Malmö stad Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen 1 (1) Datum 2013-05-30 Vår referens Ann Andersson Ekonomichef Tjänsteskrivelse Intern kontrollplan 2013-07-01 2013-12-31 Ärende 11 2013-293 Sammanfattning Intern kontroll syftar till att nämnder och styrelser med rimlig grad av säkerhet ska fastställa att mål inom följande kategorier uppnås: Verksamhetsstyrning Tillförlitlig finansiell rapportering Efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter Förslag till beslut Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden föreslås besluta att godkänna föreliggande Intern kontrollplan 2013-07-01 2013-12-31 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Intern kontrollplan 2013-07-01 2013-12-31 Beslutsplanering Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden 2013-07-01 Ärendet Se separat bilaga. Ansvariga Eva Ahlgren Gymnasie- och vuxenutbildningsdirektör SIGNERAD
1 Intern kontroll 2013-07-01 2013-12-31 Den interna kontrollen är ett instrument för att säkerställa att mål, policys och rutiner efterlevs när det gäller verksamhetsstyrning, finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Intern kontroll handlar om att på en rimlig nivå säkerställa: Att verksamheten lever upp till målen och är kostnadseffektiv Att informationen om verksamheten och om den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig Att de regler och riktlinjer som finns följs Att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs. Internkontrollen i Malmö stad bygger på den s.k. COSO-modellen (Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission). Modellen identifierar ett antal för den interna kontrollen väsentliga beståndsdelar. Kontrollmiljö den omgivning som den interna styrningen och kontrollen verkar i eller påverkas av. Riskanalys de bedömningar och analyser av risker, möjligheter och framgångsfaktorer som ledningen gör. Kontrollåtgärder de åtgärder och rutiner som utarbetas för att fel ska upptäckas, åtgärdas och även förebyggas. Information och kommunikation grundläggande förutsättningar för att styrningen ska fungera. Tillsyn uppföljning med rapportering om styrningens effekter på verksamheten. Kontrollmiljö Den interna kontrollen ska sättas in i rätt sammanhang, d v s den omgivning som den interna kontrollen verkar i och påverkas av. Kontrollmiljön påverkas av såväl formella som informella faktorer. Exempel på formella faktorer är lagar, förordningar och delegationsordning. Exempel på informella är intern kultur, värdegrund och ledarskap. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden fullgör de uppgifter som enligt skollagen och andra författningar ankommer på skolstyrelsen och som avser gymnasieskola och vuxenutbildning samt övriga frivilliga utbildningsformer. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden har även ansvar för frågor som rör sambandet mellan de obligatoriska skolformerna och de frivilliga skolformerna. Nämnden handhar bidrag till fristående skolor inom de frivilliga skolformerna.
2 Övergripande riskbedömning Till grund för arbetet ligger riskanalysen. Genom denna identifieras och värderas riskerna som kan ha en signifikant negativ påverkan på organisationens mål, finansiella ställning eller varumärke. Beroende på vad som ingår i verksamheten och hur den är strukturerad kan flera riskanalyser behöva genomföras i olika delar av verksamheten. Den riskbedömning som ligger till grund för föreliggande förslag bygger på erfarenheter och resultat inom kvalitetsarbetet, arbetsmiljöarbetet samt arbetet med intern kontroll. Under år 2013 kommer skolorna att fortsätta kvalitetsarbetet. De olika processerna som behandlas delas in i huvud- och stödprocess. Huvudprocess Trygghet och trivsel Elevernas ansvar för eget lärande Arbetssätt och lärarroll Kunskaper och färdigheter Delaktighet Stödprocess Organisation Styrning och ledarskap Kommunikation Kompetens Resursutnyttjande Image Syftet är att på ett strukturerat sätt ta fram väl underbyggt material för resursprioriteringar och andra utvecklingsinsatser. Kvalitetsarbetet kräver delaktighet av alla på en enhet, vilket skapar förutsättningar för en bred förankring. Arbetssättet innebär också möjligheter till extern utvärdering samt samarbete med andra kommuner. Arbetsmiljöpolicyn anger gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens övergripande mål för arbetsmiljöarbetet samt beskriver grundläggande principer och arbetsformer för hela organisationens systematiska arbetsmiljöarbete. Detta gäller såväl personal som elever/studerande. Intern kontroll övriga delar som inte täcks inom kvalitetsarbetet och arbetsmiljöarbetet. För att gradera risk och väsentlighet används nedanstående modell där man gör en bedömning av sannolikheten för avvikelser samt en bedömning av konsekvenserna vid en avvikelse. Därefter multipliceras värdena man fått fram och på så vis får man en fingervisning om vilka behov av åtgärder som finns. Sannolikhet för avvikelse Konsekvens vid avvikelse 1 Inte trolig/sannolik 1 Försumbar 2 Mindre trolig/sannolik 2 Lindrig 3 Möjlig 3 Kännbar 4 Trolig/sannolik 4 Allvarlig/kritisk 1-3 Inga åtgärder krävs. Denna risk accepteras. 4-8 Rutinen/processen hålls under särskild uppsikt. Riskerna noteras. 9 12 Rutinen/processen tas med i internkontrollplanen. Eventuellt behövs en översyn av rutin/process och/eller utbildning. Riskerna reduceras. 16 Omedelbar åtgärd krävs. Minimera riskerna.
3 Kontrollåtgärder Intern kontroll består i praktiken av många olika rutiner och kontrollaktiviteter. Det är både sådana som är inbyggda i det löpande arbetet och särskilda uppföljande kontrollinsatser vid bestämda tidpunkter. Kontrollaktiviteterna syftar till att förebygga, upptäcka och korrigera fel och brister. Gemensamma kontrollmål HR Under 2010 påbörjades införandet av gemensamma arbetssätt och ett nytt IT-stöd på HR-området omfattande samtliga chefer och medarbetare i Malmö stad. Detta föranledde att kommunstyrelsen beslutade om gemensamma kontrollmål för verksamhetsåren 2011 och 2012 avseende rutiner för säkerställande av upprätthållande av en god intern kontroll kopplat till det nya arbetssättet och införandet av det nya ITstödet. Bedömningen görs att det finns anledning att även för 2013 arbeta med säkerställande av rutiner på HR-området. Gemensamma kontrollmål år 2013 inom HR-området: Att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning Syftet med granskningen är att kontrollera att det finns rutiner för att följa upp att medarbetare har registrerat sin frånvaro såväl i HRutan som att anmälan har gjorts till arbetsplats. Att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende semester Syftet med granskningen är att kontrollera att det finns rutiner för att följa upp att semesterutläggning sker enligt semesterlagen och AB (Allmänna bestämmelser), innebärande att minst 20 semesterdagar vid helårsanställning ska ha lagts ut senast den 30 september. Ansvarig: HR-chef Omorganisation De omfattande organisationsförändringar som är beslutade och som ska träda i kraft från och med halvårsskiftet 2013 kommer att ställa stora krav på såväl den nya som den överlämnade organisationen när det handlar om överföring/mottagande av viktig information och kunskap avseende verksamhet och ekonomi. Gemensamma kontrollmål år 2013 med anledning av omorganisationen: Att överlämnande nämnder säkerställer rutiner för överlämnande av information och kunskaper till den nya organisationen
4 Att mottagande nämnder säkerställer rutiner för att ta emot information och kunskaper från de nämnder som avslutar sin verksamhet vid halvårsskiftet Ansvarig: Förvaltningschef Intern kontroll Under 2012 genomfördes en översyn av ekonomistyrning och intern kontroll i sdf Kirseberg. I sin rapport ger Ernst & Young utifrån sin analys följande förslag till förbättringar; att väsentliga risker i verksamheterna måste integreras i det interna kontrollarbetet och att de förtroendevalda bör involveras i riskanalysen. Stadskontorets bedömning är att förbättringsförslagen inte är relevanta endast för Kirseberg, utan i större eller mindre omfattning gäller hela organisationen. Gemensamma kontrollmål år 2013 avseende arbete med intern kontroll och riskanalyser: Att säkerställa rutiner för att väsentliga risker i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet Att säkerställa rutiner för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen Ansvarig: Förvaltningschef Gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens egna interna kontrollmål Utbytesplan avseende datorer Kontroll av att respektive verksamhetsområde följer upprättad utbytesplan. Under de senaste åren har det genomförts en betydande IT-satsning avseende datorer. Under 2013 kommer premium plattform att införas avseende administrativa datorer. 4 3 12 Ansvarig: IT-samordnare Inköp av ekologiska och etiskt certifierade produkter Rutiner kring inköp av ekologiska och etiskt certifierade produkter följs i enlighet med kommunens ramavtal. Ansvarig: Avdelningschef för fysisk miljö
5 Redovisning av förskott och utlägg Förskott beviljas vid särskilda händelser när betalning av planerad aktivitet måste ske med kontanta medel. Det används när kontantbehovet bedöms vara kortvarigt eller när behovet är av mindre omfattning. Rutiner för redovisning av förskott och utlägg följs. Ansvarig: Avdelningschef för ekonomi och kvalitet Inköp>1 basbelopp inom driftsbudgeten Kontroll av inköp inom driftsbudgeten över ett basbelopp inte faller inom ramen för vad som är investeringar. Definition på anläggningstillgång är enligt Lagen om kommunal redovisning en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. Anläggningstillgången ska tas upp till det belopp som motsvarar utgifterna för tillgångens förvärv eller tillverkning. Ansvarig: Avdelningschef för ekonomi och kvalitet Inköp via handkassor (nytt) För att samordna rutinerna kring inköp via handkassor har Malmö stad tagit fram nytt dokument (lathund) för handkassor som behandlar typ av inköp, som gäller från 1 januari 2013. Detta kommer att vara ett komplement till redan befintliga processbeskrivningar för handkassor som finns på respektive förvaltning. Uppföljning av att handkassorna används i enlighet med Malmö stads nya lathund. Ansvarig: Avdelningschef för ekonomi och kvalitet Elevskyddsombud Uppföljning av skolornas elevskyddsombud. Elevskyddsombuden är representanter för elever och ska tillsammans med andra på skolan arbeta för att bättre arbetsmiljö ur ett elevperspektiv. Elevskyddsombuden väljs av eleverna för att på bästa sätt representera dem i skolans arbete för att förbättra arbetsmiljön.
6 Ansvarig: HR-chef Skyddad identitet (nytt) Skyddade personuppgifter är Skatteverkets samlingsrubrik för tre skyddsmarkeringar: sekretessmarkering, kvarskrivning och fingerade personuppgifter. En personuppgift som omfattas av sekretess hos en myndighet kan bli offentlig om den tas in i t.ex. en dom, ett protokoll eller annat beslut. En person med skyddade personuppgifter bör vara mycket noggrann med att kontrollera om en uppgift som lämnas till en annan myndighet blir sekretesskyddad hos den myndigheten. Den enskilde ansvarar själv för att upplysa om eventuella skyddade personuppgifter. Säkerställa att rutiner följs vid hantering av skyddade personuppgifter i Malmö stads ITsystem. 3 4 12 Ansvarig: Avdelningschef för planering och antagning Tilläggsbelopp (nytt) För en elev som har ett omfattande behov av särskilt stöd kan skolan utöver grundbeloppet ansöka om ett tilläggsbelopp. Tilläggsbeloppet ska endast avse ersättning för extraordinära stödåtgärder som inte har koppling till den vanliga undervisningen. Uppföljning av att beviljade tilläggsbelopp används enligt ansökan. 3 4 12 Ansvarig: Avdelningschef för planering och antagning Säkerställa inventarieförteckningen i samband med flyttningar (nytt) Under år 2013 kommer det att ske ett flertal flyttningar, vilket innebär att inventarier kommer att flyttas och vissa fall utrangeras. Det är viktigt att inventarieförteckningen uppdateras med anledning av dessa förändringar. Ansvarig: Avdelningschef för fysisk miljö
7 Likabehandling (nytt) Alla skolor måste ha ett målinriktat arbete för att aktivt främja elevers lika rättigheter och möjligheter. Skolorna måste också arbeta förebyggande dels mot kränkande behandling, dels mot diskriminering och trakasserier som har samband med kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller funktionsnedsättning. Uppföljning av att Likabehandlingsplaner finns samt att dessa uppfyller de lagstadgade kraven. 3 4 12 Ansvarig: Respektive rektor Information och kommunikation Ett system för intern kontroll behöver tydlig och löpande information och kommunikation mellan medarbetare och ledning. Förtroendevalda behöver information för att kunna besluta, följa upp, och vid behov omprioritera. Medarbetare behöver information om uppdrag, ansvar, förutsättningar, rutiner m m. Ledningen behöver informationen för att kunna styra. Tillsyn Det är viktigt med en kontinuerlig uppföljning och utvärdering som säkrar att systemet hålls aktivt och förbättras. Regelbunden rapportering behövs för att ledningen ska kunna anpassa styrningen till uppkomna situationer. Uppföljning bör ske kontinuerligt, som ett naturligt led i den dagliga verksamheten och vid behov genom särskilda utvärderingar eller granskningar. Om brister av väsentlig karaktär upptäcks ska dessa rapporteras med omedelbar verkan så att åtgärder kan sättas in för att komma till rätta med de uppkomna problemen. Under 2013 kommer uppföljning av intern kontroll för perioden januari till juni att göras i juni för de nämnder som upphör vid halvårsskiftet. Nya nämnder beslutar om internkontrollplan för perioden 1/7 31/12 2013.