ÅRSRAPPORT 2014 Miljönämnden Revisorskollegiet 2015-04-01 Nämndsrevisor: Per Nilsson Postadress: Stadshuset, 205 80 Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): 0709-34 19 55 Hemsida: www.malmo.se/stadsrevisionen Email: malmostadsrevision@malmo.se
1 SAMMANFATTANDE BEDÖMNING... 3 2 BESKRIVNING AV ÅRETS GRANSKNING... 4 3 NÄMNDENS UPPDRAG... 4 3.1 VERKSAMHETSOMRÅDE... 4 3.1.1 Rättslig ram... 4 3.2 ORGANISATION... 5 3.3 VIKTIGA HÄNDELSER UNDER VERKSAMHETSÅRET... 6 3.4 KOMMUNÖVERGRIPANDE VERKSAMHETS- OCH FINANSIELLA MÅL... 7 4 INTERN KONTROLL NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING... 7 4.1 NÄMNDENS RISKANALYS... 7 4.2 NÄMNDENS INTERNA KONTROLLARBETE... 7 4.3 NÄMNDENS INTERNA KONTROLLPLAN... 8 4.4 NÄMNDENS GENOMFÖRANDE AV DEN INTERNA KONTROLLPLANEN... 8 4.5 FÖRELÄGGANDEN FRÅN MYNDIGHETER... 9 4.6 REVISIONSKONTORETS BEDÖMNING... 10 5 VERKSAMHETSMÅL - NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING... 11 5.1 MÅL (INKL. FULLMÄKTIGES UPPDRAGSBESKRIVNING)... 11 5.2 MÅL- OCH UPPDRAGSUPPFÖLJNING... 12 5.3 MÅL- OCH UPPDRAGSUPPFYLLELSE... 13 5.4 REVISIONSKONTORETS BEDÖMNING... 14 6 EKONOMI - NÄMNDENS STYRNING OCH UPPFÖLJNING... 14 6.1 EKONOMISK STYRNING... 14 6.2 URSPRUNGLIG DRIFTBUDGET SAMT UTFALL FÖREGÅENDE ÅR... 15 6.3 INVESTERINGSBUDGET SAMT UTFALL FÖREGÅENDE ÅR... 15 6.4 RESULTATRÄKNING... 15 6.5 NÄMNDENS KOMMENTAR (UTDRAG UR ÅRSANALYS 2014)... 16 6.6 REVISIONSKONTORETS IAKTTAGELSER OCH NOTERINGAR... 16 6.7 BALANSRÄKNING... 16 6.7.1 Maskiner och inventarier... 16 6.7.2 Fordringar... 17 6.7.3 Kortfristiga skulder... 17 6.8 REVISIONSKONTORETS BEDÖMNING... 18 7 ÖVRIG GRANSKNING AV NÄMNDEN... 18 7.1 LÖPANDE GRANSKNING OCH KORTGRANSKNINGAR... 18 7.2 FÖRDJUPADE GRANSKNINGSPROJEKT... 18 7.2.1 Tomtmark och lokaler för förskole- och skolverksamhet... 18 8 NYCKELTAL... 19 8.1 PERSONALTAL... 19 8.2 REVISIONSKONTORETS NOTERINGAR OCH IAKTTAGELSER... 20 Sidan 2 av 20
1 Sammanfattande bedömning Intern kontroll Nämndens interna kontrollplan bedöms som tillräcklig. Planen har föregåtts av en dokumenterad riskanalys och valet av kontrollmoment kan kopplas till riskanalysen. Planen omfattar såväl verksamhet som efterlevnad av lagar/regler och ekonomi/rättvisande räkenskaper. Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen bedöms som tillräckligt. Nämndens uppföljning omfattar samtliga kontrollmoment och har rapporterats vid flera tillfällen under året, även om tonvikten av rapporteringen skedde sent på hösten eller året därpå. Här finns ett förbättringsområde för nämnden. I granskningen framgår åtgärdsförslag där den interna kontrollen är svag. Åtgärdsförslagen från föregående års internkontrollplan har nämnden tagit ställning till under året, men inte genomfört i alla avseenden. Nämndens övriga interna kontrollarbete bedöms som tillräckligt. Det finns rutiner utöver den interna kontrollplanen. Arbete med systemgenomgång och riskhantering i IFACTS kan dock utvecklas i vissa avseenden. Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Det pågår, i samarbete med nämnderna och bolagen, ett kommuncentralt arbete för en tydligare och förbättrad målstyrning i Malmö stad 1 inför 2015. Miljönämndens styrning med avseende på verksamhetsmålens utformning bedöms vara tillräcklig. Miljönämndens inriktnings- och effektmål är kopplade till Malmö kommunfullmäktiges inriktningsmål, huvuddelen av målen är tidssatta och det finns både kortsiktiga och långsiktiga mål. Bedömningen är dock att kopplingen mellan fullmäktiges mål och nämndens egna mål borde ha gjorts tydligare. Vidare är målen påverkbara och i de flesta fall mätbara. Miljönämndens måluppföljning och uppdragsuppföljning bedöms som tillräcklig. Miljönämndens uppföljning i årsanalysen omfattar kommunfullmäktigemål, uppdrag och egna mål. Ett uppdrag saknar kommentar i årsanalysen ( Att följa upp hur stor del miljömärkta och etiskt märkta IT-produkter och mobiltelefoner som Malmö stad köpt under året ). Miljönämndens mål- och uppdragsuppfyllelse bedöms som tillräcklig. Nämnden tar dock inte uttryckligen ställning till graden av måluppfyllelse i uppföljningen av kommunfullmäktiges mål och uppdrag. Denna del av uppföljningen kan utvecklas. Graden av måluppfyllelse framgår uttryckligen först i uppföljningen av de egna nämndsmålen. Av miljönämndens egna inriktningsmål har 20 inriktningsmål grön signal, 9 gul signal och 0 röd signal. Nämnden förklarar och anger förbättringsåtgärder för mål och uppdrag med svag måluppfyllelse samt i de flesta fall tidplan. 1 I enlighet med beslut i Malmö kommunfullmäktige (30 maj 2013; 91) Sidan 3 av 20
Ekonomisk styrning Miljönämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. En budgetinstruktion enligt riktlinjer för ekonomistyrning har utarbetats och behandlats i nämnden. Uppföljning görs regelbundet under året. Nämndens ekonomiska styrning bedöms därför vara tillräcklig. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. 2 Beskrivning av årets granskning Årets granskning omfattar årlig granskning och fördjupade granskningsprojekt. Årlig granskning av alla nämnder och styrelser består av: granskning/uppföljning av delårsbokslut 1 och 2 löpande granskning granskning av årsbokslut inklusive årsanalyser Utöver den årliga granskningen genomförs också i enlighet med revisionsplanen så kallade fördjupade granskningsprojekt. 3 Nämndens uppdrag 3.1 Verksamhetsområde Miljönämnden ansvarar för kommunens uppgifter inom offentlig livsmedelskontroll, miljö- och hälsoskydd samt budget- och hyresrådgivning. Det innebär prövning och tillsyn enligt nedan nämnda lagar med tillhörande förordningar, men även att följa den yttre miljöns tillstånd och utveckling. I miljönämndens uppdrag ingår också att hålla kontakt med statliga och regionala myndigheter inom området för att kunna arbeta fram de planer och program som behövs för kommunen. Utöver detta ska nämnden bistå företag, allmänhet och myndigheter med råd och upplysningar inom sitt ansvarsområde. miljöförvaltningen ska leda och samordna Malmö stads miljöarbete ur ett ekonomiskt, socialt och ekologiskt perspektiv. 3.1.1 Rättslig ram Granskningens rättsliga ram framgår främst av bestämmelsen i 6 kap. 7 kommunallagen (KL) som anger nämndens åtaganden att säkerställa att verksamheten bedrivs i en- Sidan 4 av 20
lighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, samt med upprätthållande av en tillräcklig intern kontroll. Annan relevant lagstiftning är: Miljöbalk (SFS 1998:808) är utgångspunkten för tillsynen inom miljöområdet. Främst används 2 kap om allmänna hänsynsregler för den som bedriver verksamhet. Livsmedelslag (SFS 2006:804) är utgångspunkten i livsmedelstillsynen och reglerar hantering, märkning och försäljning av livsmedel. Smittskyddslag (SFS 2004:168) rör smittskyddsåtgärder för djur eller livsmedel med människan som utgångspunkt. Avfallsförordning (2001:1063) är den övergripande förordningen som reglerar avfall och avfallshantering. Strålskyddslag (SFS 1988:220) reglerar skyddet av människor, djur och miljö mot skadlig verkan av strålning. Tobakslag (SFS 1993:581) reglerar begränsningen av rökning i vissa lokaler och vissa områden utomhus samt märkningen, försäljningen, marknadsföringen och kontrollen av tobaksvaror. Socialtjänstlag (SFS 2001:453) reglerar kommunens ansvar att stödja och hjälpa de kommuninvånare som är i behov av det. Lagen om brandfarliga och explosiva varor (2010:1011) ersätter en tidigare lag från 1988 och utgör en förenkling och modernisering av reglerna på området. Nytt i sak är att tillståndshanteringen beträffande explosiva varor fortsättningsvis ska skötas av kommunerna, i stället för av polismyndigheten. 3.2 Organisation Miljönämnden har ett miljöberedningsutskott. Utskottet består av presidiet och fattar beslut utifrån en delegationsordning. Från och med 2012 är administrativa avdelningen samt stöd och strategi organiserade i blocket stödfunktioner (numera organiserade i avdelningarna Ekonomi, HR, Utveckling & service samt Kommunikation ) enligt organisationsskiss nedan. Tidigare var dessa funktioner direkt underordnade förvaltningsdirektören. Källa: Miljönämnden Verksamhetsplan 2014, sid 5 Sidan 5 av 20
3.3 Viktiga händelser under verksamhetsåret I juni 2014 tillträdde Kerstin Åkerwall som ny förvaltningsdirektör. I september 2014 initierade direktören ett utvecklingsarbete på miljöförvaltningen som innehåller både ledningsgruppsutveckling och en översyn av organisationen. Syftet med utvecklingsarbetet är enligt miljöförvaltningen att se över både arbetssätt och organisation för att säkerställa att miljöförvaltningens arbete utförs på ett effektivt sätt, att den levererar det som den ska enligt verksamhetsplanen, med rätt kvalitet och i rätt tid. Under året genomfördes ett dialogmöte med länsstyrelsen. Syftet med detta möte, som länsstyrelsen kallat samman till, var att diskutera överlåtelsebeslut avseende tillsyn över de tillståndspliktiga verksamheterna i Malmö. Denna översyn kan innebära att länsstyrelsen önskar återta en del av denna tillsyn avseende objekt med prövningsnivå A och B, vilket i så fall riskerar att medföra såväl kompetensförlust inom miljöförvaltningen i Malmö som minskade tillsynsintäkter. Akutanmälningarna från skolförvaltningarna avseende förskoleplatser har påverkat såväl tillsynen av dessa verksamheter som handläggningen av förorenad mark. Andra arbetsuppgifter har behövt nedprioriteras. Den uppkomna situationen har bidragit till att många svåra och viktiga frågor mellan förvaltningarna har dryftats vilket enligt miljöförvaltningen har lett till ett förbättrat samarbete mellan förvaltningarna på sikt. Miljöförvaltningen anser sig ha en viktig roll i detta samarbete genom att bidra med att lyfta fram hållbara lösningar. Ett förslag till ny Handlingsplan för miljöprogrammet prioriterat arbete i Malmö stad 2015-2018 har, enligt uppgift från miljöförvaltningen, arbetats fram och varit ute på remiss under hösten 2014. Allokeringsmodeller för hur miljömålet 2030 ska hela Malmö försörjas med 100 procent förnybar energi ska beräknas har presenterats och ett beslut har fattats om vilken metod som ska användas framöver. 2014 avslutades det femåriga investeringsprogrammet i Rosengård: Rosengård i förvandling. Ett antal åtgärder blev inte av och/eller blir försenade som till exempel Rosengårds station, där staden är mitt inne i en tillståndsprocess som måste genomgås innan byggnationen kan starta. Under året konstaterades läckage från bilskrotar i Fosie. Ett samarbete med berörda förvaltningar har enligt miljöförvaltningen inletts då fastigheten där bilskrotarna finns ägs av Malmö stad. Avgörande beslut om bärgning av den sjunkna båten vid Öresundsbron togs under 2014 och denna båt är nu omhändertagen. Miljöförvaltningen har, enligt uppgift i årsanalysen, under året bedrivit ett riskanalysarbete tillsammans med Stadskontoret, Stadsbyggnadskontoret samt Gatukontoret för följande värderrelaterade händelser: kraftiga skyfall, höga havsvattenstånd, stormar samt värmeböljor. Syftet med arbetet har varit att i en rapport ta fram Malmös riskprofil där en rangordning av riskernas grad av seriositet görs samt en identifiering av särskilt utsatta områden. Detta för att på kort sikt underlätta för krisberedskapen samt att på längre sikt ge underlag för förbättrad riskhantering i stadsplaneringen. Sidan 6 av 20
3.4 Kommunövergripande verksamhets- och finansiella mål I kommunallagens, KL 8 kap 5 fastställs att budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret. Ur propositionen till lagtexten framgår att en tydlig ambitionsnivå för den egna finansiella utvecklingen och ställningen ska uttryckas i form av finansiella mål. Verksamhetsperspektivet beskrivs som att, förutsättningarna för en god ekonomisk hushållning är att, det finns ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. Malmö stads kommunfullmäktige har antagit Riktlinjer för ekonomistyrning vilka reglerar den interna ekonomistyrningen. I den kommunala redovisningslagen KRL 4 kap 5 framgår att förvaltningsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. I propositionen till lagen framgår emellertid att, för att målen för ekonomisk hushållning ska få någon betydelse för beslutsprocessen krävs att de stäms av, följs upp och utvärderas kontinuerligt. 4 Intern kontroll nämndens styrning och uppföljning 4.1 Nämndens riskanalys Riskanalysen omfattar risker inom IT, inköp, redovisning och verksamhet. För att värdera riskerna poängsätts varje risk för sig enligt en modell där varje risks konsekvens och sannolikhet poängsätts mellan 1-4. Den bedömda sannolikheten multiplicerat med bedömd konsekvens utgör riskpoäng på en skala från 1 till 16. De åtta risker som fick 12 poäng inkluderades i 2014 års interna kontrollplan. Redogörelse finns för respektive rutins sammanvägda risk. Riskbedömningen grundar sig på erfarenheter och resultat inom kvalitetsarbetet, arbetsmiljöarbetet samt arbetet med intern kontroll. 4.2 Nämndens interna kontrollarbete Förvaltningen uppger att de gör riskbedömningar genom att involvera samtliga chefer i riskbedömningsarbetet. Kriterierna vid riskbedömning är sannolikhet och konsekvens. Förvaltningen uppger vidare att de har en väl fungerande och aktuell rutinbank med handböcker såsom projekthandboken som nås via Komin. Om förvaltningen under pågående år uppmärksammar en risk som inte är med i kontrollplanen så uppger förvaltningen att de gör en punktinsats som alltid rapporteras till ledningen och i förekommande fall till miljönämnden. Någon sådan punktinsats har inte varit aktuell under år 2014. Förvaltningen uppger vidare att chefsstödet på HR-funktionen kontrollerar samtliga tillägg och avdrag till lön samt tjänstgöringsgrad. Representation, momsavdrag samt angivande av deltagare och syfte sköts centralt på stödfunktionen för att säkerställa kvaliteten. Sidan 7 av 20
Miljöförvaltningen har arbetat med att inventera sina informationstillgångar i IFACTS. Kraven kopplade till verksamhetssystemet Miljöreda är enligt uppgift från miljöförvaltningen delvis uppfyllda men på grund av byte av systemförvaltare för Miljöreda kvarstår en del uppgifter som kommer att färdigställas efter systemförvaltaren genomgått utbildning i IFACTS. System som är införda tidigare än 2013 ska även ha en inventering och det har inte miljöförvaltningen uppfattat. I fallet Miljöreda innebär det att förvaltningen ska inventera den redan inrapporterade inventering i IFACTS. Den normala gången är att inventering sker innan registrering i IFACTS görs. Miljöförvaltningen kommer att arbeta med detta framöver. Miljöförvaltningen uppger i sin årsanalys att de tagit fram en handlingsplan för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Syftet är att ta reda på hur systemet fungerat under det senaste året, identifiera eventuella förbättringar och att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete. Förvaltningens bedömning är att resultatet är tillfredsställande med behov av vissa justeringar. 4.3 Nämndens interna kontrollplan Miljönämndens interkontrollplan för 2014 omfattar nio granskningsområden som avser både verksamhet, efterlevnad av lagar och räkenskaper samt ekonomi. De nio kontrollområdena bygger på en övergripande risk- och väsentlighetsbedömning. Riskanalysen är gjord av miljöförvaltningens avdelningschefer och fastställd av miljönämnden 2014-02-26. Det finns ett granskningsområde i internkontrollplanen som inte förekommer i riskanalysen och det rör verksamhetsutveckling på jämställdhetsområdet. Enligt planen är detta ett av miljöförvaltningen beslutat kontrollmoment kopplat till kommunfullmäktiges mål 2014. För 2014 finns inga kommungemensamma kontrollmoment då stadskontoret håller på att se över hela arbetet med intern kontrollplan m.m. Samtliga granskningsområden är alltså beslutade av miljönämnden. Planen innehåller, förutom ovanstående granskningsområden, även uppgift om kontrollmoment, metod, när kontrollerna ska vara genomförda, uppgift om ansvarig samt till vem rapportering ska ske efter genomförd kontroll. Kontrollerna sker vid olika tillfällen under året och i några fall vid två tillfällen per år. Det framgår inte tydligt av kontrollplanen när genomförda kontroller ska rapporteras till miljönämnden. 4.4 Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen Per DR2 hade två av de nio kontrollmomenten rapporterats till nämnden. Ytterligare fyra moment hade rapporterats per 2014-11-14. Samtliga nio moment slutrapporterades till nämnden 2015-02-24. Helårsrapporten till nämnden innehåller beskrivning av granskningsområdena, granskningssätt, granskningsresultat och det/de datum då kontrollen har återrapporterats till nämnden. Rapporteringen till nämnden kan utvecklas genom att även ange vem som faktiskt utfört kontrollen. Sidan 8 av 20
Större avvikelser konstaterades för följande kontrollmoment: Betalar miljöförvaltningen leverantörsfakturor på förfallodatum? Kontrollen har rapporterats till nämnden per 140526 och 150224. Totalt 393 fakturor har enligt miljöförvaltningen granskats och 134 av dessa var betalda efter förfallodatum. Av dessa var 68 fakturor betalda senare än 10 dagar. Medarbetare och chefer är informerade om avvikelserna. Avvikelserna är mindre än 2013 då motsvarande kontroll genomfördes. I nämndens delårsrapport 2 beskrivs dessutom att de sena betalningarna beror på sena underlag i form av reseplan, syfte och deltagare till fakturor från Diners och Rb Lunchrestauranger. Begära in betyg och intyg vid rekrytering I akterna för de fem nyanställda medarbetare till en avdelning och en nyanställd till en annan avdelning saknas intyg och betyg. Samtliga har blivit ombedda att komplettera akterna med betyg och intyg. Rutin finns men cheferna ska påminnas av HR-funktionen om att alltid begära in betyg och intyg från nyanställda. I 2013 års interkontrolluppföljning fanns för två kontrollmoment åtgärdsförslaget att miljöförvaltningen under våren 2014 skulle ta fram en rutin för intern kontroll som ett komplement till Malmö stads internkontrollreglemente. Miljöförvaltningen har inte tagit fram en rutin för intern kontroll som komplement eftersom Malmö stad centralt påbörjade ett arbete med att utveckla stadens interna kontroll med bland annat en handbok för intern kontroll, gemensamma mallar och rapporteringsverktyg. När det gäller kontrollmomentet om miljöförvaltningen betalar leverantörsfakturor på förfallodatum, så visade det avvikelse redan i 2013 års uppföljning av intern kontroll. Enligt miljöförvaltningen har information och påminnelser gått ut till samtliga avdelningschefer om vikten att betala och attestera i tid. Kontrollmomentet kvarstår i 2014 och 2015 års kontrollplan, eftersom förvaltningen bedömer att riskerna endast har minskat marginellt. 4.5 Förelägganden från myndigheter Efter förfrågan hos nämndssekreteraren erhölls en sammanställning av domar och beslut under 2014 som har gått emot miljönämnden, totalt 19 stycken. Ett urval av dessa anges nedan. 2009-00412/24 och 2009-00412/25 Två ansökningar om utdömande av vite (med anledning av föreläggande med löpande vite) avvisas eftersom miljöförvaltningen (MF) inte angett vilken tidsperiod som avses. Laga kraft Sidan 9 av 20
2012-00891/6 Länsstyrelsen upphäver MFs förbud mot avloppsanläggning p.g.a. att det inte framgår om skälighetsavvägning gjorts. Laga kraft 2012-01389/5 Länsstyrelsen upphäver MFs beslut om avslutande av ärende om klagomål på buller och återförvisar för ny handläggning hos MF. Detta med anledning av att kommunicering av nya uppgifter inte skett till klaganden innan beslutet togs. Laga kraft 2012-03165/11 Mark- och miljödomstolen undanröjer länsstyrelsens och MFs beslut om att avsluta klagomålsärende rörande bullerstörning från Malmöfestivalen, och återförvisar till MF för ytterligare utredning. Laga kraft 2012-03839/34 Mark- och miljödomstolens avslag av MFs överklagan i ett markföroreningsärende. Det innebär att MFs beslut att kräva marksanering upphävs. Laga kraft 2013-00397/13 Kammarrätten avslår MFs överklagan av SCBs beslut att inte lämna ut sekretessbelagda handlingar om energistatistik. Laga kraft 4.6 s bedömning Nämndens interna kontrollplan bedöms som tillräcklig. Planen har föregåtts av en dokumenterad riskanalys och valet av kontrollmoment kan kopplas till riskanalysen. Planen omfattar såväl verksamhet som efterlevnad av lagar/regler och ekonomi/rättvisande räkenskaper. Nämndens genomförande av den interna kontrollplanen bedöms som tillräckligt. Nämndens uppföljning omfattar samtliga kontrollmoment och har rapporterats vid flera tillfällen under året, även om tonvikten av rapporteringen skedde sent på hösten eller året därpå. Här finns ett förbättringsområde för nämnden. I granskningen framgår åtgärdsförslag där den interna kontrollen är svag. Åtgärdsförslagen från föregående års internkontrollplan har nämnden tagit ställning till under året, men inte genomfört i alla avseenden. Nämndens övriga interna kontrollarbete bedöms som tillräckligt. Det finns rutiner utöver den interna kontrollplanen. Arbete med systemgenomgång och riskhantering i IFACTS kan dock utvecklas i vissa avseenden. Sidan 10 av 20
5 Verksamhetsmål - nämndens styrning och uppföljning 5.1 Mål (inkl. fullmäktiges uppdragsbeskrivning) I miljöförvaltningens verksamhetsplan för 2014 finns dels direktiv till förvaltningen, dels miljönämndens inriktning med utgångspunkt i Malmö kommunfullmäktiges inriktningsmål. I verksamhetsplanen finns även nämndens egna verksamhetsspecifika mål enligt Figur 1 nedan. Överst syns den övergripande visionen, Malmö 2025 den hållbara staden. Därunder är förvaltningens fem grundpelare (revideras varje mandatperiod) som är basen för miljönämndens 29 gemensamma inriktningsmål. Respektive avdelning kan antingen vara huvudansvarig eller delansvarig för ett inriktningsmål. Effektmål är ett avdelningsspecifikt mål som ska bidra till att nå ett inriktningsmål. Effektmålen, som totalt är 105 stycken, har tagits fram gemensamt på avdelningarna. Huvudansvarig avdelning ansvarar för att samordna effektmålen med de avdelningar som är delansvariga för samma mål. Ett nyckeltal beskriver när ett effektmål anses vara uppfyllt. Nyckeltal kan vara både numeriska och verbalt beskrivande. En åtgärd är en aktivitet som ska bidra till att ett effektmål uppfylls. Åtgärden kopplas till en individuell medarbetare eller en arbetsgrupp. Det noteras att i miljönämndens årsanalys för 2014 finns ingen uttrycklig beskrivning av hur förvaltningens inriktningsmål är relaterade till kommunfullmäktiges mål. Figur 1 Struktur för miljönämndens målstyrning Källa: Verksamhetsplan och budget för miljöförvaltningen 2014, sid 8 Sidan 11 av 20
5.2 Mål- och uppdragsuppföljning Kommunfullmäktiges mål och riktade uppdrag följs upp i miljönämndens Årsanalys 2014, i den mån de är relevanta för miljönämnden. Miljönämnden anser sig ha möjligheten att påverka uppfyllelsen av följande mål: 1. Malmö stads förvaltningar ska arbeta aktivt med näringslivsutveckling och för att fler företag skapas i och flyttar till Malmö 2. Förskolan ska byggas ut i en sådan takt att alla barn vars föräldrar så efterfrågar kan erbjudas en förskoleplats med god kvalitet inom lagstadgad tid 3. Alla skolor ska se till att varje elev får möjlighet att uppnå målen i skolan 4. Malmös elever ska känna sig trygga och trivas i sin skola 5. Malmö stad skall ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på jämställdhetsområdet 6. Malmö stad ska ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på antidiskrimineringsområdet 7. Malmös äldre ska känna att de får den vård och omsorg de behöver 8. Malmöborna ska känna sig trygga i sin stad 9. Andelen med utländsk bakgrund av kommunens medarbetare på alla nivåer ska motsvara andelen av den totala befolkningen 10. Malmö stads medarbetare ska ha möjlighet att arbeta heltid eller önskad tjänstgöringsgrad 11. Andelen timavlönade timmar, utförda av medarbetare som önskar längre vikariat eller tillsvidareanställning, ska minska till förmån för tillsvidareanställningar 12. Det ska inte finnas några osakliga löneskillnader i Malmö stad 13. Malmö ska vara framstående inom ekologiskt hållbar stadsutveckling. 14. Förstahandsvalet ska vara miljöbilar som drivs med biogas, vätgas, el eller laddhybridmotor 15. Luftföroreningarna ska minska 16. Ekologiskt och etiskt certifierade produkter ska vara förstahandsvalet vid upphandling och inköp, i andra hand ska produkterna vara upphandlade i enlighet med miljöstyrningsrådets kriterier 17. Biologisk mångfald ska värnas 18. Malmöborna ska ha god tillgänglighet till natur-, park och grönområden. Av de riktade uppdrag som återfinns i kommunfullmäktiges budgettext 2014 avser åtta stycken miljönämnden enligt nedan: Att tillse att det i samtliga platsannonser framgår att man alltid har rätt till heltid. Att genomföra konkreta långsiktiga lösningar inom sin verksamhet som minskar antalet timanställda och ökar kontinuiteten bland personalen. Att följa upp hur stor del miljömärkta och etiskt märkta IT-produkter och mobiltelefoner som Malmö stad köpt under året. Att utifrån genomförda jämställdhetsanalyser ta fram konkreta åtgärder för att öka jämställdheten. Att utbilda Malmö stads chefer samt hjälpa fler enskilda som upplever att de utsatts för diskriminering. Sidan 12 av 20
Att alla medarbetare som möter företagare ska samlas kring ett gemensamt förhållningssätt till näringslivet. Att tillse att skolor från hela Malmö har erbjudits att vara med i satsningen Lärande för hållbar utveckling. Att genomföra kemikaliesamordningsprojekt med målsättning att involvera externa aktörer i arbetet. För miljönämndens egna inriktningsmål och effektmål finns vanligtvis en beskrivning av vad som gjorts och vad som planeras. För flertalet mål finns en mer analyserande/utvärderande text med koppling mellan mätningar och/eller de egna åtgärdernas påverkan på måluppfyllelsen. En bedömning med trafikljussymboler redovisas för respektive inriktnings- respektive effektmål samt för varje nyckeltal. När det gäller rapporteringen av fullmäktigemålet om förskoleutbyggnaden hade uppföljningen kunnat utvecklas och det borde ha beskrivits tydligare på vilket sätt nämnden har medverkat i planarbetet. Kommunfullmäktiges uppdrag har följts upp. Ett uppdrag saknar kommentar i Årsanalys 2014 ( Att följa upp hur stor del miljömärkta och etiskt märkta IT-produkter och mobiltelefoner som Malmö stad köpt under året ). Enligt beslut i revisorskollegiet ska revisionskontoret särskilt beakta jämställdhetsintegrering, varför nämndens rapportering av kommunfullmäktiges mål Malmö stad skall ligga i framkant gällande verksamhetsutveckling på jämställdhetsområdet särskilt belyses i denna årsrapport. Av miljönämndens årsanalys framgår att förvaltningen arbetat aktivt med jämställdhetsintegrering, tagit fram och redovisat könsuppdelad statistik på de statistikområden som är tillämpliga inom miljönämndens verksamhetsområde och genomfört fyra jämställdhetsanalyser. 5.3 Mål- och uppdragsuppfyllelse Kommunfullmäktiges mål och uppdrag följs upp i miljönämndens årsanalys 2014, i den mån de är relevanta för miljönämnden. Nämnden tar inte uttryckligen ställning till graden av måluppfyllelse i uppföljningen av kommunfullmäktiges mål och uppdrag. Graden av måluppfyllelse framgår uttryckligen först i uppföljningen av de egna nämndsmålen. Samtliga av miljönämndens egna inriktnings- och effektmål har följts upp: 20 inriktningsmål har grön signal, 9 gul signal och 0 röd signal. Grön signal: Nyckeltalet är större än eller lika med 100 % av målvärdet/alternativt uppnått. Gul signal: Nyckeltalet mellan 80 och 100 % av målvärdet/alternativt delvis uppnått Röd signal: Nyckeltalet mindre än 80 % av målvärdet/alternativt ej uppnått. Sidan 13 av 20
5.4 s bedömning Miljönämndens styrning med avseende på verksamhetsmålens utformning bedöms vara tillräcklig. Miljönämndens inriktnings- och effektmål är kopplade till Malmö kommunfullmäktiges inriktningsmål, huvuddelen av målen är tidssatta och det finns både kortsiktiga och långsiktiga mål. Bedömningen är dock att kopplingen mellan fullmäktiges mål och nämndens egna mål borde ha gjorts tydligare. Vidare är målen påverkbara och i de flesta fall mätbara. Miljönämndens måluppföljning och uppdragsuppföljning bedöms som tillräcklig. Miljönämndens uppföljning i årsanalysen omfattar kommunfullmäktigemål, uppdrag och egna mål. Ett uppdrag saknar kommentar i årsanalysen ( Att följa upp hur stor del miljömärkta och etiskt märkta IT-produkter och mobiltelefoner som Malmö stad köpt under året ). Miljönämndens mål- och uppdragsuppfyllelse bedöms som tillräcklig. Nämnden tar dock inte uttryckligen ställning till graden av måluppfyllelse i uppföljningen av kommunfullmäktiges mål och uppdrag. Denna del av uppföljningen kan utvecklas. Graden av måluppfyllelse framgår uttryckligen först i uppföljningen av de egna nämndsmålen. Av miljönämndens egna inriktningsmål har 20 inriktningsmål grön signal, 9 gul signal och 0 röd signal. Nämnden förklarar och anger förbättringsåtgärder för mål och uppdrag med svag måluppfyllelse samt i de flesta fall tidplan. 6 Ekonomi - nämndens styrning och uppföljning 6.1 Ekonomisk styrning En budgetinstruktion enligt riktlinjer för ekonomistyrning har utarbetats och behandlats i nämnden 2013-12-10. Instruktionen behandlar ansvarsavgränsningar mellan nämnd och förvaltning men även inom förvaltningsorganisationen. Internbudgeten är fördelad på verksamhetsnivå och varje avdelning är ett kostnadsställe förutom avdelningen stödfunktioner där respektive enhet är ett kostnadsställe. Kostnadsställen finns också för vissa gemensamma kostnader. Periodisering av personalkostnader i internbudgeten görs enligt en fördelningsnyckel medan övriga kostnader och intäkter periodiseras i tolftedelar. Kommunbidraget periodiseras så att den följer förvaltningens nettokostnader per månad. Miljönämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Nämnden följer upp ekonomin i samband med delårs- och helårsrapportering. Större avvikelser mellan budget och prognos kommenteras. Sidan 14 av 20
6.2 Ursprunglig driftbudget samt utfall föregående år Tabell 1 Totala kostnader/intäkter, tkr Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall 2013 Verksamhetens intäkter 64 391 62 118 77 531 79 423 Verksamhetens kostnader * ) -118 999-123 961-143 380-139 101 Finansiella intäkter/kostnader -473-298 -154-156 Kommunbidrag 55 778 62397 66 903 59 834 Resultat 697 256 900 0 Källa: Ekonomisystemet och inlämnade årsanalyser/delårsanalys. *) Personalkostnader, övriga kostnader, avskrivningar. Budget 2014 6.3 Investeringsbudget samt utfall föregående år Tabell 2 Investerings- och exploateringsram samt utfall, tkr Ram respektive utfall/år 2011 2012 2013 2014 Ram 400 400 400 700 Utfall 562 839 619 615 Källa: Årsanalyser och internbudgetar 6.4 Resultaträkning Resultaträkningen avser förvaltningens interna bokslut det vill säga såväl kommuninterna som externa transaktioner. Samtliga angivna belopp avser gällande siffror vid delårsrespektive årsbokslutstillfället. Tabell 3 Resultaträkning 141231 MN, tkr Kontogrupp Budget helår Prognos helår Utfall 2014 Intäkter 79 423 76 423 76 091 Totala intäkter 79 423 76 423 76 091 Personalkostnader -79 507-78 507-76 472 Övriga kostnader -58 994-56 994-58 451 Avskrivningar -600-600 -500 Totala kostnader -139 101-136 101-135 422 Nettokostnad -59 678-59 678-59 331 Kommunbidrag 59 834 59 834 59 834 Övriga finansiella intäkter 0 0 49 Övriga finansiella kostnader -156-156 -347 KB & finansiella poster 59 678 59 678 59 536 Resultat efter KB & fin poster 0 0 205 Resultat 0 0 205 Källa: Miljöförvaltningen/QlikView Sidan 15 av 20
6.5 Nämndens kommentar (utdrag ur Årsanalys 2014) Årets resultat uppgår till 205 tkr vilket stämmer väl överens med prognoserna med nollresultat som nämnden lämnat under året. Bland förvaltningens olika kostnadsställen finns några avvikelser som kan nämnas. Det negativa resultatet för ekonomienheten beror på att enheten haft förstärkt bemanning för bland annat kundfakturering och HUSenhetens positiva resultat är till följd av att en tjänstledighet under andra halvåret. Avdelningen för stadsutveckling och klimat redovisar ett stort underskott till följd av att anpassningen till minskad projektvolym ännu inte fått full effekt. Avdelningen för konsumtion och livsstil har ett positivt resultat bland annat beroende på lägre reskostnader än som budgeterats. Det stora överskottet på Avdelningen för miljö- och hälsoskydd är en effekt av lägre personalkostnader då bland annat tjänstledigheter inte kunnat ersättas fullt ut med vikarier. Även Avdelningen för livsmedelskontroll har ett överskott som till största del beror på att avgiftsintäkterna blev högre än förväntat. Nämndens nettokostnad minskade med cirka tio procent eller 6,4 Mkr jämfört med 2013. Anledningen till minskningen är att nämnden fick ett engångsbelopp på 3,0 Mkr till en vätgassatsning. under 2013 samt att 2013 var sista året för matprojekt för 3 Mkr. Nämnden ålades också ett rationaliseringskrav på 2 Mkr avseende administrationen. Totalt har dessa förändringar minskat nettokostnaden med 8 Mkr. På ökningssidan återfinns 1,4 Mkr i kompensation för pris- och löneökningar samt att nämnden redovisade ett positivt resultat på 0,9 Mkr 2013 vilket är 0,7 Mkr bättre än resultatet för 2014. En justering av kommunbidraget har också gjorts under 2014 med 0,5 Mkr till följd av förändrade principer för fördelning av IT-kostnader inom Malmö stad. 6.6 s iakttagelser och noteringar Nämndens ekonomiska styrning bedöms som tillräcklig. Internbudgeten periodiseras månadsvis efter verkliga förhållanden. Nämnden utför och följer upp utfallsprognoser och delårsrapport i enlighet med kommuncentrala riktlinjer. Utfallet 141231 för miljöförvaltningen är 205 tkr. Helårsprognosen var 0 tkr. 6.7 Balansräkning I granskningen av bokslutet för miljönämnden har revisionskontoret prioriterat enligt en risk- och väsentlighetsbedömning. Balansposternas redovisade värden avser externredovisningen. Poster som avser kommuninterna fordringar/skulder redovisas inte. Kommentarer till balansposterna avges endast i de fall avvikelser och/eller felaktigheter finns i sättet att redovisa i förhållande till god redovisningssed eller vid förändrade principer. Anläggningstillgångar kommenteras emellertid alltid. 6.7.1 Maskiner och inventarier Posten maskiner och inventarier omfattar 1 798 tkr och årets investeringar uppgår till 614 tkr. Sidan 16 av 20
6.7.2 Fordringar En stor anledning till att UB för kundfordringar och värdereglering av kundfordringar har ökat, är en stor engångsfaktura avseende bärgning av Sundland II. Fakturan både fakturerades och värdereglerades 2014. Om den fakturan och dess värdereglering bortses från, är läget jämförbart med föregående år. Det kan konstateras att befarade kundförluster har ökat både i relativa och absoluta tal. Reserveringen i bokslutet bedöms som tillräcklig. Saldot på konto 16600 består av de belopp som betalats ut från bidragsgivare (projektbidrag) i förskott. Numera bokförs belopp både som skuld (till dess att åtagandet är uppfyllt) och som fordran då bidrag betalats ut till andra inblandade externa parter där Malmö är så kallad lead partner. Från och med 2012 bruttoredovisar miljöförvaltningen denna typ av projekt på detta sätt, tidigare år har beloppen bokförts netto på skuldkonto 28280. Konto 16680 avser upparbetade kostnader i projekt där förvaltningen ännu inte erhållit bidrag. Det noteras vissa mindre brister i det material som ursprungligen överlämnades avseende dokumentation av balanserade projekt. Komplettering begärdes och inkom. För vissa uppbokningsverifikationer i bokslutet saknades tillräckliga underlag till verifikationerna. Avseende förutbetalda kostnader och upplupna intäkter finns det inget som tyder på några väsentliga skillnader mot tidigare år. 6.7.3 Kortfristiga skulder Stickprov har gjorts på leverantörsskulder. Inga materiella avvikelser kan konstateras. De belopp som betalats ut från bidragsgivare (projektbidrag) i förskott bokförs både som skuld (till dess att åtagandet är uppfyllt) och som fordran på konto 16600 (mot andra inblandade externa parter där Malmö är så kallad lead partner). Till och med 2012 bokfördes beloppen netto på detta konto (28280). Vissa av projekten med saldo på 28280 är inte projekt i egentlig mening, utan är enligt förvaltningen bara skapade för att hålla reda på utbetalda förskott till partners. Denna hantering förekommer inte längre för nybeslutade projekt. Det noteras vissa mindre brister i det material som ursprungligen överlämnades avseende dokumentation av balanserade projekt. Komplettering begärdes och inkom. För vissa uppbokningsverifikationer i bokslutet saknades tillräckliga underlag till verifikationerna. Saldot på upplupna kostnader har minskat kraftigt jämfört med föregående år. 2013 fanns ett antal större uppbokningar av engångskaraktär. Sidan 17 av 20
6.8 s bedömning Miljönämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. En budgetinstruktion enligt riktlinjer för ekonomistyrning har utarbetats och behandlats i nämnden. Uppföljning görs regelbundet under året. Nämndens ekonomiska styrning bedöms därför vara tillräcklig. Resultaträkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat. Nämndens resultaträkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. Balansräkningen ska ge en rättvisande bild av nämndens förmögenhetsställning. Värderingen av tillgångar och skulder ska ske efter lagstiftning och vedertagna normer. Nämndens balansräkning har granskats och bedömts. Granskningen föranleder ingen anmärkning. 7 Övrig granskning av nämnden Flertalet granskningar berör inte miljönämnden direkt. 7.1 Löpande granskning och kortgranskningar I revisionsplan 2014 fanns dessa löpande granskningar resp. kortgranskningar: Löpande granskning Malmö Live Malmö stads IT-verksamhet Kortgranskning Risker med Malmö stads biltransporter Studie- och yrkesvägledning Upplåtelser av offentlig plats 7.2 Fördjupade granskningsprojekt I revisionsplan 2014 fanns dessa fördjupade granskningar: Fritidshem Försörjningsstöd Inlärningsbekymmer tidiga åtgärder Intern kontroll Jämställdhetsintegrering Malmöfestivalen Malmö stads pensionsskuld Tomtmark och lokaler för förskole- och skolverksamhet Representation Sociala lägenheter Stadsfastigheter och kunderna Nedan kommenteras granskningar som berör miljönämnden. 7.2.1 Tomtmark och lokaler för förskole- och skolverksamhet Ernst & Young har på Malmö stadsrevisions uppdrag under perioden juni-september granskat om produktion av byggnader för förskole- och skolverksamhet sker på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Granskningen har avgränsats till Malmö kommunsty- Sidan 18 av 20
relse, servicenämnden, miljönämnden, stadsbyggnadsnämnden, tekniska nämnden, förskolenämnden och grundskolenämnden. Granskningen visar att produktion av byggnader för förskole- och skolverksamhet inte sker på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Det krävs ett helhetsgrepp kring lokalförsörjningsfrågan, där kommunstyrelsen bör stärka sin styrning och tydliggöra i vilka forum beslut ska fattas och vem som har beslutanderätt när målkonflikter uppstår. Ett antal förbättringsområden identifierades, varav framför allt ett är speciellt relevant för miljönämnden: Berörda nämnder och kommunstyrelsen bör ta fram gemensamma mål och strategier för att skapa samsyn och tydlighet i planerings- och utbyggnadsprocessen. Nämndernas kunskap och förståelse för varandras uppdrag och roll i processen behöver öka. Berörda nämnder bör säkerställa att informationen förankras i alla led i organisationen. Miljönämnden har 2015-01-21 avgivit ett yttrande som ska behandlas i Revisorskollegiet den 27 mars. Det framgår av tjänsteskrivelsen att miljöförvaltningen ställer sig positiv till rapportens rekommendationer och lämnar förslag på åtgärd i den punkt där miljönämnden anser sig beröras. Miljönämnden beslutar att som sitt svar på remissen åberopa förvaltningens skrivelse och att förklara ärendet omedelbart justerat. 8 Nyckeltal 8.1 Personaltal Tabell 3 Personalstatistik Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Antal anställda omräknade till heltid 144 147 154 158 Kvinnor, andel i % 68 69 67,1 67,5 Personal med utländsk bakgrund, andel i % 24,6 20,0 20,1 20,1 Total sjukfrånvaro i % 2,74 2,8 2,68 2,47 Rutin för medarbetarsamtal och lönesamtal finns. Alla medarbetare ska varje år ha medarbetarsamtal, förberedande lönesamtal samt lönesamtal med sin närmaste chef. Mindre justeringar av mallen för medarbetarsamtalet gjordes inför 2011. Förvaltningens lönepolicy innehållande förvaltningens gemensamma lönekriterier uppdaterades senast hösten 2010. Uppdateringen var ett förtydligande av bedömningsgrunden för lönekriterierna. Det gjordes även ett förtydligande kring att vissa av lönekriterierna väger tyngre än andra. Sidan 19 av 20
8.2 s noteringar och iakttagelser Ett av kommunfullmäktiges mål uttrycker att andelen med utländsk bakgrund av kommunens medarbetare på alla nivåer ska motsvara andelen av den totala befolkningen. Miljönämnden uppfyller inte detta. Andelen har inte förbättrats mot föregående år. Sidan 20 av 20