Sammanträdesprotokoll 1 (10) Plats och tid Garvaren Röd, kl. 13.15 16.45 Beslutande ledamöter Övriga närvarande Jonas Ås, 1:e vice ordförande (S) Börje Wahlund, 2:e vice ordförande (M) Maria Rönnehäll (S) Karina Nykvist (V) Kenneth Johannesson (S) Per-Olov Ålander (C) Eva Nilsson, verksamhetschef VOO Evelina Lilja, sekreterare Erdita Salihu Rama, controller, 10 Lena Bergman, 11 Maria Brefält Gärdt, 11 Marie Eriksson-Idmalm, 11 Kristin Norrgård, 14 Justerare Maria Rönnehäll Justeringens plats och tid Kommunledningsstabens kansli den Paragrafer 10-15 Sekreterare Evelina Lilja Ordförande Jonas Ås Justerare Maria Rönnehäll ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum 2017-03-16 Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Närarkivet Underskrift Evelina Lilja
Sammanträdesprotokoll 2 (10) Innehåll Ärende Sida VoO verksamhetsuppföljning... 3 Rapport kvalitetsarbetet 2016... 4 Administrativt stöd för enhetschefer... 5 Reinvestering Vård och omsorg... 7 Servicetjänster särskilt boende... 8 Anmälningsärenden... 10
Sammanträdesprotokoll 3 (10) VoO 10 Dnr KS 2017/4-042 VoO verksamhetsuppföljning Utskottets beslut godkänner rapporten och lägger den till handlingarna. Sammanfattning Redovisning av verksamhetsuppföljning till och med februari 2017. - Ekonomiskt resultat Vård och omsorgs tjänsteskrivelse den 6 mars 2017. VoO verksamhetsuppföljning mars månad 2017 Bedömning Verksamheten bedömer en budget i balans gällande resultatet för 2017. I Hemvården har den nya organisationen med en central planeringsfunktion startats 1 februari. Målsättningen är att den ska ge en likartad planering och en jämnare fördelning av personalresurserna mellan enheterna. Beslutet skickas till Verksamhetschefen
Sammanträdesprotokoll 4 (10) VoO 11 Dnr KS 2017/381-730 Rapport kvalitetsarbetet 2016 Utskottets förslag till Kommunstyrelsen föreslår Kommunstyrelsen att godkänna verksamhetens rapport gällande kvalitetsarbetet. Sammanfattning Vård och omsorgs tillsynsstab rapporterar resultatet för kvalitetsarbetet för år 2016. Verksamheten beskriver i Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen hur det systematiska arbetet med att säkra och utveckla kvaliteten har bedrivits under föregående år. Vårdgivare ska beskriva hur verksamheten har arbetat med riskanalys, egenkontroll, samverkan, utredning av rapporter, klagomål och synpunkter samt vilka resultat som har nåtts samt vilka förbättrande åtgärder som vidtagits. Kvalitetsarbetet bygger på ett ständigt förbättringsarbete och att medarbetare i Vård och omsorg medverkar till att brukarnas behov tillgodoses utifrån krav från lagstiftning samt våra övergripande mål och strategier. Enligt SOSFS 2011:9 ska allt kvalitetsarbete dokumenteras och en del i detta är den årliga Kvalitets- och säkerhetsberättelsen. Vård och omsorgs tjänsteskrivelse den 6 mars 2017. Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse år 2016. Bedömning Verksamheten upprättar en plan för det fortsatta kvalitetsarbetet 2017 utifrån resultat som framkommit för år 2016.
Sammanträdesprotokoll 5 (10) VoO 12 Dnr KS 2017/380-100 Administrativt stöd för enhetschefer Utskottets beslut beslutar att verksamheten inför administrativt stöd till enhetscheferna, som ett första steg sex administratörer, vilka finansieras under 2017 med hjälp av tidigare erhållet stimulansmedel. Behovet av administratörer tas samtidigt upp i kommande budgetprocess. Sammanfattning Budgetberedningen gav 2016 Lärande och stöd samt Vård och omsorg i uppdrag att belysa effekterna av att skapa mindre arbetsgrupper inom verksamheter med stort antal medarbetare per chef. En undersökning från Arbetsmiljöverket visar att det finns stora skillnader i vad som förväntas av en kommunal chef inom kvinnodominerade yrken jämfört med mansdominerade yrken. Skillnaden är tydligast när det kommer till hur många anställda en första linjens chef har under sig. En närvarande chef behövs för att kunna göra ett bra jobb. Chefen ska hinna säkerhetsställa en bra arbetsmiljö för de anställda, men har också mycket annat att ansvara för. Risken finns för att det blir en ohållbar arbetssituation om chefen har allt för många underställda medarbetare. Vård och omsorgs ledning har som målsättning att enhetscheferna inte ska ha mer än som mest 30 underställda medarbetare. För att klara denna målsättning behövs ca sju ytterligare chefer. Verksamheten har dock som ett första steg kommit fram till att det finns behov av att renodla arbetsuppgifterna och tillföra ett administrativt stöd för enhetschefer inom äldreomsorgen samt inom LSS boende och Daglig verksamhet. Behovet handlar på sikt om ca 10 administratörer. I ett första steg föreslår verksamheten att administratörer motsvarande 5,3 årsarbetare rekryteras, det vill säga sex medarbetare med en tjänstgöringsgrad mellan 80 % till 100 %. Varje administratör får enligt förslaget arbeta tillsammans med tre till fyra enhetschefer. Syftet med införandet är att bidra till att enhetscheferna får bättre förutsättningarna att klara sitt uppdrag och därmed en förbättrad arbetsmiljö både för chefer och underställda medarbetarna. Förändringen har också som målsättning att det ska bidra till att hälsotalet ökar inom Vård och omsorg. Ekonomiskt handlar det om ca 2,2 miljoner för att finansiera förändringen. Kostnaden kan under 2017 finansernas med hjälp av tidigare erhållet stimulansmedel.
Sammanträdesprotokoll 6 (10) VoO 12 forts. Vård och omsorgs tjänsteskrivelse den 6 mars 2017 Bedömning Verksamhetens enhetschefer har i många enheter fler än 30 underställda medarbetare. Ledningen har dock som ett första steg kommit fram till att det finns behov av att renodla arbetsuppgifterna och tillföra ett administrativt stöd till enhetschefer inom äldreomsorgen och inom LSS boende samt Daglig verksamhet. Behovet handlar på sikt om ca 10 administratörer. I ett första steg föreslår verksamheten att det anställs administratörer motsvarande 5,3 årsarbetare. Varje administratör får enligt förslaget arbeta tillsammans med tre till fyra enhetschefer. Beslutet skickas till Verksamhetschefen
Sammanträdesprotokoll 7 (10) VoO 13 Dnr KS 2017/378-042 Reinvestering Vård och omsorg Utskottets beslut godkänner förslag till fördelning av medel i reinvesteringsbudget 2017. Sammanfattning Verksamheten Vård och omsorg redovisar efter interna överläggningar förslag till fördelning av budget för anslaget för reinvestering i Vård och omsorg, som finns till utskottets förfogande. För 2017 finns totalt 650 tusen kronor avsatta för reinvestering. Flera av anslagen är av karaktären att de återkommer år för år, som till exempel byte av möbler inom särskilt boende och Ergonova gungstol, som används av brukare med demenshandikapp. Totalt uppgår detta till en kostnad 300 tusen kronor. Samlokalisering av administrationens kontor på Garvaren, vilket innebär en reinvestering motsvarande 75 tusen kronor. Möbler till personalrum och möteslokal vid Lövåsen i Glava 45 tusen kronor. Vid korttidsboendet AKKVA ska samtliga taklyftar, som används vid förflyttning av brukare, bytas till en kostnad motsvarande minst 165 tusen kronor. Daglig verksamhet som flyttar in i nya lokaler vid Muraren har också behov av taklyftar och här hamnar kostnaden på 67 tusen kronor. Vård och omsorgs tjänsteskrivelse den 6 mars 2017 Bilaga Fördelning reinvesteringsbudget 2017 Beslutet skickas till Verksamhetschefen
Sammanträdesprotokoll 8 (10) VoO 14 Dnr KS 2017/379-730 Servicetjänster särskilt boende Utskottets beslut beslutar att permanenta projektet på Vågen Bottenplan och Solgården. Behovet av ett successivt införande inom äldreomsorgens samtliga särskilda boenden tas upp i kommande budgetprocess. Sammanfattning Vård och omsorg har höga sjuktal, framförallt har den psykiska ohälsan ökat. Omvårdnadspersonal upplever stress och har en känsla av att inte räcka till i sitt dagliga arbete då de har många kringuppgifter som tar tid från det direkta arbetet tillsammans med brukarna. I uppdraget ingår bland annat många städuppgifter per dag och omvårdnadspersonalen saknar många gånger utbildning i lokalvård. Behovet av att kunna renodla arbetsuppgifterna har upplevts vara stort. Verksamheten står också inför för ett stort rekryteringsbehov i framtiden och verksamheten måste hitta andra vägar att få in nya yrkeskategorier och andra kulturer och behöver därför inrätta andra typer av tjänster Servicetjänster där medarbetaren utför städ, tvätt och andra serviceinsatser har testats i projektform med hjälp av stimulansmedel för en ökad bemanning inom äldreomsorgen. Projekt har pågått på Solgården och Vågen Bottenplan. Projekten har uppnått positiva resultat, bland annat ett ökat hälsotal och en nöjdare personal samt en ökad kvalitet för både verksamhet och brukare. Verksamheten föreslår att pågående testprojekt permanentas och att det därutöver sker ett successivt införande inom de närmsta åren. Ekonomiskt handlar det totalt om att finansiera 6,44 årsarbetare till en uppskattad kostnad motsvarande 2,4 miljoner. Satsningen kan till viss del finansieras med hjälp av stimulansmedel, som kommunen erhåller för en ökad bemanning inom äldreomsorgen. Detta gäller under 2017 och sannolikt även för 2018. Samtidigt tas behovet av servicetjänster upp i kommande budgetprocess. Vård och omsorgs tjänsteskrivelse den 6 mars 2017 Bedömning Verksamhetens har i samband med försöksprojekt uppnått positiva resultat vid införandet av servicetjänster. Ett ökat hälsotal och en nöjdare personal
Sammanträdesprotokoll 9 (10) VoO 14 forts. samt en ökad kvalitet för både verksamhet och brukare. Verksamheten bedömer också att införandet av servicetjänster ökar attraktiviteten för arbete inom äldreomsorgen. Ett ökat hälsotal uppskattas kunna delfinansiera servicetjänsterna motsvarande ungefär en tredje del av kostnaderna. Beslutet skickas till Verksamhetschefen Avdelningschefen Särskilt boende
Sammanträdesprotokoll 10 (10) VoO 15 Dnr KS 2017/15-100 Anmälningsärenden Utskottets beslut tar del av informationen. Lista med anmälningsärenden den 9 mars 2017