GILTIG FRÅN 1 JANUARI 2018 Fritidsnämndens Föreningsstöd 2018 1 ER GISTR INGSN RE IVÅ malmo.se/foreningsliv
Bästa läsare! I din hand håller du Föreningsstöd 2018, här hittar du fritidsnämndens Allmänna bestämmelser, bidrag och allmän information för föreningar och organisationer i Malmö. Ditt och alla andras engagemang är nyckeln till Malmös spännande, breda och framgångsrika föreningsliv, och skälet till att vår stad fått flera priser samt utsetts till Sveriges föreningsvänligaste kommun. Utan alla eldsjälar, ledare, funktionärer och medlemmar hade det inte blivit så bra som det är. Föreningslivets ideella krafter och engagemang är också en viktig del i arbetet med att bygga en socialt hållbar stad. Många är ni eldsjälar som spelar en betydande roll för Malmös barn och unga under deras uppväxt, och som har bidragit till deras möjligheter att själva forma sina liv. Frida Trollmyr, fritidsnämndens ordförande Fritidsnämnden är den nämnd inom Malmö stad som ansvarar för fritidsfrågor. Fritidsnämnden tar beslut om reglerna för föreningsstöd i samråd med samorganisationerna MIP, MISO och HISO. Fritidsnämnden ser dialogen med föreningarna som en viktig del i arbetet med att på ett bra och rättvist sätt fördela resurser till föreningarna. Fritidsförvaltningen förbereder de ärenden som ska hanteras i fritidsnämnden samt ansvarar för det dagliga arbetet med fritidsfrågor. Mål och riktlinjer Fritidsverksamheten ska riktas till alla som bor i Malmö men barn och ungdomar, personer med funktionsvariationer och äldre är prioriterade. Fritidsverksamheten ska erbjuda rekreation och social gemenskap. Verksamheten ska vara öppen for alla, stimulerande och positiv. Fritidsverksamheten ska fördelas över hela kommunen utifrån Malmöbornas behov och önskemål. Målet är ett rikt och blandat fritidsutbud i hela staden. Resurser ska fördelas lika mellan flickor och pojkar, samt mellan olika områden i staden. Fördelningen ska vara rättvis och reglerna ska vara tydliga, enkla och lika för alla. All fritidsverksamhet skall vara fri från alkohol, doping och droger. malmo.se/foreningsliv Uppdaterad information som berör föreningslivet i Malmö hittar ni på malmo.se/foreningsliv. Där finns även Prislistan 2018 som reglerar priser i fritidsförvaltningens anläggningar. 2
Innehåll Viktiga datum 3 Utbildningar 4 Allmänna bestämmelser 6 Lotteritillstånd 8 Kontroll 10 Egna anteckningar 11 Kontaktuppgifter 12 Sätt mig på anslagstavlan! Viktiga datum 2018 1 MARS Sista dag för inlämning av Föreningsrapport för föreningar med kalenderår. 1 SEPT Sista dag för inlämning av Förenings rapport för föreningar med brutet räkenskaps år. Senast 30 DAGAR efter årsmöte skickas årsmötesprotokoll in till fritidsförvaltningen. 3
Utbildningar I samarbete med Föreningspool Malmö (MIP och MISO) erbjuder fritidsförvaltningen varje år Malmös föreningsliv en rad olika utbildningar. Alla utbildningar genomförs av specialister inom området och är anpassade efter föreningslivets intresse och behov. Fritidsförvaltningen erbjuder även Hemma hos - utbildningar för registrerade föreningar. Mer information om utbildningarna finns i fritidsförvaltningens Utbildningsprogram 2018 och på malmo.se/ foreningsutbildning eller foreningsutbildning.se Obligatoriska utbildningar för registrering på Nivå 2: Styrelseutbildning Grund Bidragsbestämmelser Anmälan Om ni vill gå någon av utbildningarna vill vi ha er anmälan senast 5 dagar innan utbildningsdagen. Alla utbildningarna är gratis för föreningar som är registrerade hos fritidsförvaltningen. Däremot kostar det föreningen 200 kronor per anmäld person som inte kommer utan att ha avanmält sig. Intyg till deltagare skickas, på egen begäran, till föreningen efter avslutad utbildning. Föreningar som lämnat in bristande handlingar till fritidsförvaltningen kan komma att kallas till grundläggande utbildningar i styrelsearbete och ekonomisk redovisning. Obligatoriska utbildningar för registrering på Nivå 3 Barn, unga och personer med funktionsvariation, och Nivå 3 Verksamhet för äldre: Styrelseutbildning Grund Styrelseutbildning Avancerad Bidragsbestämmelser Utbildning i jämställdhet och antidiskriminering Utbildningarna ges flera gånger per år, både på kvällstid och dagtid, och är obligatoriska för föreningens ord förande och ytterligare minst en styrelseledamot. Anmäl er på malmo.se/foreningsutbildning eller foreningsutbildning.se För att kunna godkännas Bidrag för jämställdhet och antidiskriminering ska ordförande och en styrelserepresentantfrån föreningen ha gått fritidsförvaltningens Utbildning i jämställdhet och antidiskriminering. I de föreningar som godkänts Bidrag för anställda som uppbär lönebidrag, trygghets anställning och/ eller utvecklingsanställning ska ordförande, annan förtroendevald i föreningens styrelse eller annan person med delegerat arbetsgivaransvar gå Utbildning för förening med anställda Steg 1 och Steg 2. 4
55
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER 1 Malmö fritidsnämnd har kommunfullmäktiges uppdrag att till allmännyttiga, ideella föreningar verksamma i Malmö fördela bidrag. Bidragen ska aktivera det ideella föreningslivet i Malmö stad som är till nytta för allmänheten. 2 Allmänna villkor för registrerad förening på Nivå 1 För att vara en registrerad förening på Nivå 1 hos fritidsförvaltningen ska nedanstående villkor alltid uppfyllas. Allmänna villkor är att föreningen ska: vara öppen för alla. ha ett organisationsnummer från Skatteverket. vara uppbyggd och fungera enligt demokratiska principer och öppet ta ställning för demokrati samt att arbeta för att motverka kränkningar och diskriminering. ha sitt säte i Malmö och bedriva allmännyttig, ideell föreningsverksamhet större delen av året. ha antagna stadgar på årsmöte. ha valt styrelse och revisor enligt stadgarna. ta ut medlemsavgifter enligt punkt 3 i Allmänna bestämmelser. bedriva verksamhet i godkända lokaler. En godkänd lokal ska ha bygglov för verksamheten och vara brandsynad. Den ekonomiska redovisningen ska ge en tydlig bild av föreningens ekonomiska situation och vara gjord enligt god redovisningssed. Föreningen ska i resultatoch balansräkningen tydligt skilja på vad som är medlemsavgift och vad som är terminsavgifter eller liknande. Villkor för att vara registrerad på Nivå 1: Föreningen ska ha minst 5 medlemmar enligt punkt 3 i Allmänna bestämmelser. Föreningen ska varje år skicka in föreningsrapport i det digitala systemet senast den 1 mars för föreningar med kalenderår, alternativt 1 september om föreningen har brutet räkenskapsår. Föreningen ska varje år skicka in justerat årsmötesprotokoll där det framgår att revisionsberättelse och resultat- och balansräkning är godkända, och att styrelsen beviljats ansvarsfrihet. Årsmötesprotokoll ska lämnas in senast 30 dagar efter årsmötet. Som registrerad förening på Nivå 1 tar ni del av: Informationsutskick. Fritidsförvaltningens utbildningar, gratis. Lägre priser vid bokning av idrotts anläggningar. 3 Vid bedömning för registrering/bidrag gäller följande grundläggande definition av begreppet medlem: Med medlem menas fysisk person som: är folkbokförd i Malmö och finns i föreningens medlemsregister med folkbok föringsadress och födelsedata. deltar i föreningens verksamhet och finns med på närvarokort eller annan skriftlig dokumentation som ska omfatta medlemmarnas och ledarens för- och efternamn, medlemmarnas och ledarens födelsedata, tydliggörande av vem som är ledare, datum, tid och plats för aktiviteten samt aktivitetestyp. betalar medlemsavgift på minst 40 kronor per år. För föreningar som erbjuder familjemedlemskap ska medlemsavgiften i genomsnitt vara minst 40 kronor per medlem och år. Som medlem räknas inte stödmedlem, prova på - deltagare, eller liknande. Person som bara deltar i föreningens verksamhet under schemalagd skoltid räknas inte heller som medlem vid bidragsgivning och ska inte vara med i föreningsrapporten. 4 Alla föreningar som vill vara registrerade hos fritidsförvaltningen ska varje år: skicka in föreningsrapport via det digitala systemet. Inlämning är senast den 1 mars för föreningar med kalenderår och 1 september för föreningar med brutet räkenskapsår. senast 30 dagar efter årsmötet skicka in justerat års mötesprotokoll till fritidsförvaltningen där det framgår att resultat- och balansräkning är godkänd, att styrelsen beviljats ansvarsfrihet och att revisionsberättelsen har lagts till handlingarna. Detta måste göras för att få bidrag och boka anläggningar till lägre priser. Om föreningen inte uppfyller kraven blir föreningen spärrad för bidrag och bokning tills dess att handling lämnats in. 5 Föreningar som godkänns för bidrag av fritidsnämnden är skyldiga att i minst fem år arkivera medlemsförteckning, verksamhetsplan, verksamhetsoch revisionsberättelser, resultat- och balansräkning samt verifikationer som ligger till grund för beviljat ekonomiskt stöd. (Observera att andra tidsgränser för arkivering kan gälla till exempel för skattelagstiftning.) 6 Fritidsnämnden äger rätt att begära in medlemsregister och bokföring för förening som ansökt om eller fått bidrag. Registrerad förening är också skyldig att på begäran, inom utsatt tid, skicka in yttranden, förkla 6 6
ringar och upplysningar i övrigt som är av betydelse för registrering, bidragsgivning samt tidstilldelning ur ett jämställdhetsperspektiv. 7 Föreningar ska verka för jämställdhet, antidiskriminering och inkludering inom föreningen. Föreningar ska verka för att flickor och pojkar behandlas lika. Föreningar som bedriver verksamhet för barn och unga ska uppmuntra barn/ungas delaktighet i föreningen, bedriva verksamhet som är anpassad för barn/unga och ge barn/unga utrymme att påverka och utforma verksamheten. Att barn inte längre får vara med i en förenings verksamhet på grund av att uppenbar elitverksamhet bedrivs, kan leda till att föreningen blir avstängd från bidragsgivning samt blir återbetalningsskyldig. 8 Ansökan om bidrag sker i det digitala systemet. Ansökningshandlingarna ska vara fullständiga och finnas i det digitala systemet senast den dag som det står i bidragsbestämmelserna eller uppges i särskilt meddelande. 9 Påminnelse om bidrag skickas till föreningens registrerade e-postadress 3 veckor innan samt 3 dagar innan angivet ansökningsdatum. När det angivna ansökningsdatumet passerat kan bidrag inte längre sökas för den aktuella perioden. När det gäller föreningsrapport och bidrag för anställda som uppbär lönebidrag, trygghetsanställning och/eller utvecklingsanställning kommer påminnelse dessutom att skickas via brev till föreningens postadress senast 14 dagar efter ansökningstiden stängts. Föreningen har därefter 14 dagar på sig att skicka in ansökan/rapporten. Inkommer ansökan/rapporten inom dessa 14 dagar betalas bidraget ut, inkommer ansökan senare utgår inget bidrag. 11 Missbruk eller inlämning av felaktiga ansökningsuppgifter kan leda till att föreningen spärras för bidrag eller flyttas ner i nivå. En förening som blivit nedflyttad till Nivå 1 eller 2 måste på nytt uppfylla de allmänna kraven och gå de obligatoriska utbildningarna för registrering på Nivå 2 och 3. Ett bidrag som beviljas på felaktiga ansökningsuppgifter leder till återbetalningsskyldighet. En förening som avstängts från bidrag på grund av misstanke om att medvetet ha lämnat in bristfälliga eller felaktiga ansökningar kan komma att polisanmälas. Beslut om att en förening spärras för bidrag och/eller polisanmäls på grund av detta fattas av fritidsnämnden i varje enskilt fall. 12 Om föreningen har skuld till kommunen kan föreningen spärras för bidrag tills dess att skulden är betald. Skuld kan även dras från bidrags belopp samt innebära att föreningens hyrda/bokade lokaler sägs upp/avbokas. 13 I enlighet med den av kommunfullmäktige 2008-08-21 beslutade Handlingsplan för det tobaks-, alkohol- och drogförebyggande arbetet i Malmö, ska de bidragsberättigade föreningarnas verksamhet aktivt präglas av ett alkohol- och drogfritt förhållningssätt. 14 Fritidsnämnden kommer varje år att välja ut föreningar för särskild granskning. 15 Föreningar, som genom sina gemensamma medlemmar medvetet samverkar för att generera bidrag på felaktiga grunder, kan spärras för bidrag eller bli återbetalningsskyldiga. Föreningen ska kunna redovisa syftet med det flertaliga medlemskapet. 16 Fritidsnämnden äger rätt att besluta om smärre avvikelser från gällande bidragsbestämmelser. 10 Bidrag betalas bara ut till det bank- eller plusgiro som är registrerat i föreningens namn och kontrollerats av fritidsförvaltningen. 7 7
ALLMÄN INFORMATION Lotteritillstånd Villkor Lotteriverksamheten bedrivs inom den eller de kommuner där föreningen är verksam. Lotterierna får inte bedrivas från en fast försäljningsplats som tillhandahålls av ett serviceföretag. Insatsernas sammanlagda belopp i de lotterier som anordnas under en treårsperiod blir tillsammans högst 20 basbelopp. Ett basbelopp är 45 500 kronor. En vinst i pengar får inte vara högre än ett basbelopp. Värdet av vinster i varje lotteri motsvarar minst 35 % och högst 50 % av insatsernas värde. Det finns en föreståndare för lotterierna som kommunen godkänt. Ansökan Ansök via blanketten Ansökan om lotteritillstånd, som hämtas på malmo.se/foreningsliv. Bifoga protokoll med namn på lotteriföreståndare och föreningens stadgar. Tillståndet kostar 300 kronor. En kontrollant kommer att utses. Den som anordnar lotterierna betalar arvodet till kontrollanten. För mer information, besök lotteriinspektionen.se. 8 8
99
ALLMÄN INFORMATION Kontroll Grundkontroll I samband med att registrerad förening skickar in obligatoriska årshandlingar görs en årlig grundkontroll baserad på fritidsnämndens Allmänna bestämmelser. Vid eventuella avvikelser kontaktas föreningen som får förklara sig och/eller komplettera information som saknas. Beslut om konsekvens till följd av grundkontroll fattas av fritidsförvaltningen på delegation. Övrig granskning I de fall då uppgifter har kommit fritidsförvaltningen till handa som kan påverka en förenings registrering, beviljande av bidrag och/eller bokning av kommunala idrottsanläggningar, kan fritidsförvaltningen välja att genomföra en fördjupad granskning av föreningen. Vid misstanke om att registrerad förening bryter mot fritidsnämndens Allmänna bestämmelser eller medvetet lämnar in felaktiga uppgifter, kan fritidsförvaltningen begära in bokföring och kompletterande information från föreningsstyrelse, myndigheter och/eller andra aktörer som bedöms vara av vikt för utredningen. Beslut om konsekvens till följd av övrig granskning fattas av fritidsnämnden. 10
Egna anteckningar 11
Kontakt Fritidsförvaltningen bidrag E-post forening@malmo.se Telefon 040-34 26 36 Postadress Föreningsavdelningen Fritidsförvaltningen Malmö stad, 205 80 Malmö Besöksadress Henrik Smithsgatan 13 malmo.se/foreningsliv Fritidsförvaltningen bokning E-post booking@malmo.se Telefon 040-34 25 72 Postadress Föreningsavdelningen Fritidsförvaltningen Malmö stad, 205 80 Malmö Besöksadress Henrik Smithsgatan 13 malmo.se/bokalokal Föreningsstöd 2018 Registreringsnivå 1 Utgåva 2018.01 Tryck: CA Andersson, 350 ex Foto: Colorbox Få fritidsförvaltningens digitala nyhetsbrev Föreningsnytt i din inkorg. Läs alla nummer och prenumerera på malmo.se/foreningsnytt. Vi finns också på Facebook! Klicka in på facebook/foreningsnyttmalmo och gilla för att få nyheter och delta i samtal. FRITIDSFÖRVALTNINGEN Malmö stad 205 80 Malmö E-post: fritid@malmo.se www.malmo.se