Kommunikationsplan 31 oktober 2017 Personalavdelningen Enheten för arbetsgivarfrågor Pia Leden/ Kommunikationsplan Heltidsprojektet Bakgrund I slutet av december 2017 ska Haninge kommuns fritidsledare, stödassistenter, boendestödjare, undersköterskor och vårdbiträden ha möjlighet att ansöka om att arbeta heltid. Den anställde väljer själv om den vill anta rätten att jobba heltid. Syftet är att skapa tryggare anställningsvillkor och bättre arbetsförhållanden och ger förbättrade förutsättningar att attrahera och rekrytera nya, liksom att motivera och utveckla redan anställda. Genom att erbjuda alla som så önskar möjligheten att arbeta heltid stärker vi vårt arbetsgivarvarumärke kommunen blir mer attraktiv att arbeta inom. Att erbjuda möjlighet till heltidsarbete bedöms också ha stor betydelse för verksamhetens effektivitet och kvalité. Ökad sysselsättningsgrad medför större kontinuitet i verksamheten och bidrar till att i högre utsträckning ta tillvara och utveckla befintliga s kompetenser. Att uppnå resultat kommer att kräva ett målinriktat arbete. Det förutsätter flexibla och individuella arbetstidslösningar, kompetensutveckling utifrån individens och organisationens behov och flexibla organisatoriska lösningar för att nå nytta och effekt över tid. För att möjliggöra nya arbetssätt kan man behöva förändra befintliga strukturer och synsätt, vara flexibel och tänka nytt. Alla vill eller kan inte arbeta heltid men alla inom verksamheterna kommer att påverkas, även de som idag arbetar heltid. Det är en utmaning att säkerställa att alla inblandade känner sig informerade och är delaktiga i förändringsprocessen att de förstår varför förändringarna genomförs och vilken påverkan den har för individer och för organisationen. Syfte med kommunikationen Kommunikation är en av framgångsfaktorerna för att införandet ska tas emot positivt och genomföras så friktionsfritt som möjligt. Kommunikationen ska bidra till att berörda chefer
och ser nyttan och också förstår vilken påverkan det har på dem och för organisationen. Det kräver kunskap, förståelse och delaktighet i införandet. Mål för kommunikationen - Se mål per målgrupp - Kommunikationen i stort ska bidra till att samtliga och chefer känner till erbjudandet om heltid och förstår vad det innebär för dem och för organisationen - Kommunikationen ska konsekvent svara på frågorna: Varför görs den här förändringen? Vad kommer att hända? Hur ska det gå till? Vad betyder det för mig, vad får jag ut av det? Vad betyder det för organisationen? Kommunikationsstrategi - Genomföra uppdraget i nära samarbete med berörd facklig organisation, Kommunal. - Basera budskapen på varför Man ska kunna leva på sin lön, kompetensförsörjning, kvalitét och kontinuitet. - Lyfta samtliga fördelar med erbjudandet men samtidigt vara transperent med eventuella nackdelar. - Stötta cheferna i deras kommunikation med genom att tillhandahålla ett informationspaket med tydliga argument och frågor och svar. - Kommunicera med budskap som appellerar både till huvud, hjärta och fötter. Det vill säga, vad ska de tycka, känna, göra? - Samtliga berörda ska ha möjlighet att ställa frågor heltid@haninge.se - Använda andra kommuner och individer som goda exempel och genom storytelling visa vad detta konkret kan innebära för dig som individ och din vardag. - Provtrycka kommunikationen i en mindre referensgrupp. - Kommunicera tydligt med enkelt språk. Målgrupper - Alla tillsvidareanställda som arbetar deltid inom berörda yrkesgrupper o De ska förstå att det är en möjlighet men att de oavsett kommer att påverkas o De ska förstå hur de påverkas av förändringen o De ska löpande bli informerade när det sker något som berör dem o De ska känna sig trygga med att vi, i möjligaste mån, tar hänsyn till deras behov med utgångspunkt i den verksamhet vi ska bedriva 24/7/365 (i schemaläggning etc) o De ska veta vad de kan vara med och påverka och vad de inte kan påverka o De ska få ett erbjudande om att arbeta heltid
- Alla tillsvidareanställda som redan arbetar heltid inom berörda yrkesgrupper o De ska förstå hur de påverkas av förändringen o De ska löpande bli informerade när det sker något som berör dem o De ska känna sig trygga med att vi, i möjligaste mån, tar hänsyn till deras behov med utgångspunkt i den verksamhet vi ska bedriva 24/7/365 (i schemaläggning etc) o De ska veta vad de kan vara med och påverka och vad de inte kan påverka - Alla chefer inom berörda verksamheter o De ska förstå att hela deras organisation påverkas av förändringen o De ska veta vad de kan vara med och påverka och vad de inte kan påverka o De ska ta för förändringen - Fackliga representanter/arbetsplatsombud/skyddsombud o De ska känna till vilken förändring som verksamheterna påverkas av och varför den sker o De ska känna att de kan bära budskapen vidare - Administrativa assistenter o De ska känna till vilken förändring som verksamheterna påverkas av och varför den sker o De ska känna att de kan bära budskapen vidare - Samtliga anställda i kommunen, inklusive vikarier och timanställda o De ska känna till förändringen i organisationen och varför den sker - HR-konsulter och partners i berörda verksamheter o De ska känna till vilken förändring som verksamheterna påverkas av och varför den sker - Löneansvariga/Heroma systemförvaltare i berörda verksamheter - Framtida o De ska känna till kommunens erbjudande om heltid för alla som så önskar - Politiker o Politiken ska känna sig trygg med att arbetet görs på ett planerat sätt o Politiken ska känna till när förändringar genomförs och dess resultat
Budskap Huvudbudskap: Haninge kommun erbjuder alla som så önskar inom berörda yrkesgrupper möjlighet att arbeta heltid. Delbudskap: - Vi som organisation blir mer attraktiva för nuvarande och framtida o Vi kan i högre utsträckning erbjuda heltidstjänster och minska antalet timvikarier o Du som arbetar hos oss ges möjlighet till högre inkomst, bättre pension och högre sjukpenning. - Fler i full tjänst ger oss förutsättningar att bygga en bättre verksamhet och bättre kvalitet för dem vi finns till för- våra medborgare: o Ökad trygghet och kontinuitet. Kunderna får färre kontaktpersoner och kommunens egna får en mer långvarig relation till sina kollegor när antalet vikarier minskar. o Bättre resursutnyttjande. Vi kan bättre tillvarata och nyttja s kompetens och erfarenheter. o Minskat produktionsbortfall. Minskad tid för instruktioner till timvikarier, kontroll och dubbelarbete. o Lättare att bedriva verksamhetsutveckling med egna på plats över en längre tid - Det här är ett sätt att säkra bemanning då det så småningom kommer att saknas många i offentlig sektor. o Ca 500 000 fler behövs i välfärdssektorn till 2023 enligt SKL. I Haninge kommun har vi redan idag svårigheter att rekrytera och behålla inom berörda yrkesgrupper. - Det här är ett projekt som sträcker sig till sommaren 2018. Projektet har en strategisk koppling till Kommunal, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) överenskommelse om Heltidsresan, att heltid ska vara norm 2021. Heltidsresan startade 2016 och är ett femårigt projekt som drivs gemensamt av SKL och Kommunal. De är överens om tre målsättningar: o Alla som nyanställs ska anställas på heltid. o Alla deltidsanställda ska erbjudas heltidsarbete. o Fler av dem som redan har en heltidsanställning men av olika anledningar jobbar deltid i dag, ska eftersträva heltidsarbete. Kommunikationskanaler Interna: - Intranätet nyheter - Intranätet Personal/förvaltningarna - heltid@haninge.se - Möten: o KDLG o CESAM
o förvaltningsledningsgrupper o chefsmöten o APT/enhetsmöten (genomförs av enhetschefer) o föreläsningar - Chefsbrev, E-post - Medarbetarbrev, postalt Externa: - Pressmeddelande? Aktivitetsplan Vad ska kommuniceras Varför Målgrupp Hur ska det kommuniceras/ kanal När Innehållsansvarig Statusuppdatering Information/Beslut KDLG Möte Stående punkt på sista KDLG varje månad Statusuppdatering Information CESAM Möte Månatligen Statusuppdatering/ Projektets framdrift - status Information/ Projektägaren Möte Var 14 dag Statusuppdatering/ Projektets framdrift - status Information/ För förståelse, acceptans, Förvaltningsledningar Möte Månatligen Anette Tyglare ÄF, Pia Engström SOF Statusuppdatering Information AGF LG Möte Var 14 dag Malin Palmer/ Statusuppdatering Information AGF Enhetsmöte Möte Månatligen start september Statusuppdatering Information Facken Möte/E-post Månatligen start i okt/nov Vad, varför Projektlansering och framdrift: Vad, varför, hur Vad, varför Provtrycka kommunikationen Fånga upp synpunkter, ge korrekta svar, stöd till chefer Referensgrupp bestående av arbetsplats- och skyddsombud. Alla anställda men framförallt och chefer som berörs på Regelbundna möten heltid@haninge.se Intranätet Löpande med start 26/10 Snarast / Pia Leden och projektgruppen något sätt För kännedom Alla i kommunen Intranät Snarast Pia Leden/ Projektets framdrift: Vad, när, hur? Projektets framdrift: Vad, när, hur? Vad, varför, hur - Förståelse, acceptans, - Förståelse, acceptans, 1) För kännedom, aktivitetsplan samt info om 14/11 Gemensam ledning ÄF Dialogmöte 12/10 Berörda enhetschefer SOF Dialogmöte 30/10 Gunilla Lundén/ Alla chefer på ÄF, SOF E-post 20/10 / Pia Leden
2) påminnelse om den 14/11 samt be dem boka in två APT till vilken de kommer att få en Power Point att visa. 31/10 Vad, varför, hur Projektets framdrift: - varför - status - goda exempel Förståelse, acceptans - Förståelse, acceptans, Alla chefer och berörda Alla berörda chefer ÄF/SOF/KOF, arbetsplats- och skyddsombud samt administrativa assistenter APT 1 - ppt Snarast Halvdag Information och dialog? FAQ delas ut. Två externa föreläsare Inbjudan skall gå ut senast 23/10 14/11 Projektets framdrift: För kännedom Alla Intranät November Pia Leden Information inför att erbjudande går ut till För kännedom och informations-spridning Berörda chefer på ÄF och SOF APT 2 - ppt December Projektets framdrift: För kännedom Alla Intranät December Pia Leden Information om att erbjudande går ut till Ansökningsformulär plus informationsbrev Informationspaket För kännedom För kännedom - Förståelse - Svara ja/nej - Kännedom - Förståelse Berörda chefer på ÄF och SOF, arbetsplatsoch skyddsombud samt administrativa assistenter E-post December Pia Leden/ Alla berörda Postalt, hem i brevlåda Senast 27/12 Pia Leden/ Medarbetare på berörda enheter som redan arbetar heltid Postalt, hem i brevlåda Senast 27/12 Pia Leden/ Uppföljning och utvärdering Projektledaren har i sitt uppdrag att utvärdera projektet, som en del av dennes uppföljning ingår kommunikationen.