Protokoll från distriktsstyrelsens upptakt 2014-01-11-12, #690 Närvarande Anna Gottfridsson Karolina Karlsson Magnus Bernhardson Mikael Johansson Jenny Irwert Jan Månsson Pernilla Niemi Micael Andreasson Frånvarande Mathilda Wihlborg Anton Engström Alexander Johansson Förkortning AGO KN MAG JI JAN PN MAO Förkortning MAW AE AJ 1. Mötets öppnande AGO öppnar mötet 2. Val av mötesordförande AGO väljs till mötesordförande 3. Faställande av föredragningslista Beslut: att godkänna föredragningslistan med reservation för eventuella tillägg under helgen. 4. Godkännande av föregående mötesprotokoll Beslut: att bordlägga frågan till februarimötet då DS inte har hunnit läsa igenom den ordentligt. 5. Hur ska DS 2014 jobba? Utskotten Vi har inte längre några utskottskontakter. Istället blir PN en kontakt gentemot alla utskotten. Har utskotten några frågor är det till PN de ska vända sig. Detta innebär inte att PN ska gå på utskottens möten utan hon är en kontaktperson som utskotten kan vända sig till. Utskotten förväntas skriva skriftliga rapporter på sina möten samt att vi
bjuder in två utskott till varje ds-möte. Då får de möjlighet att direkt ställa frågor till styrelsen och berätta hur arbetet i utskottet går Råden Kragenäsgruppen är JI ordförande för framtill den 1/3. Skeppsrådet vill ha en ds-kontakt. Kanotrådet har en kontaktperson i DS som kallar till eventuella möten. Husrådet har inte haft möten regelbundet på ett tag. Detta behöver styras upp och de kommer också att ha en kontaktperson i DS Vi måste fortsätta att diskutera hur vi arbetar kring råden, ledning och hur avtalen med stiftelsen ser ut. DS behöver tillsammans med stiftelsen se över gränssnittet över vem som gör vad. 6. DS ansvarsområden AGO- Ordförande, ansvar för ledning av styrelsen PN- Viceordförande, ansvar för distriktsledningen MAO- Viceordförande, ansvar för arbetsledning av våra anställda JAN- Kassör KN- Sekreterare DSL- ansvarig Kontaktperson mot västra kansliet Arbetsgivaransvar Kansliansvarig Sensuskontakt Scoutmuseet kontaktperson Kragenäsgruppen Husrådet Skeppsrådet Kanotrådet Kårkontakt Projekt under året Nedtakt 14-15/6 DSL-grillning Vilda 3-9/8 Upptakt augusti DSL-träff 22/9 Distriktsstämma 15/11 Scouternas stämma 22-23/11 PN AGO,MAO MAO, Kansliet KN JI MAW,JAN Kansliet AE, PN, JI JI, JAN, KK, MAG JAN, AJ, PN, MAW JAN, PN, AG
Kalendersynk + glögg 2/12 Övriga projekt Rådsavtal under våren XDST DSL-konferens Distriktsforum Nytt kansli Märke Krisgrupp Regional utbildningsgrupp Kontaktperson husrådet Kontaktperson kanotrådet PN Presidie, JAN MAO, MAG, KK, KUT PN,AG KK,AE,Sandra MAG MAO,KUT Presidiet Kommentarer till tabellen: För att inkludera nya personer i DS vill vi utse en mentor till Alexander. JAN får den rollen. MAW är kontaktperson till Skeppsrådet. JAN ersätter MAW som kontaktperson mot Skeppsrådet fram tills hon är tillbaka. Kårkontakt- Denna uppgift läggs på kansliet. Det görs löpande under året och har ingen fast tid när det ska vara genomfört. PN innehar rollen som DSL-ansvarig vilket innebär att hon är kontaktperson mot utskotten, planerar DSL-träffar och DSL-konferens. Planeringen av dessa träffar sker självklart i samråd med de andra. 7. Val till råden Kanotrådet: Beslut: att välja Rolf Melander, Långedrags sjöscoutkår och Tommy Danielsson, Kode scoutkår till medlemmar. Husrådet: Förslag på: Tobias Stellert, Scoutkåren Göta Lejon, Harrieth Mattsson, Kode scoutkår, Mattias Welle, Landvetter scoutkår MAO tillfrågar Susanne. Bra att ha en från kansliet i rådet eftersom de vet hur det är att dagligen vistas på kansliet. Beslut: att välja Tobias Stellert och Harrieth Mattson. MAO tillfrågar Susanne om hon också kan tänka sig att vara med i husrådet. Mattias Welle valdes inte då han inte har gått att få tag på. sammankallar till ett möte och blir interimordförande till dess att vi har en ordförande i rådet. 9. Läger 2015 Två lägerchefer är valda. Jörgen Niemi och Tomas Johansson.
10. Ansvar och uppgifter för utskotten Utskotten ska arbeta utifrån verksamhetsplanen. Vi behöver vara tydliga över vilket utskott som har ansvar för vilken del. Vi vill ha återrapporteringen på hur det går, hur genomförandet gick och att de kommer på våra ds-möten när vi vill att de ska komma. HUT Ser till att varje arrangemangsgrupp gör projektplan, budget och krisplan. Det är viktigt att ställa kravet på att tillräckligt många är med på arrangemanget så att det blir kvalité. Viktigt med kvalitetssäkring. Diskussion om huruvida HUT äger frågan om skapa ett arrangemang och beslut om det ställs in eller inte. Det handlar inte bara om att utskottet hittar personer som vill genomföra det och att budgeten hålls. Vi måste tänka på att det kan bli mer arbetsbelastning för våra anställda. Vi behöver göra en checklista för vad som ska tänkas på att vid uppstart av arrangemang. Det blir mer flexibilitet om HUT ska ha möjlighet att starta mindre arrangemang under året. HUT genomför två olika typer av arrangemang. Arrangemang från verksamhetsplanen och arrangemang som genomförs av andra men stöttas av HUT. Viktigt att tydliggöra skillnaden. DS har konstaterat att det har inneburit utmaningar för HUT som grupp att de inte alls var delaktiga i skapande av Äventyret 2014 och tar hänsyn till detta framåt. Vi behöver vara överens om skillnaden mellan ett utskott och en arrangemangsgrupp från HUT. HUT behöver arbeta fram en manual som man ger till arrangemangsgrupper. RUT Ska göra projektplaner, budget, kvalité, säkerhet och utvärdering för sina arrangemang. Alla arrangemang som inte är med på verksamhetsplanen måste meddelas till oss samt om arrangemang inte blir genomförda. KUT Bordlägger diskussion om KUT:s uppgifter till det ds-mötet som de är med på. PUT Ska ta fram mallar för sina projekt men annars jobbar de på samma sätt som HUT.
LUT Genomför det som står i verksamhetsplanen samt rapporterar hur det går med regionala utvecklingsgruppen. Övergripande gällande utskotten Varje utskott skriver en budget utifrån den summan de har fått som sedan DS godkänner. Ordföranden attesterar alla utlägg förutom sina egna. Inventeringslista- Utskottsordförande tillsammans med kansliet försöker tillsammans skapa en inventeringslista över vilket material som distriktet har. Bra om utskotten samverkar kring vad för material som köps in. Gällande projektmallar tycker DS att det är bra om utskotten kan samverka emellan gällande framtagandet av dessa. Vilket utskott är med på vilket ds-möte: Beslut: HUT, RUT februarimötet KUT, PUT marsmötet LUT, HUT aprilmötet RUT, PUT majmötet 10. Budget I och med att DS är ytterst ansvariga för alla arrangemang vill vi att utskotten inför varje arrangemang lämnar in en projektplan. DS gör i samråd med HUT en mall för projektplan och hur en budget kan se ut. Beslut: att utskotten måste göra en budget som ska lämnas in till DS för godkännande samt en projektplan inför varje arrangemang. 11. Kontoplan Beslut: att godkänna kontoplanen enligt bilaga 1. 12. Kommunalt bidrag För 2014 har vi sökt ett kommunalt bidrag på 450 000:- för både lägerbidraget till Göteborgs kommuns scoutkårer och en utveckling av nya verksamhetsformer på Kragenäs. Vi budgeterade för 350 000:- som intäkter och 300 000:- för att dela ut till lägerbidraget eftersom vi förmodligen inte skulle få all vi sökte. Göteborgs kommun har nu beslutat att bevilja 300 000:- att användas i linje med vår ansökan. Beslut att använda 250 000:- av dessa beviljade medel som lägerbidrag för scoutkårerna i Göteborgs kommun och att de resterande pengarna används som planerat för utvecklingen av Kragenäs. DS uppdrar också åt Jan att under januari informera alla våra scoutkårer i
Göteborgs kommun om både processen och pengarna så att vi på alla olika sätt kan öka återrapporteringen från scoutkårerna. Vi vill få in alla kårers alla lägerdagar så att även vår ansökan till kommunen visar verkligheten. 13. Kragenäs JI, JAN, KN och MAG har kollat över vilka bokningar vi har. De har även specificerat vilken information vi behöver ge ut. De har diskuterat arbetshelgerna vilka behöver styras upp. Kanske att den nya gruppen planerar helgerna. De ha börjat fundera över om helgen i februari kan vara en slags kick off helg. Sommarvärdar diskuterades eftersom personer har blivit lovade att vara sommarvärdar då vi ska erbjuda vildaservice. JAN har börjat skriva samman information som ska ges ut till de som har bokat under vildaveckan. Vi har ändrat kontaktinformation på hemsidan som rör Kragenäs till info@gbgscout. Diskuterar vem ska ha hand om vad gällande budgeten. Vilken väg ska vi välja sedan? Ska distriktet ta över driften av Kragenäs? En diskussion vi får ta senare. Mer akut nu är att få bra verksamhet 2014. Vi behöver välja Kragenäsgruppen så att de kan komma igång att arbeta. JI är som beslutat enligt protokoll #689 ordförande framtill 1/3. Ska de i DS som jobbat med frågan vara med i gruppen under 2014? Ett sätt är att kalla till ett möte där alla som är intresserade av Kragenäs får träffas och sedan går vi vidare och väljer in personer till gruppen på februarimötet. Förslaget som ligger nu är att KN, JI, JAN, och MAG är en del av Kragenäsgruppen under 2014 och att fokus är då att få ett ökat utnyttjande av Kragenäs under 2014 och samtidigt samordna basservicen. Valet till Kragenäsgruppen skjuts upp då vi först vill samla de intresserade till ett möte, så att alla tydligt vet vad det innebär att vara med i gruppen.(bordlagt från #689) 14 Läger 2015 2015 äger ett stort läger med alla distrikt i de olika samverkansorganisationerna rum här i väst a. Kragenäs som lägerplats 2015 Vi har lite att hämta igen om vi vill att lägret ska vara här 2015. Ska Kragenäs vara ett lockande alternativ måste vi visa på vad som hänt, vi måste visa att vi håller vad vi lovar och att vi har bra ängar. Visa att vi har ett projekt på gång. Visa att vi kan erbjuda bra stöd och bra lägerplats. Det är ett sätt att verkligen marknadsföra Kragenäs. JAN uttrycker att vi har en lång uppförsbacke att gå. Får vi plats med 5000
på Kragenäs? Måste skriva text om ihop allt vi kan erbjuda inför 2015 och ett bra pris. Vi måste få stiftelsen att förstå vårt tänkt. Vi kan inte vänta för länge. Viktigt att lyfta fram alla positiva sidor. b. LÄKO Lägercheferna vill ha in tankar på hur vi tänker kring läko. De har fått in ett antal namn från styrgruppen men vill ha mer specifikation om vilka personerna är och om distrikten ställer sig bakom dessa. Vi vill skicka med till AE att ta med till styrgruppen hur viktigt det är med bredd i läko gällande samverkansorganisation, ålder, kön och geografisk spridning. 15. Västra kansliet MAO och AGO ska snart ha ett möte med Camilla Kallin. Samt ha ett uppföljningsmöte kring en struktur över hur vi ska jobba tillsammans. Ett arbetsdokument behöver tas fram för att vårt gemensamma arbete ska fungera bra. Fram till ett sådant finns väljer vi i Göteborg att inte starta några nya arrangemang gemensamt med Västra kansliet. Detta i tron att ett dokument kommer underlätta och göra de gemensamma arrangemangen ännu bättre. 16. Scouternas stämma Vi vill stötta kårerna att åka. PN kontaktar Scouternas kansli och kollar över hur det tänker kring boende och resor. 17. Extra stämma Vi har koll på tekniken. Men vi är lite osäkra på vad som gäller kring stadgarna. Den centrala stadgegruppen ska kontaktas. Om vi inte hittar en valberedning kallar vi till en fysisk extrastämma. 18. Delta på arrangemang Beslut: Alla tittar igenom listan och funderar ut på vilket arrangemang du kan delta på. Alla skickar detta till PN som sammanställer en lista om vem som är med när. 19. DS roar sig Beslut: att DS roar sig är preliminärt bokat till den 28 april. planerar detta. 20. Mandalay Beslut: DS borde segla Mandalay. Vi kollar mer på datum senare. 21. Scoutnet Beslut: AGO ska ta bort behörigheten för förra årets DS-ledamöter och ge AJ behörighet.
22. Nytt kansli Vi har ännu inte fått något svar från kommunen. Johan Gustavsson jobbar vidare med kontakten med kommunen. 23. DS- initialer Diskussion om vi ska fortsätta använda initialer i protokollen. Beslut: Att KK byter initialer till KN. (pga namnbyte) JLC byter initialer till JI. (pga namnbyte) Alexander Johansson får initialen AJ. 24. Kontaktuppgifter till hemsidan Diskussion om vilka som ska ha vilka kontaktuppgifter på hemsidan. Beslut: att lägga upp vice-ordförandes telefonnummer på hemsidan. Samt att vi ska information på hemsidan om vem som nås på vilken @gbgscout.se adress. 25. Val till stiftelsen Vi saknar suppleant och JAN jobbar på ett namn och ska prata med personen. Beslut: Bordläggs tills nästa möte 26. Attesträtt Beslut: Ny lista upprättades och fastslogs enligt bilaga 1, Attestbehörighet 2014. AGO, MAO och PN har attesträtt för samtliga. Utskottsordförande har attesträtt för sina utskotts utlägg. Inga utlägg äldre än 1 månad från genomfört arrangemang godkänns. Om särskilda skäl föreligger får AGO, PN och MAO attestera utläggen även efter 1 månad. 27. Firmatecknare Beslut: Som firmatecknare i Göteborgs scoutdistrikt med organisationsnummer 857202-3433 beslöt distriktsstyrelsen att utse Anna Gottfridsson (xxxxxx-xxxx, distriktsordförande), Micael Andreasson (xxxxxx-xxxx, vice distriktsordförande), Pernilla Niemi (xxxxxx-xxxx), vice distriktsordförande) och Jan Månsson (xxxxxxxxxx, distriktskassör) var för sig. b. Firmatecknarna äger rätt att var för sig kvittera värdehandlingar, initiera och verkställa betalningar från Göteborgs Scoutdistrikts konton. c. Firmatecknarna äger också rätt att underteckna kontrakt och överenskommelse som understiger ett åtagande för Göteborgs Scoutdistrikt om 100 000:-. Alla andra kontrakt, överenskommelser och åtagande till en kostnad överstigande 100 000:- skall undertecknas med tre av ovanstående fyra firmatecknare i förening. d. beslutade också att ge Susanne Johansson 751020-4964 samt Sandra Rydberg 900521-5968 fullmakt att var för sig kvittera värdeförsändelser. e. beslutade också att ge Susanne Johansson 751020-4964 uppdrag att initiera betalningsuppdrag på företagskonto 5019-10 060 76 anslutet till betalservice, utan rätt
utanordna betalningen. att f. beslutar också att återkalla alla andra tidigare firmatecknings- och fullmaktsbeslut 28. KM-distriktet Göteborgs scoutdistrikts kan inte göra ett avslut på 2013 fören KM:s Göteborgs distrikt är både likviderat och avslutat. MAO och AE fortsätter med frågan. 29 Ordförande skeppsrådet Vi har fått in förslag att godkänna Peter Björnhage som ordförande för Skeppsrådet 2014. Beslut: att godkänna Peter Björnhage som ordförande i Skeppsrådet. 30. Mail Hur vi jobbar KN uttrycker sin frustration över att så få svarar på hennes protokollsmejl. Beslut: att protokollen ska vara färdiga och utskickade senast en vecka efter mötet (om inget speciellt skäl föreligger). Alla i DS ska svara på mailet inom en vecka från det att man fått det. Man ska svara att man läst, skriva ev. kommentarer eller svara att man tyvärr inte har tid att läsa det inom en vecka. 31. Projectplace (bordlagt från #689) DS har använt projectplace för sin interna dokumenthantering. DS har tidigare diskuterat om hantera dokumenthanteringen på något annat sätt. Beslut: att bordlägga till februarimötet 32. Stuprör Ett antal stuprör har blivit stulna på purpursnäckan. Oklart vad som har hänt. Beslut: fortsätter att kolla på frågan. 33. Märken Vi har fått in 33 förslag till kansliet flera av dessa var snarlika och vi har därför valt att sammanfoga flera till ett gemensamt märke, därför har vi bara valt ut 6 förslag. MAO har tillsammans med kansliet anonymiserat förslagen och deltog därför inte i omröstningen om vilka förslag vi la fram. Beslut: Mera Märken tillfrågas för att se om de har möjlighet att layouta detta på ett bra sätt. 34. Lägr1 Kort information om Lägr1:s bokslut. Efter revisionsgenomgång av bokslutet av Lägr1 har några brister justeras. Vilket reducerade överskottet med 5 058,75 kr. 35. Stugkatalog
JI har fått frågan om vad som hänt med stugkatalogen. Beslut: Susanne har fått i uppdrag att utforma en stugkatalog på hemsidan. Något som hon ska börja med inom kort. 36. Mötets avslutande AGO avslutar mötet. Ordförande Anna Gottfridsson Sekreterare Karolina Karlsson