Sollefteå kommun Nyqvist Certifierad kommunal revisor Maj 2016
Innehållsförteckning 1 Uppdrag 1 2 Revisionsuppdraget 1 3 Revisionsplanering 1 3.1 Bedömning av väsentlighet och risk 1 3.2 Revisionsprojekt 2016 1 3.2.1 Granskning av delårsrapport 1 3.2.2 Granskning av årsredovisning 2 3.2.3 Nämndernas övergripande ansvarsutövande 2 3.2.4 Löpande bokföring 3 3.2.5 Personal; sjukfrånvaro, arbetsmiljö etc. 3 3.2.6 Handläggning och samverkan runt barn som riskerar att fara illa 4 3.2.7 Underhåll VA och gator (inklusive broar) 4 3.2.8 Styrning och ledning av IT och informationssäkerhet 5 3.2.9 Förutsättningar för effektiv ekonomistyrning del 2 6 3.3 Lekmannarevison 7 3.4 Planering av revisionsåret 8 Mars 2016 Sollefteå kommun
1 Uppdrag Kommunens revisorer har uppdragit till Kommunal Sektor inom att sammanfatta den revisionsplan som revisorerna fastställt att gälla för år 2016. 2 Revisionsuppdraget En grundförutsättning för en tillförlitlig kommunal revision och ytterst en effektiv verksamhet är att samtliga delar av det kommunala verksamhetsområdet årligen blir föremål för revisorernas granskning. Fullmäktiges prövning sker årligen och avser all verksamhet. Prövningen av nämndernas ansvarstagande grundas på revisorernas bedömning och uttalande i revisionsberättelser. 3 Revisionsplanering 3.1 Bedömning av väsentlighet och risk Revisionsprocessens grundstomme är, enligt god revisionssed, analysen av väsentlighet och risk. Analysen som är övergripande, ska ligga till grund för planeringen av granskningens inriktning, omfattning och resursbehov de närmaste åren. I analysen bedöms såväl externa som interna faktorer. Följande revisionsfrågor är aktuella: Inom vilka områden finns risker att väsentliga fel uppstår som negativt kan påverka verksamhetens inriktning, förvaltning och redovisning? Vilka risker finns och hur stor är sannolikheten för att fel eller misskötsel uppstår? 3.2 Revisionsprojekt 2016 Revisorerna har, utifrån genomförd väsentlighets- och riskanalys, beslutat genomföra följande revisionsprojekt år 2016. 3.2.1 Granskning av delårsrapport Krav på delårsrapport och utformning av densamma framgår av Kommunal Redovisningslag, KRL. I kapital 9, 1 regleras att kommunen minst en gång under räkenskapsåret ska upprätta en delårsrapport för verksamheten från räkenskapsårets början. Rapporten ska omfatta en period av minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret. Enligt Kommunallagen är det lagkrav på att kommunen ska formulera verksamhetsmässiga och finansiella mål för god ekonomisk hushållning i budgeten. Dessa mål ska sedan följas upp i delårsrapport och årsredovisning. Kommunens revisorer ska uttala sig om måluppfyllelsen. Sollefteå kommun 1 av 9
Revisionsfrågor Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda finansiella målen, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda målen för verksamheten, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen som enligt kommunallagen är ansvarig för delårsrapportens upprättande. 3.2.2 Granskning av årsredovisning Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning. Vidare ska revisorerna enligt kommunallagen bedöma om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Kommunen har även egna riktlinjer för årsredovisningens upprättande som ska följas. Enligt kommunallagen ska ett skriftligt utlåtande från revisorerna avseende god ekonomisk hushållning biläggas årsredovisningen. Detta sker inom ramen för upprättandet av revisionsberättelsen. Revisionsfrågor Lämnar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen? Är årsredovisningens resultat förenligt med de mål fullmäktige beslutat avseende god ekonomisk hushållning? Har balanskravet uppfyllts och hanteras eventuella underskott i enlighet med balanskravets regler? Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen som enligt kommunallagen är ansvarig för årsredovisningens upprättande. 3.2.3 Nämndernas övergripande ansvarsutövande Av kommunallagen och god revisionssed följer att revisorerna årligen ska granska alla styrelser, nämnder och fullmäktigeberedningar. Kommunstyrelsen och facknämnderna ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges uppdrag, lagar och föreskrifter. För att fullgöra uppdraget måste respektive organ bygga system och verktyg för ledning, styrning, uppföljning, kontroll och rapportering samt säkerställa att dessa verktyg tillämpas på avsett sätt. Aktuell revisionsfråga är om styrelsen och nämnderna/beredningarna vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen och överförmyndarnämnd, jävsnämnden samt kommunfullmäktiges fyra fast beredningar (demokrati, vård- och omsorg, barn och lärande och samhällsutveckling). Sollefteå kommun 2 av 9
3.2.4 Löpande bokföring Lag om kommunal redovisning och Bokföringslagen har i huvudsak likalydande bestämmelser om löpande bokföring, verifikationer, arkivering av räkenskapsinformation samt systemdokumentation och behandlingshistorik. Från 2015 har Rådet för kommunal redovisning normerat området genom att ge ut en rekommendation (Rek 23 Bestämmelser om löpande bokföring etc). En förutsättning för att kommunens finansiella rapporter i samband med årsredovisning, delårsredovisning och budgetuppföljning etc. ska vara tillförlitliga och upprättade enligt god redovisningssed är en god kvalitet i den löpande bokföringen. Brister i den löpande bokföringen medför därmed risker för brister i den finansiella rapporteringen. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunens löpande bokföring sker i överenstämmelse med lag om kommunal redovisning kap 2 samt Rådet för kommunal redovisning 23. Granskningen avser följande kontrollmål: Bokföringen är ordnad så att utfallet går att jämföra mot budget, kontroll av verksamheten kan upprätthållas och finansstatistik kan lämnas. Krav på grundbok, huvudbok och verifikationer är uppfyllda. Rättelser av bokföringsposter sker på rätt sätt. Anläggningsregister med aktuella uppgifter förs. Det finns en aktuell förteckning över beslutsattestanter och eventuella andra attestanter. Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av leverantörsfakturor. Anvisningarna omfattar även hantering av s.k. förtroendekänsliga poster. Systemdokumentation och behandlingshistorik har upprättats. Räkenskapsmaterialet uppfyller kraven på varaktighet, åtkomlighet och förvaras på ett betryggande sätt. Revisionsobjekt är kommunstyrelsen. 3.2.5 Personal; sjukfrånvaro, arbetsmiljö etc. Sjukfrånvaron har ökat kraftigt sedan 2010 i Sollefteå kommun vilket den har gjort även i riket som helhet. Det finns olika uppfattningar om anledningen till den stora ökningen; arbetsmiljö, arbetsbelastning, bemanningsplanering etc. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsens åtgärder för att minska sjukfrånvaron och att åstadkomma en god arbetsmiljö är ändamålsenliga? Granskningen avser följande kontrollmål: Det finns styrdokument gällande arbetsmiljö, rehabilitering etc. Kommunstyrelsen vidtar åtgärder för att minska sjukfrånvaron via handlingsprogram, friskvård, personalbefrämjande åtgärder. Det finns en fungerande företagshälsovård; tillgänglighet, tillräckliga resurser etc. Medarbetarsamtal genomförs årligen med samtliga medarbetare. Uppföljning av sjukfrånvaro görs löpande. Personalbemanningen är anpassad till verksamhetens behov. Revisionsobjekt är kommunstyrelsen. Sollefteå kommun 3 av 9
3.2.6 Handläggning och samverkan runt barn som riskerar att fara illa Den som arbetar i en myndighet som berör barn och unga eller i sitt yrke kommer i kontakt med barn och unga ska genast anmäla till socialnämnden om han eller hon misstänker att ett barn eller ung person far illa eller riskerar att fara illa. Därför är det av största vikt att det finns fungerande samarbetsmönster bland aktörer som socialtjänst, skola, flyktingmottagning med flera, för att kommunens sociala insatser ska fungera. Det är av stor betydelse att tidigt upptäcka barn i riskzonen. Socialtjänstlagen och skollagen är tydlig i att det finns en skyldighet att samverka kring frågor som rör barn i riskzonen. I lagstiftning regleras även hur handläggning av ärenden ska ske. Bristfälliga handläggningsrutiner kan riskera att verksamheten inte bedrivs på avsett sätt. Granskningen ska besvara revisionsfrågan om kommunstyrelsens säkerställer att handläggning av ärenden avseende barn och unga sker på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll. Granskningen avser följande kontrollmål: Det finns en tydlig ansvars- och arbetsfördelning inom området. Kommunstyrelsen har fastställt tydliga mål och riktlinjer avseende ärendehandläggning. I verksamheten finns tydliga dokumenterade rutiner avseende ärendehandläggning (t.ex. rutiner för anmälan, initiering och handläggning). Rutinerna är kända bland medarbetarna. Ärenden som rör barn och unga handläggs i enlighet med krav i lagstiftning och kommuninterna mål/riktlinjer. Styrelsen har en tillräcklig kontroll inom området. Revisionsobjekt är kommunstyrelsen. 3.2.7 Underhåll VA och gator (inklusive broar) För kommunen och dess medborgare representerar kommunens vatten- och avloppssystem ett storts bruksvärde. Värdet av dessa anläggningar kan endast bevaras genom underhåll och förnyelse. Underhållet spelar dessutom en avgörande roll för möjligheterna att effektivt utnyttja befintliga anläggningar. I den nuvarande ekonomiska situationen har flera kommuner i stället för att optimera underhållet sett sig tvingade att minska det, vilket kan komma att få negativa konsekvenser på längre sikt. Underhållsinsatserna är ett viktigt instrument för kommunens förutsättningar att leva upp till kommunallagens krav på god ekonomisk hushållning. Av kommunens årsredovisning framgår bl.a. att en inventering har gjorts som visar på att om inte mer satsningar görs på underhåll av vägar kommer standarden successivt att förändras. Vidare framgår att det även finns stora utmaningar gällande broar som är stora och kostnadskrävande anläggningar. Inom va verksamheten framgår att utifrån bedömd livslängd på ledningarna kommer ett kraftigt upprustningsbehov att finnas inom en snar framtid. Sollefteå kommun 4 av 9
Det är av stor betydelse att underhåll av gator och vägar sker kontinuerligt och långsiktigt då det berör tillgångar med lång livslängd (ibland över 100 år). Brister avseende underhållet kan leda till försämrad service och kvalitet samt att det kan bli mycket kostsamt att återställa tillgångarna till normal standard om förslitningen har blivit för omfattande. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen säkerställt att underhållet av gator och VA-ledningsnät bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Följande kontrollmål ingår: Det finns strategier, mål och planer inom området. Måluppfyllelse gällande verksamhet, ekonomi och effektivitet mäts. Det finns tillräckliga resurser. Det finns utarbetade rutiner för behovsinventering och analys. Uppföljning och kontroll av underhållsarbetet sker i tillräcklig utsträckning. 3.2.8 Styrning och ledning av IT och informationssäkerhet Ett fungerande IT-stöd är av stor betydelse i den kommunala verksamheten. Den moderna informationsteknologin ger möjligheter att höja kvalité, säkerhet och effektivitet i de olika verksamheterna samt sprida och öka tillgängligheten till information med mera. IT är en förutsättning för att verksamheten skall fungera på ett effektivt och säkert sätt. Brister kring hantering av IT och användning av IT i olika aktiviteter medför även risker att verksamheten och deras kunder och intressenter kan påverkas mycket negativt. Revisionsfrågan i granskningen är om det finns en tillfredsställande intern styrning och kontroll av hanteringen av IT. Följande kontrollmål är aktuella: Aktuella styrande dokument som berör kommunens informationssäkerhet finns och är tillräcklig kommunicerade till de roller som berörs. Det sker uppföljning av att styrande dokument som berör hantering av IT är kända och efterlevs. Ansvar och uppgifter avseende hanteringen av IT är tydlig. IT-relaterade risker analyseras på ett systematiskt sätt Det finns en tillfredsställande övergripande behörighetshantering. Användare har tillräckliga kunskap för en effektiv och säker hantering av IT. Förekomsten av störningar och problem då IT används är rimliga. Det finns en tillfredsställande hantering av Backuper. Sollefteå kommun 5 av 9
3.2.9 Förutsättningar för effektiv ekonomistyrning del 2 Kommunens revisorer har under 2015 genomfört en granskning avseende förutsättningar för effektiv ekonomistyrning. Eftersom verksamheterna fortfarande redovisar stora budgetavvikelser har revisorerna med hänsyn till väsentlighet och risk bedömt det angeläget att fortsätta följa kommunens arbete med att förbättra ekonomistyrningen. Kommunen har inför 2016 omfördelat ramar mellan olika verksamheter för att skapa bättre förutsättningar för exempelvis gymnasieskolan och individ- och familjeomsorgen. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsens arbete med att förbättra ekonomistyrningen fått avsedd effekt. Följande kontrollmål är aktuella: Resursfördelningen mellan olika verksamheter är ändamålsenlig. Uppdraget till respektive chef om det ekonomiska ansvaret är tydligt. Styrdokument gällande ekonomin är kända i organisationen. De finns ändamålsenliga budget- och uppföljningsrutiner på enhetsnivå. Detta inkluderar rapporter från olika system, mallar etc. Utbildning erbjuds fortlöpande. Revisionsobjekt är kommunstyrelsen. 3.2.10 Uppföljning av tidigare granskningar Målet med revisorernas arbete är inte bara att det efter årets slut ska leda till en revisionsberättelse. Revisorernas arbete ska också leda till en bättre trygghet, säkerhet och effektivitet. Därför är det nödvändigt att de förslag som lämnats tidigare år löpande följs upp så att revisorerna kan bedöma om tillräckliga åtgärder vidtagits från kommunens sida. Uppdraget innebär att följa upp att föreslagna åtgärder enligt tidigare granskningar genomförs. Uppföljningen år 2014 har avgränsats till att avse projekten: Flyktingmottagande Registrering av inkommande handlingar Avtalshantering Uppföljning av genomförda granskningar av delårsrapport och årsredovisning sker i annan ordning. Revisionsfråga Vilka åtgärder har blivit genomförda med anledning av de förslag och synpunkter som lämnades i revisionsrapporter 2014? Revisionsobjekt är kommunstyrelsen och nämnderna/beredningarna. Sollefteå kommun 6 av 9
3.3 Lekmannarevision Lekmannarevisorns uppdrag är att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt om den interna kontrollen är tillräcklig. Uppdraget har samma innebörd som vid granskningen av kommunen med undantag för granskning av räkenskaperna. Granskningen av om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt utgår från ägarens beslut och direktiv samt ekonomiska ramar för bolaget. Direktiv kan vara bolagsspecifika eller koncernövergripande. De kan också precisera koncerngemensamma policys som ska omfatta bolagen. För granskning av aktiebolagets bokföring, årsredovisning samt styrelsens och VD:s förvaltning, s.k. lagstadgad revision, utser bolagets årsstämma en yrkesrevisor. Syftet med denna revision är främst att öka förtroendet för de finansiella rapporterna hos samtliga intressenter till företaget (t ex ägare, kreditgivare, kunder, leverantörer). Revisionen anpassas till de speciella branscher och risker som är kännetecknade för offentligt ägda företag. 3.3.1 Sjukfrånvaro och arbetsmiljö Lekmannarevisorerna har med hänsyn till väsentlighet och risk bedömt det angeläget att genomföra en granskning avseende hantering av sjukfrånvaro och arbetsmiljöfrågor inom Solatum Hus & Hem AB. Syftet med granskningen är att bedöma om Solatum Hus & Hem AB:s åtgärder för att minska sjukfrånvaron och att åstadkomma en god arbetsmiljö är ändamålsenliga. Följande kontrollmål är aktuella: Det finns styrdokument gällande arbetsmiljö, rehabilitering etc. Styrelsen vidtar åtgärder för att minska sjukfrånvaron via handlingsprogram, friskvård, personalbefrämjande åtgärder. Det finns en fungerande företagshälsovård; tillgänglighet, tillräckliga resurser etc. Medarbetarsamtal genomförs årligen med samtliga medarbetare. Uppföljning av sjukfrånvaro görs löpande. Sollefteå kommun 7 av 9
3.4 Planering av revisionsåret Under 2016 kommer ca 10-12 sammanträden att genomföras. Månad Rapporter Övrigt 18 januari Beslut om revisionsrapporter 18 februari Övertagande av hemsjukvård 10 mars Ansvarsutövande 2015 Revisionsstrategi Revisionsplan 13 april Årsredovisning 2015 Slutrevision Fullmäktiges presidium, PerÅke kommunledningen 24 maj Löpande bokföring Studiebesök Skedomsgymnasiet Information ITsäkerhet 14 juni Personal; sjukfrånvaro, arbetsmiljö, bemanning etc. Separata rapporter kommunen och Solatum Hus & Hem AB 31 augusti Handläggning och samverkan runt barn och unga som riskerar att fara illa Information a)medborgarservice b)kkik PerÅke 22 september Reserv PerÅke 13 oktober Delårsrapport Underhåll VA- och gator Utlåtande delårsrapport Träff med fullmäktiges presidium PerÅke 10 november Risk och väsentlighetsanalys Revisionsplanering 2017 Ansvarsutövande 2016 15 november Träff med ordf. beredningen för unga och lärande och ordf. överförmyndarnämnd 5 december Ansvarsutövande 2016 Ekonomistyrning del 2 Styrning och ledning av IT och informationssäkerhet - januari Träff med kommunstyrelsens presidium Marie Övriga aktiviteter: 11-12 maj FFR:s årsmöte i Åre. 17-18 augusti anordnas KOMMEK i Malmö. 25-26 augusti :s revisionskonferens i Piteå Oktober FFR Sollefteå kommun 8 av 9
Sollefteå kommun 9 av 9