Plan för hantering av extraordinära händelser

Plan för hantering av extraordinära händelser Enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Sandvikens kommun 2015-2018

Innehållsförteckning Ledningsplan för Sandvikens kommun inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap...3 Bakgrund...3 Syfte och mål...3 Styrdokument...4 Risker...4 Organisation...4 Sammankallande av ledningsorganisationen...5 Delegationer/reglemente...5 Krisledningsnämndens uppgifter...6 Krisledningsgruppens (tjänstemannaledningens) uppgifter...6 Övriga nämnder, kommunala bolag och externa entreprenörer...7 Lokaler...7 Stabsmetodik...7 Samverkan/Externa aktörer...7 Informationsplan...8 Service...8 Teknikstöd...8 Säkerhetsskydd...8 POSOM...9 Frivillig resursgrupp...9 Resursförteckning...10 Uppdatering av bilagor...10 Bilagor:...10 2

Ledningsplan för Sandvikens kommun inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Bakgrund Planen har koppling till Lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller en överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. En plan skall antas för varje mandatperiod. Den skall baseras på nämndsvisa risk- och sårbarhetsanalyser för all verksamhet som måste kunna upprätthållas vid en extraordinär händelse. Detta gäller även den verksamhet som bedrivs i kommunala bolag. Nytt för denna mandatperiod är Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps nya föreskrift om kommuners risk- och sårbarhetsanalyser, MSBFS 2015:5. Planen gäller tillsammans med eventuella revideringer och tillägg fram tills en ny fastställts under nästa mandatperiod. Syfte och mål Lagens syfte är att kommuner skall minska sårbarheten i sin verksamhet och ha en god förmåga att hantera krissituationer i fred. Kommunen skall därigenom också uppnå en grundläggande förmåga till civilt försvar. Syftet med planen är att samordna de kommunala ledningsinsatserna vid extraordinära händelser samt vid höjd beredskap. Planen skall utgöra en grund för de kommunala verksamheterna och de kommunala bolagens planering vid motsvarande händelser. Planen är en startplan där förutsättningarna för den fortsatta verksamheten är beroende av rådande förhållanden. Planen skall tillämpas vid ledning av verksamheter vid extraordinära händelser i det geografiska området Sandvikens kommun. Planen omfattar organisatoriskt samtliga verksamheter inom den kommunala koncernen samt räddningstjänsten. Planen kan även tillämpas vid extraordinära händelser i kommunens närområden, i samverkan med berörda grannkommuner eller om en händelse inträffar på en annan plats men berör många kommunmedborgare. Tillämpliga delar av planen kan/skall användas vid händelser/kriser av mera lindrig karaktär men som kräver ledning och samordning från kommunledningen. Detta gäller framförallt samordning och ledning av informationsinsatser. Se även Sandvikens Kommuns plan för hantering av allvarlig händelse. 3

Styrdokument Nytt för denna mandat period är att det ska finnas ett styrdokument som tar sikte på att säkerställa krisledningsförmåga och verksamheters funktionalitet, (bilaga 1). Risker Se Risk- och sårbarhetsanalys (bilaga 2) Organisation I de fall den inträffade händelsen är räddningstjänst (åtminstone initialt) är det ganska enkelt att sätta fart på ledningsorganisationen. Detta sker då via SOS Alarm/Inre Befäl. Sandvikens kommun köper också tjänsteman i beredskap (TiB) av Gästrike Räddningstjänst för att på ett säkert sätt få vetskap om inträffade händelser. Rutiner för hur TiB:en tar vidare kontakt in i kommunen finns i Sandvikens kommuns plan för allvarlig händelse (bilaga 3). Svårare är det att dra igång vid andra händelser t ex när en enskild tjänsteman eller grupp fått klart för sig att något inträffat som kan komma att innebära en allvarlig störning. Då är det viktigt att kontakta någon i ledningsorganisationen som kan sammankalla krisledningsnämnd och krisledningsgrupp. Möjlighet finns att använda nedanstående ledningsorganisation även vid händelser/kriser av mera lindrig karaktär - allvarlig vardagskris. Detta gäller framförallt ledning och samordning av informationsinsatser. Ledningsorganisationen fungerar då som en samrådsgrupp. Denna är inte lagreglerad och har därmed heller inga särskilda befogenheter, ska ses som ett stöd. Att organisera och leda en oönskad allvarlig händelse eller extraordinär händelse kan beskrivas och liknas vid att kommunen plötsligt tvingas etablera en ny verksamhet. Den nya verksamheten skall utföra ett på förhand okänt uppdrag med minsta möjliga tid för planering av genomförande. Målet med uppgiften är inledningsvis inte klarlagt eller åtminstone otydligt och alla medarbetare är ännu inte utsedda. Behov av resurser och former för kommunikation och samverkan måste identifieras. Planen förklarar hur ledning skall organiseras vid händelser och krissituationer där ordinarie organisation måste anpassas så att nödvändig krisledning kan uppnås. Genom att ha förberett uppgifter om vilka som skall ingå, plats/lokaler och tidiga hjälpmedel, kan effektiv krisledning tidigt säkerställas. Krisledningsplaner skall finnas i varje verksamhet, hos förvaltnings- och bolagsledningar och för central kommunledning. Planerna skall harmonisera mellan dessa överliggande och underliggande nivåer. Krisledningsplan skall vara känd och övad på respektive nivå. Plan skall uppdateras varje år samt vid väsentliga förändringar. I kommunen skall det finnas en nämnd för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser (krisledningsnämnd). Fullmäktige har i Sandviken fattat beslut om att inrätta en särskild 4

krisledningsnämnd (ledamöter och ersättare bilaga 4). Ordförande i krisledningsnämnden eller, om han eller hon har förhinder, vice ordföranden bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden skall träda i funktion. De uppgifter som krisledningsnämnden har att fullgöra framgår av nämndens reglemente (bilaga 5). Krisledningsnämnden får i samband med en extraordinär händelse, inom ramen för sitt reglemente, överta beslutanderätt i den omfattning som är nödvändig med hänsyn till just denna extraordinära händelses omfattning och art. Det är viktigt att man skapar väl fungerande former för informationsredovisningen från krisledningsnämnden till fullmäktige. Krisledningsgruppen (tjänstemannaledning) utgörs i första läget av (bilaga 6): Kommundirektör Beredskapssamordnare Informationschef Chef för kommunledningskontoret Övriga berörda tjänstemän kallas in efter behov. Krisledningsnämnden och krisledningsgruppen utgör kommunens ledningsorganisation vid händelser som kräver samordnad information eller andra samordningsinsatser. Till denna ledningsorganisation knyts efter behov t ex andra nämndsordförande, ordförande i kommunala bolag, specialister från olika verksamhetsområden, extern specialistkompetens och liknande. Sammankallande av ledningsorganisationen Var och en av ledamöterna i krisledningsnämnden och ledamöterna i kommundirektörens ledningsgrupp eller stabsgrupp har rätt att initiera (genom aktivering enligt Sandvikens kommuns plan för allvarlig händelse) ledningsorganisationen när denne uppmärksammat förhållanden som kan anses påkalla att gruppen träder i aktion. Ledningsorganisationen kan även sammankallas av SOS Alarm, TiB (tjänsteman i beredskap) länsstyrelsen, TiB Gästrike Räddningstjänst eller annan motsvarande aktör. I lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap finns bestämmelser om hur krisledningsnämnden inträder i sina särskilda befogenheter. Delegationer/reglemente Utöver de bestämmelser i lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap som reglerar krisledningsnämndens verksamhet skall kommunallagens bestämmelser tillämpas. I de allra flesta fall kan kriser hanteras inom ramen för den normala organisationen. Enligt kommunallagen skall fullmäktige fastställa reglemente för kommunens nämnder. Krisledningsnämnden utgör inget undantag. De uppgifter som krisledningsnämnden har att 5

fullgöra framgår av nämndens reglemente. Reglementet för krisledningsnämnden anger vilka verksamhetsområden som nämnden får överta från andra nämnder. Ordföranden (eller vice ordföranden när ordföranden har förhinder) i krisledningsnämnden bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden skall träda i funktion. Ordföranden (vice ordföranden) får också besluta på nämndens vägar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut skall emellertid snarast anmälas till nämnden, dvs. så snart nämnden samlats. Kommunfullmäktige fastställer i ägardirektiv de kommunala bolagens skyldighet att ingå i kommunens organisation för extraordinära händelser. Nämnden får från kommunens företag och externa utförare avropa resurser som behövs med anledning av den extraordinära händelsen i enlighet med vad som föreskrivs i driftdirektiv, entreprenadavtal och andra överenskommelser. Krisledningsnämndens uppgifter Krisledningsnämndens huvudsakliga uppgifter är att: bedöma inträffad händelse och besluta om ledningsorganisationen för extraordinära händelser skall träda i funktion samordna den externa och interna informationen fatta de övergripande och långsiktiga inriktnings- och prioritetsbeslut som krävs med anledning av händelsen besluta att överta hela eller delar av övriga nämnders verksamhet besluta om ianspråktagande av resurser besluta om eventuellt sänkt servicenivå inom olika delar av kommunens verksamhet med anledning av händelsen besluta om när de särskilda åtgärderna som föranletts av händelsen skall upphöra Krisledningsnämndens beslut skall anmälas vid närmast följande fullmäktigesammanträde. Krisledningsgruppens (tjänstemannaledningens) uppgifter Krisledningsgruppens (tjänstemannaledningens) huvudsakliga uppgifter är att enligt direktiv från krisledningsnämnden ta fram beslutsunderlag till krisledningsnämnden ansvara för att operativt tillse att krisledningsnämndens beslut blir genomförda kontinuerligt följa händelseutvecklingen och samordna ledningsresurserna analysera problemen, utarbeta behoven av långsiktig inriktning och prioritering av insatserna samordna den externa och interna informationen samverka med övriga berörda aktörer planera för ledningsorganisationens uthållighet innebärande bl a behov av avlösning för tjänstgörande personal såväl i krisledningsnämnd, som tjänstemannaledning och övrig tjänstgörande personal fortlöpande genomföra uppföljning och utvärdering av verksamheten 6

Tjänstemannaledningen skall ha en grundbemanning med bred kompetens och erfarenhet från verksamheten. Beroende av händelsens art kan representanter för andra verksamheter och externa aktörer kallas att ingå i gruppen. Övriga nämnder, kommunala bolag och externa entreprenörer Respektive nämnd/bolagsstyrelse har ansvar för sitt verksamhetsområde vid extraordinär händelse, såvida inte krisledningsnämnden beslutat att överta ansvaret. Samtliga nämnder och bolagsstyrelser skall därför upprätta plan för den egna verksamheten vid extraordinär händelse. Planen skall revideras årligen. Vid upphandling av verksamhet hos externa entreprenörer och i samband med att överenskommelse tecknas, skall ansvaret och förberedelser för verksamhetens fortsatta funktion vid extraordinär händelse aktualiseras. Ansvarig för detta är respektive verksamhetschef. Lokaler Krisledningsnämnden och krisledningsgruppen skall i första hand verka i IT-kontorets lokaler, Baldersgatan 11. Det är källarvåningen som gäller: sammanträdesrum, utbildningssal, fikarum inklusive kök, vilrum etc. Reservledningsplats är stadshuset. I första hand sammanträdesrummen på våning 1, Varkaus, Rjukan och Nakskov. Vid behov kan även kommunstyrelsens sammanträdesrum på våning 3 användas. Fullmäktigesalen i stadshuset skall användas för information till media. Stabsmetodik Ledningsorganisationens verksamhet skall dokumenteras i särskild dagbok. Vidare skall tablåer och lägeskartor vid behov föras för att bl a underlätta överlämning till nästa skift vid en längre utdragen händelse. Ledningsorganisationen måste förstärka sitta användande av WIS (webbaserat informationssystem) i vardagen för att det skall fungera i kris. Samverkan/Externa aktörer Kommunens ledningsorganisation skall samverka med externa aktörer. Detta följer också av kommunens geografiska områdesansvar. En förteckning finns i bilaga 7 viktiga telefonnummer. Naturligtvis kan även fler bli aktuella beroende av händelsens art. Behovet av samverkan med bl a räddningstjänst, polis och landsting skall särskilt uppmärksammas. 7

Informationsplan Snabb, korrekt och saklig information skall ges hög prioritet. Informationschefen leder och samordnar den externa och interna informationsverksamheten. Informationsplan vid extraordinär händelse kommer under mandatperioden att revideras för att på ett effektivt sätt ta nytta av vår nyinrättade medborgarservice och för att så långt det är möjligt mera likna Plan för allvarlig händelse detta för att bättre följa ansvars-, likhets- och närhetsprinciperna. Vid en extraordinär händelse kan informationskontoret på krisledningsnämndens uppdrag ta över de enskilda förvaltningarnas/verksamheternas/bolagens ansvar för både intern och extern information/kommunikation. Service Som stöd för ledningsorganisationens verksamhet skall vissa servicefunktioner vara tillgodosedda. Dessa omfattar i första hand: Kommunledningskontoret Medborgarservice Tekniska kontoret Funktionerna skall i första hand lösas med ordinarie personal inom nämnda verksamhetsområden vilka ledningsorganisationen äger rätt att knyta till sin verksamhet om situationen så kräver. Teknikstöd För ledningsorganisationens verksamhet krävs att olika former av teknikstöd tillgodoses. Detta skall i första hand ordnas i ledningslokalerna inrymda i IT-kontorets sammanträdesrum och utbildningslokal. Dessa funktioner omfattar bl a: Säkrad elförsörjning Förberedelser för upplysningscentral Smart board Datorer/internet/intranät Telefoni RAKEL WIS Telefax Säkerhetsskydd Kommunen skall tillse att det inom dess verksamhetsområde finns ett tillfredsställande säkerhetsskydd för uppgifter och förhållanden av betydelse för rikets säkerhet. 8

POSOM Sandviken har en kommunalt samordnad grupp med ledningsuppdrag för socialt och psykiskt omhändertagande av oskadade vid större olyckor och katastrofer som sker inom eller utanför Sandvikens kommun, en så kallad POSOM-grupp. Målet för det psykiska och sociala omhändertagandet som POSOM arbetar med är att försöka förebygga den psykiska ohälsa som kan bli resultatet av en traumatisk händelse. Frivillig resursgrupp I kommunen finns en etablerad frivillig resursgrupp (FRG) som kan ställa upp vid extraordinära händelser. Förråd med viss materiel finns på Skogsfruvägen 22. Att tänka på: frivilliga kan vara till stor hjälp men ibland också vara till besvär. De tillför ny kompetens men är ofta oprövade, inte vana att samverka med myndigheter osv. Det uppstår ibland oklara ansvarsförhållanden. Varje ny aktör betyder en ny instans att informera och involvera i beslutsprocesser. Man bör noga överväga om man skall ta in hjälp från frivilliga och inte automatiskt acceptera. Däremot måste frivilliga hanteras med respekt och tas omhand ordentligt. Spontanfrivilliga kan tas emot på ett ordnat sätt av FRG. Utbildning och övning Utbildning och övning är viktiga verktyg för att öka förmågan att hantera oönskade händelser. Detta behöver inte ta så mycket tid i anspråk men för att det skall vara meningsfullt måste alla som ingår i den organisation som skall utbildas/övas kunna avsätta tid vid tillfället. För att det skall vara möjligt behövs en god framförhållning. Rekommendationen är att kommunen gör en övningsplan för varje mandatperiod där det skall framgå när kommunledning, förvaltningar och bolagens verksamheter skall öva, typ av övning och ansvarig för övningen. Alla verksamheter skall genomföra någon form av utbildning/övning varje år. Förslag på sammanhållen övningsplanering under mandatperioden: År 1 År 2 År 3 År 4 Revidering av planer, utbildning i krishanteringssystemet, ledningsmetodik m.m. Larm- och startövning Ledningsövning i seminarieform Ledningsövning i spelform 9

Resursförteckning Förteckning av externa resurser kan nås via Gästrike Räddningstjänst och SOS Alarm. Interna resursförteckningar finns framförallt hos Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB. Tekniska kontoret kan vara lämpliga avropare av resurser. Uppdatering av bilagor Bilagor etc i denna plan skall ses över och uppdateras minst en gång per år eller när situationen så påkallar. Ansvarig: kommunledningskontoret. Bilagor: 1. Styrdokument 2. Risk- och sårbarhetsanalys 3. Plan för allvarlig händelse 4. Krisledningsnämnd 5. Reglemente 6. Krislednings- och informationsgrupp 7. Viktiga telefonnummer 8. Dagboksblad, meddelandeblankett, avveckling 10