PROJEKTGUIDE regionala projektmedel I den här guiden hjälper vi dig igenom planeringsfasen, går igenom vad du bör tänka på inför din ansökan, hur ansökan går till, vad budgeten ska innehålla, samt hur du följer upp och redovisar projektet.
Innehåll DEL 1 Planera ditt projekt 3 1. Projektets relevans 3 2. Sätt projektet i sitt sammanhang 3 3. Förankring av projektet 3 4. Projektets huvudsakliga utmaning 4 5. Mätbara mål i projektet 4 6. Aktiviteter för att uppnå målen 6 7. Resurser för att genomföra projektet 6 8. Hantering av risker i projektet 7 9. Framgångsfaktorer vid planering och genomförande av projekt 7 DEL 2 Inför din ansökan 8 1. Om regionala projektmedel 8 2. Regional utvecklingsstrategi för Kalmar län 9 DEL 3 Handledning till ansökan och budget 10 1. Uppgifter om sökande 10 2. Projektbeskrivning 10 3. Ekonomi 14 4. Bilagor 16 DEL 4 Handledning horisontella perspektiv 17 1. Ekologisk (miljömässig) hållbarhet 17 2. Jämställdhet 17 3. Mångfald 19 DEL 5 Efter att ansökan är inlämnad, redovisning av projekt 21 1. Inlämnad ansökan 21 2. Beslutad ansökan 21 3. Redovisning 21 4. Förändringar i projekt 23 2
DEL 1 Planera ditt projekt Att planera ett projekt och att skriva en ansökan är inte samma sak. Planering handlar om att skapa en tydlig projektlogik, som fokuserar på rätt saker och möter en tydlig huvudutmaning. Att söka projektfinansiering innebär att utgå från intentioner och mål i programdokument, riktlinjer och specifika utlysningar. Genom att börja med en metodisk planering kan satsningen förankras hos berörda intressenter och tydliga mål tas fram för projektet. Det är också lättare att integrera de horisontella perspektiven i projektets alla delar om detta görs redan i planeringsstadiet innan du går vidare till att söka projektfinansiering. Läs mer om horisontella perspektiv i del 4 i denna handledning. Som inspiration till hur du kan utveckla ett projekt följer här förslag på en metod som är vanligt förekommande i planeringsprocesser. Metoden är inte obligatorisk för att söka regionala projektmedel, men kan vara ett stöd för att skapa en röd tråd som bidrar till en tydlig projektlogik. Stegen nedan utgår i huvudsak från projektutvecklingsmetoden LFA (Logical Framework Approach): 1. Projektets relevans 2. Sätt projektet i sitt sammanhang 3. Förankring av projektet 4. Projektets huvudsakliga utmaning 1. Projektets relevans Innan du börjar att planera ditt projekt är det viktigt att du ställer dig några kontrollfrågor för att bedöma behovet av projektet: Vilken utmaning utgår projektet ifrån? Varför behövs projektet och vad händer om det inte genomförs? Vem/vilka efterfrågar projektet? Vilka aktörer är viktiga att ha med i projektet? Ta gärna en tidig kontakt med regionförbundets handläggare för att diskutera din idé. Inför ett sådant möte vill vi att du har svarat kort på frågorna ovan. Använd regionförbundets mall för en tidig projektidé, som du även hittar på regionförbundets webbplats. 2. Sätt projektet i sitt sammanhang När du planerar ditt projekt är det viktigt att du sätter det i sitt sammanhang och tar tillvara på de kunskaper och erfarenheter som finns på området. Annars finns risken att du upprepar redan beprövade metoder, som kanske inte löser projektets huvudutmaning. Du kan exempelvis utgå ifrån: Bakgrundsfakta 5. Mätbara mål i projektet 6. Aktiviteter för att uppnå målen 7. Resurser för att genomföra projektet 8. Hantering av risker i projektet Genomförda förstudier Statistik Liknande projekt (tidigare och pågående, till exempel i andra delar av landet) Omvärldsförändringar och trender Fördelen med denna metod är att den skapar delaktighet och ett format för att beskriva och sammanfatta projektet. Nedan beskrivs varje steg mer ingående. 3. Förankring av projektet Ett projekt sker alltid i samspel med andra och för att skapa nödvändig förankring behöver du klargöra vilka som påverkar och påverkas av projektet. 3
Här brukar man prata om projektets intressenter, som innefattar projektägare, målgrupp, beslutsfattare, expertis, finansiärer med flera. Frågor du kan ställa dig är: Effekt Effekt Effekt Vilka drar nytta av projektet och finns det skillnader beroende på kön, ålder eller utländsk bakgrund? Huvudsaklig utmaning/problem Vilka aktörer behövs för att planera och genomföra projektet? Vilka kompetenser behövs? Intressenterna kan delas in i fyra olika grupper, enligt modellen nedan, som en hjälp att sortera på vilket sätt de påverkar/påverkas av projektet. Utifrån denna sortering kan intressenterna hanteras olika. I projektutvecklingen är det viktigt att ha ett öppet förhållningssätt och vara nyfiken och lyhörd för olika intressenters synpunkter oavsett om de är positiva eller negativa till idén. Positiv Negativ Aktiv Passiv 4. Projektets huvudsakliga utmaning För att få ett tydligt fokus i projektet och veta vilka aktiviteter och mål som ska sättas är det viktigt att identifiera den huvudsakliga utmaningen (kallas ibland problem). Här är det avgörande med ett öppet tankesätt och att involvera intressenterna ovan för att ta hänsyn till olika aspekter och perspektiv. Du kan formulera den huvudsakliga utmaningen genom att rita upp ett s.k. problemträd: Ett huvudproblem/utmaning placeras i mitten Orsaker till problemet är trädets rötter Vad som händer om problemet inte åtgärdas, effekter, blir trädets krona En huvudsaklig utmaning/problem kan ha många orsaker och effekter än ett enskilt projekt kan hantera. Då är det viktigt att göra en tydlig avgränsning så att projektet inte blir för spretigt. Orsak Orsak I projektutvecklingen är det ganska vanligt att gå tillbaka och ändra i problemträdet efter hand. Ofta har initiativtagaren från början en ganska tydlig bild av den huvudsakliga utmaningen. Det är vanligt att den omformuleras när nya intressenter och perspektiv tillkommer. 5. Mätbara mål i projektet För att veta om projektet har löst den huvudsakliga utmaningen och gett de resultat som eftersträvats är det viktigt att ha projektmål som också är mätbara. Det är även viktigt att skilja på vad som är mål och aktiviteter i projektet. Att till exempel arrangera 15 seminarier är inget mål, utan seminarier är en aktivitet. Målet kan däremot vara att öka kunskapen hos de som deltar i seminarierna. Ett bra sätt att tänka är att aktiviteter är ett sätt att uppnå projektmålen medan målen i sig syftar till att beskriva en önskad förändring hos projektets målgrupp eller i omvärlden. Beroende på när målen tidsmässigt ska vara uppfyllda kan du dela in dem i kategorier: Orsak Orsak Orsak Orsak Övergripande mål (även kallat effektmål): Vad ska projektet bidra till att förändra? Projektmål: Hur ser situationen ut när projektet är slut? Delmål: Vad uppnår du under projektets gång? Tänk på att delmålen ska knyta an till projektmålen. I normalfallet är tre till sju delmål att rekommendera. Som en hjälp för att formulera projektets mål används problemträdet. Den huvudsakliga utmaningen/problemet skrivs om till projektmål, effekter till övergripande mål (effektmål) och orsaker till delmål. 4
Problemformulering Målformulering Effekt Effekt Effekt S P Effektmål Effekt Huvudsaklig utmaning/problem E G Projektmål L Orsak Orsak Orsak I Delmål Delmål Delmål Resultat Orsak Orsak Orsak N G Delmål Delmål Delmål Delmål bör ej vara flera än 6 Mål och mått För att göra målen tydliga och relevanta är det bra att utgå från SMARTa mål, som står för specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsbestämda (se mer i del 3). Att definiera smarta mål är dessutom viktigt för att enkelt följa upp projektets verksamhet och resultat. Rekommendationer när det gäller mätning av mål är att: Definiera 1 till 3 mått (indikatorer) för att mäta hur väl du når projektmålet. Definiera 1 till 3 mått (indikatorer) som mäter hur väl du når projektets respektive delmål. Om måtten (indikatorerna) är svåra att definiera kan det bero på att målen för projektet är otydliga. Om du definierar egna mått (indikatorer) för att mäta projektets utfall och förändring är det viktigt att tänka på: Mäter det definierade måttet aktuellt mål? Är det ett lämpligt mått för att mäta över tid? Behöver du ta fram ett utgångsvärde innan projektet startar? Fångar måttet upp avvikelser från målet? Kommer det att vara möjligt att samla in ett utfall och analysera detta? Kommer informationen som du samlar in att vara användbar och kommer värdena att vara tillförlitliga? Planera för hur projektets resultat och verksamhet ska tas tillvara Det största ansvaret för att projektets mål uppnås och att dess resultat används har projektägaren. När projektet avslutas är det endast den operativa projektverksamheten som ska upphöra. Det är projektägarens uppgift att därefter sprida, förvalta och använda resultaten för att skapa långsiktiga och hållbara effekter. De ska tillsammans med erfarenheter från projektet överföras till nya sammanhang för att vidareutvecklas. När resultaten används på ett ändamålsenligt sätt går det att se effekterna av projektet. Tänk långsiktigt och i effekter redan under planeringen av projektet. Gör en plan för hur projektets resultat och verksamhet ska tas tillvara eller fasas in i ordinarie verksamhet efter projektavslut. 5
6. Aktiviteter för att uppnå målen Aktiviteter är de insatser eller åtgärder som behöver genomföras för att ta sig an de utmaningar projektet står inför och uppnå målen. Resonera kring ansvar, vem/vilka ansvarar för respektive aktivitet? Dela gärna upp per huvud/delaktivitet vid behov. Se till att kommunicera och förankra i projektorganisationen. 7. Resurser för att genomföra projektet Vid större projekt med flera delmål är bra att upprätta en aktivitetsplan per delmål. Vissa aktiviteter kan bidra till att uppnå fler än ett delmål och därför innefattas i mer än en aktivitetsplan. Fundera kring hur projektet ska följas upp och utvärderas, till exempel om det är något ni kan göra själva eller behöver köpa in en tjänst för. I lite större projekt bör en uppföljningsplan upprättas. Tänk på att det ska finnas en logisk koppling och rimlighet mellan planerade aktiviteter och de resurser ni planerar och budgeterar för (se nedan). Det är viktigt att vara överens inom projektorganisationen och med projektets intressenter vilka som, och på vilket sätt, ska vara involverade i genomförandet av projektet. Viktigt att tänka på när det gäller vilka resurser som krävs för att genomföra planerade aktiviteter är: Genomförandekapacitet i form av relevant kompetens i den egna organisationen alternativt inköpt/inhyrd: Effektmål Effekt o o Projektledning Ekonomi och rapportering o Information och kommunikation Projektmål o Sakexpertis o Engagerad styrgrupp Delmål Delmål Delmål Delmål Delmål Delmål Resultat Tydlig ansvars- och rollfördelning inom projektorganisationen, kopplat till planerade aktiviteter, för de resurser som finns att tillgå. Förankra och kommunicera i den egna organisationen. Aktiviteter Leveranser Behövs fysiska resurser i form av lokaler, utrustning, teknik, material, m.m. i projektet och ska det köpas in externt eller finns dessa resurser hos projektägaren? De planerade resurserna ska mynna ut i en detaljerad budget med tydlig koppling till aktiviteterna. Tänk långsiktigt om framtida verksamhet och finansiering, till exempel hur ni efter projektet kan fasa in resultaten i ordinarie verksamhet. 6
8. Hantering av risker i projektet Det är bra att resonera om de hinder eller risker som kan uppstå i ett projekt och vilka konsekvenser de får. Utifrån vilka risker som identifierats är det klokt att upprätta en så kallad riskhanteringsplan, som talar om hur riskerna kan åtgärdas i händelse av att de inträffar. Tänk på att antaganden om risker ska vara realistiska. Exempel på interna risker: Nyckelperson i projektet slutar; Viktig aktör/samarbets-/samverkanspart drar sig ur; Delar av medfinansieringen uteblir; Horisontella kriterier visar sig svåra att integrera och använda som verktyg; Brist på engagemang från målgruppen; Projektet styr inte mot uppsatta mål; Projektet levererar inte tillräckliga resultat; Projektet hamnar i tidsbrist. Exempel på externa risker: Förändring i lagstiftning; En engagerad och målinriktad styrgrupp med förankring i projektägarens och intressenternas respektive organisation. Tydliga roller och ansvarsfördelning inom projektet såväl strategiskt som operativt. Väl definierad målgrupp som är delaktig och påverkar i hela planeringsprocessen. Projektplan med SMARTa mål, det vill säga specifika och tydliga, mätbara, accepterade, realistiska och tidsbegränsade (se mer i del 3). Plan för implementering, det vill säga hur resultaten ska tas om hand och nyttjas efter projektet är slut, huruvida de ska integreras i ordinarie verksamhet och hur (ansvar, finansiering, operativt). Brett utvecklad och väl förankrad kommunikationsplan med tydlig genomförandeplan och resursfördelning. Aktivt kommunikationsarbete, att ha en fungera intern och extern kommunikation är viktigt för ett lyckat genomförande och förankring. Lärande och reflektion. Politisk och ekonomisk utveckling i omvärlden. 9. Framgångsfaktorer vid planering och genomförande av projekt Nu har vi gått igenom viktiga steg i planeringsprocessen för ett projekt och vi hoppas att ni har fått en bra bild och några goda tips om hur ni utvecklar ett bra projekt. Förhoppningen är att projektidén, genom att följa de olika stegen ovan, ska utmynna i detaljerad projektplan eller beskrivning. Projektplanen är sedan en bra bas om medel ska ansökas från eller andra finansiärer såväl som för ett lyckat genomförande och en god uppföljning. Nedan har vi sammanfattat några viktiga delar att ha med er i det fortsatta arbetet. Tydligt ägarskap och ägardirektiv, det vill säga på vems uppdrag utvecklas och drivs projektet? Samägarskap är viktigt vid större samverkansprojekt. 7
DEL 2 Inför din ansökan 1. Om regionala projektmedel Regionala projektmedel är ett anslag från regeringen till åtgärder som skapar regional tillväxt och utveckling inom de fokusområden som anges i aktuell regional utvecklingsstrategi. Dessa särskilda regionala tillväxtmedel (projektmedel) är ett verktyg för att genomföra Sveriges regionala tillväxtpolitik vars mål är: Utvecklingskraft i alla delar av landet med stärkt lokal och regional konkurrenskraft. Finansiering i form av regionala projektmedel kan uppgå till högst 50 % av den totala projektkostnaden. Utbetalning av projektmedel sker i efterhand efter redovisning av upparbetade kostnader. 1.1 Vem kan söka regionala projektmedel? De som kan söka är juridiska organisationer, främst kommuner, myndigheter, universitet och högskolor, ideella föreningar, med flera. 1.2 Ansökningsprocessen Innan en ansökan om regionala projektmedel tas fram bör den sökande organisationen ta kontakt med en av projekthandläggarna på. Formulera gärna din första projektidé skriftligt i vår mall för en tidig projektidé. Den sökande blir tilldelad en projekthandläggare för fortsatt dialog inför att en komplett ansökan skickas in. Tänk på att regionala projektmedel måste sökas i god tid. Om sökt belopp uppgår till 500 000 kronor fattas beslut av regiondirektören. Överstiger sökt belopp 500 000 kronor fattas beslut av regionförbundets arbetsutskott. Viktigt också att tänka på andra finansiärers handläggningstider och särskilda utlysningstider för att få ihop hela den aktuella finansieringen. 1.3 Ansökan är offentlig handling En ansökan som lämnas in till Regionförbundet i Kalmar län är en offentlig handling och uppgifter som finns i denna är offentliga. Det innebär att intressenter har rätt att få ta del av det som står i ansökan, oavsett om stöd beviljas eller inte. 1.4 Information om statsstödsregler Statsstöd föreligger när offentliga medel gynnar enskilt företag eller vissa grupper av företag och det finns risk för att konkurrensen snedvrids. I princip är statsstöd inte godkänt inom den gemensamma marknaden och är därmed i huvudsak förbjudet enligt EU-fördraget. Det finns dock vissa undantag. Ett sådant undantag som ofta används är kommissionens förordning (EG) nr 1998/2006 om stöd av mindre betydelse, så kallat försumbart stöd. Enligt denna bestämmelse får stöd lämnas med upp till 200 000 euro per stödmottagande företag* under en period av tre år. Vid tillämpning av bestämmelserna om försumbart stöd ska vissa informations- och kontrollförfaranden iakttas. Inom statsstödsreglerna gäller en vidare definition av vad som är ett företag*. Det definieras som en enhet som, oberoende av juridisk form, bedriver ekonomisk verksamhet med eller utan vinstsyfte. Med ekonomisk verksamhet avses all verksamhet som erbjuder varor eller tjänster på en marknad. 1.5 Samverkansprojekt I ett samverkansprojekt går två eller flera parter samman för att genomföra ett stort sammanhållet projekt. Parterna i ett samverkansprojekt utser gemensamt en sökande som blir projektägare. Ett syfte med samverkansprojekt är att uppnå stordriftsfördelar i verksamheten. Flera parter ska kunna ta del av stödet. Kriterier för samverkansprojekt: Samtliga parter/aktörer ska vara namngivna redan i ansökan om stöd. Enbart aktörer som själva kan vara stödmottagare får ingå som part i ett samverkansprojekt. Ett samverkansprojekt får inte bildas för att kringgå lagen om offentlig upphandling. Alla parter ska ta del av stödet (projektägare får del av stödet direkt och parterna indirekt). 8
Roller, ansvarsfördelning och finansiering regleras genom ett samverkansavtal mellan berörda parter. 2. Regional utvecklingsstrategi för Kalmar län 2016-2017 arbetar regionförbundet med att utveckla Kalmar läns utvecklingsstrategi (RUS). Målet är att strategin ska vara en gemensam vägvisare för regionens framtidsarbete med syfte att skapa bästa möjliga framtid för alla som bor och verkar i vårt län. Länets nya RUS kommer att antas under slutet av 2017 enligt nuvarande plan och träder sedan i kraft i början av 2018. Fram till dess gäller de fokusområden och prioriterade insatser som finns beskrivna i nuvarande regionala utvecklingsstrategin för Kalmar län. Du hittar aktuellt strategidokument och kan också följa det pågående arbetet med den framtida strategin på http://www.rfkl.se/sv/om-regionforbundet/rus/. 2.1 Prioriterade insatsområden Den nuvarande regionala utvecklingsstrategin antogs av regionförbundets styrelse i mars 2012. För att hantera utmaningarna pekar utvecklingsstrategin ut sex prioriterade områden. Rund och gränslös region Växande näringsliv som bidrar till hållbar utveckling Lärande och kompetensförsörjning Befolkning och välfärd Miljö i balans Kultur och upplevelser Insatsområdena har sinsemellan starka kopplingar och samband. Goda utbildningsmöjligheter ger en välutbildad arbetskraft och kan även locka studenter utifrån som tillför nya perspektiv. En tillämpad forskning leder till innovationer och nya företag, vilket i sin tur skapar arbetstillfällen. En förstärkning och utveckling av kultur och upplevelser stärker bilden av länet som en attraktiv plats att bo och verka i, något som också ökar vår internationella dragningskraft. Ett ökat samarbete mellan kultur och näringsliv kan leda till ökad ekonomisk tillväxt och fler jobb. En viktig förutsättning för detta är bra kommunikationer inom samt till och från länet. Samtidigt är det av stor betydelse att den digitala infrastrukturen är väl utbyggd och av högsta kvalitet var man än befinner sig i länet. 2.2 Andra relevanta strategier Eftersom syftet med de regionala projektmedlen är finansiering av riktade insatser för att skapa regional tillväxt och utveckling är det viktigt att även koppla ditt projekt till andra gemensamma strategier på europeisk, nationell eller regional nivå. Några relevanta styr- och strategidokument är Europa 2020 EU:s strategi för Östersjöregionen Nationella strategin för regional tillväxt och attraktionskraft 2014-2020, Växande värde - Livsmedelsstrategi för Kalmar län 2016-2025, Regional strategi för den trärelaterade industrin i Småland, Innovationsagenda Kalmar län, Regional digital agenda för Kalmar län, Masterplan Småland och Öland, OECD-rapport Förstärkt jobbskapande i Kalmar län, regionala miljömål och handlingsplan Fossilbränslefri region (NoOil). 2.3 Horisontella perspektiv Det finns ett antal grundläggande perspektiv som har avgörande betydelse för att den regionala utvecklingen ska vara hållbar; både ekologiskt, socialt och ekonomiskt. De horisontella perspektiven beskrivs mer ingående under del 4 i denna handledning. Hållbar utveckling Begreppet Hållbar utveckling lyftes fram av Brundtland-kommissionen 1987 och formuleras som En utveckling som tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Det är en ansats som utgår från att utveckla en helhetssyn på människors och samhällens behov, förutsättningar och problem. För att nå en hållbar utveckling och starkare ekonomi i Kalmar län behöver vi samordna våra insatser så att resurserna riktas och används på bästa sätt. Här är en bra dialog och ett samspel mellan olika aktörer nödvändigt. Den bärande principen inom hållbar utveckling är att ekonomiska, sociala och miljömässiga förhållanden och processer är varandras förutsättningar och stöd. 9
DEL 3 Handledning till ansökan och budget Ansökan om regionala projektmedel till ska göras via särskild blankett för ansökan, som finns att ladda ner på regionförbundets webbplats: rfkl.se/blanketter-regprojekt När ni är helt klara med er ansökan om regionala projektmedel skickar ni in den dels digitalt (ansokan@rfkl.se), dels underskriven papperskopia med vanlig post. När ansökan inkommer till regionförbundet skapas ett diarienummer för projektet. Detta diarienummer är projektets unika nummer för både er och. Notera att strukturen i handledningen nedan följer strukturen i ansökningsblanketten. 1. Uppgifter om sökande Här anges grundläggande information om den sökande. Nedan följer förklaringar på en del av den information som ska anges. Ange den sökande organisationens juridiska namn och organisationsnummer. Tänk på att endast en juridisk person kan ansöka om regionala projektmedel per projekt. Det kan exempelvis vara kommun, landsting, universitet, ekonomisk förening, ideell förening eller annat. Utbetalningar görs endast till den sökande, som är ekonomiskt ansvarig för projektet. Sökande ska också stå som innehavare av det plusgiro, bankgiro eller bankkonto som angivits i ansökan. Tänk på att organisationsnumret ska börja på 16 för aktiebolag, kommuner och andra organisationer, och 19 för privatpersoner och firmor. CFAR-nummer/arbetsställenummer är ett arbetsställes åttasiffriga identitet som tilldelas av SCBs Företagsregister. Om arbetsställenummer saknas eller inte är känt, kontakta SCB eller sök på www.cfarnrsok.scb.se. Ange sökandes fullständiga adress, telefonnummer och i förekommande fall webbadress. OBS! Ange även e-postadress till sökande eller till kontaktpersonen hos sökande. Korrespondens kring ansökan kommer huvudsakligen att skickas till denna adress. Ange vem/vilka som är behöriga firmatecknare för stödmottagaren. Intyg som styrker uppgifterna är obligatorisk bilaga till ansökan. 2. Projektbeskrivning Fyll i projektbeskrivningens olika avsnitt som presenteras nedan. Sammanfattad projektbeskrivning Beskriv projektet kortfattat på enkel svenska i en separat Word- eller textfil. Sammanfattningen ska ge en översiktlig bild av projektets bakgrund, mål och innehåll samt koppling till den regionala utvecklingsstrategin (RUS) i Kalmar län. Sammanfattningen ska vara maximalt 1000 tecken inklusive blanksteg och kan komma att publiceras på s hemsida. Det går bra att bifoga sammanfattningen i samband med att ansökan mejlas in (ansokan@rfkl.se). a) Bakgrund till projektet Redogör för projektets huvudsakliga utmaning eller problem, vilket eller vilka utvecklingsbehov ni har identifierat. Beskriv på vilket sätt projektet är efterfrågat, av vilka och varför, samt hur projektet är förankrat, både i er egen organisation och hos berörda samverkanspartners. Beskriv också orsakerna till att situationen ser ut som den gör och vilka följder den rådande situationen får om ingen gör något åt det. Beskriv eventuella erfarenheter från tidigare eller pågående aktiviteter som har koppling till projektet. Beskriv om liknande verksamhet pågår regionalt, nationellt eller, om det är relevant för projektets verksamhet, internationellt och hur ert projekt i sådana fall ska förhålla sig till detta. Finns det några andra genomförda (för)studier, undersökningar, analyser, exempelvis en omvärldsanalys som samlar kunskap om branschen/sektorn, planer och forskning inom området, lagstiftning, konjunkturläge, konkurrensvillkor, osv, eller statistik som styrker behovet av projektet? Om liknande insatser pågår måste ni beskriva hur ert projekt kompletterar den verksamhet som redan finns och hur kontakterna mellan er ska se ut. Beskriv även utgångsläget för de horisontella perspektiven kring hållbar utveckling (se del 4), som till exempel jämställdhet, inom projektets verksamhetsområde. Vilka utmaningar och möjligheter finns? Är det exempelvis någon skillnad 10
när det gäller kvinnor och mäns förutsättningar och roller? b) Övergripande mål Beskriv det övergripande målet (5-10 års sikt efter projektavslut) och vilka effekter det förväntas få om det uppnås. Tydliggör på vilket sätt projektet bidrar, antagligen parallellt med andra insatser, projekt och händelser i vår omvärld, till att det övergripande målet kommer att uppnås. Det är viktigt att det övergripande målet kopplas till RUS i Kalmar län. Redogör även för hur projektet bidrar till ökad jämställdhet inom sitt område/bransch/sektor, exempelvis om det kan bidra till att bryta stereotypa könsroller och mönster och i så fall hur. c) Projektets mål och resultat Ett mål beskriver ett tänkt mätbart resultat som ska vara uppnått vid en angiven tidpunkt och till en angiven kostnad. Samtliga projekt ska planera och redovisa projektmål med underliggande delmål. Tänk på att samtliga mål ska vara logiskt sammankopplade och följa en tidsaxel. Måluppfyllelse mäts med indikatorer (se Indikatorer under punkt e)). Projektmål Projektmål (även kallat resultatmål) anger huvudinriktningen på projektet och uttrycker vad projektet vill åstadkomma under projektperioden. Använd den formulering av projektets huvudsakliga utmaning eller problem, som angavs i bakgrunden, när ni formulerar projektmålet. Projektmålet beskriver den situation som förväntas råda efter projektavslut om projektet levererar förväntade resultat. Tänk även här på kopplingen till RUS i Kalmar län. Delmål Projektets projektmål kan brytas ner i flera delmål, som alla ska vara mätbara. De aktiviteter som genomförs i projektet ska leda till att delmålen nås. Delmålen kan ha olika tidsperspektiv och separata aktivitetsplaner. Aktiviteterna är medel att uppnå målen. Något kanske ska nås efter bara några månader och några efter ett eller två år. Några aktiviteter kan vara viktiga för att uppnå mer än ett av delmålen. Delmålen är viktiga för att följa framstegen i projektet under dess genomförande, som avstämningspunkter på vägen till att uppnå projektmålet. Delmålen är ofta kopplade till de orsaker som beskrivs som grunden till projektets huvudsakliga utmaning eller problem. Rekommendationen är att använda runt tre till sju delmål och, framför allt, undvika att ha för många. Är det svårt att få ner antalet delmål, exempelvis genom att slå ihop några av dem, kan det vara en indikation på att projektet inte är tillräckligt avgränsat. Det kan då vara klokt att överväga att dela in projektet i flera projekt. Använd gärna de så kallade SMART-kriterierna som ett stöd när målen formuleras: Specifika är målen tydliga och väldefinierade, exempelvis förändring av vad och för vem? Mätbara är målen mätbara, uppföljningsbara och/eller kvantifierbara? Accepterade kan alla parter förstå och vara överens om målen? Realistiska kan målen uppnås med befintliga resurser, mandat och inom utsatt projekttid? Tidsbegränsade finns det en tidsram/plan för när målen ska uppnås? d) Projektets målgrupp Beskriv projektets målgrupp. Vilka är det som efterfrågar projektet och förväntas ta del av resultaten? Målgruppen kan vid behov delas in i olika nivåer, exempelvis primär och sekundär, beroende på i vilken omfattning de påverkas av/påverkar genomförandet av projektet. Behöver samverkan med nya målgrupper utvecklas under projekttiden? Tydliggör gärna med vilka det redan finns ett etablerat samarbete och med vilka som samverkan behöver utvecklas under projekttiden. Reflektera även över målgruppen utifrån ett jämställdhets- och mångfaldsperspektiv och motivera exempelvis om representationen kvinnor och män är utanför 40/60 intervallet, samt om ni planerar konkreta insatser för att försöka åtgärda nuvarande situation. För handledning om de horisontella perspektiven och kriterier för hållbar utveckling se del 4. 11
e) Genomförande (arbetssätt och verksamhetsbeskrivning) Beskriv kortfattat projektets arbetssätt och den planerade verksamheten. Vilka aktiviteter ska genomföras för att uppnå projektets olika mål? Beskriv även hur projektets verksamhet skiljer sig från ordinarie verksamhet hos projektägaren eller samverkansaktörerna. Tänk utifrån projektets aktiviteter i huvudaktiviteter och delaktiviteter för att ge en tydlig beskrivning av vilka aktiviteter som hänger samman. Beskriv huvudaktiviteten samt var och en av delaktiviteterna som ingår i respektive huvudaktivitet, förslagsvis kopplat till respektive delmål. Tänk på att beskriva aktiviteter för kommunikation och spridning av projektets resultat liksom aktiviteter för uppföljning och utvärdering av projektet. Beskriv även hur de horisontella perspektiven beaktas i planering av projektets aktiviteter och om några konkreta insatser planeras för att stärka projektets bidrag till hållbar utveckling. För handledning om de horisontella perspektiven och kriterier för hållbar utveckling se del 4. Projektets tids- och aktivitetsplan Tid- och aktivitetsplan används för att följa och förstå projektplanens struktur och logik. Planen är ett sätt att specificera och tydliggöra det som beskrivs ovan under Genomförande och hur de knyter an till de planerade resurserna i projektets budget. Ange projektets huvudaktiviteter samt planerat startdatum och slutdatum. Utgå från de huvudaktiviteter som beskrivits ovan. Tänk på att aktiviteterna ska vara kopplade till relevant delmål i punkt c) ovan. För varje aktivitet ska ni ange en uppskattad kostnad som kan kopplas till de resurser ni planerar för projektet under avsnitt Ekonomi nedan. Indikatorer Indikatorerna ska beskriva projektets avsedda resultat och avser mäta måluppfyllelsen på projektmålet och delmålen. Uppskattat resultat lämnas för samtliga indikatorer som är relevanta för projektet och redovisas, om aktuellt, uppdelat på kvinnor respektive män. Indikatorn ska mäta resultat som förväntas inom projektperioden. Indikatorerna ska följas upp i samband med respektive lägesrapport och slutrapport. En indikator kan mäta kvantitet och kvalitet. Det är bra att försöka identifiera i alla fall två till tre indikatorer per delmål och för projektmålet. För att det ska vara möjligt att jämföra projekt och summera resultatet av samtliga projekt som beviljas stöd har definierat indikatorer för regionala projektmedel, se https://rfkl.se/blanketter-regprojekt. Ta kontakt med om du är osäker på vilka indikatorer som gäller för projektet utifrån den lista som tillhandahålls. Det är självklart tillåtet, och välkommet, för projektet att definiera egna indikatorer anpassade till det specifika projektets resultat. Projektet och aktiviteterna ska bidra till att ekonomisk, social och ekologisk (miljömässig) hållbarhet förbättras. Beskriv översiktligt projektets värden när det gäller ekonomisk, social och ekologisk hållbarhet och hur de relateras till varandra, samt om det finns konflikter dem emellan. Viktiga områden inom ekonomisk hållbarhet är växande företag samt en ökad internationalisering och förnyelse i länets näringsliv. Viktiga områden inom social hållbarhet är integration, ungas delaktighet, kompetensförsörjning och jämställdhet. Viktiga områden inom ekologisk hållbarhet är projektets påverkan på klimat, vatten, kemikalier och värdefulla landskap. Indikatorer (kvinnor/män) De indikatorer som mäter deltagande, människor eller företagande på något sätt ska alltid redovisas uppdelat på kvinnor och män. När det gäller fördelning mellan kvinnor och män som företagare är det företagets ägare i fåmansbolag, och VD eller motsvarande i aktiebolag, som avses. Kommentar till indikatorerna Här finns möjlighet att kommentera uppskattat resultat för de angivna indikatorerna. f) Geografiskt område Beskriv vilka kommuner och län som medverkar i projektet och varför, förslagsvis kopplat till projektets bakgrund. g) Projektorganisation Beskriv kortfattat hur organisationen för att genomföra projektet kommer att se ut. Det är bra om det framgår hur kompetens, ansvar och roller kopplas till projektets genomförande, samt de personella resurserna upptagna i projektets budget. Beskriv även vilka samarbetsparter som ska ingå i projektet och deras roller. Nedan följer en sammanställning av olika roller som kan finnas i en projektorganisation samt vilket ansvar som ligger på respektive roll, vilket såklart kan se olika ut i olika projekt. 12
2020, regionala och kommunala strategier och planer såsom Livsmedelsstrategi för Kalmar län, regionala miljömål och handlingsplan Fossilbränslefri region (NoOil), Regional strategi för den trärelaterade industrin i Småland och Innovationsagenda Kalmar län. i) Projektets relevans för hållbar utveckling Beskriv hur projektet genom sina aktiviteter och insatser kan förväntas bidra till att ekonomisk, social och miljömässig hållbarhet förbättras. Projektägaren är den organisation som beslutar om att starta och avsluta ett projekt och ansvarar för att definiera syfte och mål för projektet, utse eventuell styrgrupp och projektledare. Projektägaren ansvarar även för att avgöra om projektets förväntade resultat har uppnåtts samt ta hand om projektets resultat. Styrgruppen fattar de avgörande besluten i projektet och bör därmed bestå av personer med beslutsbefogenheter och ett stort intresse för projektets genomförande. Projektägaren kan själv utgöra styrgrupp vid mindre projekt. Projektägaren är vanligtvis ordförande i styrgruppen. Projektledare är den person som på projektägarens uppdrag tilldelats ansvar och befogenheter för att leda ett projekt och en eventuell projekt-/arbetsgrupp. Projektledaren är ansvarig för att projektets mål uppfylls, det vill säga att leverera de resultat som projektet ska uppnå. Projekt-/arbetsgrupp är personer som aktivt och fortlöpande utför arbete i projektet och som rapporterar antingen direkt eller indirekt till projektledaren. Gruppens sammansättning är beroende av det problem som ska lösas och kan variera utifrån vilken fas projektet befinner sig i. Referensgrupp är utsedda personer som var för sig eller tillsammans är rådgivande till projektledaren och/eller styrgruppen. Rätt använd är en referensgrupp ett mycket effektivt stöd för projektledaren när projektet ska hålla kursen mot ett mål som inte bara överensstämmer med planerna, utan också intressenternas förväntningar. h) Projektets koppling till relevanta strategiska dokument Beskriv hur projektet bidrar till uppfyllelse av olika strategiska målsättningar, särskilt RUS för Kalmar län. Beskriv även hur projektet bidrar till andra relevanta styr- och strategidokument, exempelvis Europa 2020, EU:s strategi för Östersjöregionen, Nationella strategin för regional tillväxt och attraktionskraft 2014- Miljömässig hållbarhet Beskriv hur projektet påverkar områden som klimat, vatten, kemikalier och värdefulla landskap. Vilka mätbara mål finns för ekologisk (miljömässig) hållbar utveckling? Vilka aktiviteter planeras för att uppnå målen? Social hållbarhet (jämställdhet och mångfald) Beskriv skillnader mellan kvinnor och män i projektets målgrupp. Vilka mätbara mål finns avseende jämställdhet? Vilka aktiviteter planerar för att nå målen? har ett uttalat fokus på jämställdhet i arbetet med regionala projektmedel och uppmanar projekt som söker regionala projektmedel att reflektera särskilt kring hur genomförande av planerade insatser påverkar jämställdheten i samhället och projektets närhet. Det ses som en styrka om konkreta insatser för ökad jämställdhet integreras i projektets genomförande. Beskriv skillnader mellan utrikes och inrikes födda relaterat till projektets målgrupp. Vilka mätbara mål finns avseende integration? Vilka aktiviteter planeras för att nå målen? j) Kopplingar till andra projekt/insatser Beskriv om projektet kommer att samordnas med andra pågående projekt, insatser eller aktiviteter och i så fall på vilket sätt. Knyt gärna an till det ni skriver om i bakgrunden till projektet (i punkt a) ovan). k) Uppföljning/Utvärdering Redogör för hur ni planerar projektets uppföljning och hur det bidrar till att ni uppnår projektets mål och resultat. Beskriv hur projektets verksamhet kommer att följas upp och utvärderas inom och/eller utanför den egna organisationen, exempelvis om ni har en plan för uppföljning och utvärdering. Uppföljning och utvärdering liknar varandra på flera sätt. Uppföljning 13
handlar om vad projektet gör, alltså aktiviteterna och deras utfall. Utvärdering handlar om hur ni genomför projektet och vad aktiviteterna leder till på kort och lång sikt, alltså deras resultat och effekter, till vilken grad projektet når sina mål. Beskriv om och hur projektet planerar att följa upp påverkan på kriterierna för hållbar utveckling, exempelvis jämställdhet. För handledning om de horisontella perspektiven och kriterier för hållbar utveckling, se del 4. Beskriv även hur projektets kommunikation kan vara ett sätt att bidra till kunskapsutveckling och lärande utanför den egna projektorganisationen. Projektet ska kommunicera och informera om verksamheten under projekttiden samt uppnådda resultatet efter projektets slut. Projektet ska även kommunicera att har finansierat projektet. s logotyp ska alltid finnas på det material som projektet producerar och offentliggör. Logotypen finns för nedladdning på https://rfkl.se/sv/press/logotyp/. l) Tillvaratagande av projektets resultat och effekter på lång sikt Beskriv förväntade resultat och effekter på kort och lång sikt. Med resultat menar vi på vilket sätt och till vilken grad ni har uppnått projektets mål vid projektets slut. Beskriv eventuella övriga resultat utöver de planerade. Med effekter menar vi projektets inverkan på framtida händelser efter projektets slut. Beskriv därför också hur projektet kan bidra till att uppnå det övergripande målet på lång sikt. Redogör även för hur förväntade resultat och effekter på sikt bidrar till ökad tillväxt och regional utveckling enligt RUS för Kalmar län. kommer att nyttja, resultaten används efter projekttidens slut? Beskriv eventuella planer och finansiering för en framtida verksamhet. Beskriv även på vilket sätt projektets resultat och effekter påverkar hållbar utveckling. Exempelvis hur tillvaratas projektets jämställdhetsarbete och eventuella positiva effekter i den ordinarie verksamheten, samt vem ansvarar för det? För mer handledning om de horisontella perspektiven och kriterier för hållbar utveckling, se del 4. Beskriv hur projektets resultat ska spridas mellan samarbetspartners och till intressenter och allmänhet. Beskriv även om någon publik spridningsaktivitet planeras. 3. Ekonomi Enligt Förordning (2003:596) om bidrag för projektverksamhet inom den regionala tillväxtpolitiken 5 får bidrag för ett projekt inte utgöra driftsstöd. Bidrag enligt denna förordning får lämnas med högst 50 procent av de stödberättigade utgifterna för projektet. Bidraget kan aldrig vara större än projektets faktiska kostnader (projektets nettokostnader), det vill säga summa projektkostnader exklusive bidrag i annat än pengar. 3.1 Budget Ange projektnamn, sökande organisation och projektets start och slutdatum i enlighet med ansökan. Jämför även med avsnitt om Tid- och aktivitetsplan Datum för projektstart, då de ska matcha varandra. Vid behov kan budgetåren korrigeras. Kommer det att finnas någon verksamhet efter projekttiden? Vem ansvarar för att, och vem/vilka Notera att det är obligatoriskt att bifoga ansökan en specificerad ifylld budget i Excel, enligt blanketten 14
Budget Regionala Projekt. I de fall när projektet också medfinansieras av EU, regionala fonden (eruf), ska blanketten Budget Regionala Projekt MedfinEruf användas. Observera att vid projekt medfinansierade av EU, regionala fonden (eruf), tillämpas andra kostnadsslag till viss del. Se mer information på http://tillvaxtverket.se eller kontakta. För regionala projekt gäller nedan angivna Kostnadsslag: Personal Personal Köp av tjänst Lokal Investeringar Övriga kostnader Projektintäkter (anges med minustecken) Bidrag i annat än pengar Anges i separat flik per person alternativt position i projektet. Avser lönekostnader för personer som är anställda för projektet och som avlönas av den sökande organisationen. Det är endast den tid som personen arbetar i projektet som är stödberättigande. Personal som arbetar varierande eller enstaka timmar i projektet ska redovisa sin arbetade tid. För övrig personal räcker det med bokförd lönekostnad (heleller deltid). Ange namn eller befattning på den personal som budgeterats för projektet. Ange aktuell månadslön, lönebikostnader, sysselsättningsgrad samt hur många månader respektive person/befattning beräknas arbeta i projektet. Köp av tjänst Avser kostnader för köpta tjänster från extern leverantör där den sökande organisationen inte har arbetsgivaransvar. Konsultkostnader är exempel på kostnader under detta kostnadsslag. Tänk på att Lagen om offentlig upphandling (LOU) eller ett upphandlingsliknande förfarande kan bli aktuellt för detta kostnadsslag. Lokal Omfattar kostnader för lokaler som nyttjas för genomförandet av projektet. Kostnader för lokaler som sökanden själv äger kan vara stödberättigande om det finns en modell för att räkna ut driftskostnaden för den andel som projektet använder. Beräkningsmodellen och underlag som stödjer beräkningen, samt eventuellt hyresavtal för externt hyrda lokaler (om det finns vid ansöknings-tillfället), bör bifogas ansökningshandlingarna. Investeringar Omfattar inköp av investeringar och utrustning för stadigvarande bruk. Det som tas upp som en investering bör ha en ekonomisk livslängd på minst tre år. Övriga kostnader Omfattar kostnader som inte kan delas upp i de andra kostnadsslagen. Exempel på övriga kostnader kan vara möteskostnader, kontorsmaterial, logi, representation, resor, förbrukningsinventarier etc. Eventuella indirekta kostnader ska budgeteras och redovisas under övriga kostnader och beräkningsunderlag ska bifogas ansöknings-handlingarna. Indirekta kostnader kan vara kostnader för lokaler, el, värme, vatten, telefon, kopiering, IT-tjänster, administrativ personal, mm, som projektet nyttjar i projektägarens organisation. Projektintäkter Anges med ett minustecken före belopp. Om ett projekt som finansieras av Regionförbundet i Kalmar län förväntas ge upphov till intäkter ska dessa anges under denna punkt. Exempel på intäkter kan vara biljettintäkter, deltagaravgifter för konferens, uthyrning, försäljningsintäkter etc. Projektintäkter dras direkt från projektets kostnader för att erhålla projektets nettokostnader. Det är projektets nettokostnader som ska täckas av projektets planerade finansiering. Detta beräkningssätt innebär att finansiärernas procentuella andel inte kommer att förändras bero ende på utfall av nettokostnad. Bidrag i annat än pengar (in natura) Är detsamma som offentlig alternativt privat direktfinansiering. Tänk på att denna typ av kostnad/medfinansiering ska redovisas BÅDE som en kostnad och som medfinansiering i projektets finansieringsplan. Bidrag i annat än pengar avser kostnader/medfinansiering i projektet som inte betalas av den sökande organisationen utan av externa offentliga eller privata organisationer som till exempel statliga organ, kommuner, landsting, självstyrelseorgan, stiftelser, kulturorganisationer och kommunala samverkansorgan. Utgörs normalt sätt av medfinansiering i så kallat eget arbete, det vill säga personal hos medfinansiären som lägger ner tid i projektet. Eget arbete beräknas utifrån faktisk timlön och nedlagd tid i projektet enligt tidrapport för respektive person. Om timlönekostnaden inte kan styrkas får arbetsinsatsen värderas till högst 300 kronor per timme inklusive samtliga lönebikostnader. 15
I förekommande fall kan andra kostnader, såsom lokaler som nyttjas av projektet, utgöra bidrag i annat än pengar. Stäm av detta i förväg med Regionförbundet om aktuellt. 3.2 Fleråriga projekt Om projektperioden omfattar flera år behöver projektägaren, som huvudregel, formellt lämna in en ansökan med uppdaterad budget och aktivitetsplan för ett år i taget, det vill säga för varje år skicka in aktuell ansökan på nytt. Ursprunglig ansökan och budget måste dock alltid avse hela projektperioden. bereder projektet som en helhet och fattar ett inriktningsbeslut för hela projektperioden. Beslutet om finansiering avser dock ett år i taget, med hänvisning till Regionförbundet i Kalmar läns årliga anslag från regeringen. Tänk därför på att noga planera er budget för respektive år och i god tid ansöka om medel för nästkommande år, förslagsvis i oktober månad i det år som det senaste beslutet om finansiering avser. 3.3 Finansiering Finansieringsbudgeten ska balansera mot kostnadsbudgeten. Ange kontant finansiering (offentlig eller privat) och offentliga bidrag i annat än pengar per medfinansiär och år. Detsamma ska göras för det belopp som ni söker från. Finansiering från kan högst uppgå till 50 % av projektets totala kostnad. Notera att summorna Total finansiering per år ska matcha Totala kostnader per år. 3.4 Kostnadsbudget ERUF För projekt där regionala projektmedel avser medfinansiering av ett ERUF-projekt (EU, regionala fonden) gäller följande kostnadsslag: Egen personal Extern sakkunskap & externa tjänster Resor & logi Investeringar, material & externa lokaler Schablonkostnader Bidrag i annat än pengar Se http://tillvaxtverket.se för mer information och definitioner av kostnadsslagen. projekttiden och är nödvändiga för projektets genomförande. De ska vara betalda, bokförda, styrkta och kostnadseffektiva. Kostnaderna styrks genom fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar ur stödmottagarens redovisning. Oavsett om en stödmottagare omfattas av lagen om offentlig upphandling eller inte ska ett affärsmässigt upphandlingsförfarande tillämpas. Detta innebär att alla inköp av varor eller tjänster ska utsättas för konkurrens. Vi rekommenderar att vid direktupphandling, som är den vanligaste formen, ta in prisuppgift och dylikt från minst tre leverantörer samt motivera och dokumentera valet av leverantör. Stäm av mot er organisations upphandlingspolicy. Ska omfattande inköp av tjänster göras under projektet kan det vara klokt att upprätta en upphandlingsplan som kan bifogas ansökan. 4. Bilagor För att projektansökan ska anses vara komplett och kunna beredas behöver ett antal bilagor bifogade till ansökan. Följande 3 bilagor är obligatoriska och ska alltid bifogas ansökan: 1. Specificerad budget bilaga Budget Regionala Projekt MedfinEruf. Ska tillämpas endast om projektet också inkluderar medfinansiering från EU:s regionala fond, ERUF. I samtliga övriga fall ska specificerad budget bilaga Budget Regionala Projekt tillämpas. Båda nämnda bilagor finns att ladda ner på vår hemsida. 2. Underlag som styrker behörig firmatecknare hos sökande. 3. Jämställdhetsplan/policy för projektägarens organisation/sökande. Medfinansieringen ska, som huvudregel, vara ordnad innan beslut om stöd från Regionförbundet i Kalmar län kan fattas. Ange vilka organisationer som deltar med offentlig respektive privat medfinansiering i projektet. Använd i förekommande fall bilaga Medfinansieringsintyg alternativt AU/styrelsebeslut, protokoll eller liknande för att verifiera det. Bilaga Medfinansieringsintyg finns att ladda ner på https://rfkl.se/blanketter-regprojekt. 3.5 Stödberättigade kostnader Grundläggande för att kostnader i ett projekt ska vara stödberättigade är att de uppkommit under 16
DEL 4 Handledning horisontella perspektiv Vid ansökan om regionala projektmedel ska en beskrivning göras för hur de horisontella perspektiven ska användas som verktyg för att nå projektets mål och resultat. Perspektiven handlar om att bidra till en hållbar utveckling. Med hållbar utveckling menar vi insatser som leder eller bidrar till ekologisk eller miljömässig (ex klimat, vatten, kemikalier och värdefulla landskap), ekonomisk (ex växande företag, ökad internationalisering och förnyelse i näringslivet) och social hållbarhet (ex integration, ungas delaktighet, kompetensförsörjning och jämställdhet). Projekt som söker minst 500 000 kr i regionala projektmedel ska aktivt förhålla sig till minst ett av de horisontella perspektiven. Ett aktivt förhållningssätt innebär att projektet anger tydliga aktiviteter i sin projektansökan hur projektet avser att bidra till hållbar utveckling. Det finns olika sätt att tillämpa de horisontella perspektiven beroende på projektets karaktär och det är därför viktigt att dessa blir en del av såväl planering som genomförande och uppföljning av projektet. 1. Ekologisk (miljömässig) hållbarhet Ekologisk hållbarhet handlar huvudsakligen om minskade (negativa) utsläpp och minskad miljöpåverkan, samt effektivt resursutnyttjande av ex energi och råvaror. Utöver hushållning med resurser och energiförbrukning handlar det om transporter, hantering av avfall och kemikalier, biologisk mångfald, natur- och kulturmiljöer, osv. Ekologisk hållbarhet i projekt Att integrera ekologisk hållbarhet i ett projekt innebär att projektägaren redan i planeringen reflekterar över vilka konsekvenser projektet får för miljön och hur det på kort och lång sikt kan bidra till en bättre miljö. Ekologisk hållbarhet i projekt kan delas in i två delar: projektets verksamhet: att säkerställa att projektet under projekttiden genomförs på ett miljösmart sätt för att inte bidra till negativ miljöpåverkan; projektets inriktning: att säkerställa att projektets mål, resultat och effekter bidrar till en positiv förändring. I projektansökan ska följande framgå Beskriv utgångsläget för ekologisk hållbarhet inom projektets verksamhetsområde. Vilka utmaningar och möjligheter finns? (del 3-2a) Beskriv hur aktiviteter som främjar ekologisk hållbarhet ingår i projektets aktiviteter. (del 3-2e) På vilket sätt påverkar projektets resultat och effekter ekologisk hållbarhet? (del 3-2c) Tips i projektplaneringen Vilka naturresurser är projektet, regionen och det regionala näringslivet beroende av? Exempelvis: Skog, mineraler, vind, vatten, fossila bränslen, ekosystemtjänster? Vilka och vad (luft, vatten, odlingslandskap, osv) påverkas av projektets aktiviteter? Jämför med frågan ovan. Handlar om att se det från olika synvinklar. Påverkar projektet vattenförbrukning och/eller landskapets vattenhållande förmåga? Hur kan projektet bidra till mer hållbar användning av naturresurserna, minskad användning av kemikalier och minskat avfall? Bidrar projektet till ytterligare exploatering av naturmark eller vattenområde? Hur kan projektet bidra till ökad resurseffektivitet hos målgruppen, till exempel effektivare återanvändning av material, energibesparing, vattenbesparing, minskade utsläpp, mer miljöanpassade transporter? Tar projektet fram nya innovativa produkter och/eller tjänster som minskar påfrestningen på miljön? Vilka aktörer i er närhet arbetar med miljöfrågor? Finns det möjlighet till erfarenhetsutbyte och kunskapsöverföring? Arbetar ni med miljökrav vid upphandlingar? 2. Jämställdhet Jämställdhet är en del av social hållbarhet och innebär att alla, oavsett kön, ska ha samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter inom alla områden i livet. Ett jämställt samhälle är en viktig framgångsfaktor för regional utveckling. Att välja 17
jämställdhet i planering och genomförande av projekt handlar om att använda jämställdheten som ett verktyg för att uppnå hållbar tillväxt. Forskningen visar att det finns tydliga samband mellan jämställdhet och tillväxt på fler sätt: Jämställdhet gör att humankapitalet används effektivare Jämställdhet ökar den regionala attraktiviteten Jämställdhet fördjupar demokratin och ökar det sociala kapitalet Jämställdhet ökar innovationsförmågan i företag och organisationer Genom att välja ett jämställdhetsperspektiv på det regionala tillväxtarbetet väljer vi förnyelse, attraktionskraft, kvalitet och lönsamhet. en positiv förändring för jämställdhet inom projektets verksamhetsområde. I projektansökan ska följande framgå Beskriv utgångsläget för jämställdhet inom projektets verksamhetsområde. Vilka utmaningar och möjligheter finns? (del 3-2a) Reflektera över målgruppen utifrån ett jämställdhetsperspektiv, har kvinnor och män olika förutsättningar, vad beror de på? Kort och gott, hur kan kvinnor, män, pojkar och flickor påverka, samt hur påverkas kvinnor, män, pojkar och flickor? (del 3-2d) Reflektera över projektorganisationen utifrån ett jämställdhetsperspektiv, tillvaratas kvinnor och mäns kompetens på lika villkor, tas hänsyn till olika förutsättningar? (del 3-2g) Beskriv hur aktiviteter som främjar jämställdhet ingår i projektet, finns särskilda insatser för att öka jämställdheten? (del 3-2e) Indikatorer uppdelade på kvinnor och män, finns könsuppdelad statistik, hur kan den följas upp och vilket syfte? (del 3-2e) På vilket sätt påverkar projektets resultat och effekter jämställdheten och, på andra hållet, kan projektet genom medvetet arbete mot ökad jämställdhet bidra till bättre resultat och positiva effekter på sikt? (del 3-2l) Tips i projektplaneringen Jämställdhet i projekt Att integrera ett jämställdhetsperspektiv i ett projekt innebär att projektägaren försöker synliggöra kvinnors och mäns villkor och förhållanden och reflekterar över vilka konsekvenser projektet får för kvinnor, män, pojkar och flickor samt hur projektet på kort och lång sikt kan bidra till en ökad jämställdhet. Jämställdhet i projekt kan delas in i två delar: projektets verksamhet: att säkerställa att projektet planeras, genomförs och följs upp på ett sätt som främjar ökad jämställdhet och synliggör kvinnor och mäns olika förutsättningar och erfarenheter, till exempel i gruppers sammansättning, bildspråk i intern och extern kommunikation, kompetens om jämställdhet och könsuppdelad statistik. projektets inriktning: att säkerställa att projektets mål, resultat och effekter bidrar till Vilken kompetens finns i projektägarens organisation runt jämställdhetsintegrering? Finns det planer på att förstärka kompetensen? Vilka kompetenser och erfarenheter behövs i regionen och i ert projekt? Vilka personer eller grupper ingår i projektet, hur ska projektet få in deltagare med olika bakgrund som kan bidra med nya infallsvinklar och en bättre analys av möjligheter? Har ni säkerställt en balanserad könsfördelning i projektorganisationen (projektledning, styrgrupp, arbets- och referensgrupper osv)? Analys av verksamhetsområde/bransch i regionen utifrån kön. Vilka grupper arbetar inte i de branscher som berörs av projektet och varför ser det ut så? Vilken målgrupp har projektet? Kan ni bredda målgruppen och nå ut till fler personer med olika kön? Vilka risker medför det om ni 18
väljer bort vissa perspektiv eller grupper? Kan ni anpassa ert språk och era kommunikationskanaler till nya grupper? Har ni tillgång till relevant könsuppdelad statistik att jämföra mot? Kommer projektets resultat till nytta för flera olika grupper? Bidrar det till att bryta traditionella könsmönster? Vilka aktörer i er närhet arbetar med jämställdhet? Finns det möjlighet till erfarenhetsutbyte och kunskapsöverföring? Följer ni upp hur insatserna eller metoderna påverkar projektet? Ser ni till att effekterna av ert arbete går att mäta? Exempel på frågor om uppföljning kan vara: Vilka nya målgrupper har ni nått? Hur ser könsfördelningen ut? Hur har attityder förändrats? Ställer ni krav på kompetens inom jämställdhet i alla upphandlingar? För fler tips och rekommendationer besök gärna Jämställ.nu, ESI-support och SKL om jämställdhet. Vanliga missuppfattningar och risker Fokus på enbart det kvantitativa antalet kvinnor och män medan de kvalitativa analyserna saknas. Jämställdhet blir en fråga för endast det ena könet. Jämställdhetsarbetet resulterar enbart i någon enstaka aktivitet. 3. Mångfald Mångfald kan inrymma perspektiv som till exempel etnisk tillhörighet, kön, könstillhörighet, funktionsvariationer, klass, sexuell läggning och ålder. Mångfald är ett eftersträvansvärt tillstånd där människor med ursprung i olika etniska och kulturella miljöer berikar samhället genom sina olika erfarenheter och där alla förmågor bejakas och tas tillvara. Att ett projekt har ett mångfaldsperspektiv innebär att var och en har möjlighet att bidra med sin unika erfarenhet och kompetens så att samhällets mångfald blir en fungerande helhet och gemensam tillgång. Definitioner av mångfaldsbegrepp Utländsk bakgrund definieras som en person som är utrikes född eller inrikes född med två utrikes födda föräldrar. Funktionshinder eller funktionsnedsättning definieras i diskrimineringslagstiftningen som "varaktiga fysiska, psykiska eller begåvningsmässiga begränsningar av en persons funktionsförmåga som till följd av en skada, eller sjukdom fanns vid födelsen, har uppstått därefter eller kan förväntas uppstå". Tillgänglighet och användbarhet används för att beskriva vad som krävs för att personer med funktionshinder ska kunna delta på lika villkor som andra. Dels handlar det om att kunna nå och ta sig fram samt att kunna vara delaktig i en verksamhet. Fysisk tillgänglighet är främst byggnader, utemiljö och transportmedel som måste vara utformade på ett sätt så att alla enkelt kan ta sig fram. Psykosocial tillgänglighet handlar om hur vi förhåller oss till varandra (bemötande) och om förståelse, medvetenhet och kunskap. Informativ tillgänglighet innebär att informationen måste vara utformad på ett sätt så att alla kan tillgodogöra sig den. Kommunikativ tillgänglighet handlar om att skapa förutsättningar för delaktighet, möjlighet att kunna förstå, höra och delta i diskussioner. Mångfald i projekt Att ha ett mångfaldsperspektiv i ett projekt innebär att var och en har möjlighet att bidra med sin unika erfarenhet och kompetens så att samhällets mångfald blir en fungerande helhet och gemensam tillgång. Mångfald i projekt kan delas in i två delar: projektets verksamhet: att säkerställa att projektet planeras, genomförs och följs upp på ett sätt som främjar ökad mångfald, till exempel olika gruppers sammansättning, bildspråk i kommunikation och kompetens gällande mångfald. projektets inriktning: att säkerställa att projektets mål, resultat och effekter bidrar till en positiv förändring för mångfald i projektets verksamhetsområde. I projektansökan ska följande framgå Beskriv utgångsläget för mångfald inom projektets verksamhetsområde. Vilka utmaningar och möjligheter finns? (del- 3-2a) Reflektera över målgruppen utifrån ett mångfaldsperspektiv. (del 3 2d) Reflektera över projektorganisationen utifrån ett mångfaldsperspektiv. (del 3 2g) 19
Beskriv hur aktiviteter som främjar mångfald ingår i projektet. (del 3 2e) ni anpassa ert språk och era kommunikationskanaler till nya grupper? På vilket sätt påverkar projektets resultat och effekter mångfald? (del 3 2l) Tips i projektplaneringen Genomför gärna en mångfalds-swot som underlag för projektbeskrivningen. Har ni säkerställt kompetens i arbete med mångfald? Finns det planer på att förstärka kompetensen? Hur ser projektets målgrupp ut när det gäller mångfald? Finns det relevant kunskap om målgruppen för projektet utifrån ett mångfaldsperspektiv? Har ni tillgång till relevant statistik? Har ni säkerställt att alla samverkande och deltagande aktörer i projektet har kunskap om att arbeta med mångfald? Har ni säkerställt en mångfald i projektorganisationen (i styrgrupp och eventuella arbets- referens- deltagargrupper m.m.) samt att den möjliggör att projektet tar tillvara på kunskaper och erfarenheter från till exempel personer med olika etnisk bakgrund, sexuell läggning, funktionshinder med flera? Kommer projektets resultat till nytta för flera olika grupper? Bidrar det till att bryta traditionella mönster? Vilka aktörer i er närhet arbetar med mångfald? Finns det möjlighet till erfarenhetsutbyte och kunskapsöverföring? Ställer ni krav på mångfaldskompetens i alla upphandlingar? Har ni tillgång till relevant statistik kring mångfald inom projektets verksamhetsområde och målgrupp? Hur kommer projektet att bidra till ökad tillgänglighet för funktionshindrade (fysisk, psykosocial, informativ och kommunikativ tillgänglighet)? Följer ni upp hur insatserna eller metoderna påverkar projektet? Ser ni till att effekterna av ert arbete går att mäta? Exempel på frågor om uppföljning kan vara: Vilka nya målgrupper har ni nått? Hur har attityder förändrats? För fler tips och rekommendationer besök gärna Myndigheten för delaktighet och ESIsupport. Vilka strukturella förändringar avseende mångfald förväntas projektet bidra till? Vilken kompetens finns i projektets organisation om likabehandling? Finns det planer på att förstärka kompetensen? Vilka kompetenser och erfarenheter behövs i regionen och i ert projekt? Vilka personer eller grupper ingår i projektet, hur ska projektet få in deltagare med olika bakgrund som kan bidra med nya infallsvinklar och en bättre analys av möjligheter? Speglas mångfald i projektorganisationen (projektledning, styrgrupp, arbets- och referensgrupper)? Vilka branscher i regionen berörs av projektet? Vilka grupper av personer arbetar i dessa branscher utifrån bakgrund. Vilka grupper arbetar inte i dessa branscher? Och varför ser det ut så? Vilken målgrupp har projektet? Kan ni bredda målgruppen och nå ut till fler personer med olika bakgrund? Vilka risker medför det om ni väljer bort vissa perspektiv eller grupper? Kan 20
DEL 5 Genomföra och redovisa ditt projekt Projektet har koppling till aktuella regionala strategier. Projektet har en tydlig strategi för uppföljning och utvärdering (lärande). Projektet har EU-, nationell eller annan medfinansiering. Projektet har en potential för fortsättning utan projektmedel och en plan för detta. 1. Inlämnad ansökan När ansökan är inskickad till Regionförbundet i Kalmar län blir den diarieförd och tilldelad ett diarienummer, som sedan följer ärendet till dess det är avslutat. När ansökan är diarieförd påbörjas beredningen av en projekthandläggare. Handläggningstiden beror på hur pass komplett ansökan är avseende formalia och innehåll. Om projekthandläggaren har frågor om ansökan kommer kompletterande uppgifter att begäras in via telefon eller e-post. När ansökan är komplett går den vidare till beslutsprocessen där beslut fattas vid olika tillfällen beroende på hur mycket regionala projektmedel som sökts för projektet (se del 2 rubrik 1.2). Om sökt belopp är 500 000 kr eller lägre fattas beslut av regionförbundets regiondirektör. Belopp däröver fattas av regionförbundets arbetsutskott. För att ansökan ska beviljas medel måste den uppfylla följande formella krav: Projektet bidrar till att uppnå målen i RUS för Kalmar län. Projektet ersätter inte ordinarie verksamhet det ska addera ett mervärde. Projektet bidrar till att utveckla de horisontella perspektiven ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet, exempelvis jämställdhet, miljö och mångfald. Projektet är idémässigt, finansiellt och geografiskt förankrat i regionen. Därutöver bedöms ansökan bland annat med hänsyn till följande prioriteringsgrunder: Projektet omfattar en större geografisk yta än enbart en kommun eller på annat sätt engagerar flera aktörer. 2. Beslutad ansökan När beslut är fattat och ansökan beviljats medel alternativt avslagits skickas ett undertecknat beslut till sökande. Vid ett beviljande är det viktigt att alla personer som är delaktiga i projektet läser igenom projektbeslutet med villkor och noterar vad som gäller angående genomförande, budget, projekttid, rapporteringsperioder, uppföljning, m.m. 3. Redovisning Redovisning av ert regionala projekt sker löpande under projektperioden, förslagsvis en gång per kvartal och minst en gång i halvåret, enligt olika delmoment eller steg (se 3.1-3.2). 3.1 Ansökan om utbetalning Ansökan om utbetalning (rekvisition) ska göras på särskild blankett i Excel om två sidor, Rekvisitionsblankett Regionala Projekt, som finns för nedladdning på s hemsida. Blanketten ska skrivas under av ekonomiansvarig och/eller projektledare. I de fall projektet även medfinansieras av EU, regionala fonden (eruf) ska blanketten Rekvisitionsblankett Regionala Projekt MedfinEruf användas. Ansökan om utbetalning upprättas och skickas in till. Medlen betalas ut i efterskott mot redovisning av genomförda aktiviteter, uppnådda resultat och upparbetade kostnader (jämför beslut och budget). Regionala projektmedel som rekvireras för aktuell rekvisitionsperiod kan aldrig vara större än projektets faktiska kostnader, det vill säga totala projektkostnader exklusive bidrag i annat än pengar, med avdrag för projektintäkter (projektets nettokostnader). Inom total budget accepteras förskjutningar mellan kostnadsslag upp till 20% mot att förklaring ges i aktuell lägesrapport (se vidare nedan under rubrik 3.2.1) eller så snart eventuell avvikelse blir känd. 21
3.1.1 Allmänna uppgifter Fyll i enligt blankettens rubriker. Glöm inte att ange rätt diarienummer, det vill säga det som återfinns i beslutet från längst upp till höger. Glöm inte heller att ange aktuell rekvisitionsperiod, till exempel 170101 170331. Vid rekvirerat belopp anges det belopp som söks från för aktuell period. Använd den beslutade procentsats som finns angiven i beslutet från multiplicerat med utfall periodens nettokostnader. 3.1.2 Kostnader Utfall kostnader redovisas i kolumn Periodens kostnader. Glöm inte att även redovisa projektets totala upparbetade kostnader i kolumn Ackumulerade kostnader. I den första ansökan om utbetalning blir båda kolumnernas belopp lika stora. I nästkommande ansökan om utbetalning blir följaktligen kolumnen Ackumulerade kostnader större än kolumnen Periodens kostnader. Detta eftersom projektets totalt upparbetade kostnader ska läggas till/ackumuleras i kolumnen Ackumulerade kostnader. Huvudbok och resultaträkning för projektet. Avstämningsunderlag (som är sida två av rekvisitionsblanketten för ansökan om utbetalning). Underlaget är en sammanställning över det ekonomiska materialet, och kopplar ihop projektets kostnadsslag med huvudbokens konton. Ange vilket/vilka konton som hör till respektive kostnadsslag. Lägesrapport/slutrapport som görs på särskild blankett (se nedan under rubrik 3.2.1). Lönespecifikation för verifiering av utbetald lön avseende Personal. Anställningsavtal eller underskrivet intyg från chef om avdelad tid på projektet (fast tid i procent per månad). Om varierande tid läggs ner varje månad eller enstaka timmar vid behov ska tidrapport med tillhörande beräkning av timlönekostnad bifogas. Tidrapporter för redovisning av Bidrag i annat än pengar (eget arbete) i förekommande fall. 3.1.3 Finansiering Specificera vilka finansiärer, samt eventuella finansiärer för Bidrag i annat än pengar (in natura), som är aktuella för redovisningsperioden i kolumnen Periodens finansiering. Glöm inte att även redovisa respektive finansiärs totala finansiering i kolumnen Totalt mottagen finansiering. I den första ansökan om utbetalning blir båda kolumnernas belopp lika stora. I nästkommande ansökan om utbetalning blir följaktligen kolumnen Totalt mottagen finansiering större än kolumnen Periodens finansiering. Detta eftersom projektets totalt redovisade finansiering ska läggas till/ackumuleras i kolumn Totalt mottagen finansiering. 3.1.4 Bidrag i annat än pengar Bidrag i annat än pengar avser kostnader/medfinansiering i projektet som inte betalas av den sökande organisationen, utan av externa offentliga eller privata organisationer som till exempel statliga organ, kommuner, landsting, självstyrelseorgan, stiftelser, kulturorganisationer och kommunala samverkansorgan. Exempel på bidrag i annat än pengar är eget arbete (personal hos medfinansiären som lägger tid i projektet), ideellt arbete samt lokaler som nyttjas av projektet. 3.1.5 Underlag till ansökan om utbetalning Till första ansökan om utbetalning (rekvisitionen) ska alltid följande underlag bifogas: Kopior på fakturor och övriga bokföringsunderlag. Upphandlingsunderlag avseende externa tjänster i förekommande fall. Till er andra ansökan om utbetalning och framåt kan godkänna att endast ett urval av kostnadsunderlaget behöver bifogas ansökan om utbetalning. 3.2 Uppföljning och utvärdering Projektets genomförande följs löpande upp i samband med Ansökan om utbetalning och Lägesrapport mot planerade aktiviteter, delmål, indikatorer och budget. I slutrapporten utvärderas projektets resultat och effekter på kort och lång sikt. 3.2.1 Lägesrapport och slutrapport Lägesrapport/slutrapport upprättas på särskilda blanketter som finns för nedladdning på s hemsida. Blanketterna ska skrivas under av projektledaren. Lägesrapport lämnas i samband med varje ansökan om utbetalning. I rapporten beskrivs projektets verksamhet under aktuell period, eventuella avvikelser, uppnådda 22
resultat och uppföljning av indikatorer, samt dess koppling till redovisade kostnader och utfall mot planerad budget. Därutöver beskrivs eventuella särskilda insatser för jämställdhet i projektet och hur just jämställdheten beaktats i genomförandet av projektets aktiviteter under aktuell period. Uppgifterna i rapporten ska återkoppla till vad som finns angivet i projektansökan. Slutrapport och ekonomisk slutredovisning ska lämnas till senast det datum som anges i beslutet. Slutrapporten ska vara mer utförlig, analyserande och framåtsyftande än lägesrapporterna. Analys och reflektion förväntas kring hur väl projektet uppnått och/eller bidragit till måluppfyllelse, kostnadseffektivitet och hållbar utveckling (exempelvis jämställdhet), vilka framgångsfaktorer och fallgropar som identifierats, samt hur uppnådda resultat planeras att tas om hand efter projektets slut. 3.2.2 Uppföljning av indikatorer För att få en så tillförlitlig uppföljning som möjligt av projektets planerade indikatorer är det viktigt att planera för det redan i början av projektet, det vill säga hur utfallet av dem ska mätas. I större mer omfattande projekt föreslås exempelvis att en plan för uppföljning och utvärdering finns upprättad, där detta beskrivs och när i tid det ska ske. Löpande i respektive lägesrapport och i slutrapporten förväntas projektet reflektera över utfallet av planerade indikatorer, särskilt om avvikelser skulle uppstå. Syftet med att följa upp utfallet av indikatorer är att mäta projektets resultat och måluppfyllelsen av projektmålet och delmålen. Om aktuellt ska resultatet mätas utifrån en fördelning på kvinnor och män. i Kalmar län bedömer att det krävs ett ändringsbeslut ska begäran om detta skickas in skriftligt tillsammans med en motivering till ändringen. Detta gäller även om stödet från endast utgör en mindre andel av den totala finansieringen. Exempel på förändringar som kan kräva ändringsbeslut: Budgetjustering då förskjutningar mellan kostnadsslag överstiger 20% och motsvarar minst 20 000 kr. Justering av s procentuella andel av total finansiering. Justering av projekttid. Byte av medfinansiär. Byte av projektägare. Projektägaren ska omgående rapportera till om projektet avbryts, försenas, byter projektledare eller om annan väsentlig ändring inträffar. Likaså ska eventuell namn- och adressändring meddelas Regionförbundet i Kalmar län. 3.2.3 Utvärdering och lärande Utvärderingen syftar till att belysa utfallet av projektets förväntade resultat och de effekter som kan uppnås på kort och lång sikt. Med resultat menar vi på vilket sätt och till vilken grad ni har uppnått projektets mål vid projekttidens slut. Med effekter menar vi projektets inverkan på framtida händelser efter projektets slut. Utvärderingen kan ske internt i projektet, av projektägaren själv, eller av en extern utvärderare. Eventuell extern utvärdering eller särskild uppföljningsrapport ska bifogas slutrapporten. Redogör hur projektets resultat tas om hand i projektägarens organisation och förankras hos dess intressenter efter projektets slut, det vill säga hur lärandet från projektet säkerställs. 4. Förändringar i projekt Kontakt ska tas med om det blir förändringar i projektet. Om Regionförbundet 23
En samlande kraft för regional utveckling. www.rfkl.se 24