1 KOMMUNLEDNINGSKONTORET ARBETSGIVARENHETEN 2009-10-22, reviderad 2010-02-17 Anette Bergman, 054-540 10 99 anette.bergman@karlstad.se CIRKULÄR Flexibel arbetstid i Karlstads kommun Bakgrund Karlstads kommun och de fackliga organisationerna har slutit ett nytt lokalt kollektivavtal om flextid inom Karlstads kommun, Flex 09. Kollektivavtalet, som är ett ramavtal, börjar gälla från och med 1 januari 2010 och samtidigt upphör tidigare tecknade lokala kollektivavtal kring flexibel arbetstid att gälla. Detta innebär att de förvaltningar som behöver ha andra flexramar än vad som anges i ramavtalet måste teckna ett lokalt kollektivavtal i varje enskilt fall. Cirkuläret beskriver de viktigaste delarna i avtalet med exempel som avser att vara ett stöd i handläggningen. Avtalet i sin helhet och mallar för flextidsrapportering samt anvisningar för hur flexramar kan fastslås för deltidsarbetande finns bilagt cirkuläret. Vilka omfattas respektive omfattas inte av ramavtalet? Alla medarbetare som är tillsvidareanställda eller tidsbegränsat anställda med månadslön omfattas av avtalet oavsett om de går på schema eller inte. Avtalet ger således möjlighet för alla medarbetare att omfattas av flextid om det är möjligt för verksamheten. Liksom tidigare omfattas även deltidsarbetande, det vill säga deltidsanställda eller heltidsanställda som av någon anledning är partiellt tjänstlediga. Anvisningar för hur flexramar kan fastslås för deltidsarbetande finns i bilaga till detta cirkulär. Några undantas dock från att omfattas av avtalet: Chefer med fullt ledningsansvar Timavlönade Icke anställda Chefer med fullt ledningsansvar, det vill säga de med såväl verksamhets-, ekonomi- som personalansvar omfattas inte av avtalet. De har sådana arbetsuppgifter att det verkar naturligt att de har en förtroendeställning i arbetstidshänseende. Förtroendeförhållandet tar sig framförallt det uttrycket att chefen har en viss frihet beträffande förläggningen av sin egen arbetstid och att arbetstiden normalt inte är föremål för någon reell kontroll från arbetsgivarens sida även om den är formellt reglerad i avtal. Det avgörande är istället att målen med verksamheten uppfylls. Arbetstidslagen gäller dock för dessa medarbetare.
2 Avtalet gäller inte heller för timavlönade och personer som inte är anställda. Exempel på personer som inte är anställda är uppdragstagare, förtroendevalda, kontaktpersoner och ledsagare. Lokala anpassningar av flexramar En medarbetare som är heltidsanställd med ordinarie arbetstid 40 timmar per helgfri vecka och med en arbetstid förlagd mellan 08.00 och 17.00 måndag till fredag omfattas av de flexramar som anges i ramavtalet. Detta innebär att något lokalt kollektivavtal inte behöver tecknas för dessa medarbetare. För alla andra medarbetare med annan ordinarie arbetstid, eller där verksamheten kräver en anpassning av ramavtalets flexramar, måste respektive förvaltning teckna ett lokalt kollektivavtal. Det som då lokalt kan anpassas är normalarbetstid, fast tid, flextid, totalram samt lunchram. Uttag av flexledighet Grundregeln är liksom tidigare att flextid regleras inom ramen för när arbetet får börja respektive sluta. För ledigheter som inte är att hänföra till flextid ska ansökan om ledighet ske enligt de rutiner som finns. Efter överenskommelse med arbetsgivaren kan flextid tas ut som ledighet del av dag eller som lediga dagar. En förutsättning är att verksamhetens krav på service och bemanning kan upprätthållas. En medarbetare får dock inte beviljas ledighet som innebär att dennes flextidssaldo blir mer än tillåtet minussaldo på 16 timmar, detta gäller även för tid mellan avstämningsperiod. Övertid Övertidsreglerna har lyfts fram och tydliggjorts i avtalet. Med övertid menas i förväg beordrat arbete som ligger utanför den fastställda normalarbetstiden. För de två timmar som ligger närmast före respektive närmast efter normalarbetstiden utges enkel övertidskompensation. För övertid som fullgörs under annan tid utges kvalificerad övertidskompensation. För att ha rätt till övertidskompensation krävs att medarbetaren har fullgjort den för heltidsanställning fastställda normalarbetstiden under den aktuella avstämningsperioden. En ändring från tidigare flextidsavtal är att när det gäller beräkning av övertid så används alltid dag som avstämningsperiod istället för kvartal. Exempel övertid för heltidsarbetande: För en medarbetare med ordinarie arbetstid 40 timmar per helgfri vecka med en normalarbetstid förlagd mellan klockan 08.00 och 17.00 räknas som övertidsarbete allt beordrat arbete före klockan 08.00 respektive efter kl. 17.00. Enkel övertidskompensation utges under 2 timmar före och efter normalarbetstiden, dvs mellan kl. 06.00-08.00 samt mellan kl. 17.00-19.00. För tid därutöver utges kvalificerad övertidsersättning.
3 I exemplet ovan innebär det att medarbetaren måste ha fullgjort 8 timmar innan övertidskompensation kan utges. Exempel övertid för deltidsarbetande Deltidsarbetande, det vill säga deltidsanställda eller heltidsanställda med någon form av partiell ledighet, får kompensation under samma förutsättningar och grunder som gäller för en heltidsanställd. För att en deltidsanställd ska få kompensation för övertidsarbete krävs att medarbetaren utfört arbete motsvarande den tid som en heltidsanställd ska göra för att få rätt till övertidskompensation. Till dess heltidsmåttet för begränsningsperioden har fullgjorts utges fyllnadslön. Dock gäller följande, oberoende av om den fastställda tiden för en heltidsanställd medarbetare är fullgjord eller inte: Arbete vid fridag och under jour eller beredskap anses som kvalificerad övertid. Med fridag menas lördag, söndag och helgdag som inte är ordinarie arbetstid. Arbete som överstiger 8 timmar per dag, eller i schema upptagen längre ordinarie arbetstid, utgör arbete på övertid. Av nedanstående exempel framgår att den för heltidsanställda ordinarie arbetstiden på 8 timmar per dag ska utföras innan övertidskompensation utges. När det villkoret är uppfyllt så utges enkel övertidskompensation för tid som ligger två timmar före eller efter normalarbetstiden. Dessutom ges exempel på övertidsarbete på fri dag. Med fri menas att medarbetaren inte är schemalagd denna dag, dvs ledig enligt ordinarie schema. Normalarbetstid Beordrat arbete Kompensation utges med 08.00-15.00 15.00-20.00 15.00-17.00 fyllnadslön 17.00-20.00 kvalificerad övertid 07.00-15.00 15.00-19.00 15.00-16.00 fyllnadslön 16.00-17.00 enkel övertid 17.00-19.00 kvalificerad övertid 07.00-15.00 15.00-17.00 18.00-22.00 15.00-16.00 fyllnadslön 16.00-17.00 enkel övertid 18.00-22.00 kvalificerad övertid Söndag fri 07.00-12.00 07.00-12.00 kvalificerad övertid Onsdag fri, 08.00-12.00 08.00-12.00 kvalificerad övertid helgdag Onsdag fri, ej helgdag 07.00-14.00 07.00-14.00 fyllnadslön Onsdag fri, ej helgdag 07.00-18.00 * (rast kl. 12.00-13.00) 07.00-12.00 fyllnadslön 13.00-16.00 fyllnadslön 16.00-18.00 kvalificerad övertid Onsdag fri, ej 07.00-18.00 ** 07.00-12.00 fyllnadslön
4 helgdag (rast kl. 12.00-13.00) 13.00-18.00 fyllnadslön * I detta exempel förutsätts att medarbetaren beordras arbeta på ett schema som i detta fall börjar kl. 07.00 och slutar kl. 16.00 och beordras arbeta två timmar utöver detta schema. ** I detta exempel förutsätts att medarbetaren går in på t ex ett vikariat på en annan medarbetares ordinarie schema som i detta fall börjar kl. 07.00 och slutar kl. 18.00. Reglering av flextidssaldo Under pågående anställning Maximimått för flextidssaldo som får föras över till närmast följande avstämningsperiod är för heltidsanställd liksom tidigare 40 timmar plussaldo och 16 timmar minussaldo. Det nya i Flex 09 är att det är närmsta chefs ansvar att bestämma hur ett flextidssaldo ska regleras som eventuellt under- eller överstiger vad som får föras över till nästa period. Vid första tillfället detta uppstår är det arbetsgivarens skyldighet att genomföra ett samtal med den berörde medarbetaren. Vid detta samtal ska de tillsammans gå igenom anledningen till att differensen uppstått och lägga upp en plan för hur timmarna ska åtgärdas. En sådan plan kan till exempel innehålla hur medarbetaren ska arbeta igen eventuella timmar som understiger de tillåtna 16 timmarna eller hur de timmar som överstiger de tillåtna 40 kan tas ut i form av ledighet. Återupprepas situationen att medarbetarens flextidssaldo ligger under eller över de tillåtna gränserna kan chefen, efter information till berörd facklig organisation, via mail alternativt telefonsamtal, inta en snävare hållning. Detta innebär att ett eventuellt underskott innebär löneavdrag och ett eventuellt överskott bortfaller utan ersättning. Då anställning upphör Grundregeln är att eventuellt minussaldo eller plussaldo ska regleras innan anställning upphör. Det innebär att medarbetare med ett minussaldo ska arbeta in dessa timmar innan anställningen upphör. För medarbetare med ett plussaldo ska dessa timmar förläggas i form av ledighet. Om ovanstående grundregel inte har kunnat tillgodoses ska flextidssaldo regleras med utbetalning eller avdrag motsvarande 1/165 av månadslönen. Ett exempel på när detta inte kan tillgodoses är om ledighet inte kan beviljas innan anställningen upphör på grund av att verksamheten då skulle bli lidande. I vissa fall då en anställning upphör kan en individuell prövning ske av närmaste chef huruvida grundregeln enligt stycket ovan avseende minussaldo ska tillämpas eller inte. Exempel på en sådan situation kan vara då en medarbetare på grund av långtidssjukskrivning inte kunnat arbeta in ett minussaldo innan anställningen upphör. Det kan i ett sådant fall vara oskäligt att göra ett löneavdrag för dessa timmar.
5 Sommartid borttagen En viktig förändring gentemot tidigare flextidsavtal är att normalarbetstiden numera är lika året om, det vill säga sommartiden är borttagen. Detta innebär att möjligheten att använda flexibel arbetstid ser likadan ut under hela året, oavsett årstid. Övergångsregler För de medarbetare som vid övergången till detta avtal, Flex 09, omfattades av sommartid, vilket innebar en arbetstidsförkortning under sommaren, har parterna kommit överens om övergångsregler som gäller tillsvidare. Övergångsreglerna innebär att dessa medarbetare kompenseras genom att deras respektive flextidssaldo tillförs plus fem (5) timmar vid ingången av varje månad. Vid hel, sammanhängande, frånvaro två veckor eller mindre gäller följande: Då en medarbetare är helt frånvarande (100 procent) mindre än två veckor så görs ingen minskning av de 5 extra timmarna. Detta gäller vid all typ av frånvaro, till exempel vid sjukdom, semester, vård av barn, föräldraledighet eller övriga tjänstledigheter. Vad räknas som två veckor? Gränsen för två veckor är för schemalagd personal 14 kalenderdagar och för personal som arbetar rak vecka måndag till fredag innebär gränsen 10 arbetsdagar. Vid hel, sammanhängande, frånvaro mer än två veckor gäller följande: Vid all typ av hel frånvaro (100 procent), med undantag av semester, så ska en minskning av de 5 extra timmarna göras. Vid semester görs aldrig någon minskning. När och med hur mycket ska minskningen göras? Minskningen ska göras vid nästkommande månadsskifte. Det är medarbetaren som har ansvaret för att minskningen görs men chefen har ett ansvar att följa upp minskningen senast vid respektive avstämningsperiod. Vid hel, sammanhängande, frånvaro mer än två veckor dras 1 timme och 10 minuter per hel frånvarovecka. Minskningen sker då från första frånvaroveckan, det vill säga om en medarbetare är frånvarande i tre hela veckor blir minskningen 3 timmar och 30 minuter (3 * 1 h 10 min). Om en medarbetare däremot är borta två hela veckor plus 4 dagar så blir minskningen 2 timmar och 20 minuter eftersom minskningen ska avrundas neråt till närmsta hel frånvarovecka. * I flexmallen på solsidan motsvarar 1 timme och 10 minuter 1,17 timmar. Deltidsarbetande För deltidsarbetande minskas tidskompensationen proportionerligt i förhållande till sysselsättningsgraden. För en medarbetare som är anställd med sysselsättningsgrad 75 % innebär detta att tidskompensationen blir 3,75 timmar/månad (=5 * 0,75).
6 Dessa övergångsregler gäller även för de medarbetare som vid övergången till Flex 09 omfattats av motsvarande arbetstidsförkortning genom andra kollektivavtal eller ensidiga arbetsgivarbeslut. Undantag från övergångsregler Övergångsreglerna gäller inte för alla medarbetare, undantagna är: Medarbetare som nyanställs från och med 2010-01-01 Medarbetare som byter anställning och har ett uppehåll mellan dessa anställningar räknas som nyanställd enligt avtalet Medarbetare som tidigare omfattats av sommartid och byter till en anställning som inte tidigare har omfattas av sommartid (eller motsvarande arbetstidsförkortning) räknas som nyanställd enligt avtalet. För att omfattas av arbetstidsförkortningen i form av tidskompensation på 5 timmar per månad vid byte av anställning så måste medarbetaren således ha omfattats av denna förmån (= arbetstidsförkortning) både i den gamla och i den nya anställningen. Det får dessutom inte vara något uppehåll mellan de båda anställningarna. Ett exempel på där en medarbetare räknas som nyanställd och därmed inte längre får behålla sin arbetstidsförkortning är: En ekonom med en arbetstidsförkortning som slutar och börjar på en ny anställning som vårdbiträde inom äldreomsorgen, där man tidigare inte omfattats av någon arbetstidsförkortning via flextidsavtal, räknas som nyanställd och omfattas därmed inte längre av övergångsreglerna om tidskompensation. Nedan följer några frågor och svar på när en medarbetare räknas som nyanställd eller inte enligt det nya flextidsavtalet. 1. Om jag slutar på Arbetsmarknads- och socialförvaltningen och börjar på Vårdoch omsorgsförvaltningen, är jag då nyanställd enligt avtalet? o Nej, du räknas inte som nyanställd och omfattas av arbetstidsförkortningen i form av tidskompensation på 5 timmar per månad. Förutsättningen för det är dock att du har omfattats av denna förmån både i den gamla och i den nya anställningen. Det får dessutom inte vara något uppehåll mellan de båda anställningarna. 2. Jag har aldrig tidigare varit anställd i Karlstads kommun, min första anställningsdag är 2010-01-01 men anställningsavtalet är påskrivet av mig och min chef i december 2009. Gäller övergångsreglerna för mig då? o Nej, du räknas som nyanställd enligt avtalet. Det är den första anställningsdagen som är styrande, det vill säga det spelar ingen roll vilken dag som anställningsavtalet undertecknades.
7 3. Om jag har en tidsbegränsad anställning och får en tillsvidareanställning, är jag då nyanställd? o Nej, du räknas inte som nyanställd och omfattas av arbetstidsförkortningen i form av tidskompensation på 5 timmar per månad. Förutsättningen för det är dock att du har omfattats av denna förmån både i den gamla och i den nya anställningen. Det får dessutom inte vara något uppehåll mellan de båda anställningarna. 4. Om jag har ett vikariat och under detta vikariat blir min anställning konverterad till en tillsvidareanställning, är jag då nyanställd enligt avtalet? o Nej, du räknas inte som nyanställd och fortsätter att omfattas av övergångsreglerna med tidskompensation. 5. Om jag har en tillsvidareanställning och söker ett vikariat inom förvaltningen eller någon annanstans inom kommunen, är jag då nyanställd enligt avtalet? o Nej, du räknas inte som nyanställd och omfattas av arbetstidsförkortningen i form av tidskompensation på 5 timmar per månad. Förutsättningen för det är dock att du har omfattats av denna förmån både i den gamla och i den nya anställningen. Det får dessutom inte vara något uppehåll mellan de båda anställningarna.. 6. Se forts fråga 5. Vad gäller när jag avslutat mitt vikariat och går tillbaka till min tillsvidareanställning? o Du räknas inte som nyanställd och fortsätter att omfattas av övergångsreglerna med tidskompensation.. Rapportering/rutiner kring flex Varje verksamhet ska fastslå rutiner för hur flexrapporteringen ska gå till. Det är upp till verksamheten att besluta om ett systemstöd ska användas eller om rapportering ska ske exempelvis via excelfil. Även om avstämning bara görs kvartalsvis kan det vara ett stöd att fortlöpande ha kontroll på flexsaldot, exempelvis månadsvis, för alla de som omfattas av avtalet vilket även inkluderar de medarbetare som har sin övertidsersättning bortförhandlad. Mallar för rapportering i excel-fil finns bilagda detta cirkulär och återfinns också på Solsidan under Verktyg/Blanketter/Personal/Blanketter för personal Tjänstgöring. Den mall som gäller för dem som omfattas av övergångsreglerna heter Flexmall 2010 gamlaflexare. För övriga medarbetare används Flexmall 2010 nyaflexare. Observera att dessa mallar fungerar för medarbetare som arbetar heltid eller deltid måndag fredag. Mallarna fungerar inte för medarbetare med helgtjänstgöring eller för deltidsarbetande som inte arbetar måndag till fredag utan t ex har en ledig dag per vecka. Frågor Frågor med anledning av detta cirkulär besvaras av arbetsgivarenheten.