Direktionen 2018-03-01 4.0 Sid 1 (6) Innehåll 1 Attest... 2 1.1 Omfattning... 2 1.2 Målsättning... 2 1.3 Attesträtter inom Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet... 2 1.4 Kontrollmoment som innefattas i respektive attesträtt... 3 1.4.1 Slutattestberättigad persons skyldigheter... 3 1.4.2 Godkännandeberättigad persons skyldigheter... 3 1.5 Kontrollernas utförande samt prövning av jäv... 3 1.6 Ställföreträdare... 4 1.7 Beloppsbegränsningar... 4 2 Utanordning... 4 2.1 Allmänt... 4 2.3 Utanordningsberättigad persons skyldigheter... 4 2.4 Begränsningar... 5 3 Fakturering av utförda tjänster... 5 4. Bokföringsorder... 5 4.1 Allmänt... 5 4.2 Beslutsattest av bokföringsorder... 5 Bilaga... 5 Dokumenthistorik... 6
Direktionen 2018-03-01 4.0 Sid 2 (6) 1 Attest 1.1 Omfattning Denna attestordning gäller för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som myndigheten ålagts eller åtagit sig att förvalta. 1.2 Målsättning Målsättningen för regler för kontroll av ekonomiska transaktioner är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende: Beslut Transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare samt är förenlig med verksamhetens syfte. Prestation Varan eller tjänsten har levererats till eller från Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. Bokföringsunderlag Verifikationen uppfyller kraven enligt god redovisningssed samt lagen (1997:614) om kommunal redovisning. Villkor Rätt villkor tillämpas, exempelvis betalningsvillkor. Bokföringstidpunkt Bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod. Kontering Transaktionen är rätt konterad. Kontroller i enlighet med denna attestordning är en del av myndighetens interna kontroll. 1.3 Attesträtter inom Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Attest är den namnteckning på ett bokföringsdokument eller liknande med vilken en person bekräftar att kontroll utförts utan anmärkning samt att en utgift är sakligt motiverad och får belasta visst ansvarsområde och kostnadsställe. En manuell attest i form av signatur skrivs med en varaktig påskrift. Följande attesträtter finns inom Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet: Slutattest Befattningshavare har attesträtt inom sina respektive verksamhetsområden på det sätt, och upp till de belopp, som framgår av bilaga 1 denna attestordning.
Direktionen 2018-03-01 4.0 Sid 3 (6) Godkännare Vid attest av fakturor tillämpas så kallad sakattest, vilket innebär att en medarbetare godkänner fakturan och en annan person slut-attesterar. Beviljade attesträtt i form av godkännare framgår av bilaga 1 till denna attestordning. Den person som inte finns upptagen i bilaga 1 har inte attesträtt. 1.4 Kontrollmoment som innefattas i respektive attesträtt 1.4.1 Slutattestberättigad persons skyldigheter Slutattesten ska innefatta kontroll av att transaktionen ryms inom beslutad budget, överensstämmer med fattade beslut samt ligger inom ramen för verksamhetsområdet. I förekommande fall ska slutattesten även innefatta att lön- och pensionsadministration får en kopia av transaktionen för det fall denna kan komma att medföra förmånsbeskattning för en anställd. 1.4.2 Godkännandeberättigad persons skyldigheter Godkännandet ska innefatta kontroll av att varan mottagits eller att tjänsten utförts enligt överenskommelse och gällande villkor, exempelvis att pris-, leverans- och betalningsvillkor är korrekta. Godkännandet ska vidare innefatta en kontroll av att tillräckligt underlag finns för att styrka transaktionen, att dokumentet är formellt riktigt samt att konto och kostnadsställe som utgiften ska belasta är riktigt angivna. 1.5 Kontrollernas utförande samt prövning av jäv Kontrollåtgärderna ska utföras i enlighet med vad som finns angivet ovan för de olika attesträtterna samt vara anpassade till transaktionernas art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Vid slutattest ska den som utför kontrollen ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Den som utför slutattest får vidare inte kontrollera transaktioner till sig själv eller närstående. Detsamma gäller utgifter av personlig karaktär. Detta innefattar också transaktioner med bolag och föreningar där den anställde eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. För bedömning av om jäv föreligger bör försiktighetsprincipen tillämpas. För det fall den som ska utföra slutattest själv är berörd enligt ovan tillämpas kontraattest. Slutattestanten attesterar då först själv, därefter sker kontraattest av närmast överordnad. Kontraattestant för myndighetschef är ordförande i förbundsdirektionen. Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ett varaktigt och ändamålsenligt sätt och ske inom rimlig tid.
Direktionen 2018-03-01 4.0 Sid 4 (6) 1.6 Ställföreträdare Myndighetschefen har alltid samma attesträtt som befattningshavarna inom respektive verksamhetsområde, och är således ställföreträdare vid frånvaro. För det fall myndighetschefen är frånvarande innehar kanslichef respektive ekonomichef samma attesträtt som myndighetschefen avseende de attester vilka, med hänsyn till verksamhetens art, är av brådskande karaktär. Godkännare har rätt att utse en annan godkännare som ersättare. 1.7 Beloppsbegränsningar Varje befattningshavares, förutom myndighetschefens, rätt att slutattestera begränsas av en generell beloppsgräns om 100 000 kronor för det fall inte annat inte anges i bilaga 1 till denna attestordning. Oaktat detta gäller dock alltid följande för befattningshavares rätt att slutattestera: 1. Vid attest av faktura hänförlig till ett av Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet tidigare ingånget avtal föreligger ingen beloppsgräns. 2. Vid attest av faktura hänförlig till uppdrag inom beslutad verksamhetsplan och budget föreligger ingen beloppsgräns. 3. Attest av faktura avseende konsulttjänster vilka inte omfattas av punkterna 1 eller 2 ovan ska alltid attesteras av myndighetschefen. Inköp eller upphandling får inte delas upp på flera fakturor, så att attestberättigad ska kunna attestera fakturorna inom sin attestram. Om sådan delfakturering sker ska attest göras av attestberättigad som har attesträtt för hela inköpsbeloppet. 2 Utanordning 2.1 Allmänt Det är nödvändigt att kunna separera behörigheten att beordra utbetalning (utanordnandet) från behörigheten att belasta viss verksamhet med kostnader (attest). Med utanordning menas en handling genom vilken en person med sin namnteckning eller digitala signatur bekräftar att en attesterad utgiftsverifikation eller annat utgiftsunderlag får betalas, det vill säga ett beslut om att verkställa en utbetalning. 2.3 Utanordningsberättigad persons skyldigheter Den som har utanordningsrätt ska, före utanordnandet, kontrollera att betalningen är rimlig, att utgiften är attesterad av behörig person, att verifikationen är korrekt samt att relevant underlag finns. Den som har utanordningsrätt ska vidare kontrollera att Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet har likvida medel för utbetalningen samt att myndigheten inte har någon motfordran för vilken kvittning kan göras.
Direktionen 2018-03-01 4.0 Sid 5 (6) 2.4 Begränsningar Den utanordningsberättigade personen får inte godkänna utbetalning till sig själv eller närstående. Detsamma gäller utgifter av personlig karaktär. Detta innefattar också utbetalningar till bolag och föreningar där den anställde eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. För bedömning av om jäv föreligger bör försiktighetsprincipen tillämpas. 3 Fakturering av utförda tjänster Underlag för fakturering får upprättas och attesteras av medarbetare utan attest av slutattestant. Kreditering av kundfakturor ska godkännas och slutattesteras i enlighet med punkt 1.3 med undantag för att medarbetare på Samlad redovisning har rätt att attestera krediteringar till följd av en uppenbart felaktig fakturering. Återbetalningar som kan behöva ske till följd av en uppenbart felaktig fakturering eller på grund av dubbla inbetalningar får attesteras av ekonomichef eller controller. 4. Bokföringsorder 4.1 Allmänt Med bokföringsorder avses exempelvis korrigering av bokförda transaktioner, periodisering av kostnader och intäkter, avsättningar och andra bokslutstransaktioner. 4.2 Beslutsattest av bokföringsorder Bokföringsorder upprättas och attesteras av ekonomichef, controller, ekonomiassistent, kvalitetsutvecklare, specialist trafikförsörjning eller kanslichef. Bokföringsorder som avser rättningar kan upprättas och attesteras av medarbetare på Samlad redovisning. Bokföring av inbetalningar i form av såväl filinläsningar som manuell bokföringsorder får ske av medarbetare på Samlad redovisning utan slutattest. Bilaga 1. Beviljade attesträtter inom Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet.
Direktionen 2018-03-01 4.0 Sid 6 (6) Dokumenthistorik VERSION DATUM ÅTGÄRD NAMN 1.0 2013-05-13 Beslut Direktionen 2.0 2015-01-08 Beslut Direktionen 3.0 2016-05-12 Beslut Direktionen 3.1 2017-07-07 Beslutad riktlinje överflyttad till den nya mallen för styrande dokument. 4.0 2018-03-01 Beslut Direktionen Ulrika Åkerblom Sandberg