Lagen om klienthandlingar inom socialvården Vasa 14.9.2015 Helsingfors 15.9.2015 Åbo 16.9.2015 Thomas Sundell Jurist Regionförvaltningsverkens svenska enhet för bildningsväsendet Regionförvaltningsverkens svenska enhet för bildningsväsendet / Thomas Sundell 21.9.2015 1
Allmänt om lagen Lagen om klienthandlingar inom socialvården (254/2015) trädde i kraft 1.4.2015 Motsvarar till stor del social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar (298/2009), som tillämpas inom hälso- och sjukvården Tanken är att förenhetliga dokumentationen och bereda väg för en riksomfattande elektronisk arkivering (Kansa) Hänger ihop med lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården (159/2007) 2
Tillämplighet på elevhälsans kuratorer Kuratorer nämns inte uttryckligen i den nya lagen Socialvårdslagen (1301/2014) definierar dock sådan service som ges med stöd av lagen om elev- och studerandevård som kommunal socialservice Journalplikt för kuratorer finns i 20 2 mom i lagen om elev- och studerandevård, enligt vilken klientuppgifter ska antecknas i ett klientregister för elevhälsans kurator Bestämmelsen innehåller en hänvisning till lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000), som dock inte innehåller detaljerade bestämmelser om dokumentation 3
Anteckningsskyldighet (4 ) Skyldigheten att göra klientanteckningar inträder då tillhandahållaren av service har fått vetskap om en klient som behöver service Avslutande av ett klientförhållande ska också antecknas Klientanteckningar ska göras genast efter att klientens ärende har behandlats, men tidsfristen har inte definierats i lagen Anteckningar ska ske i formbundna handlingar, vars struktur utarbetas av Institutet för hälsa och välfärd 4
Språkfrågor (6 ) Språket ska vara klart och begripligt, och bara allmänt kända begrepp och förkortningar får användas RP: Klientanteckningar görs i huvudsak för andra yrkesutbildade personer som ska kunna använda uppgifterna då de ger service till klienten, inte för klienten själv Rätten att få ta del av anteckningarna på svenska respektive finska följer i princip av språklagen (423/2003) och utbildningslagarnas språkbestämmelser men innebär vissa tolkningsproblem 5
Dokumentation vid samarbete (8 ) Om man deltar i ett nätverksmöte får man oberoende av sekretessen i den egna organisationens handlingar anteckna sådant som man tagit del av där och som är nödvändigt för skötseln av klientens ärende Uppgifterna omfattas därefter av den sekretess som gäller inom socialvården Gäller också gemensamma planer, PM och liknande 6
Vad ska antecknas? Basuppgifter som ska finnas i varje handling (9 ): Handlingens namn Klientens namn, modersmål och kontaktspråk, kontaktuppgifter, hemkommun och personbeteckning Namn, kontaktuppgifter och behörighet för vårdnadshavare eller annan laglig företrädare Namn och identifikationskod för serviceanordnaren, serviceproducenten eller servicegivaren Namn och tjänsteställning för den som har gjort anteckningen Tidpunkten för anteckningen Eventuell spärrmarkering gällande kontaktuppgifterna 7
Vad ska antecknas? Att uppgifter har lämnats ut (vilka uppgifter, till vem, när, vem har lämnat ut, på basis av vad, för vilket syfte) (10 ) Att uppgifter har tagits emot (vilka uppgifter, av vem, när, vem som har bett om dem, för vilket syfte) (11 ) Förbud att lämna ut uppgifter till vårdnadshavarna som en minderårig gett samt orsaken till förbudet, alternativt motivering till att förbudsrätten avslagits (12 ) 8
Vad ska antecknas? Bestämmelser om innehåll finns i 14 19 för varje typ av handling: Inledande av ett ärende Bedömning av servicebehovet Klientplan Klientrapport Beslut Verkställighet av beslut Alla dessa är inte nödvändigtvis tillämpliga för kuratorer 9
Hur ska man anteckna? Om man hör en närstående eller någon annan person i anslutning till en klients ärende, ska känsliga uppgifter som denna har gett om sig själv förvaras separat sådant som är nödvändigt med tanke på klientens ärende ska dock finnas i klientens journal (20 ) Klienthandlingar ska upprättas och förvaras med redskap och metoder som gör att integritet och användbarhet kan garanteras under handlingens hela livscykel (21 ) Inom klientprocessen samt vid planering, utvärdering, ledning och övervakning av verksamheten och för statistikföring och undersökningar 10
Rättelse av anteckning (13 ) Enligt 29 i personuppgiftslagen (523/1999) ska den registeransvariga på eget initiativ eller den registrerades yrkande rätta, utplåna eller komplettera en uppgift som är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad En uppgift som först i ett senare skede har visat sig felaktig kan inte rättas, eftersom man måste kunna se hur man resonerat i varje skede av processen En anteckning ska rättas så att den ursprungliga anteckningen kan läsas vid ett senare tillfälle Namn och tjänsteställning hos den som har gjort rättelsen ska anges 11
Förvaring av klienthandlingar (27 ) Klienthandlingar förvaras antingen varaktigt i Kansa eller i enlighet med bilagan till lagen Enligt bilagan ska alla handlingar i kategorin Kuratorstjänster och annat socialarbete inom elevhälsan förvaras i 30 år efter avslutad service eller 12 år efter klientens död Arkivverket beslutar om varaktig förvaring av handlingar som inte sparas i Kansa och som inte nämns i bilagan 12