Arbetsordning Svenska Skolidrottsförbundet Stockholm oktober 2014 Arbetsordning för Svenska Skolidrottsförbundet (Antagen 2014-10-05) Förbundsstyrelsen har till uppgift att främja, utveckla och administrera Svenska Skolidrottsförbundet och att vara företrädare nationellt och internationellt. Detta dokument innehåller styrelsens arbetsordning och en instruktion för arbetsfördelning mellan styrelsen, arbetsgrupper och generalsekreteraren. A. Styrelsens arbetsordning 1. Allmänt Denna arbetsordning fastställs av styrelsen vid dess första möte efter förbundsmötet för en mandatperiod i sänder och kan i övrigt revideras när så behövs. Styrelsen svarar för förbundets centrala organisation och förvaltning. Styrelsen ska se till att organisationen beträffande bokföring och verksamhet även innefattar tillfredsställande kontroll. Styrelseuppdraget ska utövas i enlighet med gällande lagar och förordningar, stadgar och utifrån beslut fattade på förbundsmötet. 2. Innehåll konstituerande styrelsemöte Omedelbart efter förbundsmötet ska styrelsen hålla konstituerande sammanträde, där följande ärenden ska förekomma: Val av vice ordförande. Val av protokollsekreterare. Beslut om tecknande av förbundets firma. Intresseanmälan för ansvarsområde. Information om gällande arbetsordning. 3. Innehåll övriga styrelsemöten 3.1 Inklusive det konstituerande mötet ska styrelsen normalt hålla 12 möten per mandatperiod enligt följande förslag. Alla möten bör dock anpassas efter behov. Tidpunkt Typ av sammanträde/ärenden April Förbundsmöte, konstituerande sammanträde 2 dagar Maj-juni Arbetshelg med uppföljning av förbundsmötesbeslut strategimöte 2 dagar. Kan även vara med kanslipersonal. September Verksamhets- och budgetdiskussion 2 dagar med kanslipersonal och arbetsgrupper. Oktober Diverse ärenden, ev motioner till RIM 1 dag Oktober SDF-konferens för genomgång av fattade beslut på FM 2 dagar
December Fastställande av budget 1 dag Januari- februari Verksamhetsdiskussioner 1dag SDF- verksamhetskonferens bredd/tävling/utbildning/fokus övergripande verksamhet. Mars Årsredovisning och utvärdering av verksamhet 2 dag Maj Verksamhetsdiskussion 2 dagar Representation på RIM September Budgetdiskussion 2 dagar Oktober Vid behov SDF-konferens avstämning av verksamhet, frågor i tiden -1dag Ordförandekonferens - 1 dag, som SDF ansvarar för. November Genomgång av propositioner och motioner till förbundsmötet December Fastställande av budget samt fortsatt beredning av propositioner till förbundsmötet 1 dag Februari-mars Årsredovisning och utvärdering av verksamhet, FM förberedelser 1-2 dagar April Förberedande sammanträde; förbundsmöte 2 dagar 3.2 Styrelsemöten kan också vid behov hållas per Skype eller telefon. 3.3 Vid vart och ett av styrelsens sammanträden ska som regel följande ärenden behandlas: Genomgång och godkännande av föregående mötesprotokoll. Rapporter från arbetsgrupper/kommittéer (i förekommande fall) samt verksamhetsrapport från generalsekreteraren. Ekonomisk rapport. Löpande ärenden 3.4 Dessutom ska vid ordinarie styrelsemöte årligen förekomma följande: Godkännande av årsredovisning. Genomgång av revisorsrapport. Antagande av budget för kommande år. 4. Sekretess, protokoll m m 4.1 All information som lämnas till styrelsens ledamöter och som inte offentliggjorts ska behandlas som strikt konfidentiell och får inte avslöjas för tredje person. 4.2 Dagordning för mötet samt skriftligt underlag för beslut och rapporter ska på uppdrag av ordförande skickas ut av generalsekreteraren via brev eller mejl senast sju (7) dagar före styrelsesammanträdet och helst vara styrelseledamöterna tillhanda senast den sista vardagen före den helg som infaller närmast före sammanträdet. 4.3 Protokoll ska utformas som ett beslutsprotokoll. I den mån det har betydelse för beslutet ska underlag för beslutet anges i protokollet. Styrelsens diskussion ska återges i protokollet endast om det finns särskilda skäl eller om en styrelseledamot eller generalsekreteraren begär det. Av protokollet ska framgå om ärendet har behandlats tidigare. 4.4 Protokollet ska justeras av styrelsens ordförande samt ytterligare en styrelseledamot som utsetts till detta.
B. Instruktion för arbetsfördelning 1. Styrelsen Styrelsens ledamöter har det slutgiltiga ansvaret för verksamheten. Det är viktigt att du som ledamot ser till att få tillräckligt med information löpande under året. Förbundsstyrelsen är förbundets beslutande organ när förbundsmötet inte är samlat. 1.1 Styrelsen ska fastställa målsättningar, väsentliga policies och strategiska planer för förbundet samt fortlöpande övervaka såväl efterlevnaden av dessa som att de blir föremål för uppdatering och översyn. 1.2 Styrelsen svarar för att beslut fattade vid förbundsmöten verkställs och följs. 1.3 Styrelsen ska tillsätta och avsätta generalsekreterare samt svara för anställningar och avtal med personalen enligt farfarsprincipen, vilket innebär direkt underställd personal till generalsekreteraren. 1.4 Besluta om utdelning av förbundets utmärkelser enligt fastställt reglemente. 1.5 Pröva överklagandebeslut enligt RF:s stadgar kap 14 19. 1.6 Samtliga styrelseledamöter svarar för styrelsens arbete i lika omfattning. Dessutom kan styrelsen vid behov utse sakkunnig inom vissa områden. 1.7 Samtliga styrelseledamöter och generalsekreteraren ska delta vid styrelsesammanträden om inte giltigt förfall finns. Vid behov kan också andra sakkunniga kallas till styrelsen vid behandling av enskilda punkter. 1.8 Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden i ordförandens ställe. Vid förfall även för vice ordföranden öppnas sammanträdet av den styrelseledamot som varit ledamot i styrelsen längsta tiden, varefter denne leder val av ordförande för sammanträdet. 1.9 Om styrelsen finner lämpligt kan särskild person anlitas för att föra protokoll vid styrelsens möte. Sekreterare utses inför varje möte. 1.10 Suppleanter deltar på lika villkor som ordinarie ledamöter i styrelsens arbete, men äger ej rösträtt då alla ordinarie ledamöter är samlade. 1.11 Styrelseledamot är kontaktperson för ett eller flera SDF och ansvarar för att hålla regelbunden kontakt med SDF:et/en. 2. Ordförande Ordföranden har det övergripande ansvaret inom styrelsen och är organisationens officiella ansikte utåt. Ordförande ska noga följa organisationens verksamhet och se till att övriga ledamöter får tillräcklig information så att de kan sköta sina uppdrag på ett tillfredsställande sätt. Ordföranden ska se till att stadgarna följs och att sammanträden hålls regelbundet och när det behövs. Styrelsens ordförande ska: 2.1 Leda styrelsens arbete och föra förbundets talan i övergripande frågor, såväl internt som externt.
2.2 Genom kontakter med generalsekreteraren följa kansliets arbete. 2.3 Tillsammans med övriga ledamöter se till att styrelsens ledamöter genom generalsekreterarens försorg fortlöpande får den information som behövs för att kunna följa förbundets ställning, ekonomiska planering och utveckling. 2.4 I samarbete med generalsekreteraren förbereda ärenden till förbundsstyrelsen och se till att dagordning skickas ut inför varje styrelsesammanträde och att protokoll förs vid sammanträdena. 2.5 Se till att en inskolning av nya ledamöter genomförs. 2.6 Tillsammans med vice ordföranden bereda frågor som har att göra med tillsättande eller avsättande av generalsekreterare. 2.7 Vara förbundets firmatecknare tillsammans med generalsekreteraren. 3. Vice Ordförande Inträder som ordförande när ordförande är frånvarande vid styrelsesammanträden mm. Om ordförande slutar under pågående mandat kan vice ordförande gå in som ordförande fram till nästa stämma. I sådana fall skall en ny vice ordförande utses inom styrelsen. 4. Generalsekreterare Generalsekreteraren ska: 4.1 Vara ansvarig inför styrelsen och i samarbete med ordföranden lämna förslag till dagordning inför styrelsemöten samt skicka ut protokoll till styrelseledamöterna samt ta fram erforderligt informations- och beslutsunderlag. 4.2 Fullgöra uppgift som föredragande i styrelsen och avge motiverade förslag till beslut. Generalsekreteraren kan delegera uppgiften som föredragande i enskilt ärende till annan person underställd generalsekreteraren. Detta undantar inte generalsekreterarens ansvar för föredragningens innehåll. 4.3 Utöva förbundets arbetsgivaransvar och svara för erforderliga anställningsbeslut samt fastställa löner. Ansvara för att det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs i enlighet med upprättad uppgiftsfördelning. (se bilaga 1). 4.4 I samarbete med ordförande och ekonomiskt ansvariga på kansli och i styrelse upprätta förslag till budget och svara för den ekonomiska redovisningen. 4.5 Generalsekreteraren ska löpande följa förbundets ekonomi samt se till att förbundets ekonomiska tillgångar är väl förvaltade, se separat placeringspolicy. 4.6 Ansvara för att förpliktelser, avtal eller annan rättshandling som förbundet ingår eller företar blir dokumenterad på ett ändamålsenligt sätt samt inte står i strid med svenska eller utländska tvingande författningar. 4.7 Generalsekreteraren ska övervaka efterlevnaden av de målsättningar, policies och strategiska planer för förbundet som styrelsen fastställt samt se till att dessa vid behov läggs fram till styrelsen för uppdatering eller översyn.
4.8 Generalsekreteraren är styrelsens språkrör gentemot anställda på SSIF:s kansli. Ansvaret är att leda, fördela och samordna arbetet som ska leva upp till de krav som bland annat medbestämmandelagen (MBL) ställer. I ledarskapet ingår att utveckla och stimulera medarbetarna till insatser som leder mot de mål och visioner som förbundet har. 4.9 I samråd med styrelse och eventuella arbetsgrupper ansvara för att goda kontakter hålls med sponsorer och samarbetspartners samt i förekommande fall upprätta förslag till samarbetsavtal 4.10 Förbereda förbundsmötet i samråd med styrelsen 4.11 Fatta beslut om vilka som ska erhålla förbundets förtjänstnål, diplom samt förtjänstplakett 5. Ansvarsområden/arbetsgrupper Varje ledamot har ett eller flera ansvarsområden och är den som har närmast kontakt med tjänsteman som ansvarar för området. Arbetsgrupper och kommittéer kan tillsättas när styrelsen och den tjänsteman som är ansvarig för aktuellt område anser att det finns behov av det. Grupper kan tillsättas på längre eller kortare tid för utförande av uppdrag. Antal personer i gruppen kan också variera. Grupperna är av karaktären arbetsgrupper och arbetsleds av tjänstemannen. Styrelsen beslutar också om ekonomiska ramar under tiden för uppdraget. 6. Ansvarsfördelning ledamot/tjänsteman 6.1 Tjänstemannens ansvar Tjänstemannen agerar på styrelsens eller generalsekreterarens uppdrag. Utifrån uppdraget ska tjänstemannen självständigt efter tydliga direktiv om målet med uppdraget, utföra det dagliga arbetet som krävs för att nå målet (gäller även om grupper tillsätts). Vid frågetecken eller tveksamheter ska tjänsteman i första hand vända sig till generalsekreteraren och i andra hand till den ansvarige i styrelsen. Tjänsteman lämnar en kort skriftlig rapport till ansvarig styrelseledamot inför styrelsemöten. generalsekreteraren. Tjänsteman och gs har avstämningsmöten varannan vecka för att kontrollera att vi är på väg mot målet och om tjänsteman behöver något extra stöd för att komma vidare. 6.2 Ledamotens ansvar Styrelseledamot ansvarar för ett eller flera områden och är ansvarig för att regelbundet ta del av information på området från ansvarig tjänsteman. Ledamoten förväntas hålla en kontinuerlig kontakt med tjänstemannen när det gäller strategiska frågor och måluppfyllelse. Ledamot är också ansvarig för att i styrelsen lyfta frågor när det krävs styrelsebeslut för att komma vidare med arbetet med målet. 7. Personalrepresentant Personalrepresentanten är utsedd av förbundets anställda att vara personalens språkrör gentemot styrelsen. De anställdas representant är närvarande vid behov och har yttrande- och förslagsrätt men ej rösträtt. 8. Riktlinjer kring kostnadsersättningar, se resepolicy
9. Ekonomiska ansvarsramar Frågor som kan beslutas av Generalsekreteraren 1. Inköp som förutsatts i budget eller arbetsplan till ett belopp av max 300 000 kronor, eller övriga inköp till ett belopp av max 50 000 kronor. 2. Ingående av i förbundets verksamhet sedvanliga avtal motsvarande ett värde av max 1 000 000 kronor eller uppsägning av sådant avtal.
Bil. 1 Uppgiftsfördelning i det systematiska arbetsmiljöarbetet (som bilaga till arbetsordningen) Enligt arbetsmiljölagens 3 kap 1a skall arbetsgivare och arbetstagare samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Arbetsgivaren, i detta fall förbundsstyrelsen, är huvudansvarig för arbetsmiljön och för att kunna uppfylla sitt ansvar är det ofta nödvändigt att arbetsgivaren fördelar uppgifter i arbetsmiljöarbetet på andra personer i verksamheten. Uppgifterna bör läggas på den/dem som har de bästa förutsättningarna att utföra uppgifterna. Det är viktigt att uppgiftsfördelningen blir tydlig, då uppgiftsfördelningen oftast är en förutsättning för ett effektivt och förebyggande arbetsmiljöarbete. Utgångspunkten för uppgiftsfördelningen är i första hand bestämmelserna i föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1. Du har i din befattning som generalsekreterare i Svenska Skolidrottsförbundet ansvaret för beslut som påverkar arbetet och arbetsmiljön inom ditt ansvarsområde. Vi har enligt nedanstående uppgiftsfördelning kommit överens om vilka arbetsuppgifter avseende arbetsmiljön som fördelats. I den mån du som generalsekreterare bedömer att det saknas befogenheter, resurser, kunskap eller kompetens för att utföra någon av de fördelade arbetsmiljöuppgifterna ska du snarast och skriftligen meddela detta till förbundsstyrelsens ordförande. I min egenskap av förbundsstyrelsens ordförande fördelar jag följande arbetsmiljöuppgifter till dig som generalsekreterare: Att organisera det systematiska arbetsmiljöarbetet vad avser planering, genomförande och kontroll inom verksamheten. Se till att beslutad arbetsmiljöpolicy efterlevs. Se till att skyddsronder genomförs årligen. Ta fram mål för arbetsmiljöarbetet i samverkan med förbundsstyrelsen och se till att dessa följs upp årligen. Se till att kansliets medarbetare via arbetsplatsträffar löpande får den information som är nödvändig för att kunna förebygga ohälsa, olyckor och tillbud samt att information lämnas om de regler och lagar som gäller. Se till att uppmärksammade risker och brister i arbetsmiljön uppmärksammas och åtgärdas. Åtgärder som inte kan genomföras omedelbart skall föras in i en skriftlig handlingsplan. Ansvara för att arbetsskada, olycksfall och tillbud rapporteras och utreds så snart det är möjligt. Att årligen genomföra medarbetar- och lönesamtal med kansliets medarbetare. Att beakta arbetsmiljöaspekter i beslut som berör utformningen av verksamheten. Se till att en ersättare övertar fördelade uppgifter vid frånvaro.
Mottagandet av ovanstående fördelning bekräftas härmed Ort, datum Underskrift Förbundsstyrelsens ordförande Namnförtydligande Generalsekreterare Namnförtydligande