Nr 510/2015 Kommunal Författningssamling för Staden Jakobstad ================================================================= UPPHANDLINGSSTADGA FÖR STADEN JAKOBSTAD Godkänd av stadsfullmäktige 15.06.2015 45 I LAGSTIFTNING OCH ORGANISATION 1 All upphandling i Staden Jakobstad bör konkurrensutsättas i enlighet med bestämmelserna i lagar, förordningar, EU-förordningar och i denna stadga. Lagen om offentlig upphandling (348/2007) ska tillämpas på all upphandling som inletts efter 1.6.2007. Upphandlingslagen har ändrats år 2012 (320/2010) och år 2011 (699/2011). Lagen om upphandling inom sektorerna vatten, energi, transporter och posttjänster (349/2007) tillämpas på upphandling inom speciella sektorer. All upphandling inom Staden Jakobstad och största delen av upphandlingen inom koncernen omfattas av lagen om offentlig upphandling. Lagen om offentlig upphandling reglerar offentliga samfunds upphandling i mycket hög grad. Också kommunallagen, köplagen och beställaransvarslagen bör tas i beaktande vid konkurrensutsättning och ingående av avtal. Staden Jakobstads upphandling handhas, om inte annat stadgas i dessa anvisningar, av stadens upphandlingsenhet. Stadsdirektören förordnar en upphandlingschef bland staden Jakobstads ledande tjänsteinnehavare. På upphandlingsenheten finns en upphandlingschef och annan personal efter behov. Upphandlingschefen bör ha för uppgiften lämpad högre examen vid universitet eller högskola samt vara insatt i upphandlingsverksamhet, uppgörande av anbudsförfrågningar, upphandlingslagstiftning och avtalsjuridik.
2 Upphandlingsenheten och upphandlingschefen är underställda stadsdirektören. Upphandlingschefen beslutar om vikarie för upphandlingschefen. Upphandlingsenheten ansvarar centralt för stadens konkurrensutsättningar, upphandling, upphandlingsavtal, utbildning och sakkunnigtjänster i anslutning till upphandling samt för utvecklandet av upphandlingen också med hänsyn till stadskoncernen. Upphandlingschefen ger förvaltningsenheterna och de affärsverk och bolag som hör till stadskoncernen närmare anvisningar om upphandling som stadsstyrelsen godkänner. 2 Upphandlingsbefogenheter Vid beslut om upphandling bör beaktas: - att i budgeten reserveras tillräckligt anslag för upphandlingen - att motiveringarna för upphandlingen, alternativa förfaringssätt och kostnadsanalyser framställs skriftligt - att beslutsprotokoll över upphandlingen uppgörs i enlighet med lag och förordning och att beslutet delges på föreskrivet sätt - att upphandlingsenheten bör beakta ändringar i lagen om upphandling och andra eventuella, aktuella lagändringar samt informera förvaltningsenheterna om dem. 3 Upphandling av konsumtionsvaror Konsumtionsvaror bör i regel upphandlas på grundval av årliga eller andra periodvisa anbud. Med konsumtionsvaror avses bl.a. olika råvaror och förnödenheter, som är avsedda att användas vid stadens förvaltningsenheter. Beslutsfattare: Chefen för berörda förvaltningsenhet Upphandling, vars totala värde understiger 30 000 Upphandlingschefen Nämnd eller styrelse Årliga eller periodvisa avtal samt upphandling som berör flera avdelningar och vars värde understiger 100 000 Upphandling, som överstiger 100 000 eller vars verkningar sträcker sig över mer än ett budgetår. Upphandlingschefen beslutar alltid om upphandling av konsumtionsvaror som berör fler än en förvaltningsenhet. 4 Upphandling av lösöre, instrument och apparatur Upphandling av inventarier för stadens behov, såsom möbler, inredningstextiler och inredningsinventarier, kontorsmaskiner och -apparater, småanskaffningar samt IT-program.
3 Beslutsfattare: Chefen för berörda Upphandling för den egna enheten, då värdet understiger förvaltningsenhet 30 000 /anskaffningsparti (moms 0 %) Upphandlingschefen Upphandling avsedd för långvarigare bruk, då upphandlingsvärdet underskrider 100 000 och utgifterna periodiseras i bokslutet under flera år Nämnd eller styrelse Upphandling avsedd för långvarigare bruk, då upphandlingsvärdet överskrider 100 000 och utgifterna periodiseras i bokslutet under flera år Upphandlingschefen beslutar alltid om upphandling som gäller fler än en förvaltningsenhet, om upphandlingens värde är lägre än 100 000. 5 Entreprenadavtal för investeringsprojekt Beslutsfattare: Chefen för berörda förvaltningsenhet Upphandling vars upphandlingsvärde understiger 150 000 Nämnd eller styrelse Upphandling vars upphandlingsvärde överstiger 150 000 6 Tjänster Beslutsfattare: Chefen för berörda förvaltningsenhet Upphandlingschefen Nämnd eller styrelse Tjänster som understiger 30 000 /år Social- och hälsovårdstjänster: 100 000 /år. Avtal om tjänster och avtal som gäller fler än en sektor och vars totala värde understiger 100 000 /år Tjänster, som överstiger 100 000 /år och som har beaktats i budgeten Tjänster, för vilka medel inte upptagits i budget, får inte upphandlas utan stadsfullmäktiges tillstånd. Avtal om tjänster, som berör fler än en förvaltningsenhet, avgörs av upphandlingschefen. 7
4 Beslut om leasing eller hyror Beslutsfattare: Chefen för berörda förvaltningsenhet Upphandling för den egna enheten, då värdet understiger 30 000 /anskaffningsparti (moms 0 %) och utgifterna periodiseras i bokslutet under flera år. Upphandlingschefen Upphandling avsedd för långvarigare bruk, då upphandlingsvärdet överskrider 30 000 men underskrider 100 000 och utgifterna periodiseras i bokslutet under flera år Nämnd eller styrelse Upphandling avsedd för långvarigare bruk, då upphandlingsvärdet överskrider 100 000 och utgifterna periodiseras i bokslutet under flera år II ALLMÄNNA UPPHANDLINGSREGLER 8 Tillämpning av upphandlingsreglerna Förutom vad som stadgas i lagen om offentlig upphandling (upphandlingslagen), i de EUförordningar som gäller upphandling och i kommunallagen samt bestämts i stadens egna anvisningar, iakttas följande regler vid upphandling: Med upphandling avses köp, upphyrning, uppgörande av leasingavtal eller motsvarande transaktioner, som gäller varor eller tjänster eller upplåtande på entreprenad. 9 Allmänna upphandlingsprinciper Upphandlingsverksamheten koncentreras till upphandlingsenheten. Även uppgörandet av upphandlingsavtal, efter det att upphandlingsbeslut fattats, koncentreras till anskaffningsenheten. Stadens anbudsförfrågningar uppgörs av upphandlingsenheten tillsammans med förvaltningsenheterna. Avtalen uppgörs av upphandlingschefen eller annan person på upphandlingsenheten eller av den berörda förvaltningsenheten. Upphandlingsavtal undertecknas av upphandlingschefen, stadsdirektören eller chefen för den berörda förvaltningsenheten. Vid undertecknandet av avtal iakttas dessutom stadens gällande förvaltningsstadga och bestämmelserna i den. I samband med upphandling och inbegäran av anbud bör upphandlingschefen tillsammans med berörda verk och inrättningar noga granska föreliggande behov och egenskaperna hos de varor eller tjänster, som ska anskaffas.
5 Över fattade upphandlingsbeslut bör enligt kommunallagen föras beslutsprotokoll eller beslutsförteckning. Vid förvaring av upphandlingsdokument iakttas bestämmelserna i stadens arkivstadga. Enligt upphandlingslagen indelas upphandling enligt följande: - upphandling, som understiger det nationella tröskelvärdet - upphandling, som överstiger det nationella tröskelvärdet, men understiger EUtröskelvärdet - upphandling, som överstiger EU-tröskelvärdet Upphandling skall göras på ett ekonomiskt och ändamålsenligt sätt. Vid upphandling bör man utnyttja befintliga konkurrensmöjligheter och försöka uppnå ett slutresultat, som totalekonomiskt sett är det förmånligaste för staden. Oberoende av upphandlingens mängd, skall principerna om öppenhet, objektivitet och ickediskriminering tillämpas. Anbudsgivare och anbud skall behandlas objektivt. Upphandlingsavtal kan upprättas med hjälp av de allmänna avtalsvillkoren, som gäller vid offentlig upphandling, eller andra avtalsvillkor, beroende av upphandlingens art. Vid konkurrensutsättning av tjänsteupphandling beaktas att servicen ska produceras på den slutliga användarens språk, om inte annat överenskommits. De personer som producerar servicen ska ha de språkkunskaper som uppgifterna förutsätter. 10 Beaktande av sociala aspekter vid offentlig upphandling Sociala aspekter och särskilt sysselsättningseffekter kan i mån av möjlighet tas i beaktande när man definierar föremålet för upphandlingen, bedömer leverantörernas lämplighet samt i jämförelsegrunderna och avtalsvillkoren. 11 Sektorvis upphandling och inlämnande av uppgifter till upphandlingsenheten Upphandling ska planeras och beredas i så god tid och på så sätt att olika organisationers upphandling kan ingå i hela stadens och koncernens upphandlingsprocess, så att man i full utsträckning kan dra nytta av tillbudsstående fördelar vad gäller mängd, logistik och inköpta partier. Sektorerna eller förvaltningsenheterna ska, omedelbart efter att budgeten har godkänts, lämna in uppgifter om kommande upphandling till upphandlingsenheten och upphandlingschefen för planering och genomförande av konkurrensutsättning. 12 Samupphandling Samupphandling mellan flera kommuner bör ske så, att någon av kommunerna införskaffar anbud i enlighet med samtliga kommuners gemensamma beslut. Kommunernas styrelser kan vid behov
6 utfärda särskilda föreskrifter från fall till fall. Om särskilda beslut inte fattats, följer upphandlingen stagandena i dessa föreskrifter. Vid gemensam upphandling med andra kommuner, samkommuner eller andra offentliga samfund, bör man eftersträva ett ändamålsenligt samarbete. III TRÖSKELVÄRDEN OCH OLIKA FORMER FÖR UPPHANDLING 13 Tröskelvärden för offentlig upphandling Lagen om offentlig upphandling tillämpas på upphandling som överstiger det nationella tröskelvärdet. Tröskelvärdena är definierade i lagen om offentlig upphandling och lagen om offentlig upphandling inom speciella sektorer. Europeiska gemenskapernas kommission justerar EU-tröskelvärdena genom en förordning vartannat år. På upphandling som överstiger EU-tröskelvärdet tillämpas förutom EU-förordningar nationella upphandlingslagar i tillämpliga delar. 14 Upphandling, som understiger det nationella tröskelvärdet Mindre upphandling, som understiger de fastställda nationella tröskelvärdena, kan ske utan nationell upphandlingsannons. Vid denna upphandling bör dock samtliga föreskrifter för upphandling inom staden iakttas, likaså förvaltningslagen och god förvaltningssed. Vid mindre upphandling, vars värde överstiger 4000, ska ett skriftligt upphandlingsbeslut och -avtal göras. 15 Upphandling, som överstiger det nationella tröskelvärdet och EU-tröskelvärdet Vid upphandling, som överskrider det nationella tröskelvärdet och EU-tröskelvärdet, bör iakttas vad lagen om offentlig upphandling och därtill anslutna förordningar stadgar samt bestämmelserna i EU-förordningar. Upphandlingen bör i regel göras genom öppet eller selektivt förfarande. Förhandlat förfarande, konkurrenspräglad dialog eller direkt köp utan anbudsförfarande kan komma ifråga endast av särskilda skäl. 16 Öppet förfarande Vid öppet förfarande kan alla, som så önskar, inlämna anbud. Upphandlingsbeslutet fattas på grundval av erhållna anbud. Anbudsförfrågan kungörs i enlighet med lag, förordning, denna upphandlingsstadga och stadens upphandlingsdirektiv.
7 17 Selektivt förfarande De leverantörer som deltar i anbudsförfarandet ska väljas bland dem som sänt in ansökan om deltagande och som fyller kraven i upphandlingslagen och förordningar. Vid selektivt förfarande inbegärs anbud av ett på förhand bestämt antal leverantörer, vilka då anbuden inbegärs, bedöms som tillförlitliga och leveranskraftiga att genomföra den tilltänkta leveransen eller utföra de ifrågavarande tjänsterna. Vid behov kan man inom det selektiva förfarandet föra upphandlingsförhandlingar med anbudsgivarna i syfte att klarlägga eller precisera innehållet i anbudet eller beställarens krav. Därigenom får inte en likabehandling av anbudsgivarna äventyras. När man använder selektivt förfarande ska gällande lag om offentlig upphandling iakttas samt annan gällande tillämplig lagstiftning. 18 Förhandlat förfarande Upphandlingsenheten kan välja förhandlat förfarande, om man genom öppet förfarande, selektivt förfarande eller konkurrenspräglad dialog har fått anbud, som inte till sitt innehåll motsvarar anbudsförfrågan. Upphandlingsenheten kan välja förhandlat förfarande också i andra speciella situationer, som det finns bestämmelser om i nationella upphandlingslagar. Dessutom kan förhandlat förfarande tillämpas vid upphandling av teknisk basservice (vatten, energi, telekommunikation och transport). 19 Konkurrenspräglad dialog Upphandlingsenheten kan använda konkurrenspräglad dialog vid särskilt komplicerad upphandling, på det sätt som närmare stadgas i lagen om offentlig upphandling. 20 Direkt förfarande Vid direkt förfarande gör förvaltningsenheten en beställning utan anbudsförfrågan eller fattar ett upphandlingsbeslut på grundval av ett anbud som begärts från endast en leverantör eller på grundval av ett tidigare avtal utan att ordna något anbudsförfarande.
8 Direkt förfarande är tillåtet endast på särskilda grunder, som det finns bestämmelser om i lagen om offentlig upphandling. Beslutet om tillämpning av direkt förfarande ska kunna motiveras. 21 Ramavtal Upphandlingsenheten ska välja leverantörerna för ramarrangemang genom öppet eller selektivt förfarande. Upphandlingsavtal som grundar sig på ramarrangemang ska göras mellan de ursprungliga parterna i ramarrangemanget. Det får inte göras några anmärkningsvärda ändringar i villkoren för ramarrangemanget under dess giltighetstid. Ramarrangemanget får inte användas på ett sätt som snedvrider, begränsar eller hindrar konkurrensen. IV ANNONSERING AV UPPHANDLING, SOM ÖVERSTIGER EU-TRÖSKELVÄRDET 22 Förutsättningarna för annonsering Vid sådan upphandling som överstiger de tröskelvärden som avses i upphandlingslagen är det, jämfört med övrig upphandling, viktigt att inom EU-området annonsera som upphandlingsförordningarna förutsätter, för att målet för den konkurrens som överskrider den inre marknadens gränser skall uppnås. Vid upphandling som enligt upphandlingslagen överstiger EU-tröskelvärdena ska man upprätta och publicera ett förhandsmeddelande, ett upphandlingsmeddelande (meddelande om anbudsförfrågan) och ett meddelande i efterhand i enlighet med de detaljerade bestämmelserna i upphandlingslagen och förordningarna. 23 Upphandlingsmeddelande En enhet som ämnar upphandla varor, sådana primära tjänster som avses i upphandlingsförordningen eller göra en upphandling genom öppet eller selektivt förfarande eller genom förhandlat förfarande ska publicera ett upphandlingsmeddelande, där upphandlingen specificeras. Med upphandlingsmeddelandet inleds det egentliga anbudsförfarandet. 24 Meddelande i efterhand Den upphandlande enheten ska inom utsatt tid efter att avtalet slutits sända ett meddelande i efterhand om det vinnande anbudet.
9 V ANBUDSFÖRFARANDET 25 Anbudsförfrågan Anbudsförfrågan ska i regel uppgöras skriftligen. Muntlig anbudsförfrågan kan användas endast vid direkt, mindre upphandling. En muntlig anbudsförfrågan ska vid behov bekräftas skriftligen. Anbudsförfrågan sänds samtidigt och med samma innehåll till alla kandidater. De kommersiella (juridisk-ekonomiska) och tekniska krav som intas i anbudsförfrågan ska formuleras så tydligt, att anbudsgivarna på grundval av dessa kan uppgöra entydiga och sinsemellan jämförbara anbud. De bedömningsgrunder som tillämpas, då anbudsgivarkandidater väljs och upphandlingsbeslutet fattas, ska i mån av möjlighet uppges i upphandlingsmeddelandet eller i anbudsförfrågan. 26 Innehållet i anbudsförfrågan I nationella upphandlingslagar och i stadens upphandlingsdirektiv finns noggrannare bestämmelser om vilka minimikrav som ställs på innehållet i anbudsförfrågan. 27 Tidsfrister En tidsfrist skall ställas för inlämnandet av anbud. Tidsfristen uppges med datum och vid behov också med klockslag. För avgivande av anbud skall tillräckligt med tid reserveras. Den tid som anbudet bör vara gällande ska uppges i anbudsförfrågan. I lagen om offentlig upphandling och i EU:s upphandlingsförordningar finns särskilda bestämmelser om tidsfrister som ska iakttas vid upphandling som överskrider tröskelvärdet. 28 Val av kandidater och anbudsgivare En kandidat eller anbudsgivare ska uteslutas ur anbudsförfarandet, kandidaternas och anbudsgivarnas lämplighet i övrigt ska bedömas och anbudsgivarna väljas, innan anbuden jämförs så som det noggrannare stadgas i upphandlingslagen. 29 Öppnande av anbud
10 Inkomna anbud diarieförs eller så antecknas den tid då anbudet inkommit och mottagarens namn på omslaget. Mottagandet av de anbud som getts på elektronisk väg ska ordnas så, att den sekretess som gäller anbudsvillkoren inte äventyras. Anbuden ska förvaras oöppnade ända till anbudsöppningen. Öppnade anbud skall förses med datum och signeras av de närvarande personerna. Över anbudsöppningen ska upprättas ett protokoll med en förteckning över anbuden som bilaga. I protokollet ska anbud som inlämnats efter den utsatta tiden, felaktiga eller skadade anbud eller andra omständigheter som avviker från det normala omnämnas skilt. 30 Hinder för godkännande av anbud Den som fattar upphandlingsbeslutet har rätt att godkänna eller avslå ingivna anbud. Ett anbud får inte godkännas: - om anbudspriset eller grunderna för det inte har angetts på ett entydigt sätt - om anbudspriset är så lågt, att det är uppenbart att upphandlingen, med beaktande av säljarens ekonomiska förutsättningar, inte kan fullgöras i enlighet med anbudet - om anbudsgivaren i anbudsförfarandet har förfarit svikligt eller annars i strid med lag eller god handelssed - om anbudet har inkommit efter utgången av tidsfristen - om anbudsgivaren gör sig skyldig till en för sund ekonomisk konkurrens skadlig konkurrensbegränsning - om anbudsgivaren är försatt i konkurs, skuldsanering, likvidation eller har dömts för en lagstridig handling eller har försummat att betala skatter och lagstadgade sociala avgifter - om anbudet inte uppfyller de villkor eller formella krav som ställs i anbudsförfrågan. 31 Bedömning och godkännande av anbud Anbuden ska behandlas i så god tid, att godkännandet av ett anbud kan delges anbudsgivaren under anbudets giltighetstid. Jämförelsen av anbuden utförs av upphandlingsenheten tillsammans med förvaltningsenheterna. Av anbuden ska antingen det godkännas som enligt bedömningsgrunderna för den aktuella upphandlingen är totalekonomiskt förmånligast eller det som har det lägsta priset. VI UPPGÖRANDE AV AVTAL ELLER BESTÄLLNING 32 Avtal
11 Avtal görs upp med iakttagande av gällande privaträttsliga bestämmelser om ingående av avtal såsom rättshandlingslagen och köplagen. Utgående från dessa har egna allmänna avtalsvillkor uppgjorts för offentlig upphandling. Dessa allmänna avtalsvillkor samt allmänna avtalsvillkor som vissa specialbranscher har godkänt kan användas förkortade, förändrade eller kompletterade med tilläggsuppgifter på ett sätt som lämpar sig för upphandlingens art. Avtalen uppgörs under ledning av upphandlingsenheten i samarbete med förvaltningsenheterna. Man ska skilja på uppgörande av avtal och beställning av varor eller tjänster. När avtalet har ingåtts, drar de upphandlande enheterna nytta av avtalet genom att vid behov göra beställningar av varor eller tjänster hos det företag som vann anbudsförfarandet. De här åtgärderna är enligt upphandlingslagen inte upphandlingsbeslut som man kan söka ändring i, utan de utgör verkställighet av ett tidigare ingått, konkurrensutsatt avtal. När beställningar görs, ska man beakta villkoren i det konkurrensutsatta upphandlingsbeslutet och avtalet. Noggrannare anvisningar för uppgörande av avtal finns i staden Jakobstads upphandlingsdirektiv. VII SÄRSKILDA BESTÄMMELSER 33 Ändringsansökan Ett ärende som gäller upphandling som överstiger det nationella tröskelvärdet och EU-tröskelvärdet kan den som ärendet gäller besvära sig över till marknadsdomstolen. Det är möjligt att göra en upphandlingsrättelse över upphandlingsbeslut som understiger det nationella tröskelvärdet. 34 Jäv En person som deltar i behandlingen av ett ärende som gäller anbud, avtal om upphandling eller tolkning av ett sådant eller i granskningen av en vara eller tjänst skall vara ojävig. I fråga om jäv i upphandlingsärenden gäller de särskilda bestämmelserna i kommunallagen och lagen om förvaltningsförfarande. 35 Offentlighet och sekretess för dokument I fråga om offentligheten för dokument, som gäller upphandling, ska bestämmelserna i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) eller offentlighetslagen, upphandlingslagen och upphandlingsförordningen iakttas. Anbudsförfrågan blir allmänt offentlig från och med den dag då upphandlingsannonsen publiceras, och då kan anbudsförfrågan publiceras på Internet, i tidningar, på kommunens anslagstavla eller sändas direkt till anbudssökandena (Upphandlingslagen 42 ). Uppgiften om vem som fått anbudsinbjudan är offentlig. Däremot är de anbud som inkommit till den upphandlande enheten inte offentliga i detta skede. Anbuden offentliggörs inte före
12 beslutsfattandet för att man på ett behörigt sätt skall kunna jämföra anbuden och eventuellt skaffa tilläggsuppgifter. Upphandlingsbeslutet är offentligt, när protokollet över ärendet har undertecknats och justerats eller när tjänstemannabeslutet har undertecknats. Upphandlingsbeslutet ska likväl inte publiceras på Internet, förrän avtalet har undertecknats. Efter beslutet ska den upphandlande enheten delge beslutet åt de anbudsgivare som deltagit i anbudsförfarandet. Till det beslut som tillställts berörda parter ska fogas all information som inverkat på beslutsfattandet, såsom jämförelsen av anbud och anvisningar om ändringssökande, så att de har möjlighet att bedöma beslutet och anlita lagstadgade rättsskyddsmedel. Dokumenten som berör upphandlingen blir allmänt offentliga, förutom affärshemligheter, när upphandlingsavtalet har ingåtts. Anbudsgivarens affärs- eller yrkeshemligheter är trots det ovannämnda alltid sekretessbelagda. Om en berörd part ber att få se på anbuden innan beslutet fattats eller en utomstående efter att avtal ingåtts, och det finns sekretessbelagda affärshemligheter i anbuden, ska dessa tas bort från det material som ges till påseende. Det anbudspris som uppgetts av ett företag, som deltagit i anbudsförfarandet, är däremot offentligt. En förtroendevald eller anställd inom kommunkoncernen får inte under beredningen av upphandlingen, förrän beslutet fattats, ge utomstående andra uppgifter om upphandlingen än vad som framgår av anbudsförfrågan eller gäller behandlingstiden för ärendet. 36 Uppföljning och övervakning av upphandling Efter att upphandlingsavtalet har undertecknats ska varornas och tjänsternas kvalitet och uppfyllandet av andra krav i avtalet uppföljas. Vid övervakningen av avtal bör speciell uppmärksamhet fästas vid att också leverantörens/serviceproducentens lagstadgade skyldigheter och förpliktelserna i beställaransvarslagen uppfylls.