Hantering av ledningar i kommunens mark - slutrapport

Bilaga 3 SLUTRAPPORT TN 2010/67 1 (7) Hantering av ledningar i kommunens mark - slutrapport 0. Sammanfattning... 1 1. Bakgrund och uppdrag... 2 1.1 Uppdraget... 2 1.2 Projektmål... 2 1.3 Bakgrund... 3 2. Probleminventering... 3 3. Förslag till lösning... 4 3.1 Helhetsförslaget... 5 4. Åtgärdslista för ansvarig enhet... 5 5. Om projektet... 6 5.1 Måluppfyllelse... 6 5.2 Tid och kostnad... 7 Bilagor... 7 0. Sammanfattning Detta projekt är tänkt att lösa de oklarheter och problem som finns kopplade till förläggning av ledningar i kommunens mark. Fokus har legat på två huvudområden, ledningsdokumentation i form av samlingskarta och markavtal. I båda dessa fall är avsaknaden av ansvarig organisation huvudproblemet. Projektet har kommit fram till att markavtal finns sedan länge med ett flertal ledningsägare som innebär bl.a. att de ska betala en årlig avgift för rätten att ha ledningar i kommunens mark. Några avtal visade sig okända i organisationen. Ett antal avtal är inte debiterade de senaste 10 åren vilket motsvarar c:a 100 tkr/år i intäktsbortfall. Avtal saknas med Nacka energi, Boo energi och Telia. Bara avsaknaden av avtal med Telia medför att kommunen förlorat c:a 1 milj. kr på 10-15 år i intäkt. Samlingskarterutiner för ledningar saknas också vilket gör det besvärligt att få en bild Teknik och stadsbyggnadsstaben, Johan Nordenswan Postadress Besöksadress Telefon E-post Nacka kommun Växel 08-7188000 Johan.nordenswan@nacka.se 131 81 Nacka Direkt 08-7189407 www.nacka.se Mobil 070-4319407 Organisationsnummer Fax 08-7189515 212000-0167 g:\nämndernas handlingar\tekniska nämnden (tn)\2010\20100518\01_ledningar i kommunal mark\11_ledningar_i_kommunal_mark_slutrapport_bilaga_3.doc

Nacka kommun 2 (7) av var ledningar finns i kommunens mark både vid samhällsplanering, projektering av anläggningar och vid grävning. Det är vidare oklart vem som ansvarar för befintliga och kommande markavtal i kommunen samt vem som är motpart till ledningsägaren. Projektet föreslår att en part har ett helhetsansvar för hantering ledningar i kommunens mark för att undvika oklarheter. Lantmäterienheten föreslås ansvarig då enheten har rätt kompetens, kontakt med ledningsägarna sedan tidigare via MBK-avtal och framför allt ett intresse och engagemang i frågan. Arbetet finansieras av intäkterna från markavtalen som då tillfaller Lantmäterienheten, eventuellt överskott kan på sikt tillfalla Teknik. Teknik fortsätter ansvara för schakttillstånd liksom tidigare som är en kontaktväg in för ledningsägaren. En samverkan krävs i detta avseende med Lantmäterienheten. Göteborgs Gatukontor föreslås som leverantör av samlingskartor, detta är redan beslutat som inriktning av STRASAM (styrgruppen). De är villiga att utföra tjänsten på uppdrag av Nacka kommun. Gatubolaget finansierar verksamheten genom att ta ut en avgift vid varje beställning av samlingskarta. De har en effektiv webbaserad lösning för beställning, debitering och hantering samt dessutom en modell som innebär att ledningskartan ajourhålls på ett ställe hos ledningsägaren som har fullt ansvar för produkten. Vid beställning samlas data ihop över beställt område från ledningsägarna direkt via webtjänsten. De har vidare lägst avgift bland de 5 undersökta kommunerna. Mall för markavtal, inkl samlingskarteavtal anpassat till Göteborgs Gatubolags hantering, finns framtaget och förankrat internt. Inledningsvis krävs mycket arbete för ansvarig enhet med att skriva markavtal/samlingskarteavtal med ledningsägarna eller förnya gamla avtal. Speciellt problematisk kan detta bli med Nacka energi, Boo energi och Telia. 1. Bakgrund och uppdrag 1.1 Uppdraget Detta projekt är tänkt att lösa de oklarheter och problem som finns kopplade till förläggning av ledningar i kommunens mark. Två huvudområden kräver genomlysning: 1. Ledningsdokumentation -Hur ska dokumentation av alla ledningar i kommunens mark hanteras? -Det behövs en rutin som beskriver hur vi förser de som vill gräva i marken med information om vilka ledningar som finns i närheten. Ovanstående framgår normalt av en samlingskarta för ledningar (oftast digital). 2. Markavtal Hantering av ersättning och ansvar kopplat till förläggning av ledningar i kommunal mark. Det som normalt regleras i markavtal. I båda fallen behövs förslag om organisatoriskt ansvar för dessa frågor samt förslag till handlingsplan och kostnader förknippade med detta. 1.2 Projektmål Ta fram och förankra förslag till rutiner, ansvar och dokumentation kring förläggning av ledningar i kommunens mark. -Beskriv organisatorisk hemvist -Beskriv tänkta processer översiktligt -Ta fram mallar till eventuella markavtal

Nacka kommun 3 (7) -Beskriv kostnader och intäkter kopplade till förslaget samt finansiering. -Förankra så långt som möjligt förslaget i de berörda organisationsdelarna. 1.3 Bakgrund För att få gräva i kommunens mark, för t.ex. förläggning av ledningar, krävs schakttillstånd. Schakttillstånd hanteras på Teknik och reglerar huvudsakligen rätten att gräva ett hål samt hur det ska återställas. I samband med schakttillståndet krävs ofta att läget för nedlagda nya ledningar ska redovisas till kommunen, vilket gör att spridda skurar av inmätta ledningar av olika slag finns. Lantmäterienheten mäter t.ex. in nya ledningar åt Nacka energi av denna anledning och Teknik dokumenterar förutom VA- som finns är okänd. Sammantaget innebär detta att arbetet som sker med ledningar, på eget initiativ vissa optofiberledningar. Ingen ansvarar dock för en sammanhållen redovisning av ledningsnäten (s.k. samlingskarta) och kvalitén på det dokumentationen inte leder till en användbar produkt. Avsaknaden av en samlingskarta orsakar idag ett merjobb vid grävning för att ta reda på var andras ledningar finns, alternativt en risk att ledningar grävs av. Det blir också ett problem vid samhällsplaneringen då detta är ett viktigt planeringsunderlag. Förutom schakttillståndet saknar Nacka kommun sammanhållna och tydliga riktlinjer gällande förläggning av ledningar i kommunens mark. Det saknas bl.a. riktlinjer för ersättning till kommunen samt riktlinjer för vad som gäller när kommunen behöver flytta en ledning. Vanligtvis regleras detta och liknade frågor i ett s.k. markavtal med ledningsägaren. Eftersom direktiv saknas så saknas även mallar etc för markavtal vilket gör att framtagandet av avtalen har tagit lång tid. Dessutom har många varit inblandade i kommunen. Ansvarsfrågan är också oklar. Fastighetskontoret har drivit frågan några gånger men den som har störst incitament för att skriva markavtal är egentligen Teknik då bl.a. kommunägda vägar kan skadas/påverkas av ledningsförläggning. Dessutom har lantmäterienheten en naturlig roll i samlingskartan. 2. Probleminventering Bland annat följande problem har upptäckts i projektet: Ingen har haft kännedom om samtliga träffade befintliga markavtal. Följaktligen har ingen känt sig ansvarig för att vi saknar markavtal med Telia, Nacka energi och delvis med Boo energi som är de största ledningsägarna i kommunen förutom VA- verket. Ingen kan leverera en samlad bild över vilka ledningar som finns i kommunens mark inom ett visst område. Nacka energi saknar digital ledningsredovisning för c:a 60% av ledningsnätet (c:a 230 km ledningsgrav). Kostnad för inmätning är c:a 250 tkr mätn+dok samt 200 tkr för markering av kabel av Nacka energi. 2-4 månaders jobb heltid. Boo energi har digital redovisning för hela sin del i kommunen men felen i lägesredovisningen är normalt 1-2m men kan vara flera meter och undantagsvis t.o.m. fel sida av vägen. Ingen debiterar avgifter i befintliga markavtal för att nyttja kommunens mark för ledningsförläggning (minst 100 tkr/år). Undantag är två markavtal gällande fjärrvärme som är tecknade av fastighetskontoret och debiteras av dem (c:a 200 tkr/år). En-två avtal var okända för alla inblandade i kommunen. Se bilaga 1 och 2.

Nacka kommun 4 (7) Markavtal finns med följande ledningsägare: -Birka värme (fortum värme, ingår i de 200 tkr/år ovan som debiteras nu), -Vattenfall dreviken värme (ingår i de 200 tkr/år ovan som debiteras nu), -Stokab (c:a 100 tkr/år om idexuppräkning debiteras ej), -Sthlm stjärnkabelnät (StjärnTV numera ComHem, 5 tkr/år-?/år beroende på om hela comhems nät i Nacka antas ingå el. ej debiteras ej.), -Saltsjö-Duvnäs kabeltv (c:a 5 tkr/år om indexuppräkning debiteras ej), -Seth s kabelvision KB (uppköpt av UPC som är uppköpt av Tele2, c:a 55 tkr/år om indexuppräkning och om avtalet gäller hela Tele2 i Nacka debiteras ej) -Med Boo energi finns ett distributionsavtal som delvis reglerar markfrågor men inget om ledningsdokumentation. Betalning till kommun centralt per abonnent. Mall för markavtal saknas. Organisatoriskt ansvar för markavtal, ledningar i kommunens mark i allmänhet och samlingskarta saknas eller är otydligt. I schakttillståndet ges i princip tillstånd att ha ledningar i kommunens mark. Det är fel handling för detta då ersättning och motkrav mm saknas samt att det bara gäller enskilt schakt, dessutom är det tveksamt om delegation finns. 3. Förslag till lösning Hantering av ledningar i kommunens mark, inkl markavtal och samlingskarta, har hamnat i en gråzon mellan Fastighetskontoret, Teknik och Lantmäterienheten. Ingen har haft ett uttalat ansvar för frågan. Tidigare har motsvarigheten till Teknik skött detta men så har inte varit fallet de senaste 10-15 åren. Att hitta en organisatoriskt trovärdig lösning är med andra ord helt avgörande för att detta ska fungera enligt projektets förslag i framtiden. Alla berörda chefer samt en del specialister på enheterna har intervjuats och fått komma med synpunkter angående bl.a. organisationsfrågan och markavtalsmallen. Projektet har efterfrågat ett förslag till hur respektive enhet ska kunna hantera denna fråga och undersökt viljan att ta över frågan. Fastighetskontoret anger att avtalsadministrationen mycket väl kan ligga hos dem, Teknik har inte haft någon ambition i frågan annat än schakttillstånd och Lantmäterienheten har medverkat till att få fram uppgifter och visat intresse samt diskuterat olika förslag till lösning internt. Delat ansvar för ledningar i kommunens mark har inte fungerat tidigare. Projektet föreslår därför att en part har ansvar för helheten. Denna part föreslås vara Lantmäterienheten enligt följande motivering: -Enheten har kompetens inom samlingskartor och avtalsskrivande -Enheten har ett intresse av att hålla ihop frågan och ett förslag till hur bemanningen kan se ut. -Enheten har redan sk. MBK-avtal med ledningsägarna för att de ska få tillgång till baskartor. Uppgiften att hantera ledningar i kommunens mark finansieras, enligt projektets förslag, med de intäkter som markavtalen ger. Detta innebär att de två markavtal inom fjärrvärme som Fastighetskontoret (FAK) debiterar flyttas till lantmäterienheten när det gäller ansvar och intäkter. Intäkten kan mycket väl bli 300-500 tkr sammanlagt för alla markavtal. Om ett överskott erhålls bör c:a 100 tkr gå till Teknik för att täcka eventuella försämringar i vägbeläggningar etc på grund av ledningar i väg. Detta kan troligen bli aktuellt först efter något år när alla avtal och rutiner kring samlingskartan är på plats.

Nacka kommun 5 (7) 3.1 Helhetsförslaget Teknik fortsätter att ansvara för schakttillståndet med den skillnaden att man i schakttillståndet kräver samlingskarta för ledningar för att få gräva och att markavtal finns vid förläggning av ledningar. Lantmäterienheten ansvarar för att samlingskartor kan tas fram vid förfrågan och ser till att markavtal, inkl samlingskarteavtal, träffas med ledningsägare som vill förlägga ledningar i kommunens mark. Lantmäterienheten ansvarar också för förvaring, utveckling och debitering av markavtalen. För att säkra funktionen för samlingskartor krävs träffar med ledningsägarna årligen för uppföljnings- och förbättringsdiskussion där även ansvarig för schakttillstånd bör medverka samt ev. någon från FAK. Vi skall i detta sammanhang inte glömma bort vår egen VA-verksamhet som är en mycket viktig part som även de bör bindas till samlingskartefunktionen i avtalsform. Projektet föreslår att samlingskartefunktionen utförs av Göteborgs gatubolag enligt den inriktning som godkändes av styrgruppen (STRASAM). Modellen innebär att samlingskartor för ledningar tas fram vid varje förfrågan genom att alla ledningsägare skickar in efterfrågat utsnitt med sina ledningar till samlingskartefunktionen i Göteborgs Gatubolag som sammanställer detta till en samlingskarta och skickar det till beställaren enligt bestämt standardformat. Beställning, hantering och debitering sker med hjälp av en webbapplikation. Viss kontroll och sammanställning sker manuellt samt eventuell efterbearbetning om så önskas. Gatubolaget tar ut en avgift för varje samlingskarta som ska täcka kostnaderna för deras samlingskartefunktion. Varför föreslås då Göteborgs Gatubolag? -De tar i dagsläget ut lägst avgifter vilket tyder på effektiv hantering -De har en smart webbapplikation där beställaren bl.a. får välja bakgrundskarta eller ortofoto. Den sköter också debitering. -De har en effektiv modell införd som inte kräver dubbelajourhållning av ledningarna, dvs de har inte och uppdaterar inte en egen databas över hela ledningsnätet utöver ledningsägarnas databas. De begär istället in ett aktuellt utsnitt från ledningsägarna vid varje beställning. Se beskrivning i bilaga 3. -De kan leverera en utökad produkt med textsättning och utskriftsvänligt utseende mot relativt låg tilläggsavgift. -Göteborgs Gatubolags samlingskartefunktion har fått godkänt att utföra samlingskartor åt Nacka kommun i sin samlingskartestyrgrupp. 4. Åtgärdslista för ansvarig enhet Förhandla fram markavtal, inkl samlingskarteavtal, enligt mallen som projektet tagit fram, se bilaga 5. Det viktigaste i detta fall är inte att maximera avtalsintäkten utan att få till avtal kring samlingskartefunktionen. Dagens avtal går ut vid olika tidpunkter men försök bör göras att byta ut dessa mot mallavtalet så fort som möjligt. Går ej detta får försök göras att komplettera med samlingskartavtalet så att samlingskartefunktionen säkras. Detta gäller även VA-verket internt. Som hot kan kanske uteblivet schakttillstånd användas om nödvändigt men bättre är att motivera med nyttan och med att vi har en kostnad för hantering av samlingskarta och underhåll av slitlager på gator mm. -Nacka energi hävdar att det är avtalslöst med dem, ett gammalt avtal har sagts upp och inget nytt skrivits om distributionsrätten, där en del markavtalsliknande frågor tas upp. De vill inte betala annat än koncernbidraget men vi får försöka skriva avtal i värsta fall utan ersättning per meter ledning. Det är bra om man kan få dem att gå

Nacka kommun 6 (7) med på samlingskartedelen. -Boo Energi har vi distributionsavtal med som reglerar en del markavtalsfrågor men inget om samlingskarta i digital form. Detta behöver kompletteras och de är nog inte särskilt sugna på att betala utöver den avgift de redan betalar till kommunen per abonnent. -Telia har Teknik förhandlat med för 10-20 år sedan. Dessa förhandlingar strandade därför att kommunen ville ha ut mer ersättning per meter ledning än Telia gick med på. Tror de gick med på c:a 80 tkr/år i dåtidens penningvärde men kommunen ville ha 120-140 tkr/år. Detta finns dokumenterat i pärm hos Christer Johnsson. Projektet föreslår att vi lägger oss på den nivå de gick med på då men indexuppräknat för att få igenom ett avtal. Troligen krävs en delegation till enhetschefen för Lantmäterienheten för underskrift av markavtal, alternativt att den som idag har behörighet, sannolikt Tekniska nämndens ordförande alternativt Tekniska direktören, skriver under. Skriv avtal med Göteborgs Gatubolag om samlingskartefunktionen. Debitera befintliga och nya markavtal årligen, inkl de FAK har. Ändra text i schaktavtal om det inte redan är gjort så att rätt att ha ledning i kommunens mark tas bort. Kräv samlingskarta och markavtal (i relevanta fall) för att få schakttillstånd. Det kan behövas text om det i tillståndet. Teknik och Lantmäterienheten får diskutera detta. Utred vilka ledningsägares ledningar som Lantmäterienheten (/ansvarig organisation) får ajourhålla själva därför att ledningsägaren är för liten och inte har kunnande för detta. Det handlar sannolikt om viss optofiber. Viss dokumentation av sådana ledningar finns i Solen inlagt av Teknik. Träffa ledningsägarna samlat årligen. Se till att anpassningar sker av Göteborgs Gatukontors weblösning så att Nackas logga, Nackas bakgrundskartor används, login finns, rätt koordinatsystem används mm. Se även till att lägga till en kryssruta i webbapplikationen (om den inte finns) för möjligheten att beställa en kartografisk fixad layout av text etc för utskrift. Pris bör stå på webbsidan för detta tillägg. Samlingskartan är i grunden gjord för digital hantering och texter från olika ledningsägare/ledningsslag kan krocka. Informera ledningsägare om att samlingskarta kan beställas, när rutiner är på plats, och hur det sker. Till STRASAM: -Någon på högre chefsnivå bör följa upp att åtgärderna ovan genomförs. Projektet föreslår att Anders Ekengren får detta ansvar. -Sannolikt behövs stöd från högre chefsnivå i förhandlingar med Nacka energi och Boo energi om kommunens ståndpunkt gällande bidrag till samlingskarta. Det krävs att de lägger upp en plan för hur deras ledningsdokumentation ska förbättras. 5. Om projektet 5.1 Måluppfyllelse Processerna som nämns i ett av målen är i detta fall redovisade som åtgärdspunkter och tänkt lösning.

Nacka kommun 7 (7) Förankring har utförts i och med samtal och intervjuer med berörda chefer och specialister samt delbeslut i STRASAM om inriktning för samlingskarta. Markavtalsmallen har skickats ut till berörda chefer och specialister i två omgångar för synpunkter. Idén om samlingskarta och markavtal har diskuterats per telefon med representanter för de flesta större ledningsägare i Nacka. Många är positiva till medverkan men någon är avvaktande. Telia nämnde speciellt att de inte vill att kommunen använder tillfället för att ta ut höga avgifter av dem i avtalen men är annars positiva. Finansiering finns beskriven ovan. Tänkta vinster och kostnader finns i ord i bilaga 4 men inte i siffror då detta är svårt att beräkna och kanske inte avgörande i detta fall. Eftersom Göteborgs Gatubolag självfinansierar samlingskartan med avgifter och Lantmäterienheten/ansvarig organisation finansierar administration, samordning och skrivande av markavtal kring ledningar i kommunal mark med intäkterna från avtalen så är merkostnaden i princip noll. Vinsten i form av service och kostnader för externa etc beskrivs i bilagan. 5.2 Tid och kostnad Projektet är genomfört inom tidplan och budget (utfall c:a180 tkr, budget c:a 254 tkr). Bilagor Bilaga 1: Sammanställning i Excelfil av befintliga markavtal i kommunen och några andra mall-avtal Bilaga 2: Ledningslängd för olika ledningsägare samt statusbeskrivning gällande ledningsnätet. Bilaga 3: Samlingskarta i 5 kommuner Bilaga 4: Vinster med Samlingskarta Bilaga 5: Mall för markavtal, inkl samlingskarteavtal anpassat till att Göteborgs Gatubolag hanterar samlingskartan. Bilaga 6: Kontaktuppgifter