Handbok för webbpublicister Medicinska fakulteten
Innehåll 1. Inledning 1.1 Mål 1.2 Fakultetens ansvar 1.3 Publicistens ansvar 1.4 Webben som kommunikationsmedel 2. Så skapar du en bra webbplats 2.2 Skriva för webben 2.3 Sökmotoroptimera din webbplats 3. Sociala medier 4. Lagar & riktlinjer 5. Min webbsida
1. Inledning Den första frågan du bör ställa dig när du funderar på att skapa en webbplats är varför? Vad är syftet med att skapa webbplatsen? Vilken eller vilka målgrupper ska den ha? Hur mycket tid har du att underhålla den? De främsta kraven på en bra webbplats är att den är aktuell och lätt att hitta på. Båda dessa egenskaper ställer stora krav på redaktören som därför bör ha en genomtänkt ambition och strategi för sin webbplats. En bra utgångspunkt är att tänka utifrån målgruppens behov. Tänk ut vilket behov av information som de tänkta besökarna har och försök tillgodose det. Som en del av Medicinska fakulteten är du en del av Lunds universitet. Din webbplats är inte en isolerad företeelse utan hänger ihop både tekniskt och grafiskt. Detta dokument är tänkt att utgöra ett stöd för er som arbetar med webben och som på något sätt kommunicerar med våra målgrupper med webben som redskap. Varje publicist ska också veta hur hen ska gå tillväga för att ge informationen spridning utanför själva webbplatsen. 1.1 Mål Målet med fakultetens webbarbete är att kommunicera fakultetens verksamhet; utbildning, forskning och samverkansuppgiften, bidra till öppenhet och transparens gentemot kollegor och allmänhet samt stärka Lunds universitets varumärke. 1.2 Fakultetens ansvar Medicinska fakultetens webbplats www.med.lu.se är en subdomän till Lunds universitets webbplats www.lu.se Medicinska fakultetens kommunikationsavdelning har ansvar för dess samordning, utveckling och drift samt utbildning och stöd till dess publicister. Som en del av Lunds universitet följer vi de av rektor beslutade föreskrifterna för webbpublicering som bland annat omfattar en gemensam grafisk profil. Kommunikationsavdelningen ingår i universitetets nätverk för personer med webbansvar, Samwebb. 1.3 Publicistens ansvar Vår kommunikation på webben regleras och styrs av lagar och rekommendationer såväl nationellt, som internationellt och lokalt. Detta ställer krav på en professionell hantering av fakultetens webbplats, både till dess utformning och hantering. Varje publicist ska därför ha genomgått kommunikationsavdelningens utbildningar och tagit del av de lagar och regler som styr webbpublicering samt känna till vilka verktyg fakulteten tillhandahåller.
1.4 Webben som kommunikationshjälpmedel Fakulteten har en extern webb och en intern webb kallad Intramed. På den externa webbplatsen vänder vi oss främst till intressenter inom forskarvärlden och studenter. På den interna webbplatsen vänder vi oss till alla medarbetare på Medicinska fakulteten. Intramed hänger ihop med Lunds universitets Medarbetarwebb. Intramed länkar till Medarbetarwebben när informationen till den anställde är universitetsgemensam. Intramed är ämnesstyrd, dvs du behöver inte ha kunskap om fakultetens organisation för att hitta det du söker. Den externa webbplatsen är uppbyggd efter organisation; institutioner och avdelningar. Webben är inte en isolerad informationskanal, utan är en av flera kanaler i samverkan. Vill du ha hjälp att nå ut så kan du kontakta kommunikationsavdelningen: www.med.lu.se/kommunikationsavdelningen Kommunikationsavdelningen kan hjälpa dig att synliggöra nyheter och sprida information om aktuella händelser i exempelvis fakultetens kalendarium eller via e-bulletinen (elektroniskt nyhetsbrev) som går ut till alla medarebetare varje vecka. E-bulletinen är kopplad till Intramed. Vi kan också lyfta saker i personaltidningen Närv (som kommer ut fyra gånger om året). Har du information som kan vara lämpligt för ett pressmeddelande har vi kanaler som når ut till berörda medier och vi samarbetar med många andra aktörer som kan hjälpa dig att nå ut med din information till din målgrupp. Mer om kommunikationsarbetet på fakulteten: www.med.lu.se//kommunikation 2. Så skapar du en bra webbplats En bra webbplats ger besökaren vad den vill ha. För att kunna göra det måste du veta vilket syfte du har med webbplatsen, vilken/vilka dina målgrupp/målgrupper är och anpassa din webbplats därefter. För att lyckas med din webbplats är det några saker du bör utgå ifrån: Dina besökare kan komma till dig på flera olika sätt, genom att söka på Google, navigera sig fram eller en direktlänk. Det gäller att dina webbsidor är anpassade så att besökaren hittar relevant information. Webben är ett eget medium. Mycket av det vi vill lägga ut kan ha skapats primärt för trycksaker och måste därför alltid bearbetas innan det läggs ut. Layoutade saker gör sig bäst som bifogade filer i pdf-format. Statistiken visar att en besökare inte stannar kvar länge på varje sida, därför gäller det att du vet vad du vill förmedla. Försök inte vara innovativ och kreativ i onödan. Navigering på webben bygger mycket på förväntningar och ett inlärt sätt att navigera på. Underlätta för besökarna genom att försöka förutse vad de vill göra och vad de förväntar sig.
2.1 Att skriva för webben checklista Använd tydliga huvudrubriker Börja med det viktigaste och skriv enkelt och kortfattat. Var konkret Använd svenska eller engelska (inte svengelska) låt språkgranska texterna Var personlig, skriv du - inte Ni eller Du Använd aktiv form, inte passiv sök till sjuksköterskeutbildningen Skriv ut förkortningar Undvik kursiv stil som är svårläst på skärm Dela upp texten i stycken, undvik för långa drapor Skapa överskådlighet med listor Placera länkar utanför textblocket och sätt en punkt framför Underlätta för besökaren att kommunicera med dig genom att skriva ut kontaktuppgifter Skriv aldrig i termer som i dag, i morgon eftersom det snabbt blir till i går eller i förra veckan, eller förra året Skriv ut hela datumet, även året. Texter som kräver tydlig grafisk disposition gör sig bättre som nedladdningsbara filer (pdf) Lägg den viktigaste information i mittfältet Fyll inte högermarginalen (den ska inte vara längre än mittfältet). I responsiv webb hamnar information i högermarginalen längst ner & under alla annan information. Den grafiska profilen som tagits fram för Lunds universitet är anpassad för att möta kraven på tillgänglighet och med publiceringsverktyget ez publish är det lätt att utforma webbsidorna. 2.2 Sökoptimera din webbplats En stor andel av dem som besöker våra webbsidor, kommer hit via Google som är den i särklass vanligaste sökmotorn. Därför är det viktigt att sidan är strukturerad så att den hittas av sökmotorerna (dvs är sökmotoroptimerad). Av stor betydelse för webbplatsens så kallade pagerank, och hur högt upp den hamnar bland alla sökträffar, är hur många andra webbplatser som länkar till den (och hur många som i sin tur länkar till dessa webbplatser, och deras inlänkningar osv). Andra faktorer är antalet besökare och vilka sökord sidan innehåller. Så kallade metataggar ligger inbakade i koden för www.med.lu.se. Det du som publicist kan göra för att underlätta för sökmotorer att hitta är att följa upplägget i ezpublish och använda rubriker på rätt sätt samt se till att den viktigaste informationen kommer först (journalistiska metoden). 3. Sociala medier Lunds universitet har tagit fram riktlinjer för sociala medier. http://a0241.srv.lu.se/luwiki/index.php/kategori:sociala_medier Lagen om elektroniska anslagstavlor När det finns möjlighet att göra inlägg, måste detta övervakas, och olagliga inlägg tas bort. www.notisum.se/rnp/sls/lag/19980112.htm
4. Lagar, riktlinjer och rekommendationer Tillgänglighet, användarbarhet och sociala medier www.webbriktlinjer.se E-delegationen arbetar för att driva på e-utvecklingen inom offentlig sektor. Föreskrifter och råd för webbplatser inom Lunds universitet http://www.medarbetarwebben.lu.se/stod-och-verktyg/kommunikation-och-grafisk-profil/ grafisk-profil-och-logotyp/anvandning-och-exempel/grafisk-profil-for-webb Kommunikationsplan Webben är inte en isolerad informationskanal, utan är en av flera kanaler i samverkan. Det är därför viktigt att den som vill kommunicera tar hjälp av fakultetens kommunikationsavdelning, se kommunikationsplanen: www.med.lu.se/kommunikationsavdelningen Principer för webbdomäner Dekanbeslut om att alla webbsidor om Medicinska fakultetens verksamhet ska ligga under www.med.lu.se och administreras med fakultetens publiceringsverktyg. Undantag beviljas av fakultetens kommunikationschef och IKT-chef. Riktlinjer för användandet av logotyper på fakultetens webbplats För att värna om och vårda Lunds universitets och Medicinska fakultetens varumärke och för att stärka och underlätta profileringsarbetet är det viktig med en tydlig avsändare. Inga andra logotyper än fakultetens och universitets får användas. Upphovsrättslagen Texter, bilder och andra verk får inte spridas utan upphovsrättsinnehavarens tillstånd. www.notisum.se/rnp/sls/lag/19600729.htm Personuppgiftslagen, PUL Syftet med denna lag är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks. Att lägga ut en bild eller uppgifter om en person kan vara ett brott mot PUL. www.notisum.se/rnp/sls/lag/19980204.htm Högskolelagen www.notisum.se/rnp/sls/lag/19921434.htm Högskoleförordningen www.notisum.se/rnp/sls/lag/19930100.htm Båda dessa lagar reglerar universitetets verksamhet och att den ska bedrivas med öppenhet och transparens.
5. Min webbsida Syftet med webbplatsen är: Min målgrupp är: Nyckelord och sökord för min webbplats Gör en lista på 5-10 nyckelord och sökord och se till att få med dessa i rubrik, inledningstext och eventuella underrubriker.
Har du frågor om webben kontakta: webbredaktör: sofia_b.liljedahl@med.lu.se webbmaster: ingemar.hultquist@med.lu.se Framtagen av Kommunikationsavdelningen, maj 2010 Reviderad oktober 2015 Lunds universitet Box 117 221 00 Lund Tel 046-222 00 00 www.lu.se