Bilaga 5A Införande stockholm.se Stadsledningskontoret It-avdelningen Ragnar Östbergs Plan 1 105 35 Stockholm Växel 08-508 29 000 www.stockholm.se
Innehåll 1 Inledning 4 1.1 Allmänt 4 1.2 Struktur för Införandet 4 1.3 Leverantörens preliminära plan för Införandet 5 2 Leverantörens åtaganden 5 3 Stadens åtaganden 7 4 Planering av Införandet 7 5 Etablering 8 6 Överföring av Tjänsterna 8 7 Projektavslut 9 8 Särskilda områden 10 8.1 Allmänt 10 8.2 Överföring av befintlig katalogtjänst 10 8.3 Införande av Tjänster för Stadens Pedagogiska Verksamheter 10 8.4 Realisering av Stadens målarkitektur 10 8.5 Etablering av rutiner och stöd inklusive fakturering 10 8.6 Leverans och klientmanagering av smartphones och surfplattor 11 8.7 Service Desk som SPOC för Stadens huvudsakliga leveranser av it-tjänster 11 8.8 Programvaruinventering 12 8.9 Koordinering av avveckling av befintliga datorer 12 9 Organisation och samverkan 12 9.1 Projektet 12 9.2 Delprojekt och Milstolpar 13 9.3 Styrgrupper och samverkan 13 10 Testning och leveransgodkännande 14 10.1 Allmänt 14 10.2 Systemtester och integrationstester 14 10.3 Acceptanstest 14 10.4 Leveranstest 15 10.5 Leveransverifiering 15 11 Ersättning för Införandet 16 12 Försenat Införande 16 12.1 Leverantörens försening 16 12.2 Stadens försening 17 12.3 Innehållande av betalning och vite 17 2 (21) Upphandling GSIT 2.0
13 Avvecklingsplan för befintliga datorer 19 Upphandling GSIT 2.0 3 (21)
1 Inledning 1.1 Allmänt Definitioner som används i detta dokument har den betydelse som anges i Bilaga 1 (Begrepp och definitioner). I denna bilaga framgår krav rörande Införandet av Avtalet och Tjänsterna. Tjänsterna beskrivs i Bilaga 6A (Generella krav på Tjänsterna) samt Bilaga 8A (Arbetsplatssystem), Bilaga 8B (Serveroch applikationsdrift), Bilaga 8C (Service Desk) och Bilaga 8D (Tjänster för Stadens Pedagogiska Verksamheter). Enligt de Styrande Målen för Tjänsterna ska Tjänsterna införas på ett sätt som säkerställer ett effektivt, välplanerat och punktligt Införande med ett minimum av störningar och avbrott i Stadens verksamheter eller Tjänsterna. Bilagan är skriven utifrån antagandet att befintlig leverantör och Leverantören inte är densamma. Om den befintliga leverantören och Leverantören är samma företag ska Leverantören likafullt driva ett projekt i enlighet med förutsättningarna nedan för att säkerställa att leveransen fullt ut anpassas till de förutsättningar som gäller i detta Avtal. Leverantören ska vid Införandet ta i beaktande den avvecklingsplan som finns etablerad med den befintliga leverantören avseende tidpunkter för avveckling av befintliga datorer, se vidare avsnitt 13 Avvecklingsplan för befintliga datorer och anpassa Införandet därefter. Införandet av Tjänsterna omfattar Stadens förvaltningar och bolag, enligt vad som följer av Bilaga 2 (Deltagande förvaltningar, bolag och stiftelser). Införandet omfattar även de Tjänster som ska levereras till Stadens Pedagogiska Verksamheter enligt Bilaga 17 (Stadens Pedagogiska Verksamheter). 1.2 Struktur för Införandet På övergripande nivå struktureras Införandet i form av ett projekt. Etablering och Överföring sker i form av olika delprojekt, exempelvis för respektive verksamhet eller per Tjänst. Delprojekten för Etablering och Överföring ska grupperas i fyra (4) Milstolpar. Indelningen sker utifrån delprojektens karaktär, omfattning och när i tid de ska utföras. Milstolparna ligger även till grund för ersättningen för Införandet enligt avsnitt 11 Ersättning för Införandet. 4 (21) Upphandling GSIT 2.0
1.3 Leverantörens preliminära plan för Införandet Till denna Bilaga 5A (Införande) kommer Leverantörens beskrivning och preliminära plan, för hur Införandet ska genomföras, att bifogas som Bilaga 5B (Leverantörens preliminära plan för Införandet). Leverantörens beskrivning och plan för Införande ska baseras på Leverantörens metodik samt erfarenhet från införandeprojekt som liknar Införandet och följa den struktur och de krav som anges i denna bilaga. Den preliminära planen kommer att uppdateras och fastställas under planering av Införandet gemensamt mellan Leverantören och Staden. Staden ska alltid äga rätten att slutligt godkänna den framtagna planen, som efter Stadens godkännande blir den slutliga planen för Införandet och därmed ersätter Leverantörens preliminära plan för Införande. Leverantören ska redovisa en preliminär plan för Införandet inklusive projektorganisation. Planen ska följa den struktur och de krav som anges i denna bilaga. Planen ska innehålla föreslagna delprojekt samt ordning och beroenden mellan delprojekten. Planen ska innehålla Leverantörens förslag på tidplan och förslag på Avtalade Leveransdagar för Införandets olika delprojekt. Delprojekten ska vara beskrivna så att omfattning, organisation, kriterier för godkännande och tidsplan med aktiviteter tydligt framgår. Delprojektplanerna ska beskriva beroenden till Staden, Stadens Övriga Leverantörer och nuvarande leverantör. Den preliminära planen för Införandet ska innehålla beskrivningar av hur Leverantören planerar Införandet av de särskilda områden som nämns i denna Bilaga 5A (Införande). Av den preliminära planen ska tydligt framgå vilka förväntningar Leverantören har på Staden, nuvarande leverantör samt Stadens Övriga Leverantörer. Planen ska på ett trovärdigt sätt visa att hur Leverantören kommer säkerställa att Tjänsterna uppfyller Avtalade Specifikationer vid givna datum. 2 Leverantörens åtaganden Leverantören är huvudansvarig för Införandet och ska därmed arbeta för att Införandet sker enligt den omfattning och de tidpunkter som anges i denna bilaga. Upphandling GSIT 2.0 5 (21)
Leverantören är ansvarig för att utföra alla uppgifter, som enligt God Branschpraxis, ingår i denna typ av införande och som krävs för att Leverantören ska införa Avtalet och Tjänsterna i tid, oavsett om dessa uppgifter explicit anges nedan eller inte. Leverantören ska bedriva Införandet på ett sådant sätt att störningar i Stadens verksamhet samt i Stadens Pedagogiska Verksamheter minimeras. Störning för Användare ska minimeras i möjligaste mån genom att bland annat planera kritiska aktiviteter då belastningen i verksamheterna är låg. Det är av största vikt att Stadens verksamheter är informerade om förändringar som påverkar dem. Leverantören ansvarar för att aktiv kommunicera aktiviteter som påverkar Användarna. Under Införandet ska Leverantören samverka med befintlig leverantör, Stadens Övriga Leverantörer och Stadens Pedagogiska Verksamheters leverantör. Leverantören är ansvarig för att samverka och vara behjälplig vid planering av befintlig leverantörs avveckling. Leverantören ska etablera planer och rutiner för kommunikation, avvikelsehantering, kvalitetssäkring, test, riskhantering och liknande stödprocesser för att säkerställa ett effektivt Införande. Leverantören ska planera och säkerställa samtliga resurser som krävs för att utföra arbetet med Införandet. Leverantören ska vidare säkerställa att nödvändiga kunskaper samt färdigheter för tillhandahållandet av Tjänsterna identifieras och tas över från den befintliga leverantören. Leverantören är medveten och accepterar att tjänster, motsvarande Tjänsterna, innan Införandet har tillhandahållits av befintlig leverantör och Stadens Övriga Leverantörer samt att vissa Tjänster inte har förekommit. Leverantören ska säkerställa att Leverantörens resurser får åtkomst till de system, verktyg och platser som krävs för att utföra arbetet under Införandet. Detta involverar Staden, befintlig leverantör samt Stadens Övriga Leverantörer och ställer därför krav på att dessa behov kommuniceras i god tid. Leverantören ansvarar också för att, under Införandet, följa Stadens säkerhetskrav i sitt arbete, enligt Bilaga 10 (Säkerhet) och Bilaga 11 (Riktlinje Informationssäkerhet). 6 (21) Upphandling GSIT 2.0
3 Stadens åtaganden Stadens ansvar vid Införandet begränsar sig till att tillhandahålla befintlig information och dokumentation om verksamhet och system samt erbjuda tillgång till de nätverk och lokaler som krävs för att Leverantörens arbete med Införandet. Staden ska genomföra de beställningar som krävs under Införandet. Staden ansvarar för att tillsätta Stadens projektorganisation för Införandet. 4 Planering av Införandet Leverantören ska, i samverkan med Staden, upprätta den slutliga planen för Införandet, som utgör en detaljerad plan där Införandets omfattning och avgränsningar framgår. Den planeringen ska ta hänsyn och samordnas med befintliga leverantörens plan för Avveckling. Leverantören ansvarar för att minst, men inte begränsat till, följande kriterier ska vara uppfyllda under planeringen: den slutliga planen för Införandet har godkänts av Staden, projektdirektiv med mätbara mål samt en plan med en tydlig beskrivning av projektets omfattning och avgränsningar har upprättats, projektets styrgrupp är tillsatt och första styrgruppsmötet har genomförts, Leverantören har inkommit med bemanningsplan med namngivna individer för samtliga angivna roller enligt Bilaga 3 (Styrning och planering), Leverantören ska ha etablerat kontakter med Stadens befintliga leverantör samt med Stadens Övriga Leverantörer, kriterier för Leveransgodkännande ska ha definierats och överenskommits, och Avtalad Leveransdag för Införandet som helhet liksom Avtalad Leveransdag för respektive delprojekt under Etablering och Överföring har definierats och överenskommits. När samtliga kriterier är uppfyllda ska Leverantören genom dokumentation påvisa detta och inhämta skriftligt godkännande från Staden. Upphandling GSIT 2.0 7 (21)
Planeringen ska avslutas senast sextio (60) dagar efter Avtalsdagen. 5 Etablering Leverantören ska genomföra nödvändiga förberedelser och etablera nödvändig infrastruktur, rutiner, processer samt verktyg för att kunna ta över ansvaret för Tjänsterna och börja tillhandahålla Tjänsterna enligt Avtalet. Leverantören ansvarar för att minst, men inte begränsat till, följande kriterier ska vara uppfyllda under Etablering: samtliga nivåer av Samverkan enligt Bilaga 3 (Styrning och planering) har etablerats och samtliga sådana samverkansforum har hållit inledande möten, Leverantören har genomfört verksamhetskartläggning och informationsinsamling gällande exempelvis Tjänster, Användare och behörigheter som ligger som grund för Överföring, och Tjänster är förberedda för att kunna beställas och tillhandahållas enligt Avtalet. När kriterierna ovan är uppfyllda ska Leverantören genom dokumentation påvisa detta och inhämta skriftligt godkännande från Staden innan Överföring av Tjänsterna får påbörjas. 6 Överföring av Tjänsterna Leverantören ska under Överföringen ta över ansvaret för Tjänsterna och säkerställa att Tjänsterna uppfyller avtalade villkor. Överföring av Tjänsterna kan exempelvis ske genom delprojekt per verksamhet eller per Tjänst som Leverantören och Staden bedömer mest lämpligt. Staden och Leverantören ska komma överens om vilka Tjänster och verksamheter som omfattas av respektive delprojekt under Överföringen. Överföring av en Tjänst eller en verksamhet som är beroende av delprojekt inom Etableringen får inte genomföras förrän dessa delprojekt inom Etableringen är godkända. I Överföringen ska nödvändiga anpassningar av rutiner och mallar för beställning för berörd verksamhet göras av Leverantören. Bland annat ska innehåll i form av Tjänster, utrustning, Applikationer, behörigheter och liknande fastställas för de användarprofiler som 8 (21) Upphandling GSIT 2.0
ska kunna beställas i form av beställningspaket i enlighet med Bilaga 8C (Service Desk), av varje verksamhet. Leverantören ansvarar för att minst, men inte begränsat till, följande kriterier ska vara uppfyllda under Överföringen: mötesstruktur och mötesfrekvens enligt Bilaga 3 (Styrning och planering) har överenskommits mellan Parterna och dokumenterats av Leverantören, och Effektiv Leveransdag har fastställts. Överföring får tidigast påbörjas 2017-01-01. Leveranser av surfplattor och smartphones ska kunna påbörjas per 2017-08-01 eller senare datum som Staden beslutar, dock senast 2018-08-01. Surfplattor och smartphones ska kunna beställas i Portalen från och med 2017-08-01. Managering av smartphones och surfplattor ska påbörjas senast 2017-08-01. Överföring i sin helhet ska vara slutförd och samtliga delprojekt ska ha uppnått Effektiv Leveransdag senast 2018-10-31. 7 Projektavslut Under projektavslut sker avslutande aktiviteter såsom erfarenhetsåtervinning och sammanställning av dokumentationen. Leverantören ansvarar för att minst, men inte begränsat till, följande kriterier ska vara uppfyllda under projektavslut: all dokumentation ska vara upprättad och tillgänglig för Staden, aktiviteter för erfarenhetsåtervinning har genomförts och dokumenterats, Leverantören ska ha överlämnat ansvaret från sin projektorganisation till drift- och förvaltningsorganisation, och slutrapport har godkänts av Staden. När kriterierna ovan är uppfyllda ska Leverantören genom dokumentation påvisa detta och inhämta skriftligt godkännande från Staden. Senast sextio (60) dagar efter Effektiv Leveransdag för det sista delprojektet ska kriterierna enligt ovan vara uppfyllda. Upphandling GSIT 2.0 9 (21)
8 Särskilda områden 8.1 Allmänt Vissa områden kommer att kräva särskilt fokus vid Införandet. Införandet för dessa områden antas bli komplext och kan kräva särskilda typer av arbetsinsatser. Leverantören ska för dessa områden säkerställa en säker Etablering och Överföring utan allvarliga avbrott eller negativ påverkan på tidplanen. 8.2 Överföring av befintlig katalogtjänst Leverantören ska ta över ansvaret för befintlig katalogtjänst enligt Bilaga 8A (Arbetsplatssystem) och säkerställa att användar-id:n och behörigheter med mera tas med från nuvarande leverans under Införandet. 8.3 Införande av Tjänster för Stadens Pedagogiska Verksamheter Leverantören ansvarar för Införande av Tjänsterna i Bilaga 8D (Tjänster för Stadens Pedagogiska Verksamheter). Av särskild vikt är att Leverantören vid Införandet ska koordinera Införandet med det införande som Stadens Pedagogiska Verksamheters leverantör genomför för att Tjänsterna till Användare i Stadens Pedagogiska Verksamheter ska fungera fullt ut. 8.4 Realisering av Stadens målarkitektur Stadens målarkitektur påverkar Införandets komplexitet då den innebär förändringar utifrån hur nuvarande it-miljö i Staden är uppsatt. Tidigare var Stadens it-miljö och Stadens Pedagogiska Verksamheters it-miljö gemensam, men i samband med Införandet sker en splittring av dessa båda it-miljöer. Leverantören ska bedriva Införandet på ett sådant sätt att målarkitekturen realiseras. 8.5 Etablering av rutiner och stöd inklusive fakturering Staden är en stor och komplex organisation vilket ställer krav på att Leverantören under Införandet tar höjd för att arbetet med Införandet av exempelvis Portalen, beställningsrutiner, samverkan, rapportering och uppföljning kommer att vara komplext. De beställningspaket och beställningsbara tjänster som ska finnas i 10 (21) Upphandling GSIT 2.0
Portalen ska implementeras under Införandet. Detta omfattar också fakturering och fakturamatchning. 8.6 Leverans och klientmanagering av smartphones och surfplattor Leverantören ska under Införandet ta över ansvaret för managering av samtliga Stadens Klienter enligt Bilaga 8A (Arbetsplatssystem). Ansvaret för managering omfattar även befintliga klienter i form av smartphones och surfplattor som ägs av Staden. Befintliga smartphones och surfplattor ska ominstalleras mot Leverantörens Tjänster. Leverantören ska under Införandet även ta över ansvaret för leveranser av surfplattor och smartphones i enlighet med Bilaga 8A (Arbetsplatssystem). Smartphones och surfplattor är inte en del av nuvarande leverans och kommer kräva samverkan med befintlig leverantör av dessa tjänster samt leverantören av ServiceCentrum. 8.7 Service Desk som SPOC för Stadens huvudsakliga leveranser av it-tjänster Leverantören ska under Införandet av Service Desk enligt Bilaga 8C (Service Desk) överta ansvaret för Service Desk från leverantören av ServiceCentrum omfattande Service Desk för följande leveranser: drift- och installationstjänster för datakommunikationsnät, systemdrift och systemförvaltning av centrala verksamhetssystem, telefoni, och terminaler (smartphones, surfplattor och mobiltelefoner). Det gäller specifikt att Leverantören har en nära samverkan med befintlig leverantör av ServiceCentrum och leverantörerna av respektive leverans ovan för att säkerställa en väl fungerande Service Desk i enlighet med Bilaga 8C (Service Desk). I samband med Överföring av Tjänsterna ska Leverantören även ta över ansvaret för Användarnas samtliga kontakter med ServiceCentrum för att minimera Införandets påverkan på Användarna och för att säkerställa tydlighet kring var Användarna ska vända sig vid supportbehov. Detta gäller även om ansvaret för Service Desk enligt detta avsnitt inte är fullt överfört från leverantören av ServiceCentrum. Upphandling GSIT 2.0 11 (21)
8.8 Programvaruinventering Leverantören ska införa verktyg för programvaruinventering enligt Bilaga 6A (Generella krav på Tjänsterna). I detta arbete ska Leverantören aktivt samverka med Stadens licensåterförsäljare. 8.9 Koordinering av avveckling av befintliga datorer Stadens befintliga leverantör ansvarar för att omhänderta befintliga datorer som ersätts i samband med överföringen. Staden har tillsammans med Stadens befintliga leverantör tagit fram en avvecklingsplan för datorer som framgår av avsnitt 13 Avvecklingsplan för befintliga datorer. Leverantören ska i sin planering av Överföringen ta hänsyn till avvecklingsplanen. Stadens syfte med att tillhandahålla nedanstående uppgifter är att underlätta för Leverantören att planera för Införandet och säkerställa att Leverantörens leverans av datorer är koordinerad med avvecklingen av befintliga datorer för att Användarna alltid ska kunna nyttja Tjänsterna. Det antal datorer som framgår i avvecklingsplanen avser de antal datorer som Stadens befintliga leverantör ska avveckla. Antalet datorer som ska avvecklas kan skilja något från det slutliga antalet som Leverantören ska tillhandahålla inom ramen för Avtalet. Staden vill understryka att de uppgifter som redovisas i avvecklingsplanen speglar ett nuläge och kan komma att uppdateras i slutliga planeringen av Införandet. 9 Organisation och samverkan 9.1 Projektet På övergripande nivå struktureras Införandet i form av ett projekt med ingående delprojekt. Leverantören är ansvarig för att planera, driva och följa upp projektet samt ingående delprojekt i enlighet med planen för Införandet och detaljerade tidsplaner samt att löpande rapportera till projektets styrgrupp. 12 (21) Upphandling GSIT 2.0
Leverantören ska tillsätta en överföringsansvarig som är operativt ansvarig för Införandet i sin helhet. 9.2 Delprojekt och Milstolpar Leverantören ansvarar för att driva och leda delprojekten för Etablering och Överföring av Tjänsterna. Varje delprojekt ska ha en delprojektplan, vilken ska granskas och godkännas av projektet. Parterna ska, under planeringen, fastställa Avtalad Leveransdag för respektive delprojekt och senare genom testning och leveransverifiering fastställa Effektiv Leveransdag. Delprojektplanerna ska minst innehålla beskrivning av omfattning, organisation, kriterier för godkännande och tidplan med aktiviteter. Av delprojektplanen ska också framgå till vilken av de fyra (4) Milstolparna enligt avsnitt 11 Ersättning för Införandet som delprojektet hör. Staden kommer att tillsätta erforderliga resurser centralt och lokalt för respektive verksamhet som kommer utgöra kontaktytor gentemot delprojekten. Leverantören ska arbeta med Staden centralt och lokalt för att säkerställa ett välfungerande Införande för samtliga bolag och förvaltningar. 9.3 Styrgrupper och samverkan Projektet rapporterar till en operativ styrgrupp, vilken består av representanter från Leverantören och Staden. Den operativa styrgruppen säkerställer att projektet är i linje med den slutliga planen för Införandet. Den operativa styrgruppen är ansvarig för att ta beslut om projektet inom planens ramar. Den operativa styrgruppen rapporter i sin tur till en formell styrgrupp bestående av representanter på kontraktsnivån från båda Parter. Den formella styrgruppen godkänner och beslutar om eventuella förändringar av planen samt godkänner projektets resultat. Upphandling GSIT 2.0 13 (21)
10 Testning och leveransgodkännande 10.1 Allmänt Följande tester ska genomföras: Leverantörens Systemtester och integrationstester i utvecklingsoch/eller testmiljö, Stadens Acceptanstester i produktionsliknande miljö, Leverantörens Leveranstester i produktionsmiljö, och Stadens leveransverifiering i produktionsmiljö. Innan Överföring av Tjänsterna ska Leverantören i samråd med Staden och befintlig leverantör genomföra så kallade nollmätningar för tjänsterna i Bilaga 8A (Arbetsplatssystem), Bilaga 8B (Serveroch applikationsdrift), Bilaga 8C (Service Desk) och Bilaga 8D (Tjänster för Stadens Pedagogiska Verksamheter). Nollmätningar innebär att exempelvis tiden för inloggning, eller svarstider undersöks i befintliga miljön. Under Överföringen av Tjänsterna ska Leverantören genomföra nya mätningar för att identifiera och kunna åtgärda eventuella försämringar gentemot nollmätningarna. 10.2 Systemtester och integrationstester Leverantören ska genomföra nödvändiga Systemtester och integrationstester i relevant utvecklings- och/eller testmiljö i syfte att säkerställa att Tjänster, system och Applikationer fungerar som avsett. När Leverantören genomfört sina Systemtester och integrationstester med godkända resultat ska Leverantören skriftligen meddela Staden att Acceptanstest kan påbörjas. 10.3 Acceptanstest Staden genomför Acceptanstester i syfte att säkerställa att Tjänsterna överensstämmer med Avtalad Specifikation inför driftsättning. Leverantören ska säkerställa att de Tjänster som är föremål för Acceptanstest är tillgängliga i produktionsliknande miljö. Acceptanstest ska påbörjas senast tio (10) Arbetsdagar efter Leverantörens skriftliga meddelande om godkända resultat av Systemtester och integrationstester och pågå i högst tjugoen (21) kalenderdagar. 14 (21) Upphandling GSIT 2.0
Staden ska utan dröjsmål under Acceptanstestperioden meddela Leverantören när levererade Tjänster avviker från Avtalad Specifikation. Godkänner Staden inte leveransen, ska Staden skriftligen ange vilka avvikelser från Avtalad Specifikation som medför att leveransen inte godkänns. Leverantören ska åtgärda de avvikelser som föreligger från Avtalad Specifikation. Om Staden så begär och avvikelsen är väsentlig, ska nytt Acceptanstest genomföras. Staden ska senast vid Acceptanstestperiodens utgång skriftligen meddela Leverantören huruvida Acceptanstesterna godkänns eller inte. Om Staden inte gett ett sådant skriftligt meddelande, ska Acceptanstesterna anses godkända tio (10) Arbetsdagar efter Acceptanstestperiodens utgång. 10.4 Leveranstest Efter att Staden meddelat att Acceptanstester har genomförts med godkända resultat kan driftsättning ske med efterföljande Leveranstester. Leverantören ska genomföra Leveranstester för att säkerställa att driftsättning fungerat på avsett sätt. 10.5 Leveransverifiering Efter att Leverantören meddelat att Leveranstest har genomförts med godkända resultat och att leveransverifiering kan påbörjas startar leveransverifieringsperioden. Leveransverifiering ska ske per delprojekt. Leveransverifieringsperioden ska vara minst trettio (30) kalenderdagar under vilken tillhandahållandet av Tjänsterna ska uppfylla Avtalad Specifikation för respektive Tjänst. Leverantören ska senast fem (5) kalenderdagar efter leveransverifieringsperiodens slut tillhandahålla statistik över inträffade incidenter och händelser samt uppfyllnad av Servicenivåer i beslutat format för rapportering. På detta sätt visar Leverantören inte bara att Tjänsterna är etablerade utan också att mätning och rapportering fungerar i enlighet Avtalet. Om Tjänsterna under leveransverifieringsperioden inte uppfyller Avtalad Specifikation, ska Staden skriftligen underrätta Leverantören om detta och i meddelandet ange vilka delar som inte uppfylls. Upphandling GSIT 2.0 15 (21)
Staden ska meddela Leverantören huruvida leveransverifieringen godkänns eller inte. Effektiv Leveransdag är den dag då: (a) Tjänsterna och tillhandahållandet av Tjänsterna ingående i delprojekt godkänns av Staden, eller (b) Leveransverifieringsperioden för delprojekt har upphört utan att Staden har gjort befogad anmärkning inom tio (10) Arbetsdagar efter leveransverifieringsperiodens utgång, eller (c) Leverantören har åtgärdat påtalade fel och brister, samt vid behov på nytt utfört Leveranstest och meddelat Staden att leverans har skett, varpå en ny leveransverifieringsperiod för delprojekt genomförts med godkänt resultat. 11 Ersättning för Införandet Allt arbete med Införandet ersätts genom en fast avgift enligt vad som framgår av Bilaga 9 (Prislista). Ersättning för Införandet betalas ut enligt följande modell: tio (10) procent betalas ut när planeringen är avslutad och godkänd av Staden, sjuttio (70) procent betalas ut vid fyra Milstolpar fördelade utifrån den slutliga planen för Införandet. Utbetalning sker först efter Effektiv Leveransdag för samtliga delprojekt kopplade till respektive Milstolpe. Den fjärde utbetalningen sker först efter Effektiv Leveransdag för det sista delprojektet, och tjugo (20) procent betalas ut när projektavslut är godkänd av Staden. 12 Försenat Införande 12.1 Leverantörens försening Leverantören ska säkerställa att Effektiv Leveransdag inte infaller efter Avtalad Leveransdag för respektive delprojekt. Om Leverantören befarar att Avtalad Leveransdag inte kommer att nås, ska Leverantören skyndsamt 16 (21) Upphandling GSIT 2.0
(a) informera Staden om anledningen därtill, (b) informera Staden om konsekvenserna därav, och (c) vidta alla rimliga åtgärder, inklusive tillhandahållande av extra resurser, som krävs för att säkerställa att delprojektet kan genomföras så snart som rimligen är möjligt. För tydlighets skull ska det noteras att ett meddelande om förväntad försening enligt ovan inte befriar Leverantören från det ansvar eller de skyldigheter som Avtalet ålägger denne vid försening. 12.2 Stadens försening Vid försening som beror på omständigheter hänförliga till Staden enligt villkoren i Avtalet, ska Leverantören ha rätt att skjuta fram Avtalad Leveransdag för berört delprojekt i den utsträckning som sådan omständighet fördröjt Leverantörens arbete. 12.3 Innehållande av betalning och vite 12.3.1 Allmänt Leveransförsening föreligger om en Effektiv Leveransdag inträffar senare än Avtalad Leveransdag, och detta beror på Leverantören eller något förhållande på dennes sida. Leveransförsening föreligger också om planeringen respektive projektavslut inte fullgörs inom överenskommen tidsram. Om Leverantören är försenad, och denne inte har rätt att skjuta fram tidpunkten för leverans, har Staden rätt att innehålla betalning och utkräva vite från Leverantören i enlighet med vad som föreskrivs nedan. Dröjsmål på grund av försening i ett delprojekt innebär inte per automatik en försening i projektet. 12.3.2 Innehållande av betalning Staden har rätt att innehålla betalning av den ersättning som ska utgå för Införandet under förutsättning att leveransförsening föreligger och att detta beror på Leverantören eller något förhållande på dennes sida. Stadens rätt att innehålla betalning av ersättning sträcker sig till dess att kriterierna uppfyllts och godkänts. Om Leverantörens försening överstiger tio (10) veckor, har Staden rätt att säga upp Avtalet på saklig grund i enlighet med avsnitt 19.3.2 i huvudavtalet. Upphandling GSIT 2.0 17 (21)
12.3.3 Vite Vite utgår för respektive delprojekt, under förutsättning att leveransförsening föreligger och att detta beror på Leverantören eller något förhållande på dennes sida. Vite vid leveransförsening i respektive delprojekt utgår med en (1) procent av det belopp som utgörs av ersättningen för den Milstolpe delprojektet tillhör, per påbörjad vecka som förseningen varar. För det fall en Milstolpe innehåller flera delprojekt ska beloppet delas lika mellan samtliga i Milstolpen ingående delprojekten. För undvikande av tvivel ska exempelvis beloppet för vitesberäkning för försenat delprojekt som ingår i en Milstolpe som innehåller fyra (4) delprojekt ska anses utgöra en fjärdedel av ersättningen för den Milstolpen. Eventuella viten faktureras av Staden alternativt avräknas från ersättningen för Införandet. Om Leverantörens försening överstiger tio (10) veckor, har Staden rätt att säga upp Avtalet på saklig grund i enlighet med avsnitt 19.3.2 i huvudavtalet. 12.3.4 Ersättning för merkostnader Om Staden på grund av Leverantörens försening behöver anlita tjänster från exempelvis tredje part, till exempel genom att begära en förlängd tjänsteleverans från en tidigare leverantör, har Staden rätt att utkräva ersättning för dessa merkostnader från Leverantören i den mån de överstiger vite som utgått för förseningen. 12.3.5 Maximalt vite och skadestånd Förseningsvite under Införandet kan maximalt utgå med det högsta av tio (10) miljoner kronor, alternativt med femton (15) procent av Leverantörens totala ersättning för Införandet. Till undvikande av missförstånd gäller att om Leverantörens försening leder till skada för Staden, utgår skadestånd enligt huvudavtalets avsnitt 18 (Påföljder, ansvar och ansvarsbegränsningar). Dock gäller att utbetalat vite ska avräknas eventuellt skadestånd. 18 (21) Upphandling GSIT 2.0
13 Avvecklingsplan för befintliga datorer Nedanstående tabell är befintliga leverantörens plan från december 2015 för avveckling av befintliga datorer per verksamhet. För undvikande av missförstånd, de uppgifter som redovisas i detta avsnitt 13 speglar ett läge från december 2015 och kan komma att uppdateras till följd av förändringar som sker i verksamheterna efter december 2015. Verksamhet Sep 2017 Okt 2017 Nov 2017 Dec 2017 Jan 2018 Feb 2018 Mars 2018 Kommunala bolag med dotterbolag AB Familjebostäder 382 AB Stockholmshem 386 AB Stokab 23 Bostadsförmedlingen i Stockholm AB 153 Micasa Fastigheter i Stockholm AB 103 S:t Erik Försäkrings AB 17 S:t Erik Livförsäkring AB 8 S:t Erik Markutveckling AB 7 AB Svenska Bostäder 412 Skolfastigheter i Stockholm AB, SISAB Stockholm Business Region AB 245 105 Stockholm Globe Arena Fastigheter AB 19 Stockholm Vatten 682 Stockholms Hamn AB 292 Upphandling GSIT 2.0 19 (21)
Stockholms Stads Parkering AB 80 Stockholms Stadshus AB 20 Stockholms Stadsteater AB 263 Fackförvaltningar Revisionskontoret 21 Stadsledningskontoret 573 Valnämnden 4 Exploateringskontoret 364 Fastighetskontoret 230 Kyrkogårdsförvaltningen 84 Miljöförvaltningen 258 Serviceförvaltningen 400 Socialförvaltningen 845 Idrottsförvaltningen 249 Kulturförvaltningen 866 Stadsbyggnadskontoret 450 Stockholms stadsarkiv 110 Trafikkontoret 424 Äldreförvaltningen 95 Överförmyndarnämnden 32 Arbetsmarknadsförvaltningen 900 Stadsdelsförvaltningar Bromma 416 Enskede-Årsta-Vantörs 658 20 (21) Upphandling GSIT 2.0
Farsta 399 Hägersten-Liljeholmens 479 Hässelby-Vällingby 574 Kungsholmens 320 Norrmalms Rinkeby-Kista Skarpnäcks Skärholmens Spånga-Tensta Södermalms 230 570 238 397 414 570 Älvsjö 167 Östermalms 311 Stiftelser Stiftelsen Hotellhem i Stockholm 0 Total 208 1 706 1881 1 817 1 692 4 070 3471 Upphandling GSIT 2.0 21 (21)