Projekt Öppen publicering

KAROLINSKA INSTITUTET UNIVERSITETSBIBLIOTEKET Projekt Öppen publicering Att analysera publiceringsmönster och kostnader för open access vid Karolinska Institutet Darlene Duterrier, Frida Jakobsson, Lars Nordesjö 2018-06-20

Innehåll Inledning... 3 Publiceringsdata... 4 Data... 4 Metod... 4 Resultat... 8 Slutsatser... 14 Rekommendationer... 14 Data från ekonomisystemet... 16 Inledning... 16 Metod... 17 Resultat per leverantör... 19 Resultat genomgång av fakturor... 22 Diskussion av resultatet... 23 Open APC Sweden... 24 Slutsatser... 25 Rekommendationer... 25 Förlagsdata... 27 Inledning... 27 Metod... 27 Resultat... 27 Förlagens egna APC-siffror... 28 Diskussion av resultatet... 29 Slutsatser... 30 Rekommendationer... 31 Jämföra data mellan olika datakällor... 32 Uppskattad kostnad via publiceringsdata... 32 Försök att matcha data mellan olika källor... 32 Total cost of publication... 33 Förslag till hantering av flöden för avtal med OA-komponenter... 35 Inledning... 35 Rekommendationer... 35 Slutsatser och rekommendationer... 36 Slutsatser... 36 1

Rekommendationer... 37 Bilaga 1: Mejl till förlag... 38 Bilaga 2: Kontaktade förlag för leverans av APC-data... 39 Bilaga 3: Flödesschema för OA-avtal... 40 2

Inledning Projektuppdraget som ligger till grund för denna rapport var att kartlägga och analysera mönster och kostnader för open access-publicering vid Karolinska Institutet. Rapporten kan användas som ett underlag i KIB:s utformande av strategier för att möta de förändringar som nu sker i övergången från ett prenumerationsbaserat till ett öppet vetenskapligt publiceringssystem. KIB kan även utgå från underlaget i de strategiska diskussionerna om open access (OA) med andra intressenter på KI. Vi har testat olika metoder och utgått från tre olika datakällor: publiceringsdata, data från KI:s ekonomisystem och data som vi har begärt in från förlagen. I rapporten redogör vi för var och en av datakällorna och vilka resultat de gav. Utifrån detta explorativa arbetsätt har vi landat i ett antal metoder som är gångbara i ett fortsatt arbete, men har också upptäckt en hel del svårigheter och problem med datat. Vi testade även att jämföra data mellan de olika källorna. Projektgruppen fick under projektets gång i uppgift att ge ett förslag till hantering av flöden för avtal med OA-komponenter. Dessa förslag återfinns i den senare delen av rapporten och kompletteras med ett flödesschema. Till sist ger vi ett antal rekommendationer för hur KIB skulle kunna arbeta vidare med en kontinuerlig uppföljning av publiceringsmönster och -kostnader för open access samt vilka förutsättningar som i så fall behöver finnas på plats. 3

Publiceringsdata För att undersöka publiceringsmönster kring OA-publicering på KI har vi tagit data kring KI:s publicering av artiklar och kopplat detta till OA-data. Vi kommer i texten referera till detta data som publiceringsdatat. Det har handlat om att matcha data kring publicering från KI:s bibliometrisystem med data om OA-status på artikelnivå från tjänsten Unpaywall. Detta har gjorts genom ett explorativt arbetssätt som startade våren 2017 och fortfarande pågår. Under våren 2018 gjordes matchningar vid två tillfällen som ligger till grund för publiceringsdatat i rapporten. Data KI:s bibliometrisystem KI:s bibliometrisystem innehåller data från Web of Science (WoS) och PubMed om vetenskapliga artiklar (articles och reviews) från 1995 och framåt skrivna av forskare affilierade till KI. Från bibliometridatat har vi kunnat få ett uttag över KI-artiklar som publicerats under de tidsperioder som vår undersökning gäller. 1 I detta uttag har vi kunnat få relevanta data såsom DOI, publiceringsdatum, tidskriftnamn, förlag och uppgift om ifall en artikel har en corresponding author som är affilierad till KI. Unpaywall Unpaywall (tidigare oadoi) är en datatjänst som samlar in och tillhandahåller OA-relaterad data på artikelnivå. För närvarande finns data om över 17,5 miljoner artiklar i databasen. Tjänsten är öppet tillgänglig via internet och bygger sitt data dels på andra öppna källor som CrossRef och DOAJ, men enligt egen beskrivning framför allt genom att själva samla in data direkt från tidskriftssajter och repositorier. Vi har använt oss av det öppna REST API som Unpaywall tillhandahåller för att kunna hämta data från tjänstens databas. Från Unpaywall kan man plocka data om OA-status (är artikeln OA eller inte, och om OA, vilken typ), eventuell OA-licens samt OA-status för tidskriften (gold, hybrid eller closed). Unpaywall har undan för undan förbättrat sin datakvalitet. Som öppen resurs och med den goda datakvalitet som tjänsten nu har, ger den tidigare oanade möjligheter till att sammanställa OA-data. Metod Genom att matcha på DOI, som finns i båda datakällorna, har vi kunnat komplettera informationen från bibliometrisystemet med data från Unpaywall om varje enskild KI-artikels OA-status. Om man tittar på samtliga KI-artiklar 2 för åren 2010-2017 rör det sig om runt 44 000 artiklar. Metodologiskt har vi inspirerats främst av artikel från tidigt 2018, Open access levels: a quantitative exploration using Web of Science and oadoi data 3, där författarna precis som vi får ut OA-statistik genom att matcha data över publicerade artiklar med data från Unpaywall. OA-kategorier Vi nämner i rapporten olika begrepp för tidskrifter med avseende på innehållet av OA-artiklar i dem. I tabell 1 nedan är en sammanställning av in i olika kategorier av OA för tidskrifter. 1 Se dock avsnittet Brister, s. 6. 2 KI-artikel=artikel där minst en medförfattare är affilierad till KI. 3 Bosman, J. & Kramer, B. (2018) Open access levels: a quantitative exploration using Web of Science and oadoi data https://peerj.com/preprints/3520/ 4

Tabell 1. Sammanställning av definitioner av OA-kategorier för tidskrifter. Tidskriftskategori Gold-tidskrift ( ren OA-tidskrift) Hybrid-tidskrift Prenumerationstidskrift Definition Innehåller enbart OA-artiklar Prenumerationstidskrift som medger möjlighet att publicera artikel OA. Inga OA-artiklar. Vad det gäller open access på artikelnivå finns det flera olika sätt att definiera och kategorisera. Allra grövst kan man ur OA-synpunkt dela in artiklar i två kategorier: OA och Closed (ej OA). OA-artiklar är fritt tillgängliga 4, medan Closed kräver betalning för åtkomst och läsning. Eftersom det finns många olika former av OA med olika förutsättningar brukar den delas upp i underkategorier: oftast gold, hybrid, green. En komplicerande faktor är hur man ska definiera dessa kategorier. En grunddefinition av OA-kategorier finns i en artikel av Piwowar et al. från 2017 5 : Tabell 2. Sammanställning av definitioner av OA-kategorier för artiklar, baserad på Piwowar et al. (2017). OA-kategori Definition Gold Artikel publicerad i en OA-tidskrift. Fritt tillgänglig, öppen licens 6. Hybrid Fritt tillgänglig artikel med öppen licens i en prenumerationstidskrift. Green Artikel publicerad i prenumerationstidskrift, men med fritt tillgänglig kopia i öppet repositorium. Bronze Artikel gratis att läsa på förlagets webbsida, men utan öppen licens. Closed Artikel i prenumerationstidskrift. Ej fritt tillgänglig, ej öppen licens. Bronze OA Kategorin bronze, ett nyare tillskott, är en kategori som kan behöva förklaras närmare. Den utgörs av de artiklar som kategoriseras som OA, men saknar uppgift om OA-licens (CC-licens eller liknande). I denna kategori hamnar då artiklar som är sk. delayed OA, dvs. att en prenumerationstidskrift valt att i efterhand (ofta flera år efter publiceringen) göra artiklar fritt tillgängliga. Däremot ligger upphovsrätten hos sådana artiklar kvar hos förlaget eftersom artiklarna ursprungligen publicerades icke-oa. CC- eller annan sk. öppen licens saknas därmed. En annan viktig aspekt är att det heller inte betalats för att göra dessa artiklar OA. Inte heller har författarna medvetet valt att publicera sin artikel som OA, utan tvärtom som closed. Enligt den definition som vi har valt att gå på räknas denna typ av artiklar in som OA, trots att de inte är OA i ett licenshänseende. I kategorin bronze hamnar också artiklar som skulle kunna vara hybrid OA (OA-artikel i hybridtidskrift) men där uppgift om OA-licens saknas därför att Unpaywall helt enkelt inte lyckats samla in den. Alltså blir Bronze-kategorin lite av en slasktratt, och innehåller potentiellt en okänd 4 Dvs. både gratis att läsa och åtkomliga utan restriktioner via internet. 5 Piwowar, H. et al. (2017), The state of OA: A large-scale analysis of the prevalence and impact of Open Access articles https://peerj.com/articles/4375/ 6 En öppen licens medger sk. reuse rights. De flesta betydande forskningsfinansiärer kräver idag OApublicering med öppen licens. 5

andel hybridartiklar. I och med detta kan man säga att mängden hybridartiklar i OA-undersökningar med data från Unpaywall är minst så stor som den som redovisas. I andra sammanställningar där bronze-kategorin i motsats till vår saknas, räknas i stället allt i denna kategori in i hybridkategorin. Samtliga OA-artiklar i prenumerationstidskrifter, alltså även sådana som är delayed OA och sådana där uppgift om OA-licens saknas, har räknats som hybrid OA. Det har gjort att mängden hybridartiklar har sett ut att vara större än den egentligen är. Detta gör att vår undersökning kanske visar mindre andel hybrid OA än vad tidigare undersökningar gjort, men vi menar att den är mer med sanningen överensstämmande. Green OA En annan konsekvens av hur datat från Unpaywall är strukturerat är att mängden green OA skiljer sig från många tidigare OA-undersökningar. Det beror på att Unpaywall betecknar en artikel som green OA endast om det är den enda formen av OA som finns för den artikeln, en slags green only. En artikel publicerad som gold eller hybrid OA kan samtidigt vara parallellpublicerad som green OA. I tidigare datakällor har det varit svårt att särskilja dessa publiceringar med två olika former av OA, med konsekvensen att samma artikel har kunnat räknas två gånger, både som gold/hybrid och som green. Detta räknefel har då också gjort att den totala mängden OA sett ut att vara större än den i själva verket är. Definitionen av green i tabell 2 är i enlighet med green only, och det är också det vi menar med green i vår sammanställning. Avgränsningar Projektdirektivet föreslog att vi skulle titta på utvecklingen av OA under senaste fem åren. Dock hade vi redan innan projektet sattes igång börjat jobba på data för åren 2010-2017, och därmed bestämde vi att låta datat för OA-publiceringen i vår sammanställning spänner över detta tidsintervall. Topplistorna över OA-tidskrifter och förlag i avsnittet Resultat nedan bygger dock på data över åren 2012-2017. En generell fråga är om man ska redovisa alla artiklar som har en medförfattare med KI-affiliering, eller bara de som har en KI-affilierad corresponding author. Vill man uppskatta kostnader för OApublicering med hjälp av publiceringsdata så gör man grundantagandet att det är lärosätet som artikelns corresponding author tillhör som har betalat en APC. Vi vet av erfarenhet att det inte är så i alla fall, men allra oftast. Då är det alltså artiklar med KI-affilierade corresponding authors som är relevant att titta på. När det gäller publiceringsdatat utgår också vi i denna undersökning från antagandet eller definitionen att där det finns en corresponding author affilierad till KI, så är det också KI som betalat APC:n. I sammanställningen nedan bygger siffrorna på undersökning av alla KIartiklar om det inte uttryckligen står att det baseras enbart på artiklar med KI-affilierad corresponding author. Brister Vi förlitar oss i denna undersökning helt på datat från bibliometrisystemet och Unpaywall. Dock har såväl bibliometridatat som Unpaywall-datat sina brister, utifrån våra ändamål. Vi tar upp de viktigaste här i punktform. 6

Bibliometridatat Innehåller endast artiklar inkluderade i WoS och PubMed, vilket nog täcker den allra största delen av KI:s produktion av artiklar. Vissa ämnesområden (psykologi, pedagogik, med mera) som det publiceras artiklar inom på KI finns dock inte med. Inte heller KI-artiklar publicerade i mindre seriösa eller nystartade, ännu inte indexerade, tidskrifter kommer med. Artiklar som enbart är indexerade i Pubmed, men inte i WoS saknar uppgift om corresponding author. Dessa artiklar har inte kunnat inkluderas i de delar av kartläggningen som enbart tittar på artiklar av KI-affilierade authors. Det rör sig om ca 3% av alla KI-artiklar. Vissa KI-artiklar i bibliometrisystemet saknar uppgift om DOI, och har då inte heller kunnat inkluderas i vår kartläggning. Även detta handlar om ca 3% av alla KI-artiklar. Tyvärr finns i nuläget ingen användbar data om finansiär. Det finns dock planer på att jobba med att detta data ska kunna bli av bättre kvalitet. Det vore mycket intressant att även kunna göra analyser av OA-mönster utifrån uppgift om finansiärer. Unpaywall-datat När det gäller de allra senaste åren kan man anta att datat från Unpaywall kommer att ändras (dvs. blir mer komplett) över tid. Detta gäller främst kategorin bronze och i viss mån green, två kategorier som till sin natur släpar efter. Kurvorna för dessa kategorier för de senaste åren dyker (för bronze från 2015, för green från 2016), med effekten att andelen closed skjuter brant uppåt. Med tiden får man anta att andelen green och framför allt bronze ökar, andelen closed minskar och kurvorna då får ett förhållande som mer liknar övriga år. Detta är viktigt att ha med sig när man tittar på resultatet. Gold- och hybridartiklar däremot har sin OA-status klar vid publicering och där är alltså datat komplett även för senaste åren. Unpaywall höstar OA-data från en stor mängd källor, och vi har under undersökningens gång upptäckt att datat inte alltid stämmer. Det kan å ena sidan handla om artiklar som kategoriseras som OA där vi inte hittat någon fritt tillgänglig artikel (framför allt inom kategorin bronze). Å andra sidan kan det finnas artiklar som är OA, men som Unpaywall inte lyckats identifiera som detta. Det kan dock vara svårt att uppskatta hur stor denna felmarginal är. 7

Resultat Vi börjar med att titta på utvecklingen av de olika OA-kategorierna bland produktionen av alla KIartiklar under åren 2010-2017. Vad kan man då se för tendenser? Diagram 3500 3000 2500 2000 1500 1000 Closed Gold Hybrid Bronze Green 500 0 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Figur 1. Diagrammet visar KI:s OA-publicering 2010-2017 uppdelat på OA-kategori. 60% 50% 40% 30% 20% 10% Closed Gold Hybrid Bronze Green 0% 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Figur 2. Visar också KI:s OA-publicering 2010-2017 uppdelat på OA-kategori, men här i procent. Som redan poängterats avviker kurvorna nedåt för bronze från 2015 och framåt och för green för 2017, medan closed i motsvarande grad avviker uppåt. Detta beror förmodligen på ännu ofullständiga data. 8

Annars är den starkaste ihållande tendensen att det som man kan betrakta som den medvetet publicerade OA:n gold, hybrid och green ökar (med undantag då för green under 2017). Detta följer ett internationellt mönster. Man kan också konstatera att mängden gold-artiklar är större än mängden hybridartiklar. Detta är kanske en annorlunda bild jämfört med många andra typer av sammanställningar av OA-publicering från senaste åren, men beror på att det med Unpaywall blivit möjligt att bryta ut kategorin bronze, den icke-medvetet publicerade OA:n, från hybrid-kategorin, där den i tidigare kartläggningar gömts sig, och därmed kan sägas ha pressat upp hybrid-kategorin på ett felaktigt sätt. Bryter man ut de starkast ökande kategorierna gold och hybrid, som utgör vad man skulle kunna kalla den medvetet publicerade och betalda OA:n, så ser man tendensen ännu tydligare. 1400 1200 1000 800 600 Gold Hybrid 400 200 0 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Figur 3. Utvecklingen 2010-2017 för kategorierna gold och hybrid (medvetet publicerad och betald OA) för alla KI-artiklar, för att göra den stadiga ökningen för dessa OA-kategorier ännu tydligare. 9

700 600 500 400 300 Gold_CA_KI Hybrid_CA_KI 200 100 0 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Figur 4. Visar också utvecklingen av gold och hybrid 2010-2017, fast här för artiklar med KI-affilierad corresponding author. Både för figurerna 3 och 4 ser man den stadiga ökningen. Det är ingen större skillnad på kurvorna för alla KI-artiklar som för artiklar med KI-affilierad corresponding author, förutom att hybrid-kategorin i figur 4 ovan uppvisar en platå mellan 2014-2015, för att sedan öka markant. Vi vet inte exakt vad som ligger bakom den utvecklingen, men en spekulation till den markanta ökningen från 2015 är det sk. Springer Compact-avtalet från 2016 och framåt? Det innebär en möjlighet att publicera sig i ett stort antal hybrid-tidskrifter från Springer utan kostnad för corresponding authors knutna till anslutna lärosäten, och bör ha bidragit till att antalet hybrid-publiceringar ökar jämfört med innan. En ännu tydligare bild av OA:s andel av den totala mängden KI-artiklar får man kanske av stapeldiagrammet i figur 5 på nästa sida. Här ser man att mängden closed minskar ända fram till 2016, för att sedan öka 2017. Detta beror med sannolikhet, som nämnt, på att datat ännu inte är komplett. 10

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 56% 51% 49% 46% 43% 42% 42% 51% 8% 9% 10% 8% 7% 9% 7% 8% 20% 19% 14% 6% 21% 23% 24% 24% 14% 15% 11% 12% 8% 7% 5% 4% 8% 11% 15% 17% 18% 19% 20% 21% 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Closed Green Bronze Hybrid Gold Figur 5. Stapeldiagram av KI:s OA-publicering 2010-2017 uppdelat på OA-kategori. Motsvarar figur 2, men i stapelform. Topplistor över tidskrifter och förlag Gold-tidskrifter 2012-2017 Tabell 3. Gold-tidskrifter där flest KI-affilierade corresponding authors publicerade artiklar 2012-2017. Placering Tidskrift Antal Förlag artiklar 1 PLoS ONE 867 Public Library of Science (PLoS) 2 Scientific Reports 192 Springer Nature 3 BMJ Open 135 BMJ 4 BMC Public Health 103 Springer Nature 5 Frontiers in Immunology 46 Frontiers Media SA 6 Global Health Action 43 Informa UK Limited 7 Nature Communications 39 Springer Nature 7 BMC Health Services Research 39 Springer Nature 9 Cell Death and Disease 33 Springer Nature 10 BMC Musculoskeletal Disorders 32 Springer Nature 10 Arthritis Research & Therapy 32 Springer Nature 10 BMC Medical Education 32 Springer Nature 13 BMC Psychiatry 31 Springer Nature 13 BMC Infectious Diseases 31 Springer Nature 15 BioMed Research International 30 Hindawi Limited 11

16 Acta Orthopaedica 29 Informa UK Limited 16 International Journal of Environmental Research and 29 MDPI AG Public Health 18 Nucleic Acids Research 28 Oxford University Press (OUP) 19 Cell Reports 27 Elsevier BV Som synes är PLoS ONE den överlägset allra vanligaste rena OA-tidskriften att publicera sig i för KIaffilierade corresponding authors under åren 2012-2017. Förlag med flest Gold-artiklar 2012-2017 Tabell 4. De förlag hos vilka flest gold-artiklar publicerats av KI-affilierade corresponding authors 2012-2017. Placering Förlag Antal artiklar 1. Springer Nature (inklusive BioMed Central) 1212 2. Public Library of Science (PLoS) 941 3. Frontiers Media SA 202 4. BMJ 135 5. Informa UK Limited 105 6. Elsevier BV 103 7. Hindawi Limited 94 8. MDPI AG 78 9. Oxford University Press (OUP) 36 10. Wiley-Blackwell 24 11. elife Sciences Organisation, Ltd. 23 12. Ovid Technologies (Wolters Kluwer Health) 22 13. Acta Dermato-Venereologica 20 14. Dove Medical Press Ltd. 19 14. JMIR Publications Inc. 19 16. Medknow 13 17. PeerJ 12 18. The Feinstein Institute for Medical Research (North Shore LIJ Research 9 Institute) 19. The Company of Biologists 7 19. SAGE Publications 7 12

Hybridtidskrifter 2012-2017 Tabell 5. Hybridtidskrifter där flest KI-affilierade corresponding authors publicerade artiklar 2012-2017. Placering Tidskrift Antal Förlag artiklar 1. Proceedings of the National Academy of Sciences 116 Proceedings of the National Academy of Sciences 2. Journal of Internal Medicine 112 Wiley-Blackwell 3. The Journal of Immunology 53 The American Association of Immunologists 4. Acta Oncologica 52 Informa UK Limited 5. International Journal of Cancer 50 Wiley-Blackwell 6. Journal of Biological Chemistry 43 American Society for Biochemistry & Molecular Biology (ASBMB) 7. Journal of Neuroscience 39 Society for Neuroscience 8. BMJ 36 BMJ 9. Journal of Rehabilitation Medicine 35 Acta Dermato-Venereologica 10. The European Journal of Public 34 Oxford University Press (OUP) Health 11. British Journal of Cancer 32 Springer Nature 12. Blood 31 American Society of Hematology 12. American Journal of Epidemiology 31 Oxford University Press (OUP) 14. Nephrology Dialysis 30 Oxford University Press (OUP) Transplantation 15. International Journal of 27 Oxford University Press (OUP) Epidemiology 15. The Journal of Clinical 27 The Endocrine Society Endocrinology & Metabolism 17. Acta Paediatrica 27 Wiley-Blackwell 18. Cerebral Cort.ex 26 Oxford University Press (OUP) 18. European Heart Journal 26 Oxford University Press (OUP) Förlag med flest hybridartiklar 2012-2017 Tabell 6. De förlag hos vilka flest hybridartiklar publicerats av KI-affilierade corresponding authors 2012-2017. Placering Förlag Antal artiklar 1. Wiley-Blackwell 847 2. Oxford University Press (OUP) 522 3. Springer Nature 505 4. Elsevier BV 460 5. Informa UK Limited 194 6. Ovid Technologies (Wolters Kluwer Health) 190 7. Proceedings of the National Academy of Sciences 116 13

8. SAGEPublications 106 9. BMJ 105 10. Impact Journals, LLC 77 11. American Society for Microbiology 76 12. American Physiological Society 72 13. American Society for Biochemistry & Molecular Biology 66 (ASBMB) 14. American Association for Cancer Research (AACR) 60 15. American Medical Association (AMA) 55 16. The American Association of Immunologists 53 16. Cambridge University Press (CUP) 53 18. American Diabetes Association 40 19. The Endocrine Society 39 19. Society for Neuroscience 39 Slutsatser Slutsatser av själva resultatet är att den medvetet publicerade och betalda OA-publiceringen, dvs. kategorierna gold och hybrid, ökat under alla de år vi undersökt och ser ut att fortsätta göra det. Vi har nu för första gången en slag helhetsbild av publiceringsmönstren vad gäller OA på KI, och kan med den kunskapen utforma strategier för att ta oss an den situationen. Beslut om vad som är rätt väg att gå för att bäst stödja KI:s forskning kan nu fattas på grundval av fakta. För att få fram en helhetsbild av mönster för KI:s OA- publicering, som kan inkludera green, bronze och closed, är det just publiceringsdata som behöver analyseras. Genom det OA-data som numera finns öppet tillgängligt genom Unpaywall går det att göra denna typ av kartläggning av OApublicering på ett helt annat sätt än vad som tidigare varit möjligt, både vad det gäller skala och noggrannhet. Om KIB följer upp datat från denna undersökning med jämna mellanrum och dessutom arbetar med att förbättra datakvalitén kommer vi har en bra bild av mängden OA i KI:s publicering och fördelningen mellan olika OA-kategorier. Användningen av publiceringsdata för att med hjälp av snittpriser beräkna kostnader för OApublicering är möjlig, men känns mindre träffsäkert än att leta fram faktiska betalningar via ekonomisystem och förlag. Det kan dock användas för att sätta ett slags uppskattad högsta-siffra för OA-publiceringen. Rekommendationer Fortsätt att med jämna mellanrum göra sammanställning av KI:s OA-publicering på detta sätt, med data från bibliometrisystem och Unpaywall, för att kunna följa utvecklingen. Kanske undersökning på halvårsbasis är ett lagom intervall. En fördjupad arbetsinsats kring datakvaliteten i publiceringsdatat. Vi har under undersökningens gång upptäckt att det finns brister i datat från Unpaywall. Det skulle kräva 14

en viss, men ändå begränsad arbetsinsats, och skulle kunna göras i linje med arbete som Gabor Schubert gjort för SUB:s räkning, och som finns utlagt på Figshare. 7 Undersöka möjligheten att koppla data om en artikels finansiär till publiceringsdatat. Finansiärsdata finns redan idag i bibliometridatat, men är av så pass dålig kvalitet (det finns flera olika namnformer för en och samma finansiär) att det inte går att använda. Enligt uppgift ska en arbetsinsats göras för att förbättra datakvaliteten på finansiärsdatat i bibliometrisystemet i höst. Koppla citeringsdata från bibliometrisystemet till publiceringsdatat. Det finns undersökningar som kan visa på citeringsgrad kopplat till OA-status till exempel Vetenskapsrådets rapport Vetenskaplig produktion. 8 Detta bör vara möjligt att göra eftersom citeringsdata på artikelnivå redan finns i bibliometrisystemet. På längre sikt skulle KIB kunna utveckla ett grafiskt gränssnitt för att en frågeställare själv kan ställa in parametrar i datat att undersöka och få resultatet presenterat i ett visuellt gränssnitt. Detta skulle kunna göras genom att behandla datat i R och koppla ett verktyg som Shiny, som kan presentera data visuellt, till detta. Det här skulle kräva en viss utvecklingsinsats från KIB:s sida, men skulle vara värdefullt inte minst i de situationer där man med kortare varsel behöver undersöka data på mer specifik nivå, till exempel utifrån förlag, enskilda tidskrifter och år i samband med avtalsförhandlingar gentemot vissa förlag. 7 https://figshare.com/articles/open_access_status_of_articles_at_stockholm_university_2012-2017/5938246 8 Vetenskapsrådet (2018) Vetenskaplig produktion analys av det vetenskapliga forskningssystemet https://www.vr.se/analys-och-uppdrag/vi-analyserar-och-utvarderar/alla-publikationer/publikationer/2018-06- 01-vetenskaplig-produktion----analys-av-det-vetenskapliga-forskningssystemet.html 15

Data från ekonomisystemet Inledning KIB och KI har saknat en överblick över mycket APC:er (avgifter för open access-publicering) som betalas till de vetenskapliga förlagen. APC:erna debiteras forskarna direkt och kommer på enskilda fakturor som hanteras av administrativ personal på någon av KI:s 22 institutioner. Det är forskarna vid institutionerna (via statsanslag eller externa finansiärer) som står för APC-kostnaderna och den administrativa hanteringen av dessa. Biblioteket har stått för kostnader och administration av tidskriftsprenumerationer och medieinköp, och har därmed kunskap om hur stora prenumerationskostnaderna är. Men dessa är bara en del av kostnaderna som går till förlagen. För att få en bild över den totala kostnaden som går till varje förlag bör prenumerationskostnader och APC-kostnader slås samman. I en strävan att få en bättre överblick över APC-kostnaderna, införde KI i april 2016 ett särskilt konto i ekonomisystemet Agresso: konto 5726 publiceringskostnader, Open Access (benämns hädanefter som OA-kontot ). Vikten av att få en nationell överblick över APC-kostnaderna understryks av Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF) och de kom i maj 2017 med en rekommendation om att lärosätena bör skapa ett särskilt konto där kostnader förknippade med open access-publicering bokförs. 9 Kungliga biblioteket fick 2018 ett nytt uppdrag av regeringen att sammanställa de totala utgifterna för vetenskaplig publicering för universitet och högskolor och då särskilt beakta prenumerationskostnader, publiceringsavgifter (APC:er) och administrativa utgifter. 10 Kungliga biblioteket uppmanar bland annat därför svenska lärosäten att bidra med data till Open APC Sweden, en nationell öppen databas över APC-kostnader. 11 Det kan tilläggas att det i övergången från ett prenumerationsbaserat till ett mer öppet vetenskapligt publiceringssystem har börjat tecknas så kallade offset-avtal, där biblioteket står för såväl publiceringskostnad som läskostnad. De kostnaderna har biblioteket kunskap om och projektet har därför fokuserat att på att försöka ta fram APC-kostnader som betalats av forskarna. Sedan OA-kontot infördes i april 2016 har det inte följts upp av biblioteket, men i och med projektet blev det tillfälle att titta närmare på kontot. Om och hur det har använts och vilka data går att få fram? Vi har också velat undersöka hur väl OA-kontot fungerar som metod för att kartlägga APCkostnader. 9 SUHF (2017) Rekommendation gällande redovisningar av kostnader för open access: http://www.suhf.se/storage/ma/19fba0b2d4244073aeb343345491d256/ce55e32487f2446fb053cec8de6347e b/pdf/afe2e1057478a6656b464bde8e4d9d32e478165f/rek%202017-2%20rekommendation%20redovisning%20av%20kostnader%20f%c3%b6r%20open%20access,%20dnr%20003 9-17.pdf 10 https://openaccess.blogg.kb.se/2018/01/11/nya-uppdrag/ 11 http://openaccess.blogg.kb.se/openaccess-definition/open-apc-sweden/ 16

Metod Samarbete med KI:s ekonomienhet KI:s ekonomihet gjorde ett uttag i Excel över de fakturor som bokförts på OA-kontot under år 2016 och 2017. Vi hade möte med ekonomienheten i februari och diskuterade uttaget, och därefter gjordes ett kompletterande uttag enligt våra önskemål, där vi bland annat fick med uppgifter om finansiärer. Projektgruppen fick tittbehörighet till webagresso för att vi skulle kunna se alla institutioners fakturor och inte bara de fakturor som hanteras av biblioteket. Avgränsningar År 2017 hade 1 046 fakturor bokförts på OA-kontot. Att manuellt gå igenom drygt 1 000 fakturor under projekttiden var inte görligt. Vi valde därför att undersöka några förlag närmare: Elsevier, Oxford, Taylor & Francis, SAGE och Wiley. Vi ville analysera stora, traditionella förlag som publicerar artiklar i hybridtidskrifter eftersom vårt initiala antagande var att det skulle vara svårare att få fram APC-data för dessa. År 2016 hade 672 fakturor bokförts på OA-kontot. Då datat bara avser tre kvartal och inte är fullständigt valde vi att inte fördjupa oss i det, utan den följande redogörelsen avser år 2017. Vi har inte inkluderat finansiärsdata i underlaget. Det går även att få fram finansiärsdata via bibliometridatabasen och till hösten ska bibliometrikerna ska börja arbeta med det. Sökning på OA-kontot och leverantör och extra avgifter För de fem förlagen (Elsevier, Oxford, Taylor & Francis, SAGE och Wiley) har vi har gått igenom de fakturor som finns bokförda på OA-kontot. I tillägg till det har vi även sökt fram fakturor på leverantör (olika varianter av förlagsnamnet) i ekonomisystemet för att kunna hitta fakturor som avser kostnader för APC:er, men som blivit bokförda på andra konton än OA-kontot. På OA-kontot bokförs fakturor för själva publiceringskostnaden, APC:n, men förlagen kan även ta ut extra avgifter för antal sidor ( page charges ), diagram, färgillustrationer osv. De flesta extra avgifterna gäller för antalet sidor och kallas hädanefter för page charges. Vi hittade även ett antal OA-page charges bokförda på andra konton än på OA-kontot. Arbetsgång Vi har utgått från Excel-rapporten för OA-kontot som exporterats ur ekonomisystemet. Från denna har vi hämtat verifikationsnummer och slagit upp fakturan i ekonomisystemet och kontrollerat om det är en faktura som avser open access eller inte. Uppenbara felkonteringar rensades bort i den kopia av Excel-rapporten som vi kompletterade med uppgifter om DOI och OA-status (hybrid/guld) samt uppgifter om fakturan avsåg en APC, OA-page charges eller icke-oa-page charges. För att kunna koppla ihop rätt faktura med rätt artikel krävs en unik indikator, i det här fallet DOI. DOI:erna finns inte med i datat i ekonomisystemet och därmed inte heller i exporterna ur det. Däremot kan DOI finnas med på själva fakturan som finns inscannad som en pdf-fil. Dessvärre saknas ofta DOI:n på fakturan och då får en försöka identifiera artikeln utifrån fakturans ibland knapphändiga information (med andra ord: googla). Oavsett om DOI står med på fakturan eller inte är det fortfarande en bild av fakturan, så uppgifterna måste skrivas av manuellt och i de fall uppgift om DOI finns, slå upp den och kontrollera den hos doi.org: https://www.doi.org/. 17

För att verifiera OA-status använde vi av oss av Unpaywalls API och ibland Sherpa/Romeo. I slutet av projektet fick vi kännedom om en tjänst från Umeå Universitet som slår ihop data från Unpaywall och Sherpa/Romeo OA-kollen: http://klassificera.ub.umu.se:8080/oa/. Vi behövde i tveksamma fall även kontrollera OA-status för artikeln och tidskriften direkt på tidskriftens webbsida. Sammantaget krävdes det en hel del manuellt och tidskrävande arbete för att först kontrollera om fakturan överhuvudtaget avser en open access-publicering och om den gör det kontrollera om fakturan gäller en APC eller page charges, därefter identifiera artikeln och till sist verifiera OA-status. 18

Resultat per leverantör Under år 2017 bokfördes 1 046 fakturor på OA-kontot till en kostnad av 15 350 635 SEK. Kostnaderna var fördelade på 102 olika leverantörer. Vi har rensat bort 20 uppenbara felkonteringar (ca 275 000 SEK) på leverantörsnivå och då sjunker totalsumman till 15 086 795 SEK, se tabell 7 nedan. Tabell 7. Bokförda kostnader per leverantör på OA-konto utan felkonteringar 2017. Leverantör SEK ACTA DERMATO-VENEREOLOGICA 3 800 AMERICAN JOURNAL EXPERTS LLC 10 386 AMERICAN PSYCHOLOGICAL ASSOCIATION 12 533 AMERICAN SOCIETY FOR BIOCHEMISTRY AND MOLECULAR BIOLOGY 11 990 EASTON AMERICAN SOCIETY FOR MICROBIOLOGY 11 126 BENTHAM SCIENCE PUBLISHER LTD 10 766 BIOMED CENTRAL 19 566 BIOMED CENTRAL LTD 589 360 BIOSCIENCE WRITERS, LLC 5 573 BOLTON NICHOLAS JOHN 7 830 CADMUS JOURNAL SERVICES 18 621 CEDRIC ALAIN MICHEL RENANCIO 3 658 COPYRIGHT CLEARANCE CENTER 653 651 COPYRIGHT CLEARENCE CENTER 63 185 CORPORACION PARA APOYO DE LA INVESTIGACION CIENTIFICA EN 5 121 NUTRICION DARTMOUTH JOURNAL SERVICES 163 129 DOVE MEDICAL PRESS LTD 51 462 ELIFE SCIENCES PUBLICATIONS LTD 19 976 ELSEVIER LTD 1 793 926 ELYNS GROUP LLC 4 403 EMERALD PUBLISHING 12 849 EUROCARD AB 1 280 366 EUROPEAN RESPIRATORY JOURNALS LTD 28 854 EUROPEAN RESPIRATORY SOCIETY 19 966 F1000 RESEARCH LTD. 8 907 FERRATA STORTI FOUNDATION 14 204 FRONTIERS MEDIA SA 526 699 HINDAWI LIMITED 75 504 IMPACT JOURNALS, LLC 350 713 INFORMA UK LIMITED 13 673 INFORMA UK LTD 43 643 INTERNATIONAL FOUNDATION FOR INTEGRATED CARE 13 832 IOP PUBLISHING 27 585 IOS PRESS 78 153 IOS PRESS B.V. 18 744 JOHN WILEY & SONS LIMITED 42 497 JOHN WILEY & SONS, INC. 159 049 19

KARGER AG, S 33 507 KAROLINSKA UNIVERSITETSSJUKHUSET 31 554 KENYA PROJECTS ORGANIZATION 1 775 KUNGLIGA TEKNISKA HÖGSKOL 7 500 KUNGLIGA TEKNISKA HÖGSKOLAN 13 785 MACMILLAN PUBLISHERS LTD (USD) 55 690 MARY ANN LIEBERT, INC. 61 757 MDPI AG 92 823 NATIONAL KIDNEY FOUNDATION, INC 4 078 NATURE PUBLISHING GROUP (EURO) 1 616 374 NATURE PUBLISHING GROUP (GBP) 125 074 OXFORD UNIVERSITY PRESS 767 957 PLOS, PUBLIC LIBRARY OF SCIENCE 549 283 PNAS 90 893 QIMR BERGHOFER 12 104 RADIATION RESEARCH SOCIETY 19 469 RADIUMHOSPITALETS LEGATER 3 902 REPROKINE LTD 9 938 RESEARCHGATE GMBH 2 564 ROCKEFELLER UNIVERSITY PRESS 44 044 S. KARGER AG 13 373 S:T ERIKS ÖGONSJUKHUS 4 058 SAGE 5 354 SAGEPUBLICATIONS LTD 67 280 SCANDINAVIAN JOURNAL OF WORK, ENVIRONMENT & HEALTH 38 598 SCHATTAUER GMBH 3 761 SCIENT OPEN ACCESS 6 153 SPANDIDOS PUBLICATIONS LTD 19 060 SPANDIDOS PUBLICATIONS UK LTD 3 564 SPRINGER CUSTOMER SERVICE CENTER GMBH 31 983 SPRINGER NATURE AUTHOR SERVICES 24 572 TAYLOR & FRANCIS GROUP 73 385 THE JAPANESE SOCIETY OF HEMATOLOGY 1 017 THE JOURNAL OF INFECTION IN DEVELOPING COUNTRIES 2 307 THE JOURNAL OF REUMATOLOGY 4 389 THE SHERIDAN PRESS 68 753 THIEME MEDICAL PUBLISHERS 7 771 UTLÄGG PRIMULA, OMBOKNINGAR, BRYTDAGAR 3 942 670 WILEY SUBSCRIPTION SERVICES INC. 761 292 WILEY-VCH VERLAG GMBH & CO. KGAA 7 940 VIRAL CORE FACILITY ACCOUNT #1134396 15 317 WOLTERS KLUWER HEALTH 19 878 WOLTERS KLUWER HEALTH, INC. 236 309 WOLTERS KLUWER INDIA PVT LTD 1 989 ZEITVERLAG GERD BUCERIUS GMBH & CO 6 649 Totalsumma 15 086 795 20

Kommentarer till tabell 7 Felkonteringar De felkonteringar som tagits bort kan till exempel handla om kostnader förknippade med annan publicering än publiceringar av open access-artiklar eller kostnader för språkgranskning och översättning. Utlägg Primula, ombokningar, brytdagar Vi har inte rättigheter att titta på fakturor som börjar med nr 1000. Det kan gälla brytdagar och ombokningar. Bland ombokningarna finns t.ex. kostnaden för open access-publiceringsdelen i offsettingavtalet Springer Compact. Det gäller också fakturor som har betalats med forskarnas privata kontokort och som de senare har begärt utlägg för i HR-systemet Primula. Varken ekonomienheten eller vi har rättigheter till Primula, men vi fick hjälp av ekonomienheten att få ut en rapport i Excel med 1000-nr hanterade i Primula och som har som bokförts på OA-kontot. I posten Utlägg Primula, ombokningar, brytdagar döljer sig 126 fakturor bokförda på OA-kontot, till ett värde av 1 540 076,71 SEK. Vi har dock inte tillgång till själva underlagen och kan inte se till vilka förlag som pengarna betalats, och inte heller vilken artikel som utlägget avser. Eurocard I posten Eurocard AB finns för år 2017 90 fakturor bokförda på OA-kontot, till ett värde av 1 280 366 SEK. Det handlar om fakturor som är betalda med institutionens kontokort och inte forskarens privata. Därför finns den informationen i ekonomisystemet och vi har rätt att titta på den. Dessvärre verkar det bara som att vi kan se själva Eurocardfakturorna och de är väldigt summariska. Utifrån de stickprov som vi har gjort ser vi inte heller här se vilken artikel fakturan avser. Precis som i fallet för de privata kontokorten, vet vi att det är kostnader som har bokförts som open access-publicering, men vi kan inte specificera till vilka förlag pengarna har betalats till och vilka artiklar de avser. Copyright Clearance Center Vissa förlag sköter inte faktureringen själva utan använder sig av Copyright Clearance Center (CCC). Det gäller bland annat American Association for the Advancement of Science (AAAS), AIP Publishing, American Chemical Society (ACS), Cambridge University Press och Company of Biologists. I ekonomisystemet är CCC inlagd som leverantör och för att kunna se vilka förlag som gömmer sig där, måste alla fakturor gås igenom manuellt. År 2017 bokfördes det 43 stycken CCC-fakturor till ett värde av 716 836 SEK på OA-kontot. Vi gick inte igenom dessa fakturor manuellt för projektets räkning eftersom vi sedan tidigare visste att ingen av de fem förlag som vi har fördjupat oss i använder sig av CCC:s faktureringstjänst. För just de fem förlagen finns inte fler kostnader för APC:er i dolda i CCCposten, men det finns det däremot för andra förlag. 21

Resultat genomgång av fakturor För de fem förlag som vi valde att undersöka hittade vi 212 fakturor som avser open accesspublicering (både APC och page charges) till ett värde av 4 521 862 SEK, se tabell 8. Siffrorna i tabellerna nedan inkluderar både kostnader som vi hittade på OA-kontot och OAkostnader som vi hittade på andra konton genom sökning på leverantör. Tabell 8. Totalkostnad både APC- och OA-page charges 2017. Förlag SEK Elsevier 1 888 482 Oxford 1 263 457 Wiley 1 028 776 Taylor & Francis 208 934 SAGE 132 213 Total 4 521 862 I tabell 9 nedan har vi uteslutit kostnaden för page charges och den visar enbart APC-kostnaden. Vi har specificerat om APC:n avser en artikel publicerad i en hybrid- eller guldtidskrift. Inte helt oväntat har det publicerats flest artiklar i hybridtidskrifter hos dessa stora, traditionella förlag. Vi har också räknat fram snittpris för hybrid- respektive guld-apc och kan konstatera att snittpriset för en publicering i en hybridtidskrift är högre än snittpriset för en publicering i en guldtidskrift. Att det är dyrare att publicera sig i en hybridtidskrift ligger i linje med tidigare undersökningar gjorda på området. Tabell 9. APC-kostnader 2017 och snittpris för hybrid- och guldpublicering. Förlag SEK Antal APC Antal hybrid APC Antal guld APC Summa kostnad hybrider SEK Summa kostnad guld SEK Snittpris hybrid SEK Snittpris guld SEK Elsevier 1 720 167 72 50 22 1 264 551 455 616 25 291 20 710 Oxford 947 107 38 34 4 865 534 81 574 25 457 20 393 Wiley 999 471 41 28 13 739 902 259 569 26 425 19 967 Taylor & 180 464 13 8 5 120 624 59 841 15 078 11 968 Francis SAGE 61 473 3 3 n/a 61 473 n/a 20 491 n/a Total 3 908 682 167 123 44 3 052 083 856 599 22 548 18 259 22

I tabell 10 nedan har vi tagit bort APC-kostnaden och visar enbart kostnaden för OA page-charges. Förlagen tar ibland ut extra avgifter för page charges o.dyl. Vi anser att det är viktigt att räkna med dessa kostnader för att få en så riktig bild som möjligt av kostnaderna för open access-publiceringen. För de fem förlag som vi valde att undersöka hittade vi 45 OA-page charges till ett värde av 613 180 SEK. Tabell 10. OA-page charges 2017. Förlag SEK Antal OApage charges Elsevier 168 316 11 Oxford 316 350 23 Wiley 29 305 5 Taylor & Francis 28 470 4 SAGE 70 740 2 Total 613 180 45 Det bör påpekas att page charges o.dyl. inte enbart tas ut vid publicering av open access-artiklar, utan kan även tas ut vid traditionell publicering. På OA-kontot har det bokförts en del icke-oa-page charges fördelat enligt följande: Elsevier 24 st., Oxford 6 st., SAGE 3 st., Taylor and Francis 1 st., Wiley 26 st. De har vi tagit bort ur underlaget för att få en så riktigt bild som möjligt av kostnaderna för open access-publiceringen. Bokföring på andra konton och fel bokföring på OA-kontot Genom att vi även gick igenom fakturor via sökning på leverantör och matchade dessa fakturanummer med de fakturanummer vi hittat på OA-kontot, kunde vi konstatera att det har bokförts en del OA-kostnader (APC och page charges) på andra konton än OA-kontot. Vi har inte gjort en systematisk genomgång av vilka andra konton som används, men vid stickprov var följande konton vanligt förekommande: 5623 Trycksaker samt förtryckta pappersvaror, 5624 Facklitteratur, tidningar och tidskrifter samt 5797 Övriga tjänster. När vi tittade närmare på våra fem förlag kunde vi se att andelen av OA-relaterade fakturor som inte bokförts på OA-kontot varierade; för Elsevier var den till exempel 22 %, för Oxford 43 % och för Wiley 22 %. I tillägg till att OA-kostnader bokförs på andra konton än OA-kontot, bokförs även en del kostnader på OA-kontot som inte hör hemma där. Det kan vara fakturor skickade till svenska språkgranskningsoch översättningsbyråer, fakturor som avser icke-oa-artiklar och icke-oa page charges och ibland saker som inte har med artikelpublicering att göra överhuvudtaget. Diskussion av resultatet För att återknyta till de inledande frågorna: Om och hur har OA-kontot använts och vilka data går att få fram?, är svaret på den senare frågan att det att går få fram mycket relevant data som till exempel uppgift om leverantör, kostnad i SEK, kostnad i originalvaluta, uppgift om institution, projektnummer och finansiär. Datat är mycket användbart och skulle vi gå igenom fakturor för fler förlag skulle en mer fullständig bild över APC-kostnaderna växa fram. Fördelen med kostnaderna som 23

tas fram ur ekonomisystemet är att vi får fram de faktiska kostnaderna som betalats till förlagen (till skillnad från andra metoder där APC-kostnaden uppskattas). Vi får kunskap om vilka summor som minst har betalats till förlagen. Uppgift om DOI (som krävs för att kunna koppla ihop rätt APC med rätt artikel) saknas dock ofta på förlagens fakturor. Arbetet skulle underlättas betydligt om DOI finns med på fakturan, och om inte den finns, åtminstone uppgift om artikel och författare. Det borde även tydligt framgå att fakturan avser en open access-publicering eller page charges för en sådan. Då skulle administrationen förenklas och vi skulle undvika att fakturor bokförs felaktigt. På frågan hur OA-kontot har använts har vi sett att det har felbokförts en del fakturor på kontot. Det kan, som nämns ovan, bero på att förlagens fakturor har knapphändig information om vad fakturan avser, men kanske också på grund av att det har getts för lite information till ekonomihandläggarna på institutionerna från biblioteket och KI:s ekonomienhet om hur det är tänkt att kontot ska användas. Oss veterligen gick det ut ett kort mejl från KI:s redovisningsenhet till institutionernas ekonomihandläggare när kontot infördes i april 2016, men sedan dess har det inte gjorts någon ny informationsinsats. Under projektets gång upptäckte vi en olycklig felformulering i beskrivningen av OA-kontot i kontoplanen. Kontonamnet 5726 publiceringskostnader, Open Access är visserligen korrekt, men i beskrivningen av kontot står: Publiceringskostnader för vetenskapliga artiklar publicerade on-line. On-line borde bytas ut till Open Access. Vi påtalade detta för KI:s ekonomienhet i mars, men vid dags dato har ingen uppdatering skett. Kan det vara en förklaring till några av felkonteringarna som gjorts på OA-kontot? På frågan om OA-kontot har används så ser vi att det har använts samtidigt som långt ifrån alla APC:er bokförs på detta konto. För att kunna använda OA-kontot på ett effektivt sätt behöver andelen bokförda OA-publiceringar öka, helst till 100 % så att det skulle räcka att ta ut en rapport från detta konto för att kunna redovisa OA-kostnaderna. Då skulle steget att även söka på leverantör och matcha de fakturorna mot fakturorna på OA-kontot kunna hoppas över. Vi ville också undersöka hur väl OA-kontot fungerar som metod för att kartlägga APC-kostnader. Efter alla detaljerade redovisningar ovan, framgår det med all tydlighet att det är en tidskrävande metod med många manuella moment. Den stora fördelen är att vi kan ta fram de faktiska kostnaderna som betalats till förlagen även i SEK. Vi vet vad som minst har betalats till förlagen. Den stora nackdelen är att OA-kontot inte används i den utsträckning som det var tänkt. Open APC Sweden Som nämndes i inledningen betonar SUHF vikten av att få en nationell överblick över APCkostnaderna. Kungliga biblioteket har dessutom fått i uppdrag av regeringen att sammanställa svenska universitets- och högskolors APC-kostnader. KB uppmanar lärosätena att bidra till det arbetet genom att leverera data till Open APC Sweden, en öppen nationell databas över APCkostnader. 12 För de fem förlag som vi undersökt i detta projekt har vi tagit fram uppgift om DOI och OA-status (hybrid/guld), uppgifter som går att återanvända om vi levererar data till Open APC Sweden. 12 https://github.com/kungbib/openapc-se/blob/master/readme.md 24

Uppgifter som ytterligare skulle behövas rapporteras in är period (året som APC:n betalades), institution (lärosätet) och kostnaden för APC:n i EUR. De två förstnämnda uppgifterna har vi redan i vårt underlag, liksom kostnaden för APC:n i såväl svenska kronor som originalvaluta. Att räkna om svenska kronor till EUR bör gå enkelt då KB ger en rekommendation om vilken valutakurs som ska användas. Sammantaget det APC-data som vi tagit fram för projektets räkning kan med en mindre arbetsinsats levereras vidare till Open APC Sweden och KIB därmed bidra till den nationella överblicken över APC-kostnaderna. Slutsatser Att införa OA-kontot är ett försök att få kunskap om APC-kostnaderna på KI, men om det ska fungera måste OA-kontot användas och användas rätt. Annars blir det väldigt mycket manuellt arbete för ett ofullständigt resultat. För att få en totalbild över APC-kostnaderna på KI räcker det alltså inte i dagsläget att följa upp fakturorna som bokförs på OA-kontot, utan det ger endast en bild av vad som minst har betalats i APC-kostnader till förlagen. Datat från ekonomisystemet skulle kunna kompletteras med APC-data från förlagen. Som vårt projekt visar går det dock inte att få APC-data från alla förlag, även om det till viss mån går att få det från vissa. I dagsläget är det inte heller därför en god idé att helt förlita sig på förlagsdata. I de fall det går, torde ändå en kombination av APC-data från ekonomisystemet och data från förlagen ge den mest riktiga bilden av KI:s APC-kostnader. I vår tredje källa, publiceringsdatat, finns inga kostnader med alls, även om det går att göra uppskattningar baserat på antal corresponding author från KI multiplicerat med ett snittpris för APC (se exempel i avsnittet Jämföra data mellan olika datakällor). Men då handlar det om ganska grovt uppskattade kostnader och den stora fördelen med APC-data från ekonomisystemet är att det ger besked om exakta kostnader som betalats till förlagen. Det vore därför oklokt att sluta fortsätta spåra APC:er via ekonomisystemet, utan strategin borde istället vara att se till att kontot används och att det används rätt. Med det sagt återstår problematiken med fakturorna som betalats med kontokort, där vi bara på en övergripande nivå kan se totalsumman som bokförts på OA-kontot, men inte härleda kostnaden till vare sig förlag eller artikel. Rekommendationer Trots de brister och svårigheter som det redogjorts för ovan är ändå vår rekommendation att KIB fortsätter att kartlägga APC-kostnader via ekonomisystemet. Om allt ska gås igenom eller bara vissa förlag genomlysas låter vi vara osagt, men ett förslag kan vara att i ett första skede gå igenom de andra 29 förlagen som ingick i vårt projekt och som vi begärt förlagsdata ifrån. Det gäller i så fall data för 2017. Fler rekommendationer: Från 2018 och framåt göra en årlig uppföljning av KI:s APC-kostnader. APC-kostnaderna bör dock samlas in löpande för att sprida ut arbetet under året. 25

Om det blir en fortsättning bör samarbetet med bibliotekets ekonomer förstärkas. Dessa behöver involveras i att göra uttagen från OA-kontot då KI:s ekonomienhet inte längre kan vara behjälpliga med det. Arbetstid och personalresurser måste avsättas eftersom uppföljning av APC-kostnader är nya och tidskrävande arbetsuppgifter med många manuella inslag och som dessutom behöver metodutvecklas. Komplettera APC-data vi hittar i ekonomisystemet med finansiärsdata som också finns där. Leverera data till den nationella databasen Open APC Sweden. Dels för att vi redan tagit fram data som går att återvända, dels för att bidra till det nationella arbetet med att få en överblick APC-kostnaderna. Påtala för förlagen att de ska ta med DOI och annan viktig information på fakturan. Det bör även göras på nationell nivå, av Bibsam när de förhandlar avtal med OA-komponenter. Genomföra en informationssatsning om vikten av att bokföra på APC:er på OA-kontot, t.ex.: o Ha ett nytt möte med KI:s ekonomienhet, visa våra resultat och med dem diskutera hur vi bäst skulle kunna sprida informationen om vikten av att använda kontot rätt. o Göra en lathund att sprida till institutionerna med konkreta exempel på hur APCfakturor kan se ut. o Prata på ett möte med ekonomihandläggarna på institutionerna, eventuellt tillsammans med bibliotekets ekonomer. o Artikel i bibliotekets nyhetsbrev eller Forskningsnytt om vårt projekt och där smyga in vikten av att bokföra på OA- kontot. 26