29.05.2017 1 KALLELSESIDA Utfärdad den 22 maj 2017 Sammanträdestid: Sammanträdesplats: Måndagen den 29 maj 2017 kl.18.00 Brändö kommunkansli, Åva 34 Laglighet och beslutförhet 35 Protokolljusterare 36 Godkännande, ändring och komplettering av föredragningslistan 37 Ärenden till kännedom 38 Tjänstemannabeslut 39 Budgetuppföljning/April 2017 40 Personaldimensionering vid barnomsorgen 41 Arbetshandledning 42 Minskning av Erikssons donationsfonds kapital 43 Semestrar vid barnomsorgen 44 Semestrar vid äldreomsorgen 45 Socialchefens semester 46 Prenumerationer på EOS 47 Paviljong vid Milan 48 Flyktinginkludering framöver Protokollet framläggs till påseende 30.5.2017 vid Socialkansliet, Åva Ordförande Stina Sjöman genom socialchef Niklas Feiring Denna möteskallelse har anslagits på anslagstavlan för offentliga kungörelser under tiden 22.5.2017-29.5.2017 Intygar: Niklas Feiring socialchef
29.05.2017 2 Protokollsida Sammanträdestid: Sammanträdesplats: Måndagen den 29 maj 2017 kl.18.06-19.55 Brändö kommunkansli, Åva Beslutande: Ordinarie: Stina Sjöman, ordförande Roger Husell, viceordförande Marianne Karlström Janica Modig-Eklund Klas-Göran Englund Personlig ersättare Markus Malm Johanna Kull Tore Bäcksbacka Thomas Sjöman Florin Filip Övriga: Tommy Öström, Kst ordförande Niklas Feiring, sekreterare John Wrede, kommundirektör Paragrafer 34-48 Underskrift Stina Sjöman Niklas Feiring Ordförande Protokollförare Protokollförare 45, 48 34-44, 46-47 Roger Husell Klas-Göran Englund Justering Protokolljusterare Protokolljusterare 34-42, 45-48 Protokollet framlagt till påseende: Kommunkansliet i Åva, Intygar Utdragets riktighet intygar datum namn
29.05.2017 3 34 LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Ordföranden öppnade mötet och konstaterade det vara lagenligt sammankallat samt beslutfört. 35 PROTOKOLLJUSTERARE Till protokolljusterare valdes Roger Husell och Klas-Göran Englund. 36 GODKÄNNANDE, ÄNDRING OCH KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Punkten ger möjlighet att ändra på innehållet i föredragningslistan t.ex. i vilken ordning ärendena skall behandlas (enkel majoritet). Även extra ärenden bör tas upp i samband med denna punkt. Numrering av ärendena har justerats fr.o.m. 44 p.g.a. fel i den ursprungliga kallelsesidans -numrering. Beslut Föredragningslistan omfattades.
29.05.2017 4 37 ÄRENDEN TILL KÄNNEDOM Socialchef Niklas Feiring har 10.5.2017 i Mariehamn deltagit i utbildningen Bedömning och fastställande av underhållsbidrag arrangerad av Högskolan på Åland. Föreståndare Mari Sjöman och socialchef Niklas Feiring har 17.5.2017 i Mariehamn, deltagit i kurstillfället Ändringar i bestämmelser om periodarbete AKTA fr.o.m. 1.9.2017 arrangerat av Ålands kommunförbund. Kårkulla skn stänger ner verksamheten vid Pixnekliniken 22.6.2017. Malax kommun startar som värdkommun upp verksamheten från 1.8.2017. Linda Karlström har 4.5.2017 i Mariehamn deltagit i Röris-utbildning anordnad av Folkhälsan på Åland. Socialnämnden har uppvaktat följande personer med gåva med anledning av bemärkelsedag: - Katarina Juthman, daghemsföreståndare - Paul Ekström, närvårdare - Roger Husell, nämndledamot Ett möte mellan de enhetsansvariga för köksfunktionerna i kommunen har hållits 4.5.2017. Vid mötet diskuterades bl.a. - betingelserna för att fortsatt ha tre tillredningskök i kommunen - samarbete rörande fortbildning för kökspersonal - samarbete rörande inköp av närproducerade livsmedel - samarbete mellan köken under semestertider - möjligheterna att koncentrera inköp till lokala butiker, istället för de faståländska grossisterna, och då erhålla någon form av mängdrabatt. Flyktingkoordinator Jonna Kevin, vars uppdrag slutar 31.5.2016, har uppvaktats med gåva. Att nämnden tecknar ärendena till kännedom.
29.05.2017 5 38 TJÄNSTEMANNABESLUT Förteckning över socialchefens tjänstemannabeslut som bilaga. Att nämnden tecknar ärendet till kännedom.
29.05.2017 6 39 BUDGETUPPFÖLJNING/APRIL 2017 Bifogas budgetuppföljning fram till och med april 2017. Bruksgraden för socialsektorn knappt 28 %. Personalkostnaderna inom anslagen. Att nämnden Enligt förslag med tillägg att köp av material, förnödenheter och varor inom äldreomsorgen granskas närmare till nästa möte.
29.05.2017 7 40 PERSONALDIMENSIONERING VID BARNOMSORGEN Följande kan konstateras om verksamhetsförutsättningarna jämfört med senaste dimensionering inför vårterminen 2017. - Dagis öppnar samma tid som tidigare, d.v.s. varje dag kl.7.30. - Dagis stänger fortsättningsvis sent. Vissa dagar hämtas barnen kl.17.45. - Antalet barn på dagis har minskat med ett barn. Ett nytt barn har kommit med i verksamheten men har inte beaktats i dimensioneringen eftersom det är oklart hur långsiktig dagvården är. Till hösten är 2 barn anmälda på heltid, 4 barn anmälda till 80 % medan 3 är anmälda till 60 % av heltid. De sammanlagda individuella närvarotimmarna per barn har minskat med 9 h till 246,5h/v (- 4 %). De sammanlagda individuella närvarotimmarna per kalkylbarn har likaså minskat med ca 25h/v till 377,5h/v (-6%). Bifogas underlag för planerad barnnärvaro, utgående från föräldrarnas anmälningar, ht-17 ur vilket framgår barnens sammanlagda veckonärvaro med halvtimmes intervall. Förskolan., d.v.s. den del av verksamheten som är enbart för förskolegruppen (2 barn), har sedan vt-17 utökat verksamheten med en veckodag så att det är avskild förskoleverksamhet måndag, tisdag, onsdag och torsdag från kl.9.30-13.00. En förändring är att femåringar inte mera inkluderas i förskoleverksamheten någon dag i veckan eftersom det konstaterats att förskoleverksamheten blir lidande. Dimensioneringen utgår från att kocken bara 1g/2v är fostrande ätare och ger handräckning vid vissa aktiviteter. I förslaget är arbetstid för fostrande dagvårdspersonal minskat med 5,22h/v medan kockens arbetstid fortsättningsvis utökas med drygt 2h12min/v och en timme städning fortsättningsvis faller bort för henne. Tilläggsbehovet av fostrande personal är enligt dimensioneringen ca 37h/v. I förslaget tillgodoses 30 av dessa timmar. Anställningar på Milan ht 17 Anställningar på Milan vt 17 Befattning hela arbetstiden Fostrande hela arbetstiden Fostrande Förest./btrglärare 38,75 30,25 38,75 30,25 Barnträdgårdslärare 34,45 31,95 34,45 31,95 Barnskötare 25,33 25,33 25,33 25,33 Extra barnskötare 30 30 10,22 10,22 Extra barnskötare - 25 25 Kock 25,5 25,5 Kock städuppgifter - - Städare 6,08 6,08 Totalt 160,11 117,53 165,33 122,75
29.05.2017 8 Att nämnden omfattar dimensionering av den fostrande arbetstiden på daghemmet Milan till 124,62h/v att nämnden med befintliga anställningar och nyrekryteringar ser till att personalstyrkans fostrande arbetstid är 117.53h/v. Att nämnden förlänger Ann-Christine Nordströms nuvarande arbetstidsarrangemang, dock justerat så att veckoarbetstiden är 25,5h/v för tiden 1.9.2017-31.8.2018. Utökningen innebär arbetsdag på fredagar varannan vecka. Att nämnden lediganslår visstidsanställning som barnskötare på 30h/v för tiden 31.8.2017-24.6.2018. Sedvanliga behörighetskrav. Socialchefen fattar beslut om ansökningstider och förfarande.
29.05.2017 9 41 ARBETSHANDLEDNING SocN 10/24.1.2017 Inom äldreomsorgen har arbetsbelastningen en tid varit krävande. För att möta de krav som ställs på vårdarna är det motiverat att ge dem redskap för att hantera de återkommande utmaningar de ställs inför i omvårdnadssituatuationer både som arbetsgemenskap och individuellt. I annat fall finns det i förlängningen en risk för sjukskrivningar, försämrad vårdkvalitet och eventuellt rekryteringsproblem. Viss sporadisk handledning i konkreta problemställningar har givits enligt behov. En planmässigt upplagd process där arbetshandledningen stöder personalen att själv inom arbetsgemenskapen utveckla sina arbetsmetoder och stärka personalens motivation som grupp och individuellt är önskvärd. Det är viktigt att inte glömma bort ledningen då arbetshandledning planeras. Att föreståndaren och socialchefen utreder åtgärder som kunde vidtas för att se över arbetssituationen inom äldreomsorgen. En av dessa åtgärder kan vara arbetshandlednig för personalen. Om arbetshandledning konstateras vara ett beaktansvärt alternativ så befullmäktigas socialchefen att inköpa sådana tjänster. --- SocN 41/29.5.2017 Via Cityläkarna, som står för kommunens företagshälsovård, har Pia Aarnio genom socialchefens beslut anlitats för två kartläggande besök i juni där samtlig personal inom äldreomsorg, från tillsvidareanställda till sk återkommande inhoppare, skall få individuella möten med henne. Om parterna är nöjda med samarbetet fortsätter arrangemanget med månatlig grupphandledning fr.o.m. augusti. En fördel med att inhandla tjänsten via Cityläkarna är att en del av kostnaden kan återbäras av FPA såsom företagshälsovård året efter. De sammanlagda kostnaderna för år 2017 torde uppgå till 12126 + enstaka övernattningskostnader. Inom ordinarie driftsbudget finns inte utrymme för dessa åtgärder.
29.05.2017 10 Att socialnämnden tecknar hanteringen av ärendet till kännedom samt att nämnden beslutar att kostnaderna påförs Birger Erikssons donationsfond. Att verkställighet av den senaren delen av projektet hösten 2017 kan ske först då fullmäktige beviljat tillstånd att överskrida den stipulerade avkastningen. Socialchefen verkställer.
29.05.2017 11 42 MINSKNING AV DEN ERIKSSONSKA FONDENS KAPITAL Socialnämnden SocN 41/2017 har beslutat att kostnader för arbetshandledning år 2017 täcks med medel ur Birger Erikssons donationsfond. Nämnden kan fritt disponera den kalkylerade årliga avkastningen vilken för 2017 utgör 8778,55. I år ser behovet av medel, vilket framkommer ur tabellen nedan, ut att överskrida nämndens dispositionsrätt Planerade verksamheter 2017 Bekosta fest för servicehusets klienter och deras anhöriga - 600 Kurser för personal; inriktning på aktivering av äldre - 1 000 Direkta åtgärder som inriktar sig på stimulering av äldre - 500 Inventarier för att underlätta vård - 600 Stöda resor till Mimosel - 600 Trygghetsbefrämjande åtgärder - 1 000 Solkulla, anskaffningar i samband med renovering - 1 500 Arbetshandledning - 12 500-18 300 Kalkylerad avkastning 8 779-9 521 Det extra behovet, utöver den kalkylerade avkastningen, utgör 9500. Enligt donationsfondens stadga kan förvaltaren äska, av Kfge, om att få förbruka en större summa än avkastningen. Den summan, till den del den överstiger avkastningen (den faktiska av kvarvarande kapital), minskar då på fondens kvarstående kapital. Äskande i denna form bör ske inom oktober månad. Att nämnden besluter att äska om att få förbruka 9500 utöver den årliga avkastningen för Birger Erikssons donationsfond år 2017. Ärendet till Kst.
29.05.2017 12 43 SEMESTRAR VID BARNOMSORGEN Bifogas schema på barnomsorgens sommarsemestrar 2017. Semesterschemat har lagts så att perioder där ordinarie personal inte är på plats minimerats. Noteras att för ovanlighets skull så är dagis öppet hela sommaren. Ärendets handledning: Roger Husell anmälde jäv. Jäv konstaterades. Husell avlägsnade sig under ärendets handläggning. Att nämnden omfattar barnomsorgens sommarsemestrar 2017 enligt bifogat schema.
29.05.2017 13 44 SEMESTRAR VID ÄLDREOMSORGEN Bifogas schema på äldreomsorgens sommarsemestrar 2017. Socialchefen fattar beslut om vem/vilka som under föreståndarens semester sköter tilläggsuppgift som koordinator av det dagliga arbetet inom äldreomsorgen. Ärendets handledning: Roger Husell anmälde jäv. Jäv konstaterades. Husell avlägsnade sig under ärendets handläggning. Att nämnden omfattar äldreomsorgens sommarsemestrar 2017 enligt bifogat schema.
29.05.2017 14 45 SOCIALCHEFENS SEMESTER Socialchefen Niklas Feiring har 16 dagar outtagen semester från föregående semesterperiod samt 38 dagar ny semester. Oklart i skrivande stund hur skärgårdssocialsekreterarnas sommarsemestrar skall koordineras eftersom alla tjänster inte är aktivt besatta. Detta kan äventyra Brändös och övriga skärgårdskommuners möjligheter att uppfylla sina förpliktelser att hantera barnskyddsanmälningar inom lagstadgade fataljetider. Socialchefens önskar ta ut semester 26.6-9.7.2017 (10dgr) samt 17.7-6.8.2017 (15dgr). Ärendets handläggning: Feiring anmälde jäv. Jäv konstaterades. Feiring avlägsnade sig under ärendets handläggning. Ordförandes förslag: Att nämnden
29.05.2017 15 46 PRENUMERATIONER PÅ EOS Nämnden har sedan länge som ett led i den förebyggande missbrukarvården suventionerat skolbarnens Eos-prenumerationer. Eos-tidningen är en finlandssvensk barntidning, som utges av Nykterhetsförbundet Hälsa och Trafik rf. Eos utkommer under skolåret med åtta nummer. Fram till läsåret 2008-2009 subventionerades prenumerationer med ca 10 per barn och årgång. För att öka spridningen av tidningen till familjerna har socialnämnden därefter haft anslag i budget för att bekosta hela priset av en Eos-prenumeration per familj med barn i årskurs 1-6 som önskar tidningen. Läsåret 2017-18 torde, med bibehållen praxis, ca 15 hushåll få Eos hemskickat till ett pris av 28 per prenumeration. Att nämnden går in för att fortsättningsvis bekosta en årsprenumeration av tidningen Eos för familjer med barn i årskurs 1-6. Beslutet ikraft tillsvidare. Verkställighet av beslutet förutsätter medel för ändamålet angetts i detaljbudget.
29.05.2017 16 47 PAVILJONG VID MILAN I budget 2017 för barnomsorgen finns upptaget 1750 för ny lekstuga samt (på Kfge s initiativ) en ny rutschkana för 4000. Bägge bör vara handikappanpassade. Barnomsorgen har inte hittat några tillfredställande alternativ bland sk lekstugebyggsatser som skulle uppfylla krav på tillgänglighet och hållbarhet. Personalen har därför skissat på bifogade utkast till paviljong om ca 3m*10m som under samma tak skulle fylla fyra funktioner. 1. Lekstuga med väggar och golv, i mitten 2. Solskyddad sandlåda, på ena sidan 3. Rutschkana integrerad i byggnaden. 4. Solskyddad plats för mellanmål, på andra sidan Placering är tänkt att vara längsmed häcken mot norra tomtgränsen strax intill nuvarande lekplats. Inga anslag för paviljong i årets budget finns men anslag för rutschkana och lekstuga torde kunna omfördelas. Kostnaderna för uppförande beräknas grovt till 10000 Att nämnden beslutar att en arbetsgrupp konkretiserar förslaget om paviljong genom att ta fram en förverklingsbar skiss samt en prisidé för att förverkliga projektet. Tidtabellen för gruppen är gärna så snabb som möjligt men senast bör den vara färdig i augusti. Arbetsgruppen bör beakta att den planerade paviljongen uppfyller krav på säkerhet för lekplatser samt eventuella byggbestämmelser. Möteskostnader belastar Ro Socialnämnden medan eventuella kostnader för skisser/ritningar belastar Ro Barnsomsorg. Att nämnden äskar om 4250 i tilläggsanslag i tilläggsbudget I/2017 för byggande av paviljong. Arbetsgruppen håller inga möten förrän nämnda tilläggsanslag beviljats av Kfge. Ärendet till kst vad gäller tilläggsbudget. Arbetsgruppen består av Klas-Göran Englund (ordförande) samt Linda Karlström (sekreterare). Arbetsgruppen tar fram skisser.
29.05.2017 17 48 FLYKTINGINKLUDERING FRAMÖVER På flyktingarbetsgruppens senaste möte 22.5.2017 konstaterades att då flyktingsamordnare Jonna Kevin slutar så kommer en del av hennes arbetsuppgifter att spridas ut på befintlig personal. Torde gälla främst koordinerande kontakter med familjen ifråga. De tjänstemän som närmast kommer ifråga är skoldirektören samt socialchefen. Kommundirektören efterlyste en diskussion i nämnden hur den extra arbetstidsåtgången skall hanteras. Socialchef och skoldirektör har sinsemellan löst kommit överens om hur kontakterna med familjen skall ske över semesterperioden. Ärendets handläggning: Feiring anmälde jäv. Jäv konstaterades. Feiring avlägsnade sig under ärendets handläggning. Ordförandes förslag: Att nämnden besluter att tidsåtgången för koordinerande kontakter med familjen utreds för berörda tjänstemäns del varefter nämnden besluter om hur den extra arbetstiden kompenseras.