Fortsatt uppdrag om nytt tillståndsförfarande för kliniska läkemedelsprövningar Rapport från Läkemedelsverket Dnr: 1.1.2-2017-048076 Datum: 20 dec 2018
Sammanfattning Denna delrapport är en fortsättning av det tidigare givna uppdraget - Uppdrag om nytt tillståndsförfarande för kliniska läkemedelsprövningar, som redovisades i maj 2017. Myndigheterna arbetar med att ta fram en samarbetsstruktur som är förenlig med de krav som EU-förordningen ställer och den EU-portal som är under utveckling. Det pågående arbetet är i fas med utvecklingen av EU-portalen. Det råder stor enighet mellan myndigheterna och Biobank Sverige om att det återstår ett antal frågeställningar att arbeta vidare med innan en samverkansstruktur kan fastställas. För att det ska kunna göras krävs att EU-portalens utformning har kommit längre än vad det har gjort när denna rapport skrivs. En förutsättning för att Läkedelsverket, Etikprövningsmyndigheten och de regionala biobankscentra ska kunna göra en sammanställd, nationell bedömning i enlighet med EUförordningen, är att en gemensam kommunikationslösning utvecklas. Utvecklingen av en kommunikationslösning skulle med fördel kunna genomföras inom ramen för ett nytt gemensamt regeringsuppdrag. För att kunna utveckla en kommunikationslösning är det nödvändigt att samtliga aktörer har ett ärendehanteringssystem som är anpassat för att hantera ärenden i enlighet med den nya lagstiftningen. Etikprövningsmyndighetens ärendehanteringssystem behöver därmed vidareutvecklas och ett gemensamt ärendehanteringssystem skapas för de regionala biobankscentra. Ett gemensamt ärendehanteringssystem för de regionala biobankscentra skulle även kunna användas för övrig forskning och kliniska prövningar av medicinteknisk produkt, vilket sammantaget skulle vara gynnsamt för life science i Sverige. Denna IT-utveckling kommer kräva finansiering för att kunna genomföras. Pilotprojektet har gett myndigheterna viktig kunskap om hur den framtida samarbetsstrukturen bör se ut och vilket behov av kommunikationslösning på nationell nivå, som finns. Att kunna implementera de processer som identifierats under pilotprojektet när EU-förordningen ska tillämpas, bland annat för hur en nationell process för hantering av biobanksansökan ska utformas, kommer skapa en tydligare, smidigare och tidsbesparande process. Det kommer dock kräva ett förändrat arbetssätt som endast kan bli möjligt om de givna förutsättningarna för att genomföra arbetet, ändras Arbetet med att fastställa en samverkansstruktur kommer fortgå fram till EU-förordningen ska tillämpas. 2
Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 1. Uppdraget... 4 2. Samråd... 5 3. Bakgrund... 5 4. EU-portalen... 5 4.1. Utveckling av EU-portalen/databasen... 7 5. Etikprövningsmyndighetens framtida organisation... 7 6. Läkemedelverkets organisation... 8 7. Strålskydd... 9 7.1. Strålskyddskommité... 9 7.2. Dosrestriktioner... 9 7.3. Kostnad... 9 8. Biobank...10 8.1. Biobanksansökan...10 8.1.1. Olika typ av biobanksansökan...10 8.2. Dokumentation gällande biologiska prov...11 8.3. Kostnad...11 9. Samarbetsstruktur mellan myndigheterna...11 10. Pilotprojektet...12 10.1. Erfarenheter från pilotprojektet...12 11. Samverkan...13 12. IT-system...14 12.1. Ärendehanteringssystem...14 12.1.1. Läkemedelsverket...14 12.1.2. Etikprövningsmyndigheten...14 12.1.3. Regionala biobankscentra...14 12.2. Kommunikationslösning...15 12.3. Application Program Interface...15 12.3.1. Sammanfattning, IT-lösningar...16 13. Informations- och utbildningsinsatser riktade till sponsorer....17 3
1. Uppdraget Regeringen har i beslut den 15 juni 2017 1 uppdragit åt Läkemedelsverket och de regionala etikprövningsnämnderna i Göteborg, Linköping, Lund, Stockholm, Umeå och Uppsala att gemensamt fortsätta att utveckla strukturer och samarbetsformer för att säkerställa att beslutsfattandet som rör beslut om tillstånd till kliniska läkemedelsprövningar på människor ska kunna ske i enlighet med de förfaranden som anges i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 536/2014 av den 16 april 2014 om kliniska prövningar av humanläkemedel och om upphävande av direktiv 2001/20/EG (EUT L 158, 27.5.2014, s. 1, Celex 32014R0536). Läkemedelsverket ska ha den samordnande rollen i uppdraget. I uppdraget ingår även att ovan nämnda myndigheter samt Strålsäkerhetsmyndigheten ska utveckla möjliga samarbetsformer och strukturer för att inhämta yttrande från berörda biobanker och från sakkunniga inom strålskydd gällande ansökningar som rör dessa områden.därvid ska även eventuella kostnader för biobanker och sakkunniga inom strålskydd redovisas. Läkemedelsverket och de regionala etikprövningsnämnderna ska testa samarbetsformerna i fiktiva tillståndsförfaranden för att se till att myndigheternas handläggning effektivt tillgodoser de krav som ställs i ovan nämnda EU-förordning. I dessa testförfaranden ska även samarbetsformer prövas för att inhämta yttrande från biobanker och sakkunniga inom strålskydd till berörd etikprövningsnämnd. Strålsäkerhetsmyndigheten ska medverka avseende samarbetsformerna vad gäller att inhämta yttrande av sakkunnig inom strålskyddsområdet. Läkemedelsverket, de regionala etikprövningsnämnderna och Strålsäkerhetsmyndigheten ska även utveckla och genomföra informations- och utbildningsinsatser riktade till sponsorer. Sökanden ska få tydlig och enhetlig vägledning om ansökningsförfarandet. Läkemedelsverket ska leda arbetet med att ta fram dessa insatser. Myndigheterna ska även ange sin syn på om berörda biobanker och sakkunniga inom strålskydd ska lämna yttrande till etikprövningsnämnder i tillståndsförfarandet. Uppdraget som helhet pågår till dess att EU-förordningens bestämmelser börjar tillämpas i Sverige. I uppdraget ingår att senast den 31 december 2018 lämna en redogörelse för uppdragets utfall. Föreliggande rapport är den redogörelsen. 1 S2016/03981/FS (delvis) Fortsatt uppdrag om nytt tillståndsförfarande för kliniska läkemedelsprövningar. 4
2. Samråd Uppdraget har genomförts i en arbetsgrupp med representanter från Läkemedelsverket, de regionala etikprövningsnämnderna, Strålsäkerhetsmyndigheten och Biobank Sverige. Arbetet har främst skett genom löpande avstämningar och i form av projektgruppsmöten. 3. Bakgrund I Läkemedelsverkets rapport, Uppdrag om nytt tillståndsförfarande för kliniska läkemedelsprövningar (Dnr: 1.1.2-2016-046193) redogörs för uppdraget som föregick det här uppdraget. För en introduktion och bakgrund till det här uppdraget hänvisas till den rapporten. 4. EU-portalen Den nya EU-gemensamma förordningen kommer att ersätta nationell lagstiftning om klinisk läkemedelsprövning. Tidpunkten avgörs av när de funktionella kraven anses uppfyllda för den centrala EU-portal som den europeiska läkemedelsmyndigheten EMA (European Medicines Agency) ansvarar för att upprätta och hålla i drift. EU-portalen kommer att utgöra själva navet för samordningen av kliniska läkemedelsprövningar inom EU. Genom EU-portalen kommer all kommunikation mellan sponsorer och medlemsstater att ske. Ansökningsdokument (även ansökningar om tillstånd att utöka en klinisk prövning till ytterligare ett land eller tillstånd för en väsentlig ändring av en pågående prövning), beslut och uppdateringar om prövningens rekryteringsstatus etc. kommer att förmedlas genom EU-portalen, som speglas i en databas där informationen lagras. De övergripande målen med de nya procedurerna för ansökning om och rapportering av data från kliniska läkemedelsprövningar är att främja transparens, vetenskaplig kvalitet och patientsäkerhet samt även effektivisera beslutsprocesserna. Efter att ansökan skickats in till EU-portalen kommer de medlemsstater som prövningen omfattar att göra en bedömning om den är valid och sedan sammanställa två olika utredningsrapporter. EU-förordningen beskriver i detalj vad som ska bedömas och vilka handlingar som sponsor ska ladda upp i EUportalen då ansökan om prövning görs (se EU-förordningens bilaga 1) 2. Sponsor tillåts att skicka in dokumentation i två steg, först endast de dokument som berör del I, som beskrivs nedan. Innan prövningen beviljas tillstånd att starta måste även den dokumentation som definieras som del II godkännas. Den första rapporten, del I, utformas i internationell samverkan för prövningar som omfattar minst två EU-medlemsstater eller länder som ingår i det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Under utredningen bedöms prövningens övergripande centrala dokument som protokoll, prövarhandbok och kvalitetsdokumentation för prövningsproduktion. För varje multinationell prövning väljer de berörda medlemsstaterna en rapporterande medlemsstat (RMS), som får en koordinerande roll för rapporten gällande del I. Rapporten skrivs i en EU-gemensam mall. 2 Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 536/2014 av den 16 april 2014 om kliniska prövningar av humanläkemedel och om upphävande av direktiv 2001/20/EG. http://ec.europa.eu/health//sites/health/files/files/eudralex/vol-1/reg_2014_536/reg_2014_536_sv.pdf 5
Utredningen bedömer nyttan och riskerna med prövningen, där både den vetenskapliga kvaliteten och patientsäkerheten för medverkande försökspersoner granskas. Den andra rapporten, del II, utformas i varje land och omfattar det som idag till stora delar bedöms av etikprövningsnämnden. Denna nationella rapport behöver inte följa någon fördefinierad EU-gemensam mall. I del II bedöms bland annat prövarens och prövningsställets lämplighet samt om det informerade samtycket är korrekt och om den information som ges till försökspersonerna är uttömmande, kortfattad, tydlig, relevant och begriplig för en lekman. I den nationella utredningsrapporten, del II, granskas även försökspersonernas ersättning och rekryteringsprocessen, liksom ersättningssystem vid skador samt hantering av personuppgifter, data samt biologiska prover. I varje land fattas endast ett beslut per ansökan, som omfattar slutsatserna i de två delrapporterna. Besluten sammanfattas med ett kryss i EU-portalen. Det kommer även att finnas en möjlighet att ladda upp beslutsdokument med underskrift. Tiden från att ansökan är valid till tidpunkt då det nationella beslutet fattas får inte överstiga 50 dagar. Det finns dock möjlighet att förlänga utredningen med maximalt ytterligare 50 dagar för vissa läkemedel, till exempel modifierade stamcellsterapier, som är läkemedel för avancerad terapi. Om frågor, som rör ansökan, behöver ställas till den som skickat in ansökan (sponsor eller representant för sponsor) kan ytterligare 31 dagars förlängning av utredningen medges. De korta utredningstiderna, som även omfattar etikprövning, gör att EU kan bli den region i världen som snabbast fattar beslut om stora multicenterprövningar. Det förutsätter dock att sponsorn skickar in en väl förberedd ansökan, där all dokumentation som krävs för utredningarna del I och del II ingår. Beslutet om prövningen är nationellt och lagtexten ger möjlighet att avslå ansökan om försökspersoner får sämre behandling än om man följt normal klinisk praxis i den berörda medlemsstaten (trots positiv slutsats i utredningsrapport del I) eller om slutsatsen för den nationella utredningsrapporten del II är negativ. Tidsfristerna är strikta och räknas i kalenderdagar. Hänsyn tas dock till EU:s regler om hur tidsfrister förlängs vid officiella helgdagar. 3 Om de berörda medlemsstaterna inte meddelar sitt beslut till den rapporterande medlemsstaten inom de tidsfrister som anges i EUförordningen leder det till så kallat tyst godkännande. Det innebär att i de fall den rapporterande medlemsstaten funnit att prövningen är godtagbar eller godtagbar om vissa villkor uppfylls så kan prövningen genomföras i berörd medlemsstat (MSC). Förfarandet med tyst godkännande är till för att säkerställa att tidsfrister hålls. Tillståndet förfaller om prövningen inte startats inom två år. All information i databasen, som omfattar de uppgifter som förmedlas genom EU-portalen, är offentlig om det inte finns särskilda skäl att hålla informationen hemlig. Sådana skäl har begränsats till skydd av personuppgifter, affärshemligheter (med hänsyn till om läkemedlet är godkänt inom EU), konfidentiell kommunikation mellan medlemsstater då en utredningsrapport utarbetas samt tillsyn av hur prövningen genomförs. 3 Rådets förordning (EEG, Euratom) nr 1182/71 av den 3 juni 1971 om regler för bestämning av perioder, datum och frister. http://www.notisum.se/rnp/eu/lag/371r1182.htm 6
Detaljerade regler har utarbetats av EMA för tidpunkten då protokoll, prövarhandböcker och utredningsrapporter etc. blir offentliga. Hänsyn tas till om läkemedlet är i tidig eller sen utvecklingsfas. Detta innebär att handlingar som berör prövningar i sen fas offentliggörs direkt vid beslut, medan tidpunkten kan förskjutas framåt flera år innan dokument som rör ett nytt prövningsläkemedel publiceras. Förordningens artikel 82 beskriver att en oberoende revision ska göras av EU-portalens och databasens funktionalitet. Med revisionsrapporten som grund ska sedan EMA:s styrelse fatta beslut om full funktionalitet uppnåtts och därefter underrätta europeiska kommissionen om detta. Sex månader efter att kommissionen publicerat att full funktionalitet för EUportalen/databasen uppnåtts i Europeiska Unionens Officiella Tidning ska EU-förordningen börja tillämpas. Varje land kommer att ha en kontaktpunkt som förmedlar olika roller till berörda myndigheter med behörighet att hämta, läsa, sammanställa och ladda upp dokument till EU-portalen. De i förväg fastställda rollerna avgränsar vad respektive användare har för rättigheter i EUportalen och vilka dokument man har tillgång till. 4.1. Utveckling av EU-portalen/databasen EMA:s utveckling av EU-portalen/databasen har tagit längre tid än beräknat och datum för när den nya EU-förordningen börjar tillämpas är därmed uppskjutet. Arbetet fokuseras nu på att färdigställa att den version av EU-portalen som kommer genomgå en oberoende revision har tillräckligt hög kvalitet. Utfallet av revisionen styr övriga kritiska datum i utvecklingsprocessen som i sin tur är avgörande för när EU-förordningen börjar tillämpas. Tillämpningen av EU-förordningen förväntas ske under senare delen av 2020. Förseningen beror framför allt på att det finns många buggar i nuvarande version av EUportalen och att det har visat sig svårare att lösa dessa än förväntat. 5. Etikprövningsmyndighetens framtida organisation Regeringen överlämnade den 23 november 2017 propositionen, En ny organisation för etikprövning av forskning som avser människor till riksdagen. 4 I propositionen föreslås ändringar i lagen (2003:460) om etikprövning av forskning som avser människor (etikprövningslagen). Förslaget innebär att de sex regionala etikprövningsnämnderna ska avvecklas och upphöra som myndigheter den 31 december 2018. Etikprövning av forskning som avser människor ska i stället hanteras av en ny myndighet, Etikprövningsmyndigheten. Den nya myndigheten ska delas in i verksamhetsregioner. Prövning av ärenden om etikprövning ska även fortsättningsvis göras inom avdelningar som består av en ordförande, tio ledamöter med vetenskaplig kompetens och fem ledamöter som företräder allmänna intressen. 4 En ny organisation för etikprövning av forskning som avser människor, Prop. 2017/18:45 https://www.regeringen.se/4adfba/contentassets/94fda6517a0b4b94b3cdd9af39e10de7/en-ny-organisation-foretikprovning-av-forskning.pdf 7
Regeringen ska utse ordföranden och ersättare för ordföranden. Övriga ledamöter och ersättare för ledamöter ska utses av den nya myndigheten. Etikprövningsmyndigheten, som ska starta sin verksamhet den 1 januari 2019, ska vara en enrådighetsmyndighet med en direktör som myndighetschef. Myndigheten ska vara indelad i verksamhetsregioner. Varje verksamhetsregion ska ha en eller flera avdelningar. Avdelningarna ska inledningsvis vara placerade i Göteborg, Linköping, Lund, Stockholm, Uppsala och Umeå, med samma antal och inriktning som i dag gäller enligt förordningen (2007:1069) med instruktion för regionala etikprövningsnämnden. 5 Myndigheten ska ha sitt säte i Uppsala. Om kliniska läkemedelsprövningar ska hanteras av samtliga avdelningar eller enbart ett fåtal avdelningar när EU-förordningen ska tillämpas, är en fråga som myndigheten kommer att ta ställning till. Arbete pågår med ett elektroniskt ärendehanteringssystem som förväntas vara i drift 1 januari 2019. Systemet är dock enbart utvecklat för att hantera de processer som är aktuella enligt gällande lagstiftning och behöver därför anpassas för att kunna hantera ärenden i enlighet med EU-förordningen. Detta utvecklingsarbete kräver finansiering. 6. Läkemedelverkets organisation Läkemedelsverkets enhet för kliniska prövningar och licenser (KPL) består idag av ett 40-tal medarbetare varav ca 30 av dessa arbetar med kliniska läkemedelsprövningar. Enheten utreder ca 300 ansökningar om klinisk läkemedelsprövning och ca 1000 ansökningar om väsentlig ändring varje år. 6 Till följd av EU-förordningen kommer enheten för kliniska läkemedelsprövningar och licenser att förändra sitt arbetssätt. Utredningstiden för en ansökan kommer att variera beroende på om Sverige är rapporterande medlemstat eller berörd medlemsstat men den största förändring som kommer ske är ett ökat behov av ärendekoordinering. Ärendekoordinatorerna kommer fungera som kontaktperson för alla externa parter och ska svara på frågor från sökande och de övriga instanser som är involverade i utredningen, både före, under och efter myndighetens handläggning av ärenden. I och med att fler externa parter så som Etikprövningsmyndighet, regionala biobankscentra och andra medlemsstaters läkemedelsmyndigheter blir inkopplade i själva utredningsfasen och att parterna blir beroende av varandra för att tidslinjerna ska hålla så förväntas antalet interaktioner för att lösa frågor och förmedla information att öka. Läkemedelsverkets ärendekoordinatorer kommer att interagera med dessa externa parter vid flertalet tillfällen under varje ärende. 5 Förordning (2007:1069) med instruktion för regionala etikprövningsnämnden, http://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/forordning-20071069-medinstruktion-for_sfs-2007-1069 6 Källa: Läkemedelsverkets nationella ärendehanteringssystem. 8
7. Strålskydd De grundläggande strålskyddsprinciperna vilar på tre hörnpelare: Berättigande, en bedömning enligt vilken en bestrålning ger mer nytta än den skadar. Optimering, stråldosen ska vara så låg som det är rimligt möjligt. Dosgränser, stråldosen till en enskild person får inte överstiga fastställda dosgränser. För patienter och försökspersoner finns inga dosgränser. En dosrestriktion ska dock upprättas för försökspersoner vilket innebär, en dosnivå som inte ska överskridas och som ska stå i proportion till nyttan med forskningen. 7.1. Strålskyddskommité I tidigare lagstiftning ställdes krav på att verksamhetsutövare med mer omfattande verksamhet skulle ha en strålskyddskommité. I strålskyddskommitténs uppgifter ingår bland annat att bedöma kliniska prövningar där frivilliga försökspersoner exponeras för strålning samt biträda den regionala etikprövningsnämnden vid sådan bedömning. I Strålsäkerhetsmyndighetens nya föreskrifter som trädde ikraft 1 juni 2018, har bestämmelser om strålskyddskommittéer avskaffats varmed dessa inte längre har någon rättslig grund. 7 7.2. Dosrestriktioner Den 1:a jan 2019 träder en ny bestämmelse i Strålskyddsförordning (2018:506) i kraft. 8 Det innebär att i enlighet med 3 i Strålskyddsförordningen ska ärenden om etikprövning av medicinsk, biomedicinsk eller odontologisk forskning som innebär exponering med joniserande strålning ska Etikprövningsmyndigheten fastställa dosrestriktioner för forskningspersoner som inte förväntas få någon direkt medicinsk fördel av exponeringen. Strålsäkerhetsmyndigheten ska biträda Etikprövningsmyndigheten och föreslå sådana dosrestriktioner. Förordning (2018:1884). 9 För att kunna fastställa dosrestiktioner behöver Etikprövningsmyndigheten få information från sponsor om forskningen innefattar exponering av joniserande strålning. I EU-förordningen om kliniska läkemedelsprövningar står inget om exponering av joniserande strålning eller dosrestriktioner, varför en separat lösning för att inhämta tillräcklig information för att fastsälla dosrestriktioner kan komma att krävas. 7.3. Kostnad Det återstår att lösa hur finansiering för fastställande av dosrestriktioner ska ske. 7 SSMFS 2018:5 Strålsäkerhetsmyndighetens föreskrifter och allmänna råd om medicinska exponeringar. 8 Strålskyddsförordning (2018:506), https://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svenskforfattningssamling/stralskyddsforordning-2018506_sfs-2018-506 9 SFS 2018:1884 Förordning om ändring i strålskyddsförordningen (2018:506) 9
8. Biobank I flertalet kliniska läkemedelsprövningar behövs tillgång till humanbiologiskt material (prov). Det kan både vara nyinsamlade prov för den specifika prövningen och befintliga prov som vanligtvis är tagna inom hälso- och sjukvården och sparade för diagnostik, vård och behandling. Både nytagna prov inom hälso- och sjukvården för ändamålet forskning och befintliga prov som är sparade i hälso- och sjukvårdens biobanker omfattas av biobankslagen. 10 8.1. Biobanksansökan En klinisk läkemedelsprövning kan inte starta innan biobanksansökan är underskriven av behörig företrädare för huvudmannen för den biobank där provsamlingen finns alternativt inrättas i, samt sökanden. Detta krav kommer att kvarstå även när EU-förordningen ska tillämpas och godkännande av biobanksavtalet kan ske först efter att beslut om tillstånd för den kliniska läkemedelsprövningen har fattats. 8.1.1. Olika typ av biobanksansökan Det finns två olika typer av biobanksansökningar för tillgång till prov: Biobanksansökan gällande multicenterprövningar (klinisk prövning som utförs enligt samma prövningsprotokoll men på mer än ett prövningsställe) med nyinsamlade prov för den specifika prövningen som ska utlämnas till annan mottagande biobank i Sverige. I dessa fall kan en multicenteransökan lämnas till det regionala biobankscenter som finns i den sjukvårdsregion där etikprövningen utfördes. Biobanksansökan gällande singelcenterprövningar, nyinsamlade prov som inte ska utlämnas eller ansökningar om befintliga prov. En sådan ansökan godkänns av biobanksansvarig för den aktuella biobanken där provsamling ska inrättas eller finns sparade. Oavsett om biobanksansökan gäller nyinsamlade eller befintliga prov, sker alltid en administrativ granskning av ansökan och tillämpliga bilagor av ett regionalt biobankscentrum. 10 Lag (2002:297) om biobanker i hälso- och sjukvården m.m. Svensk författningssamling 2002:297.https://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/lag-2002297-ombiobanker-i-halso--och_sfs-2002-297 10
8.2. Dokumentation gällande biologiska prov Dokumentation som rör biologiska prov kommer att finnas i både del I och i del II i ansökan som sponsor skickar in till EU-portalen. Sponsor kan skicka in dokumentation i två steg, först de dokument som ingår i del I och innan prövningen beviljas tillstånd att starta måste även den dokumentation som ingår i del II skickats in. Del II kan skickas in upp till två år senare än del I (se förordningens artikel 11). För att kunna följa ärendet över tid är det en förutsättning att ärendet kan hanteras i ett ärendehanteringssystem, något samtliga regionala biobankscentra inte har idag. Det finns sex Regionala biobankscentra i Sverige och för att de effektivt och med en hög kvalitet ska klara av att lämna yttrande i en framtida process är ett utvecklat samarbete mellan de regionala biobankscentra och en möjlighet till ärendefördelning mellan samtliga centra en förutsättning. Samantaget kräver detta ett gemensamt ärendehanteringsystem för samtliga regionala biobankscentra. 8.3. Kostnad Biobank Sverige har identifierat ett flertal nytillkomna kostnader inför att EU-förordningen börjar gälla: Ökade personalkostnader för koordinerande roll mot berörda myndigheter Kostnad för framtagande av elektronisk blankett för biobanksansökan Kostnad för framtagande av informationsmaterial till sponsorer Kostnad för utveckling av ett ärendehanteringssystem Kostnad för en gemensam kommunikationslösning 9. Samarbetsstruktur mellan myndigheterna Tillämpning av EU-förordningen kommer att ställa höga krav på ett väl fungerande samarbete mellan myndigheterna då tidsfristen för utredning blir väsentligt kortare än i dagsläget och ett överskridande av tidsfristen medför tyst godkännande vilket kan få avgörande konsekvenser för en medlemsstat. Antalet dagar för respektive tidsetapp som anges i EU-förordningen är det maximala antalet dagar en tidsetapp får ta innan nästa etapp påbörjas. En etapp kan därmed avslutas på betydligt färre dagar än det maximala antalet dagar som anges i EU-förordningen (se Figur 1). Det innebär att när en ansökan inkommer är det inte förutsägbart för de svenska myndigheterna när en etapp avslutas och nästa därmed påbörjas. 11
Figur 1. Tidsetapper i enlighet med EU-förordningen, del I. De administrativa ramarna för medlemsstaternas behandling av ansökningarna regleras inte i förordningen varför myndigheterna ålagts att identifiera en möjlig samverkanstruktur som är förenlig med de krav som ställs i förordningen. 10. Pilotprojektet Det pilotprojekt som myndigheterna gemensamt startat på uppdrag av regeringen syftar till att testa, utvärdera och optimera den samverkansstruktur som myndigheterna kommer ha i framtiden när beslut om tillstånd för kliniska läkemedelsprövningar ska fattas i enlighet med EU-förordningen. Det är också en möjlighet för sponsorer/ansvarig forskare att testa sina processer och rutiner inför att förordningen ska tillämpas. Pilotprojektet genomförs med nationella ansökningar vilket innebär att handläggningen av en ansökan inom pilotprojektet ersätter den ordinarie handläggningen hos myndigheterna. Tidsetapperna i pilotprojektet efterliknar i den mån det är möjligt de tidsetapper som anges i EU-förordningen, men överensstämmer inte till fullo då pilotprojektet genomförs i enlighet med gällande lagstiftning. Myndigheterna har kontinuerligt möten för att utveckla och utvärdera pilotprojektet. Det sker mot bakgrund av att nödvändiga förändringar behöver göras i nuvarande process men även på grund av de förändringar som sker både på europeisk och nationell nivå. Pilotprojektet startade i april 2017 och kommer fortgå till EU-förordningen ska tillämpas. 10.1. Erfarenheter från pilotprojektet Pilotprojektet har bidragit till att ge myndigheterna och Biobank Sverige en god möjlighet att identifiera hur processen för samverkan på nationell nivå bör utvecklas för att vara förenlig med EU-förordningen. En av de viktiga lärdomar som framkommit under pilotprojektet gäller processen för den administrativa granskningen av biobanksansökan. Att en administrativ granskning av biobanksansökan sker samtidigt som Läkemedelsverket och Etikprövningsmyndigheten gör sin bedömning av ansökan ger Etikprövningsmyndigheten ett mer komplett underlag för den risk-nytta bedömning de gör av ansökan. Den gemensamma granskningsprocessen ger också de regionala biobankscentra en möjlighet att kommentera på innehållet i forskningspersonsinformationen vilket gör att det blir mer likriktade bedömningar och färre fel upptäcks i efterhand när forskningspersonsinformationen redan godkänts. 12
En annan av de viktiga lärdomar som framkommit under pilotprojektet gäller processen för befintliga prov och den generella medicinska bedömningen. I pilotprojektet har den generella medicinska bedömningen av ansökan inhämtas genom ett skriftligt yttrande från en medicinskt sakkunnig inom relevant område. Att denna bedömning kan göras under utredningsprocessen har identifierats som mycket värdefull då den även kan ligga till grund för den risk-nytta bedömning som Etikprövningsmyndigheten gör. För att den medicinska bedömningen ska kunna ske under utredningen av ansökan när EUförordningen ska tillämpas är en förutsättning att: Medicinskt sakkunniga får ett uppdrag, exempelvis från ett regionalt biobakscentrum eller Etikprövningsmyndigheten En enkel ärendehantering utvecklas, inom vilket medicinsk sakkunnig får tillgång till aktuella sektioner i ansökningsunderlaget som grund för sitt yttrande Ersättning för nedlagd tid utgår till medicinsk sakkunnig Att kunna implementera denna process under utredningen av ansökan när EU-förordningen ska tillämpas bedöms skapa en tydligare, smidigare och tidsbesparande process, både för sponsor och biobanker. 11. Samverkan Pilotprojektet har bidragit till att ge myndigheterna viktiga erfarenheter för att identifiera hur processen för samverkan på nationell nivå bör utvecklas för att vara förenlig med EUförordningen. Den föreslagna samverkanstrukturen kommer dock kontinuerligt att utvärderas och behöver revideras, bland annat mot bakgrund av att de regionala etikprövningsnämnderna uppgår i en myndighet, Etikprövningsmyndigheten, och att en ny bestämmelse i strålskyddförordningen träder i kraft den 1:a jan 2019 (se avsnitt 7.1). Samverkansstrukturen kan även komma att revideras mot bakgrund av att utvecklingen av EU-portalen fortfarande pågår. När EU-förordningen börjar tillämpas kommer myndigheterna att ha tillgång till EU-portalen, men med olika behörighet att ladda ner, läsa, kommentera och ladda upp dokument. I dagsläget är det inte klart om regionala biobankscentra kommer ha en egen behörighet till EU-portalen eller om de kommer att få tillgång till relevant information via en kommunikationslösning. Detta sammantaget innebär att myndigheterna inte kommer vidare i utvecklingen av den nationella samverkansstrukturen innan medlemsstaterna får ytterligare information om EUportalens utveckling. 13
12. IT-system Oavsett hur EU-portalen slutligen utformas så har myndigheterna identifierat ett behov av ett kompletterande kommunikationssystem på nationell nivå. 12.1. Ärendehanteringssystem För att kunna skapa en kommunikationslösning behöver berörda aktörer ha ett ärendehanteringssystem. Ärendehanteringssystemet behöver vara anpassat för att kunna hantera ärenden i enlighet med EU-förordningen. 12.1.1. Läkemedelsverket Läkemedelsverket har sedan tidigare ett pågående projekt för att samla flertalet av myndighetens disparata IT-lösningar inom ett gemensamt system. Det ärendehanteringssystem som används idag för att hantera kliniska läkemedelsprövningar är föråldrat och kan svårligen vidareutvecklas. På sikt kommer ärendehanteringen att flyttas till det nya systemet. Då det är flera processer som ska flyttas eller skapas i den nya lösningen så prioriteras arbetet utifrån behov. För kliniska läkemedelsprövningar innebär det att utvecklingen är beroende av datum för när den nya EU-förordningen tillämpas. 12.1.2. Etikprövningsmyndigheten Vetenskapsrådet (VR) utvecklar ett nytt ärendehanteringssystem för Etikprövningsmyndigheten som förväntas tas i bruk den 1:a jan 2019. Systemet är dock enbart utvecklat för att hantera de processer som är aktuella enligt gällande lagstiftning och behöver därför anpassas för att kunna hantera ärenden i enlighet med EU-förordningen. 12.1.3. Regionala biobankscentra De regionala biobankscentra kommer att behöva ett ärendehanteringssystem som är gemensamt för samtliga sex regionala biobankscentra. I dagsläget har de regionala biobankscentra olika lösningar för att hantera inkomna ansökningar, varav merparten inte hanteras i ett elektroniskt ärendehanteringssystem. Ärendehanteringssystemet måste anpassas för att kunna hantera ärenden i enlighet med EU-förordningen. 14
12.2. Kommunikationslösning Arbetet med en kommunikationslösning pågår men huvudsakligen på en konceptuell nivå där processer utarbetas för hur Läkemedelsverket, Etikprövningsmyndigheten och de regionala biobankscentra ska samverka med varandra och EU-portalen (se Figur 2). En fastställd process för hur Läkemedelsverket, Etikprövningsmyndigheten och de regionala biobankscentra nationellt sammanställer sina bedömningar och möjliggör delning och kommunikation av aktörernas olika utredningar kan tas fram först när utvecklingen av EUportalen kommit längre och Etikprövningsmyndigheten nya organisation är på plats. En kommunikationslösning bedöms vara en förutsättning för att kunna hantera information från myndigheterna under utredning av en inkommen ansökan. Konsekvensen om det inte utvecklas en gemensam kommunikationslösning är att de regionala biobankscentra inte kommer kunna inkomma med synpunkter under pågående utredning. 12.3. Application Program Interface EMA utvecklar, i samarbete med medlemsstaterna, ett Application Program Interface (API) som kan användas för att automatiskt ladda ned data (uppgifter och handlingar) från EUportalen till ett lokalt IT-system. Genom att nyttja de funktionerna så kan ärendehantering och bedömningsprocess hanteras i det lokala IT-systemet och processerna kan byggas enligt lokala behov. Ett API kräver utveckling av både sändande part (EU-portalen) och mottagande part (lokalt system). Läkemedelsverket kartlägger hur API-lösningen kan användas och utvecklar ett program för att ta mot data på ett strukturerat sätt. Myndigheterna kommer med största sannolikhet nyttja denna lösning då processen som erbjuds inom EU-portalen inte är anpassad efter de nationella aktörernas behov och denna lösning förväntas spara betydande resurser genom att minimera antalet personer som behöver arbeta direkt i EU-portalen. 15
Figur 2. Processbeskrivning av hur Läkemedelsverket (LV), Etikprövningsmyndigheten (EPM) och de regionala biobankscentra (RBC) föreslås samverka med varandra och EU-portalen. API används för att automatiskt ladda ned data från EU-portalen till ett lokalt IT-system. 12.3.1. Sammanfattning, IT-lösningar Sammanfattningsvis kommer EU-förordningen kräva ett stort arbete med digitala ITlösningar. Myndigheterna och de regionala biobankscentra behöver skapa nya ärendehanteringssystem samt anpassa dessa för att nyttja API-lösningen. En förutsättning för att Läkedelsverket, Etikprövningsmyndigheten och de regionala biobankscentra ska kunna göra en sammanställd, nationell bedömning i enlighet med EUförordningen, är att en gemensam kommunikationslösning utvecklas som möjliggör delning och kommunikation av aktörernas olika utredningar. Utvecklingen av en kommunikationslösning skulle med fördel kunna genomföras inom ramen för ett nytt gemensamt regeringsuppdrag. För att kunna utveckla en kommunikationslösning är det nödvändigt att samtliga aktörer har ett ärendehanteringssystem som är anpassat för att hantera ärenden i enlighet med den nya lagstiftningen. Etikprövningsmyndighetens ärendehanteringssystem behöver vidareutvecklas och ett gemensamt ärendehanteringssystem skapas för de regionala biobankscentra. Ett gemensamt ärendehanteringssystem för de regionala biobankscentra skulle även kunna användas för övrig forskning och kliniska prövningar av medicinteknisk produkt, vilket sammantaget skulle vara gynnsamt för life science i Sverige. Denna IT-utveckling kräver finansiering för att kunna genomföras. 16
13. Informations- och utbildningsinsatser riktade till sponsorer. I enlighet med uppdraget ska en gemensam informations- och utbildningsinsats genomföras. Myndigheterna inväntar det utbildningsmaterial som EMA kommer ta fram innan arbetet fortsätter på nationell nivå. 17
18
19