Åstorps kommuns revisorer Granskning av intern kontroll 2017 Granskningsrapport Nr. 2017-07 Granskningsrapporten är beställd av revisionen i Åstorps kommun genom: Mats Lindskog Jan Hennicks Kristoffer Glinka Mats Dwenger Martina Engberg 2018-03-08
Innehåll 1. Bakgrund och syfte, frågeställningar, revisionskriterier, avgränsningar och metod 2. Kommunens övergripande arbete med intern kontroll 3. Kommungemensamma kontroller 4. Kommunstyrelsen 5. Bildningsnämnden 6. Socialnämnden 7. Kultur- och fritidsnämnden 8. Bygg- och miljönämnden 9. Räddningsnämnden 10. Överförmyndarnämnden 11. Sammanfattande bedömning 2
1. Bakgrund och syfte, frågeställningar, revisionskriterier och metod Bakgrund och syfte Åstorps kommuns revisorer gör en årlig uppföljning av nämnder och styrelsens arbete med intern kontroll. Granskningen ingår i revisionsplanen för 2017. Frågeställningar Revisorerna vill ha svar på följande frågeställningar: Genomförs en risk- och väsentlighetsanalys? Beaktas ekonomiska, verksamhetsmässiga (enligt reglementet) och juridiska risker i risk- och väsentlighetsanalysen? Upprättas det en intern kontrollplan? Är kärnverksamheten representerad bland valda kontrollmoment? Sker uppföljning och återrapportering? Tas åtgärder fram ifall avvikelser uppdagas? Uppdateras kontrollmomenten mellan åren i de fall inga avvikelser noteras? Revisionskriterier Kommunallag (2017:725), 6 kap. 1 och 6, 12 kap. 1 Interna regelverk och policyer Avgränsning Granskningen avser kommunstyrelsen, bildningsnämnden, socialnämnden, kultur- och fritidsnämnden, bygg- och miljönämnden, räddningsnämnden och överförmyndarnämnden. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudier av relevanta dokument. Avstämning med berörda tjänstemän utifrån framtaget frågeformulär (se svar i tabell med tillhörande kommentarer för respektive nämnd). 3
2. Kommunens övergripande arbete med intern kontroll Enligt Åstorps kommuns reglemente för intern kontroll, antaget av kommunfullmäktige 2003-08-25 97, framgår att intern kontroll har en väsentlig betydelse både för den politiska ledningen och förvaltningarna. Kontrollsystemen ska bidra till att säkra att beslut tas på korrekta underlag. Internkontrollen ska även skydda mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar. Syftet med intern kontroll är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel samt att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen uppfylls. I Åstorps kommun är varje nämnd ansvarig för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och kommunstyrelsen är övergripande ansvarig för internkontrollen i kommunen. Kommunstyrelsen antar även årliga kommungemensamma kontroller. Kommunstyrelseförvaltningen har en samordnande funktion och koordinerar intern kontrollarbetet i kommunen. Varje nämnd har utsett en ansvarig för arbetet med intern kontroll på förvaltningsnivå. Kommunstyrelsen erhåller årligen en samlad rapportering av nämndernas arbete med intern kontroll. Vid framställan av den årliga internkontrollplanen utgår nämnderna från en bruttorisklista och utifrån denna görs en bedömning av vilka risker som finns för att verksamheten inte ska kunna nå sina mål. Även riskbedömningen som utgår från processer och rutiner tas med i bruttorisklistan. Som underlag till bruttorisklistan ska även en dokumenterad risk- och väsentlighetsbedömning upprättas. Bedömning Av vår granskning framgår att samtliga interna kontrollplaner för 2017 följer de kommunövergripande mallar som finns. Samtliga interna kontrollplaner är avrapporterade till respektive nämnd och kommunstyrelsen under 2017 eller i början av 2018. På nästföljande sidor presenteras en genomgång av hur respektive nämnd arbetar med intern kontroll utifrån de revisionsfrågor som fastställts för granskningen. 4
3. Kommungemensamma kontroller Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1. Genomförs en risk- och väsentlighetsanalys? 2. Beaktas ekonomiska, verksamhetsmässiga (enligt reglementet) och juridiska risker i riskoch väsentlighetsanalysen? 3. Upprättas en intern kontrollplan? 4. Är kärnverksamheten representerad bland valda kontrollmoment? 5. Sker uppföljning och återrapportering? 6. Tas åtgärder fram ifall avvikelser uppdagas? 7. Uppdateras kontrollmomenten mellan åren i de fall inga avvikelser uppdagas? Kommentarer - - - - 4. Utifrån bruttorisklistan valdes följande 3 kontrollområden ut: Brevpost Policys Schablonersättning från Migrationsverket 5. Det sker en årlig uppföljning och återrapportering av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. Uppföljning av 2017 års interna kontrollplan rapporterades till kommunstyrelsen 2018-01- 10 10 (dnr 2016/465). 6. Vid uppföljningen identifierades avvikelser inom brevpost som kräver åtgärder inom överförmyndarnämnden, bygg- och miljönämnden samt socialnämnden. Förslag på åtgärder presenterades för samtliga nämnder utom kommunstyrelseförvaltningen och överförmyndarnämnden. Bedömningen görs att kontrollmomentet brevpost inte behöver genomföras inom bildningsnämnden och kultur- och fritidsnämnden 2018. 7. Kontrollmomentet brevpost genomfördes även 2017 eftersom uppföljningen 2016 uppvisade avvikelser. Övriga kontrollmoment är nya för 2017. 1. I bruttorisklistan för 2017 identifierades 4 riskområden. Utifrån dessa riskområden valdes 3 områden ut som kontrollområden. 3. I enlighet med kommunens reglemente har en intern kontrollplan för 2017 upprättats. Planen antogs 2017-03-01 48 (dnr 2016/465). 5
3. Kommungemensamma kontroller Bedömning Vår bedömning är att de kommungemensamma kontrollerna följer kommunens reglemente för intern kontroll. Det genomförs risk- och väsentlighetsanalys och utifrån analysen tas en bruttorisklista fram. Utifrån analysen tas en intern kontrollplan fram där kontrollmomenten uppdateras mellan åren i de fall inga avvikelser uppdagas. Uppföljning samt återrapportering sker en gång per år. Däremot föreslås inte åtgärder i samtliga fall då avvikelser uppmärksammats. 6
4. Kommunstyrelsen Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1. Gör styrelsen en risk- och väsentlighetsanalys? 2. Beaktas ekonomiska, verksamhetsmässiga (enligt reglementet) och juridiska risker i riskoch väsentlighetsanalysen? 3. Upprättas en intern kontrollplan? 4. Är styrelsens kärnverksamhet representerad bland valda kontrollmoment? 5. Sker uppföljning och återrapportering? 6. Tas åtgärder fram ifall avvikelser uppdagas? 7. Uppdateras kontrollmomenten mellan åren i de fall inga avvikelser uppdagas? Kommentarer 1. I bruttorisklistan för 2017 identifierades 13 riskområden. Utifrån dessa riskområden valdes 9 områden ut som kontrollområden. 2. Ekonomiska, verksamhetsmässiga och juridiska risker tas i beaktan i riskoch väsentlighetsanalysen. 3. I enlighet med kommunens reglemente har en intern kontrollplan för 2017 upprättats. Planen antogs 2017-03-01 47 (dnr 2016/464). 4. Utifrån bruttorisklistan valdes följande 9 kontrollområden ut: Delegationsbeslut Telefoni E-post Återsökning hos Migrationsverket Upphandling/avtal Elektroniska behörigheter Inpassering Förrådsverksamheten Avslut vid rekryteringsprocessen 5. Det sker en årlig uppföljning och återrapportering av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. Uppföljning av 2017 års interna kontrollplan rapporterades i kommunstyrelsen 2018-01-10 8 (dnr KSFD 2016/464). 6. Vid uppföljningen identifierades avvikelser avseende delegationsbeslut, e-posthantering, elektroniska behörigheter, inpassering, förrådsverksamheten samt avslut vid rekryteringsprocessen. Till samtliga avvikelser presenterades en åtgärd. Kontrollområdet delegationsbeslut föreslås kvarstå i 2018 års plan. Under 2018 kommer implementering av smarta kort att ske för samtliga anställda och i och med den automatiserade kontrollen görs bedömningen att kontrollmomenteten elektroniska behörigheter och inpassering, trots uppvisade avvikelser, inte ska utgöra en del av 2018 års plan. 7. 5 av de utvalda kontrollområdena 2017 var identifierade även för 2016 och samtliga uppvisade på avvikelser 2016. 7
4. Kommunstyrelsen Bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsens interna kontrollarbete sker i enlighet med kommunens reglemente om intern kontroll. Nämnden genomför en risk- och väsentlighetsanalys som beaktar både ekonomiska, verksamhetsmässiga och legala risker. Vidare bedömer vi att det sker en systematisk riskhantering genom att kommunstyrelsen arbetar med en bruttorisklista. Utifrån analysen upprättas en intern kontrollplan där nämndens kärnverksamhet finns representerad bland valda kontrollmoment. Uppföljning samt återrapportering sker en gång per år och uppföljningen innehåller förslag till åtgärder i de fall avvikelser uppdagas. Vi noterar att kontrollmomenten uppdateras mellan åren i de fall inga avvikelser uppmärksammats. Sammantaget är vår bedömning utifrån ovan att styrelsen har ett tillfredsställande arbete för intern kontroll i enlighet med gällande riktlinjer. 8
5. Bildningsnämnden Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1. Gör styrelsen en risk- och väsentlighetsanalys? 2. Beaktas ekonomiska, verksamhetsmässiga (enligt reglementet) och juridiska risker i riskoch väsentlighetsanalysen? 3. Upprättas en intern kontrollplan? 4. Är nämndens kärnverksamhet representerad bland valda kontrollmoment? 5. Sker uppföljning och återrapportering? 6. Tas åtgärder fram ifall avvikelser uppdagas? 7. Uppdateras kontrollmomenten mellan åren i de fall inga avvikelser uppdagas? Kommentarer 1. I bruttorisklistan identifierades 7 riskområden. Utifrån dessa riskområden valdes 5 ut som kontrollområden. 2. Ekonomiska, verksamhetsmässiga och juridiska risker tas i beaktan i riskoch väsentlighetsanalysen. 3. I enlighet med kommunens reglemente har en intern kontrollplan upprättats. Den interna kontrollplanen antogs av bildningsnämnden 2016-12-13 75 (dnr 2016/93). 4. Utifrån bruttorisklistan valdes följande 5 kontrollområden ut: Leverantörsfakturor Efterkontroll barnomsorgsavgifter Skolhälsovården Utdrag ur belastningsregistret Kap. 5 skollagen, granska beslut och rutiner 5. Det sker uppföljning och återrapportering en gång per år av den interna kontrollplanen. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. Uppföljning av 2017 års interna kontrollplan rapporterades i bildningsnämnden 2017-12-11 103. 6. I uppföljningen framgår avvikelser avseende leverantörsfakturor och åtgärder specificeras. Övriga nämndspecifika kontrollmoment uppvisar inga avvikelser. Eftersom samtliga skolor har skickat in upprättade rutiner för skollagens kap. 5 23 tas kontrollmomentet bort till nästkommande plan. I uppföljningen framgår även avvikelser avseende det kommungemensamma kontrollmomentet schablonersättning från Migrationsverket och åtgärder specificeras. 7. Samtliga kontrollområden 2017 har varit föremål för kontroll även föregående år. Detta trots att enbart två av kontrollmomenten uppvisade avvikelser i uppföljningen 2016. 9
5. Bildningsnämnden Bedömning Vi bedömer att bildningsnämnden följer reglementet för intern kontroll samt bedriver ett systematiskt arbete med den interna kontrollen genom användande av bruttorisklistan. Det genomförs en risk- och väsentlighetsanalys som beaktar både ekonomiska, verksamhetsmässiga och legala risker. Uppföljningen innehåller kontrollmetod, resultat och föreslagna åtgärder för att häva riskerna. De identifierade kontrollområdena för 2017 är desamma som för 2016 och 2015. Kontrollmomenten utdrag ur belastningsregistret och kap. 5 skollagen, granska beslut och rutiner, överfördes till 2017 års plan eftersom uppföljningen 2016 uppvisade avvikelser. För övriga kontrollmoment uppvisade uppföljningen 2016 däremot inga egentliga avvikelser. Vi noterar, precis som 2016 och 2015, att efterkontroll av barnomsorgsavgifter återkommer som kontrollmoment. Vi bedömer att denna funktion inte behöver kontrolleras varje år då rutinen har införlivats med kontroller för att säkra att rätt inkomstuppgift är inrapporterad. Detta gäller även för kontrollmomenten i skolhälsovården. Nämndens interna kontroll bedöms relevant för kärnverksamheten även om åtgärder bör vidtas som säkerställer att avvikelser avseende kontroll av registerutdrag görs årligen. Detta bedömer vi som särskilt viktigt, eftersom samma avvikelse noterades även 2016 och 2015. Sammantaget bedöms mot bakgrund av ovan nämndens interna kontrollarbete vara tillfredsställande och i enlighet med gällande riktlinjer. 10
6. Socialnämnden Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1. Gör styrelsen en risk- och väsentlighetsanalys? 2. Beaktas ekonomiska, verksamhetsmässiga (enligt reglementet) och juridiska risker i risk- och väsentlighetsanalysen? 3. Upprättas en intern kontrollplan? 4. Är nämndens kärnverksamhet representerad bland valda kontrollmoment? 5. Sker uppföljning och återrapportering? 6. Tas åtgärder fram ifall avvikelser uppdagas? 7. Uppdateras kontrollmomenten mellan åren i de fall inga avvikelser uppdagas? Kommentarer 1. I bruttorisklistan för 2017 identifierades 14 riskområden. Utifrån dessa riskområden valdes samtliga ut som kontrollområden. 2. Ekonomiska, verksamhetsmässiga och juridiska risker beaktas i risk- och väsentlighetsanalysen. 3. I enlighet med kommunens reglemente har en intern kontrollplan upprättats. Den interna kontrollplanen antogs av socialnämnden 2017-01-23 6 (dnr 2017/15). 4. Utifrån bruttorisklistan valdes följande 12 kontrollområden ut: Posthantering Genomförandeplaner inom myndighetsenheten Skydds- och förhandsbedömningar inom barn och familj HSL-dokumentation Utredningstid inom barn och familj Uppföljning av beslutade insatser inom barn och familj Handlingsplaner till varje ärende där samverkan finns med arbetsförmedlingen Relevanta underlag inom myndighetsenheten Genomförandeplaner inom funktionshinderverksamheten Genomförandeplaner och social dokumentation inom äldreomsorgen Relevanta underlag gällande ensamkommande flyktingbarn Riskanalys per individ gällande ensamkommande flyktingbarn 5. Enligt uppgift har socialnämnden på centrala direktiv övergått till enbart en uppföljning per år. Rapportering av uppföljningen av intern kontrollplanen 2017 skedde på nämndssammanträdet 2018-01-22 17 (dnr: Sn 2018/1). 6. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen och förslag på åtgärder. I uppföljningen av 2017 framgår att i samtliga kontrollerade områden pågår åtgärder eller har åtgärder utförts. På grund av ej tillfredsställande arbete föreslås kontrollmomenten relevanta underlag inom myndighetsenheten samt riskanalys per individ gällande ensamkommande flyktingbarn ingå i den interna kontrollplanen för 2018. 7. 10 av kontrollmomenten 2017 var föremål för kontroll även 2016. Kontrollmomenten relevanta underlag inom myndighetsenheten och genomförandeplaner inom funktionshinderverksamheten uppvisade ej avvikelser 2016. 11
6. Socialnämnden Bedömning Vi bedömer att socialnämndens interna kontrollarbete sker i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Nämnden genomför en risk- och väsentlighetsanalys som beaktar både ekonomiska, verksamhetsmässiga och legala risker. Vidare bedömer vi att det sker en systematisk riskhantering genom att nämnden arbetar med en bruttorisklista. Utifrån analysen upprättas en intern kontrollplan där nämndens kärnverksamhet finns representerad bland valda kontrollmoment. Uppföljning samt återrapportering sker en gång per år och uppföljningen innehåller förslag till åtgärder i de fall avvikelser uppdagas. Vår bedömning är dock att nämnden bör uppdatera kontrollmomenten mellan åren ifall föregående års uppföljning inte uppvisade avvikelser. Vi gör bedömningen att de kontrollmoment som år efter år inte uppvisar avvikelser snarare bör finnas med som en naturlig del av verksamhetens processer och årliga uppföljningar än som en del av den interna kontrollen. Sammantaget är vår bedömning utifrån ovan att nämnden har ett tillfredsställande arbete för intern kontroll i enlighet med gällande riktlinjer. 12
7. Kultur- och fritidsnämnden Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1. Gör styrelsen en risk- och väsentlighetsanalys? 2. Beaktas ekonomiska, verksamhetsmässiga (enligt reglementet) och juridiska risker i riskoch väsentlighetsanalysen? 3. Upprättas en intern kontrollplan? 4. Är nämndens kärnverksamhet representerad bland valda kontrollmoment? 5. Sker uppföljning och återrapportering? 6. Tas åtgärder fram ifall avvikelser uppdagas? 7. Uppdateras kontrollmomenten mellan åren i de fall inga avvikelser uppdagas? Kommentarer 3. I enlighet med kommunens reglemente har en intern kontrollplan upprättats. Den interna kontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden 2016-12-07 43 (2016/36). 4. Utifrån bruttorisklistan valdes följande 2 kontrollområden ut: Leverantörsfakturor Utdrag ur belastningsregistret 5. Rapporteringen av 2017 års interna kontrollplanen rapporterades i kultur- och fritidsnämnden 2017-12-05 53 (dnr KFN 2017/39). 6. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultat av kontrollen och förslag på åtgärder. I uppföljningen av 2016 framgår avvikelser avseende leverantörsfakturor och åtgärder specificeras. Övriga kontrollmoment uppvisar inga avvikelser. 7. Samtliga kontrollmomenten för 2017 var föremål för kontroll även 2016. Kontrollmomentet utdrag ur belastningsregistret uppvisade ej avvikelser 2016. 1. I bruttorisklistan identifierades 3 riskområden. Av dessa riskområden valdes 2 områden ut som kontrollområden. 2. Nämndens samtliga verksamhetsområden finns inte representerade i riskoch väsentlighetsanalysen. I övrigt beaktas ekonomiska risker. 13
7. Kultur- och fritidsnämnden Bedömning Vi bedömer att kultur- och fritidsnämndens interna kontrollarbete sker i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Nämnden genomför en risk- och väsentlighetsanalys som beaktar både ekonomiska och verksamhetsmässiga risker. Vidare bedömer vi att det sker en systematisk riskhantering genom att nämnden arbetar med en bruttorisklista. Utifrån analysen upprättas en intern kontrollplan. För att stärka nämndens styrning och uppföljning av intern kontroll gör vi bedömningen att nämndens kärnverksamhet bör finnas representerad bland valda kontrollmoment. Uppföljning samt återrapportering sker en gång per år och uppföljningen innehåller förslag till åtgärder i de fall avvikelser uppdagas. Nämnden bör dock uppdatera kontrollmomenten mellan åren ifall föregående års uppföljning inte uppvisade avvikelser 14
8. Bygg- och miljönämnden Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1. Gör styrelsen en risk- och väsentlighetsanalys? 2. Beaktas ekonomiska, verksamhetsmässiga (enligt reglementet) och juridiska risker i riskoch väsentlighetsanalysen? 3. Upprättas en intern kontrollplan? 4. Är nämndens kärnverksamhet representerad bland valda kontrollmoment? 5. Sker uppföljning och återrapportering? 6. Tas åtgärder fram ifall avvikelser uppdagas? 7. Uppdateras kontrollmomenten mellan åren i de fall inga avvikelser uppdagas? Kommentarer - - 1. I bruttorisklistan identifierades 8 riskområden. Av dessa valdes 5 områden ut som kontrollområden. 2. Ekonomiska, verksamhetsmässiga och juridiska risker beaktas i risk- och väsentlighetsanalysen. 3. En intern kontrollplan har upprättats i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Den interna kontrollplanen antogs av bygg- och miljönämnden 2017-02-21 18 (dnr 201/1). 4. Utifrån bruttorisklistan valdes följande 5 kontrollområden ut: Attestregler Leverantörsfakturor Bygglov administration enligt PBL Administration av inkommande ärenden till Miljökontoret Byggkontorets vidarearbete med LEAN 5. Uppföljningen av 2017 års interna kontrollplan rapporterades i bygg- och miljönämnden 2018-01-16 3 (dnr: BMND 2017/12). 6. I uppföljningen av 2017 framgår att i samtliga kontrollerade områden pågår åtgärder eller har åtgärder utförts. På grund av uppdagade avvikelser föreslås kontrollmomentet avseende attestregler och leverantörsfakturor överföras till nämndens interna kontrollplan 2018. Kontrollmomentet byggkontorets vidarearbete med LEAN överförs till 2018 för att säkerställa att arbetet fortsätter med att implementera förbättringsåtgärderna. 7. Samtliga kontrollmoment för 2017 var föremål för kontroll även under 2016. Samtliga uppvisade dock avvikelser i uppföljningen 2016. 15
8. Bygg- och miljönämnden Bedömning Vi bedömer att bygg- och miljönämnden interna kontrollarbete sker i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Nämnden genomför en risk- och väsentlighetsanalys som beaktar både ekonomiska, verksamhetsmässiga och legala risker. Vidare bedömer vi att det sker en systematisk riskhantering genom att nämnden arbetar med en bruttorisklista. Utifrån analysen upprättas en intern kontrollplan där nämndens kärnverksamhet finns representerad bland valda kontrollmoment. Uppföljning samt återrapportering sker en gång per år och uppföljningen innehåller förslag till åtgärder i de fall avvikelser uppdagas. Sammantaget är vår bedömning utifrån ovan att nämnden har ett tillfredsställande arbete för intern kontroll i enlighet med gällande riktlinjer. 16
9. Räddningsnämndens interna kontroll (gemensam nämnd med Klippans kommun) Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1. Gör styrelsen en risk- och väsentlighetsanalys? 2. Beaktas ekonomiska, verksamhetsmässiga (enligt reglementet) och juridiska risker i riskoch väsentlighetsanalysen? 3. Upprättas en intern kontrollplan? 4. Är nämndens kärnverksamhet representerad bland valda kontrollmoment? 5. Sker uppföljning och återrapportering? 6. Tas åtgärder fram ifall avvikelser uppdagas? - - 7. Uppdateras kontrollmomenten mellan åren i de fall inga avvikelser uppdagas? Kommentarer 2. Verksamhetsmässiga och juridiska risker tas i beaktan i risk- och väsentlighetsanalysen. Däremot beaktas inte ekonomiska risker. 3. I enlighet med reglementet för intern kontroll har en intern kontrollplan upprättats. Den interna kontrollplanen antogs av räddningsnämnden 2017-03-07 12 (dnr 2017/000050). 4. Utifrån bruttorisklistan valdes följande 3 kontrollområden ut: Insatstider Utbildning av personal Tillsyn enligt lagen (2003:778) om skydd mot olyckor 5. Det sker uppföljning och återrapportering en gång per år av den interna kontrollplanen. Rapporteringen av 2017 års interna kontrollplan skedde 2017-12-29 41 (dnr 2017-000310). 6. Vid uppföljningen beskrivs vilka metoder som har använts, resultatet av kontrollen samt förslag på åtgärder. I uppföljningen av 2017 framgår att inga avvikelser har identifierats. 1. Räddningsnämnden utgör en gemensam nämnd med Klippans kommun. Den gemensamma nämnden följer det interna kontrollarbetet i Åstorps kommun. Nämnden har sammanställt en bruttorisklista och identifierat 5 riskområden. 7. Samtliga kontrollmoment för 2017 var föremål för kontroll även för 2016. Inga avvikelser uppdagades för kontrollmomenten i uppföljningen av 2016. 17
9. Räddningsnämndens interna kontroll (gemensam nämnd med Klippans kommun) Bedömning Vi bedömer att räddningsnämndens interna kontrollarbete sker i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Nämnden genomför en risk- och väsentlighetsanalys som beaktar verksamhetsmässiga och legala risker. Vidare bedömer vi att det sker en systematisk riskhantering genom att nämnden arbetar med en bruttorisklista. Utifrån analysen upprättas en intern kontrollplan där nämndens kärnverksamhet finns representerad bland valda kontrollmoment. Kontrollmomenten har dock varit desamma de senaste tre åren (2015, 2016, 2017) och inte påvisat några avvikelser, varpå vår bedömning är att dessa kontrollmoment bör finnas med som en naturlig del av verksamhetens processer och årliga uppföljningar. Uppföljning samt återrapportering sker en gång per. Sammantaget är vår bedömning utifrån ovan att nämnden har ett tillfredsställande arbete för intern kontroll i enlighet med gällande riktlinjer. 18
10. Överförmyndarnämnden Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej 1. Gör styrelsen en risk- och väsentlighetsanalys? 2. Beaktas ekonomiska, verksamhetsmässiga (enligt reglementet) och juridiska risker i riskoch väsentlighetsanalysen? 3. Upprättas en intern kontrollplan? 3. Den interna kontrollplanen för överförmyndarnämnden antogs av överförmyndarnämnden 2017-02-06 12 (dnr 2017/2). 4. Utifrån bruttorisklistan valdes följande kontrollområde ut: Delegationsbeslut 4. Är nämndens kärnverksamhet representerad bland valda kontrollmoment? 5. Sker uppföljning och återrapportering? 5. Det sker uppföljning och återrapportering en gång per år av den interna kontrollplanen. Rapporteringen av 2017 års interna kontrollplan skedde 2017-02-06 11 (dnr 2017/3). 6. Tas åtgärder fram ifall avvikelser uppdagas? - - 7. Uppdateras kontrollmomenten mellan åren i de fall inga avvikelser uppdagas? Kommentarer 1. I bruttorisklistan identifierades 3 riskområden. Av dessa riskområden valdes 1 område ut som kontrollområde. 6. I uppföljningen av 2017 framgår att 9 delegationsbeslut överklagats under 2017 och att dessa generellt har hanterats på ett korrekt vis. Således har inga avvikelser uppdagats. 7. Kontrollområdet delegationsbeslut var en del av den interna kontrollplanen även 2016, men granskningen kunde inte genomföras eftersom inga beslut överklagats till högre instans under 2016. 2. Risker kopplade till kommunikation, verksamhet och juridiska risker tas i beaktan i risk- och väsentlighetsanalysen. Däremot beaktas inte ekonomiska risker. 19
10. Överförmyndarnämnden Bedömning Överförmyndarnämnden genomför en risk- och väsentlighetsanalys som beaktar verksamhetsmässiga risker. Vidare bedömer vi att det sker en systematisk riskhantering genom att nämnden arbetar med en bruttorisklista. Utifrån analysen upprättas en intern kontrollplan. Dock gör vi bedömningen att nämndens kärnverksamhet i högre utsträckning bör finnas representerad bland valda kontrollmoment. Uppföljning samt återrapportering sker en gång per år. 20
11. Sammanfattande bedömning Kontrollmoment enligt uppdrag 1. Gör styrelsen/nämnderna en risk- och väsentlighetsanalys? Sammanfattande iakttagelse Kommunstyrelsen och samtliga nämnders interna kontrollplan är baserad på en risk- och väsentlighetsanalys samt framtagen bruttorisklista. 2. Beaktas ekonomiska, verksamhetsmässiga (enligt reglementet) och juridiska risker i risk- och väsentlighetsanalyserna? Samtliga risker beaktas enbart i kommunstyrelsens, bildningsnämndens, socialnämndens samt bygg- och miljönämndens interna kontrollplan. 3. Upprättas en intern kontrollplan? Kommunstyrelsen och samtliga nämnder upprättar en intern kontrollplan. 4. Är nämndernas kärnverksamhet representerad bland valda kontrollmoment? Vår bedömning är att det finns förbättringsområden inom vissa nämnder. 5. Sker uppföljning och återrapportering? Samtliga interna kontrollplaner följs upp och återrapporteras inom angiven tidplan. 6. Tas åtgärder fram ifall avvikelser uppdagas? Vår bedömning är att kommunstyrelsen och samtliga nämnder fattar beslut om förbättringsåtgärder i de fall avvikelser noteras. 7. Uppdateras kontrollmomenten mellan åren i de fall inga avvikelser uppdagas? Vår bedömning är att det finns förbättringsområden inom vissa nämnder. 21
11. Sammanfattande bedömning Vår bedömning Utifrån genomförd granskning kan vi konstatera att Åstorps kommuns arbete med intern kontroll över lag sker på ett ändamålsenligt sätt och i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Kommunens riskbedömningsarbete samt uppföljningen och återrapporteringen av kontrollmomenten följer en tydlig struktur. Vi ser det som viktigt att nämnderna fokuserar på kärnverksamheten i den interna kontrollen och inte enbart på administrativa stödfunktioner och rutiner. Detta är av vikt för att kontrollera områden som är väsentliga för att nå målen med verksamheten. I detta avseende bedömer vi att vissa nämnder har förbättringspotential. Vissa områden kontrolleras återkommande varje år och som tidigare år vill vi påpeka att dessa bör kartläggas noggrant för att utvecklas till fasta kontrollstationer i nämndens processer och årliga uppföljningar. Vi bedömer därmed att återkommande kontrollmål utan påvisade avvikelser inte behöver följas upp varje år inom ramen för nämndens interna kontrollplan. I årsredovisningen för 2016 (KF 2017-05-29 66, dnr 2017/58) görs en sammanfattande bedömning att den interna kontrollen är väl fungerande och har en omfattning som bedöms som tillräcklig utifrån kommunens storlek och samlade verksamhet. Vid tidpunkten för denna granskning var årsredovisningen för 2017 inte antagen än. Utöver skrivelsen i årsredovisningen gör kommunstyrelsen inte någon samlad bedömning av kommunens system för inter kontroll. Vi noterar att kommunens reglemente för intern kontroll antogs av kommunfullmäktige 2003-08-25. Vår bedömning är att kommunstyrelsen bör tillse att reglementet revideras. Vi konstaterar även att de kommunala bolagen inte omfattas av reglementet. Sammantaget är vår bedömning att nämnderna följer kommunens reglemente för intern kontroll och den interna kontrollen sker på ett ändamålsenligt sätt med vissa förbättringsområden. 2018-03-08 Frida Starbrant Verksamhetsrevisor, KPMG 22
Bilaga 1. Svar från tjänstemän Kommunstyrelsen Annika Tublén (controller, kommunstyrelseförvaltningen), Merih Özbalci (administrativ chef/kommunjurist/kommunsekreterare, kommunstyrelseförvaltningen) Bildningsnämnden Josefine Ahlin (ekonom, bildningsförvaltningen) Socialnämnden Magnus Nygren (förvaltningsekonom, socialförvaltningen) Kultur- och fritidsnämnden Josefine Ahlin (ekonom, bildningsförvaltningen) Bygg- och miljönämnden Simon Jaldefjord (ekonom, kommunstyrelseförvaltningen) Räddningsnämnden Simon Jaldefjord (ekonom, kommunstyrelseförvaltningen) Överförmyndarnämnden Annika Tublén (controller, kommunstyrelseförvaltningen) 23