1 Uppdragsbeskrivning Scoutkåren A f Chapman A) Uppdragsbeskrivningar Syftet med uppdragsbeskrivningarna för de olika roller sjöscoutkåren Af Chapman är att tydliggöra ansvarsfördelningen inom kåren och att utgöra ett stöd och en vägledning för de som åtar sig olika uppdrag. Uppdragsbeskrivningen kan justeras över tid då en del ansvarsområden kan flyttas mellan olika roller. Saknar du någon information, behöver något läggas till eller justeras? Hör av dig till vår ordförande, eller vice ordförande för dialog i ärendet. Nedan kan du läsa en specifikation om vad varje styrelsepost innebär. B) Kårordf örande (Ingår i styrelse) Sammankalla till kårstämmor och styrelsemöten senast 2 veckor i förväg. Upprätta dagordning till kårstämmor och styrelsemöten. Leder kårstämmor och styrelsemöten. Leder styrelsearbetet i kårens styrelse. Leder arbetet att ta fram verksamhetsberättelsen. Vara initiativtagare och tillse att styrelsens arbete fortskrider på ett effektivt sätt. Delegera uppgifter till övriga i kårstyrelsen. Se till att vice ordförande är insatt i aktuella ärenden. Är firmatecknare, det vill säga skriver under avtal och andra kontrakt i föreningens namn (även kårens kassör är firmatecknare). Förvaltar och förbättrar löpande kårhandboken och uppdragsbeskrivningar för nyckelroller i kåren. Representerar kåren utåt och utgör en sammanhållande kraft internt. Stödjer vice ordförande med föräldrakontakter och information till föräldrar.
2 C) Vice ordf örande (Ingår i styrelse) Vara tillräckligt insatt för att kunna ersätta ordförande vid behov. Stötta och avlasta ordförande. Tillsammans med webbansvarig vara administratör för och ansvara för att inget olämpligt innehåll skrivs i kårens sociala medier. Tillsammans med ordförande och sekreterare följa upp och bevaka lista på att fattade beslut verkställs. Stödjer ordförande med att representera kåren utåt och utgöra en sammanhållande kraft internt. Leder och hanterar föräldrakontakter och information till föräldrar. Deltager i arbetet att ta fram verksamhetsberättelse. D) Sekreterare (Ingår i styrelse) Skickar ut kallelse till kårstämmor och styrelsemöten senast 2 veckor i förväg. Skriva, distribuera och anslå protokoll från styrelsemöten och kårstämmor. Arkivera protokoll enligt styrelsens anvisning. (kontaktperson för kommunarkiv) Deltager i arbetet och sammanställa verksamhetsberättelse. Ansvara för att kårstämmoprotokoll med bilagor distribueras till diverse instanser efter Kårstämma. Tillsammans med ordförande och vice ordförande följa upp och bevaka på lista att fattade beslut verkställs.
3 E) Kassör (Ingår i styrelse) Hålla bokföringen aktuell för kåren och scoutgårdens förvaltning. Sköta in och utbetalningar via kassan eller bankkonton. Redovisa aktuell ekonomisk status till styrelsen på styrelsemöte avseende: - Hur ligger kåren till mot liggande budget? - Större ekonomiska händelser (fakturor, inköp) har/kommer ske i närtid? - Aktuell kontoställning för kåren? Lämna in påskrivet årsmötesprotokoll till banken. Senast den 31 januari upprätta förslag till bokslut för det gångna arbetsåret. Senast vid sista styrelsemötet under kvartal 4 redovisa inkomna förslag för investeringar nästkommande verksamhetsår. Senast vid sista styrelsemöte under kvartal 4 redovisa budget för nästkommande arbetsår. Senast 30 dagar innan kårstämma lämna underlag för revision till revisor. F) Materielansvarig, (kan ingå i styrelsen) Tar fram en inventarielista för scoutkårens lösa utrustning. Verka för att förvaringen av kårens material blir ändamålsenlig. Ansvara för kårens lägermateriel. Ansvara för att anpassa utrustningen inför läger. Ansvara för inköp av scoutmateriel efter samråd med avdelningsledarna. Leder iordningställandet av utrustningen efter läger. Tillser att utrustningsbehov tas upp inför budgetarbetet. Ansvara för att trasig utrustning tas om hand och fördelar arbete för reparation.
4 G) Husansvarig scoutgård Dragsö/ledarmot, (ingår i styrelsen) Tar fram en inventarielista för scoutgård Dragsö som byggnad/fasta inventarier. Verka för att kårens byggnader blir ändamålsenligt utvecklade och underhållna. Ansvara för kårens fasta inventarier i byggnaderna, ex. diskmaskin, lampor etc. Ansvara för att anpassa byggnad för scoutverksamhet. Ansvara för att iordningställa byggnad inför säsong och verksamhet. Tillse att reparations-, inköps- och utrustningsbehov tas upp senast kvartal 4 inför budgetarbetet. Ansvara för att det finns städmaterial och städinstruktion i scoutgården, samt eventuellt upprätta ett aktuellt städschema. Ansvara för att trasig inventarier/utrustning tas om hand och fördelar arbete för reparation. Ansvara för att rätt fungerande brandskydd finns i tillräcklig mängd i byggnaden. Delta i koordinering av kårens årskalender och föreslå underhållstillfälle för Dragsö och kallar funktionärer/arbetskraft till dessa
5 H) Husansvarig scoutgård Östa Råholmen, (kan ingå i styrelsen) Tar fram en inventarielista för scoutgård Östra Råholmen som byggnad/fasta inventarier. Verka för att förvaringen av kårens byggnader blir ändamålsenligt utvecklade och underhållna. Ansvara för kårens fasta inventarier i byggnaderna, ex. gasolsystem, redskapsbod. Ansvara för att anpassa byggnader inför verksamhet. Ansvara för att iordningställa byggnader inför säsong och verksamhet. Tillse att reparations-, inköps- och utrustningsbehov tas upp inför budgetarbetet. Ansvara för att trasig inventarier/utrustning tas om hand och fördelar arbete för reparation. Ansvara för att rätt och fungerande brandskydd finns i tillräcklig mängd i byggnaderna. Delta i koordinering av kårens årskalender och föreslå underhållstillfälle för Råholmen och kallar funktionärer/arbetskraft till dessa.
6 I) Båt och kanot ansvarig/ledamot, (ingår i styrelsen) Denna uppgift kan delas på flera personer, men med en huvudansvarig vilken ingår i styrelsen. Tar fram en inventarielista för scoutgårdens båtar, kanoter och dess utrustning. Verka för att förvaringen av kårens båtar med materiel blir ändamålsenlig. Ansvara för kårens båt och kanotmateriel. Ansvara för att anpassa utrustningen inför läger/hajker. Ansvara för att planera och leda arbete med arbetsdag inför sjösättning, sjösättning och uppdragning av båtar samt iordningställa båtar inför vinterförvaring och kallar funktionärer/arbetskraft till dessa. Delta i koordinering av kårens årskalender och föreslå underhållstillfällen, upptagning, sjösättning. Tillse att reparations- och utrustningsbehov tas upp inför budgetarbetet senast på styrelsemötet kv.4. Leder och upprättar tydliga instruktioner för handhavande inkl. tankning, navigationsutrustning, sjösäkerhetsutrustning, städmaterial och städinstruktion i Eskan och Maxi 77. Ansvara för att ändamålsenlig och fungerande brand och livräddningsmateriel finns ombord scoutkårens båtar. Upprätta årligen ett aktuellt tillsyns- och städschema för kårens båtar.
7 J) Webbansvarig, (kan ingå i styrelsen) Uppdatera scoutkårens hemsida med aktuella terminsprogram, kontaktuppgifter, kalender och nyheter. Vara sammanhållande för kårens sociala medier. Sprida information från förbundet och distriktet ankommen via mail, till kårens medlemmar. Ansvara för att de av kårstyrelsen beslutade kategorierna av personer kan bli medlemmar i och se innehållet i de sociala medier som tillhör kåren. Tillsammans med vice ordförande vara administratör för och ansvara för att inget olämpligt innehåll skrivs i kårens sociala medier. Lägga upp bilder i fotoalbumet på kårens hemsida. Ansvara för att inga olämpliga foton eller kommentarer förekommer på kårens hemsida eller i de sociala medier som tillhör kåren. K) Utbildningsansvarig, (kan ingå i styrelsen) Samla information om aktuella utbildningar inom förbundet, och utom förbundet då det är aktuellt, samt informera berörda medlemmar. Ansvara för att utbildningsmateriel finns i scoutgården för den ordinarie scoutverksamheten. Ansvara för att medlemsregistret uppdateras när kårens medlemmar har genomfört utbildning. Redovisar inför styrelsen ledare/funktionärer vilka inte genomgått av Scouterna obligatoriska utbildningar.
8 L) Uthyrningsansvarig scoutgården Dragsö, (kan ingå i styrelsen) Ansvara för att uthyrningen av scoutgården görs på ett så korrekt sätt som möjligt och att det följer värdegrund för scoutverksamheten. Ansvara för att rapportera till husansvarig vid de tillfällen då byggnad, inventarier etc. går sönder under uthyrning. Ansvara för att iordningställa byggnad före/efter uthyrning så att scoutverksamhet kan genomföras. Tillse att reparations-, inköps- och utrustningsbehov tas upp med husansvarig. Meddela husansvarig när städmateriel behövs fyllas på i städskrubb. Ansvara för att vid uthyrning tydligt ange vilka allmänna regler och städinstruktioner som gäller i scoutgården. Ansvara för kalender avseende bokningar på Dragsö och koordinerar detta med kårens föreningsverksamhet i lokalen. Upprättar kontrakt med hyresgäster. Föreslår för styrelsen förändringar i hyreskontraktets innehåll. Besvarar hyresförfrågningar via mail och telefon samt visar lokalen. Lämnar ut nyckel, efter avstämning från kassör, ger instruktioner till hyresgäst. Avsynar lokalen efter uthyrning och meddelar kassör då depositionsavgiften ej skall återbetalas efter skador/ej tillräcklig städning mm Ansvara för att ekonomiska transaktioner genomförs och rapporteras till kassör. Föreslår för webbansvarig text till hemsidan avseende uthyrningen.
9 M) Ledamöter Uppgif ter f ördelas och nedtecknas (årsvis), (ingår i styrelse) Leda planering av julavslutning. Deltaga i planeringen för arbetsdagar kårhus Dragsö, kårhus Råholmen samt kårens båtar och kanoter tillsammans med ansvariga. Sköta kårens kontakt med förbundet, distriktet och konsulenterna. Närvara och bidra i styrelsearbetet. Om detta inte kan genomföras ska detta meddelas ordförande direkt. Ansvara för att det finns tillräckligt med scoutdräkter och märken i scoutgården, samt beställa hem vid behov. Ta emot mail på kårens officiella adress och sprida denna till berörda. N) Fond och bidragsansvarig, (kan ingå i styrelsen) Samlar in uppgifter från avdelningarna, sammanställer och rapporterar för aktivitetsbidrag till Karlskrona kommun Rapporterar till Karlskrona kommun för att erhålla lokalbidrag. Kontrollerar om möjlighet finns för andra bidrag från Karlskrona kommun och söker dessa. Samlar in uppgifter från avdelningarna, sammanställer och rapporterar för statsbidrag via Scoutnet. Kontrollerar om möjlighet finns för bidrag från olika fonder och söker dessa.
10 O) Revisor, (ingår inte i styrelse) Erhåller senast 30 dagar innan kårstämma ekonomiskt underlag från kassören och reviderar detta. Lämnar revisionsrapport till kårstämma. P) Revisorsuppleant Skall ersätta revisorn då denna ej kan fullgöra sitt uppdrag. Q) Valberedning (min 2 x pers), (ingår inte i styrelse) Leder och ansvarar för att ett förslag till nya ledamöter finns vid kårstämma Skriver rapport om vilka förslag som har diskuterats för stöd till kommande valberedning. Valberedningens förslag bör omfatta: 1. Ordförande (2år) 2. Vice ordförande (2år) 3. Kassör (2år) 4. Sekreterare (2år) 5. Materielansvarig (2år) 6. Båt och kanotansvarig (2år) 7. Husansvarig Dragsö (2år) 8. Husansvarig Råholmen (2år) 9. Webbansvarig/Ledamöter (2år) 10. Rekryteringsansvarig/ledamöter (2år) 11. Ledamöter/scout ungdom (Rover, 2år) 12. Ledamöter/föräldrarepresentant (2år)
11 Alla kårfunktionärer ska genomföra kursen Trygga möten enligt scouternas anvisningar Nya punkter till dagordningen f ör styrelsemöte Kontinuerlig ledarvård i kåren. (alla) Schemaläggning; genomför på 1-2 styrelsemöten under hösten inför kommande år. (alla) Redovisa status på hus och fasta inventarier (husansvariga) Redovisa status på båtar och kanoter (båtansvariga) Redovisa antal uthyrningar sedan förra mötet samt lägesrapport
12 1) LEDARE Ledare delas in i Avdelningsledare och hjälpledare. Beskrivning av deras uppgifter ser du nedan. Ledare generellt planerar och genomför kårens aktiviteter med utgångspunkt i det förbundsgemensamma scoutprogrammet och kårens rutiner. Ledare ska i sitt ledarskap vara en positiv och trovärdig förebild och ha ett lyssnande förhållningssätt. Ledare ska delta i lämpliga ledarutbildningar eller på annat sätt skaffa sig motsvarande kunskap. Ledarna ansvarar för att information om aktuella program och händelser rapporteras till webansvarig för publicering på hemsidan. Ledare lägger upp verksamheten så den är bidragsberättigad samt ser till att samla in relevant information av deltagarna. Som ledare ska man också se till att alla nya medlemmar får information om verksamheten och att medlemsavgift betalas in till scoutkåren. Kårens materiel och egendom ska hanteras på ett ansvarsfullt sätt. Alla avdelningsledare ska genomföra kursen Trygga möten enligt scouternas anvisningar. 2) AVDELNINGSLEDARE ANSVARSOMRÅDEN Ansvarar för avdelningens verksamhet och för att den motsvarar Scouternas program, kvalitets- och säkerhetskrav. Leder avdelningens ledarteam och säkerställer att det finns tillräckligt många ledare för avdelningen. Leder planeringen av avdelningens verksamhet. Hanterar föräldrakontakter och information till föräldrar. Distribuerar aktuella e-mail adresser föravdelningens scouter till webbansvarig. Rekryterar nya scouter.
Registrerar, avregistrerar avdelningens scouter i medlemsregistret samt tillser att scouternas uppgifter hålls uppdaterade. Dokumenterar löpande närvaro på möten som underlag för bidragsansökningar hos Karlskrona kommun. Ansvarar för väntelistor med scouter som vill vara med i avdelningen men inte får plats för tillfället. Hanterar avdelningens ekonomi och förvaltar avdelningsbidraget som avdelningen tilldelas terminsvis. Ansöker vid behov om ytterligare medel hos kårstyrelsen. Användning av avdelningsbidraget behöver inte redovisas till kassören- avdelningsledaren har förtroende att hantera bidraget på ett sätt som gynnar avdelningen och dess verksamhet t ex för inköp av märken, material till hantverk eller förtäring. Rapporterar till styrelsen om avdelningens verksamhet och eventuella utmaningar inom avdelningen. Delta i koordinering av kårens årskalender och föreslå gemensamma aktiviteter. Utses/godkänns av styrelsen, protokollförs. Ledare sponsras av scoutkåren med en scoutskjorta och halsduk, som man lämnar tillbaka när man slutar som ledare. 13
14 3) HJÄLPLEDARE Biträder ansvarig ledare på en avdelning. Är med och planerar och kan organisera vissa delar av programmet själv. En hjälpledare kan också vara med tillfälligt eller ett antal möten för att stödja ledarna med viss programpunkt. Hjälpledare kan t ex vara förälder eller den som ännu inte helt tagit ställning till att gå med som ledare. Hjälpledare sponsras av scoutkåren med en scoutskjorta och halsduk, som man lämnar tillbaka när man slutar som ledare. ANSVARSOMRÅDEN Deltar i planeringen av avdelningens verksamhet. Genomför avdelningens verksamhet och vid ansvarigledare bortavaro ta över och leder verksamheten. Ser tillsammans med övriga ledare till att avdelningens verksamhet genomförs enligt plan. Utses av avdelningsledaren. 4) KÅRSTYRELSE ANSVAR & KVALIFIKATIONER Ansvarar för kårens verksamhet, ekonomi och administration. Övergripande ansvar för kårens målsättning, verksamhetsplanering, utveckling, kvalitet, säkerhet och information inklusive föräldrakontakter. Bör bestå av en kombination av ledare, funktionärer, föräldrar och aktiva