PLAN BESLUTAD AV STYRELSEN KOMMUNIKATIONSPLAN FÖR LERUMS KONSTÅKNINGSKLUBB Publicerad lerumskk.se/verksamhet Beslutsdatum 2018-05-27 Giltighetstid Tillsvidare
BAKGRUND Lerums Konståkningsklubb har de senaste åren ökat i antal aktiva åkare. Klubben har bedrivit verksamhet i Vättlehallen sedan 1982. Efterhand som klubben har växt har organisationen professionaliserats med bland annat grupper skapats som ansvararar för olika delar av verksamheten, som exempelvis tävlingskommitté, cafégrupp, showgrupp och entrégrupp. En anställd kanslist arbetar några timmar per vecka och ansvarar för tävlings- och testanmälningar samt genomförande av test. Tränarna är anställda och föreningen verkar för en god arbetsmiljö och deras möjlighet till kompetensutveckling. Klubbens verksamhet bygger dock i mycket hög utsträckning på medlemmarnas ideella arbete. Ekonomiadministrationen som ansvarar för löneutbetalningar och fakturahantering bedrivs till exempel på ideell basis. Föreningens verksamhetsidé utgår från medlemmarnas personliga utveckling, en god teamkänsla och en utvecklad verksamhet vad gäller bredd, akademi och elit. Ambitionen är att bedriva konståkning så att det utvecklar människor positivt fysiskt och psykiskt såväl som socialt och kulturellt. Klubben utgår från den gemensamma värdegrunden glädje gemenskap passion som har utvecklats under verksamhetsåret 2017/2018 och som ska genomsyra hela klubbens verksamhet. Värdegrunden bygger vidare på klubbens idé om LeKK-huset bredd och elit personlig utveckling teamkänsla, vilken hittills utgjort värdegrunden i klubbens verksamhet. Verksamheten har ramats in av olika typer av arrangemang som exempelvis tävlingar, tester, shower och läger vilka ger klubben viktiga inkomster. För att kunna genomföra dessa arrangemang har medlemmarnas aktiva ideella arbete varit ett mycket viktigt inslag. En drivkraft är att klubbens uttalade mål att vara Sverigeledande i alla verksamheter och vara en klubb som ständigt ligger i framkant. Klubbens önskan är att ständigt förbättra verksamhetens olika delar för att nå detta mål. Klubben har för säsongen 2018/2019 beviljats elitlicens av Svenska Konståkningsförbundet. Elitlicensen medför krav på att klubben utvecklas vidare inom all verksamhet såväl bredd, akademi som elit. MÅL Övergripande mål Målet är att Lerums Konståkningsklubb är Sverigeledande i alla verksamheter. Hela verksamheten genomsyras av värdegrunden glädje gemenskap passion. Verksamheten präglas av professionalitet och en tydlig kommunikation. 2
Attitydmål Målet är att genomföra Lerums Konståkningsklubbs värdegrund och göra den spridd och känd. Styrelse, tränare, åkare, föräldrar/vårdnadshavare och sponsorer känner till och vet vad Lerums Konståkningsklubbs värdegrund står för och agerar efter denna. Vill någon börja med konståkning och bor i närområdet (Lerums kommun) så ska Lerums Konståkningsklubb vara det självklara valet. Tillhör en åkare en annan klubb ska Lerums Konståkningsklubb vara ett självklart val och alternativ. Skapa förutsättningar för att införa värdegrunden i verksamheten som t ex genomföra värdegrundsarbete på isen, off ice, vid läger, föräldramöten Skapa känsla av tillhörighet (identifikation/gemenskap) Skapa förutsättningar för en god tränings/arbetsmiljö Effektmål Genom att arbeta med attitydmålen gynnas verksamheten på ett positivt sätt. Klubben blir ett föredöme för andra att ta efter. Klubbens åkare vill träna och stannar kvar långt upp åldrarna. Klubben blir en attraktiv arbetsplats där duktiga tränare vill arbeta. Om dessa effekter inträffar kommer verksamheten att gynnas genom olika nyttor. Dessa nyttor kommer att följas upp. Motiverade åkare Engagerade föräldrar/vårdnadshavare Social samhörighet och gemenskap Ökad trygghet En förbättrad träningsmiljö En förbättrad arbetsmiljö Fler sponsorer som vill förknippas med klubbens verksamhet Ökad kunskap om Lerums Konståkningsklubb BUDGET Kostnad kan uppstå om klubben ska nå fler potentiella åkare/medlemmar och sponsorer. ARBETSPERIOD Juni 2018 Juni 2019. Under mars-april 2019 sker en utvärdering av arbetet som ligger till grund för en uppdaterad kommunikationsplan inför verksamhetsåret 2019/2020. 3
Kommunikationsgrupp Cecilia Ihse Per Andersson Maria Nilsson Karin Sundell KOMMUNIKATION Kommunikationsarbetet ska bidra till ett lyckosamt införande av Lerums Konståkningsklubbs värdegrund och motverka missuppfattningar och känsla av utanförskap/okunskap genom att ge kunskap och förståelse klubbens åkare/medlemmar/tränare ska veta o vad som pågår och varför o vad det innebär för Lerums Konståkningsklubb som helhet o vad det innebär för den enskilda individen mig o hur arbetet är planerat o vilka som är inblandade och tar beslut o vilka möjligheter som finns att delta, komma med synpunkter och att påverka o var information finns att hämta o vem som kan svara på frågor och bemöta funderingar skapa attityd alla ska tycka att de få tillräcklig information och möjlighet till dialog leda till handling alla ska veta hur de kan bidra till ett lyckosamt införande av värdegrunden och i förlängningen till göra Lerums Konståkningsklubb till en Sverigeledande klubb. Kommunikationen ska präglas av kontinuitet och regelbundenhet löpande information om värdegrundsarbetet och dess resultat kommuniceras. Övriga kommunikationsaktiviteter planeras parallellt, och konkreta, enhetliga och samordnade budskap alla ska i möjligaste mån delges samma information vid samma tidpunkt. Information som lämnas ska vara konkret och tillgodose olika kunskapsnivåer hos klubbens olika intressenter/målgrupper. BUDSKAP Budskapet är enkelt och kärnfullt. Värdegrunden är navet i budskapet. Ett samlat budskap skapar trovärdighet. Tillsammans skapar vi en gemensam känsla och samlar klubben kring en gemensam historia och ett gemensamt mål att vara Sverigeledande i alla verksamheter. 4
En väl förankrad värdegrund är en förutsättning för en framgångsrik klubb Vi skapar värdegrunden tillsammans Glädje Gemenskap Passion Lerums Konståkningsklubb är ett föredöme Vi arbetar fokuserat och målinriktat Målgrupper Kommunikation och budskap riktas till olika målgrupper. Interna målgrupper har god kännedom om klubbens verksamhet och en positiv attityd till klubben förutsätts. Kunskapen hos externa målgrupper förutsätts att inte vara lika god och attityden gentemot klubben förutsätts variera från positiv till negativ. Interna målgrupper Styrelsen Tränare Åkare Föräldrar/vårdnadshavare Domare Tekniska specialist Sponsorer Externa målgrupper Potentiella åkare och deras föräldrar/vårdnadshavare Boende I Lerums kommun (allmänhet) Samarbetspartners Andra konståkningsklubbar Potentiella sponsorer Lerums kommun/politiker Svenska Konståkningsförbundet Göteborgs konståkningsförbund Massmedia (kanal för att nå olika målgrupper för att sprida kunskap om klubben eller värva nya medlemmar genom t ex skridskoskolan.) Kommunikationen riktas till de olika målgrupperna. Behovet av kommunikation skiljer sig åt mellan interna och externa målgrupper, men också inom interna respektive externa. Kommunikationen anpassas efter målgrupp och kommunikationskanal. 5
Muntlig kommunikation Skriftlig kommunikation Digital kommunikation Möten Föräldramöten Möten med tränare Möten med åkare Informationsmöten Informationsblad Broschyr Affischer Annons i dagspress Pressmeddelande Veckobrev via e-post E-post Webb Facebook Instagram KANALER Webb Webbsidan uppdateras så att den speglar mål och innehåll Sociala medier Facebook Instagram Veckobrev Nyhetsbrev som skickas till medlemmarna en gång per vecka via e-post, om det behövs länkas till webbsida/facebook Forum Styrelsen Tränarmöten Föräldramöten Konståkningsgrupper Annonser Annonser i lokaltidning Artiklar i lokaltidning om t ex framgångar på tävlingar, show 6
KOMMUNIKATIONSAKTIVITETER Kommunikationsgruppen tar fram en plan för kommunikationsaktiviteter. Dessa är kopplade till klubbens årscykel och planerade aktiviteter såsom läger, tävlingar, shower m m. Kommunikationsaktiviteter sker enligt Svenska Konståkningsförbundets riktlinjer. Riktlinjerna biläggs denna kommunikationsplan. KOMMUNIKATIVA FRAMGÅNGSFAKTORER Styrelsen äger och har ansvaret för den information och kommunikation som går ut Informationen utgår från styrelsen/kommunikationsgruppen Tillräckligt med tid avsätts för att arbeta med planerad och strukturerad kommunikation Kommunikationen sker samordnat i de för arbetet valda kanalerna Kommunikationen som går ut är korrekt, tydlig, konkret och snabb Det är tydligt var målgrupperna kan vända sig för information, frågor och funderingar Lyhördhet och dialog präglar kommunikationsprocessen Utmaningar Brist på kanaler och rutiner för väl fungerande kommunikation Att få kanalerna att samverka Snabbhet i kommunikationen Arbetet sker på ideell basis UTVÄRDERING Inför kick-off 2019 sker utvärdering och uppföljning. Utvärdering genomförs av kommunikationsgruppen. Har klubben nått sina mål? Hur ska arbetet bedrivas vidare? Kunde något ha gjorts annorlunda? Utvärdering kan ske med hjälp av t ex en fokusgrupp, enkät, statistik (exempelvis deltagare vid föräldramöten, gruppstatistik relaterade till delar av verksamheten som exempelvis skridskoskolan). Medlemsstatisk, besöksstatistik för webb, följare på FB/instagram. 7