Protokoll Plats och tid Vansbrorummet, onsdagen den 4 juli 2018, kl. 08:30-15.40 Beslutande Stina Munters (C), ordf. Lars-Olov Liss (C) 136, 137 Lovisa Berglund (C) Anneli Hultgren (C) Torsten Larsson (KD) Wahan Harutun (KP) Nall Lars-Göran Andersson (S) Nils-Erik Edlund (S) 136, 137 Monica Ericsson (S) Ulrika Gärds Forsberg (S) Karin Sjöberg (S) Övriga deltagare Utses att justera Justeringens plats och tid Agneta Jansson, Sekreterare Oscar Fredriksson, Kommunchef Catarina Willman, Ekonomichef Elisabeth Hekkala, Socialchef 138 Lillemor Tännström, Personalchef 138 Marit Andersson, Skolchef 138 Karin Sjöberg (S) Kommunkontoret, Medborgarhuset fredagen den 6 juli kl. 09.00 Paragrafer 136-138 Sekreterare Ordförande Agneta Jansson Stina Munters Karin Sjöberg
Protokoll ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum Datum då anslaget sätts upp 2018-07-06 Datum då anslaget tas ned 2018-07-30 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret, Vansbro Underskrift
Protokoll Innehåll Ärende Sida Hyresavtal med Landstinget Dalarna avseende Bäckaskog... 4 Försäljning bioenergianläggning... 5 Helårsprognos per april 2018, åtgärder... 6
Protokoll Sida 4 (9) KS 136 Ärende KS 2018/547 Hyresavtal med Landstinget Dalarna avseende Bäckaskog Beslut säger upp nuvarande hyresavtal för omförhandling. Ärendet Fastighetsenheten har tillsammans med Landstinget Dalarna utrett förutsättningarna för ett nytt hyresavtal. Ett hyresavtal är iordningställt och översänt till Landstinget Dalarna. I hyresavtalet finns ett antal bilagor som tydligt anger förutsättningarna för hyresvärdens ansvar och hyresgästens ansvar. Förhandling har skett med Landstinget Dalarna för att få ett hyresavtal som inkluderar både underhåll och drift samt tillgång till allmänna ytor i fastigheten. Någon överenskommelse om nytt hyresavtal har inte kunnat ske. Landstinget hävdar att de även fortsättningsvis endast ska betala driftkostnaden för de ytor de nyttjar. Efter att hyresperioden om 25 år från det ursprungliga avtalet med Svensk Fastighetkapital har gått ut är Landstinget villiga att betala hyra för de ytor de nyttjar Beslutsgång Torsten Larssons (KD) förslag: säger upp nuvarande hyresavtal för omförhandling. Beslutsunderlag Lokalstrateg, tjänsteutlåtande 2018-06-26
Protokoll Sida 5 (9) KS 137 Ärende KS 2018/395 Försäljning bioenergianläggning SEKRETESS För denna paragraf gäller sekretess i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen 19 kap 3
Protokoll Sida 6 (9) KS 138 Ärende KS 2018/451 Helårsprognos per april 2018, åtgärder Beslut ger förvaltningen i uppdrag att fortsätta det pågående arbetet med effektivisering. Underlag för de åtgärder som kräver politiska beslut ska tas fram. prioriterar följande områden: - Arbetsmiljö - Integration - Effektiviseringar inom gymnasieskola och vuxenutbildning - Förebyggande insatser för barn och unga. Reservationer Wahan Harutun (KP) reserverar sig mot beslutet. Ärendet godkände periodprognos per april 2018 vid sammanträde den 2018-06-13 112. Samtidigt fick förvaltningen i uppdrag att till kommunstyrelsens sammanträde den 4 juli genomföra en djupare analys av prognosen med särskilt fokus på individ- och familjeomsorgens befarade underskott. Dessutom ombads förvaltningen redovisa genomförda och föreslagna besparingar enligt uppdrag från kommunstyrelsen den 3 oktober 2017. Utifrån kommunstyrelsens uppdragslista hade förvaltningen att särskilt prioritera uppdrag som kan resultera i reducerade nettokostnader för kommunen. Vid sammanträdet redovisar förvaltningen följande: Kommunkansli, intern service och integration - En översyn av politikerkostnader i syfte att minska kostnaderna pågår. - Det pågår ett arbete för nya arbetssätt som ger effektivare lokalutnyttjande. - Det pågår ett arbete med personaleffektiviseringar inom intern service. - En översyn av avtal för fastighetsskötsel görs i samband med ny upphandling. - En central bemanningsfunktion är på plats och arbetet med bemanning av vakanser i alla verksamheter pågår. - Ett arbete pågår med att tillämpa gällande avtal utan lokala avvikelser, vilket innebär en höjning från 37 till 38,25 timmars arbetsvecka. - Ett arbete pågår med att kontrollera så att redovisning av tid och ledigheter registreras korrekt.
Protokoll Sida 7 (9) Ett arbete som återstår är att införa internhyra för effektivare lokalutnyttjande. Utbildning, kultur och fritid - En beräkning för effektivare budgetfördelning baserad på barn- och elevpeng är gjord men behöver justeras. - Arbetet med kompetensutveckling som leder till minskat antal elevassistenter pågår. - Ett inpasseringssystem till simhallen, i syfte att öka tillgänglighet och minska personalstyrkan, ska införas. - En översyn av biblioteksverksamheten pågår. Det finns större förändringar som kräver politiska beslut så som reduceringar eller avveckling av frivilliga verksamheter, samt att minska antalet skolenheter och förskolenheter på sikt. Dessa arbeten kvarstår. Socialt stöd och omsorg - Ett arbete med syfte att minska övertidskostnaderna för personlig assistans pågår. - Det pågår också ett arbete för att öka förebyggande insatser och hemmaplanslösningar inom IFO. - Arbetet med att inrätta trygghetsbostäder vid Solgärdet pågår. - Effektivare resursplanering inom hemtjänsten i Dala-Järna och Nås pågår. Nytt schema ger en minskning om 2,5 årsarbetare. Vansbro minskas med en tjänst som inte återbesätts. - Ny schemaläggning vid särskilda boenden ger en minskning med 0,9 årsarbetare vid Söderåsen och 1,3 vid Bäckaskog. Inom området kvarstår att ta fram anhörigstöd i annan form och avveckling av korttidsplatser. Samhällsbyggnad En anpassning av Räddningstjänst har genomförts. Dock uppstår kostnader för det planerade räddningstjänstförbundet. Arbetet med en översyn av funktionsentreprenad på gata-park pågår. Som en del av detta ser man över ambitionsnivån för underhåll av gator och parker. En organisationsöversyn pågår varvid förvaltningsområdet Samhällsbyggnad avvecklas. Gymnasie- och vuxenutbildning Utbildningarna bedrivs tillsammans med Malung-Sälens kommun i Västerdala Utbildningsförbund (VDUF).Den prognostiserade kostnaden för VDUF uppgår till 46 mkr, budgeterad kostnad är 40 mkr. Den budgeterade kostnaden för 2019 är 46 mkr. Det finns besparingsmöjligheter på sikt, men
Protokoll Sida 8 (9) det kräver förändring i verksamhet. Ett alternativ är att bedriva gymnasieskola och vuxenutbildning i egen regi. Följande åtgärder prioriteras av förvaltningen: - Schemaläggning och central bemanning. - Heltidsresan, det vill säga heltid som norm. - Bemanningsekonomi i samverkan mellan chefer, personal och ekonomi. - Digitalisering. - Arbetstidsregistrering ( Kom och Gå ) införs den 1 september på särskilda boenden och därefter i samtliga verksamheter under hösten. - Rutiner kring upphandling och inköp förbättras. - Handlingsplan för styrning, roller och organisationskultur i Vansbro kommun (KS 2018/366). gav också utskotten i uppdrag att till kommunstyrelsens sammanträde 4 juli föreslå åtgärder med anledning av befarat budgetunderskott. Följande förslag presenteras av utskotten: Utskottet omsorg (KS Oms 119): 1. Intensifiera arbetet med att nyanlända ska nå egen försörjning. 2. Schablonersättning för nyanlända ska täcka glappet mellan ankomst och etablering. 3. Riktlinjer för försörjningsstöd ska följas. 4. Hemmaplanslösningar ska prioriteras inom individ- och familjeomsorgen. Frågan ska skickas till befintliga familjehem i kommunen. 5. Arbete att rekrytera socialsekreterare ska prioriteras. 6. Förenklad biståndsbedömning införs för insatser inom hemtjänsten. 7. beslutar om den övergripande förvaltningsorganisationen inklusive chefsleden. 8. Förbereda nyanlända ungdomar till 20-årsdagen att komma till egen försörjning. 9. Minimera bemanningen på stödboende. 10. Dubbelkolla eftersök vid Migrationsverket. 11. Klargöra ansvar för omvärldsanalys. 12. Utvärdera rekrytering av chefer och chefsled. 13. Ta upp frågan om traineejobb på individ- och familjeomsorgen i enlighet med goda exempel från andra kommuner. 14. Utveckla Unikum. 15. Uppdra till förvaltningen att utarbeta redovisning av vad som hänt med personalen som arbetat vid kommunens HVB. s utskott utbildning och arbete (KS Ua 9): 1. Införa full kostnadstäckning för externa elever vid kommunens simhall.
Protokoll Sida 9 (9) 2. Utreda vilka kostnadsbesparingar en nedläggning av ungdomsgården i Vansbro skulle ge. 3. Utreda öppettiderna vid kommunens bibliotek. 4. Utreda öppettider/behov vid simhallen i Vansbro. 5. Säkerställa eftersökning/sökning av bidragspengar hos statliga myndigheter. 6. Uppdra till förvaltningen att specificera avvikelser i posten Övriga kostnader. 7. Stärka den ekonomiska servicen från ekonomienheten till enhetschefer. 8. Säkerställa att lön inte utbetalas till frånvarande personal. 9. Minska antalet dagbarnvårdare i pedagogisk omsorg. Förslag Torsten Larssons (KD) förslag: ger förvaltningen i uppdrag att fortsätta det pågående arbetet med effektivisering. Underlag för de åtgärder som kräver politiska beslut ska tas fram. prioriterar följande områden: - Arbetsmiljö - Integration - Effektiviseringar inom gymnasieskola och vuxenutbildning - Förebyggande insatser för barn och unga. Wahan Harutuns (KP) förslag: Socialchefen, personalchefen och äldreomsorgschefen ska sägas upp från sina uppdrag, samt att uppdra till förvaltningschefen att undersöka möjligheten att reducera antalet chefsnivåer. Beslutsgång Ordförande ställer Torsten Larssons (KD) förslag under bifall eller avslag och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget. Ordförande ställer Wahan Harutuns (KP) förslag under bifall eller avslag och finner att kommunstyrelsen avslår förslaget. Beslutsunderlag s utskott omsorg, protokoll 119 2018-06-19 s utskott utbildning och arbete, protokoll 9 2018-06-19 Kommunchef, presentation Analys och åtgärdsförslag 2018-07-03