LOVISA STADS ANVISNINGAR OM SMÅ UPPHANDLINGAR. Godkända 14.9.2015 genom stadsstyrelsens beslut 213

LOVISA STADS ANVISNINGAR OM SMÅ UPPHANDLINGAR Godkända 14.9.2015 genom stadsstyrelsens beslut 213

2 Innehåll 1. Beslutanderätt i upphandlingsärenden 4 2. Tillämpningsområde för anvisningarna om små upphandlingar 4 3. Nationella tröskelvärden 5 4. Hur små upphandlingar ska genomföras 6 4.1. Varor och tjänster vars värde understiger 7 500 euro 8 4.2. Varor och tjänster vars värde är jämt eller över 7 500 euro och under 30 000 euro 8 4.3. Hälsovårds- och socialtjänster vars värde understiger 100 000 euro 9 4.4. Byggnadsentreprenader vars värde understiger 150 000 euro 9 4.5. Enheter som ska iaktta lagen om upphandling inom sektorerna vatten, energi, transporter och posttjänster 10 4.6. Beställaransvarslagen, hur den ska tillämpas och utredningar som krävs enligt beställarlagen 10 5. Anlitande av avtalsleverantörer, ramavtal 13 6. Beräknande av förhandsvärde 14 7. Miljöaspekter och sociala synpunkter, hållbar utveckling 14 8. Innehållet i en anbudsförfrågan 14 9. Anbudstid 15 10. Hur anbuden ska behandlas 15 11. Avbrytande av upphandlingsförfarande/upphandling 16 12. Upphandlingsbeslut och delgivning av upphandlingsbeslut 16 13. Upphandlingskontrakt 17 14. Fakturering och leverans 18 15. Upphandlingsdokumentens offentlighet 18 16. Sökande av ändring 18 16.1. Upphandlingsrättelse 18 16.2. Begäran om omprövning och därpå följande kommunalbesvär 19 17. Diarieföring och arkivering 19 18. Ikraftträdande 20 Mer information 21 Bilagor 21

3

4 Inledning Den nu gällande lagen om offentlig upphandling, nedan upphandlingslagen, trädde i kraft 1.6.2007. De centrala målen för upphandlingslagstiftningen är att effektivisera användningen av allmänna medel genom att öppna den offentliga marknaden för konkurrens och att utnyttja utbudet på marknaden i den offentliga serviceproduktionen. Syftet med procedurbestämmelserna är att främja öppen konkurrens och att garantera alla anbudsgivare i anbudsförfarandet ett jämbördigt och icke-diskriminerande bemötande. Upphandlingslagen ändrades 1.6.2010 vad nationella tröskelvärden och sökande av ändring beträffar. EU:s nya upphandlingsdirektiv publicerades i Europeiska Unionens officiella tidning 28.3.2014. Enligt upphandlingsdirektivet ska lagstiftningen i medlemsländerna vara reviderad inom 24 månader från att direktiven slutgiltigt godkänts. Tiden för övergång till elektronisk upphandling är längre, 54 månader. Som det nu ser ut kommer den nya upphandlingslagen i Finland att träda i kraft våren 2016. Lovisa stads anvisningar om små upphandlingar kommer att uppdateras för att motsvara ändringarna i den nationella upphandlingslagen. Behovet av uppdatering av anvisningarna ska också bedömas i samband med andra lagreformer som inverkar på offentliga upphandlingar, bl.a. lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft, i det följande beställaransvarslagen. Upphandlingslagen tillämpas inte på upphandlingar som understiger de nationella tröskelvärdena. I dessa upphandlingar ska dock förpliktelser i övrig lagstiftning och allmänna principer för god förvaltning iakttas. Förvaltningslagens, kommunallagens och EG-fördragets principer för öppenhet, likvärdig och icke-diskriminerande behandling samt proportionalitet gäller också upphandlingar som understiger de nationella tröskelvärdena. Dessa anvisningar behandlar upphandlingar som understiger nationella tröskelvärden, d.v.s. små upphandlingar. Anvisningarna anger vad små upphandlingar är och ger anvisningar om hur sådana ska genomföras. Lovisa stad har det elektroniska upphandlingssystemet Cloudia till sitt förfogande. Det är rekommendabelt att använda Cloudia i upphandlingar vars värde överstiger 7 500 euro. I samtliga Lovisa stads centraler finns det åtminstone en Cloudia-systemanvändare. Ytterligare uppgifter om användarna fås av den upphandlingssakkunniga. Dessa anvisningar ges för att komplettera Lovisa stads allmänna upphandlingsanvisningar, som stadsstyrelsen godkänt. Stadens dottersamfund ska vid

5 upphandlingar iaktta punkt 13 i Lovisa stads koncerndirektiv och till tillämpliga delar anvisningarna om små upphandlingar. 1. Beslutanderätt i upphandlingsärenden Upphandlingsbeslut fattas och upphandlingskontrakt sluts av det organ eller den tjänsteinnehavare som enligt förvaltningsstadgan eller genom administrativt beslut utgående från den givits beslutanderätt i upphandlingsärenden. Organet eller tjänsteinnehavaren som fattar upphandlingsbeslut avgör också hur upphandlingar som understiger 7 500 euro ska genomföras. 2. Tillämpningsområde för anvisningarna om små upphandlingar Små upphandlingar är upphandlingar vars objekt inte kan anskaffas inom ramen för befintliga kontrakt (t.ex. ramavtal, punkt 5) som inte upprepas många gånger under t.ex. räkenskapsåret som inte är en del av en större upphandlingshelhet. Det totala värdet på en liten upphandling (moms 0 %) ska understiga de nationella tröskelvärdena. Se punkt 3, tröskelvärden. Genom att beräkna förhandsvärdet på upphandlingen får man reda på huruvida bestämmelserna om upphandlingar som överstiger tröskelvärdena ska tillämpas på upphandlingen i fråga. Vid beräkningen av upphandlingens värde utgår man från det mervärdesskattefria totalvärdet under upphandlingskontraktets hela giltighetstid. I upphandlingens värde inberäknas också eventuella options- och förlängningsklausuler samt arvoden eller andra utbetalningar till anbudssökande och anbudsgivare. När det är fråga om tidsbundna kontrakt ska det totala värdet för såväl avtalsperiodens som optionsperiodens hela giltighetstid användas vid beräkningen av förhandsvärdet. Vad kontrakt som gäller tillsvidare beträffar används värdet för 48 månader. Vid beräkningen av förhandsvärdet för ramavtal ska man beakta det totala värdet på alla planerade upphandlingar under den tid ramavtalet är i kraft. Om det visar sig att den planerade upphandlingen på basis av helhetsbedömningen och förhandsvärdet är en liten upphandling, tillämpas inte upphandlingslagen på upphandlingen i fråga. Vid konkurrensutsättningen av små upphandlingar ska följande grundläggande principer beaktas:

6 Öppenhet Upphandlingen ska annonseras i tillräckligt stor utsträckning. Likvärdigt och icke-diskriminerande bemötande av anbudsgivare Anbudsgivarna ska bemötas på ett likvärdigt sätt i alla skeden av anbudsförfarandet. Proportionalitetsprincipen Kraven och villkoren i anbudsförfrågan ska stå i rätt proportion till kvaliteten på upphandlingen. Arbetsinsatsen för att utarbeta anbudet ska stå i proportion till såväl upphandlingens svårighetsgrad som dess ekonomiska värde. Utnyttjande av marknaden och upphandlingens effektivitet God upphandling förutsätter god kännedom om marknaden. Principer för god förvaltning likvärdigt, konsekvent och icke-diskriminerande bemötande saklig och objektiv verksamhet 3. Nationella tröskelvärden Typ av upphandling euro, moms 0 % Varor och tjänster, koncessioner, projekttävlingar 30 000 Hälsovårds- och socialtjänster enligt bilaga B (grupp 25) samt vissa arbetskraftsutbildningstjänster som gemensam anskaffning 100 000 Byggnadsentreprenader, byggkoncessioner 150 000 I enlighet med lagen om offentliga upphandlingar uppdelas upphandlingar i tre grupper utgående från deras ekonomiska värde. Kraven på upphandlingsförfarandena som ska tillämpas varierar beroende på upphandlingens ekonomiska värde. Vilka nationella tröskelvärden som gäller vid tidpunkten i fråga framgår alltid av gällande 15 i upphandlingslagen och tröskelvärdena finns till exempel också på adressen www.hankintailmoitukset.fi/sv/docs/kynnysarvot.

7 4. Hur små upphandlingar ska genomföras När det är fråga om små upphandlingar behöver man inte publicera en nationell upphandlingsannons (på annonseringskanalen HILMA). Små upphandlingar ska dock i regel konkurrensutsättas i enlighet med denna anvisning om små upphandlingar och stadens allmänna anvisningar om upphandling. Den upphandlande enheten kan, om den så vill, också konkurrensutsätta små upphandlingar på samma sätt som upphandlingar som överstiger de nationella tröskelvärdena konkurrensutsätts. Upphandlingsförfarandet styrs av de nedan definierade. Summorna är skattefria (moms 0 %). Den upphandlande enhetens aktuella uppgifter om utbudet på marknaden och om potentiella leverantörer är en central styrande faktor i bedömningen av behovet och omfattningen av en eventuell annonsering och för beslutet om hur många och vilka leverantörer det är som ombeds lämna anbud. I beredningen ska de regionala företagens möjliga utbud redas ut. Syftet är dock att åstadkomma en verklig konkurrens, varför antalet potentiella anbudsgivare måste vara tillräckligt stort. Inom Lovisa stad får inga som helst anskaffningar göras av vare sig försäljare som besöker omkring i organisationen eller telefonförsäljare. Varor och tjänster, koncessioner, projekttävlingar Under 7 500 euro Se punkt 4.1 Beställning (prisförfrågan t.ex. per telefon eller e-post). Dokumentering i faktureringssystemet (det rekommenderas att man bifogar en skriftlig orderbekräftelse). Ingen anmälan om beslutet. Inget ändringssökande. Jämt eller över 7 500 euro och under 30 000 euro Se punkt 4.2 Skriftlig anbudsförfrågan (anbudsförfrågan skickas till minst 3 5 anbudsgivare). Användning av Cloudia rekommenderas. Skriftligt upphandlings-be slut med motiveringar. Anvisningar för sökande av ändring: anvisningar om hur man begär omprövning (begäran om omprövning) och rättelseanvisningar (upphandlingsrättelse)

8. Hälsovårds- och socialtjänster enligt bilaga B samt vissa arbetskraftsutbildningstjänster som gemensam anskaffning Under 7 500 euro Se punkt 4.3 Beställning (prisförfrågan t.ex. per telefon eller e-post). Dokumentering i faktureringssystemet (det rekommenderas att man bifogar en skriftlig orderbekräftelse). Ingen anmälan om beslutet. Inget ändringssökande. Jämt eller över 7 500 euro och under 100 000 euro Se punkt 4.3 Skriftlig anbudsförfrågan (anbudsförfrågan skickas till minst 3 5 anbudsgivare). Användning av Cloudia rekommenderas. Skriftligt upphandlings-be slut med motiveringar Anvisningar för sökande av ändring: anvisningar om hur man begär omprövning (begäran om omprövning) och rättelseanvisningar (upphandlingsrättelse). Byggnadsentreprenader, byggkoncessioner Under 15 000 euro Beställning (prisförfrågan t.ex. per telefon eller e-post). Ingen anmälan om beslutet. Inget ändringssökande. Se punkt 4.4 Dokumentering i faktureringssystemet (det rekommenderas att man bifogar en skriftlig orderbekräftelse). Jämt eller över 15 000 euro och under 150 000 euro Se punkt 4.4 Skriftlig anbudsförfrågan (anbudsförfrågan skickas till minst 3 5 anbudsgivare). Användning av Cloudia rekommenderas. Skriftligt upphandlingsbeslut med motiveringar Anvisningar för sökande av ändring: anvisningar om hur man begär omprövning (begäran om omprövning) och

9 rättelseanvisningar (upphandlingsrättelse). 4.1.Varor och tjänster vars värde understiger 7 500 euro Vid upphandlingar vars värde understiger 7 500 euro ska marknaden utnyttjas i möjligaste mån och allmänna goda ekonomiska upphandlingsprinciper iakttas. Det ska åtminstone göras en prisförfrågan, till exempel per telefon eller e-post. Över dessa upphandlingar måste man inte upprätta ett skriftligt upphandlingsbeslut eller ett upphandlingskontrakt. Det rekommenderas att orderbekräftelsen och/eller anbudet skannas och bifogas fakturan i faktureringssystemet Basware IP när fakturan för upphandlingen kommer till sakgranskning. Rekommendationen gäller även andra dokument som anknyter till upphandlingsförfarandet (förfrågningar per e-post eller liknande). 4.2.Varor och tjänster vars värde är jämt eller över 7 500 euro och under 30 000 euro Upphandlingen konkurrensutsätts genom öppet eller tillämpat selektivt anbudsförfarande. I det öppna förfarandet ska upphandlingen åtminstone tillkännages på Lovisa stads webbplats. Man kan publicera en upphandlingsannons på annonseringskanalen HILMA även om upphandlingen understiger nationella tröskelvärden. I det öppna förfarandet kan konkurrensutsättningen av den lilla upphandlingen också annonseras på andra ändamålsenliga sätt som når ut till så många företag på marknaden som möjligt (till exempel med annonser på webben eller i tidningar). Anbudsförfrågan ska skickas till de företag som bett om det. I det tillämpade selektiva förfarandet konkurrensutsätts upphandlingen genom ett anbudsförfarande där anbudsförfrågan skickas per brev, e-post eller via Cloudia till minst 3 5 företag. I anbudsförfrågan meddelas urvalskriteriet, antingen lägsta priset eller totalekonomisk fördelaktighet, och urvalskriterierna för jämförelse av totalekonomisk fördelaktighet. Dessa kriterier ska användas i jämförelsen av anbuden. Direktupphandling kan endast tillämpas i undantagsfall och i enlighet med bestämmelserna i stadens allmänna anvisningar om upphandlingar. Då det är frågan om en tjänsteupphandling som beställaransvarslagen tillämpas på ska det av anbudsförfrågan framgå att det förutsätts att anbudsgivaren har uppfyllt alla sina lagstadgade förpliktelser (skatter, pensions- och socialskyddsavgifter). Om

10 förpliktelserna inte är uppfyllda och anbudsgivaren inte gjort upp en betalningsplan, utesluts anbudsgivaren från anbudsförfarandet Det ska fattas ett skriftligt upphandlingsbeslut om upphandlingen och beslutet ska delges anbudsgivarna. Till beslutet ska fogas behövliga anvisningar för sökande av ändring. Det ska upprättas ett särskilt skriftligt avtalsdokument (kontrakt) om upphandlingen. Vad upphandling av varor beträffar kan ändamålsenligheten med ett kontrakt övervägas från fall till fall. Om det inte upprättas ett särskilt kontrakt, är det allt skäl att försäkra sig om att de centrala villkoren i upphandlingen framgår av upphandlingsdokumenten. 4.3.Hälsovårds- och socialtjänster vars värde understiger 100 000 euro På upphandling av hälsovårds- och socialtjänster tillämpas samma förfarande som på upphandling av varor och tjänster, förutom att övre gräns för små upphandlingar är 100 000 euro. 4.4.Byggnadsentreprenader vars värde understiger 150 000 euro De minsta entreprenaderna anskaffas i första hand direkt av konkurrensutsatta avtalsleverantörer. Om ingen avtalsleverantör finns att tillgå, går man till väga enligt följande: 1) På entreprenader som understiger 15 000 euro tillämpas samma principer som i punkt 4.1. 2) Entreprenader av betydande värde på jämt eller över 15 000 euro och under 150 000 Det skickas en skriftlig anbudsförfrågan till minst 3 5 potentiella anbudsgivare och/eller en annons om upphandlingen publiceras åtminstone på stadens webbplats. Av anbudsförfrågan ska det framgå att det förutsätts att anbudsgivaren har uppfyllt alla sina lagstadgade förpliktelser (skatter, pensions- och socialskyddsavgifter). Om förpliktelserna inte är uppfyllda och anbudsgivaren inte gjort upp en betalningsplan, utesluts anbudsgivaren från anbudsförfarandet Det ska fattas ett beslut om upphandlingen och till beslutet ska anvisningar för sökande av ändring fogas. Det ska åtminstone upprättas ett skriftligt avtal, m.a.o. ett kontrakt, om liten upphandling eller ett RT-kontrakt. Företaget som tilldelas entreprenaden ska senast innan avtalet upprättas lämna en utredning om att de lagstadgade förpliktelserna är uppfyllda. Det kommer an på den upphandlande enheten att kontrollera att villkoren i beställaransvarslagen (lagen om

11 beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft) uppfylls innan kontraktet undertecknas. Bestämmelser om hur kontrakten ska undertecknas finns i punkt 13. 2).5. Enheter som ska iaktta lagen om upphandling inom sektorerna vatten, energi, transporter och posttjänster Stadens dottersamfund ska iaktta Lovisa stads koncerndirektiv såsom anges i punkt 13 i koncerndirektivet och anvisningarna om små upphandlingar till tillämpliga delar. Av dottersamfunden följer Affärsverket Lovisa Vatten och Lovisa Hamn AB försörjningslagen (lagen om upphandling inom sektorerna vatten, energi, transporter och posttjänster (30.3.2007/349) vid sådana upphandlingar som överstiger EU-tröskelvärden. Affärsverket Lovisa Vatten och Lovisa Hamn AB ska iaktta principerna för offentlig upphandling i alla sina upphandlingar. (Principerna finns beskrivna i punkt 2.) 2).6. Beställaransvarslagen, hur den ska tillämpas och utredningar som krävs enligt beställarlagen Beställaransvarslagen (1233/2006) tillämpas på alla upphandlingar av tjänster vars totala värde överstiger värdet som angivits i lagen (678/2015: 9 000 euro, moms 0 %). Lagen tillämpas också på sådana upphandlingar av varor som inbegriper tjänster. Beställaransvarslagen tillämpas på beställare som 1) som i Finland anlitar hyrda arbetstagare 2) i vars arbetslokaler eller på vars arbetsställen i Finland sådana arbetstagare arbetar som är anställda hos en arbetsgivare som har ingått underleverantörsavtal med beställaren och vars arbetsuppgifter anknyter till sådana arbetsuppgifter som normalt utförs i beställarens verksamhet eller transporter som anknyter till beställarens normala verksamhet. I fråga om byggande samt reparations-, service- och underhållsverksamhet som ansluter till byggande (byggverksamhet) tillämpas lagen på (10.8.2012/469) 1) beställare som är byggherrar 2) alla dem i en avtalskedja som på en i 49 i arbetarskyddslagen (738/2002) avsedd gemensam arbetsplats är beställare av en helhet som omfattar en arbetsprestation. Undantag från tillämpningsområdet: Lagen tillämpas inte om 1) arbete som utförs av hyrda arbetstagare fortgår högst 10 arbetsdagar utan avbrott, eller om 2) värdet av vederlaget för ett i 2 1 mom. 2 punkten avsett underleverantörsavtal utan mervärdesskatt understiger 9 000 euro.

Vid uträkningen av gränsvärden enligt 1 mom. anses arbetet ha fortgått utan avbrott, om det arbete eller det arbetsresultat som presterats för beställarens räkning baserar sig på flera avtal som utan avbrott eller med endast korta avbrott följer på varandra. Begränsningen av tillämpningsområdet enligt 1 mom. 1 punkten tillämpas inte på rätten för en företrädare för personalen att få information enligt 6 2 mom. Innan beställaren ingår ett avtal om anlitande av en hyrd arbetstagare eller arbete som baserar sig på ett underleverantörsavtal, ska beställaren av avtalsparten begära och denne till beställaren lämna 1) utredning om huruvida företaget är infört i förskottsuppbördsregistret och arbetsgivarregistret enligt lagen om förskottsuppbörd (1118/1996) samt i registret över mervärdesskattskyldiga enligt mervärdesskattelagen (1501/1993), 2) ett handelsregisterutdrag eller motsvarande uppgifter som erhållits från handelsregistret på något annat sätt, 3) utredning om att företaget inte har sådan skatteskuld som avses i 20 b 1 mom. 2 punkten i lagen om offentlighet och sekretess i fråga om beskattningsuppgifter (1346/1999) eller en av myndighet lämnad utredning om beloppet av skatteskuld, 4) intyg över tecknande av pensionsförsäkringar för arbetstagare samt över betalning av pensionsförsäkringsavgifter eller utredning om att en betalningsöverenskommelse har ingåtts angående pensionsförsäkringsavgifter som förfallit till betalning, 5) en redogörelse för vilket kollektivavtal som ska tillämpas på arbetet eller för de centrala anställningsvillkoren, 6) en redogörelse för hur företagshälsovården är ordnad. Om ett utländskt företag är en hyrd arbetstagares arbetsgivare eller är part i ett underleverantörsavtal, ska beställaren av företaget begära och företaget ska lämna uppgifter som motsvarar de uppgifter som avses i 1 mom., i form av registerutdrag eller motsvarande intyg i enlighet med lagstiftningen i företagets etableringsland eller på något annat allmänt vedertaget sätt. En utländsk avtalspart ska dessutom presentera utredningar enligt 1 mom. 1 och 3 punkten, om det utländska företag som är avtalspart har ett i företags- och organisationsdatalagen (244/2001) avsett företags- och organisationsnummer. Om en utländsk avtalspart i arbetssyfte i Finland utstationerar arbetstagare som avses i 1 2 mom. 1 och 3 punkten i lagen om utstationerade arbetstagare, ska beställaren innan arbetet enligt det avtal som avses i denna lag inleds utreda hur den sociala tryggheten för arbetstagarna bestäms. Beställaren kan också själv inhämta de uppgifter som avses i 1 mom. 1 och 2 punkten och i 2 mom. samt en i 1 mom. 3 punkten avsedd uppgift om den andra avtalspartens skatteskuld hos Skatteförvaltningen i enlighet med 20 d eller 20 e i lagen om offentlighet och sekretess i fråga om beskattningsuppgifter. Beställaren har rätt att godkänna annan utredning än sådan som lämnats av en myndighet såsom utredning eller intyg som avses i 1 eller 2 mom. i denna paragraf, om informationen lämnats av någon annan bedömare eller registerförare som allmänt anses vara tillförlitlig. 12

13 Beställaren behöver inte begära utredning och intyg enligt 1, 2 och 5 mom. eller vid ingående av avtal förutsätta att uppgifter enligt 6 mom. lämnas, om beställaren har grundad anledning att lita på att avtalsparten fullgör sina lagstadgade skyldigheter till följd av 1) att avtalsparten är staten, en kommun, en samkommun, landskapet Åland, en kommun eller en samkommun i landskapet Åland, en församling, en kyrklig samfällighet, Folkpensionsanstalten eller Finlands Bank, ett i aktiebolagslagen (624/2006) avsett publikt aktiebolag, ett statligt affärsverk eller ett bolag som helt ägs av ett statligt affärsverk, en privaträttslig sammanslutning eller ett privaträttsligt bolag som helt ägs av en kommun eller en samkommun eller en motsvarande utländsk sammanslutning eller ett motsvarande utländskt företag 2) att avtalspartens verksamhet är etablerad 3) att avtalsförhållandet mellan beställaren och avtalsparten kan anses vara etablerat som en följd av tidigare avtalsförhållanden 4) orsaker som kan jämställas med dem som anges i 1 3 punkten. Om ett avtal som avses i denna lag gäller i över 12 månader, ska beställarens avtalspart under avtalsförhållandet med 12 månaders mellanrum lämna beställaren de utredningar som avses i 1 mom. 3 och 4 punkten eller motsvarande i 2 mom. avsedda uppgifter. Beställaren ska vid ingående av ett avtal som avses i denna lag förutsätta att den andra avtalsparten beträffande sådana arbetstagare som utstationerats efter det att det avtalsenliga arbetet inletts presenterar ett intyg över hur den sociala tryggheten för dessa arbetstagare bestäms, innan arbetstagarna inleder sitt arbete. Utredningar, intyg och andra uppgifter som avses i 1, 2 och 6 mom. ska bevaras i minst två år efter det att det arbete som avtalet gäller har avslutats. Bestämmelser om beställarens utredningsskyldighet i samband med byggverksamhet finns i 5 a. Mer information om beställaransvarslagen: www.tilaajavastuu.fi/sv/ och www.finlex.fi. 5. Anlitande av avtalsleverantörer, ramavtal Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande enheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för upphandlingskontrakt som ingås under en viss tidsperiod (högst 4 år), såsom pris, rabattvillkor, leveransvillkor och beställningsförfarande. Innan upphandlingsprocessen inleds ska det kontrolleras om produkten eller tjänsten redan konkurrensutsatts och om det ingåtts ramavtal om objektet för upphandlingen. Upphandlingar ska genomföras inom gällande ramavtal och enligt där fastställda villkor.

14 Endast i undantagsfall och av grundad anledning kan upphandlingar genomföras utanför ramavtal. Orsaken till avvikandet kan till exempel vara att varan eller tjänsten som behövs inte finns att tillgå hos andra leverantörer eller att det är fråga om att fortsätta en enskild klients vård- eller klientförhållande utan avbrott (gäller främst grundtrygghetens klienter). Lovisa stads ramavtal och övriga ramavtal som Lovisa stad anslutit sig till finns på Lovin under anvisningar/upphandling/ramavtal. Om ramavtalet är ett ramavtal med en leverantör är beställningen i sig tillräcklig för att dokumentera upphandlingen. I samband med sakgranskningen av fakturan för en beställning som gjorts inom ett ramavtal ska en skannad orderbekräftelse och/eller anbudet bifogas fakturan i faktureringssystemet Basware IP. Om ramavtalet är ett sådant ramavtal med flera aktörer där det utförs minikonkurrensutsättning, ska det fattas ett skriftligt upphandlingsbeslut (se närmare i punkt 12) som ska delges med anvisningar om hur man begär omprövning och besvärsanvisning (behandlingstillstånd, anvisningar om besvär som gäller upphandlingar som överstiger tröskelvärdena). För beställningar inom ramavtal gäller upphandlingsgränserna som anges i Lovisa stads verkställighetsanvisningar för budgeten. 6. Beräknande av förhandsvärde Syftet med reglerna för beräknande av förhandsvärdet är att hindra att upphandlingar spjälkas upp och att anmälningsskyldigheten kringgås. När en upphandlande enhet har ofta återkommande upphandlingar, vars enskilda värde understiger det nationella tröskelvärdet, men vars sammanräknade värde under räkenskapsperioden klart överstiger det, ska upphandlingarna konkurrensutsättas på en gång som en större helhet som ett ramavtal i enlighet med upphandlingslagen. Även om små upphandlingar i princip inte kan föras till marknadsdomstolen, är frågan om huruvida en upphandling uppdelats konstlat och med avsikten att undvika tillämpning av lagen ett sådant ärende som hör till marknadsdomstolens behörighet. 7. Miljöaspekter och sociala synpunkter, hållbar utveckling Vid upphandling ska hållbar utveckling och miljöansvar beaktas i möjligaste mån. Enligt lagstiftning och rättspraxis är det önskvärt och tillåtet att använda upphandlingskriterier som stöder hållbar utveckling. Upphandlingarna främjar hållbar

15 utveckling när sociala, ekologiska och etiska aspekter beaktas i upphandlingar och beslut. Läs mera om ämnet i arbets- och näringsministeriets publikation Handledning till socialt ansvarsfull upphandling. 8. Innehållet i en anbudsförfrågan Åtminstone följande punkter ska framgå av anbudsförfrågan: en beskrivning av upphandlingen (minimikraven på objektet för upphandlingen) vilket upphandlingsförfarande som tillämpas att upphandlingen understiger det nationella tröskelvärdet krav som ställs på anbudsgivarens lämplighet och en förteckning över utredningar som krävs för att bekräfta lämpligheten (den upphandlande enheten kan antingen kräva att anbudsgivaren lämnar in utredningarna tillsammans med anbudet eller att anbudsgivaren åtar sig att uppfylla lämplighetskraven och att utredningarna endast lämnas in innan kontraktet undertecknas av anbudsgivaren som tilldelas kontraktet tidsfristen för att lämna anbud adressen dit anbudet ska skickas urvalskriterium och jämförelsegrund för anbudet infordran av anbudsgivarens e-postadress när elektronisk beslutstilldelning används omnämnande att ett upphandlingskontrakt som är bindande för vardera parten uppstår när kontraktet undertecknats omnämnande att beställningen kan göras när upphandlingsbeslutet vunnit laga kraft. Av anbudsförfrågan ska dessutom framgå kommersiella villkor och övriga villkor som har betydelse för lämnande av anbudet. Sådana villkor är till exempel betalningsvillkor (vanligtvis 30 dagar netto eller 21 dagar netto, men minst 14 dagar netto). högst sådan dröjsmålsränta som nämns i räntelagen möjlighet till elektronisk fakturering leveranstid leveransvillkor leveransadress allmänna avtalsvillkor som tillämpas (JYSE Varor 2014, JYSE Tjänster 2014, JYSE Varor 2009, JYSE Tjänster 2009, YSE 1998, KSE 2013, JIT 2007 o.s.v. ).

16 9. Anbudstid Den upphandlande enheten ska fastställa en anbudstid som ska vara tillräcklig med beaktande av upphandlingens art (minst 1 2 veckor). Den upphandlande enheten avgör själv hur lång anbudstiden ska vara. Likaså fastslår den upphandlande enheten i anbudsförfrågan hur den vill motta anbuden (elektronsikt via systemet Cloudia, per post, per e-post). När anbuden lämnats in iakttas bestämmelserna i stadens allmänna anvisningar om upphandlingar i den fortsatta behandlingen. Likaså följs bestämmelserna i de allmänna upphandlingsanvisningarna när leverantörens lämplighet bedöms (kapitel 4.5). Vid upphandlingar vars värde överstiger 7 500 euro rekommenderas användning av Cloudia. 10. Hur anbuden ska behandlas Anbud ska öppnas först när tidsfristen för att lämna anbud löpt ut. Anbuden öppnas av minst två personer som utsetts av enheten som berett upphandlingen. Det ska upprättas ett protokoll över öppnandet och en jämförelse av de inkomna anbuden ska fogas till protokollet. Den som fattar beslut om upphandlingen har rätt att godkänna eller förkasta anbuden i enlighet med kriterierna. Anbudet ska bl.a. förkastas om det strider mot anbudsförfrågan anbudspriset inte angetts entydigt eller om anbudet inte innehåller de prisspecifikationer som krävts (pris per enhet) anbudet har kommit in efter utsatt tid för att lämna anbud. De anbud som godkänts ska jämföras enligt samtliga villkor som ingår i anbudsförfrågan. Vid jämförelsen av anbuden får man inte ta i bruk nya utvärderingskriterier, d.v.s. sådana som inte nämnts i förfrågningsunderlaget. När man jämför anbuden är det rekommendabelt att göra en jämförelsetabell så att man kommer ihåg att poängsätta alla punkter i varje anbudsgivares anbud utgående från jämförelsekriterierna som meddelats i anbudsförfrågan. Anbuden ska behandlas utan dröjsmål. Det är rekommendabelt att meddela anbudsgivarna om det uppstår förseningar.

17 Utgående från urvalskriteriet för upphandlingen i fråga ska antingen det totalekonomiskt fördelaktigaste anbudet eller det som har det lägsta priset godkännas. När totalekonomisk fördelaktighet är urvalskriterium ska alla jämförelsegrunder i anbudsförfrågan beaktas. 11. Avbrytande av upphandlingsförfarande/upphandling Upphandlingsförfarandet får avbrytas endast av en faktisk anledning och ett avbrytande är alltid exceptionellt. Avbrytandet ska alltid bedömas från fall till fall. När beställaren avbryter upphandlingsförfarandet ska beställaren fatta ett upphandlingsbeslut om avbrytandet och se till att den likvärdiga och icke-diskriminerande behandlingen av anbudsgivarna inte äventyras. I beslutet om att avbryta upphandlingsförfarandet publiceras inga erbjudna priser. Anvisningar om hur man söker ändring ska finnas som bilaga till upphandlingsbeslutet. 12. Upphandlingsbeslut och delgivning av upphandlingsbeslut Det ska fattas ett skriftligt upphandlingsbeslut om alla upphandlingar som har ett värde på minst 7 500 euro. Av beslutets motiveringar ska med beaktande av upphandlingens art följande framgå: varan, tjänsten eller byggnadsarbetet som upphandlas tillämpat upphandlingsförfarande hur många företag som ombetts lämna anbud vem som inom utsatt tid lämnat in anbud vilka anbud som inlämnats försent och därför förkastas hur jämförelsen av anbuden genomfördes motivering till valet av vinnande anbud avtalsvillkoren som tillämpas på upphandlingen ett omnämnande att upphandlingskontraktet uppstår först efter undertecknandet av kontraktet. Upphandlingslagen möjliggör elektronisk delgivning av upphandlingsbeslutet. Därför ska det krävas i anbudsförfrågan att anbudsgivaren också meddelar sina elektroniska kontaktuppgifter i anbudet. (När man använder Cloudia, det elektroniska systemet för anbudsförfrågan, förmedlas den elektroniska kontaktuppgiften automatiskt när anbudet lämnas och därför behöver man inte särskilt be om den). Delgivning kan endast ske till den adress som anbudsgivaren meddelat i sitt anbud för detta ändamål. Hur elektronisk delgivning används: Beslutet med motiveringar samt anvisningar om hur man begär omprövning och en rättelseanvisning ska skriftligt delges dem som ärendet gäller.

18 Beslutet med bilagor delges huvudsakligen på elektronisk väg (genom det elektroniska upphandlingssystemet Cloudia eller per e-post) på så sätt att det undertecknade beslutet skannas och fogas till Cloudia eller e-postmeddelandet (bilagorna till beslutet ska bifogas precis som vid postning). I rubrikfältet för meddelandet om beslutet ska det stå när meddelandet har sänts till mottagaren (tidpunkten för avsändning som e-postsystemet eller Cloudia-systemet anger är alltså inte nog). Upphandlingsbeslutet sändes xx.x.201x. Mottagaren anses ha fått del av beslutet på avsändningsdagen för meddelandet. Beslutet kan fortsättningsvis delges på sedvanligt sätt per brev, varvid mottagaren anses ha fått del av beslutet den sjunde dagen efter avsändandet. Postningsdagen ska antecknas i beslutet. 13. Upphandlingskontrakt Det ska fattas ett skriftligt upphandlingsbeslut om alla upphandlingar som har ett värde på minst 7 500 euro. Det ska dessutom ingås ett särskilt skriftligt avtal, ett upphandlingskontrakt. I upphandlingsbeslutet ska det då ingå ett villkor om att ett avtal som binder bägge avtalsparter uppstår först när båda parterna har undertecknat kontraktet. I undantagsfall kan en alternativ tidpunkt för bindande avtal vara till exempel tidpunkten när beslutet vinner laga kraft eller när bygglov eller miljötillstånd för byggnadsprojekt vinner laga kraft o.s.v. Ändamålsenligheten med att upprätta kontrakt för varuupphandlingar kan bedömas från fall till fall. Det måste säkerställas att de centrala villkoren för upphandlingen framgår av upphandlingsdokumenten. Om undertecknandet av kontrakt som ingås bestäms i 82 paragrafen i förvaltningsstadgan. Denna bestämmelse gäller också undertecknandet av upphandlingskontrakt. I små upphandlingar ska tidpunkten för uppkomsten av upphandlingskontrakt fastläggas i anbudsförfrågan eller senast i upphandlingsbeslutet. I regel ska undertecknandet av kontraktet anges som tidpunkt för uppkomsten av kontraktet. Om tidpunkten inte har fastlagts uppkommer kontraktet enligt lagen om rättshandlingar på förmögenhetsrättens område när anbudsgivaren bevisligen mottagit meddelande om beslutet eller tagit del av det.

19 14. Fakturering och leverans Leverantörens fakturor ska uppfylla de officiella faktureringskraven i mervärdesskattelagen. I samband med beställning ska leverantören ges anvisningar om stadens faktureringspraxis och instruktioner om användningen av elektroniska nätfakturor. Beställaren ska se till att leveransen överensstämmer med beställningen och avtalsvillkoren. Om så inte är fallet, ska beställaren omedelbart lämna leverantören en reklamation om bristfälligheter eller avtalsbrott. I samband med reklamationen ska beställaren framföra eventuella anspråk eller förbehålla sig rätten att framföra sådana i ett senare skede. I betalningsvillkoren ska den tid som krävs för fakturans hantering beaktas. Betalningsvillkoret får gärna vara till exempel 30 dagar netto. Beställaren ska inte acceptera en betalningsstig som är kortare än 14 dagar. Dröjsmålsräntan får vara högst densamma som i gällande lag om dröjsmålsränta. 15. Upphandlingsdokumentens offentlighet I fråga om upphandlingar som understiger de nationella tröskelvärdena tillämpas offentlighetslagen (lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 21.5.1999/621) på offentligheten av handlingarna. 16. Sökande av ändring När de gäller sökande av ändring tillämpas upphandlingsrättelse enligt upphandlingslagen och bestämmelserna i kommunlagen på upphandlingar som understiger de nationella tröskelvärdena. Besluten kan inte föras till prövning hos Marknadsdomstolen. Om upphandlingens värde är 7 500 euro eller över det ska det fattas ett upphandlingsbeslut. 16.1. Upphandlingsrättelse Den upphandlande enheten kan på eget eller en anbudsgivares initiativ undanröja sitt felaktiga beslut eller återkalla något annat avgörande i upphandlingsförfarandet och avgöra ärendet på nytt, om beslutet grundar sig på felaktigt förfarande. Rättelse av ett upphandlingsbeslut förutsätter inte partens samtycke. En part ska framställa yrkande på upphandlingsrättelse inom 14 dagar efter det att parten fått del av beslutet. Den upphandlande enheten kan rätta upphandlingsbeslutet inom 60 dagar efter det att upphandlingsbeslutet har fattats. Den upphandlande enheten ska omedelbart meddela

20 dem som saken gäller att en upphandlingsrättelse har anhängiggjorts. Om ett upphandlingskontrakt har slutits kan beslutet kan inte rättas i form av upphandlingsrättelse. 16.2. Begäran om omprövning och därpå följande kommunalbesvär Begäran om omprövning En part eller en kommunmedlem som är missnöjd med ett beslut har rätt att framställa en skriftlig begäran om omprövning av beslut fattade av andra kommunala myndigheter än kommunfullmäktige. Begäran om omprövning framställs till behörigt organ och det utgör ett obligatoriskt förberedande skede till kommunalbesvär. Begäran om omprövning ska inom 14 dagar från delfåendet av beslutet tillställas behörigt organ före utgången av ämbetsverkets öppettid. Kommunalbesvär Ändring i ett beslut som meddelats med anledning av en begäran om omprövning får sökas genom kommunalbesvär. Kommunalbesvär ska sökas hos förvaltningsdomstolen inom 30 dagar från delfåendet av beslutet. Kommunalbesvär får anföras av en part eller en kommunmedlem. Ändring i ett beslut med anledning av en begäran om omprövning får sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställde begäran om omprövning. Om beslutet har ändrats med anledning av begäran om omprövning, får ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av övriga parter och kommunmedlemmar. Besvär får anföras på den grunden att beslutet har tillkommit i oriktig ordning, den myndighet som fattat beslutet har överskridit sina befogenheter, eller beslutet annars strider mot lag. 17. Diarieföring och arkivering Det kommer att ges separata anvisningar för diarieföring och arkivering av upphandlingsdokument. Till dess att anvisningarna godkänts tillämpas anvisningen om registrering i arkiveringssystemet, dessa anvisningar finns i stadens intranät. 18. Ikraftträdande Dessa anvisningar om små upphandlingar träder i kraft xx.xx.2015.

21

22 Mer information Mer information om dessa anvisningar ger stadens upphandlingssakkunniga eller centralernas ekonomiplanerare: tekniska centralen, eija.henriksson@loviisa.fi grundtrygghetscentralen, annette.povenius@loviisa.fi bildningscentralen, siv.martens@loviisa.fi allmän förvaltning och koncernförvaltning, siv.gustafsson@loviisa.fi upphandlingssakkunniga johanna.heikel@loviisa.fi Bilagor Bilaga 1 Beslutanderätt i upphandlingsärenden Bilaga 2 Anvisning för fakturering och förskottsuppbörd Bilaga 3 Att skicka fakturor till staden Bilaga 4 Anvisningar för sökande av ändring