VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018 Detta protokoll innehåller följande paragrafer: 103 Sammanträdets öppnande och andakt... 1 104 Sammanträdets laglighet och beslutförhet... 1 105 Val av två protokolljusterare... 1 106 Godkännande av föredragningslistan... 1 107 Protokoll från diakonikommittén... 2 108 Protokoll från kommittén för barnverksamheten... 2 109 Protokoll från distriktsrådet i centrum... 2 110 Protokoll från distriktsrådet i Dragnäsbäck... 2 111 Protokoll från kommittén för ungdomsarbetet... 3 112 Protokoll från kapellrådet... 3 113 Budgetförslag för år 2019 samt verksamhets- och ekonomiplan för åren 2019-2021... 4 114 Personalutvecklingsplanen för år 2019... 5 115 Förlängning av vikariat inom diakonin... 6 116 Anhållan om bisyssla... 7 117 Anhållan om bisyssla... 8 118 Anhållan om tjänstledighet... 9 119 Utlåtande om Vasa kyrkliga samfällighets dataskydds- och datasäkerhetspolitik... 10 120 Beviljande om avsked från förtroendeuppdrag... 11 121 Utse ny medlem av församlingsrådet... 12 122 Anhållan om befrielse från förtroendeuppdrag... 13 123 Anhållan om befrielse från förtroendeuppdrag... 14 124 På mötet väckt ärende: Anhållan om befrielse från förtroendeuppdrag... 15 125 Utse nya medlemmar till valnämnden... 16 126 Utse nya medlemmar till distriktsrådet i centrum... 17 127 På mötet väckt ärende: Kyrkvärdar till Trefaldighetskyrkan... 18 128 Anmälningsärenden... 18 129 Barnkonsekvensanalys av ärendena... 18 130 Anvisning om sökande av ändring... 19 131 Sammanträdets avslutning... 19
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018 1 103 Sammanträdets öppnande och andakt Ordförande Mikael Forslund öppnade mötet kl. 18.00 med andakt. 104 Sammanträdets laglighet och beslutförhet Enligt församlingsrådets reglemente ( 2) är sammanträdet lagenligt sammankallat om möteskallelsen med ärendeförteckning tillställts medlemmarna senast fem dagar före sammanträdet. Församlingsrådet är beslutfört då över hälften av medlemmarna är närvarande. (KL 7:4) Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört. Kallelsen hade sänts per e-post 28.8.2018 och beredningen per e-post och post 31.8.2018. Förutom ordförande var 13 medlemmar och en ersättare närvarande. 105 Val av två protokolljusterare Till protokolljusterare väljs Johan Backholm och Birger Enges. Till protokolljusterare valdes Johan Backholm och Birger Enges. Protokollet justerar måndag 10.9.2018. 106 Godkännande av föredragningslistan Föredragningslistan godkändes efter komplettering med tre protokoll, ett nytt ärende och två på mötet väckta ärenden.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018 2 107 Protokoll från diakonikommittén Protokoll från diakonikommittén 11.6.2018 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Protokollet antecknades för kännedom. 108 Protokoll från kommittén för barnverksamheten Protokoll från kommittén för barnverksamheten 19.6.2018 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Protokollet antecknades för kännedom. 109 Protokoll från distriktsrådet i centrum Protokoll från distriktsrådet i centrum 16.8.2018 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Protokollet antecknades för kännedom. 110 Protokoll från distriktsrådet i Dragnäsbäck Protokoll från distriktsrådet i Dragnäsbäck 14.6.2018 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Protokollet antecknades för kännedom.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018 3 111 Protokoll från kommittén för ungdomsarbetet Protokoll från kommittén för ungdomsarbetet 15.8.2018 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Protokollet antecknades för kännedom. 112 Protokoll från kapellrådet Protokoll från Sundom kapellråd 22.8.2018 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Protokollet antecknades för kännedom.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018 4 113 Budgetförslag för år 2019 samt verksamhets- och ekonomiplan för åren 2019-2021 Församlingsrådet tog vid sitt möte 13.6.2018 ( 86) del av Vasa kyrkliga samfällighets anvisningar för uppgörande av budget samt verksamhets- och ekonomiplan för åren 2019-2021. I verksamhetsanslagen för år 2019 har verksamhetsenheternas besparingsskyldigheter beaktats samt ett anslag för IT-kostnader tillagts. Verksamhetsanslaget år 2019 för Vasa svenska församling uppgår till 258 850 euro. På basen av anvisningarna från gemensamma kyrkorådet 26.4.2018 beslöt församlingsrådet 16.5.2018 ( 71) att spara 40 200 euro av församlingens lönemedel så att verksamhetsmedlen kunde höjas med motsvarande summa. Utgående från detta inleddes budgetarbetet i församlingen. Gemensamma kyrkorådet ändrade vid sitt möte 28.6.2018 budgetramarna för år 2019 samt förlängde perioden under vilken församlingen ska spara 353 000 euro. Den summa som församlingen ska spara år 2019 uppgår enligt det nya beslutet till 139 000 euro, tidigare 208 500 euro. Församlingsrådet kom samman 15.8.2018 till diskussion om de ändrade budgetramarna. Utgående från diskussionen uppmanades personalen att utarbeta nya budgetförslag. Kyrkoherden och församlingssekreteraren har utgående från sektorernas nya förslag sammanställt verksamhetsplanen för Vasa svenska församling och utarbetat ett budgetförslag som är anpassat till de nya anvisningarna (bilaga 1-3). Förslaget till församlingens verksamhets- och ekonomiplan för åren 2019-2021 samt verksamhetsbudget för år 2019 jämte motiveringar framläggs för fastställande. a) Församlingsrådet fastställer förslaget till verksamhets- och ekonomiplan för åren 2019-2021. b) Församlingsrådet fastställer budgetförslaget jämte budgetmotiveringar för verksamheten i Vasa svenska församling år 2019. Budgetförslaget år 2019 balanserar på 328 350 euro. i enlighet med beslutsförslag a och b.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018 5 114 Personalutvecklingsplanen för år 2019 Arbetsgivaren ska upprätta en utbildningsplan för utveckling av anställdas yrkeskompetens (bilaga 4). Med utveckling av yrkeskompetensen avses systematisk utbildning som erbjuds arbetstagarna och som är nödvändig för att upprätthålla och utveckla deras yrkeskompetens så att den svarar mot kraven i arbetet och arbetsuppgifterna och de förutsebara föränderliga kompetenskraven. Vasa svenska församling torde år 2019 ha ett utbildningsanslag på 13 900 euro. Anslaget fastställs när gemensamma kyrkofullmäktige i december tar ställning till budgeten 2019. Personalen i Vasa svenska församling har per 31.8.2018 inlämnat utbildningsönskemål som arbetsgruppen för personalutveckling tagit del av. Arbetsgruppen består av kyrkoherden, församlingssekreteraren (sammankallare) och förmännen. I enlighet med församlingsrådets beslut 11.10.2016 197 har arbetsgruppen sammanträtt två gånger, i april för beredning av utvecklingssamtal och kompetenskartläggning samt i september för beredning av personalutvecklingsplanen. Enligt tillämpningsanvisningarna för KyrkTAK 2018-2020 83 mom. 2 kan arbetsgivaren enligt prövning ersätta skäliga kostnader om de har direkt samband med utvecklingen. Man kan bland annat ersätta resekostnader i enlighet med KyrkTAK och till exempel kurs- och deltagaravgifter samt kostnader för anskaffning av kursmaterial som blir kvar i arbetsgivarens ägo och besittning. Utgående från detta föreslår kyrkoherden att inget dagtraktamente utbetalas till dem som deltar i övrig nödvändig utbildning. De uppskattade kostnaderna för personalutvecklingen år 2019 meddelas på församlingsrådets sammanträde. Personalen deltar även i forum och andra evenemang. Kostnaderna för forum och övriga tjänsteresor ersätts med sektorns verksamhetsmedel. Församlingsrådet godkänner personalutvecklingsplanen för år 2019. John Åsvik och Mikael Forslund anmälde jäv och avlägsnade sig under behandlingen av ärendet. Olle Victorzon fungerade som ordförande. enligt beslutsförslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018 6 115 Förlängning av vikariat inom diakonin Diakon Annina Herranen har beviljats förlängd lagstadgad tjänstledighet för tiden 18.10.2018 17.10.2019. Diakon Anne Bjurbäck är anställd som Herranens vikarie under tiden 1.9.2016 17.10.2018 (kyrkoherdebeslut 71/2016, FR 10.5.2017 81). Ledande diakonitjänsteinnehavare Lena Streng anhåller 22.8.2018 om att församlingsrådet förlänger vikariatet så att Bjurbäck kan fortsätta som Herranens vikarie under dennas tjänstledighet. Bjurbäck är villig att fortsätta på heltid. Församlingsrådet anställer Anne Bjurbäck som vikarierande diakon under tiden 18.10.2018 17.10.2019. i enlighet med beslutsförslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018 7 116 Anhållan om bisyssla Missionssekreterare Martin Sandberg anhåller per brev daterat 20.8.2018 om rätt att få utföra bisyssla vid sidan av sin tjänst. Sandberg önskar undervisa i religion, främst kristendom, inom kursen Samhälle, kultur och religion för nyfinländare vid Evangeliska folkhögskolan i Vasa. Kursen sträcker sig över hela läsåret och omfattar två lektioner varannan vecka på onsdagar eller torsdagar. Bisysslan hindrar inte Sandberg att utföra sina ordinarie uppgifter som missionssekreterare. Församlingsrådet beviljar Martin Sandberg rätt till bisyssla vid Evangeliska folkhögskolan under läsåret 2018-2019. i enlighet med beslutsförslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018 8 117 Anhållan om bisyssla Kantor Monica Heikius anhåller per brev daterat 30.8.2018 om rätt att få utföra bisyssla vid sidan om sin tjänst. Heikius önskar dirigera kören QvinnTon i Arbis regi. Kören övar måndagar kl. 19-20.45 under vår- och höstterminen, sammanlagt 70 lektioner. Heikius meddelar att kören under hösten kommer att uppträda på två församlingstillfällen. Församlingsrådet beviljar Monica Heikius rätt till bisyssla vid Arbis under läsåret 2018-2019. i enlighet med beslutsförslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018 9 118 Anhållan om tjänstledighet Innehåller personliga uppgifter.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018 10 119 Utlåtande om Vasa kyrkliga samfällighets dataskydds- och datasäkerhetspolitik Gemensamma kyrkorådet har 29.8.2018 ( 180) behandlat Vasa kyrkliga samfällighets dataskydds- och säkerhetspolitik. Övergångsperioden för EU:s gemensamma dataskyddsförordning har upphört 25.5.2018. Dataskyddsförordningen påverkar förutom databehandlingssystem också den dagliga verksamheten vid behandling av personuppgifter. Gemensamma kyrkorådet utsåg på sitt sammanträde 26.4.2018 85 Vasa kyrkliga samfällighets dataskyddsombud och kontaktperson för dataskyddet. Kyrkorådet tillsatte då också en dataskyddsgrupp. Dataskyddsgruppen har under våren och sommaren arbetat aktivt och strävat efter att säkerställa att de saker som tas upp i dataskyddsförordningen har verkställts på alla håll inom förvaltningen och verksamheten. Man har också arbetat för att beaktande av dataskyddsfrågor ska bli en del av varje arbetstagares vardag. Som en konkret åtgärd har dataskyddsgruppen gjort upp en dataskydds- och datasäkerhetspolitik för Vasa kyrkliga samfällighet (kompletterande material 1/180). I dokumentet beskrivs bland annat behandlingsåtgärder som hör till dataskyddet och datasäkerheten, en projektplan, personuppgiftsansvariga, en vägkarta för dataskyddsarbetet samt olika överregister och särskilda dokument som anknyter till dem, bland annat dataskyddsbeskrivningar, anvisningar om behandling av personuppgifter, registerbeskrivningar av behandlingsåtgärder, kartläggningar av register och registeranalyser. Det är motiverat att be om utlåtanden av samfällighetens församlingars församlingsråd om Vasa kyrkliga samfällighets dataskydds- och datasäkerhetspolitik. Man borde be om att få utlåtanden senast 15.9.2018, så att de kan läggas fram till kännedom för gemensamma kyrkorådet på sammanträdet 26.9.2018. Avsikten är att gemensamma kyrkorådet skulle godkänna kyrkliga samfällighetens dataskydds- och datasäkerhetspolitik i sin helhet på sammanträdet 26.9.2018, så att dokumentet med dess bilagor officiellt kan tas i bruk från och med 1.10.2018. Gemensamma kyrkorådet 29.8.2018 gav församlingsråden i uppdrag att ge utlåtande om förslaget till Vasa kyrkliga samfällighets dataskydds- och datasäkerhetspolitik (bilaga 5). Utlåtandena bör ges senast 15.9.2018. Församlingsrådet ger sitt utlåtande om förslaget till Vasa kyrkliga samfällighets dataskyddsoch säkerhetspolitik. Församlingsrådet konstaterade att det inte har något att anmärka på förslaget till Vasa kyrkliga samfällighets dataskydds- och säkerhetspolitik.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018 11 120 Beviljande om avsked från förtroendeuppdrag Församlingsrådsmedlem Anders Kronlund har 2.8.2018 meddelat att han flyttar från orten och kan därmed inte längre fungera som förtroendevald. Kronlund är medlem i församlingsrådet och ordförande för distriktsrådet i centrum. Om befriande, beviljande av avsked, avstängning eller skiljande från ett förtroendeuppdrag beslutar det organ som har valt den förtroendevalda. I fråga om förtroendevalda som utsetts genom församlingsval fattas beslutet dock av det organ som den förtroendevalda är medlem av. (KL. 23:6). a) Anders Kronlund beviljas avsked från församlingsrådet i Vasa svenska församling b) Anders Kronlund befrias från förtroendeuppdraget som ordförande för Vasa svenska församlings distriktsråd för centrum. i enlighet med beslutsförslag a och b.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018 12 121 Utse ny medlem av församlingsrådet Församlingsrådets medlem Anders Kronlund har beviljats avsked från förtroendeuppdraget. Om en förtroendevald som utsetts genom församlingsval avlider, förlorar sin valbarhet, beviljas avsked eller avstängs eller skiljs från sitt förtroendeuppdrag, kallas en suppleant i stället för honom eller henne. (KL 23:7) Gunnel Granlid utses till ny ordinarie medlem i församlingsrådet för den återstående mandatperioden. i enlighet med beslutsförslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018 13 122 Anhållan om befrielse från förtroendeuppdrag Johanna Ulrika Söderholm har per brev daterat 15.8.2018 meddelat att hon flyttar från orten och önskar bli befriad från förtroendeuppdragen i församlingen. Söderholm är medlem i distriktsrådet i centrum (FR 24.1.2018) och ersättare i valnämnden (FR 12.4.2018). Om befriande, beviljande av avsked, avstängning eller skiljande från ett förtroendeuppdrag beslutar det organ som har valt den förtroendevalda (KL. 23:6). a) Johanna Ulrika Söderholm befrias från förtroendeuppdraget som medlem i Vasa svenska församlings distriktsråd för centrum. b) Johanna Ulrika Söderholm befrias från förtroendeuppdraget som ersättare i Vasa svenska församlings valnämnd. i enlighet med beslutsförslag a och b.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018 14 123 Anhållan om befrielse från förtroendeuppdrag Ulla Salmenheimo-West anhåller per brev daterat 3.9.2018 om befrielse från medlemskapet i valnämnden, eftersom hon beslutat kandidera i församlingsvalet 2018. Om befriande, beviljande av avsked, avstängning eller skiljande från ett förtroendeuppdrag beslutar det organ som har valt den förtroendevalda (KL. 23:6). Församlingsrådet utsåg Salmenheimo-West till medlem i valnämnden 7.11.2016 ( 217). Ulla Salmenheimo-West befrias från förtroendeuppdraget som medlem i Vasa svenska församlings valnämnd. i enlighet med beslutsförslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018 15 124 På mötet väckt ärende: Anhållan om befrielse från förtroendeuppdrag Rose-Marie Dahlgren-Sand anhöll på mötet om befrielse från medlemskapet i valnämnden, eftersom hon beslutat kandidera i församlingsvalet 2018. Anhållan inlämnas skriftligen till mötessekreteraren innan protokollet justeras. Om befriande, beviljande av avsked, avstängning eller skiljande från ett förtroendeuppdrag beslutar det organ som har valt den förtroendevalda (KL. 23:6). Församlingsrådet utsåg Dahlgren-Sand till medlem i valnämnden 7.3.2017. Rose-Marie Dahlgren-Sand befrias från förtroendeuppdraget som medlem i Vasa svenska församlings valnämnd. i enlighet med beslutsförslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018 16 125 Utse nya medlemmar till valnämnden Ulla Salmenheimo-West har befriats från förtroendeuppdraget som medlem av valnämnden och Johanna Ulrika Söderholm har befriats från förtroendeuppdraget som ersättare nr. 5. Valnämnden består av en ordförande och minst fyra andra medlemmar samt minst lika många suppleanter. Suppleanterna ska ställas i den ordning i vilken de träder i stället för medlemmarna. Nämnden tillsätts av församlingsrådet. (KL 23:19) Församlingsrådet utser ordföranden för valnämnden. Till medlem i valnämnden kan man välja en konfirmerad församlingsmedlem som är känd för sin kristna övertygelse, har fyllt 18 år och inte är omyndig (KL 23:2,1). Valnämnden ska i mån av möjlighet utse medlemmar på så sätt att kvinnor och män är representerade till minst 40 procent vardera (KL 23:8). En kandidat eller en kandidats make eller maka, barn, syskon eller föräldrar kan inte vara medlem eller ersättare i valnämnden. Med make eller maka avses äkta makar samt personer som lever under äktenskapsliknande förhållanden eller i registrerat partnerskap med kandidaten. (KL 23:19,4) Församlingsrådet 12.4.2018 52 utsåg följande personer till valnämnden för församlingsvalet 2018: John Åsvik (ordf.), ordinarie medlemmar: Ulla Salmenheimo-West, Margaretha Stenroos, Niclas Carlsson och Gunnel Granlid samt ersättare: 1) Tom Lillhonga, 2) Göran Särs, 3) Anders Borg, 4) Rose-Marie Dahlgren-Sand, 5) Johanna Ulrika Söderholm och 6) Daniel Djupsjöbacka. a) Församlingsrådet utser en ordinarie medlem till valnämnden. b) Församlingsrådet utser Anders Dahlbäck till femte ersättare i valnämnden. Församlingsrådet befriade genom ett på mötet väckt ärende Rose-Marie Dahlgren-Sand från förtroendeuppdraget som fjärde ersättare i valnämnden. Ordförande konstaterade att en fjärde ersättare därmed behöver utses. a) Församlingsrådet utsåg Mikael Forslund till ordinarie medlem i valnämnden. b) Församlingsrådet utsåg Anders Dahlbäck till femte ersättare i valnämnden. c) Församlingsrådet utsåg Margareta Söderholm till fjärde ersättare i valnämnden.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018 17 126 Utse nya medlemmar till distriktsrådet i centrum Enligt instruktionen för distriktsrådet i centrum består distriktsrådet av en lekmannaordförande, sex ordinarie medlemmar, varav en är församlingsrådets representant, samt tre ersättande medlemmar. Församlingsrådet utser dessa. Distriktsrådet väljer årligen inom sig en viceordförande och en sekreterare. Kaplanen fungerar som föredragande. Idag består distriktsrådet av Terese Häggman, Dick Jungerstam (FR representant), Heidi Smart och Margaretha Stenroos (vice ordförande) samt ersättarna Maj-Britt Anderssén och Pia Sigfrids. Sigfrids har signalerat att hon kommer att anhålla om befrielse. Distriktsrådet diskuterade situationen vid sitt möte 16.8.2018 och beslöt be församlingsrådet söka ny ordförande. Under den återstående mandatperioden är ett möte inplanerat. Medlemmarna bör vara bosatta inom distriktsrådets område och valbara i församlingsval. a) Församlingsrådet utser vice ordförande Margaretha Stenroos till ordförande för den återstående mandatperioden. b) Församlingsrådet utser två nya ordinarie medlemmar till distriktsrådet i centrum. a) Församlingsrådet utsåg vice ordförande Margaretha Stenroos att leda distriktsrådets sammanträden för den återstående mandatperioden. Ingen ordförande utses. b) Församlingsrådet utsåg Siv-Britt Höglund och ersättare Maj-Britt Anderssén till ordinarie medlemmar i distriktsrådet för den återstående mandatperioden.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018 18 127 På mötet väckt ärende: Kyrkvärdar till Trefaldighetskyrkan Församlingsrådet har fått förfrågan om att fungera som kyrkvärdar under högmässan i Trefaldighetskyrkan på första advent, 2.12.2018. Ulla Salmenheimo-West och Rose-Marie Dahlgren-Sand fungerar som kyrkvärdar. 128 Anmälningsärenden a) Vice ordförande granskade kyrkoherdens beslutsförteckning 43-60/2018 samt beslutsförteckning i Populus under juni-augusti 2018. b) Elvira Håkans har 27.8.2018 redovisat för bidraget som hon erhållit från församlingsrådet. Håkans riktar ett stort tack till församlingen och församlingsrådet för understödet. c) från domkapitlet i Lappo stift 11 Ordförande för gemensamma kyrkorådet: Vasa kyrkliga samfällighet Domkapitlet beslöt utse kyrkoherde Petri Hautala till gemensamma kyrkorådets ordförande i Vasa kyrkliga samfällighet för tiden 1.9-31.12.2018. d) Kyrkostyrelsens cirkulär 10/2018 Samarbetsmodell för webbarbete 11/2018 Förvaltnings- och specialdomstolarna har en ny e-tjänst Besvärsanvisningar måste uppdateras 129 Barnkonsekvensanalys av ärendena Beredningsgruppen har prövat ärendena enligt barnkonsekvensanalysen. Inga ärenden har konsekvenser för barn. enligt förslaget.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 6/2018 19 130 Anvisning om sökande av ändring Församlingsrådet gav anvisningar om rättelseyrkande och besvärsförbud enligt bilaga 6 blankett 2. 131 Sammanträdets avslutning Sammanträdet avslutades kl. 20.25 med bön om Herrens välsignelse.