Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård PROTOKOLLSUTDRAG SID 1(2) D A T U M D I A R I E N R 2016-04-22 NSV16-0003-2 18/16 Anmälan av delegationsbeslut och anmälningsärenden Diarienummer: NSV16-0003 Behandlat av Mötesdatum Ärendenr 1 Nämnden för samverkan kring socialtjänst 2016-04-22 18/16 och vård Beslut Godkänna redovisningen av delegationsbeslut och anmälningsärenden Sammanfattning Nämnden har överlåtit sin beslutanderätt till, ordförande och tjänstemän enligt en av nämnden antagen delegationsordning. Dessa beslut skall redovisas till nämnden. Redovisningen innebär inte att nämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det nämnden fritt att återkalla lämnad delegation. I ärendet redovisas också ytterligare handlingar som nämnden har tagit del av. Datum för beslut Beslut Delegat Enligt i del.ordning 24 mars 2016 Upphandling av arbetsstolar Div.chef 7 24 mars 2016 Upphandling av eldrivna rullstolar för utomhusanvändning 24 mars 2016 Upphandling av Infusions/volympumpar för intravenöst bruk samt sprutpumpar för gammaglobulin. Eventuellt också pumpar för smärtlindring. 15 mars Initiering av upphandling andningshjälpmedel Div.chef 7 Div.chef 7 Div.chef 7 Anmälningsärenden Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se SID 1(2)
Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård PROTOKOLLSUTDRAG SID 2(2) D A T U M D I A R I E N R 2016-04-22 NSV16-0003-2 Oxelösunds kommun Von 98 Nattfasta och undernäring Revisorerna Granskning av nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård Former för samverkan med ansvariga nämnder hos huvudmännen Övrigt Fullmakt för landstinget Dalarna att företräda landstinget Sörmland vid upphandling av infusions- och sprutpumpar Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande 2016-04-14 Beslutet expedieras till Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se SID 2(2)
TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1(2) H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R Johan Karlsson Administrativa enheten +46155245000 2016-04-14 NSV16-0003-1 Ä R E N D E G Å N G Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård M Ö T E S D A T U M Anmälan av delegationsbeslut och anmälningsärenden Förslag till beslut Godkänna redovisningen av delegationsbeslut och anmälningsärenden Sammanfattning Nämnden har överlåtit sin beslutanderätt till, ordförande och tjänstemän enligt en av nämnden antagen delegationsordning. Dessa beslut skall redovisas till nämnden. Redovisningen innebär inte att nämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det nämnden fritt att återkalla lämnad delegation. I ärendet redovisas också ytterligare handlingar som nämnden har tagit del av. Datum för beslut Beslut Delegat Enligt i del.ordning 24 mars 2016 Upphandling av arbetsstolar Div.chef 7 24 mars 2016 Upphandling av eldrivna rullstolar för utomhusanvändning 24 mars 2016 Upphandling av Infusions/volympumpar för intravenöst bruk samt sprutpumpar för gammaglobulin. Eventuellt också pumpar för smärtlindring. 15 mars Initiering av upphandling andningshjälpmedel Div.chef 7 Div.chef 7 Div.chef 7 Anmälningsärenden Oxelösunds kommun Von 98 Nattfasta och undernäring Revisorerna Granskning av nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård Former för samverkan med ansvariga nämnder hos huvudmännen Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\nsv\nsv nämnd\2016\22 april\kallelse\9. Anmälan av delegationsbeslut\tjänsteutlåtande - SID 1(2) Anmälan av delegationsbeslut och anmälningsärenden.docx Utskriftsdatum: 2016-04-14 13:11
Övrigt Fullmakt för landstinget Dalarna att företräda landstinget Sörmland vid upphandling av infusions- och sprutpumpar ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\nsv\nsv nämnd\2016\22 april\kallelse\9. Anmälan av delegationsbeslut\tjänsteutlåtande - SID 2(2) Anmälan av delegationsbeslut och anmälningsärenden.docx Utskriftsdatum: 2016-04-14 13:11
KE-CEV16---000e Revisionsrapport 2015 Landstinget Sörmland Granskning av Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård - Former för samverkan med ansvariga nämnder hos huvudmännen Sörmlands läns landstings revisorer Januari 2016
Ey, Innehåll Sammanfattning 2 1 Inledning 3 1.1 Bakgrund 3 1.2 Revisionsfråga 3 1.3 Revisionskriterier 3 1.4 Metod 4 2 Resultat 5 2.1 Organisation 5 2.2 Reglemente 6 2.3 Styrsignaler i verksamhetsplan för 2015 gällande samverkan 8 2.4 Implementering av nämndens styrning hos huvudmännen 9 2.5 De nya målgrupperna 10 2.6 Former för gemensam uppföljning och återrapportering 11 2.7 Åtgärdsplaner i händelse av avvikelse 12 1
EY Sammanfattning Landstingets revisorer har gett EY i uppdrag att granska att Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård (NSV) säkerställer att former för samverkan med övriga ansvariga nämnder hos huvudmännen tillgodoser en ändamålsenlig verksamhet. Nämnden är en gemensam nämnd för landstinget i Sörmland och länets kommuner. Granskning har genomförts genom analys av styrande dokument och protokoll. Med detta avses nämndens reglemente, verksamhetsplaner samt överenskommelser om samverkan. Vi har även tagit del av verksamhetsberättelse för 2014. Hos de i nämndens verksamhet ingående kommunerna Gnesta, Katrineholm, Nyköping och Trosa samt inom landstinget har politiska förträdare och förvaltingchefer/divisionschefer kontaktats. Intervjuer har genomförts med nämndens företrädare och ansvariga tjänstemän i länsstyrgruppen. Granskningsrapporten är avstämd hos de intervjuade och kvalitetssäkrad internt inom EY. Granskningen avgränsas till NSV-nämndens ansvar. Granskningen visar att nämndens organisation och uppdrag har förändrats och nya ansvarsområden har tillkommit. De i reglementet nya målgrupperna är föremål för beslut gällande samverkande aktiviteter och åtgärder liksom i utkast till nämndens verksamhetsplanering för 2016 2018. Vi bedömer att det finns styrsignaler i nämndes verksamhetsplaner gällande samverkan och bedömer att det är tillfredsställande att den verksamhetsplan som gäller från år 2016 omfattar hela nämndens ansvar. Former för hur nämndens beslut generellt ska implementeras hos huvudmännen har inte tydliggjort. Detta sker i dag i specifika beslut, genom delgivning av protokoll och genom muntlig information. Vi ser att former för detta kan utvecklas för att ge stöd för processen hos huvudmännen. Det är dock tillfredsställande att det finns en koppling mellan ledamöter för de olika kommunernas ansvariga nämnder och representation i NSV, vilket ses som en viktig förutsättning för implementeringen. Utöver detta ses beredningsprocessen inför beslut som en förankringsprocess då dessa kräver att samtliga huvudmän ställer sig bakom vad som föreslås. Utveckling av nämndens verksamhet ska fortlöpande rapporteras till huvudmännen enligt reglementet. Nämndens styrning i form av verksamhetsplaner och uppdrag som ges under verksamhetsåret följs upp och sammanställs genom att underlag inhämtas från respektive huvudman. Uppföljningar ställs till nämndens men även till respektive styrelse för vidarerapportering till respektive fullmäktige. Det har inte framkommit att former för hur återrapportering av resultat till huvudmännen tydliggjorts. Vi rekommenderar att detta inarbetas i nämndens styrande dokument. Granskningen visar att avvikelser mot mål och överenskommelser inte hanteras av den gemensamma nämnden utan i första hand hos respektive huvudman. Detta såväl vad gäller rapportering som åtgärder. Vi menar länsstyrgruppen har en viktig funktion i att förmedla avvikelser till nämnden som sen kan vidta åtgärder för att kompensera dessa. Genom detta nås nämndens ambition att lära av varandra och att utveckla arbetssätt och imer. 2
1 Inledning 1.1 Bakgrund Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård (NSV) tillsammans med länsstyrgruppen för närvård i Sörmland samt nationella organisationer och myndigheter ger tillsammans uppdrag att ge stöd för socialtjänst och vård. Nämnden är gemensam för länets nio kommuner och landstinget, som är nämndens värdkommun. Nämndens uppdrag är att stödja arbetet med samverkan mellan nämndens huvudmän, bland annat kunskapsutveckling inom socialtjänsten och angränsande hälso- och sjukvård. År 2014 granskade revisonen om kommunikation, förankring och implementering av individuella vårdplaner inom hemsjukvården skett på ett tillfredsställande sätt inom länet under 2014. Fokus i granskning var VOHJS-nämnden, vilket är föregångare till nuvarande NSV. Granskningen visade bland annat brister gällande nämndens styrning då en systematisk dialog saknade kring implementering och samordnat genomförande, att en formell samordning saknades mellan nämndens verksamhetsplan och planering hos huvudmannens ansvariga nämnder för socialtjänst och vård, samt att nämnden inte utformat verktyg för att styra, leda och kontrollera sitt uppdrag på ett systematiskt sätt. Med anledning av detta rekommenderades nämnden att formellt samordna sin verksamhetsplan med ansvariga nämnder hos huvudmännen samt att skapa beredskap att upprätta former för att säkerställa ett genomförande av beslutade målsättningar. Nämndens styrning, ledning, uppföljning och kontroll enligt kommunallagen förutsätter former för samverkan med ansvariga nämnder i länets kommuner och landsting. Revisorerna har utifrån risk- och väsentlighetsanalys beslutat att granska att nämnden och ansvariga nämnder hos huvudmännen säkerställer detta. 1.2 Revisionsfråga Säkerställer NSV-nämnden att formerna för samverkan med övriga ansvariga nämnder hos huvudmännen tillgodoser en ändamålsenlig verksamhet? Fokusområden Nämndens styrsignaler i verksamhetsplan för 2015 gällande samverkan Implementering av nämndens styrning hos huvudmännens ansvariga nämnder Beaktande av de nya målgrupperna barn och unga i behov av särskilt stöd och personer med risk- och missbruk av droger och alkohol Former för gemensam uppföljning hos huvudmännen Former för återrapportering av resultat Ansvar för att upprätta åtgärdsplaner i händelse av avvikelse i genomförandet Återrapportering av nämndens uppföljningar till landstingsfullmäktige 1.3 Revisionskriterier Kommunallagen 3
Enligt kommunallagens 6 kap 7 ska nämnden se till att verksamheten bedrivs i enligt med mål och riktlinjer som fullmäktige beslutat, att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Nämndens reglemente med bilagor 1.4 Metod Granskning har gjorts av styrande dokument och protokoll. Med detta avses nämndens reglemente, verksamhetsplaner samt överenskommelser om samverkan. Vi har även tagit del av verksamhetsberättelse för 2014. Hos de i nämndens verksamhet ingående kommunerna Gnesta, Katrineholm, Nyköping och Trosa samt landstinget har politiska förträdare och förvaltingchefer kontaktats. Intervjuer har genomförts med.: NSV-nämndens ordförande fram till 2015-12-31 samt den nytillträdda ordföranden, NSV-nämndens verksamhetschef för regionalt stöd, socialtjänst och vård Divisionschef primärvård och divisionschef psykiatri inom landstinget Ordförande vård- och omsorgsnämnden samt vård- och omsorgschef i Trosa kommun Vuxen- och omsorgsnämnden ordförande och förvaltningschef vår och omsorg i Gnesta kommun Vård- och omsorgsnämndens ordförande, tf vård- och omsorgschef, avdelningschef myndighets- och specialistavdelningen och avdelningschef utföraravdelningen i Katrineholms kommun Ordförande vård- och omsorgsnämnden, ordförande socialnämnden och divisionschef Social omsorg i Nyköpings kommun Granskningsrapporten är avstämd hos de intervjuade och kvalitetssäkrad internt inom EY. Granskning avgränsas till NSV-nämndens ansvar. 4
EY-, 2 Resultat 2.1 Organisation Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård (NSV) är gemensam för Landstinget Sörmland och länets nio kommuner. Landstinget Sörmland är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i Landstingets organisation. Nämnden har också driftsansvar för: hjälpmedelscentralen vilken ansvarar för länets hjälpmedelsförsörjning forskning och utveckling i Sörmland (FoU i Sörmland) Regionalt Vård- och Omsorgscollege (VO-college) En länsstyrgrupp är nämndens beredningsgrupp. Berörda verksamheter inom kommunerna representeras av en eller två förvaltningschefer beroende på kommunens organisation. Från landstinget deltar två representanter för hälso- och sjukvårdsledningen. Chefen för FoU i Sörmland, verksamhetschef för regionalt stöd, socialtjänst och vård (se nedan) samt närvårdskoordinatorer ingår i länsstyrgruppen. Ordförandeskapet roterar, denne medverkar i nämndens möten. Länsstyrgruppen träffas 6 7 gånger per år. Gruppen har bland annat uppdraget att arbeta fram verksamhetsplanen och relevanta mål. Arbetsgrupperna är ständiga och deltagarna representerar olika funktioner från olika huvudmän och har som enhetschefer eller motsvarande beslutsmandat. De samordnas av en närvårdskoordinator och det finns även utvecklingsledare från FoU i flera av grupperna. Agendan innehåller dels frågor som de själva lyfter och frågor som kommer från länsstyrgruppen eller beredningsgrupp. De frågor de själva tar upp kan ibland lösas i gruppen och ibland lyfts de upp till länsstyrgruppen för att lösas på förvaltningschefsnivå. En verksamhetschef för regionalt stöd, socialtjänst och vård är anställd under landstingsdirektören och ansvarar bland annat för att driva nämndens frågor, ge planeringsuppdrag, är ofta föredragande i nämnden samt bidrar till att aktuella ärenden kommer till nämnden. Hon företräder nämndens samtliga huvudmän. Enligt intervjuerna ses nämndens uppdrag inte ses som tvingande. Medlemskapet innebär att "verka för samverkan". Beslut fattas där medlemmarna är överens varför beslutet i realiteten blir gällande hos samtliga. Det har inte framkommit att nämnden har former för intern kontroll. Finansiering sker genom medlemmarna (landstinget betalar 4 kr/invånare och kommunerna 6 kr/invånare) vilket finansierar verksamheterna inom FoU i Sörmland. Regionförbundet bidrar år 2016 med 2,7 mkr. Nämnden är, enligt intervjuerna, lyhörd för nationella mål och satsningar som rör nämndens ansvarsområden. En viss ersättning kan komma nämnden till del genom nationella prestationsersättningar. lntervjupersonerna upplever att det faktum att nämnden inte har en egen budget medför svårigheter att göra specifika satsningar inom området. I flera intervjuer förs vikten fram av att beredning och implementering av de olika frågorna som berörs i samverkan måste få ta tid. Parterna som ingår är många och präglas av olika kulturer. 5
Öppna jämförelser, Styrgrupp ehälsa, MAS-grupp, råd :--* Linsatyrgrupp 1 å Arbets betsgrupp norra 5- Arbetsgrupp västra psykiatri Arbets betsgrupp västra Organisationsskiss NSV 2.2 Reglemente NSV-nämndens ansvar enligt reglemente1 är att tillvarata synergier som ligger i att samverka i hela regionen mellan de olika huvudmännen, att öka effektivitet och förbättra kvaliteten inom berörda verksamheter samt att skapa en region med så likvärdig service som möjligt inom berörda områden. Detta kan innebära att besluta om operativa riktlinjer för huvudmännen och att föreslå nämndens huvudmän rekommendationer i principiella frågor. ' Reglemente för "nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård". Antagits av samtliga parters fullmäktige, (landstinget Sörmland och kommunerna Eskilstuna, Strängnäs, Katrineholm, Vingåker. Flen, Nyköping, Oxelösund, Trosa och Gnesta) ersätter tidigare fastställt reglemente och gäller från 2015-01-01. 6
EY Nämnden ansvarar för att följa upp och föreslå utveckling av samverkansmöjligheter till huvudmännen vad gäller de gemensamma målgrupperna barn och unga som behöver särskilt stöd, personer med riskbruk, missbruk och beroende, äldre, personer med funktionshinder och personer med psykisk ohälsa och sjukdom. Reglementet säger i övrigt att nämnden ska besluta om operativa riktlinjer för huvudmännen samt föreslå rekommendationer i principiella frågor. I enlighet med tilldelade ekonomiska resurser ansvarar nämnden också för försörjning av hjälpmedel för daglig livsföring, vård och behandling, inkontinens, för grundutrustning och eventuellt ytterligare hjälpmedel efter beslut. Nämnden ska bereda frågor, besluta om priser, följa utveckling och besluta om riktlinjer, ge information internt, säkerställa kvalitet, upphandla anpassa hålla serva och underhålla hjälpmedel. Enligt särskild bilaga2 till reglementet ansvarar nämnden för FoU i Sörmland som är en länsgemensam resurs för verksamheter som riktar sig till äldre, personer med funktionsnedsättning samt övriga grupper som omfattas av statliga stöd för verksamhetsutveckling. FoU i Sörmland ska fylla ett gemensamt behov av hållbar, systematisk och strategisk kunskapsutveckling på olika nivåer. Kunskaper och erfarenheter ska spridas inom och mellan huvudmännen. Verksamheten finansieras genom medlemsavgifter (baserar sig på invånarantalet i kommunerna och Landstinget), statsbidrag och tidigare överskott. Enligt verksamhetschef för regionalt stöd, socialtjänst och vård, är denna bilaga inte uppdaterad efter att reglementet reviderats, förändringen är att FoU i Sörmland numera har uppdrag att arbeta med hela socialtjänsten och angränsande hälso- och sjukvård. I ytterligare en särskild bilaga till reglementet3 framgår att nämndens ansvarar för Vård- och omsorgscollege Sörmland (VO-college) som är ett samverkansorgan som reglerar hur utbildare och verksamhet gemensamt ska verka för att stärka attraktivitet och kvalitet inom vårdoch omsorutbildningar på gymnasial- och högskolenivå. Ingående parter är Landstinget Sörmland, vård- och omsorgsutbildningarna samt vård- och omsorgsverksamheterna inom kommunerna' Eskilstuna, Flen, Katrineholm, Nyköping, Oxelösund, Strängnäs, Trosa och Vingåker jämte Kommunal, VISION (tidigare SKTF), Vårdförbundet och Mälardalens högskola. Arbetsförmedlingen är adjungerad till styrgruppen. Det övergripande målet är att parterna arbetar efter samsyn när det gäller vilken baskompetens som erfordras för arbete inom vård och omsorg och att den utbildning som ges för ungdomar och vuxna syftar till att utveckla denna kompetens och att individens förutsättningar tas till vara och bidrar till större mångfald. Målgrupper är elever på gymnasienivå, eftergymnasial nivå och studenter på högskolenivå som genomför yrkesrelaterade utbildningar som förberedelse inför arbete inom hälso- och sjukvård samt vård och omsorg, medarbetarna på de arbetsplatser som är involverade i utbildningsuppdraget att handleda elever och studenter under deras praktik, medarbetare som får fortbildningsinsatser kopplade till VO-College. 2 Särskild bilaga till reglemente för Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård (NSV nämnden) avseende FoU i Sörmland 3 Särskild bilaga till reglemente för Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vard (NSV nämnden) avseende regionalt Vard och omsorgscollege Sörmland (VO-College) 7
2.3 Styrsignaler i verksamhetsplan för 2015 gällande samverkan Två verksamhetsplaner togs fram för nämndes verksamhet 2015, FoU i Sörmland och Hjälpmedelscentralen. En verksamhetsplan för den övergripande samverkan har tidigare inte upprättats men är en del i den verksamhetsplanering som upprättats för år 2016, som också är gemensam för nämndens samtliga ansvarsdelar. Vid intervjuerna förs fram att fokus i den övergripande samverkan är att fånga nationella satsningar och direktiv. För att driva dessa krävs att nämndens samtliga huvudmän är överens och ställer sig bakom inriktningen. De frågor som drivs i nämnden kan också fångas upp från verksamheterna genom nämndens ledamöter och länsstyrgruppens medlemmar. Samtliga ledamöter i nämnd och de tjänstemän som ingår i länsstyrgruppen träffas i planeringsdagar för att bland annat arbeta men nämndens mål och planering. 1verksamhetsplanen med budget för Hjälpmedelscentralen4finns ett strategiskt mål som säger att landstinget ska leverera effektiva och säkra tjänster genom tydliga processer, ständiga förbättringar och samverkan. Ett åtagande enligt detta mål är att initiera och delta i samverkan för ökad bruttonytta. Hjälpmedelscentralen ingår i "Sjuklövern"(samarbete mellan totalt sju landsting), där en modell för gemensam upphandling arbetats fram för att nå högre kvalitet och spara tid. Här nämns också ett samarbete med motsvarade verksamhet i Västmanland för att exempelvis utnyttja varandras kompetenser under semesterperioden. 1övrigt nämns inte samverkan mellan huvudmännen konkret i verksamhetsplanen, utöver det faktum att verksamheten finansieras av huvudmännen tillsammans. Verksamhetplan för FoU i Sörmland5visar att verksamheten bland annat ska stödja sådan samverkan som är väsentlig för att klara det samlade vård- och omsorgsuppdrag i länet, stödja utvecklingen av evidensbaserad praktik samt fortsätta utveckla samverkan med olika kunskapsmiljöer, framförallt med Mälardalens högskola. Ett specifikt åtagande med bäring på samverkan är att utgöra ett regionalt stöd genom att medverka i implementering av nationella riktlinjer och kunskapsstöd för socialtjänst och angränsande hälso- och sjukvård. Detta genom att arrangera en rad grundutbildningar för personal, bidra till revideringen av de länsgemensamma riktlinjerna för personer med demenssjukdom samt arrangera ett länsgemensamt seminarium om de nationella riktlinjerna inom missbruks- och beroendevården. Även utbildningsgrupper för jour- och familjehem ska anordnas. Målvärden är satta för dessa indikatorer. Målvärden finns också för att arrangera inspirationsdagar och forskningscirklar för personal hos de ingående huvudmännen samt att skapa arenor där olika intresseområden och kunskapsfält kan mötas6, vilket kan vara kommunernas olika verksamheter eller beröra samtliga huvudmän och externa parter. Ytterligare ett åtagande är att sprida riktad kunskap till specifika målgrupper inom kommun och landsting samt att samverka kring valda frågor, specifikt att nyanställda socialsekreterare inom socialtjänstens myndighetsutövning skall få 4 Landstinget Sörmland Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård. Hjälpmedelscentralen Verksamhetsplan med budget 2015 2017 Dnr. VOHJS14-046 HU-HOH14-181 Beslut 2015-03-15 Dnr: SOVIS15-0021 5 Landstinget i Sörmland Gemensam nämnd för samverkan kring socialtjänst och vård. Verksamhetsplan for FoU Sormland 2015 Dnr: SOVIS15-0022 6 Exempelvis genom uppföljningsdagar för samverkan mellan barn och vuxenenheter inom missbruksområdet, genom utvärdering och vidare samarbete kring kultur på recept (som är ett projekt där brukare med någon form av långvarig ohälsa erbjuds möjlighet att delta i konstnärliga, musikaliska ochlitterära aktiviteter av olika slag) där kultursektorn och hälso- och sjukvården möts på ett nytt sätt. 8
en god introduktion. Verksamhetens åtaganden genereras i en aktivitetsplan där dessa kopplas till indikatorer och aktiviteter. VO-college i Sörmland styrs genom ett samverkansavtal mellan Landstinget i Sörmland, vård- och omsorgsutbildningarna och omsorgsverksamheterna i Eskilstuna, Flen, Katrineholm, Nyköping, Oxelösund, Strängnäs, Trosa och Vingåker samt representanter för VISION, Vårdförbundet och Mälardalens högskola. Enligt detta är syfte och måla med verksamheten motsvarar vad som finns i reglementet. Det har inte framkommot att verksamheten styrs årsvis utöver vad som nämns i reglemente och avtal. Bedömning Nämndens organisation och uppdrag har förändrats och nya ansvarsområden har tillkommit. Vi bedömer att det finns styrsignaler i nämndes verksamhetsplaner gällande samverkan men ser att detta kan tydliggöras genom en verksamhetsplanering som visar styrning för hela nämndens verksamhet. Det är tillfredsställande att den verksamhetsplan som gäller från år 2016 har detta övergripande perspektiv. 2.4 Implementering av nämndens styrning hos huvudmännen Ärendeberedningen och nämndens protokoll är grund för förankringsprocessen av nämndens uppdrag hos huvudmännen. I reglementet under rubriken Justering av protokoll ( 11) står att protokoll ska delges samtliga huvudmän i pappersform till dess registrator. Intervjuerna bekräftas att protokoll i kommunerna diarieförs hos kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnder som har representanter i NSV. I övrigt finns ingen formaliserad struktur för hur implementeringen ska ske. Initierade satsningar och projekt förankras hos respektive huvudmän genom diskussioner inom länsstyrgruppen som föregår planeringen. I länsstyrgruppen finns representanter från förvaltningsnivå hos huvudmännen vilket ansvarar för att det finns mandat för planering och beslut. Implementering i lokala förvaltningar är en process som tar och bör ges tid, enligt intervjuerna. Vid intervjuer med nämndens representanter förs fram att nämndens verksamhet är en frivillig samverkan. Beslut som fattas i nämnden berör övergripande frågor vilket ger möjligheter att anpassa dessa till de lokala förutsättningarna i den operativa verksamheten. Kommunernas mångfald, olika arbetssätt, styrning och politik innebär utmaninar för att utveckla en gemensam hållning. Enligt intervjuerna sker implementering av nämndens styrning hos huvudmännen genom den information som följer genom kommunens representanter, chefer och politiker i nämnd, länsstyrgruppen och arbetsgrupperna. Implementering av den styrning som beslutas i nämnden görs genom de verksamhetsmål, indikatorer, mått och åtgärder som beslutas. Vid intervjuerna framkommer att det uppfattas som väsentligt att de mål som formas för nämndens verksamhet är i överensstämmelse med huvudmännens ambitioner. Ofta finns en överensstämmelse mellan de utmaningar som uppfattats på kommunal nivå och hos NSV. Ett problem när det gäller nämndens styrning är att samtliga huvudmän kanske inte kan göra samma prioriteringar beroende av olika förutsättningar. 9
I enskilda beslut kan former för hur förankring ska ske hos huvudmannen beskrivas. I nämndes beslut att anta Äldreplanen7 skrivs att den "överlämnas för kännedom till landstingsstyrelsen och respektive kommunstyrelse för kännedom". Det har också framkommit exempel på hur genomförande av beslut uppdras åt nämndens arbetsgrupper8 i vilka de olika huvudmännen är representerade. Bedömning Former för hur nämndens beslut generellt ska implementeras hos huvudmännen har inte tydliggjort. I specifika beslut klargörs hur detta ska ske gällande aktuell fråga. I övrigt har inte framkommit att det finns en given ordning för hur nämndens beslut förankras lokalt hos huvudmännen, förutom att protokoll ska delges respektive huvudman. Enligt intervjuerna sker detta även genom muntlig information, vilket kan föranleda ärende och beslut hos respektive huvudman. Vi ser att former för detta kan utvecklas för att ge stöd för processen hos huvudmännen. Det är dock tillfredsställande att det finns en koppling mellan ledamöter för de olika kommunernas ansvariga nämnder och representation i NSV, vilket ses som en viktig förutsättning för implementeringen. Utöver detta ses beredningsprocessen inför beslut som en förankringsprocess då dessa kräver att samtliga huvudmän ställer sig bakom vad som föreslås. 2.5 De nya målgrupperna Regionförbundets arbetsutskott tog år 2013 initiativ till och tillsatte en utredning för att utreda frågan om en regional stödstruktur i länet. Detta resulterade i ett förslag till hur nämndens områden kan utvecklas och stärkas. Detta innebar bland annat att nämnden ska arbeta med samverkan inom områdena barn- och ungdom samt missbruk och beroendevård från och med år 2015. De intervjuade uppger att nämnden i sitt arbete också beaktar den nya målgrupperna. Exempel på detta visas i protokoll från 2015-11-068 där nämnden beslutat att uppdra till länsstyrgruppen att utarbeta en regional handlingsplan för barn och ungdom i länet i enlighet med en nationell plan för barn och ungdom framtalgen av SKL. Samma datum beslutade nämnden också att riktlinjer för samverkan inom missbruks- och beroende vård (2008) ska revideras10. En diskussion har uppkommit om de nya målgrupperna skulle kunna innebära att representanter också från skolmårdet skulle införlivas i nämnd och i länsstyrgruppen. Andra menar att det nätverk som finns i länet kring framförallt skolfrågor kan bjudas in vid behov. Grupperingar, exempelvis elevhälsa finns i dag representerad i arbetsgrupperna. Från kommunerna har representanter för barn och utbildning kallats till beredningsgrupperna för att hitta möjligheter och behov av samordning utifrån det vidgade uppdraget. 7 Handlingsplan 2015 2016 för bättre vård och omsorg för äldre i Sörmland. Dnr SOVIS15-0038 8 Protokoll 2015-11-06 gällande Handlingsplan riktlinjer missbruks - och beroendevård visar att en arbetsgrupp får ansvar för genomförandet kommer att ligga på arbetsgrupper psykiatri och beredningsgrupp psykiatri. ". SOVIS15-0074. 9 SOVIS15-0074 1 SOVIS15-0074 10
Vi noterar även att i utkast till nämndens verksamhetsplan för 201611tydliggörs ansvaret att samverkan mellan Landstinget och länets kommuner utvecklas gällande de nu fem målgrupperna: barn- och unga som behöver särskilt stöd, riskbruk, missbruk- och beroendevård, äldre, personer med funktionsnedsättning samt personer med psykisk ohälsa och sjukdom. Mål är satta för målgrupperna utifrån fyra uppdrag: att bidra till kunskapsutveckling, kunskapsspridning och kunskapsanvändning, att främja och utveckla former för brukar- och patientinflytande, att stimulera samverkans kring forskning, utveckling och innovation samt förutsättningar för samverkan. Bedömning Intervjuer bekräftar att de nya målgrupperna är levande i nämndens utövande. Protokoll bekräftar att målgrupperna är föremål för beslut gällande samverkande aktiviteter och åtgärder liksom utkast till nämndens verksamhetsplanering för 2016 2018. 2.6 Former för gemensam uppföljning och återrapportering Enligt reglementet ska nämnden fortlöpande till huvudmännen rapportera om verksamhetens utveckling och ekonomiska ställning. Uppföljning av verksamhetsplaner, av hur huvudmännen lyckats med de satsningar som beslutats gemensamt, sker vid delår, tertial och vid årsslut. Enligt intervjuerna är det verksamhetschefen för regionalt stöd, socialtjänst och vård tillsammans med ansvariga för FoU i Sörmland, VO-college och Hjälpmedelscentralen som gör detta. Närvårdskoordinatorerna sammanställer en del av de gemensamma satsningarna efter underlag från huvudmännen. Åtgärder för att nå såväl lokala som övergripande mål diskuteras och ansvaras för hos respektive huvudman. Arbetssätt och ideer hos de olika huvudmännen delas och tillvaratas. 1verksamhetsberättelsen 201412redovisas för hur nämnden tillgodogjort sig information om nationella överenskommelser samt vilka beslut som fattats under året. Verksamhetsberättelsen visar att nämnden har fått en årlig uppföljning och löpande lägesrapporter gällande kommunalisering av hemsjukvården. Under 2014 har nämnden prioriterat att följa arbetet med att införa ehälsa, revidera länsgemensamt vårdprogram för demens och utrett frågan om ny teknik på Hjälpmedelscentralen. En uppföljning av nämndens fastställda mål för 2014 visar graden av måluppfyllelse. Nedan ges exempel uppföljningar och initiativ som tagits. Årlig uppföljning av den kommunaliserade hemsjukvården. En arbetsgrupp bestående av representanter från samtliga huvudmän träffats regelbundet för att årligen följa effekten av reformen gällande kommunalisering av hemsjukvården och förslå åtgärder för att nå eftersträvat resultat. Uppföljningen består bland annat av att mätning av antalet hemsjukvårdspatienter och antalet gemensamma vårdplaner. Uppföljning av antagen Handlingsplan 2015 2016 för bättre vård och omsorg för äldre i Sörmland, innehåller specifika mål och mått. Chefer och ledare har enligt denna ansvar för återkommande återkoppling av resultaten till personalgrupper inom sin verksamhet i syfte att främja ett systematiskt förbättringsarbete. Eskilstuna kommun, Flens kommun, Gnesta kommun, Katrineholms kommun, Nyköpings kommun, Oxelösunds kommun, Strängnäs kommun, Trosa kommun, Landstinget Sörmland: Regionalt stöd för samverkan kring socialtjanst och vård. Verksamhetsplan 2016-2018 12 Verksamhetsberättelse 2014 för VOHJS nämnden 150218 Dnr SOVIS15-0018 11
- Överenskommelsen för missbruks- och beroendevård i länet har antagits av nämnden. Ett uppdrag finns" att revidera denna. 1verksamhetsberättelsen framgår att flertalet av nämndens ärenden förbereds och behandlas i länsstyrgruppen. Enligt intervjuerna har nämnden utvecklat sitt deltagande i planeringsprocessen under året. 1enskilda beslut kan återkoppling beröras. 1exempelvis Äldreplanen14 skrivs att "cheferoch ledare har ansvar för återkommande återkoppling av resultaten till personalgrupper inom sin verksamhet..." Vid intervjuerna framkommer att det inte finns någon gemensam form för återrapportering till huvudmännen förutom att rapporter, uppföljningar och berättelser också ställs till respektive huvudman, dvs ställs till landstingsstyrelse och till respektive kommunstyrelse som rapporterar vidare till fullmäktige. 1verksamhetsplan för Hjälpmedelscentralen 2015-2017 finns en "rapportplan"som visar att nämndens rapportering följer landstingets övergripande. Detta innebär att nämnden ska kommentera utfallet i delårsrapporten i förhållande till de strategiska målen, ekonomiskt resultat och relevant lagstiftning. Nämnden ska ange vilka åtgärder som man avser att vidta om de uppsatta målen inte kan nås. Bedömning Nämndens styrning i form av verksamhetsplaner men också uppdrag som ges under verksamhetsåret följs upp och sammanställs av verksamhetschef för regionalt stöd, socialtjänst och vård samt med stöd av närvårdskoordinatorer inom FoU i Sörmland. Detta innebär ofta att underlag inhämtas från respektive huvudman. Uppföljningar ställs till nämndens men även till respektive styrelse för vidarerapportering till respektive fullmäktige. Att rapporter om utveckling av nämndens verksamhet fortlöpande ska rapporteras till huvudmännen framgår av reglementet. Det har inte framkommit att ansvar och former för hur återrapportering av resultat ska ske till respektive huvudman. För att tydliggöra nämndens styrning rekommenderar vi att detta tydliggörs i styrande dokument. 2.7 Åtgärdsplaner i händelse av avvikelse Enligt intervjuerna hanterar NSV inte awikelser i utförande av vård, stöd och behandling. Avvikelser mot nämndens ambitioner hanteras huvudsakligen i verksamheten. Dessa rör i regel individärenden och en övergripande bild samlas i regel inte för att rapporteras i nämnd. Åtgärder kan dock beslutas och vidtas hos respektive huvudman. Avvikelser som rör samverkan enligt rutiner och överenskommelser diskuteras främst inom den operativa verksamheten i respektive kommun. Finns skäl kan specifika svårigheter rapporteras via nämndens beredningsgrupper och länsstyrgruppen, de kan eventuellt också hanteras på politisk nivå. Awikelser hos huvudmännen kan, i specifika fall, samlas för att ge en gemensam bild i syfte att lära av varandra. 13 Överenskommelse kring psykisk ohälsa, redovisning av utredningen av soliditetsmåttet för Hjälpmedelscentralen. översyn av egenvårdsprodukterna på hjälpmedelscentralen 13 SOVIS15-0074 14 Handlingsplan 2015 2016 för bättre vård och omsorg för äldre i Sörmland. Dnr SOVIS15-0038 12
Vid intervjuer beskrivs att nämnden kan besluta om åtgärder om brister i samverkan konstateras men att det inte är vanligt förekommande. Nämnden arbetar oftare med analyser av brister och föreslår nya planer. Dessa kan behöva kompletteras då respektive huvudmän ofta har olika villkor och arbetssätt. Verksamhetsberättelsen 2014 visar att en utvärdering av hemsjukvården presenterades för nämnden, vilket resulterade i att nämnden gav länsstyrgruppen i uppdrag att ta fram en åtgärdsplan utifrån de brister som identifierades i utvärderingen vilken skulle presenteras under våren 2015 1utkast till nämndens verksamhetsplan 2016 framgår att awikelsehantering ska förbättras genom att awikelser från årskifter kommer att kunna rapporteras direkt i landstingets verksamhetssystem. Detta bör ge bättre möjlighet till uppföljning, åtgärdande och återkoppling. Bedömning Granskningen visar att avvikelser inte hanteras av den gemensamma nämnden utan i första hand hos respektive huvudman. Den rapportering som görs hanteras oftast på förvaltningsnivå som också har att besluta om eventuella åtgärder. Vid specifika awikelser inom områden som finns inom nämndens aktuella fokus kan sammanställningar göras övergripande. Genom detta nås nämndens ambition att lära av varandra och att utveckla arbetssätt och Vi menar länsstyrgruppen har en viktig funktion i att förmedla awikelser till nämnden som sen kan vidta åtgärder för att kompensera dessa. Nyköping 2016-03-10 Lena Brönnert Certifierad yrkesrevisor 13