KALMAR KOMMUN OMSORGSNÄMNDEN - PROTOKOLL Sammanträdesdag 2011-10-26 Tid kl 13.00-16.45 Plats Omsorgsförvaltningen, Skeppsbrogatan 55 Omfattning 98-117 ande Steve Sjögren (S) ordförande Folke Fagerlund (KD) Birgitta Axelsson Edström (V) Jan Petersson (S) Emma Frost (S) 98-109 Lena Bromberg (S) Nura Mahmutagic (S) Rebekka Holm (MP) 98-113 Yvonne Bernsby (M) Marika Danielsson (C) Birgitta Nordlöw (FP) Ersättare Stephan Quist (S) Eva Fransson (C) 106-117 Övriga Thomas Tryggvesson förvaltningschef närvarande Lars Axelsson verksamhetschef Monica Antonsson Christina Samuelsson Ann-Charlotte Andersson avdelningschef Magnus Levin Lena Ekström Thomas Johansson Jill Hedlund projektledare Laila Petersson schemaansvarig Jungmansgården Sekreterare Agneta Järkelid Justerat Steve Sjögren Rebekka Holm Ordförande 98-112 Birgitta Axelsson Edström 113-117 Anslaget på kommunens anslagstavla den / 2011 intygar:
Omsorgsnämnden 2011-10-26 52 98 Revisorernas granskning av den interna kontrollen (AO 2011/00087 007) Handling * Omsorgsförvaltningens skrivelse 11 oktober 2011. Överläggning KomRev har granskat kommunstyrelsens och nämndernas arbete kring uppföljning av ekonomi, prestationer och kvalitet. Granskningen har avgränsats till nämndernas arbete med den interna kontrollen. Bedömningen är att den interna kontrollen är tillfredsställande. Avdelningschef Thomas Johansson redovisar förslag till svar på granskningen. Omsorgsnämnden antar upprättat svar som sitt eget och överlämnar det till revisorerna. 99 Budgetuppföljning efter september månad 2011 (AO 2011/00035 042) Handling * Omsorgsförvaltningens skrivelse 18 oktober 2011. Budgetprognosen efter nio månader visar att driftbudgeten totalt kan lämna ett underskott på 0,5 miljoner kronor. Omsorgsnämnden har beslutat om åtgärder i form av minskning av korttidsplatser. Bedömningen är att dessa åtgärder, tillsammans med en förändrad modell för resursfördelning inom särskilt boende samt fortsatt fokus på ekonomifrågorna, ska räcka för att ha en ekonomi i balans vid årsskiftet. Omsorgsförvaltningen godkänner budgetrapporten efter september månad. 100 Enhetschefens roll i omsorgsförvaltningen (AO 2011/00092 026) Handling * Omsorgsförvaltningens skrivelse den 13 juni 2011. Överläggning Vid omsorgsnämndens sammanträde i september redovisades en översyn av enhetschefens roll i omsorgsförvaltningen. Dessutom redovisades förslag till handlingsplan för att förbättra enhetschefens arbetsmiljö. Under överläggningen hänvisar Birgitta Nordlöw (FP) och Marika Danielsson (C) till sin protokollsanteckning vid förra sammanträdet. De gör följande tilläggsyrkande: I en kommande omorganisation av enheterna i omsorgsförvaltningen anser vi från Folkpartiet liberalernas och Centerpartiets sida att en mycket tydlig uppdragsbeskrivning av enhetschefens roll bör tas fram. Till exempel måste vissa begrepp i Kalmar kommuns ledningsfilosofi förtydligas. Vad menas till exempel med att vara prestigelös och modig? Dessa begrepp kan tolkas på olika sätt. Vi anser också att ett utökat budgetansvar bör finnas med och att förvaltningen planerar för kompetensutveckling för detta. Det är också vår mening att de förändrade enhetschefstjänsterna bör utlysas i samband med omorganisationen.
Omsorgsnämnden 2011-10-26 53 Brigitta Axelsson Edström (V) med instämmande av ordföranden yrkar bifall till förvaltningens förslag och avslag på tilläggsyrkandet. Proposition Ordföranden frågar om omsorgsnämnden bifaller eller avslår föreliggande förslag avseende enhetschefens roll. Han finner att nämnden bifaller förslaget. Därefter frågar ordföranden om nämnden bifaller eller avslår Birgitta Nordlöws och Marika Danielssons tilläggsyrkande. Han finner att nämnden avslår yrkandet. Omröstning begärs. Omröstningsproposition: Den som vill avslå tilläggsyrkandet röstar ja. Den som stöder tilläggsyrkandet röstar nej. Ja Folke Fagerlund (KD) Birgitta Axelsson Edström (V) Jan Petersson (S) Emma Frost (S) Lena Bromberg (S) Nura Mahmutagic (S) Rebekka Holm (MP) Yvonne Bernsby (M) Steve Sjögren (S) Nej Birgitta Nordlöw (FP) Marika Danielsson (C) Omsorgsnämnden godkänner föreslagen handlingsplan med förbättringsförslag gällande enhetschefernas arbetsmiljö. 101 Återbetalning av avgift (AO 2011/000102 743) Handling * Omsorgsförvaltningens skrivelse 18 oktober 2011. Det har uppmärksammats att omsorgsförvaltningen har debiterat en avgift till en omsorgstagare felaktigt. Det handlar om en omsorgstagare med insatsen boendestöd och denna insats är i Kalmar kommun avgiftsbefriad. Omsorgsförvaltningen menar att det felaktigt debiterade beloppet, 18.627 kronor, ska betalas tillbaka. Omsorgsnämnden återbetalar avgift i enlighet med förvaltningens förslag. 102 Sysselsättningsgrad för nattpersonal (AO 2011/00038 023) Handling * Omsorgsförvaltningens skrivelse 11 oktober 2011. Forskning visar att det inte är bra med för hög sysselsättningsgrad för personer som arbetar natt. En utredning har gjorts på omsorgsförvaltningen under 2010 och rapporten visar bland annat att hög sysselsättningsgrad för nattarbetare kan bidra till sömnsvårigheter, ångest och högt blodtryck.
Omsorgsnämnden 2011-10-26 54 Frågan om sysselsättningsgrad för nattpersonal har diskuterats i samband med projektet önskad sysselsättningsgrad. Styrgruppen för projektet föreslår en maximal sysselsättningsgrad om 82,58 %. Detta innebär ett jämnt antal nattskift, 18 nätter på sex veckor. Då behöver man inte arbeta roterande skift och lönen motsvarar en heltidslön för dag/kvällsanställd. I samband med att man har rörlig tid kan det dock förekomma dag/kvälls-tjänstgöring beroende på hur mycket frånvaro det förekommer på natten. Omsorgsnämnden fastställer den maximala sysselsättningsgraden för nattpersonal inom omsorgsförvaltningen till 82,58 %. 103 Sammanträdesordning 2012 Omsorgsnämnden fastställer följande sammanträdesordning för 2012. 19 januari 23 februari 29 mars 18 april 16 maj 20 juni 30 augusti 27 september 25 oktober 22 november 12 december 104 Åtgärdsplan för minskad budgetram 2012 och minskad avvikelse mot standardkostnad Kostnaderna för äldreomsorgen i Kalmar är höga vid jämförelse med andra liknande kommuner samt vid strukturkostnadsjämförelser. Detta konstateras bland annat i rapporten Vad kostar verksamheten 2009 genom höga nyckeltal i kostnad per brukare. Särskilt höga kostnader har noterats för hemtjänsten. Till följd av en stor avvikelse mot standardkostnaden för verksamheten har kommunfullmäktige beslutat om en förändrad ram för omsorgsnämnden med 10 miljoner kronor lägre ram för 2012 och ytterligare 10 miljoner kronor 2013. Omsorgsnämnden har i uppdrag att ta fram förslag på åtgärder för att komma ned i kostnader som närmar sig standardkostnaden. Förvaltningen arbetar därför med att ta fram en åtgärdsplan med olika förslag för att fullgöra uppdraget. Omsorgsnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen.
Omsorgsnämnden 2011-10-26 55 105 Verksamhetsplan 2012 Verksamhetsplan för 2012 håller på att arbetas fram inom förvaltningen. Avdelningschef Thomas Johansson informerar om arbetet. Ett slutligt förslag kommer att föreläggas omsorgsnämnden vid sammanträdet i november. Omsorgsnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. 106 Kostnad per brukare (AO 2011/00089 042) Handling * Kostnad per brukare utfall 2010 Avdelningschef Magnus Levin informerar om Sveriges Kommuners och Landstings uppföljning Kostnad per brukare - Jämförelser mellan kommuner inom omsorg om äldre och personer med funktionsnedsättning utfall 2012. Uppföljningen omfattar 58 kommuner i landet. En jämförelse av kostnadsfördelningen i procent mellan Kalmar kommun och snittet för de medverkande kommunerna visar följande siffror: Genomsnitt Kalmar LSS 27 % 31 % Särskilt boende 40 % 37 % Hemtjänst 32 % 30 % Öppen verksamhet 1 % 2 % 107 Äldreguiden 2011 Socialstyrelsen har nu publicerat Äldreguiden 2011. Guiden jämför kvalitetsområden inom hemtjänst, särskilt boende, dagverksamhet och korttidsboende inom kommunerna. Äldreguiden bygger på inlämnade uppgifter från kommunerna. För Kalmars del visar sammanställningen att personaltätheten är god både i hemtjänst och särskilt boende. Personalens kompetens är också bra. Över 80 % av personalen har adekvat utbildning. Utbildningsinsatser till undersköterska fortsätter dock. Boendemiljön i särskilt boende anses också vara god. Ett förbättringsområde är genomförandeplanen. Denna innehåller vilka hjälpinsatser den enskilde har behov av och hur de ska utföras. Detta kan förbättras för Kalmar både i hemtjänst och särskilt boende. Kvalitetsområdet mat får lågt omdöme beroende på att det inte finns mer än en rätt i matdistributionen och att det i vissa fall inte finns kvälls- eller nattsmörgås framdukad i särskilt boende. Omdömet har inte med matens kvalitet att göra.
Omsorgsnämnden 2011-10-26 56 108 Lokala värdighetsgarantier (AO 2011/00040 047) Handling * Omsorgsförvaltningens skrivelse 10 oktober 2011. Ansökan har gjorts om projektmedel för införandet av lokala värdighetsgarantier. Projektledare Suzanne Lif Nilsson meddelar att en arbetsgrupp har utsetts bestående av företrädare för de olika verksamhetsområdena. En aktivitets- och tidsplan har upprättats för arbetet. Under november-december fortsätter arbetet med konkretisering och genomförande av arbetsmetod. Därefter vidtar kartläggning av kompetensutveckling, konsekvensanalyser med mera. Omsorgsnämnden kommer att föreläggas förslag i mars. 109 Projekt önskad sysselsättningsgrad nulägesrapport Projektledare Jill Hedlund informerar om det nya schemaläggningsverktyget Time-Care Planering. I verktyget skapar man perioder om fyra veckor. Enhetschefen ställer upp bemanningskraven, hur många timmar som går åt med hänsyn tagen till beviljade insatser. Därefter sker en överlämning till schemaansvarig som lägger upp minimikrav och maxkrav. När detta är klart får varje medarbetare lägga sitt önskeschema. Schemaansvarig på Jungmansgården, Laila Petersson, informerar om schemaläggningen. Innan schemat är klart sker två så kallade diffkorrigeringar. Då har varje anställd möjlighet att ytterligare påverka sitt schema om det behövs. Sista justeringen görs av schemaansvarig. Alla får sitt nya schema 14 dagar innan det börjar gälla. När man har lärt sig verktyget tar det ungefär 15 minuter att lägga sitt önskeschema. En svaghet är tekniken. Det behövs fler datorer ute på enheterna och de måste vara snabba. Önskemål finns om att man ska kunna lägga sitt schema hemifrån, vilket kan bli möjligt så småningom. 110 Sjukfrånvaron i omsorgsförvaltningen Personalsekreterare Eva Andersson och Ida Johansson informerar om sjukfrånvaron och hur man hanterar den i omsorgsförvaltningen. När en anställd har varit borta vid sex tillfällen ges en signal till enhetschefen som kontaktar vederbörande och har ett samtal om frånvaron. En kontroll av orsaker till korttidsfrånvaron visar att det rör sig om förkylning, maginfluensa, migrän, astma. Övrig frånvaro är till exempel ryggbesvär, axelbesvär, bruten arm, eksem, olyckor. Det är endast ett fåtal personer som är borta på grund av arbetsrelaterade skäl. Personalsekreterarna har täta kontakter med enhetscheferna om frånvaron.
Omsorgsnämnden 2011-10-26 57 Personalsekreterarna är också inblandade i rehabiliteringsprocessen med täta möten mellan den berörde och kommunhälsan. När frånvaron överstiger 30 dagar blir de inkopplade. Före dag 90 av sjukskrivningen ska de undersöka om personen kan gå tillbaka till sitt arbete eller om de ska pröva på något annat. Om de inte hittar något jobb i kommunen som passar inom 180 dagar kan det bli fråga om uppsägning. 111 Ny mätning KKIK Kommunernas kvalitet i korthet En ny mätning har gjorts av tillgängligheten per telefon. Nu har omsorgsförvaltningen förbättrat sina resultat när det gäller tillgängligheten och informationen. Däremot behöver områdena intresse och bemötande fortfarande blir bättre. Ännu en mätning ska göras under hösten. 112 Förvaltningschefen informerar Information lämnas i följande frågor. Serviceförvaltningen har bildat en arbetsgrupp för kosten där företrädare för omsorgsförvaltningen ingår. Ordföranden meddelar att han har påtalat vikten av att matkommissionens arbete beaktas. Inom kommunen diskuteras frågan om att inrätta ett kontaktcenter centralt. Omsorgsförvaltningen är representerade i dessa diskussioner av kanslisekreterare Kerstin Ivarsson. Gruppen har inventerat möjliga frågor att hantera för kontaktcentret. Omsorgsnämnden är remissinstans för Rätten att få åldras tillsammans. Förslag till yttrande kommer i november. Redovisning av förfarandet vid sammanslagning av hemtjänstgrupperna Lindö-Fredrikskans och Ängö-kvarnholmen med anledning av insändare i Barometern. Diskussioner pågår om att inrätta en tjänst som MAR medicinskt ansvarig för rehabilitering. Detta föreslås ske genom omvandling av en arbetsterapeut- eller sjukgymnasttjänst. Önskemålet för närvarande är 50 % MAR och resten av tjänsten oförändrat. Ordföranden meddelar att bygget på Varvsholmen står stilla sedan det överklagats. Enligt kontakter med samhällsbyggnadsnämnden går det inte att säga när bygget kan återupptas. Intresseanmälan till tjänsten som enhetschef för det kommande boendet på Varvsholmen kommer att skickas ut internt.
Omsorgsnämnden 2011-10-26 58 113 Val av justerare Eftersom Rebekka Holm (MP) måste lämna sammanträdet utses Birgitta Axelsson Edström (V) att justera protokollet härifrån och framåt.. 114 Boendesamordnarens rapport Behovet av bostäder för demenssjuka är stort. För närvarande har 16 personer beslut om särskilt boende med demensinriktning. Fyra av dessa vistas på korttidsplats. Det är också svårt att få korttidsplats för demenssjuka, vilket medför att extra personalinsatser måste ges i hemmet. Det är även brist på korttidsplatser för äldre. Antal boenden som blivit lediga under september är elva för äldre, 2 boenden med inriktning demens och en servicelägenhet. Två personer från annan kommun har fått beslut om särskilt boende. Omsorgsnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. 115 Anmälningsärenden För kännedom anmäls följande ärenden. Sveriges Kommuner och Landsting, SKL Fastigheter cirkulärförteckning 11 7 och 26 september 2011 samt 10 oktober 2011. Sveriges Tandläkarförbund Munnen försämras i vården av sköra och sjuka äldre. Omsorgsnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. 116 Delegationsärenden Sammanställning av myndighetshandläggarnas delegationsbeslut enligt socialtjänstlagen under tiden 19 september 20 oktober 2011. Protokoll från central rekrytering 31 augusti och 7 september 2011. Ordförandens beslut om deltagande i kurser och konferenser under aprilnovember 2011.
Omsorgsnämnden 2011-10-26 59 117 Övrigt Folke Fagerlund (KD) meddelar att han har fått signaler från en äldre person om att det har blivit sämre personalkontinuitet, vederbörande träffar inte sin kontaktman så ofta. Förvaltningschefen meddelar att det nya planeringsverktyget Laps-Care ska medverka till att öka kontinuiteten i stället. Kanske kan det bero på inkörningsproblem. Birgitta Nordlöw (FP) frågar när ärendet om LOV (Lag om valfrihet) kommer att tas upp. Ordföranden svarar att det inte är aktuellt att införa LOV. Det bör finnas balans i ekonomin innan man överväger att införa LOV.