Styrelsen P R O T O K O L L

Styrelsen 09 2012 P R O T O K O L L 16.10.2012

Styrelsen 16.10.2012 s.2 FÖREDRAGNINGSLISTA 9/2012 Tid: 16.10.2012 kl. 16.00 Plats: Inveon, Lundagatan 8 ÄRENDEN SOM SKALL BEHANDLAS 1 LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET 2 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE 3 TJÄNSTEINNEHAVARBESLUT 4 REPARATIONER I LUNDAGATAN 8 5 FINANSIERING AV REPARATIONERNA I LUNDAGATAN 8 6 LÄRARNAS LÖN OCH ERSÄTTNINGAR UNDER STUDIERESOR 7 TILLSÄTTANDE AV KRISGRUPP FÖR TIDEN 1.10.2012 30.9.2013 8 EKONOMIPLANEN 2013 2015 9 FASTSTÄLLANDET AV ÄGARKOMMUNERNAS BETALNINGSANDEL FÖR LÅN 2013 10 JUSTERING AV ARVODEN FRÅN 1.1.2013 ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE, ÄNDRINGSSÖKANDE OCH BESVÄRSANVISNING

Styrelsen 16.10.2012 s.4 1 LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Förslag: Ordförande konstaterar sammanträdet lagenligt sammankallat och beslutfört. Beslut: Förslaget godkänns. 2 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Förvaltningsstadgan (16 ) säger: Protokollet upprättas av en protokollförare under ledning av ordföranden. Det skall undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföraren. Protokollet skall justeras på det sätt som organet beslutar. Protokollet skall hållas offentligt framlagt. Tid och plats bestäms av organet och kungörs minst en dag i förväg. Förslag: Stefan Sandström och Elisabeth Svaetichin utses till protokolljusterare. Det justerade protokollet för mötet är framlagt till påseende 18.10.2012 på samkommunens officiella anslagstavla vid Östra Nylands yrkesinstitut Inveons kansli vilket kungörs 17.10.2012 på samma tavla. Beslut: Förslaget godkänns. 3 TJÄNSTEINNEHAVARBESLUT Beslut har fattats av tjänsteinnehavare enligt förteckning i bilaga och sänts till styrelsen. JS Förslag: Samkommunens styrelse antecknar besluten för kännedom och meddelar beslutsfattarna att styrelsen inte använder sin upptagningsrätt med stöd av 51 i kommunallagen. Besluten kan därmed verkställas. Beslut: Förslaget godkänns.

Styrelsen 16.10.2012 s.5 4 REPARATIONER I LUNDAGATAN 8 Fastighets Ab Lundagatan 8 i Borgå planerar reparationer i fastigheten enligt disponent Anders Brobergs redogörelse nedan: Fastighetens nedkylningsanläggningar kräver utbyte eftersom de gamla anläggningarna är slutkörda och en kylapparat redan gått sönder. Jörgen Holm från PQR Consult Ab har gjort ett kostnadsförslag på 206.000 (moms 0%) euro för arbetet. Kostnadsförslaget inkluderar nya anläggningar samt installeringsarbetet. En del av kostnaderna täcks med restvärdet av de gamla apparaterna. Offertförfrågan enligt Jörgen Holms anvisningar skickades till fem företag varav Refcon Finland Oy:s offert på 152.400 (moms 0%) euro är den förmånligaste. Vidare har det konstaterats att takfilten på tredje våningens tak läcker på flera ställen och hela taket måste repareras. Före reparationen påbörjas är det omöjligt att konstatera skadornas exakta omfattning men Desimatic Oy har uppskattat reparationskostnaderna till ca. 70.000 80.000 euro. JS Förslag: Informationen antecknas för kännedom. Beslut: Förslaget godkänns.

Styrelsen 16.10.2012 s.6 5 FINANSIERING AV REPARATIONERNA I LUNDAGATAN 8 Reparationsbehovet i Lundagatan 8 definieras i 4 i ovan. Det totala kostnadsförslaget uppgår till ca 250 000. Reparationerna sker med främmande kapital vars kostnad uppskattas till ca 2,6 % per år under fem års tid. För betalningen av amortering och ränta för detta lån uppbär bolaget finansieringsvederlag av aktionärerna. Samkommunens andel av lånet har beräknats till max 120 000, vederlaget höjer samkommunens driftskostnader med ca 50 % per år och påverkar både driftsbidrag och resultat i samkommunen. Eftersom samkommunen för sina placeringar får räntor som för tillfället är klart under denna kredits ränta och samkommunen därtill strävat efter att aktieinnehavet är skuldfritt är det ur flera synvinklar sett fördelaktigt att samkommunen antingen ger lån åt Fastighetsbolaget för sin andel eller betalar sin andel av reparationen med kassamedel. Ordf: Förslag: Samkommunen för yrkesutbildning i östra Nyland betalar till Fastighets Ab Lundagatan 8 sin andel av kommande reparationer med kassamedel och höjer aktiernas värde i balansräkningen med motsvarande belopp, maximalt 120 000. JÄV: Solveig Mickels och Johan Söderberg anmäler jäv och deltar inte i behandlingen av detta ärende. Ordförande Magnus Björklund är sekreterare för detta ärende. Beslut: Förslaget godkänns.

Styrelsen 16.10.2012 s.7 6 LÄRARNAS LÖN OCH ERSÄTTNINGAR UNDER STUDIERESOR Styrelsen har bett yrkesinstitutets ledning göra en utredning över vad det skulle innebära om upprätthållaren betalar full ersättning till lärare som deltar i och övervakar de studieresor som studerandegrupperna brukar göra under våren, det sista studieåret. En kostnadsberäkning har gjorts på basis av de resor som gjordes våren 2012 och med beaktande av gruppstorlekarna läsåret 2012 2013. Under förutsättning att merparten resor fortsättningsvis är endagskryssningar till Stockholm med retur på lördag, ser kostnaderna ut att ligga kring 12 000 /år (beräkningen bilagd). Större principiella frågor som inte kan lösas inom yrkesinstitutet är frågan om lördagens ställning som arbetsdag, utbildningsdag eller fritid. Definitionen bör följa skrivningarna i undervisningssektorns tjänstekollektivavtal enligt vilket en lärare har 190 arbetsdagar per läsår samt dessutom 5 obligatoriska utbildningsdagar, d.v.s. 195 arbetsdagar per läsår. Frågor som huruvida lördagen kan definieras som arbetsdag för lärarna bör lösas i förhandlingar med berörda parter. Resultatet torde inverka på hur lärares eventuella undervisningsfira dagar under de 190 fastställda arbetsdagarna skall tolkas. Likaså bör utredas om det är förenhetligt med avtal och lagstiftning att definiera lördagen som arbetsdag för läraren utan att det också är arbetsdag för studerande. Att definiera lördagen som arbetsdag också för studerande leder till att de bör få en motsvarande ledig dag under de av styrelsen fastställda 190 arbetsdagarna, vilket i sin tur påverkar arbetsschema och lön också för sådana lärare som inte följde med på resan. Likaså leder definieringen av lördagen som en arbetsdag för studerande till frågan om upprätthållaren då också bör stå för studerandes kostnader enligt principen att till läroplanen hörande undervisning skall vara kostnadsfri för studeranden. Att definiera lördagen som lärarens utbildningsdag skulle innebära att merkostnaderna för läraren betalas, men ingen lön. Man kan fråga sig om kvaliteten på innehållet i en sådan utbildningsdag motsvarar det som läraren och upprätthållaren vill uppnå. Enligt OAJ behöver en lärare inte delta i en utbildningsdag om dagen inte innehåller utbildning utan bara övrigt arbete. Att frångå principen att en av resedagarna bör vara en lördag ökar antalet dagar i skolan som kräver vikariering (schemalagda läraren på resa) till ungefär det dubbla och kostnaderna stiger till ca 17 000. Om Inveon börjar betala lärarnas kostnader som uppstår under studieresor samt lön för alla, bör ett anslag på 12 000 sättas till i budgeten för 2013. Samarbetsorganet har behandlat frågan vid sitt sammanträde 8.10.2012 och enhälligt konstaterat att man inget har att invända till rektors förslag. SM Förslag: Inveons traditionella förfarande gällande kostnader för lärarnas deltagande i studieresor ändras inte. Beslut: Förslaget godkänns.

Styrelsen 16.10.2012 s.8 7 TILLSÄTTANDE AV KRISGRUPP FÖR TIDEN 1.10.2012 30.9.2013 Mandatet för Inveons krisgrupp har löpt ut. Samarbetsorganet konstaterar vid sitt sammanträde 8.10.2012 att det inget har att invända mot att mandatet för den gamla krisgruppen förlängs. Eftersom Anne Grönqvist inte längre arbetar i Inveon bör en ny ersättare utses i hennes ställe. Inveons krisgrupp 1.10.2012 30.9.2013 skulle därmed kunna ha följande sammansättning (ersättarna inom parentes): Solveig Mickels, ordförande (Johan Söderberg) Helen Grönqvist Lönnroos (Tom Nykvist, till 31.7.2013) Gina von Schoultz (Maria Rosenlöf) Tom Eklund (Bo Henrik Björkell) SM Förslag: Inveons krisgrupp tillsätts för tiden 1.10.2012 30.9.2013 enligt följande (ersättarna inom parentes): Solveig Mickels, ordförande (Johan Söderberg), Helen Grönqvist Lönnroos (Tom Nykvist, till 31.7.2013), Gina von Schoultz (Maria Rosenlöf), Tom Eklund (Bo Henrik Björkell).

Styrelsen 16.10.2012 s.9 8 EKONOMIPLANEN 2013 2015 Beredningen av samkommunens ekonomiplan för åren 2013 2015 pågår. Aktuell version av planen bifogas föredragningslistan, det slutgiltiga fördlaget presenteras vid sammanträdet efter att ha behandlats ytterligare en gång i samarbetsorganet. Styrelsens budgetdirektiv är följande: Samkommunens utgifter2013 Löner: I höstas uppnådde kommunsektorn ett förhandlingsresultat om de kommunala kollektivavtalen för 2012 2013. Avtalen trädde i kraft i januari 2012 och gäller i 26 månader. Avtalsperioden går ut 28.2.2014. Kostnadseffekten för hela avtalsperioden är nästan 4,5 procent inom alla avtalsområden. Kommunsektorns förtjänstnivåindex väntas stiga i år med 3,2 procent. År 2013 kommer det kommunala förtjänstnivåindexet troligen att höjas med 2,3 procent. Ökningen av kommunernas och samkommunernas lönesumma under bägge åren blir antagligen av samma storleksklass. Personalbikostnader: Grunderna för de kommunala arbetsgivarnas socialförsäkringsavgifter år 2012 fastställdes i slutet av förra året. I rambeslutet för statsfinanserna 2013 2016 ingår det antagna värdet på avgifternas storlek för åren i fråga. I de senaste årens beslut har ett allmänt antagande när det gäller avgiftens utveckling varit att avgiftsnivåerna inte just alls ändras under granskningsperioden. Den genomsnittliga nivån på de kommunala arbetsgivarnas socialförsäkringsavgifter i förhållande till lönesumman verkar hållas på i genomsnitt cirka 30 procent under kommande ramperiod. De kommunala arbetsgivarnas sjukförsäkringsavgift har i år varit 2,12 procent av den lön som utgör grund för avgiften. I basserviceprogrammet som bifogats rambeslutet har avgiftsprocenten år 2013 föreslagits bli den samma som i år. De kommunala arbetsgivarnas arbetslöshetsförsäkringsavgift är i år 0,80 procent av en lönesumma på upp till 1 936 500 euro och 3,20 procent för den överskjutande delen av lönesumman. Arbetslös hetsförsäkringsavgiften beräknas år 2013 stiga med i genomsnitt cirka 0,01 procentenheter. I år är den genomsnittliga arbetslöshetsförsäkringsavgiften inom kommunsektorn cirka 3,05 procent, men år 2013 uppskattas den bli omkring 3,06 procent. Det väntas ske ändringar i den lönesummegräns som ligger till grund för avgiften, bland annat i form av inflationsjustering. Hur arbetslöshetsförsäkringsavgiften utvecklas beror bland annat på arbetslöshetstrenden, och som det ser ut nu finns det inget större tryck på att höja avgifterna på medellång sikt. De kommunala arbetsgivarnas genomsnittliga KomPL avgift har varit oförändrad under åren 2010 2012, dvs. omkring 23,6 procent av lönesumman. Medlemssamfundens faktiska arbetsgivaravgift avviker i allmänhet från den genomsnittliga avgiften. Enligt de uppgifter som nu finns att tillgå blir arbetsgivarens genomsnittliga avgift oförändrad under de närmaste åren, dvs. 23,6 procent åren 2013 2014. Det beslut som fattas om löntagarnas försäkringsavgift inverkar också på arbetsgivarens andel. Nu ser det ut som om de försäkrades pensionsavgifter kommer att höjas under ramperioden, medan de kommunala arbetsgivarnas avgiftsnivå sänktes något i slutet av ramperioden. Köp av tjänster: Anslagen för köp av tjänster budgeteras till samma nivå som 2012 om inte fakta som motiverar annat förfarande kan påvisas. Anslaget för underhåll av samkommunens fastigheter är beroende på tidtabellen för en utrymmeslösning vilken förväntas ge Inveon nya, tidsenliga och enhetliga utrymmen. Fordons och fastighetsskatter stiger årligen.

Styrelsen 16.10.2012 s.10 Material, förnödenheter och varor: De största utgiftsposterna är värme och elavgifter. Kostnadstrycket är stort av både interna och externa orsaker, förhoppningsvis skall ändå årets nivå kunna räcka till. Livsmedel för skolmåltiderna är en stor kostnadspost ca 0,2 M vilken är beroende av antalet studerande och antalet inkvarterade. Totalsumman torde kunna hållas oförändrad på grund av nedgången i antalet studerande. Övrigt: Årliga anslag för förnyande av utrustning krävs för att upprätthålla en tidsenlig utrustning. Också nästa år prioriteras förslag vilka genomförda är lätta att flytta med till Inveons nya utrymmen. Årsbidrag, räkenskapsperiodens resultat: Ett resultat som efter avskrivningar är +/ 0 eftersträvas liksom en oförändrad kassaställning. Verksamhetsdelen och investeringsdelen anpassas till dessa målsättningar. Ensidiga åtgärder för att anpassa personalutgifterna till dessa målsättningar tillgrips inte. Den slutliga versionen av ekonomiplanen bifogas protokollet. På grund av oväntad nedgång i antalet studerande har målsättningen varit en budget där årsbidraget inte är negativt medan resultatet tillåts vara negativt, dock ej mer än de planenliga avskrivningarna föranleder. Samarbetsorganet har vid möten 8 och 15 oktober förordat beredningsprinciperna och omfattar det slutliga budgetförslaget. JS Förslag: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att Ekonomiplanen för åren 2013 2015 och budgeten för år 2013 fastställs och att budgetens bindningsnivåer och förteckningen över ansvarspersoner och områden fastställs enligt förslaget till budget 2013. Beslut: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att Ekonomiplanen för åren 2013 2015 och budgeten för år 2013 fastställs och att budgetens bindningsnivåer och förteckningen över ansvarspersoner och områden fastställs enligt förslaget till budget 2013.

Styrelsen 16.10.2012 s.11 9 FASTSTÄLLANDET AV ÄGARKOMMUNERNAS BETALNINGSANDEL FÖR LÅN 2013 Samkommunstämman har beslutat att för det budgetlån samkommunen upptagit för finansieringen av utrymmeslösningen i Lundagatan 8 Inveons kulturenhet (tidigare Borgå hantverks och konstindustriskola) erhålls medlemskommunernas årliga betalningsandelar. För amorteringen upptas en betalningsandel som bokas som höjning av grundkapitalet och fördelas enligt kommunernas andel i grundkapitalet. För lånets ränta upptas en betalningsandel för finansieringskostnader fördelad enligt kommunens antal studerande i samkommunen de tre senaste åren. Förfallodagarna för samkommunen mot Nordea har avtalats till 30.12 och 30.6. årligen. ÄGARKOMMUNERNAS BETALNINGSANDELAR FÖR AMORTERINGAR OCH RÄNTOR 2013 Räntor att Amortering att Andel betala, Grundkapitalandel ökning av betala, kommunens Kommun studerande kommunens andel grundkapitalet Att betala sammanlagt år 2013 per 15.12.2013 Borgå 54,39 10 388,00 54,08 163 306,00 173 694,00 Lappträsk 3,02 577,00 3,06 9 243,00 9 820,00 Lovisa 24,67 4 712,00 25,51 77 029,00 81 741,00 Mörskom 1,08 206,00 1,02 3 081,00 3 287,00 Sibbo 16,84 3 216,00 16,33 49 301,00 52 517,00 Summa 100,00 19 099,00 100,00 301 960,00 321 059,00 Räntor att betala och fördela 19 100,00 Amortering att betala och fördela totalt 301 960,00 321 060,00 JS Förslag: Styrelsen föreslår att samkommunstämman fastställer betalningsandelarna för år 2013 enligt tabellen ovan och fastställer betalningsordningen så att förfallodagen är 15.12.2013 Beslut: Styrelsen föreslår att samkommunstämman fastställer betalningsandelarna för år 2013 enligt tabellen ovan och fastställer betalningsordningen så att förfallodagen är 15.12.2013

Styrelsen 16.10.2012 s.12 10 JUSTERING AV ARVODEN FRÅN 1.1.2013 Enligt nu gällande arvodesstadga betalas arvoden för förtroendevalda enligt tabellen nedan. Arvodena har varit oförändrade hela fullmäktigeperioden och en justering inför den nya perioden är aktuell. I tabellen nuvarande arvode och förslaget till nytt arvode och ny arvodesnivå med beaktande av de ändringar som skett i samkommunens förtroendevalda organ. Organ Arvode nu Nytt arvode Samkommunens styrelse 82,00 90,00 Revisionsnämnden 71,00 77,00 Övriga organ 61,00 68,00 Årsarvode, styrelseordförande 1 500,00 1 650,00 JS Förslag: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att en ny arvodesnivå fastställs att tillämpas från 1.1.2013 enligt tabellen ovan. Beslut: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att en ny arvodesnivå fastställs att tillämpas från 1.1.2013 enligt tabellen ovan.

Styrelsen 16.10.2012 s.13 Anvisning för rättelseyrkande, ändringssökande och besvärs anvisning Datum för sammanträdet 16.10.2012 Styrelsen BESVÄRSFÖRBUD Vad förbudet grundar sig på Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt 91 kommunallagen rättelseyrkande inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragraferna 1, 2, 4 och 8 10 Besvär kan inte anföras över nedan nämnda beslut, eftersom ett skriftligt rättelseyrkande enligt 89 i mom. kommunallagen kan framställas över beslutet. Paragraferna 3 och 5 7 Enligt 5 förvaltningsprocesslagen / annan lagstiftning kan besvär inte anföras över nedan nämnda beslut. Paragrafer och grunden för besvärsförbudet. Anvisning för RÄTTELSEYRKANDE Den som är missnöjd med nedan nämnda beslut kan framställa ett skriftligt rättelseyrkande. Paragraferna 3 och 5 7 Myndighet hos vilken rättelse yrkas, adress och postadress: Styrelsen för samkommunen för yrkesutbildning i östra Nyland c/o Östra Nylands yrkesinstitut Inveon, Edelfeltsstigen 1, 06400 Borgå Yrkandet skall framställas inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. Rättelseyrkandets innehåll Av rättelseyrkandet skall framgå yrkandet och vad det grundar sig på. Yrkandet skall undertecknas av den som framställer det. BESVÄRSANVISNING Besvärsmyndighet och besvärstid Besvärsmyndighet, adress och postadress I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av den som är part eller av en kommunmedlem. I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av den som är part eller av en kommunmedlem. Helsingfors förvaltningsdomstol, Bangårdsvägen 9, 00521 Helsingfors Kommunalbesvär, Paragraf Besvärstid 30 dagar Förvaltningsbesvär Paragraf Besvärstid 30 dagar Besvär över beslut som gäller skriftlig varning Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet

Styrelsen 16.10.2012 s.14 Besvärsskrift I besvärsskriften skall uppges ändringssökandens namn, yrke, boningsort och postadress vilket beslut som överklagas vilka ändringar som yrkas i beslutet motiveringarna till att beslutet bör ändras Besvärsskriften skall undertecknas av ändringssökanden själv eller av den som författat skriften. Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges. Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas. Inlämnande av besvärshandlingarna Tilläggsuppgifter Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall lämnas till posten i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Med stöd av lagen om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndigheters prestationer (701/93) uppbärs en rättegångsavgift på 80 euro av en ändringssökande i förvaltningsdomstolen.