Granskning av redovisning av finansiella placeringar för pensionsmedel Region Gävleborg

Relevanta dokument
Löpande redovisning och intern kontroll i redovisningsrutiner

Granskning av delårsrapport, redovisning och intern kontroll 2013

Granskning av årsredovisning 2010

Granskning av finansförvaltning - placeringspolicy

Revisionsrapport Bokslutsprocessen

Granskning av delårsrapport

tämligen kortfattad. Vi anser det inte vara RKR:s uppgift att kommentera hur själva medelsförvaltningen bör utföras.

Revisionsrapport. Götene kommun. Granskning av årsredovisning Hans Axelsson Anna Teodorsson

Granskning av årsbokslut och årsredovisning i Samordningsförbundet

L-Bas 19 Finansiella tillgångar

Granskning av delårsrapport 2015

Revisionsrapport. Granskning av Delårsrapport januari augusti Avesta kommun. Oktober Robert Heed

Granskning av delårsrapport 2014

Granskning av de finansiella delarna i delårsrapport. Landstinget i Värmland

Granskning av delårsrapport 2017

Revisionsrapport Granskning av årsredovisning HÄRJEDALENS KOMMUN

Revisionsrapport. Granskning av delårsrapport. Håkan Olsson Certifierad kommunal revisor Samuel Meytap. Vänersborgs kommun. oktober 2oi7.

Översiktlig granskning av delårsrapport 2014

Arvika kommun. Översiktlig granskning delårsrapport Revisionsrapport KPMG AB. Antal sidor: 7. Arvika Rapport delårsgranskning11.

Granskning av klassificering drift/investering

Granskning av delårsrapport

REKOMMENDATION 7.1. Upplysningar om pensionsmedel och pensionsförpliktelser

Revisionsrapport Bokslutsprocessen Sundsvalls kommun Per Ståhlberg Cert. kommunal revisor

Granskning av årsbokslut och årsredovisning i Samordningsförbundet

Granskning av delårsrapport

Granskning av delårsrapport 2014:2

Översiktlig granskning av delårsrapport 2015

Granskning av delårsrapport. Torsås kommun

Granskning av delårsrapport 2013

Delårsrapport

Granskning av delårsrapport 2013

Revisorernas bedömning av delårsrapport 2011

Granskning av årsredovisning 2009

Granskning av delårsrapport 2013

Översiktlig granskning av delårsrapport 2016

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg

Delårsrapport

Granskning av delårsrapport Nynäshamns kommun

Granskning av årsbokslut och årsredovisning i Samordningsförbundet

Granskning av intern kontroll avseende hantering och redovisning av pensioner

Granskning av årsbokslut och årsredovisning i Samordningsförbundet

Granskning av delårsrapport Landstinget i Kalmar län

Revisionsrapport. Delårsrapport Smedjebackens kommun. Oktober Robert Heed

Granskning av årsredovisning 2013

Granskning av delårsrapport

Granskning av delårsbokslut per 30 juni 2009 Ljusdals kommun

Granskning av bokslut och årsredovisning per

Granskning av bokslut och årsredovisning per

Granskning av delårsrapport

Granskning av delårsrapport

Revisionsrapport. Arvika kommun. Granskning av Delårsrapport. Oktober Max Tolf

Granskning av Malmö stads årsredovisning Mattias Haraldsson, PwC

Granskning av årsredovisning 2013

Vännäs Kommun. Översiktlig granskning av delårsrapport Revisionsrapport. KPMG AB Antal sidor: 8

Granskning av delårsrapport Vilhelmina kommun

Revisionsrapport 3 / 2009 Genomförd på uppdrag av revisorerna oktober Haninge kommun. Granskning av delårsbokslut 2009

Granskning av delårsrapport

Revisionsrapport Granskning av delårsrapport

Granskning av årsredovisning 2017

Granskning av delårsrapport 2017

Granskning av delårsrapport

Olofströms kommun. Granskning av delårsbokslut KPMG Bohlins AB Antal sidor: 5

Samordningsförbundet Consensus

Granskning av delårs- rapport 2012

Storstockholms brandförsvar

Revisionsrapport. Götene kommun. Granskning av årsredovisning Hans Axelsson Carl Sandén

Granskning av Finansiell hantering

Revisionsrapport Ramavtal Sundsvalls kommun Linda Marklund, Revisionskonsult Per Ståhlberg, Cert. kommunal revisor

Granskning av delårsrapport. Surahammars kommun

Värnamo kommun. Översiktlig granskning av delårsrapport Revisionsrapport. Audit KPMG AB. Antal sidor: 9

Granskning av leasingavtal

Granskning av årsredovisning 2016

Revisionen har via KPMG genomfört en granskning av kommunens bokslut per

Granskning av delårsrapport 2016

Hantering av projektmedel

Intern kontroll och riskbedömningar. Strömsunds kommun

Kundfordringar en uppföljande granskning

Granskning av delårsrapport 2014

Samordningsförbundet Pyramis

Redovisat resultat samt prognos för helår indikerar att de finansiella målen kommer att uppnås 2015.

Revisionsrapport 2018 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari Haparanda kommun. Granskning av: Redovisning av anläggningstillgångar

TMT One AB (publ) Delårsrapport. 1 januari 30 juni HQ.SE Holding delat i två renodlade företag; HQ.SE Aktiespar och HQ.

Kungälvs kommun. Granskning av intern kontroll inom ekonomiprocesser 2018

Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet

Revisionsrapport Översiktlig granskning av delårsrapport per

Granskning av årsredovisning 2017

Granskning av årsredovisning 2008

Granskning av delårsrapport Emmaboda kommun

Granskning av delårsrapport

Rapport avseende granskning delårsrapport Forshaga Kommun

Revisionsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna september/oktober Örnsköldsviks kommun. Granskning av delårsbokslut

Delårsrapport. Maj 2013

Översiktlig granskning av delårsrapport 2013

Stenungsunds kommun, kommunrevisionen

Löpande intern kontroll i administrativa rutiner. Kollektivtrafiknämnden. Region Västmanland. Regionens förtroendevalda revisorer Mars 2019

Granskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner

Granskning av delårsrapport

Granskning av årsredovisning

Revisionsrapport Granskning av delårsrapport 2012

Löpande intern kontroll i administrativa rutiner Kostnämnden

Transkript:

www.pwc.se Revisionsrapport Pär Månsson Cecilia Axelsson Simon Lindskog Granskning av redovisning av finansiella placeringar för pensionsmedel Region Gävleborg

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Bakgrund... 2 2.1. Syfte och revisionsfråga... 2 2.2. Omfattning och kontrollfrågor... 2 2.3. Avgränsning... 2 2.4. Metod... 3 3. Granskningsresultat... 4 3.1. Pensionsfonden och Regionens redovisningsprinciper... 4 3.2. Styrdokument... 5 3.3. Finns dokumenterade rutiner för redovisning av finansiella instrument inkl värdering?... 6 3.4. Begärs externa bekräftelser?... 9 3.5. Finns en ändamålsenlig och dokumenterad arbetsfördelning?... 9 3.6. Dokumenteras och attesteras avstämningar av resultat- och balansräkning10 4. Bilaga... 12 Region Gävleborg

1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Gävleborg har granskat regionens redovisning av finansiella placeringar för pensionsmedel. Granskningen har syftat till att bedöma om regionstyrelsen har en tillräcklig intern kontroll avseende redovisning av finansiella instrument. Granskningen har fokuserats på bedömning huruvida regionstyrelsen har säkerställt att Region Gävleborg följer kommunala redovisningslagens krav och god redovisningssed i övrigt samt på bedömning om ansvarsfördelning samt rutiner för löpande redovisning och avstämning för finansiella placeringar är effektiva och ändamålsenliga samt uppfyller kraven på god intern kontroll. Vår sammanfattande bedömning är att regionstyrelsen har säkerställt en till övervägande del tillfredsställande intern kontroll avseende redovisning av finansiella instrument. Bedömningen har sin grund i de iakttagelser som konstaterats med anledning av angivna kontrollmål. Utifrån genomförda intervjuer och stickprov konstateras att regionens redovisning och värdering av pensionsfonden sker i enlighet med kommunala redovisningslagen samt RKR s rekommendation med undantag av bokföring av direkta transaktionsutgifter. Sådana avgifter är sällan förekommande och undantaget påverkar därav inte den rättvisande bilden av regionens resultat och ställning kopplat till finansiella placeringar. Som underlag till redovisning och värdering inhämtas externa bekräftelser. Vidare har regionen en ändamålsenlig och dokumenterad ansvarsfördelning genom att inte samma person både genomför en finansiell transaktion och därefter står för den kassa- och redovisningsmässiga hanteringen. Regionen har rutiner där förändringar i pensionsfonden dokumenteras och avstämningar av resultat- och balansräkningen sker månatligen. Vi konstaterar dock att dokumenterade rutiner för redovisning av finansiella placeringar saknas. Utifrån genomförd granskning vill vi lyfta fram följande slutsats och rekommendation. En väsentlig del i god intern kontroll är att ha fastlagda och kompletta rutindokument för hantering av processer och rutiner. I dagsläget saknas rutindokument för redovisning och värdering av finansiella placeringar. Av fastställt direktiv för finansförvaltning framgår att dokumenterade rutinbeskrivningar ska upprättas och hållas uppdaterade. Regionstyrelsen bör därför tillse att rutiner för redovisning av finansiella placeringar dokumenteras och kvalitetssäkras. Detta omfattar även dokumentation av värderingsregler för pensionsfonden. Region Gävleborg 1 av 12

2. Bakgrund Regionen har betydande belopp placerade i finansiella instrument som aktier, aktiefonder och obligationer. Belopp redovisat i delårsbokslut per 2017-08-31 uppgår 3 017 mnkr. Externa redovisningsregler finns för hur dessa placeringar ska redovisas, utöver detta finns även internt fastställda regler. Risker kopplade till redovisning utgörs av existens av tillgångarna, värdering av tillgångarna samt redovisning i samband med köp och försäljning. 2.1. Syfte och revisionsfråga Syftet med granskningen är att bedöma om regionstyrelsen har en tillräcklig intern kontroll avseende redovisning av finansiella instrument. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har regionstyrelsen säkerställt en tillräcklig intern kontroll avseende redovisning av finansiella instrument? Granskningen syftar till att säkerställa att regionstyrelsen följer kommunala redovisningslagens krav och god redovisningssed i övrigt samt att bedöma om ansvarsfördelning samt rutiner för löpande redovisning och avstämning är effektiva och ändamålsenliga samt uppfyller kraven på god intern kontroll. Granskningen har sin tyngdpunkt i redovisningen av finansiella placeringar för pensionsmedel. 2.2. Omfattning och kontrollfrågor Revisionskriterierna utgörs av lagar, föreskrifter, regelverk, fullmäktigebeslut etc. och utgör underlag till de bedömningsgrunder som uttrycks i kontrollfrågorna. Kommunallag Kommunal redovisningslag Redovisningsrekommendationer Interna styrdokument Granskningen genomförs mot följande kontrollfrågor: Finns dokumenterade rutiner för redovisning av finansiella instrument inkl värdering? Begärs externa bekräftelser? Finns en ändamålsenlig och dokumenterad arbetsfördelning? Dokumenteras och attesteras avstämningar av resultat- och balansräkning? 2.3. Avgränsning Granskningen omfattar regionstyrelsen. Avgränsning sker till ovanstående kontrollfrågor. Region Gävleborg 2 av 12

2.4. Metod Granskningen genomförs genom: Inledande kartläggning av interna och externa regelverk Intervjuer med ansvariga handläggare Genomgång av externa bekräftelser Stickprovsgranskning redovisningstransaktioner Region Gävleborg 3 av 12

3. Granskningsresultat 3.1. Pensionsfonden och Regionens redovisningsprinciper Pensionsfonden Utöver vad garantipension och det allmänna pensionssystemet ger, utfäster kommuner och landsting enligt avtal mellan arbetsgivar- och arbetstagarorganisationerna en viss pension till de anställda. Dessa pensionsåtaganden består av både förmånsbestämda och avgiftsbestämda delar. De avgiftsbestämda pensionsåtagandena betalas löpande ut till pensionsförvaltare utan att ge upphov till något framtida åtagande. De förmånsbestämda pensionsåtagandena ger upphov till framtida åtaganden och redovisas bland regionens pensionsförpliktelser. Redovisningen sker enligt blandmodellen vilket innebär både som avsättning och som ansvarsförbindelse. I syfte att minska den ekonomiska belastningen för regionens framtida åtaganden påbörjade dåvarande Landstinget Gävleborg under 1994 att göra avsättningar av kapital för långsiktig pensionsmedelsförvaltning. Sedan våren 1999 har Region Gävleborg en aktiv förvaltning av kapital som placerats på olika kapitalmarknader, i Sverige och utomlands. Redovisningsprinciper gällande pensionsfonden I Region Gävleborgs årsredovisning 2017 lämnas upplysningar om regionens redovisningsprinciper. Följande gäller för regionens kortfristiga placeringar: Pensionsfonden är klassificerad som omsättningstillgång från och med 2012 i enlighet med RKR 20, Redovisning av finansiella tillgångar och finansiella skulder. Pensionsfondens förvaltning regleras i Direktiv för förvaltning av pensionsfond som beslutas av fullmäktige. Av RKR s rek nr 20 Redovisning av finansiella tillgångar och finansiella skulder framgår att medel som är tillgängliga för att möta löpande utbetalningar ska klassificeras som omsättningstillgångar. Region Gävleborgs pensionsmedelsfond klassificeras som omsättningstillgång och redovisas i årsredovisningen som kortfristiga placeringar, vilket är i enlighet med kommunala redovisningslagen och god redovisningssed i övrigt. Region Gävleborg 4 av 12

3.2. Styrdokument Det mest centrala styrdokumentet för finansiella placeringar för pensionsmedel inom Region Gävleborg utgörs av: Direktiv för förvaltning av pensionsfond beslutat av Regionfullmäktige i november 2017. Placeringsdirektivet anger regler för hur Region Gävleborg får placera tillgångarna i pensionsfonden. Placeringsdirektivet ska: Precisera strategiska beslut och riktlinjer kring den långsiktiga förvaltningen. Tydliggöra roller och ansvarsfördelning mellan regionfullmäktige, regionstyrelsen, ekonomidirektören och anlitade externa förvaltare. Fungera som vägledning i det dagliga arbetet för ansvariga personer hos regionen och för externa kapitalförvaltare. Uppdatering av direktivet ska ske vid behov, dock minst vartannat år. Under löpande år kan regionstyrelsen besluta om avvikelser från placeringsdirektivet som föranleds av utvecklingen på de finansiella marknaderna. Direktivet lägger fast roller och ansvar för regionfullmäktige, regionstyrelsen respektive ekonomidirektören samt vem som får underteckna avtal och attestera utbetalningar kopplat till pensionsförvaltningen. Enligt direktivet är det regionens firmatecknare som får beslutsattestera utbetalningar. En övergripande definition av intern kontroll återfinns i direktivet. Av direktivet framgår att en god intern kontroll förutsätter att det finns erforderliga och system och rutiner för: instruktioner rapportering och uppföljning ansvarsfördelning i organisationen inventering av tillgångar redovisning Placeringsdirektivet innehåller en beskrivning av mål med de finansiella placeringarna i pensionsfonden, placeringsföreskrifter samt en beskrivning av olika risker kopplat till pensionsfonden. Slutligen beskriver direktivet krav på rapportering och uppföljning. Månatlig rapportering av pensionsportföljen ska erhållas från den externa förvaltaren. Vidare framgår att redovisning av pensionsmedelsförvaltning och pensionsskuld ska utgöra en integrerad del i Region Gävleborgs delårsrapport och årsredovisning och omfatta översiktlig beskrivning av fondens utveckling avseende marknadsvärde, avkastning, allokering samt andra väsentliga händelser under perioden. Årsredovisningen ska därutöver även innehålla en redogörelse kring det gångna årets placerings- Region Gävleborg 5 av 12

verksamhet med eventuella avvikelser från placeringsreglerna samt en bedömning av det kommande årets utveckling. I direktivet finns inte angivet vem som ansvarar för genomförande av en finansiell transaktion eller vem som står för den kassa- och redovisningsmässiga hanteringen. Vidare anges inte att dokumenterade rutinbeskrivningar ska upprättas. Regionfullmäktige har i november 2017 fastställt Direktiv för finansförvaltning. Av direktivet framgår att finansförvaltningen är organiserad så att Regionstab Ekonomi fattar beslut i finansiella frågor som placering samt planerings- och uppföljningsfrågor, medan den rent administrativa hanteringen sköts av Ledningsoch verksamhetsstöd Ekonomi. En övergripande definition av intern kontroll återfinns i direktivet för finansförvaltning. Av direktivet anges att inom finansiell verksamhet utgörs en av de viktigaste kontrollerna av en s. k. dualitetsprincip som innebär att samma person inte både får genomföra en finansiell transaktion och därefter stå för den kassa- och redovisningsmässiga hanteringen. Av direktivet framgår även att dokumenterade rutinbeskrivningar ska upprättas och hållas uppdaterade. 3.3. Finns dokumenterade rutiner för redovisning av finansiella instrument inkl värdering? Av intervjuer framkommer att det inte finns några dokumenterade rutiner gällande redovisning av finansiella placeringar i pensionsfonden. Det som finns är de av regionfullmäktige fastställda direktiven Direktiv för förvaltning av pensionsfond samt Direktiv för finansförvaltning. Vi har därför genomfört en översiktlig kartläggning av Ekonomiservices redovisningsrutiner. I nedanstående tabell återfinns en jämförelse mellan regionens redovisning av olika affärshändelser kopplat till pensionsfonden och gällande redovisningsregler enligt kommunala redovisningslagen och RKR s rekommendation nr 20 Redovisning av finansiella tillgångar och finansiella skulder. Regionens redovisningsrutiner Köp Vid ny placering sker bokföring till belopp motsvarande anskaffningsvärdet på placeringen. Betalningsdatum styr datum för bokföring. Enligt uppgift är det sällan förekommande med bankavgifter i samband med köp. Om sådana avgifter förekommer bokförs avgiften som en kostnad i resultaträkningen. Efterlevnad av KRL och RKR Finansiella omsättningstillgångar värderas vid köptillfället till anskaffningsvärde inklusive direkta transaktionsutgifter. Köp av finansiella tillgångar får redovisas antingen per affärsdagen eller per likviddagen. Region Gävleborg 6 av 12

Regionens redovisningsrutiner Försäljning I samband med bokföring av en försäljning har ansvarig ekonom dialog med: ansvarig controller kring riktigheten i den finansiella transaktionen redovisningschef för kontroll av upprättad bokföringsorder och realisationsresultat Vid försäljning av delar av en placering beräknas det genomsnittliga anskaffningsvärdet för placeringen och den del av anskaffningsvärdet motsvarande den sålda delen bokas bort. Skillnaden mellan försäljningspris och bokfört värde bokförs som realisationsresultat i resultaträkningen. Efterlevnad av KRL och RKR Vid delförsäljning av en post i en värdepappersportfölj som förvärvats vid olika tillfällen och till olika kurser ska genomsnittsmetoden användas. Metoden innebär att anskaffningsvärdet för de sålda posterna beräknas som det genomsnittliga anskaffningsvärdet för samtliga poster av samma slag. Försäljning av finansiella tillgångar får redovisas antingen per affärsdagen eller per likviddagen. Enligt uppgift säljs vanligtvis hela placeringen och inte delar av placeringen. Betalningsdatum styr datum för bokföring. Valuta Omräkning av valutakurser sker först den dag placeringen säljs. Ingen omräkning sker vid balansdagen. Generella regler kring värdering av omsättningstillgångar finns i KRL 6 kap. I 9 anges att fordringar i utländsk valuta får omräknas enligt balansdagens kurs, om det står i överensstämmelse med god redovisningssed. God redovisningssed innebär att ingen löpande omräkning sker av kortfristiga placeringar. Värdering Regionens kortfristiga placeringar ingår i en värdepappersportfölj och handlas på en aktiv marknad. Av intervjuer framgår att regionen tillämpar kollektiv värdering. Månatlig avstämning av lägsta värdets princip sker både post för post och även totalt för pensionsfonden för att kontrollera om behov av nedskrivning föreligger. Av intervjuer framkommer att det inte Finansiella omsättningstillgångar ska efter första redovisningstillfället värderas till det lägsta av anskaffningsvärdet och verkligt värde (KRL 6 kap 7 ), det vill säga enligt lägsta värdets princip. Finansiella omsättningstillgångar som ingår i en värdepappersportfölj och som handlas på en aktiv marknad får värderas kollektivt. Detta innebär att en nedgång i värdet av en enskild finansiell tillgång i värdepappersportföljen inte behöver ge Region Gävleborg 7 av 12

Regionens redovisningsrutiner skett några värderegleringar på senare tid. Efterlevnad av KRL och RKR anledning till någon nedjustering av det redovisade värdet, så länge som värdepappersportföljen totalt sett är bokförd till ett värde som inte överstiger verkligt värde. Samtliga regionens placeringar har en egen frikod i bokföringen för att möjliggöra utsökning av en viss placerings bokförda värde. Av intervjuer framkommer att rutinen är att ansvarig ekonom upprättar bokföringsorder utifrån underlag till köp och försäljning av finansiella placeringar. Innan bokföring sker i ekonomisystemet lämnas bokföringsordern till chefen för Ekonomiservice för granskning och attest. Dokumentation av granskning och attest finns i form av mail. Vi har vid granskningen fått tagit del av mail som skickats mellan dessa två personer. Vi har i granskningen utfört stickprov på årets inköp och försäljningar samt realisationsresultat inom pensionsfonden. Totalt har 34 stickprov gjorts, vilket motsvarar ca 52% av årets nettoökning i pensionsfonden. De förändringar som har skett i pensionsfonden under året omfattar överföringar av likvida medel till pensionsfonden om 300 mnkr, reinvesteringar av omplaceringar inom värdepappersportföljen om samt återinvesteringar av utdelningar och provisioner. Inga avvikelser mot underlag eller redovisningsprinciper har noterats. Region Gävleborg redovisar i bokslut 2017 totalt 368 mnkr i bokförda realisationsvinster, vilket vi har verifierat mot underlag i samband med våra stickprov. I bilaga 1 redogörs för våra stickprov. 3.3.1. Revisionell bedömning Utifrån genomförda intervjuer och stickprov är vår bedömning att regionens redovisning och värdering av pensionsfonden sker i enlighet med kommunala redovisningslagen samt RKR s rekommendation med undantag av bokföring av direkta transaktionsutgifter. Däremot anges det inte vara vanligt förekommande med bankavgifter i samband med köp av placeringar, varpå vår bedömning är redovisningen inte påverkar den rättvisande bilden av regionens resultat och ställning kopplat till finansiella placeringar. Vi konstaterar dock att dokumenterade rutiner för redovisning av finansiella placeringar saknas, trots att det i fastställt direktiv för finansförvaltning. Anges att dokumenterade rutinbeskrivningar ska upprättas och hållas uppdaterade En väsentlig del i god intern kontroll är att ha fastlagda och kompletta rutindokument för hantering av processer och rutiner. Regionstyrelsen bör därför tillse att rutiner för redovisning av finansiella placeringar dokumenteras och kvalitetssäkras. Detta omfattar även dokumentation av värderingsregler för pensionsfonden. Region Gävleborg 8 av 12

3.4. Begärs externa bekräftelser? 3.4.1. Iakttagelser Av intervjuer framgår att Region Gävleborg erhåller bekräftelser löpande enligt överenskommelse. Detta sker genom att regionen erhåller månadsuppföljningar från den externa förvaltaren. I månadsuppföljningen finns en sammanställning över samtliga innehav inom pensionsfonden. Ansvarig ekonom på Ekonomiservice levererar en excelfil innehållande uppgifter om anskaffningsvärden till den externa förvaltaren. Dessa uppgifter återfinns sedan i månadsrapporterna tillsammans med marknadsvärden för placeringarna. I samband med förändringar i värdepappersportföljen tillser ansvarig controller att underlag inkommer. I annat fall efterfrågas det från aktuell bank. Alla bekräftelser sparas enligt uppgift på regionens server. På uppdrag av det sakkunniga biträdet beställs externa bekräftelser en gång per år av ansvarig controller för finansiella placeringar. Vi har i granskningen tagit del av månadsuppföljningar från den externa förvaltaren per augusti och december. 3.4.2. Revisionell bedömning Utifrån genomförda intervjuer och stickprov kan vi konstatera att månatlig rapportering av pensionsportföljen erhålls från den externa förvaltaren. Vår sammanfattande bedömning är att regionen har rutiner där externa bekräftelser för innehavet av finansiella placeringar samt marknadsvärde erhålls. 3.5. Finns en ändamålsenlig och dokumenterad arbetsfördelning? 3.5.1. Iakttagelser Av Direktiv för finansförvaltning framgår att finansförvaltningen är organiserad så att Regionstab Ekonomi fattar beslut i finansiella frågor som placering samt planerings- och uppföljningsfrågor, medan den rent administrativa hanteringen sköts av Lednings- och verksamhetsstöd Ekonomi. Av direktivet framgår att den s. k. dualitetsprincipen gäller, vilket innebär att samma person inte både får genomföra en finansiell transaktion och därefter stå för den kassa- och redovisningsmässiga hanteringen. Av intervjuer framkommer att kassagruppen får uppdrag om utbetalning via mail för verkställande av utbetalning. Ansvarig controller för finansiella placeringar skickar undertecknad utbetalningsorder i original med internposten till Ekonomiservice för bokföring. Bokföring sker tillsammans med underlag från Swedbank. Utifrån erhållet utdrag från regionens bank (uttaget 2017-12-11) över inlagda bankbehörigheter kan vi konstatera att ansvarig ekonom för bokföringen endast kan se vad som händer på banken men har ingen behörighet att själv göra utbetalningar. Region Gävleborg 9 av 12

Försäljningar utförs av extern förvaltare på uppdrag av ansvarig controller. Undertecknad säljorder överlämnas i original till Ekonomiservice för bokföring tillsammans med underlag från banken. Bokföringsfrågor diskuteras med redovisningschefen och frågor kring placeringar sker med ansvarig controller. Vi har i granskningen utfört stickprov på inköp och försäljningar mot underlag. Vi kan konstatera att det till samtliga granskade transaktioner som avser köp eller försäljning finns upprättade blanketter som har undertecknats av två firmatecknare. 3.5.2. Revisionell bedömning Enligt fastställt direktiv för finansförvaltning anges att dualitetsprincipen gäller. Inga avvikelser från denna princip har framkommit vid genomförda intervjuer och stickprov. Vår bedömning är att det finns en ändamålsenlig och dokumenterad ansvarsfördelning. 3.6. Dokumenteras och attesteras avstämningar av resultat- och balansräkning 3.6.1. Iakttagelser Årligen upprättas en tidplan för månadsbokslut. Av tidplanen för 2017 framgår att månatliga avstämningar av samtliga balanskonton ska ske. Det finns framtagna anvisningar för kontoavstämningar, som blev senast uppdaterad i september 2017. Av anvisningarna framgår att avstämningarna ska sparas på servern och att det finns blankettmallar som ska användas vid kontoavstämningarna. Vidare framgår det av anvisningarna att bokslutsspecifikationerna för balansposterna vid bokslut (mars, augusti och december) ska undertecknas. Rutinen är att dessa bokslutsspecifikationer även sparas i pärmar. Vi kan konstatera att det i samband med delårsbokslut och årsbokslut 2017 finns undertecknade bokslutsspecifikationer till regionens finansiella placeringar. Den ekonom som är ansvarig för avstämning av pensionsfonden har som rutin att upprätta fullständiga bokslutsspecifikationer för balansposten varje månad. Vi har tagit del av månadsavstämningen per november och konstaterar att det finns upprättade specifikationer. Utöver månatliga avstämningar finns även två upprättade excelfiler där anskaffningsvärden och andelar finns noterade per fond (uppdelat per konto och frikod). Vid förändringar i innehav, dvs vid köp eller försäljning, uppdaterar ansvarig ekonom på Ekonomiservice excelfilerna med förändringen innan bokföringsorder upprättas. Därmed ska excelfilerna vara löpande uppdaterade. Utifrån dessa excelfiler upprättas en sammanställning innehållande bokförda värden samt de transaktioner som skett under månaden. Denna excelfil översänds i början av varje ny månad till den externa förvaltaren. Excelfilen utgör underlag till den externa rapporten som upprättas av förvaltaren, där både anskaffningsvärde och marknadsvärde på placeringarna framgår. Region Gävleborg 10 av 12

Kontrollmoment för avstämning av poster i resultaträkningen kopplat till finansiella placeringar anges finnas i och med att ovan angivna excelfil månatligen översänds till den externa förvaltaren. Förvaltaren säkerställer att de i excelfilen redovisade förändringarna stämmer mot underlag från de aktuella bankerna. Av intervjuer anges också att controllern för finansiella placeringar har ansvar att granska riktigheten i bokförda poster i resultaträkningen. Utöver detta har ansvarig ekonom som rutin att i samband med delårsbokslut och årsbokslut göra en sammanställning av förändringar i balansräkningen jämfört med förändringar i resultaträkningen för att säkerställa att förändringarna stämmer överens. 3.6.2. Revisionell bedömning Vår bedömning är att det finns rutiner där månatliga avstämningar av balans- och resultaträkningen sker och dokumenteras. Rutinerna för avstämningar av balansräkningen finns angivna både i tidplaner och i anvisningar. Det är ansvarig ekonom för finansiella placeringar som ansvarar för avstämningarna av balanskonton kopplade till regionens finansiella placeringar. Attest av dessa avstämningar sker i samband med delårsbokslut och årsbokslut. Avstämning av resultatförda poster kopplat finansiella placeringar sker av ansvarig ekonom samt av controller och den externa förvaltaren. Dokumentation av dessa avstämningar sker dels i tre olika excelfiler varav en excelfil överlämnas till den externa förvaltaren, dels i sammanställningar över förändringar mellan resultatoch balansräkningar som upprättas vid delårsbokslut och årsbokslut. Region Gävleborg 11 av 12

4. Bilaga I nedanstående tabell framgår de stickprov vi gjort gällande bokföringstransaktioner. Konto Kontobenämning Ing balans 170101 Utg balans 171231 Förändring 2017 Antal stickprov mot underlag Kommentar Bedömning Räntefonder/räntestruktu 1871 r 777 405 602 kr 977 785 379 kr 200 379 777 kr 1 bokfört värde anskaffningsvärdet. Inga noteringar 1872 Aktiefonder, Svenska 107 341 896 kr 110 418 727 kr 3 076 831 kr 1 bokfört värde anskaffningsvärdet. Inga noteringar i huvudsak bokfört värde anskaffningsvärdet. I ett stickprov Bankavgift har inte bokförts enligt har bankavgift/courtage bokförts på RKR s 1873 Aktiefonder, Globala 610 952 200 kr 810 095 667 kr 199 143 467 kr 4 resultaträkningen. rekommendation Aktiefonder, 1874 Tillväxtmarknader 341 240 435 kr 522 817 553 kr 181 577 118 kr 2 bokfört värde anskaffningsvärdet. Inga noteringar 1875 Hedgefonder 326 115 156 kr 326 115 155 kr - 1 kr - Inga noteringar 1876 Private Equity fonder 181 131 656 kr 136 315 604 kr - 44 816 052 kr 4 bokfört värde anskaffningsvärdet. Inga noteringar 1877 Fastighetsfonder 221 481 543 kr 308 202 565 kr 86 721 022 kr 5 bokfört värde anskaffningsvärdet. Inga noteringar Swedbank-SEK 1881 Pensionsfond 176 697 456 kr 195 816 150 kr 19 118 694 kr 2 bokfört värde anskaffningsvärdet. Inga noteringar Swedbank- EUR - 137 673 1882 160-8 5 565 004 kr 18 151 563 kr 12 586 559 kr 3 bokfört värde anskaffningsvärdet. Inga noteringar Swedbank - USD - 137 020 1883 816-5 3 188 605 kr 1 368 981 kr - 1 819 624 kr 9 bokfört värde anskaffningsvärdet. Inga noteringar Swedbank - NOK - 037 1884 097 903-1 - 4 480 kr 4 480 kr 3 bokfört värde anskaffningsvärdet. Inga noteringar Summa 2 751 119 552 kr 3 407 091 824 kr 655 972 272 kr 34 Totalt granskat belopp 342 694 235 kr Totalt granskat belopp i % av årets förändring 52,24% Region Gävleborg 12 av 12