LOKALPOLICY MED REGELSAMLING FÖR UTBILDNINGSVETENSKAPLIGA FAKULTETEN vid Göteborgs universitet Fastställd av utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden 2007-06-12 Reviderad 2008-12-17 Dnr C 2 5701/08 1
Innehåll Lokalpolicy... 3 Regler för tilldelning av arbetsplats m fl lokaler... 4 Rutiner för lokalbokning... 5 Regler för tilldelning av förråd... 6 Regler för tillträde inom fakultetens lokaler... 7 Regler för passerkortsystemet i Pedagogen... 10 Regler vid uthyrning (korttidsuthyrning) av utbildningsvetenskapliga fakultetens lokaler... 13 Bilaga 1. Principer och information i samband uthyrning av lokaler... 15 Bilaga 2. Taxa för uthyrning av lokaler... 16 Regler för bokning av gemensamma resurser... 20 Bilaga 3. Rutiner för resursbokning... 21 Bilaga 4. Utbildning och kompetens i användning av TimeEdit... 23 Bilaga 5. Ansvar för resurshanteringsprogrammet TimeEdit... 24 Lokalers fysiska tillgänglighet... 25 2
Lokalpolicy Målsättning Fördelning av Utbildningsvetenskapliga fakultetens lokaler har följande målsättning att bereda alla som arbetar inom fakulteten, både anställda och studenter, en god arbetsmiljö att när flera anställda delar arbetsrum, bidra till att skapa så goda förutsättningar som möjligt till en väl fungerande arbetsplats för var och en att övriga gemensamma ytor utformas på ett ur arbets- och studiesynpunkt bra sätt. Policyn omfattar följande grupper: - Anställda med tidsbegränsat förordnande. - Anställda med tillsvidareförordnande. - Doktorander. - Professor emeritus / emerita. - Övrig personal, inklusive gästforskare, skall beredas plats så långt det är möjligt. - Studenter som tillhör utbildningsvetenskapliga fakulteten. Fastighetsansvaret av Utbildningsvetenskapliga fakultetens lokaler har av dekan delegerats till kanslichef. Kanslichefen ansvarar för - att ta initiativ till förändring och förnyelse vad gäller lokalfrågor i syfte att förbättra arbetsmiljön för studenter och personal, - att planera för framtida nya verksamheter och / eller verksamheter i andra lokaler än de som fakulteten nu disponerar, - att bereda ärenden och utgöra en remissinstans åt fakultetsnämnden i lokalfrågor, - att ge förslag på frågor som bör utredas vidare. Prefekt / motsvarande skall vid behov av förändrade lokaler eller utökning av antal lokaler anmäla detta till kanslichef för beredning. Kanslichefen bereder ärenden åt fakultetsnämnden i lokalfrågor (inklusive inredning och utrustning) och kan även ge förslag på frågor som bör utredas vidare. I samtliga frågor fattas beslut i fakultetsnämnden efter förslag från kanslichef. Utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden förbehåller sig rätten att avgöra i vilken ordning såväl interna som externa organisationer / motsvarande har rätt att boka lokal respektive förhyra lokal inom fakulteten. Information har skett 2007-04-25 i Lokala arbetsmiljökommittén för arbetsmiljöblock VI. Förhandling enligt 19 MBL har ägt rum 2007-04-26 3
Regler för tilldelning av arbetsplats m fl lokaler samt Rutiner för lokalbokning Arbetsplats Prefekt/ motsvarande har skyldighet att i god tid se till att det finns arbetsplats för nyanställd personal. Institutionernas interna lokalpolicy bör ligga i linje med den policy som fastställts av fakultetsnämnden. Om tilldelad arbetsplats ej utnyttjas på grund av längre frånvaro (längre sjukskrivning, deltidssjukskrivning, delpension, barnledighet etc.) skall arbetsplatsen i första hand utnyttjas av ev. vikarie. Prefekt/ motsvarande har skyldighet att snarast underrätta kanslichef om disponibla rum och arbetsplatser. Vad som sägs i andra stycket gäller även vid längre och omfattande tjänstledighet. Med detta avses tjänstgöring omfattande minst 20 % av heltid under en sammanhängande tid om minst 6 månader. De olika verksamheternas lokaler bör om möjligt vara geografiskt sammanhållna. Principer för tilldelning av arbetsplats anges i särskilt avsnitt nedan. Avvikelser från dessa normer kan i vissa fall vara befogade när det gäller lokaler för speciella arbetsuppgifter, t ex studerandeexpedition, studievägledning, studierektorer etc. Dessa lokaler bör vara lätt tillgängliga för studenterna och helst centralt placerade. Det förutsätts att varje institution/ verksamhet, beslutar om sin interna fördelning av arbetsplatser inom tilldelade lokalytor. Gästforskare tilldelas arbetsplats inom respektive institutions tilldelning av arbetsrum. Principer för tilldelning av arbetsplats i eget rum Principerna tillämpas i den ordning de är formulerade. 1. Arbetsuppgifternas karaktär avgör, t ex speciellt uttalade krav på avskildhet. 2. Heltidsanställda som uppfyller p.1 får i första hand eget rum (heltid = mer än halvtid). 3. Anställd med tillsvidareförordnande sätts före anställd med tidsbegränsat förordnande. Övrigt gällande tilldelning av arbetsplats Professor emeritus / emerita erbjuds arbetsplats under förutsättning att man är aktiv inom fakultetens verksamhetsområde. Alla förändringar vad gäller lokaler måste ske med berörd lednings godkännande. Vid skilda uppfattnningar hänförs frågan till kanslichef för beredning. Studieplatser för studenter I all planering av fakultetens lokaler skall beaktas att yta avsätts till självstudieplatser för studenterna. 4
Personalrum / Pausrum Institution/enhet skall inom sin ramyta tilldelas ett personalrum för gemensamma kaffepauser och övriga raster. Personalen skall kunna äta medhavd mat och mini-kök skall finnas. Hörsalar, Lektionssalar, Grupprum, Datasalar, Konferensrum Samtliga dessa lokaler skall vara allmänna, d v s tillhöra fakulteten och ej viss institution eller verksamhet. Specialsalar bör däremot kunna inrättas efter beslut i fakultetsnämnden. De institutioner som utnyttjar specialsalar i sin verksamhet, schemalägger dessa i särskild ordning. Rutiner för lokalbokning Undervisningslokalerna bör kunna utnyttjas effektivare genom att alla som bokar lokal också följer de rutiner som gäller: - personal som bokar och använder lokal är ansvarig för lokalen under bokad tid - bokning får endast ske enligt fastställt schema - den enskilde som bokat lokal ansvarar för att den omedelbart avbokas om den inte kommer att användas som planerat (kostnadsdebitering övervägs) - kursansvariga institutioner/ motsvarande, samråder, så att praktik- och teoriperioder ej ligger på samma tid för flera utbildningar - större symposier och studiedagar planeras tillsammans med lokalbokningen. 5
Regler för tilldelning av förråd Förråd Förråd bör i möjligaste mån finnas i anslutning till institutionernas / motsvarande tilldelade arbetslokaler. Lokaler med direkt eller indirekt dagsljus skall ej användas som förråd. 6
Regler för tillträde inom fakultetens lokaler (Antagen av Utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden 2005-02-01) 1 Allmänt Utbildningsvetenskapliga fakultetens lokaler är delvis öppna för allmänheten men är inte att betrakta som allmän plats utan är till för personal och studenter. Tillträdespolicyn har formulerats utifrån utgångspunkten att lokalerna skall ha största möjliga öppenhet samtidigt som en bestämd säkerhetsnivå skall upprätthållas. Syftet med tillträdesregler är att skapa optimalt säkra förhållanden med hjälp av ett passerkontrollsystem som är praktiskt användbart och tillgodoser ett allmänt servicebehov för personal, studenter och övriga besökande. Beslut avseende tillträdestider och behörighetszoner för erhållande av passerkort fattas av ansvarig på institution, enhet eller universitetsbibliotek i samråd med Utbildningsvetenskaps serviceenhet, USE. 2 Tillträdestider I förekommande fall kan avsteg göras från följande principer för tillträde. Huvudentréerna i Pedagogen med byggnaderna Hus A - Utsikten, Hus B - Åsikten och Hus C -Insikten hålls öppna: Vardagar Hus A kl 07.00 18.30 Hus B kl 07.00 17.00 (fredagar 07.00 16.00) (stängt juli månad) Hus C kl 07.00 17.00 (fredagar 07.00 16.00) (stängt juli månad) Lördagar Sön- och helgdagar Stängt Stängt När husen är stängda använder behöriga passerkort enl nedan: Personal Tillträde till lokalerna medges alla dagar 05.30 23.00. Observera att inpassering ej kan ske efter 23.00! Studenter Studenter medges tillträde alla dagar 07.00 23.00, dock ej storhelger. Observera att inpassering ej kan ske efter 23.00! Entreprenörer Tillträdestider enligt överenskommelse mellan hyresvärden och fakulteten. Arrangemang Tillträdestider enligt överenskommelse mellan arrangören och fakulteten. 7
3 Behörighetszoner Pedagogen har sektionerats i olika behörighetszoner. Detta för att uppfylla Göteborgs universitets krav på fysisk säkerhet i lokaler. Passage mellan behörighetszoner, med undantag för allmän zon, sker med passerkort. Definition av behörighetszon Personal Allmän zon är öppen alla vardagar Hus A mellan 07.00-18.30, Hus B mellan 07.00 18.30, Hus C mellan 07.00 18.30 Övrig tid och helger krävs passerkort + kod. Inre behörighetszon (låsta kontorsområden, lärosalar) är alltid låst och kräver passerkort + kod. Kontrollerad zon är alltid låst och kräver passerkort + kod. I förekommande fall kan avsteg göras utifrån institutioner/enheters önskemål. Kontrollerad zon utgörs av institutioner, enheter, hörsalar, lektionssalar och grupprum mm. Särskilt skyddsvärd zon är alltid låst och kräver passerkort + kod samt nyckel. Dessa zoner/utrymmen kommer endast ett begränsat antal behöriga att ha tillgång till. Studenter Studenter skall lämna Utbildningsvetenskapliga fakultetens lokaler innan kl. 23.00 vardagar/helger. Allmän zon är öppen alla vardagar mellan 07.00-18.30, övrig tid och veckoslut krävs passerkort + kod. Vid storhelger och under juli månad har studenter ej tillträde! Inre behörighetszon är alltid låst och kräver passerkort + kod. Kontrollerad zon har studenter normalt ej tillträde till. Kontrollerad zon inrymmer institutioner, enheter, hörsalar, lektionssalar och grupprum mm. I förekommande fall kan avsteg göras utifrån institutioner/enheters önskemål. Särskilt skyddsvärda zoner har studenter ej tillträde till. Entreprenörer Tilldelas behörighetszoner enligt överenskommelse mellan hyresvärden och fakulteten. 8
Arrangemang Tilldelas behörighetszoner enligt överenskommelse mellan arrangören och fakulteten. Grundprincipen för tillträde till behörighetszon anges nedan ZON Allmän Inre Kontrollerad Särskild Personal Kort+kod Kort+kod Kort+kod+nyckel Student Kort+kod Entreprenör enl ö k med USE Arrangemang enl ö k med USE 9
Regler för passerkortsystemet i Pedagogen (Antagen av Utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden 2005-02-01) 1 Allmänt Utformningen av passerkortsystemet strävar efter att balansera behoven av öppenhet, smidighet och säkerhet. Denna policy har för avsikt att klarlägga vilka riktlinjer, regler och vilket ansvar som gäller för samtliga verksamheter som ingår i passerkortsystemet på projekt Pedagogen. Den skall fungera som vägledning för personal och studenter rörande hantering och säkerhet i passerkortsfrågor. 2 Ansvarsorganisation Enligt nedanstående anges i punktform några viktiga ansvarsområden beträffande passerkortsystemet samt vem som har befogenhet att besluta inom området. Förteckningen kommer successivt att kompletteras. Beslut avseende behörighetsnivåer, zoner och tillträdestider fattas av institutioner, enheter och universitetsbiblioteket i samråd med Utbildningsvetenskaps serviceenhet, USE. Beträffande ansvarsfördelning och kontaktpersoner (se bilaga 1). USE ansvarar för att framställa passerkort till anställda och studenter. Utbildningsvetenskaps dataservice, UDS är tekniskt ansvariga för passerkortsystemets databas. Finansiering av administrations- och kortkostnader sker inom Utbildningsvetenskapliga fakultetens årliga budget. 3 Passerkort Behörighet Passerkort med behörighet till lokaler i Pedagogen utdelas till personal, studenter samt besökare enligt följande kriterier. Personal Passerkort med tillträde till lokalerna tilldelas tillfällig- eller tillsvidareanställd personal tillhörande Utbildningsvetenskapliga fakultetens institutioner/enheter samt övriga behöriga användare av lokaler. Studenter Studenter skall vara antagna och registrerade på Utbildningsvetenskapliga fakulteten och gå utbildning som är lokaliserade till Pedagogen. Besökare Passerkort för besökare tilldelas tillfälligt enligt punkt 2 ovan. Utbildningsvetenskapliga fakultetens villkor, ordningsregler och principer skall följas. Besökare kan bli ersättningsskyldig om fakulteten orsakas kostnader på grund av att ovan nämnda regler inte följs. 10
Kortbeställning Personal Begäran om passerkort görs av respektive institution/enhet på särskild rekvisitionsblankett. Blanketten skall vara undertecknad av prefekt, enhetschef, föreståndare eller annan ansvarig utsedd person. Därefter beställes tid för fotografering hos USE via e-post adress: card@ped.gu.se telefon: 031-786 2308 eller 031 786 2311 Passerkortet kvitteras av behörig. Fotolegitimation skall uppvisas. Studenter Passerkort till student framställs av USE. Fotolegitimation skall uppvisas vid fotografering. Passerkort utkvitteras hos IPDs studerandeservice under expeditionstid. USE informerar studenter om passerkortpolicy i samband med kursstarter. Besökare Besökskort lämnas ut av USE efter uppvisande av godkänd fotolegitimation. Handhavande Passerkortet är personligt och skall hanteras i enlighet med anvisningarna på kortkvittensen. Denna undertecknas när kortet delas ut och kortmottagaren erhåller en kopia av ordningsregler för korthantering. Kortet får inte lånas ut. PIN-kod får ej avslöjas till annan eller förvaras så att den kan kopplas till passerkortet. Det är ej tillåtet att öppna låsta dörrar för okända eller obehöriga. Avvikelser från detta kan leda till inskränkningar i tillträdesbehörighet eller spärrning av kort. Kortet är Utbildningsvetenskapliga fakultetens egendom och skall återlämnas till USE. Besökskort återlämnas till USE enligt avtal (eller överenskommelse). Studenten informeras om skyldigheten att återlämna kortet under utbildningens slutfas via kursansvarig/lärare, informationsskärmar och anslagstavlor. Det är viktigt att kortet förvaras så att det inte bryts eller avmagnetiseras. Giltighetstid För personal gäller en giltighetstid som avser anställningens längd dock längst 2 år. Giltighetstiden skall därefter förnyas hos USE. Studenter tilldelas en giltighetstid om max 1 år. Giltighetstiden skall därefter förnyas hos USE. Återlämning av kort Passerkortet återlämnas till USE. Förkommet kort Om kortet tappas eller förkommer är det viktigt att detta anmäls snarast så att det kan spärras. Anmälan görs till systemadministratör via e-postadress: card@ped.gu.se 11
Uppgifter på passerkortet Magnetremsan innehåller endast uppgifter av teknisk art. 4 Säkerhetsarbete Inget passerkortsystem är säkrare än vad användarna tillåter. För att behålla våra öppettider och minimera risken för stölder och/eller sabotage i lokalerna är det viktigt att alla hjälps åt. Det gäller att inte lämna ut information om passerkort- eller larmsystem, säkerhetsinstallationer, larmtider, koder m.m. till obehöriga. stänga/låsa fönster och dörrar när lokalerna lämnas. uppmärksamma om obehöriga vistas i icke publika lokaler och på ett vänligt sätt hjälpa dem tillrätta. rapportera incidenter till säkerhetsansvarig på fakulteten. Uppgifter som lagras i systemet För- och efternamn Personnummer Institution/Enhet Kortets giltighetstid Kortnummer Dataregistret är anmält till universitetets personuppgiftsombud. Loggningar sparas i 1 år. Hantering av personuppgifter i passerkortsystemet sker i enlighet med anvisningarna i personuppgiftslagen, PUL. Se http://www.pul.nu/lagtext.html Uppgifter som loggas: Alla kortdragningar Tidpunkt Kortläsare Innehavare Kortnummer Utifrån systemägarens säkerhetskrav skall loggar kontrolleras regelbundet med avseende på onormala förhållanden och säkerhetsincidenter. Uttag av logginformation skall grundas på beslut av systemägare, systemadministratör eller GUs säkerhetschef. Beslut om uttag av logginformation skall vara skriftlig och motiveras av: Förebyggande revisions- eller säkerhetsuppföljning Säkerhetsrelaterad händelse eller misstanke om sådan 5 Information och kontaktpersoner Vid frågor rörande passerkorten kontaktas systemadministratör via e-postadress: card@ped.gu.se telefon: 031-786 2308 eller 031 786 2311 12
Regler vid uthyrning (korttidsuthyrning) av utbildningsvetenskapliga fakultetens lokaler (Faställda av Utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden 2006-06-13) Bakgrund Utgångspunkten är att de lokaler som Utbildningsvetenskapliga fakulteten disponerar enligt lokalplan för Göteborgs universitet i första hand skall användas för den verksamhet i form av undervisning, forskning, annan uppdragsverksamhet samt administrativa uppgifter som ålagts fakultetens institutioner / motsvarande att genomföra. Om det finns en överkapacitet när ovanstående verksamheter fyllt sina behov av lokaler, kan ansvarig beslutsfattare (se nedan) besluta om att hyra ut lokaler till extern kund. Oavsett vem som hyr lokaler får de inte användas för verksamheter som kan skada universitets image. Prioritering vid bokning / uthyrning av lokaler När prioritering måste göras, gäller följande rangordning (vid tvist beslutar dekanus): 1. Undervisning i fakultetens regi (institutioner / enheter). Konferenser / motsvarande i fakultetens regi. 2. Studentkårens arrangemang. 3. Undervisning genom andra institutioner / enheter inom Göteborgs universitet. 4. Konferenser / motsvarande arrangerade av andra delar av Göteborgs universitet. 5. Externa konferenser / motsvarande för förvaltningar, organisationer eller företag. Regler och information vid uthyrning av lokaler Ansvarig vid fakulteten för att teckna kontrakt åligger serviceenheten. I övrigt se Bilaga 1. Kostnader Se Bilaga 2. De tre byggnader som ingår i Pedagogen, Göteborg, samt lokalerna på Brogatan 2, har något olika förutsättningar för externa arrangemang. Hus A Detta hus inrymmer både undervisningslokaler samt kontorslokaler. Bland undervisningslokalerna räknas den större Kjell Härnqvist-salen samt de i anslutning till denna befintliga större undervisningssalarna. Dessa lokaler är lämpliga för större externa arrangemang i form av mötes- och konferensverksamhet. Resurser finns för kvalificerat konferenstekniskt stöd liksom för enklare förtäring. Tillgången på garderob och toaletter är tillfredsställande. Lokalerna i detta hus är tillgängliga för externa aktiviteter endast under dagtid vardagar fram till klockan ca 17. Hus B Detta hus inrymmer både undervisningslokaler, laboratorier samt kontorslokaler. Bland undervisningslokalerna finns ett antal större föreläsningssalar. 13
Hus C Detta hus inrymmer både undervisningslokaler, metodkök samt kontorslokaler. Bland undervisningslokalerna finns en större föreläsningssal, Margareta Huitfeldts auditorium.. Lokalerna i detta hus är tillgängliga för externa aktiviteter endast under dagtid vardagar fram till klockan ca 17. Brogatan 2 Fakulteten har även lokaler på denna adress. Förfrågan görs till Institutionen för arbetsvetenskap. Regler för samtliga lokaler Med hänsyn tagen till de inledande förutsättningarna skall dessa lokaler främst användas vid - internt arrangerade möten och konferenser, nationella såväl som internationella. Samtliga universitets arbetsenheter har i mån av plats rätt att hyra lokalerna. Avgift regleras enligt särskild taxa. Särskilda kostnader tillkommer för teknik och uppkopplingar av audiovisuell utrustning. Särskilda villkor gäller för uthyrning av metodkök. - I mån av ledig kapacitet är undervisningslokalerna även tillgängliga för externa arrangörer. Hyresavgift erlägges enligt Bilaga 2. 14
Bilaga 1. Principer och information i samband uthyrning av lokaler 1 - Bokning sker genom fakultetens serviceenhet. - Lokalhyra debiteras enligt prislista per hel timma 2. Bilaga 2. Moms utgår ej. - Vid beställd teknikersupport debiteras moms på använda tjänster. - Vid helg- och kvällsaktivitet tillkommer kostnad för väktare. - Avbokning skall ske senast två veckor (tio arbetsdagar) innan bokad datum. Sker avbokning senast en vecka innan bokad datum uttages en avgift motsvarande hälften av hel avgift. Sker avbokning dagen innan eller om avbokning ej sker, debiteras full avgift. - Anslag (information) om evenemanget sker endast via skyltar som finns att låna. Meddela önskemål om detta vid bokning. - Lösa lappar på dörrar, pelare eller fönster etc får inte förekomma. Denna form av information kommer att avlägsnas. - Det är inte tillåtet att använda marschaller e dyl vid Pedagogen. - Göteborgs universitet är en rökfri arbetsplats. Rökning är tillåten på särskilt anvisade platser utomhus. - Pedagogens flaggstänger är endast till för flaggning med Göteborgs universitets flagga samt för nationsflaggor motsv. - Vid behov kan extra stolar och bord ställas till förfogande för registrering mm. Var god meddela detta vid bokning. - Vid bokning var god ange behov av datasupport uppkoppling mot nätverk, Internet etc, samt behov gällande AV-teknik m m i hyrda lokaler. - För att få tillgång till bokade lokaler krävs passerkort eller nyckel. Kontakt ta med Serviceenheten, USE, vid ankomst. OBS! Det är viktigt att ha med sig en särskild rekvisitionsblankett. Blanketten skall vara undertecknad av prefekt, enhetschef, föreståndare eller annan ansvarig utsedd person. Beslut avseende behörighetsnivåer, zoner och tillträdestider fattas av institutioner, enheter eller universitetsbiblioteket i samråd med fakultetens serviceenhet. - Regler avseende nyttjande av Göteborgs universitets lokaler för fester och arrangemang samt säkerhetskrav och ordningsregler skall följas, bland dessa finns brandförebyggande åtgärder. Erforderliga tillstånd för bl a utskänkning av alkoholhaltiga drycker skall finnas vid festarrangemang. 1 Fakulteten följer även Policy och övergripande riktlinjer för säkerhetsarbetet vid Göteborgs universitet. Fastställd av rektor 2003-04-15. 2 Varje påbörjad hel timma debiteras som hel timma! 15
Bilaga 2. Taxa för uthyrning av lokaler Rumsnummer AV-teknisk utrustning FP Fast projektor i tak SD Stationär dator BD avsedd för medtagen Lokal inkl. befintlig teknik samt kringutrustning Hyra Kr/tim 3 Heldag (9 tim) Halvdag (4 tim) bärbar dator DK Dokumentkamera DV DVD/VHS-spelare TM Trådlös mikrofon (Övriga lokaler är utrustade med OH-projektor.) AV-teknik Annan service Efter arbetstid/helger 500 500 600 AK2 155 FP, SD, DK, DV, TM Kjell Härnqvistsalen, 300 platser C1 22 FP, SD, DK, DV, TM Margareta Huitfeldts auditorium 232, platser AK2 136 AK2 137 BE 014 BE 015 BE 036 FP, SD, DK, DV, TM Hörsal ca 100 platser CE 04 FP, SD, DK, DV, TM Hörsal 70 platser A1 311 FP, SD, DK, DV, TM Lektionssal 48 A1 338 platser AK2 134 FP, BD Lektionssal 40 AK2 135 FP, BD platser AK2 138 AK2 139 BE 016 B1 113 B1 114 B1 116 B1 132 B1 133 FP, BD FP, BD FP, BD FP, BD 1 800 14 000 7 000 Hus A, Utsikten 1 500 12 000 6 000 Hus C, Insikten 900 7 000 3 500 Hus A, Utsikten Hus B, Åsikten 800 6 000 3 000 Hus C, Insikten 750 5 500 2 750 Hus A, Utsikten 700 5 000 2 500 Hus A, Utsikten Hus B, Åsikten Hus C, Insikten 3 Varje påbörjad hel timma debiteras som hel timma! 16
B1 134 B1 135 B1 136 B2 213 B2 216 B3 316 B3 332 B3 335 B3 336 CE 38 AK 2133 AK 2140 A1 314 A1 316 A1 334 A1 336 B2 214 B2 215 B3 314* B3 315 B3 333 B3 334 CE 11* CE 33* C1 05* B1 106 B1 107 B1 118 B1 139 B2 206 B2 207 B2 218 B2 241 B3 306 B3 307 B3 337 B3 339 CE 14* CE 30* C1 14* FP, BD FP, SD, DV FP, BD FP, SD, DV FP, SD, DK, DV, TM * AK 2134 och AK 2135 samt AK 2138 och AK 2139 har en flyttbar skiljevägg som ger möjlighet till 80 platser. Lektionssal 30 platser * 24-26 platser Grupprum 10 platser * 6-8 platser Laboratorier 500 3 500 1 750 Hus A, Utsikten Hus B, Åsikten Hus C, Insikten 150 1 000 500 Hus B, Åsikten Hus C, Insikten Debitering avgörs från fall till fall. 17
CE 16 CE 25 C1 16 Metodkök 500 4 000 2 000 Hus C, Insikten CE 15 CE 26 C1 15 A2 119 B1 115 CK 20 FP, SD, DV FP, SD, DV FP, SD, DV Riktlinjer för tillämpning av taxan Matsal --- 300 --- Hus C, Insikten Uppdukning i Margareta Huitfeldts auditorium 500 4 1 500 5 --- Hus C, Insikten Datasalar Hus A, Utsikten Hus B, Åsikten Hus C, Insikten Tekniker 500 kr/tim -- -- En huvudprincip är att avgiftsbelagda aktiviteter alltid skall debiteras hyra. Verksamhet Undervisning och GU-arrangemang, ej avgiftsbelagda, samt arrangemang för/eller i regi av statliga forskningsråd eller forskningsbeviljande organ. Konferenser/kurser/motsvarande som är avgiftsbelagda där GU och/eller Utbildningsvetenskap medverkar som en part. Externa konferenser/kurser/motsvarande för förvaltningar, organisationer, företag Studentkårsarrangemang med företagsanknytning Studentkårsarrangemang med kommun/ motsv. anknytning (verksamhetsrelaterad och icke kommersiellt) Studentkårens egna interna möten (styrelsemöten/motsv) Studentkårens studiesocial arrangemang. (Medlemsinriktat, studentlegitimation krävs.) OBS! Enbart korridoryta får ej upplåtas för företag/organisationer/myndigheter. Undantag görs av delar av korridoren i entréplan i Hus B. Avgift Ej avgift Ej avgift Ordinarie hyra 50 % rabatt Ej avgift Ej avgift Ej avgift I vissa fall erfordras särskilt avtal efter över- 4 Gäller arbetskostnad. 5 Hyra av dukar, porslin mm för 100 personer. 18
19 enskommelse med fakultetskansliet.
Regler för bokning av gemensamma resurser Dessa regler fastställdes av Utbildningsvetenskapliga fakulteten 2005-02-05 och reviderades 2005-12-06. 1. Bokning av fakultetens lokaler skall alltid ske med stöd av lokalbokningsprogrammet TimeEdit. Det är lämpligt att även andra gemensamma resurser inom fakulteten bokas med detta program, t.ex. tekniska hjälpmedel. 2. Rättighet att utföra bokning av undervisningslokaler och andra gemensamma resurser utförs normalt av behörig personal. För att undvika att detta blir en begränsning för verksamheten skall respektive institution se till att behörig personal finns tillgänglig i tillräcklig omfattning. 3. Behörig personal är anställd inom fakulteten och är definierad användare i programmet TimeEdit. 4. Personal med uppgift att utföra bokning av fakultetens lokaler och gemensamma resurser skall ha genomgått introduktionsutbildning i programmet TimeEdit. 5. Personal med uppgift att utföra bokning skall ha kompetens för detta. Kompetensen skall beskrivas som a) grundläggande respektive b) avancerad. Med grundläggande kompetens avses kunskaper och färdigheter för bokning av lokaler respektive medieresurser (tekniska hjälpmedel). Avancerad kompetens krävs när ett flertal samtidiga resurser ska bokas, vilket är vanligt vid schemabokning. För att kunna upprätthålla avancerad nivå skall sådan personal kontinuerligt arbeta med schemabokning. 6. Var och en av fakultetens institutioner samt Utbildningsvetenskapliga fakultetens serviceenhet (USE) skall ha tillgång till minst en person med avancerad kompetens. 7. För effektivt resursutnyttjande skall alltid Rutiner för resursbokning (se bilaga 3) tillämpas. Rutinerna skall utvärderas kontinuerligt och korrigeras vid behov (se bilaga 4). 8. Om en kurs eller annan aktivitet blir inställd skall det förändrade resursbehovet (lokal, medieutrustning) omedelbart meddelas schemabokare/ lokalbokare/ mediebokare. Ansvar för att så sker har den som gjort beställningen eller den som ställt in aktiviteten. 9. Information om rutiner för resursbokning skall göras känd inom fakulteten. Därför bör dessa infogas i dokument, bl.a. lokalpolicy, kursledarguide (eller motsvarande på respektive institution) och som webbinformation till samtliga anställda. Behöriga lokal-, schema- och mediebokare skall finnas förtecknade på fakultetens intranät. 10. Kostnadsdebitering för oanvända och ej avbokade lokaler har diskuterats och kan komma att införas i framtiden. 11. Ansvar för ägande, förvaltning och teknisk support av programmet TimeEdit fastställs i särskilt dokument (jfr bilaga 5). 20
Bilaga 3. Rutiner för resursbokning 1. Schemabokning Med schemabokning avses all bokning som bygger på kursschema eller motsvarande. Vid schemabokning skall följande uppgifter lämnas vid beställningen: Generellt för kursen Kurskod och kursbenämning Start och sluttid för alla aktiviteter Antal studenter och antal grupper Specifikt för varje aktivitet inom kursen Lärarsignatur/ namn på den som håller i aktiviteten Innehåll (seminarium, föreläsning, VFU, basgrupp etc.) Helklass, halvklass, basgrupp etc. Önskemål om särskild lokal och ev. utrustning Rådgör alltid med schemabokaren vid behov av stora salar, specialsalar och boka dessa innan schemat fastställs. Kursansvariga institutioner/ motsvarande samråder så att praktik- och teoriperioder inte ligger på samma tid för flera utbildningar. Kursledare för dessa utbildningar samråder så att introduktion, storföreläsningar samt större symposier och workshops inte kolliderar. Preliminärbokning av utbildning bör om möjligt tillämpas. Preliminärt underlag skall vara schemabokaren tillhanda senast fyra veckor före kursstart (två veckor för handläggning samt att studenterna enligt deras rättigheter skall ha tillgång till schemat två veckor före kursstart). Alla önskemål skall lämnas i ett underlag för hela kursen vid ett och samma tillfälle. Markera noga när en lektion avser en mindre grupp, så att rätt storlek på lokal bokas Schemabokning bör fördelas för att undvika att alla studenter börjar och slutar samtidigt. Detta för att underlätta vid paus och lunch samt för att optimera nyttjandet av lokalerna. Studierektor och kursledaren bör därför planera start- och sluttid per kurs inför varje termin. För att undvika att mötas i dörren ska alla bokningar göras med minst 15 minuters mellanrum (30 minuter när det gäller hörsalar). Var noga med att alltid meddela schemabokningen om aktiviteten blir inställd, så att lokalen kan ombokas för andra. 21
2. Lokalbokning Med lokalbokning avses all bokning som inte bygger på kursschema, t.ex. enhetsmöten, kollegiesammanträden, konferenser och uthyrning till externa kunder. Vid lokalbokning skall följande uppgifter lämnas vid beställningen: Start och sluttid för aktiviteten Brukarsignatur/namn på den som håller i aktiviteten Ändamål (enhetsmöte, kursråd, konferens etc.) Antal deltagare Önskemål om särskild lokal och ev. utrustning Rådgör alltid med lokalbokaren vid behov av stora salar och specialsalar. För att undvika att mötas i dörren ska alla bokningar göras med minst 15 minuters mellanrum (30 minuter när det gäller hörsalar). Var noga med att alltid meddela lokalbokningen om aktiviteten blir inställd, så att lokalen kan ombokas för andra. 3. Lokalbokning via WebReservations Lokalbokning går även att göra via webben på http://lokaler.gu.se. Personal med behörighet kan själv boka lokaler för möten och andra aktiviteter som ej ska schemaläggas. Man bokar en lokal i taget för ett tillfälle i taget. Vid webbokning skall följande uppgifter anges: Brukarsignatur/namn på den som använder lokalen Ändamål (enhetsmöte, handledning, kursråd etc) Lokaler som är tillgängliga för bokning på Pedagogen är konferensrum, grupprum och lektionssalar. Större hörsalar samt specialsalar bokas av personal med särskild behörighet för detta. 4. Mediebokning Med mediebokning avses all bokning av utrustning som ingår i mediepool eller på andra sätt utgör gemensamma flyttbara resurser inom fakulteten. Vid mediebokning skall följande uppgifter lämnas vid beställningen: Start och sluttid för bokning av utrustningen Brukarsignatur/namn på den som lånar utrustningen Ändamål (grundutbildning, forskarutbildning, administration) Var noga med att alltid meddela mediebokning om aktiviteten blir inställd, så att medieutrustningen kan ombokas för andra. 22