FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Ansvarsfullt företagande I all verksamhet ställs medarbetare återkommande inför situationer där sättet att agera avgörs av det egna omdömet. Allt går inte att styra med regler och policies utan utgångspunkten måste vara en företagskultur som bygger på höga etiska ideal och att alltid sträva efter att agera på ett sätt som inte kan skapa några etiska eller moraliska betänkligheter. Det finns ett antal faktorer, som var för sig eller i samverkan med varandra, påverkar den egna uppfattningen i etik- och moralfrågor. Dessa faktorer, som kan kallas samhällets värderingsbas, formar i väsentliga delar ett visst samhälles kultur. Därmed skapar de också de grundläggande förutsättningarna för vad som värderas, och hur, vid en viss tidpunkt. FNs uppförandekod Global Compact med dess nio principer ligger väl i linje med den grundsyn och de värderingar Castellum har beträffande mänskliga rättigheter, arbetsförhållanden och miljöfrågor. Castellums värderingar Hur företag och medarbetare agerar i sin dagliga professionella gärning är helt avgörande för ett framgångsrikt och ansvarsfullt företagande. Castellums målsättning är att göra riktiga och sunda affärer i alla avseenden. Castellums uppföranderegler bygger på ett antal principer. Affärsmässighet. Olika intressenters rimliga och rättmätiga krav skall tillmötesgås. Agerandet skall präglas av kompetens, hög affärsmoral och ansvarskännande. Konkurrensfördelar tas tillvara samtidigt som konkurrenter bemöts på ett korrekt sätt. Kvalitet och service. Lokaler hålls i sådant skick att de väl motsvarar givna löften och hyresgästernas förväntningar beträffande service och standard. Detta återspeglas i ett förhållningssätt som skall präglas av professionalism i kontakterna med varje individ. Lagar och förordningar samt andra tillämpliga regler och föreskrifter skall efterlevas av såväl medarbetare som anlitad underleverantör/entreprenör. Diskriminering. Ingen medarbetare, ej heller hyresgäst eller underleverantör/entreprenör får diskrimineras på grund av ras, hudfärg, kön, ursprung, religion, ålder, graviditet eller sexuell läggning. Arbetsmiljön skall med hänsyn till den aktuella verksamheten vara ren och fri från olika typer av föroreningar för såväl egna medarbetare som hyresgäster. Säkerheten i den aktuella verksamheten, samt i och kring fastigheterna, skall vara den bästa möjliga. Samhällsansvar/samhällsnytta. I Castellums roll som ett av de större fastighetsbolagen, med fokus på kommersiella fastigheter, ligger att kunna erbjuda verksamhetsanpassade lokaler för olika ändamål. Koncentration av fastighetsbeståndet till utvalda orter/områden kan bidra till en positiv utveckling av t ex infrastrukturen samt till ett bättre och effektivare resursutnyttjande. Sammanfattning I ett ansvarsfullt företagande skall grundprinciperna tjäna som underlag i agerandet och avspegla sig i den dagliga verksamheten. I etikfrågor skall förhållningssättet vara det som långsiktigt är bäst för olika intressentgrupper. Verksamheten skall präglas av hög affärsmoral och god affärssed. Gjorda åtaganden skall infrias och givna löften hållas. Varje överenskommelse skall respekteras även efter dess anda, inte enbart efter dess bokstav. Ärlighet i marknadsföring och kontakter med hyresgäster, innebär att inte utlova något som inte överensstämmer med verkligheten. Förtrolig och känslig information, såväl affärsrelaterad som kurspåverkande, skall hanteras med höga krav på sekretess. Bolaget skall eftersträva en öppen information, inom de regler som gäller för börsnoterade företag, mot olika intressentgrupper samt ett demokratiskt synsätt i frågor som gäller medarbetarnas möjlighet till påverkan och att respekten för oliktänkande säkras. Ett ansvarsfullt företagande skall ses som en konkurrensfaktor. Hänsyn skall tas till ekologiska samband och miljövärden för både nuvarande och kommande generationer. 40 CASTELLUM ÅRSREDOVISNING 2001
ANSVARSFULLT FÖRETAGANDE Miljöfrågorna har hög prioritet i Castellums verksamhet och betraktas som en förutsättning för att uppnå företagets mål och en hållbar utveckling. Miljöarbetet är integrerat i den dagliga verksamheten och väl förankrat i företagsledningen. Stor vikt läggs vid helhetssyn, långsiktighet, engagemang och kompetens. Citat ur Castellums miljöpolicy Castellums verksamhet skall bedrivas med minsta möjliga påverkan på miljön och på ett resurssnålt sätt, för att bidra till en hållbar utveckling. Castellum betraktar samhällets krav enligt lagar och förordningar som minimikrav. Koncernen skall sträva efter ständiga förbättringar i syfte att minska miljöbelastningen och förebygga föroreningar. Miljöpolicyn inbegriper alla delar av Castellums verksamhet, såväl förvaltning, förädling och förvärv som nyproduktion av fastigheter. Miljöarbetet skall vara en integrerad och naturlig del av verksamheten. Miljöorganisation I Castellumkoncernen finns sedan 1995 ett gemensamt miljöprogram i form av policy och riktlinjer för miljöarbetet samt övergripande mål för ett antal miljöområden. I enlighet med Castellums affärsidé bedrivs miljöarbetet lokalt i varje dotterbolag. De sex dotterbolagen har detaljerade mål inom varje miljöområde och har fastställt dessa i en handlingsplan. Uppföljning av handlingsplanen och måluppfyllelsen sker varje år. Castellum arbetar med följande miljöområden: Energi Vatten och avlopp Avfallshantering Förvärv, byggnation och underhåll Inköp Miljöskadliga och hälsovådliga ämnen Grönområde och närmiljö Trafik och transporter Administration och kontor Hyresgästernas verksamheter Miljöarbetet ingår i respektive VDs ansvarsområde som till sin hjälp har en miljösamordnare. Fortlöpande avrapportering sker på respektive bolags styrelsesammanträden. Miljöarbetet är ett kontinuerligt arbete som är beroende av engagerade medarbetare för ett lyckat resultat. Inom bolagen sker arbetet i tvär- funktionella grupper där samtliga medarbetare engageras. Under 2001 genomfördes en intern attitydundersökning som visade att miljöfrågorna har mycket hög prioritet bland medarbetarna. Inom Castellum finns en miljögrupp med en representant från varje bolag. Miljögruppens uppgift är att ge möjlighet till erfarenhetsutbyte Riktlinjer av det miljöarbete som bedrivs inom koncernen. Dessutom utvärderas det miljöarbete och den produkt- och metodutveckling som pågår i omvärlden. Förutom utbytet av erfarenheter inom olika miljöområden har gruppen under 2001 tagit del av information om de nya reglerna på avfallsområdet samt uppdaterat koncernens miljöpolicy. Miljöprogram Miljöpolicy Miljöområden Miljögrupp Övergripande mål Aspholmen Briggen Brostaden Corallen Eklandia Harry Sjögren Detaljerade miljömål och handlingsplaner för respektive dotterbolag CASTELLUM ÅRSREDOVISNING 2001 41
FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Miljöutbildning Medarbetarnas attityder, kunskaper och agerande har en stor betydelse för miljöarbetet och därför läggs stor vikt vid att vidareutbilda samtliga medarbetare i miljöfrågor. Alla medarbetare inom Castellum har en grundläggande utbildning inom miljöområdet. Dessutom har flertalet medarbetare genomgått utbildning inom specifika områden såsom energifrågor och materialval. Under år 2001 har dessutom alla genomgått en interaktiv utbildning inom områdena miljöhot, miljömål, miljöledning, källsortering, hälsa samt Castellums miljöarbete. Utbildningen bestod av ca fyra timmars självstudier och avslutades med ett kunskapstest. Inom Castellum finns fyra utbildade miljöinventerare av fastigheter. Miljöarbetet 2001 Ett koncerngemensamt avtal om leverans av Bra Miljöval-el tecknades med Sydkraft. Detta innebär att all el som upphandlas är märkt Bra Miljöval. Utbyggnad av källsorteringsanläggningar i fastigheter om 142 000 kvm. Fortsatt effektivt arbete med driftoptimering i fastigheterna. Energi Värme och fastighetsel Energianvändningen skall minimeras genom effektivare användning och de energikällor som är bra ur miljösynpunkt skall prioriteras. Bolagen inom Castellum arbetar kontinuerligt med att förbättra den tekniska standarden i alla fastigheter för att minska eller bibehålla en låg förbrukning av värme och fastighetsel. Genom regelbunden uppföljning av förbrukningen kan fastigheter med hög förbrukning bearbetas. Arbetet med energibesparingar är ekonomiskt lönsamt och ger dessutom bättre kvalitet i förvaltningen. Exempel på åtgärder är utbyggnad av datoriserade styr- och reglersystem för värme och ventilation, injustering av termostatventiler samt behovsanpassning av kyla. Gamla ventilationssystem med hög energianvändning byts efterhand ut mot nya energisnåla installationer, alternativt fjärrkyla. Byte till lågenergilampor och rörelsestyrda belysningar är åtgärder som genomförs för att minska förbrukningen av fastighetsel. I Örebro har Aspholmen Fastigheter AB under året tagit i drift en fastighet om 3 200 kvm där uppvärmning och kylning sker med bergvärme, s k bergkollektor. Bergvärmen är effektiv vid utomhustemperatur ner till 19 grader och eventuellt ytterligare uppvärmningsbehov täcks av fjärrvärme. Anläggningen hanterar ca 80 % av värme- och kylbehovet. Energikostnaderna beräknas minska med 77 % jämfört med en konventionell anläggning och merkostnaden för investeringen jämfört med traditionell fjärrvärme- och kylinstallation beräknas ha en återbetalningstid på ca fyra år med rådande energiprisläge. Under 2001 har ett gemensamt avtal med Sydkraft tecknats om leverans av Bra Miljöval-el. Detta innebär att all el som förbrukas i koncernen är märkt Bra Miljöval-el. Erbjudandet om leverans av Bra Miljöval-el från Sydkraft har även lämnats till alla hyresgäster samt anställda inom Castellum. Ett kontinuerligt arbete pågår med att konvertera fastigheternas uppvärmning till fjärrvärme där så är möjligt i syfte att minska användningen av icke förnyelsebara energikällor. Under 2001 har uppvärmningen i fastigheter om ca 6 000 kvm (56 000) konverterats från olja och el. I nedanstående tabell redovisas energianvändningen under perioden 1998 2001. Den totala energi- Energi- och vattenförbrukning 2001 2000 1999 1998 Fjärrvärme, MWh 152 444 126 378 140 086 144 090 El, MWh 79 316 77 304 64 501 62 215 Olja, MWh 17 323 18 405 17 725 17 995 Gas, MWh 9 543 7 157 4 889 6 754 Vatten, m 3 865 043 932 562 880 616 1 086 129 Uthyrningsbar yta 31 dec, tkvm 2 338 2 309 2 232 2 072 Ekon. uthyrningsgrad 31 dec 93,0% 92,4% 91,3% 89,7% Fördelning av energi för uppvärmning Fjärrvärme 84% Olja 9% El 2% Gas 5% 42 CASTELLUM ÅRSREDOVISNING 2001
ANSVARSFULLT FÖRETAGANDE förbrukningen har ökat från 2000 till 2001, framförallt beroende på att 2001 var betydligt kallare. Förbrukningen är i hög grad beroende på fastighetsbeståndets storlek, sammansättning, uthyrningsgrad, den verksamhet som bedrivs i lokalen samt väderlek. Fördelningen mellan energianvändningen för uppvärmning framgår av tabell på föregående sida. Vatten och avlopp Övergripande mål Vattenförbrukningen och utsläppen av miljöstörande ämnen i avloppen skall minimeras. Bolagen inom Castellum arbetar kontinuerligt med åtgärder för att minska och bibehålla en låg förbrukning av vatten. Exempel på åtgärder är installation av snålspolande kranar och toaletter. I tabellen på föregående sida redovisas vattenförbrukningen under 1998 2001. Trafik och transporter De transporter som sker inom verksamheten, skall minimeras och utföras med så låg miljöbelastning som möjligt. Inköp av fordon med miljöanpassade drivmedel skall prioriteras. Eklandia Fastighets AB har under 2001 köpt in två nya bilar som drivs med gas och Fastighets AB Corallen en bil. Båda bolagen har haft utbildning i ett effektivare körsätt, s k Eco-driving. Avfallshantering Den totala avfallsmängden skall minimeras och möjligheterna till källsortering skall utökas. Sedan 1996 pågår ett systematiskt arbete vars syfte är att erbjuda hyresgästerna möjligheter till källsortering och därigenom minska mängden avfall som deponeras. För att lyckas i detta arbete krävs samverkan med hyresgäster och entreprenörer samt kontinuerlig information till både hyresgäster och medarbetare. Fastighets AB Brostaden har tillsammans med Ragnsells tagit fram en ny lösning för kvarteret Ekenäs norr om Stockholm om ca 35 000 kvm. För att underlätta källsorteringen hämtas restavfallet direkt hos varje hyresgäst. Hyresgästerna betalar själva sina avfallskostnader och får på så sätt ett incitament att minska avfallsmängden samt att källsortera. Arbetet med källsortering i kommersiella lokaler är individuellt för varje fastighet och beroende av hyresgästernas verksamhet. I de fastigheter där källsortering är införd, har hyresgästerna och den lokala renhållningsentreprenören medverkat i utformningen av lösningarna. Castellum har under 2001 färdigställt källsorteringsanläggningar för kommersiella fastigheter motsvarande 130 000 kvm vilket innebär att 39 % av hyresgästerna har tillgång till källsortering med minst sex fraktioner. I nybyggnadsprojektet Ekenäs norr om Stockholm har miljöaspekten vägts in i alla led planering, projektering, byggproduktion och förvaltning. Röda rummet Aspholmen Fastigheter AB har under året tagit i drift en fastighet där uppvärmnings- och kylbehovet täcks till 80 % av bergvärme. Under 2001 inköpte dotterbolaget Eklandia Fastighets AB två nya miljövänliga, gasdrivna servicebilar till sin fastighetsförvaltning i Göteborg. CASTELLUM ÅRSREDOVISNING 2001 43
FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Inköp Inköp av varor och tjänster skall ske så att minsta möjliga miljöstörning uppstår. Detta gäller såväl i samband med varans eller tjänstens produktion och användande som vid återanvändning, återvinning och deponi. Hänsyn skall även tas till transporter. Inom Castellum sker ett aktivt arbete med miljöanpassad upphandling. Vid större inköp och upphandlingar krävs att entreprenören kan uppvisa miljöpolicy samt en miljöplan för materialhantering, produkt- och materialval, arbetsmetodik samt omhändertagande av avfall. Vid mindre inköp prioriteras miljöanpassade produkter samt bifogas en bilaga med miljökrav till leverantören. Förvärv, byggnation och underhåll All nyproduktion, liksom renovering, omoch tillbyggnad samt underhåll skall ske med minsta möjliga miljöpåverkan. Det gäller såväl planering, projektering och produktion som hänsyn till nyttjande och återbruk eller rivning. Innan en fastighet förvärvas görs en noggrann teknisk besiktning av såväl fastigheten som nuvarande och tidigare verksamheter i fastigheten med avseende på deras miljöpåverkan. Vid nyproduktion, ombyggnad och underhåll ställs krav på entreprenören enligt särskild miljöbilaga (se avsnittet Inköp). Fastighets AB Brostaden uppför en ny fastighet i kvarteret Ekenäs norr om Stockholm och miljöaspekter har vägts in i planering, projektering och byggproduktion. I inledningsskedet upprättades ett miljöprogram som har fungerat som ett styrmedel genom hela byggprocessen för att på så sätt möjliggöra den långsiktigt bästa miljöanpassningen. Hela processen har noga dokumenterats. I projektet valdes företrädesvis resurssnåla lösningar med avseende på underhåll, energi- och vattenförbrukning. Under produktionen valdes material för att undvika miljö- och hälsofarliga ämnen samt val av material som är möjliga att återanvända eller återvinna. Miljöskadliga och hälsovådliga ämnen Användningen av miljöfarliga och miljöskadliga ämnen skall minimeras. För att kunna minimera användningen av miljöskadliga och hälsovådliga ämnen har bolagen inventerat vilka ämnen som förekommer och hur dessa används. Ett kontinuerligt arbete pågår med att reducera antalet kemikalier som används på bolagen och de kemikalier som används är miljömärkta i den mån det är möjligt. Fastigheterna besiktigas med avseende på eventuellt förekommande miljö- och hälsorisker såsom radon, elektromagnetiska fält, asbest, mögel, PCB och kvicksilver. Fastighets AB Brostaden, Harry Sjögren AB och Fastighets AB Briggen har inventerat hela sina respektive fastighetsbestånd. Aspholmen Fastigheter AB har hittills inventerat 30 % av sina fastigheter. Eklandia Fastighets AB har inventerat fastigheterna med tanke på PCB och ozonnedbrytande ämnen och arbete pågår med en fördjupad inventering. Tidigare verksamheter i fastigheterna har också kartlagts med hänsyn till deras eventuella påverkan på byggnader och mark. Under 2001 har användandet av ozonnedbrytande köldmedia minskat. Som exempel kan nämnas att Aspholmen Fastigheter AB under 2001 har konverterat 29 anläggningar från ozonnedbrytande ämnen till miljöanpassade kylmedia eller tagit anläggningarna ur bruk. Fjärrkyla har installerats i fastigheter om ca 18 000 kvm (20 000). Övriga områden Inom området administration och kontor anpassas inköp, förbrukning och avfallsrutiner för att uppnå minsta möjliga miljöpåverkan. Avfall från den egna verksamheten såsom papper samt övrigt kontorsmaterial källsorteras för att bl a återvinnas eller återanvändas. Det övergripande målet är att den verksamhet som hyresgästerna bedriver i Castellums fastigheter skall medföra så liten miljöbelastning som möjligt. Vid tecknande av hyreskontrakt med nya hyresgäster vägs miljöaspekter in. 44 CASTELLUM ÅRSREDOVISNING 2001
ANSVARSFULLT FÖRETAGANDE För skötsel av grönområden använder alla dotterbolag mekanisk rensning i kombination med ättika för ogräsbekämpning. Som drivmedel till gräsklippare används alkylatbensin. Omvärlden De lokala dotterbolagen samarbetar i miljöfrågor med andra företag och organisationer t ex kommuner, energibolag, renhållningsbolag, universitet samt företagsföreningar. Att kommunicera om hur miljöarbetet fortskrider är viktigt för att hålla medarbetare, hyresgäster och andra intressenter uppdaterade. Informationen ges bl a i kundtidningar och på Internet. Eklandia Fastighets AB, Harry Sjögren AB och Fastighets AB Corallen är miljödiplomerade i sina respektive hemkommuner. Fastighets AB Brostaden och Fastighets AB Briggen har genomgått miljörevision av externa konsulter med gott resultat. I Bäckbyområdet, Västerås är Aspholmen Fastigheter AB en stor hyresvärd. Bolaget har under 2001 varit initiativtagare och ledande drivkraft för gruppcertifiering av hyresgäster enligt ISO 14001-standarden. Modellen bygger på att små företag samarbetar för att införa ett miljöledningssystem där även Aspholmen ingår. Deltagarna delar på arbete och kostnader för att göra införandet av systemet både enklare och mer ekonomiskt för varje företag. Tio företag är anmälda och genomförandet är beräknat till ca ett år. Hyresgästernas syn på Castellums miljöarbete undersöks genom Fastighetsbarometern Nöjd Kund Index (NKI). De tillfrågade hyresgästerna anser att Castellum visar god miljöhänsyn och placerar Castellum bland de främsta i fastighetsbranschen. Robur/Föreningssparbankernas Miljöfond har för fjärde året i följd valt Castellum som en lämplig aktie att investera i eftersom man anser att Castellum bedriver ett miljöarbete som placerar företaget bland de ledande i branschen. Under 2001 klassades Castellum som ett av de 50 miljömässigt mest progressiva börsföretagen av miljöorganisationen Det Naturliga Steget. Castellum har inga pågående miljötvister. Mål inför 2002 Castellums verksamhet har störst miljöpåverkan inom områdena energianvändning, avfall och materialanvändning i fastigheterna. Till följd av detta är miljöarbetets tyngdpunkt framförallt koncentrerat till dessa områden. Castellums övergripande mål är att betrakta som kontinuerligt pågående processer och är därför samma som föregående år medan varje lokalt dotterbolag har olika kvantifierbara delmål inom respektive miljöområde. CASTELLUM ÅRSREDOVISNING 2001 45