Årsrapport 2013 Äldrenämnden

Årsrapport 2013 Äldrenämnden Rapport från Stadsrevisionen Nr 31, 2014 Dnr 3.1.2-67/2014

Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Årsrapport 2013 Äldrenämnden Nr 31, 2014 Dnr 3.1.2-67/2014 Hemsida: www.stockholm.se/revision

Stadsrevisionen Till Äldrenämnden Revisorerna för äldrenämnden har avslutat revisionen av nämndens verksamhet under år 2013. Kopia på den revisionsberättelse som överlämnas till kommunfullmäktige bifogas. Revisorerna överlämnar och åberopar revisionskontorets årsrapport för äldrenämnden. Revisorerna emotser ett yttrande över årsrapporten från nämnden senast 2014-06-30. På revisorernas vägnar Bosse Ringholm Ordförande Karin Meding Sekreterare Stadsrevisionen Revisionskontoret Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399 www.stockholm.se/revision

Sammanfattning Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Revisionskontoret bedömer sammantaget att äldrenämnden i allt väsentligt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Nämnden redovisar ett nettoöverskott jämfört med budget om 1,2 mnkr. Revisionskontoret bedömer att nämndens resultat för 2013 i allt väsentligt är förenligt med de mål som fullmäktige fastställt. Nämnden har i huvudsak uppfyllt kommunfullmäktiges inriktningsmål och mål för verksamhetsområdena. Vidare bedöms att nämnden i huvudsak har nått sina egna mål och i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Nämnden rekommenderas utifrån de granskningar som revisionskontoret genomfört under året att bl.a. fortsatta arbetet med att förbättra samverkan vad gäller vården av äldre med sammansatta vårdbehov samt kvalitetssäkra informationen på Jämför service. Noterade brister är inte av sådan omfattning att de väsentligt påverkar bedömningen av verksamhetens resultat. Intern kontroll Revisionskontoret bedömer att nämndens interna kontroll har varit tillräcklig. I några granskningar av nämndens interna kontroll har vissa brister noterats, men de är inte av sådan omfattning att de väsentligt påverkar bedömningen av nämndens interna kontroll. Dock behöver nämnden tillsammans med stadsdelsnämnderna ta ställning till hur kvalitetsredovisningen inom äldreomsorgen fortsatt kan utformas och utvecklas. Bokslut och räkenskaper Revisionskontoret bedömer att bokslut och räkenskaper i allt väsentligt är rättvisande samt följer gällande regler och god redovisningssed.

Innehåll Årets granskning 1 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi 1 Intern kontroll 3 Bokslut och räkenskaper 5 Uppföljning av tidigare års granskning 6 Bilaga 1 - Bedömningskriterier Bilaga 2 - Årets fördjupade granskningar och projekt Bilaga 3 - Uppföljning av lämnade rekommendationer

1 (6) Årets granskning Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Intern kontroll Bokslut och räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. I rapporten redovisas översiktligt resultatet av revisionsårets grundläggande och fördjupade granskningar. De fördjupade granskningar som genomförts under revisionsåret redovisas närmare i bilaga 2. En uppföljning av i vad mån nämnden har beaktat rekommendationer från tidigare års granskning redovisas översiktligt i rapporten och mer detaljerat i bilaga 3. De förtroendevalda revisorerna har i mars år 2013 träffat representanter för nämnden med anledning av år 2012 års årsrapport. Granskningsledare har varit Ester Rudolfsson Mattsson vid revisionskontoret och Carin Hultgren vid konsultfirman PwC. Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen. Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi I detta avsnitt redovisas en granskning av om nämndens resultat är förenligt med kommunfullmäktiges mål, uppdrag och budget samt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Sammantaget bedöms att äldrenämnden i allt väsentligt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundas på granskning av nämndens ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat och de granskningar som revisionskontoret genomfört under året.

2 (6) Ekonomiskt resultat Nämnden redovisar följande budgetutfall och avvikelser för år 2013: Mnkr Budget 2013 Utfall B o k s l u t 2 0 1 3 Avvikelse Budgetavvikelse 2012 Driftbudget Verksamhet Kostnader 268,4 269,8 1,4 0,5 % 14,2 Intäkter 58,0 60,6 2,6 44,8 % 14,1 Driftbudgetens nettokostnader 210,4 209,2 1,2 0,6 % 0,1 Av ovanstående redovisning framgår att nämndens utfall avviker med 1,2 mnkr i förhållande till budgeten. Utfallet visar att budgethållningen har varit tillräcklig. De största avvikelserna finns inom avdelningen Stockholms Trygghetsjour (-1,1 mnkr) och avdelningen för utbildning och administration (1,6 mnkr). Underskottet inom Stockholms Trygghetsjour förklaras av oförutsedda kostnader för en förstudie avseende ett nytt ärendehanteringssystem för trygghetsjouren och utökad personalbemanning för köhantering till vård- och omsorgsboenden och trygghetslarm. Överskottet inom avdelningen för utbildning och administration förklaras bl.a. av vakanser och att verksamheten för äldrevärdar startade senare än planerat. Nämnden har förklarat avvikelserna på ett tillfredsställande sätt. Verksamhetens resultat Revisionskontoret bedömer att nämndens resultat för 2013 i allt väsentlig är förenligt med de mål som fullmäktige fastställt. Bedömningen grundas på en granskning av nämndens verksamhetsberättelse samt på de fördjupade granskningar som revisionskontoret har genomfört under året. Nämnden har i huvudsak uppfyllt kommunfullmäktiges inriktningsmål och mål för verksamhetsområdena. Vidare bedöms att nämnden i huvudsak har nått sina mål och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Utifrån kommunfullmäktiges inriktningsmål har nämnden tagit fram nio egna mål och ett stort antal aktiviteter för

3 (6) sina verksamhetsområden. Nämnden bedömer att målen och aktiviteterna i allt väsentligt har uppnåtts. Nämnden bedömer dock att verksamhetsmålet, Stockholm är en attraktiv arbetsgivare med spännande och utmanande arbeten, inte helt har uppnåtts. Nämnden når inte årsmålen för två av totalt sex indikatorer inom verksamhetsområdet. Målet om att 72 % av cheferna och ledare ställer tydliga krav på sina medarbetare nås inte helt med ett utfall om 61 %, vilket är en försämring jämfört föregående år. Detsamma gäller målet om att 96 % av medarbetarna vet vad som förväntas av dem i arbetet som inte helt nås med ett utfall på 90 %, vilket också är en försämring jämfört med föregående år. Verksamhetsberättelsen utgör ett viktigt underlag i bedömningen av nämndens resultat. Revisionskontoret har därför granskat om verksamhetsberättelsen är rättvisande och tillförlitlig dvs. om den information som ges stämmer med verkliga förhållanden. Bland annat har stickprov skett av att det finns tillfredsställande underlag för nämndens bedömning av hur fullmäktiges indikatorer uppfyllts. Revisionskontoret har följt upp en granskning om hur vården av äldre med sammansatta vårdbehov fungerar i gränssnitten mellan kommunernas och landstingets ansvarsområde. Nämnden rekommenderas att fortsatta arbetet med att förbättra samverkan vad gäller vården av äldre med sammansatta vårdbehov i enlighet med tidigare lämnade rekommendationer. Revisionskontoret har också granskat valfrihet - information till medborgarna om valmöjligheter. Nämnden rekommenderas bl.a. att kvalitetssäkra informationen på Jämför service och fortsätta arbetet med att utveckla funktionen. I samtliga granskningar har vissa brister noterats men dessa är inte av sådan omfattning att de väsentligt påverkar bedömningen av verksamhetens resultat. Resultatet av genomförda granskningar redovisas i bilaga 2. Intern kontroll Den interna kontrollen är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Den interna kontrollen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten drivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas.

4 (6) Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att nämndens interna kontroll har varit tillräcklig. De iakttagelser som ligger till grund för denna bedömning redovisas nedan. Av redovisningen framgår att i inga väsentliga brister har noterats. En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. Revisionskontoret har granskat nämndens verksamhetsplan för år 2013 och bedömer att nämndens egna mål i huvudsak ansluter till kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. Revisionskontoret bedömer att nämnden har en i huvudsak tillfredsställande uppföljningsstruktur. Ekonomi, verksamhet och kvalitet följs systematiskt upp i samband med nämndens månads- och tertialrapporter. Uppföljning av verksamhet som uppdragits åt annan att utföra sker årligen och i enlighet med stadens gemensamma uppföljningsmodell. Revisionskontoret har granskat om det finns tillfredsställande styrning, uppföljning och kontroll av kvaliteten i den äldreomsorg som staden bedriver i egen regi. Nämnden rekommenderas att tillsammans med stadsdelsnämnderna ta ställning till hur kvalitetsredovisningen inom äldreomsorgen fortsatt kan utformas och utvecklas. Detta krävs för att fullmäktige ska kunna bedöma hur väl målen och uppdraget har uppnåtts och om äldreomsorgen uppfyller de krav och mål som ställs på verksamheten utifrån lagar och andra föreskrifter. Revisionskontoret noterar i anslutning till granskningen av verksamhetsberättelsen att nämnden har påbörjat ett arbete med att utveckla uppföljningen och styrningen av verksamheten. Inom varje avdelning har väsentliga processer identifierat och risker bedömts. Nämnden har däremot inte upprättat verksamhetsplaner och interna kontrollplaner på avdelningsnivå. Revisionskontoret noterar dock att detta ha åtgärdats i samband med att verksamhetsplanen för 2014 tagits fram. Nedanstående sammanställning visar prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter.

5 (6) Mnkr Tertialrapport 1 2013 Tertialrapport 2 2013 Bokslut 2013 Avvikelse T2 - bokslut Driftbudget Verksamhet Kostnader 250,1 273,4 269,8 3,6 13,3 % Intäkter 39,9 58,0 60,6 2,6 44,8 % Driftbudgetens nettokostnader 210,3 215,4 209,2 6,2 2,9 % Sammanställningen visar att det finns en större avvikelse i prognossäkerheten avseende nämndens tertialrapport. Nettoavvikelsen mellan tertialrapport 2 och bokslutet är positiv och uppgår till 6,2 mnkr. Prognosavvikelsen beror på verksamhetsbeslut som inte kunnat verkställas under året samt ej beviljade budgetjusteringar. Nämnden har ett aktuellt system för intern kontroll som uppdaterades under hösten 2013. Vidare har beslutade kontroller genomförts i enlighet med fastställd plan för den interna kontrollen. Resultatet har sammanställts och dokumentationen och redovisats för nämnden. Nämndens uppföljning av internkontrollplanen har inte visat på några väsentliga brister. Exempelvis har nämndens insatser för att minska sjukfrånvaron följts upp och stickprovsvis kontrollerats varje månad. Uppföljningen pekar på att nämndens arbete har gett avsett resultat. Revisionskontoret har under året genomfört ett antal granskningar av nämndens interna kontroll. Dessa omfattar Stockholms trygghetsjour, lönehantering, nämndens arbete med riskanalys och internkontrollplan, interna och externa projektmedel för särskilda insatser/utvecklingsområden. Nämnden rekommenderas bl.a. att utveckla riskanalysen så att den omfattar en bedömning av väsentliga ekonomiadministrativa processer. I syfte att förbättra rutinerna har rekommendationer lämnats, även i granskningar där nämndens interna kontroll har bedömts vara tillräcklig eller i huvudsak tillräcklig. Sammantaget är de brister som noterats inte av sådan omfattning att de påverkar bedömningen av nämndens interna kontroll. Granskningarna redovisas i bilaga 2.

6 (6) Bokslut och räkenskaper I detta avsnitt redovisas en bedömning av om nämndens bokslut är rättvisande samt om räkenskaperna är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Granskningen av nämndens bokslut och räkenskaper visar att under året har inventarier motsvarande 345 tkr köpts in. Dessa har inte i enlighet med stadens regler klassificerats som en anläggningstillgång och aktiverats. Detta förklaras av att nämnden inte har någon investeringsbudget. Från och med 2014 kommer nämnden att kunna redovisa motsvarande inköp som en anläggningstillgång. Sammanfattningsvis bedöms att bokslut och räkenskaper i allt väsentligt är rättvisande. Bedömningen baseras på en granskning av nämndens bokslut och på den fördjupade granskning som genomförts under året avseende kvaliteten i nämndens ekonomiska redovisning. De brister som noterades i samband med delårsbokslutet har åtgärdats och rättats till i samband med bokslutet. Uppföljning av tidigare års granskning Tidigare års granskning av nämndens verksamhet har utmynnat i ett antal rekommendationer. Revisionskontoret gör årligen en uppföljning och bedömning av i vad mån nämnden har beaktat rekommendationerna, se bilaga 3. Revisionskontorets uppföljning visar att nämnden i huvudsak har beaktat revisionens rekommendationer.

1 (2) Bilaga 1 - Bedömningskriterier Revisionskontorets bedömningskriterier För avsnitten Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi och Intern kontroll används följande bedömningar: Tillfredsställande/Tillräcklig Inte helt tillfredsställande/ Inte helt tillräcklig Inte tillfredsställande/ Inte tillräcklig Kriterierna är i allt väsentligt uppfyllda Brister finns som måste åtgärdas Väsentliga brister finns som måste åtgärdas omgående För avsnitt 4 Bokslut och räkenskaper gäller följande bedömningar: Rättvisande, Inte helt rättvisande eller Inte rättvisande Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Nämnden har uppnått kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Nämndens resultat följer fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har inom tilldelat anslag uppfyllt sina mål för verksamheten och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Nämndens verksamhet har bedrivits enligt lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.

2 (2) Intern kontroll Den interna kontrollen är en process som utförs av nämnd, förvaltningsledning och personal. Den är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Processen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten drivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Nämnden genomför årligen en riskanalys som fångar upp väsentliga risker samt hur de ska hanteras för att minimera risken för att verksamhetens mål inte uppnås. Nämndens organisation har en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter som bidrar till att stödja verksamheten och att förhindra avsiktliga och oavsiktliga fel samt oegentligheter. Nämndens verksamhetsplan överensstämmer med fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. Nämnden har ett fungerande informations- och kommunikationssystem för styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. Nämnden har riktlinjer och rutiner som bidrar till att säkerställa att verksamhetens mål uppfylls och att föreskrifter följs. Nämnden följer upp den interna kontrollen systematiskt och regelbundet för att säkra att den fungerar på ett betryggande sätt. Nämndens bokslut och räkenskaper Nämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Nämndens bokslut är rättvisande. Nämndens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed.

1 (5) Bilaga 2 - Årets fördjupade granskningar och projekt Fördjupade granskningar och projekt under perioden april 2013 mars 2014 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Valfrihet information till medborgarna om valmöjligheter, kvalitet m.m. En granskning har genomförts av om nämnden har en styrning och uppföljning av valfrihetssystemet inom äldreomsorgen som säkerställer att de enskilda individerna/brukarna kan genomföra ett val av utförare enligt lagstiftningens intentioner. Granskningen visar att informationen om utförarna på stadens hemsida, Jämför service, behöver kvalitetssäkras för att kunna garantera att den i enlighet med lagstiftningen är saklig, relevant, jämförbar och lättförståelig. Det finns behov av förbättringar av Jämför service för att det ska fungera som en informationskälla om stadens utförare till såväl medborgare och de som arbetar med valfrihet gentemot äldre och anhöriga. Den sammantagna bedömningen är att det pågår ett arbete med att utveckla styrningen och uppföljningen av valfrihetssystemet inom äldreomsorgen men att det inte är tillräcklig för att säkerställa att de enskilda individerna/brukarna kan genomföra ett val av utförare enligt lagstiftningens intentioner. Nämnden rekommenderas att säkerställa att informationen om utförarna på Jämför service kvalitetssäkras och fortsätta sitt arbete med att utveckla Jämför service. Uppföljande granskning avseende Äldre med sammansatta vårdbehov i gränssnittet mellan landsting och kommun Revisionen i Stockholms läns landsting, Stockholms stad och Täby kommun genomförde 2010/2011 en granskning avseende hur vården av äldre med sammansatta vårdbehov fungerar i gränssnitten mellan kommunernas och landstingets ansvarsområde (rapport nr 2, 2011). Under 2013 har en uppföljande granskning genomfört av lämnade rekommendationer. Lämnade rekommendationer omfattade följande:

2 (5) Huvudmännen gemensamt rekommenderades att: ta fram tydliga samverkansöverenskommelser samt skapa en samverkansstruktur anpassad till nya organisationsmodeller säkerställa att det finns en fungerande systematisk avvikelserapportering som ger underlag till att identifiera och åtgärda samverkansproblem enas om avtals- och regeltolkningar bl.a. när det gäller uppdragen för SÄBO, korttidshem och rehabilitering skapa incitament som främjar samverkan över gränssnitten mellan vårdgivarna säkerställa att lagstadgad individuell vårdplanering i hemmet genomförs utveckla formerna för informationsutbytet mellan vårdgivarna så att dessa blir säkrare och effektivare, och att fler aktörer, som t.ex. företrädare för SÄBO, hemtjänst och primärvårdsrehab, får tillgång till WebCare säkerställa att utförarna följer aktuella lagar och föreskrifter för delegering av hälso- och sjukvård och särskilt följer upp att dessa efterlevs. Den uppföljande granskningen visar att ingen av de lämnade rekommendationerna ännu är uppnådda. Däremot framkommer att det har startats processer som ligger i linje med de rekommendationer som lämnades 2011. När det gäller samverkan med landstinget och olika utförare finns stora skillnader mellan stadsdelarna, varför det inte går att uttala sig om hur samverkan fungerar i staden i stort. Utifrån den uppföljande granskningen rekommenderas nämnden att prioritera det fortsatta arbetet med att förbättra samverkan vad gäller vården av äldre med sammansatta vårdbehov i enlighet med tidigare lämnade rekommendationer. Intern kontroll Stockholms Trygghetsjour En granskning har genomförts för att bedöma om trygghetslarm och behovet av andra insatser inom äldreomsorgen hanteras och följs upp på ett rättssäkert sätt. Vidare om det finns fungerande former för samarbete med stadsdelsnämnderna och utförarna inom äldreomsorgen. Granskningen visar att handläggningen av såväl trygghetslarm som de insatser utanför kontorstid som hanteras av trygghetsjouren i allt väsentligt sker i enlighet med gällande lagar och riktlinjer. Vidare visar granskningen att trygghetsjouren använder ett system skilt från Paraplyet för den sociala dokumentationen. Detta medför att i dessa

3 (5) ärenden får arbetstid ägnas åt dubbel dokumentation, d.v.s. av både jour- och biståndshandläggare vilket inte är helt tillfredsställande. Slutligen finns det på chefs- men inte på handläggarnivå en formaliserad samverkan mellan trygghetsjouren och stadsdelsförvaltningarna. Nämnden rekommenderas att tillsammans med stadsdelsnämnderna fortsätta utveckla former för samverkan och för att säkra att handläggningen dokumenteras i enlighet med gällande lagar och riktlinjer. Interna och externa projektmedel för särskilda insatser/utvecklingsområden En granskning har genomförts för att bedöma om den interna kontrollen avseende styrning och uppföljning av projekt är tillräcklig samt om redovisningen av projekt ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Granskningen har genomförts genom verifiering av redovisning och rutiner för ett urval av projekt. Granskningen visar att nämnden i huvudsak har tillfredsställande rutiner avseende projektuppföljning/redovisning. Det saknas dock en dokumenterad rutin kring kraven på dokumentation, redovisning, uppföljning och kontroll av verksamhet som bedrivs i projekt. Den sammantagna bedömningen är att den interna kontrollen i huvudsak är tillräcklig avseende styrning och uppföljning av projekt. Av den översiktliga granskningen har det inte framkommit något som tyder på att redovisningen inte i allt väsentligt ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Nämnden rekommenderas att fastställa en dokumenterad rutin kring vilka krav som ställs på projektuppföljning/redovisning. Lönehantering Granskningen av lönehanteringen har inriktats på att kontrollera att det finns rutiner för löpande uppföljning och avstämning av löneutbetalningar samt s.k. nyckelkontroller i samband med löneutbetalning enligt fastställd rutinbeskrivning. Den sammanfattande bedömningen är att den interna kontrollen i allt väsentligt är tillräcklig eftersom det finns riktlinjer för kontroller vid löneutbetalning och de är kända i organisationen Rimlighetsbedömningar av utbetald lön sker systematiskt i efterhand men inte lika ofta innan löneutbetalning. Riskanalys och internkontrollplan Granskning har skett avseende nämndens riskanalys och internkontrollplan för 2013 med inriktning mot de delar som avser

4 (5) säkerhet i system och rutiner inom det personal- och ekonomiadministrativa området. Granskningen har genomförts genom intervjuer med administrativ chef, ekonomihandläggare och HR-strateg vilka genomfört kontroller under året samt studier av ett urval relevanta dokument och underlag. Genomgång har skett av nämndens riskanalys samt nämndens internkontrollplan. Nämndens riskanalys omfattar en väsentlig process med bäring på avgränsningens område. Processen avser nämndens lönehantering där risken för felaktig löneutbetalning bedömts. Uppföljning av denna process ingår även i nämndens internkontrollplan och har genomförts enligt tidplan i internkontrollplanen, tertialsvis. Den sammanfattande slutsatsen är att nämndens arbete med riskanalys och internkontrollplan avseende det personaladministrativa området är tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att riskanalysen väl återspeglar de personaladministrativa processerna och att det finns en tydlig koppling mellan riskanalys och innehållet i intern kontrollplanen och den uppföljning som genomförts. Ett utvecklingsområde är att få fler verksamhetsföreträdare delaktiga i riskbedömningsprocessen samt att säkerställer att alla kontroller antagna i kontrollplanen. Vi rekommenderar även att riskanalysen utvecklas så att den omfattar en bedömning av väsentliga ekonomiadministrativa processer. Äldreomsorg Uppföljning av verksamhet i egen regi (Rapport nr 8, 2013) Stadsrevisionen har genomfört en granskning med syfte att bedöma om det finns en tillfredsställande styrning, uppföljning och kontroll av kvaliteten i den äldreomsorg som staden bedriver i egen regi. En generell rekommendation i granskningen är att stadsdelsnämnderna bör se till att äldreomsorgens verksamheter i egen regi utformar lokala tillämpningar av nämndens ledningssystem. Enheterna behöver stödjas i arbetet, bl.a. för att säkerställa att utformningen uppfyller nationella krav. Vidare bör det nationella uppdraget som staden har för äldreomsorgen tydliggöras i nämndernas styrning, uppföljning och kontroll. Äldrenämnden rekommenderas att tillsammans med stadsdelsnämnderna ta ställning till hur nämndernas redovisning ska

5 (5) utformas så att den, vid sidan av redovisning av hur fullmäktiges mål och uppdrag har uppnåtts, även tydliggör om äldreomsorgen uppfyller de krav och mål som ställs på verksamheten utifrån lagar och andra föreskrifter. Bokslut och räkenskaper Kvalitet i redovisningen Granskning har skett avseende kvalitet i redovisningen. Granskningen har varit övergripande och omfattat flera moment i redovisningen som syftar till att säkerställa att den är aktuell, fullständig, tillförlitlig samt rättvisande. Utifrån genomförda intervjuer, huvudboksanalyser samt validering av väsentliga poster bedöms att kvaliteten i den ekonomiska redovisningen är av god kvalitet och ger en rättvisande bild av delårsbokslutet. Vidare bedöms att den interna kontrollen av kvaliteteten i redovisningen i huvudsak är tillräcklig.

Granskningsår JA DELVI S NEJ Äldrenämnden 1 (1) Bilaga 3 - Uppföljning av lämnade rekommendationer ÅTGÄRDAT REKOMMENDATION KOMMENTAR 2012 Avgifter inom äldreomsorgen Nämnden rekommenderas att återkommande genomföra riktade informationsoch utbildningsinsatser och att ge ett löpande stöd till avgiftssamordnarna på stadsdelsförvaltningarna, t.ex. i form av nätverksträffar. I detta forum skulle sedan t.ex. tillämpningsanvisningar och behov av förändringar i IT-systemet kunna diskuteras. X Det förs en kontinuerlig dialog med biståndshandläggarna om avgiftshanteringen och extra utbildningstillfällen har anordnats. Förvaltningen arbetar också för att göra fakturaunderlagen mer lättförståeliga. Vidare diskuteras avgifterna på det nätverk som finns för beställarcheferna inom äldreomsorgen. 2012 Mervärdesskatt Nämnden rekommenderas att i det löpande arbetet inkludera kontroller av momsredovisningen. Vidare att rätta till brister i den interna kontrollen av ingående moms och avdragsbegränsning för leasing. X Äldreförvaltningen har under 2013 informerat om och utbildat handläggarna i momshanteringen vid leasing. Det finns numer en dokumenterad rutin för återsökning av moms. Redovisad moms och att det är rätt personer som godkänner och attesterar i Agresso kontrolleras också löpande.