Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Kristina Nyström Datum KS-2014/133 2014-01-27 Kommunstyrelsen Uppföljning av nämndernas arbete med internkontroll 2013 KS-2014/133 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna Lägesrapport för arbetet med internkontroll 2013 att anmäla rapporten till kommunfullmäktige att anmäla rapporten till samtliga nämnder, inklusive lönenämnden och valnämnden. Sammanfattning Enligt Reglemente för internkontroll gällande uppföljning, granskning och utvärdering för Knivsta Kommun och dess bolag ska kommunstyrelsen, med utgångspunkt från nämnder/styrelsers rapporter, utvärdera kommunens system för intern kontroll. Rapporten skall också vid behov innehålla förslag på förbättringsåtgärder. En uppföljning av kommunens arbete med internkontroll 2013 visar att nämndernas arbete med internkontroll i stort sett fungerar, men att det finns utrymme för förbättringar. De viktigaste förbättringsområdena är: I internkontrollplanerna bör det tydligare framgå hur granskningen har valts ut med hänvisning till analys av risk och väsentlighet. Samtliga nämnder bör få en genomgång av vad internkontroll är och hur systemet med internkontroll i Knivsta kommun ser ut. Lönenämnden och valnämnden arbetar i dag inte med internkontrollplaner men bör ha en diskussion om vilket behov man har av att följa upp, utvärdera och granska sin verksamhet. Kommunen bör inom ramen för sin ägardialog efterfråga hur de kommunala bolagen arbetar med internkontroll. Birgitta Ljungberg Jansson Administrativ chef
Bilaga Lägesrapport för arbetet med internkontroll 2013
Lägesrapport för arbetet med internkontroll 2013 1 Inledning... 1 2 Bakgrund: Internkontroll i Knivsta kommun... 1 2 Slutsatser från lägesrapport 2011... 1 3 Nämndernas arbete med internkontrollplaner... 2 4 Internkontroll i de kommunala bolagen... 7 5 Revisorernas kommenterar gällande systemet för internkontroll... 7 6 Diskussion och förbättringsområden... 7 1 Inledning Enligt reglementet för internkontroll gällande kvalitet ska kommunstyrelsen, med utgångspunkt från nämnder/styrelsers rapporter, utvärdera kommunens system för intern kontroll. Rapporten skall också vid behov innehålla förslag på förbättringsåtgärder. Denna lägesrapport undersöker om nämnderna har antagit internkontrollplaner enligt reglemente 1 aktiviteterna i planen har genomförts och rapporterats om kommunens bolag har rapporterat hur de arbetar med internkontroll 2 Bakgrund: Internkontroll i Knivsta kommun Den interna kontrollen utgörs av aktiviteter som en organisation utför för att se till att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt, så att uppsatta mål nås och fel upptäcks. Den interna kontrollen ser olika ut på olika nivåer. På politisk nivå ligger ansvaret att formulera övergripande policys, samt att kontrollera och följa upp att den interna kontrollen i verksamheterna fungerar. I Knivsta finns ett reglemente för internkontroll gällande ekonomi och ett gällande kvalitet. Enligt dessa ska nämnderna anta internkontrollplaner som talar om vad som ska granskas och utvärderas och vilka rutiner för bättre internkontroll som ska utvecklas under året. Internkontrollplanen ska rapporteras till kommunstyrelsen. Resultatet av granskningar och utvärderingar ska sammanställas i kvalitetsredovisningen, för de verksamheter som har en sådan, för att säkerställa att framkomna förbättringsområden ligger till underlag för utveckling och planering av verksamheten. 1 Reglemente för internkontroll gällande uppföljning, granskning och utvärdering för Knivsta Kommun och dess bolag KS-2008/621 KS-2008/138, samt Reglemente för intern kontroll avseende ekonomiska transaktioner i Knivsta kommun, Ekonomihandboken 1
3 Nämndernas arbete med internkontrollplaner 3.1 Bygg- och miljönämnden En internkontrollplan för 2013 är antagen. Planen innehåller i stort sett föreskrivna moment, förutom hänvisning till genomförd riskbedömning. Nämnden beslutade att rapportera planen till kommunstyrelsen. Internkontrollplanens punkter är helt eller delvis genomförda (se Tabell 1). Resultatet av dem rapporterades i kvalitetsredovisningen för 2012 som godkändes av nämnden 2013-12-17. Inga akuta fel har rapporterats. Tabell 1 Uppföljning av bygg- och miljönämndens internkontrollplan Kartläggning av hur planprocessen bör fungera samt framtagande av rutiner. Framtagande av rutiner för hantering av synpunkter och klagomål Framtagande av plan för tillsyn enligt PBL Uppföljning av ekonomi och måluppfyllnad i samband med hel- och delårsbokslut. Övriga nyckeltal, brukarundersökningar med mera sammanställs i kvalitetsredovisningen. Brukarundersökningar och jämförelser sker årligen. Verksamhetsberättelse med sammanställning av inkomna synpunkter och klagomål redovisas i samband med årsbokslut. En sammanställning av nuläge och olika aktörers deltagande i processen är genomförd. Det har dock fortfarande inte tagits fram någon struktur för hur processen bör se ut och inte några rutiner för det arbetssättet. Aktiviteten föreslås ändå inte flyttas till 2014 års internkontrollplan eftersom aktiviteten inte har en uttalat uppföljande karaktär. Kommer att genomföras i samband med årsbokslutet för 2013. 3.2 Fritids- kultur och demokratinämnden En internkontrollplan för 2013 är antagen. Planen innehåller i stort sett föreskrivna moment, förutom hänvisning till genomförd riskbedömning. Planen har ej rapporterats till kommunstyrelsen. Internkontrollplanens punkter är helt eller delvis genomförda (se Tabell 2 Tabell 1). Kvalitetsredovisning för 2012 innehåller resultat av en granskning enligt 2012 års internkontrollplan, men en saknas. Kvalitetsredovisningen godkändes av nämnden 2013-05- 22, det vill säga två månader senare än verksamhetsberättelsen. Tabell 2 Uppföljning fritids- och kulturnämndens internkontrollplan
Kvalitetsredovisning för år 2012, Kvalitet på verksamheter inom nämndens ansvarsområde utifrån ett verksamhets- och brukarperspektiv Framtagande av utvecklingsområden inför 2014 - års internbudget- och verksamhetsplan utifrån kvalitetsredovisning, verksamhetsberättelse och bokslut för 2012 Revidering av kvalitetsdeklarationer för biblioteket Brukarenkät till bibliotekets besökare Avvaktar ny biblioteksplan våren 2014 Tidsbrist har medfört att enkäten kommer att genomföras i början av 2014 3.3 Kommunstyrelsen Internkontrollplan gällande kvalitet En internkontrollplan gällande kvalitet för 2013 är antagen. Planen innehåller i stort sett föreskrivna moment, inklusive en hänvisning till att en risk- och angelägenhets-bedömning gjorts av förvaltningen. Tabell 3 Uppföljning kommunstyrelsens internkontrollplan Kontroll av löneutbetalningar Uppföljning av beslut om rökfri arbetstid Utvärdering av arbetsmiljön i nya kommunhuset Uppföljning gällande miljökrav i upphandlingar inom de kommunaltekniska verksamheterna Uppföljning gällande Miljöstyrningsrådets krav vid upphandling Kvalitetsredovisning för de kommunaltekniska verksamheterna Uppföljning av kvalitetsdeklarationer för kommunalteknik Dessutom ska uppföljning av ekonomi och måluppfyllnad ske i samband med hel- och delårsbokslut. Synpunkter och klagomål rapporteras årligen. Ej genomförd. Förslaget är dock att en uppföljning görs även under 2014. Viss uppföljning gjord, se bilaga 3. Ytterliggare uppföljning planeras under 2014, redovisas i kvalitetsredovisningen
Kvalitetsredovisning för de kommunaltekniska verksamheterna godkändes av kommunstyrelsen 2013-09-13. Det upprättas inte någon kvalitetsredovisning för kommunstyrelsens övriga verksamheter. Resultatet av internkontrollplanens aktiviteter rapporterades på olika sätt till kommunstyrelsen. Inga akuta fel har framkommit i den interna kontrollen. Internkontrollplan gällande ekonomi Kommunstyrelsen har också ansvaret för den ekonomiska internkontrollen. 2013 upprättades en internkontrollplan gällande ekonomiska transaktioner (Tabell 4). Rapporteringen för 2013 är ännu inte klar. Tabell 4 Uppföljning av kontrollplan gällande ekonomi God redovisningssed Kontroll av att bruttoredovisning sker, d.v.s. intäkter får inte föras på kostnadskonton i kredit. Görs en rättvisande periodisering (både kostnader och intäkter) Hantering av leverantörsfakturor Kontroll av/att: kontering av fakturor f-skattesedel på fakturor ankomststämpling sker fakturorna är utställda på Knivsta kommun moms på fakturan är rätt avdragen Kontroll att registrering görs utan dröjsmål Kontroll att inget överhopp finns i verifikationsnummerserien Kontroll av att utbetalningslista är påskriven Kontroll av att kreditfakturor är utnyttjade 3.4 Socialnämnden Socialnämnden har antagit en plan för internkontroll avseende kvalitet för 2013. Planen innehåller föreskrivna moment, förutom hänvisning till genomförd riskbedömning. Planen har ej rapporterats till kommunstyrelsen. En kvalitetsredovisning har upprättats och togs emot av nämnden 2013-05-21. Kvalitetsredovisningen innehöll en uppföljning av internkontrollplanen för 2012 samt resultat för granskningar utförda i egen regi. Inga akuta fel har rapporterats.
Tabell 5 Uppföljning av socialnämndens internkontrollplan Kvalitetsredovisning för år 2012, Kvalitet på verksamheter inom nämndens ansvarsområde utifrån ett verksamhets- och brukarperspektiv Framtagande av utvecklingsområden inför 2014 - års internbudget- och verksamhetsplan utifrån kvalitetsredovisning, verksamhetsberättelse och bokslut för 2012 Utvärdering av intensivstödsprojektet Utvärdering av extern familjehemsvård Uppföljning och utvärdering av ny organisation för Vård och Omsorg Implementering av kvalitetssystem för Vård och Omsorg, fas 2 Kostnadsgranskning, genom deltagande i KPB (Kostnad per brukare) alla områden Utveckling och revidering av nyckeltal Uppföljning av utförare enligt rullande plan. Framtagande av värdighetsgarantier Utvärdering och revidering av kvalitetsdeklarationer Ej genomfört eftersom IS-projektet redan är implementerat i verksamheten. Ej genomfört eftersom extern familjehemsvård ej anlitats under året. Uppskjutet till 2014 eftersom den nya organisationen sjösattes tidig vår 2013, varpå det upplevdes som för tidigt att utvärdera detta redan under hösten 2013. Arbete pågår och beräknas vara klart i december 2014. Ej genomfört med undantaget att uppföljningen av Lyckåsens gruppboende är flyttat till 2014 då verksamhetsutövaren fortfarande saknar tillstånd att driva verksamheten. 3.5 Utbildningsnämnden Utbildningsnämnden arbetar läsårsvis med internkontrollplanen. Nämnden har antagit planer för internkontroll avseende kvalitet för läsåret 2012/13 och 2013/14. Planerna innehåller obligatoriska moment, förutom genomförd riskbedömning. Utbildningsnämndens internkontrollplan har inte rapporterats till kommunstyrelsen. En kvalitetsredovisning godkändes av nämnden 2013-03-13. Den innehåller delvis resultat från genomförda granskningar enligt internkontrollplanen, men de rapporteras i huvudsak i separata ärenden. Inga akuta fel har rapporterats. Tabell 6 Uppföljning av utbildningsnämndens internkontrollplan (från planerna för 2012/2013 och 2013/2014) Kvalitetsuppföljning resultat /måluppfyllelse/analys, fsk/skola lå 12/13 Kvalitetsredovisning 2012, dokument för kommunen
Egentillsyn Verktygslådans fsk (2012) Verksamhetsplaner fsk/skola Tillsyn Solstigens förskola Förenklad tillsyn av fristående förskolor Systematiskt kvalitetsarbete fsk/skola Uppföljning av skolbyten 2013 Minnet av skolan Enkät år 9 Egentillsyn Segersta skola och fritidshem Tillsyn S:ta Maria och Vassunda fsk Kvalitetsdeklarationer, revidering Enkäter fsk/skola 2013 Genomförd, rapport till nämnd i februari Genomförd på Hjärtstenen, rapport till nämnd i januari s löpande under året, rapporteras till nämnd i april Egentillsyn Tärnans fsk Tillsynsbesök Våren 2014 Egentillsyn Ängbyskolan och fritidshemmet Våren 2014 Tillsyn Hasselbackens fsk Våren 2014 Sammanställning av antal åtgärdsprogram/anpassad studiegång Våren 2014 Mottagande av nyanlända elever, granskning Våren 2014 3.6 Valnämnden Valnämnden upprättar inte någon internkontrollplan. Val utförs enligt länsstyrelsens anvisningar och man ser inget behov av extra kontroller. 2 3.7 Överförmyndarnämnden Överförmyndarverksamheten har antagit en internkontrollplan för 2013 enligt Uppsala kommuns mall. Planen rapporterades inte till kommunstyrelsen. Rapporteringen sker i samband med verksamhetsberättelsen. Rapporteringen för 2013 är ännu inte klar. Tabell 7 Överförmyndarnämndens internkontrollplan En uppföljning av verksamheten ska ske vid varje ordinarie nämndsammanträde. Uppföljning ska ske av ekonomi, ärendemängd, handläggningstider och arbetsbelastning En uppföljning ska göras i samband med att en redovisningshandling granskas med anmärkning. En rapportering ska ske vid nämndens sammanträde i juni och december och ska innehålla uppgifter om samtliga handlingar som granskats med anmärkning 2 Huvudregistrator 2014-01-29
under första respektive andra halvåret. Rapporteringen ska även visa vilken åtgärd som vidtagits med anledning av anmärkningen En uppföljning ska ske av rutinerna för återsökning av arvode och kostnadsersättningar från migrationsverket och socialnämnderna. Uppföljningen ska rapporteras i december 2013. 3.8 Lönenämnden Knivsta har sedan 2012 gemensam lönenämnd med Älvkarleby och Tierps kommuner. Tierp är värdkommun för nämnden och för lönecentrum. Tierps kommun saknar fastställt reglemente för intern kontroll och fastställer inte heller någon årlig plan för internkontroll. 3 Verksamheten arbetar inte med i fellistor från lönesystemet som grund för förbättringar, som man kan anse vara en form av internkontroll. 4 4 Internkontroll i de kommunala bolagen Reglementet för internkontroll gällande kvalitet säger att styrelsen i respektive bolag ansvarar för den interna kontrollen inom respektive verksamhet. Det regleras inte hur bolagsstyrelserna ska rapportera sitt arbete med internkontroll till kommunstyrelsen. Det finns ingen tillgänglig information om hur de kommunala bolagen arbetar med internkontroll 5. 5 Revisorernas kommenterar gällande systemet för internkontroll Kommunens revisorer har under 2013 haft en dialog med verksamhetsnämndernas presidier kring bland annat internkontroll. Revisorerna drog slutsatsen att arbetet med risk- och sårbarhetsbedömning som underlag för internkontrollplanerna kunde utvecklas och en intern utbildning om internkontroll genomföras. Samtliga nämnder har svarat att de avser att göra dokumenterade risk- och väsentlighetsbedömningar som underlag för internkontrollplan 2014 samt att man i avvaktan på en gemensam utbildning kring internkontroll ska gå igenom gällande reglementen och rutiner. 6 Diskussion och förbättringsområden Läget när det gäller arbetet med internkontroll är i stort sett detsamma som tidigare år. Samtliga nämnder som haft verksamhet under året har antagit en internkontrollplan men dessa har i flera fall ej rapporterats till kommunstyrelsen. Ingen plan innehåller en dokumenterad riskbedömning, men i vissa hänvisas till att en sådan har legat till grund för planen. Antalet granskningar och uppföljningar i planerna har ökat, framförallt för socialnämnden där uppföljning av externa utförare har systematiserats och tidsatts tydligare än tidigare. Resultatet från granskningar och andra aktiviteter i internkontrollplanen rapporteras på olika sätt, beroende på vad det är för typ av aktivitet eller granskning. Resultatet av granskningar ingår i verksamheternas kvalitetsredovisningar. 3 PWC revisionsrapport 2013, Granskning avseende Tierps kommuns föreningsstöd 4 Lönechef/personalchef Tierps kommun, 2014-02-03 5 Muntl. Vd Kommunfastigheter 2014-01-28, samt Roslagsvattens årsredovisning 2012
Bedömningen att systemet med internkontroll fungerar kvarstår. Internkontrollplanerna ger struktur åt uppföljnings- och kontrollarbetet. Granskningar, utvärderingar och kvalitetsredovisningar ger underlag för planering och utveckling. De viktigaste förbättringsområdena är att: I internkontrollplanerna bör det tydligare framgå hur granskningen har valts ut med hänvisning till analys av risk och väsentlighet. Samtliga nämnder bör få en genomgång av vad internkontroll är och hur systemet med internkontroll i Knivsta kommun ser ut. Eventuellt kan man i samband med detta revidera och förtydliga reglementet för internkontroll gällande kvalitet utifrån vad som framkommit i de årliga utvärderingarna. Valnämnden och lönenämnden arbetar idag inte med internkontrollplaner men bör ha en diskussion om vilket behov man har av att följa upp, utvärdera och granska sin verksamhet. Kommunen bör inom ramen för sin ägardialog efterfråga hur de kommunala bolagen arbetar med internkontroll.