Protokoll fört vid LAG/styrelsemöte 20 april 2017 Tid: Torsdagen den 20 april 2017, kl. 14.00 17.15 Plats: Framtidscentrum, Katrineholm kommun Närvarande: Offentlig Privat Ideell Tommy Björkdal Birgitta Blanck Lena Stensgård Anna Jernemalm Bam Björling Cenneth Ålund 22-30 a Lars Wigström Annlouise Olsson Magnus Svensson Bertil Karlsson Torbjörn Gårdestig Regina Westas Stedt 28-33 Björn Ekengren Tomas Olsson 22-29 Agneta Pettersson 29-33 Gunilla Malm Tomas Jönsson 27-33 Leif Skeppstedt 22. Mötets öppnande Ordförande Tommy Björkdal förklarar mötet för öppnat. 23. Val av sekreterare för mötet Till sekreterare väljs Emma Dahlin. 24. Val av justerare Björn Ekengren väljs att jämte ordförande justera protokollet. 25. Fastställande av dagordningen Dagordningen godkändes med följande förändringar 27. Rapporter e) Per Capsulam beslut: Årsrapport 2016 27. Rapporter f ) Styrgrupp för Service & Liv på landet! 27. Rapporter g) Ekonomiskt redovisning 26. Föregående protokoll LAG beslutar att lägga protokollet från beslutsmötet den 2 mars 2017 till handlingarna. 27. Rapporter: a) Idéer på gång Projektidéer som är på gång gicks igenom samt statusen på de olika projektidéerna. Frågor kring några enstaka projektidéer togs upp och upplägget på listan över projektidéer på gång gicks genom. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2017-04-20 1
b) Pågående projekt Rapportering från kontaktpersoner: 2016-4554 Hässelbymuseet Steg 2 Kontaktperson Bertil Karlsson rapporterar om att projektet nu påbörjat de byggnationer som finns i projektplanen, arbetet går framåt och tidsplanen verkar ännu hålla för projektet. Bertil rapporterar också att projektet önskar en skylt att sätta upp för att markera att ett Leaderprojekt bedrivs på platsen. Kansliet har börjat ta fram en egen skylt att ge till beviljade projekt. 2016-943 Idécentrum Kafjärden Kontaktperson Bam Björling rapporterar att projektägaren har flera projektidéer på gång eventuellt ett möjligt Leaderprojekt. LAG/styrelsen diskuterar huruvida en projektägaren kan söka stöd för flera projektidéer, LAG/styrelsen är överens om att det är projektidén och behovet som ska bedömas inte om projektägaren erhållit stöd tidigare från Leader. c) Arbetsgrupper och delegationer Arbetsgrupp kommunikation: Arbetsgruppen arbetar med framtagning av broschyren och planerar för ytterligare möte med reklambyrån. Arbetsgruppen kommer ha ett färdigt förslag till LAG/styrelsemötet 8 juni. I samband med kommunikationsgruppens arbete rapporterades också om Leader Södermanlands deltagande/närvaro vid Strängnäs näringslivsdagar 17-18 mars, flera broschyrer delades ut och samtal fördes med besökande gäster. Mässan hade cirka 5000 besökare. Det fortsatta arbetet kring utvärderingsfrågan visar att det fortfarande finns vissa oklarheter gällande vad som ska rapporteras och inte samt på vilket sätt rapporteringen ska ske. Bam har haft kontakt med det nätverk som skapades under den Nationella Leaderträffen i Varberg under hösten 2016 för att också diskutera frågan med de övriga Leader-representanter. d) LUS Diskussionen kring paraplyprojekt är i full gång igen på EU-nivå på grund av påtryckningar från flera olika medlemsländer, LUS bevakar frågan nogsamt. LUS har årsmöte i samband med den Nationella Leaderträffen i Sollefteå den 15 maj, ordförande Tommy Björkdal representerar organisationen. Vidare tipsar Tommy om att LUS har en bra och informativ Facebookgrupp vilken han rekommenderar att ledamöterna går med i, den uppdateras med information kontinuerligt. e) Per Capsulam beslut: Årsrapporten Genom ett per capsulam beslut den 28 mars 2017 beslutade LAG/styrelsen godkänna Årsrapporten för 2016. LAG/styrelsen har på beslutsmötet den 20 april tagit del av beslutet samt haft möjlighet att ta del av de inkomna svaren. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2017-04-20 2
LAG beslutar att med godkännande lägga per capsulam-beslutet till handlingarna. f ) Styrgrupp för Service & Liv på landet! LAG s egna projekt 2016-4025 Service & Liv på landet! Fick den 1 mars 2017 sitt formella beslut från Jordbruksverket. Enligt projektplanen ska LAG/styrelsen utse en styrgrupp för projektet. LAG beslutar att utse Björn Ekengren, Regina Westas Stedt (sammankallande) och ordförande Tommy Björkdal till ledamöter i styrgrupp för projektet. g) Ekonomiskt redovisning LAG/styrelsen har genom skriftliga rapporter haft möjlighet att ta del av upprättade ekonomiska rapporter för perioden januari - mars 2017. 28. Uppföljning av fattade beslut De sedan tidigare fattade besluten av LAG/styrelsen gick genom enligt den lista som upprättats. Aktuell status och en kort rapport återgavs LAG/Styrelsen: För verksamhetsplan 2017planeras en workshop till nästkommande LAG-möte för att underlätta beslutet. Verksamhetsplanen kommer att sträcka sig över en längre tid med tillkopplade handlingsplaner på årsbasis. LAG önskar att vi arbetar vidare med tanken och ser över vem som skulle kunna vara en lämplig processledare för ändamålet. LAG beslutar även att tillsätta en arbetsgrupp för att se över projektpresentationerna på LAG/- styrelsemötena och hur vi ska arbeta med bedömningen. Arbetsgruppen består av: Tomas Olsson, Lena Stensgård (sammankallande) och Anna Jernemalm. 29. Omorganisation På LAG/styrelsemötet den 4 oktober 2016 fick presidiet i uppdrag att göra en översyn av organisationen, se över arbetsbeskrivningen för verksamhetsledaren samt se över en profil för den projektledare som ska anställas till projektet 2016-4025 Service & Liv på landet!. Presidiet har arbetat fram en struktur för verksamhetens omorganisation med viljeinriktningen att förbättra marknadsföringsinsatserna. Presidiet önskar att verksamheten ska nå ut med Leaderbudskap i större utsträckningar och ge fler chansen att upptäcka möjligheterna med Leader. För detta arbete ska verksamheten fokusera tydligare på olika geografiska områden och målgrupper. Presidiet ser också möjligheter med att ytterligare komma igång med det utåtriktade arbetet genom att anställa projektledare till projektet 2016-4025 Service & Liv på landet! Presidiet håller på med rekrytering och det finns en tilltänkt kandidat, Caroline Bergvall. Presidiets förslag på omorganisation innebär att organisationsstrukturen kommer plattas ut då det planeras för två verksamhetsledare, en administrativ och en operativ/extern. Planeringen är också att dela på kansliet för att fysiskt finnas tillgängliga i större utsträckning än idag på olika geografiska Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2017-04-20 3
platser i området. Efter presentationen följer en diskussion med utgångspunkt i följande frågor: Hur blir verksamheten mindre sårbar med den nya organisationen? Presidiet menar att det under presidiets arbetsuppgifter kommer finnas möjlighet att styra arbetet som sker på kansliet, detta är uppgifter som inte går att fördela på andra personer i dagsläget. Presidiet kommer under en uppstartsperiod av den nya organisationen att ha en betydligt mera operativa uppgifter än i nuläget. Tanken är att inte belasta de förtroendevalda ledamöterna i onödan utan att detta ska ses som en övergångslösning. Presidiet och arbetsgruppen som har tagit fram förslaget har sett till nuvarande Verksamhetsledares arbetsbeskrivning och utgått ifrån vilka arbetsuppgifter som är administrativa och vilka som är utåtriktade för att göra fördelningen därefter. Arbetsgruppen menar att organisationen/verksamheten är så pass liten och måste kunna vara flexibel. Vad finns det för tankar om det försvinner en person/funktion? Presidiet och arbetsgruppen har utgått i från Jordbruksverkets regelverk i framtagandet av den nya organisationen för att kunna ta fram en organisation som föreningen ärvt och inte velat ha. Gunilla Malm (offentlig sektor, Strängnäs) reserverar sig mot den nya omorganisationen på grund av bristande underlaget till resterande styrelseledamöter. Gunilla förordar en organisationsstruktur med ett mindre operativt presidium och tydligare uppdrag till organisationens tjänstemän. 30. Projektbeslut LAG fattade beslut om två (2) ansökningar om projektstöd inom Leader samt en (1) ansökning om ombeslut gällande ändring av budget. Beslut i varje enskilt ärende enligt nedan. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2017-04-20 4
a) 2017-576 Follökna tillgängligt för alla Projekt: Follökna tillgängligt för alla Journalnummer: 2017-576 Projektägare: Vängården Follökna Organisationsnummer: 818501-0991 Fond: Landsbygdsfonden Insatsområde: Projekttyp/åtgärd: Projektstöd genomförande Projektperiod: 2017-02-07 2020-03-31 Projektets beslutade budget: Faktisk Projektstöd: 1 687 428 kronor (67 %) LAG-pott: 831 121 kronor (33 %) Totalt: 2 518 549 kronor Resurs Privat/ideell: 900 000 kronor Ideell resurs: 100 000 kronor Motivering val av stödnivå: Poängbedömning (samlad poäng ): - Projektbeskrivning : Utveckla möjligheter till personer med funktionsnedsättningar att utföra fysisk aktivitet med inriktning på motions- och idrottsaktiviteter, rekreation, natur och kulturupplevelser samt erbjuda föreningar möjlighet till aktiviteter som tränings och tävlingsverksamhet. I projektet skapa en samlingsplats för samvaro och aktiviteter för alla oavsett härkomst handikapp eller religiös inriktning. LAG är beslutsmässig, ingen ledamot anmälde jäv. LAG beslutar att återremittera ansökan till projektägaren för att tydliggöra för vem projektet genomförs, vad som ska göras i projektet samt vilka finansiärer som finns det projektets delar. Projektet ska också förtydliga vilka samarbetspartners som finns i projektet och hur de medverkar till projektets genomförande, LAG/styrelsen anser också att treparterskapet måste utvecklas med vem gör vad. Vidare ska projektägaren ta bort de delar i budgeten som tillhör den ordinarie verksamheten, kostnader för broförstärkning, underhåll av stigar samt växthuset. Utgifter för personal i projektet ska också ses över och delas upp i två olika kategorier: projektledning och arbetsinsats. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2017-04-20 5
Beslutsmotivering : LAG/Styrelsen är intresserade av projektet men anser att det behöver förtydligas och konkretiseras ytterligare. Som projektets budget ser ut i dagsläget är tiden orimligt hög i jämförelse med aktiviteterna. LAG/styrelsen poängterar att Leader inte ger några stöd till ordinarie verksamhet varför delar av projektbudgeten måste arbetas om. Oklarheter finns också när de gäller målgrupp, projektets syfte och den röda tråden genom projektets aktiviteter. Vidare anser LAG/styrelsen att projektet är innovativt och kan ge bra möjligheter för funktionsnedsatta. Kontaktperson från LAG: - Tommy Björkdal Björn Ekengren Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2017-04-20 6
b) 2017-975 Ekeby bygdeutveckling Projekt: Ekeby bygdeutveckling Journalnummer: 2017-975 Projektägare: Lindersborgs Bygdegårdsförening Organisationsnummer: 878500-1818 Fond: Landsbygdsfonden Insatsområde: Entreprenörskap Projekttyp: Projektstöd genomförande Projektperiod: 2017-02-28 2018-08-31 Projektets beslutade budget: Faktisk Projektstöd: 117 440 kronor (67 %) LAG-pott: 58 631 kronor (33 %) Totalt: 176 071 kronor Resurs Privat/ideell: 50 000 kronor Ideell resurs: 50 000 kronor Motivering val av stödnivå: LAG/styrelsen beslutade om att stödnivån för projektet är 100 % enligt ovanstående fördelning av projektets totala finansiering. Projektet är till nytta för flera olika såväl föreningar som företag då projektets syfte är att utveckla nya samarbeten mellan såväl föreningar som företag och att tillsammans kunna utveckla bygden och skapa sysselsättning. Poängbedömning (samlad poäng ): 340 p Projektbeskrivning : Utveckla bygden genom att samarbeta, nätverka och utveckla ett gemensamt koncept för att fler ska upptäcka Ekeby. Genom samarbete mellan föreningar och företag utveckla nya samarbeten som ska leda till ökad sysselsättning och ge fler möjlighet att bo och verka i Ekeby. LAG är beslutsmässig, ingen ledamot anmälde jäv. LAG beslutar att tillstyrka projektet 2017-975 Ekeby bygdeutveckling samt att utöka projekttiden till och med 2019-12-31. Beslutsmotivering : LAG/styrelsen anser att projektet ska beviljas i landsbygdsfonden då projektet bidrar till hållbar landsbygdsutveckling i allmänhet samt att nyttan av projektet tillfaller landsbygden och de aktörer som finns i projektets område. Projektet passar val in i Leader Södermanlands insatsområde: entreprenörskap då projektets insatser stimulerar nytänkande, idéutveckling och innovationer samt kom- Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2017-04-20 7
petenshöjande insatser. Projektets deltagare samlas kring marknadsföring, produktpaketering och nätverkande för att kunna skapa jobb och tillväxt. Vidare anser LAG/styrelsen att projektet är innovativt och bidrar till företagens utveckling på landsbygden samt ser positivt på samarbetet med Studieförbundet Vuxenskolan. LAG/styrelsen anser att projekttiden är något kort varför LAG/styrelsen redan nu utöka projekttiden för att insatser skall hinna genomföras. Kontaktperson från LAG: Anna Jernemalm Tommy Björkdal Björn Ekengren Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2017-04-20 8
c) 2017-943 Kafjärden Idécentrum (Ombeslut: ändring av budget) Projekt: Idécentrum Kafjärden Journalnummer: 2016-943 Projektägare: Föreningen Kunskapsturism Kafjärden Organisationsnummer: 802491-8354 Projektets beslutade budget: Projektets omprövade budget Projektstöd: 397 813 kronor Projektstöd: 408 219 kronor LAG-pott: 195 937 kronor LAG-pott: 208 219 kronor Privat finansiering 200 000 kronor Privat finansiering 200 000 kronor Totalt: 793 750 kronor Totalt: 816 438 kronor Projektbeskrivning : 2016-11-23 ansökte Föreningen Kunskapsturism Kafjärder om utökning av budget med 197 500 kronor, för att skapa en attraktiv utemiljö och caféverksamhet. LAG/styrelsen beslutade vid LAG-mötet den 2 mars 2017 avslå delar av ansökan med motiveringen att de inventarier som projektägaren sökt utökad budget för är kostnader projektägaren själv får bekosta. LAG/styrelsen fattade beslut om att under förutsättning att projektägaren Föreningen Kunskapsturism Kafjärden inkom med dokumentation av den kravställning som finns från myndigheten att tillgänglighetsanpassa utomhusmiljön beviljas medel för delen som rör tillgänglighetsanpassning (kostnader för entrén, ramper och staket etc.). Projektägaren har därefter, 2017-03-27 inkommit med kompletterande handlingar för utökad projektbudget. Projektägaren ansöker om 22 688 kronor och utgifterna avser endast tillbyggnad av entré och ramp. LAG är beslutsmässig Lena Stensgård anmäler jäv och deltar inte i beslutet. LAG beslutar att tillstyrka projektet 2016-943 ansökan om utökad budget om 22 688 kronor. Beslutsmotivering : Projektägaren har inkommit med kompletterande handlingar i ärendet efter LAG/styrelsens önskemål. Vissa tillgänglighetsanpassning bör ske för att de aktiviteter och insatser som projektet genomfört även ska kunna inkludera personer med funktionsnedsättning. Kontaktperson från LAG: Bam Björling Tommy Björkdal Björn Ekengren Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2017-04-20 9
31. Nästa LAG-möte & presidiemöte Nästkommande LAG/styrelsemöte har planerats till den 8 juni 2017, kl. 9.00-16.00, i Strängnäs kommun. Nästkommande presidiemöte är inplanerat till den 18 maj 2017, kl. 9.30 12.00. 32. Övriga frågor Inga övriga frågor. 33. Avslutning Ordförande Tommy Björkdal tackar för visat intresse och avslutar mötet. Tommy Björkdal Björn Ekengren Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2017-04-20 10