Sammanträdesdatum 1 (9) Plats och Tid Sjöliden 18.00 20.30 Beslutande Christoffer Nathanson, ordf Birgitta Schöllin Johan Broms Britt-Marie Rasmussen Gunilla Arbrink Fritz Mannich Eva Ekenberger Camilla Lien Kyrkoherde Hans Gårdh Ersättare Per-Sune Jonsson Agneta Kling Fr o m 20.00 Per-Olov Johansson Föredragande Olivier Guillard /Kanslichef Ulf Boström / Kyrkogårdsföreståndare Åhörare Utses att justera Justeringens Plats och tid Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Gunilla Arbrink och Camilla Lien Sjöliden Måndag den 9 februari 2015 Annika Ludvigsson Christoffer Nathanson Gunilla Arbrink Camilla Lien Paragrafer 1-19 Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Kyrkorådet Sammanträdesdatum 2015-02-03 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet 2015-02-10 Datum för nedtagand Pastorsexpeditionen, Sjöliden e 2015-03-03 Underskrift /Annika Ludvigsson/
Sammanträdesdatum 2 (9) KYRKORÅDET Innehåll 1 Sammanträdets öppnande... 3 2 Upprop och dagordning... 3 3 Val av ledamot att justera protokollet och tidpunkt för detta... 3 4 Information diakoniverksamheten... 3 5 - Rapporter... 3 6 Ny kyrkvärd... 4 7 Församlingsinstruktion... 5 8 Detaljplan kyrkogården... 5 9 Uthyrning Prästgården 1:47... 6 10 Arbetsgrupp om medlemskap... 6 11 Elektronisk betalning av kollekter och gåvor... 7 12 Delegationsordning... 7 13 Uppföljning av avveckling förvaltade stiftelser... 7 14 Larmade föremål i Kyrkan... 8 15 Stiftfesten 22 maj val av förtroendevalda... 8 16 Kontraktsmöte, hur upplever församlingen stödet från Stiftet?... 8 17 Idédiskussion... 9 18 Övriga frågor... 9 19 - Avslutning... 9
Sammanträdesdatum 3 (9) 1 Sammanträdets öppnande Ordförande hälsade välkommen och förklarade sammanträdet öppnat. 2 Upprop och dagordning Ordförande förrättade upprop och dagordningen godkändes med tillägg av en punkt: Ny Kyrkvärd. 3 Val av ledamot att justera protokollet och tidpunkt för detta Kyrkorådet beslutar: utse Gunilla Arbrink och Camilla Lien för justering av protokoll, samt justering sker Måndag 9 februari 2015. 4 Information diakoniverksamheten Jenny Holmberg, Diakon i Värmdö Församling berättar om verksamheten, vad diakoni är och att möta utsatta människor. Exempel på diakonala uppgifter är: Ekonomiskt stöd Stödsamtal Hem-och sjukbesök Andakt på Ljung- och Diamantens äldreboende Sopplunch Sjölidenlunch Arbetskretsen, som genom försäljning skänker ca 20-30 tkr/år till utsatta människor Båtresor Födelsedagsluncher Gemenskapsgrupper Internationella arbetet Det finns ett nätverk med andra församlingar i kontraktet och med Värmdö Kommun. Kyrkorådet tackar för informationen. 5 - Rapporter Kyrkoherdens rapport; Värmdö kyrka har varit välbesökt under julen, vid flera tillfällen fullsatt och mycket uppskattat. Ny kyrkvaktmästare, Gustav Eckerbom är timanställd för tre månader och avsikten är sedan att han ska blir tillsvidare timanställd vaktmästare för tjänstgöring var tredje helg efter Per Lundekvam.
Sammanträdesdatum 4 (9) Eva-Lisa Söderström har avslutat sitt första år som pastorsadjunkt i Värmdö församling och har fått ny tjänst i Vaxholms församling. Kom-i-gång kör har startat och vid första tillfället var det ca 15-20 personer. Ledningsgruppen (Hans Gårdh, Olivier Guillard, Ulf Boström och Anna-Karin Nordgren) kommer åka på studiebesök till Järfälla församling för att se hur deras entreprenörskap starta eget är upplagt. Värdighet här Förändring där en nätverksträff med Gustavsberg-Ingarö församling, Värmdö församling och Värmdö Kommun har ägt rum om EU-migranter och flyktingnätverk. En enkät gällande gudstjänstutveckling är utdelad till körerna och enkäten kommer även finnas på Sjöliden och Värmdö kyrka där insamlingsboxar finns utställda. Statistik En sammanställning för 2014: 122 dop, 47 vigslar, 63 begravningar samt 15 296 besökare vid huvudgudstjänst och kyrkliga handlingar. Kyrkogårdsföreståndarens rapport: Kyrkogårdspersonalen har haft en kvalitetsdag där man talade om vad som har utförts under 2014 och vad som återstår samt arbete för 2015. Inför sommaren 2015 kommer en trädgårdsmästare säsongsanställas under 6 månader samt samarbete med Värmdö Kommun av sommaranställda. Rapport om ekonomi: Kanslichefen presenterade ett preliminärt bokslut för 2014 (vissa personalkostnader är inte klara): Resultatet för församlingen kommer att bli cirka 950 tkr, vilket förklaras dels av den extra utdelningen från Prästlönetillgångar (+ 556 tkr), lägre driftkostnader bland annat betydligt lägre elkostnader, lägre inköpskostnader (till exempel bättre avtal för tryck och distribution av församlingsbladet) församlingsbladet, samt uteblivna aktiviter (till exempel konfirmationsläger). Begravningsverksamhets resultat är cirka -100 tkr. Kyrkorådet beslutar: godkänna rapporterna. 6 Ny kyrkvärd Kyrkoherden har förslag att Therese Peters blir ny kyrkvärd i Värmdö Församling. Församlingen har för närvarande nio kyrkvärdar vara en är vilande. Therese bor i en annan församling men har anknytning till Värmdö. Kyrkorådet beslutar enligt Personalutskottets förslag; utse Therese Peters till ny kyrkvärd.
Sammanträdesdatum 5 (9) 7 Församlingsinstruktion Kyrkoherde Hans Gårdh presenterar förslag till församlingsinstruktion med de nya direktiven från Stockholm stift där alla församlingar ska använda samma modell. Kyrkorådet föreslår Kyrkofullmäktige besluta; godkänna församlingsinstruktionen. 8 Detaljplan kyrkogården Kyrkorådet gav förvaltningen i uppdrag att göra en konsekvensanayls som underlag för beslut om detaljplan för Värmdö kyrkogård. Under hösten har det kommit fram nytt förslag för att ha kvar huvudentrén, samtidigt som trafiksäkerheten förbättras. Detta skulle kunna åstadkommas genom att ta bort bergknallen som ligger längs vägen 274 öster om huvudentrén i förlängningen till parkeringen. I samband med det skulle församlingen kunna bygga ut parkeringsplatser och delvis lösa de problem som uppstår vid stora arrangeman då parkeringsplatserna inte räcker till. Ett möte med Trafikverket har ägt rum 2014 12 09 på plats och en mätning visar att det är genomförbart. Kostnaden för bergsprängningen beror på hur mycket som ska bort men kan uppskattas till cirka 300 000 kr. Tillkommer asfalteringskostnader för att anlägga parkeringsplatser. Enligt plankartan ligger bergknallen inom ett fast fornlämningsområde. Arkeologiska utredningen kan behöva kompletteras och det är inte säkert att församlingen får tillstånd att utföra detta. Trafikverket ser gärna till att den andra utfarten (den som skulle ändras vinkelrätt väster om kyrkan) stängs, men infarten används för två fastigheter på andra sidan och behövs också som utfart för bussar. Enligt en principöverenskommelse 2015 01 07 accepterar Trafikverket den lösningen (utfarten finns kvar endast för bussar, och trafik till och från grannfastigheten tillåts). Förvaltningen kallade till ett gemensamt möte med Kyrkorådets arbetsutskott och Kyrkogårdsutskottet i januari 2015 för att på plats vid Värmdö kyrkogård se möjligheterna inför beslut. Kyrkorådet beslutar enligt Arbetsutskottet och Kyrkogårdsutskottet förslag; inte skriva under Exploateringsavtalet i sin nuvarande form, samt uppdra åt förvaltningen att utreda möjligheten till sprängning av bergknallen för siktförbättring enligt Trafikverkets krav, samt vilka möjligheter finns att anlägga parkeringsplatser vid samma område. Detta kan innefatta en kompletterande arkeologisk utredning och en ansökan hos Länsstyrelsen. uppdra åt förvaltningen att tillsammans med Arbetsutskott och Kyrkogårdsutskott förbereda en ändring i detaljplan hos Värmdö Kommun där parkeringsplatsen öster om huvudentrén ovanför bergkullen ritas in.
Sammanträdesdatum 6 (9) om denna nya lösning med siktförbättring vid huvudentrén inte går att genomföra, lägga ner detaljplanarbetet. 9 Uthyrning Prästgården 1:47 Fastigheten hyrs idag ut t om 2015 06 30 utan besittningsrätt. Hyresgästen har tidigare meddelats att kontraktet inte kommer att förlängas. Nu ställs igen frågan om avsikten med fastigheten och vad församlingen vill göra på kort sikt. Kyrkorådets arbetsutskott har diskuterat frågan och noterat att fastigheten är tänkt att rivas så småningom antingen när detaljplanen för Kyrkogården träder i kraft eller om underhållskostnader börjar bli för stora. Församlingen har inte avsikt att vara hyresvärd. Prästgården 1:47 är just nu inte i akut behov av underhåll även om vissa problem finns: dålig uppvärmning, dålig isolering med mera. En besiktning med fokus på el-säkerhet kan behöva göras om församlingen avser hyra ut fastigheten ett tag till. Kyrkorådet beslutar enligt Kyrkorådets arbetsutskott förslag; erbjuda hyresgästen ett nytt kontrakt på 6 månader utan besittningsrätt (rivningskontrakt), samt skriva ett tillägg att eventuella reparationer inte görs i fastigheten, samt. om något händer med fastigheten inom 6 månader så avslutas kontraktet. 10 Arbetsgrupp om medlemskap En arbetsgrupp med Kyrkoherde Hans Gårdh som sammankallande har under ett år arbetat om medlemskap i Svenska kyrkan och en redovisning har gjorts. Kyrkorådets ordförande Christoffer Nathanson föreslår att bredda gruppen. Förslaget är att arbetsgruppen träffas et par gånger under året. Fokus för arbetet ska vara ambassadörskap. Kyrkorådet föreslår Kyrkofullmäktige besluta; en ny grupp för 2015 bildas och att en redovisning skall presenteras under våren 2016, samt Agneta Kling och Per-Sune Jonsson fortsätter i den nya gruppen samt vara sammankallande. tillfråga Kyrkofullmäktige om det finns någon/några ledamöter som är intresserade att delta i gruppen.
Sammanträdesdatum 7 (9) 11 Elektronisk betalning av kollekter och gåvor Förvaltningen ser över möjligheten att betala kollekt på annat sätt då gudstjänstbesökare idag inte alltid har kontanter. Swish kan vara ett bra och relativt billigt alternativ. Kostnaden är antingen en transaktionsavgift på 1till 2 kronor per transaktion eller ett fast årsbelopp. Inom Svenska kyrkan finns det preliminära riktlinjer för hur kollekter ska hanteras när detta betalningssätt införs. Andra församlingar har redan börjat med att använda Swish. Ett annat alternativ är att ansluta till en I-zettle konto för kortbetalning. Detta medför dock mer kostnader: inköp av kortläsare och telefon eller läsplatta att koppla kortet till. Transaktionsavgift är 2,75% per transaktion förvaltningen utreder och återkommer i frågan om att införa Swish och eventuellt en lösning för betalning via bankkort för kollekt och gåvor. 12 Delegationsordning Kanslichefen Olivier Guillard presenterar förslag på ändringar i delegationsordning som disktuteras i Personalutskottet och Arbetsutskottet. Kyrkorådets beslutar justera punkt 2:14: Köp gjorda med eget företagskort attesteras av Kyrkoherden, Kanslichef eller Kyrkogårdsföreståndare i övrigt godkänna förslaget. 13 Uppföljning av avveckling förvaltade stiftelser Församlingen har tidigare förvaltat två stiftelser: Stiftelsen Ernst och Maria Lovisa Anderssons folkbindningsfond och Stiftelsen Värmdö Församlings Diakonala samfond. Båda har tidigare permuterats med avsikt att använda kapitalet, vilket ska vara gjort senast 31 dec 2015. All kapital från stiftelsen Ernst och Maria Lovisa Anderssons folkbindningsfond har förbrukats inom ramen för fondens ändamål (författarkvällar). Saldo per 31 dec 2013 är 0. Saldot per 31 dec 2014 för Diakonala samfonden är 14 783,07 kr. Under 2014 har 32 700 kr används inom ramen för fondens ändamål. Kyrkorådet beslutar enligt Kyrkorådets arbetsutskotts förslag; notera att Stiftelsen Ernst och Maria Lovisa Anderssons folkbindningsfond har upphört, samt uppdra åt förvaltningen att avregistrera dess organisationsnummer.
Sammanträdesdatum 8 (9) 14 Larmade föremål i Kyrkan Kyrkoherde Hans Gårdh informerar om att tre föremål (två tennskålar och fattigbössa) som varit uppmärkta med larm och direktkopplade till bevakningsföretag tagits bort för att spara onödiga kostnader för utryckning. Två tennskålar har placerats i glasskåpet i vapenhuset och fattigbössa har kedjats fast. godkänna förändringen. 15 Stiftfesten 22 maj val av förtroendevalda Stockholms stift organiserar en stift-fest med tema mission och evangelisation den 22 maj. Församlingen förfogar över 15 platser som förslagsvis kan delas upp, fem anställda, fem förtroendevalda och fem frivilliga, Anna-Karin Nordgren är teamledare. Kostnaden per person är 1.000 kr och är budgeterade. Tre förtroendevalda har anmält sitt intresse, Fritz Mannich, Agneta Kling och Carl-Erik Roos. inbjudan finns med i kallelsen till Kyrkofullmäktige den 17 februari, samt i övrigt godkänna informationen. 16 Kontraktsmöte, hur upplever församlingen stödet från Stiftet? Värmdö- och Brännkyrka församling är inbjudna till Boo församling för att diskutera stiftets roll i framtiden och hur stiftet kan vara till stöd för församlingarna. Mötet äger rum den 26 februari och Värmdö Församling representeras av Hans Gårdh, kyrkoherde och Christoffer Nathanson, kyrkorådets ordf. Alla ledamöter i Kyrkorådet ombeds att mejla eventuella synpunkter om Stiftets roll och organisation till Kanslichefen. godkänna informationen.
Sammanträdesdatum 9 (9) 17 Idédiskussion Kyrkorådets ordförande Christoffer Nathanson öppnade upp för idédiskussioner om hur Värmdö församling kan göra mer och för att nå fler människor. Minnesanteckningar fördes och läggs utanför protokollet. 18 Övriga frågor Kontraktsmöte om GAS Den 19 februari kommer ett kontraktsmöte om de GAS, Gemensamma Administrativa System. Utbildning förtroendevalda KR den 16 mars kl. 18-21, Ingarö Måndag den 16 mars kl. 18-21 kommer en utbildning för förtroendevalda inom Värmdö kontrakt äga rum. Förvaltningen återkommer med mer information. Kyrkofullmäktige 17 februari Kyrkorådet diskuterar agendan för Kyrkofullmäktigen den 17 februari; - Församlingsinstruktionen - Information till Kyrkofullmäktige gällande Detaljplan Ny kyrkogård - Medlemskapsgruppen - Sjölidens kapell - Kyrkofullmäktiges möte den 26 maj föreslås vara i Sockenstugan. godkänna informationen. 19 - Avslutning Kyrkorådets ordförande avslutade sammanträdet och tackade ledamöterna. Mötet avslutades kl.20.30