, både politiker och personal ger samma budskap och står för samma värdegrund. Detta har varit policys syfte, som har beslutat om visst innehåll i skolornas ordningsregler. Skolinspektionen påpekar i kommunbeslut 2011-01-24 att barn- och ungdomsnämnden inte kan besluta om innehåll i skolornas ordningsregler. Det är rektor som ansvarar för att det finns utformade ordningsregler för de förhållande som råder på varje skola. Policy för ordningsregler kan inte fastställas av kommunen i denna ordning och policyn måste upphävas. I nya skollagen som träder i kraft 2011-07-01, ska det enligt 5 kapitlet 5 finnas ordningsregler för varje enhet som ska utarbetas under medverkan av eleverna och följas upp på varje skolenhet. Att följa upp hur och att ordningsregler fastställs och hur ordningsregler följs upp på enheterna ligger inom huvudmannens intresse. Detta för att säkerställa att ordningsregler är uppdaterade och i syfte att kvalitetssäkra att eleverna fått medverka i utarbetandet av ordningsreglerna. Samt för att visa att barn- och ungdomsnämnden anser att detta är en mycket viktig fråga. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 15 februari 2011.

Yrkanden Barn- och ungdomsnämnden Leif Hansson (S) och Ove Holmberg (FP) yrkar på bifall till arbetsutskottets beslutsförslag. Beslut i Barn- och ungdomsnämnden 1. Barn- och ungdomsnämnden beslutar att upphäva policy för ordningsregler antagen 2007-06-09 51. 2. Barn- och ungdomsnämnden beslutar att skolornas ordningsregler alltid ska skickas in till barn- och ungdomsnämnden. 3. Barn- och ungdomsnämnden beslutar att årligen i juni månad göra en uppföljning av fattade beslut om ordningsregler föregående läsår.

19 Svar på Ernst & Youngs granskning av ärendeprocessen Dnr 2010.346 BUN Ärendebeskrivning Kommunens revisorer har genomfört en granskning av ärendeprocessen i Alingsås kommun. Granskningsrapporten har sänts till granskande nämnder för kommentarer och redovisning av åtgärder. Beredning Barn- och ungdomskontoret har lämnat följande yttrande i tjänsteskrivelse till arbetsutskottet: Granskningen visar att barn- och ungdomsnämnden har en god struktur kring ärendehantering och en god kommunikation mellan tjänstemän och politiker. Kontinuerlig avstämning sker av ärenden under arbetets gång. Det har varit en begränsad supportfunktion i ärendehanteringssystemet Platina, något som har påtalats till kommunledningskontoret. Nämndssekreteraren har vid flera tillfällen haft utbildningar för handläggare. Förvaltningen kommer att ta fram riktlinjer för ärendeberedning inom barn- och ungdomsnämndens verksamhet, som ska vara ett komplement till gällande lagar, föreskrifter och riktlinjer som är centralt antagna i Alingsås kommun. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 15 februari 2011. Beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden godkänner kommentarer och redovisning av åtgärder och översänder den till Ernst & Young. Exp: Ernst & Young

20 Svar på Ernst & Youngs granskning av intern kontroll 2010 Dnr 2010.347 BUN Ärendebeskrivning Kommunens revisorer har granskat den interna kontrollen för Alingsås kommun. Kommunens revisorer har 2010-12-14 översänt granskningsrapporten till samtliga nämnder. Beredning Barn- och ungdomskontoret har lämnat följande yttrande i tjänsteskrivelse till arbetsutskottet: Revisorerna bedömer att den interna kontrollen kan förstärkas inom vissa områden. Vid kommunfullmäktige 2010-12-15 har beslutats om Reglemente för intern kontroll i Alingsås kommun KF 212 samt Nytt attestreglemente KF 213, som har börjat gälla 2011-01-01. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 15 februari 2011. Beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden lägger rapporten till handlingarna. Exp: Ernst & Young

21 Uppföljning av intern kontroll 2010 Dnr 2010.025 BUN Ärendebeskrivning Den av barn- och ungdomsnämnden antagna internkontrollplanen 2010 av Strategisk utvecklingsplan för måluppfyllelse 2010-01-25 BUN 13, skall följas upp. Kontroll enligt planen har nu gjorts och de områden som kontrollerats redovisas nedan. Beredning Barn- och ungdomskontoret har lämnat följande yttrande i tjänsteskrivelse till arbetsutskottet: 1. Folkhälsa och integration Kontroll: genomfört enligt plan. Bilaga 2. Kvalitet och verksamhet Kontroll: genomfört enligt plan med undantag från modersmål somaliska och arabiska i förskolan. Trolig start med dessa blir våren 2011. Bilaga Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 15 februari 2011. Beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden har tagit del av och godkänner resultatet av genomförd intern kontroll av strategisk utvecklingsplan och lägger den till handlingarna.

22 Uppföljning av delegationsbeslut fattade under 2010 Dnr 2011.021 BUN Ärendebeskrivning Barn- och ungdomsnämnden har överlåtit viss beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av nämnden antagen delegationsordning. Redovisningen innebär inte att nämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det nämnden fritt att återkalla lämnad delegering. Delegaterna ska enligt beslut 060207 6 aktivt lämna besked om huruvida delegationsbeslut har fattats eller ej. Beredning Barn- och ungdomskontoret har lämnat följande yttrande i tjänsteskrivelse till arbetsutskottet: Sammanlagt har 1049 delegationsbeslut rapporterats till barn- och ungdomsnämnden under 2010. Se bilagan Sammanställning av beslut fattade med stöd av delegation 2010. Antalet beslut som rapporterats har ökat sedan 2005. Se tabell nedan. Den kraftiga ökningen mellan 2008 och 2009 berodde på att rektors beslut om anställning av personal inom respektive ansvarsområde togs in som ett delegationsbeslut i den delegationsordning som fastställdes av nämnden 081015 77. År Antal rapporterade delegationsbeslut 2005 182 2006 480 2007 414 2008 512 2009 909 2010 1049 Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 15 februari 2011. Beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden godkänner uppföljningen och lägger den till handlingarna.

23 Uppföljning av myndighetsutövningsbeslut fattade under 2010 Dnr 2011.022 BUN Ärendebeskrivning Barn- och ungdomsnämnden har att handlägga ärenden avseende myndighetsutövning i enlighet med de lagar och bestämmelser som gäller. En viktig del i handläggningen gäller den enskildes rättssäkerhet samt att handläggningen sköts på ett så enkelt och snabbt sätt som möjligt (förvaltningslagen 7 ). I syfte att skapa en likvärdig och säker hantering av ärenden som rör myndighetsutövning beslöt nämnden, 2001-12-11 108, om handläggningsrutiner avseende myndighetsutövning, liksom rutiner för uppföljning. Den definition av begreppet myndighetsutövning som förvaltningen använder sig av, är att ett beslut är överklagningsbart med förvaltningsbesvär enligt bestämmelse i lag. Begreppet synliggör att nämnden som myndighet utövar makt över den enskildes liv genom dessa typer av beslut. Flertalet myndighetsbeslut fattas av rektor på delegation av nämnden. Uppföljningsrutiner - myndighetsutövning Barn- och ungdomskontoret har att en gång per år följa upp, samt återkoppla till nämnden, att de rutiner för handläggning av myndighetsutövning som upprättats följs. Uppföljningen sker utifrån förvaltningslagens krav på rättssäkerhet och service och omfattar dels de myndighetsbeslut som fattats (antal, handläggning som ex vis anmälan enligt delegationsförteckning) dels överklagade beslut, avseende främst anledning till överklagandet (antal, handläggning). Beredning Barn- och ungdomskontoret har lämnat följande yttrande i tjänsteskrivelse till arbetsutskottet: År 2010 är det nionde året i rad denna typ av uppföljning genomförs. För 2010 har 181 ärenden registrerats och följts upp: Se bifogad bilaga. Ärendehandläggning

De ärenden som följts upp och redovisas, är de som registrerats i centralt diarium samt sekretessdiariet och anmälts som delegationsbeslut. Handläggningen förutsätts ha följt de rutiner som finns. Överklagande Besluten har inte överklagats. Historik Antal myndighetsbeslut : 2002 /25 st, 2003 /10 st, 2004 /9 st, 2005 /43 st, 2006/64 st, 2007/103 st samt 2008/55 st, 2009/70 st. Slutsatser Det har fattats fler myndighetsbeslut 2010 än 2009. Gällande det stora antalet beslut avseende vårdnadsbidrag, avser 15 st av dessa omprövningar (förlängningar) av tidigare fattade beslut. En skillnad gentemot tidigare år är att även gynnande beslut räknats med i uppföljningen för en mer enhetlig hantering - därav den stora ökningen i antal. Detta gör att siffrorna därmed inte är jämförbara. Vidare har en viss ökning skett av antalet beslut rörande placering av elev i särskild undervisningsgrupp. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 15 februari 2011. Beslut i Barn- och ungdomsnämnden Redovisningen läggs till handlingarna.

24 Uppföljning av folkhälsomål 2010 Dnr 2011.065 BUN Ärendebeskrivning Uppföljning och utveckling av folkhälsomålen i enlighet med den nya plan för folkhälsomål 2010-2012 som är antagna av kommunfullmäktige 2009-12-16 221. Beredning Barn- och ungdomskontoret har lämnat följande yttrande i tjänsteskrivelse till arbetsutskottet: Barn- och ungdomsförvaltningens kontaktperson i folkhälsofrågor Maria Amström, verksamhetschef för skolhälsovården och utvecklingschef Iréne Lidén har varit ansvariga för sammanställningen av genomförda uppdrag och kommande utvecklingsområden gällande folkhälsomål. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 15 februari 2011. Utskottet beslöt då att inte ta ställning till något beslutsförslag för barn- och ungdomsnämnden. Beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden godkänner uppföljningen och överlämnar den kommunstyrelsen. Exp: kommunstyrelsen

25 Redovisning av beslut fattade enligt delegation Dnr 2011.011 BUN Ärendebeskrivning Barn- och ungdomsnämnden har överlåtit viss beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av nämnden antagen delegationsordning. Besluten ska redovisas till barn- och ungdomsnämnden. Redovisningen innebär inte att barn- och ungdomsnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det nämnden fritt att återkalla lämnad delegering. Listor och underlag på besluten finns diarieförda på barn- och ungdomskontoret. Beredning Barn- och ungdomskontoret har lämnat följande yttrande i tjänsteskrivelse till nämnden: Följande delegater har redovisat nedanstående beslut under den aktuella perioden: Central administration, dnr 2011.011 BUN: A Andersson-Thern: - Plats i barnomsorg på grund av särskilda skäl, 12 (varav 2 avser omprövning) Anställningsbeslut, dnr 2011.016 BUN: Sammanlagt 183 beslut redovisade under perioden 110112-110207. Team Hemsjö/Ingared/Ödenäs, dnr 2011.014 BUN: G Elmander: - Anpassad studiegång, 1

Team Lendahl/Östlyckan, dnr 2011.015 BUN: K Berndtsson-Brambo: - Ledighet i mer än 10 dagar, 1 K Sondefors: - Ledighet i mer än 10 dagar, 1 Team Kullingsberg/Nolhaga, dnr 2011.016 BUN: A Steneld: - Ledighet för elev i mer än 10 dagar, 2 M Lindfors: - Ledighet för elev i mer än 10 dagar, 2 Team Nolby/Långared, dnr 2011.017 BUN: L Wängroth: - Ledighet för elev, 1 Team Noltorp, dnr 2011.018 BUN: I Lindahl: - Placering i särskild undervisningsgrupp, 2 Team Västra Bodarna/Gustav Adolf, dnr 2011.019 BUN: A-C Pinola: - Ledighet för elev i mer än 10 dagar, 1 - Placering i särskild undervisningsgrupp, 1

Beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden lägger informationen till handlingarna.

26 Meddelanden 1. KSAU 28: Förslag till styrmodell för Alingsås kommun remiss, dnr 2011.061 BUN 005. 2. KSAU 29: Översyn av styrmodell reviderad tidplan, dnr 2011.061 BUN 005. 3. Synpunkt på e-tjänsten för barnomsorg, dnr 2011.055 BUN 660. 4. Synpunkt om att satsa mer på barn, omsorg och äldre, dnr 2011.054 BUN 050. 5. Synpunkt på tidpunkt för byggstart av Stadsskogens skola, dnr 2011.053 BUN 820. 6. Synpunkt på placering av barn i förskoleverksamhet, dnr 2011.066 BUN 660.