Granskning av finansförvaltning - placeringspolicy

Transkript

1 Revisionsrapport Pär Månsson Helena Carlson Granskning av finansförvaltning - placeringspolicy Landstinget Gävleborg

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Bakgrund Syfte och revisionsfråga Avgränsning Metod Granskningsresultat Årsbokslut Är antagna styrdokument ändamålsenliga? Hur är följsamheten till antagna styrdokument? Hur fungerar den övergripande interna kontrollen inom finansförvaltningen? Vilka instruktioner har befattningshavarna vad gäller risktagande mm? Uppfyller landstinget Kommunallagens krav beträffande medelsförvaltningen? Övrigt som framkommit i granskning Landstinget Gävleborg

3 1. Sammanfattning Sammanfattningsvis bedömer vi att Landstingsstyrelsens interna kontroll över finansverksamheten i huvudsak är ändamålsenlig men ej helt tillräcklig. Utifrån genomförd granskning vill vi lyfta fram följande sammanfattande slutsatser och rekommendationer. Vi bedömer att beslutade övergripande direktiv är ändamålsenliga. De behandlar på ett strukturerat sätt ansvar och roller, krav på god intern kontroll, restriktioner för placeringar samt krav och rutiner för rapportering och uppföljning. Vi bedömer vidare att det finns väl fungerande rutiner för upprättande av månadsvisa likviditetsprognoser. Landstinget bör upprätta en specifik riskanalys för den finansiella hanteringen inklusive pensionsmedelsförvaltningen. Riskanalysen bör sedan utgöra underlag till en dokumenterad internkontrollplan. Riskanalys och internkontrollplan bör fastställas av Landstingsstyrelsen. Resultat av genomförda kontroller enligt internkontrollplanen bör rapporteras till Landstingsstyrelsen. Landstingsstyrelsen bör efterfråga månatlig rapportering över gjorda placeringar och dess avkastning i förhållande till fastlagda mål och placeringarna i förhållande till referensportfölj. Vi bedömer att denna rapportering i dagsläget finns men att den inte rapporteras regelbundet till Landstingsstyrelsen. En väsentlig del i god intern kontroll är att ha fastlagda och kompletta rutindokument för hantering av processer och rutiner. I dagsläget saknas samlade kompletta rutindokument för finanshanteringens delar. Landstingsstyrelsen bör säkerställa att samtliga väsentliga rutiner dokumenteras och kvalitetssäkras i de delar detta saknas. Detta gäller både finanshanteringen i stort och rutiner för pensionsmedelsförvaltningen. Vi vill fästa uppmärksamhet på den finansiella hanteringens komplexitet och krav på specialistkunskaper i hanteringen. Viktiga områden blir därmed, förutom ovan nämnda krav på enhetliga och dokumenterade rutiner, säkerställande av back up för nyckelpersoner. Landstinget Gävleborg 1 av 13

4 2. Bakgrund Landstingsfullmäktige antog i december 2012 direktiv för finansförvaltningen. Direktivet syftar till att fastställa ramar och regler för den finansiella hanteringen inom Landstinget, dess bolag samt de stiftelser som Landstinget ansvarar för. Det finns även ett särskilt direktiv för förvaltningen av pensionsmedel (krav enligt Kommunallagen 8 kap 3 a). Granskningen syftar till att säkerställa att Landstinget följer kommunallagens krav samt att göra en översiktlig utvärdering av Landstingets finanshantering och därvid bedöma om befintliga hanteringsrutiner är effektiva, ändamålsenliga samt uppfyller kraven på god intern kontroll. Granskningen har sin tyngdpunkt i förvaltningen av pensionsmedel Syfte och revisionsfråga Syftet med granskningen är att bedöma om landstingsstyrelsen har en tillräcklig intern kontroll avseende finansverksamheten. Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor och revisionskriterier: Är Landstingsstyrelsens interna kontroll över finansverksamheten tillräcklig? Är Landstingsstyrelsens finanshantering ändamålenlig? Revisionskriterier Är antagna styrdokument ändamålsenliga? Hur är följsamheten till antagna styrdokument? Hur fungerar den övergripande interna kontrollen inom finansförvaltningen? o Genomförs riskanalyser? o Finns kontrollaktiviteter utformade? o Genomförs kontrollaktiviter? o Finns en fungerande arbetsfördelning etablerad? o Sker en ändamålsenlig rapportering? Vilka instruktioner har befattningshavarna vad gäller risktagande mm? Uppfyller Landstinget Kommunallagens krav beträffande att Landstinget ska meddela föreskrifter om medelsförvaltningen? 2.2. Avgränsning Granskningen omfattar Landstingets övergripande hantering av finansfrågorna Metod Granskningen genomförs genom intervjuer med ansvariga. Dokumentgranskning av styrdokument samt granskning mot underlag. Landstinget Gävleborg 2 av 13

5 3. Granskningsresultat 3.1. Årsbokslut 2013 Vid bokslutet uppgick pensionsfondens bokförda värde till mnkr redovisat som kortfristig placering. Vidare redovisade Landstinget kassa och bankmedel med 815 mnkr. Pensionsfondens marknadsvärde uppgick till mnkr Är antagna styrdokument ändamålsenliga? De mest centrala styrdokumenten för finanshanteringen inom Landstinget Gävleborg utgörs av: Direktiv för finansförvaltningen beslutat av Landstingsfullmäktige december Direktiv för förvaltning av pensionsfond beslutat av Landstingsfullmäktige april Iakttagelser direktiv för finansförvaltningen Direktivet syftar till att fastställa ramar och regler för den finansiella hanteringen inom Landstinget, bolag och stiftelser som Landstinget ansvarar för. Uppdatering av direktivet ska ske vid behov, dock minst vartannat år. Direktivet lägger fast roller och ansvar för Landstingsfullmäktige, Landstingsstyrelsen, Ekonomidirektören samt vem som får underteckna avtal och attestera placeringar kopplat till finansförvaltningen. Direktivet beskriver vidare finansförvaltningens och interbankens organisation. Övergripande mål för den finansiella verksamheten beskrivs. De övergripande målen är: At säkerställa Landstingets likviditet och betalningsförmåga på både kort och lång sikt. Att i enlighet med Kommunallagen kap.8 och interna finansiella mål säkerställa hanteringen av tillgångar och skulder med avseende på att uppnå god avkastning med balanserat risktagande. Att bedriva finansförvaltningen på ett så effektivt sätt som möjligt. Detta ska ske bl. a. genom att utnyttja de stordriftsfördelar som kan uppnås genom att finansiell verksamhet i första hand kanaliseras via Internbanken. I separata avsnitt kring likviditetsförvaltningen framgår att principer för debitering, krav, inkasso, fakturahantering, momsredovisning och likviditetsplanering ska framgå av rutindokument i syfte att åstadkomma en så effektiv finansförvaltning som möjligt. Vidare läggs det fast principer för likviditetshanteringen inklusive Landstinget Gävleborg 3 av 13

6 nivåer för baslikvidet och överskottslikviditet och hur placering av överskottslikviditet får ske. Riskdefinitioner och riskhantering behandlas i ett separat avsnitt där beskrivning sker av ränterisk, valutakursrisk, finansieringsrisk, likviditetsrisk, kreditrisk och operativ risk. Principerna lägger fast att etisk hänsyn ska tas i placeringsverksamheten. En övergripande definition av intern kontroll återfinns i ett separat avsnitt, med intern kontroll avses de kontrollmoment som avser finansförvaltningen. Av principerna framgår att en god intern kontroll förutsätter att det finns erforderliga och uppdaterade system och rutiner för: 1. Ansvarsfördelning i organisationen 2. Instruktioner 3. Daglig/veckovis avstämning av transaktioner mellan Landstingets banker och den egna redovisningen samt eventuella värdepapper i förvar 4. Rapportering och uppföljning 5. Inventering av samtliga tillgångs- och skuldposter samt derivatkontrakt 6. Redovisning Andra områden som nämns är krav på dualitet, dvs att samma person inte både får genomföra en finansiell transaktion och därefter stå för den kassa- och redovisningsmässiga hanteringen. Dokumenterade rutinbeskrivningar ska upprättas och hållas uppdaterade. Slutligen beskriver direktivet krav på rapportering och uppföljning. Rapporteringen av finansförvaltningen ska utgöra en integrerad del i Landstingets delårsrapport och årsredovisning och omfatta saldo på koncernkonto, förteckning över finansiella placeringar, förteckning över skulder, uppföljning av mot fullmäktige fastställda finansiella mål samt beskrivning av större händelser sedan förra rapporttillfället Iakttagelser direktiv för förvaltning av pensionsfond I syfte att minska den ekonomiska belastningen under de år då pensionsutbetalningarna är stora påbörjade Landstinget 1994 avsättningar av kapital för långsiktig pensionsmedelsförvaltning. Sedan våren 1999 har Landstinget en aktiv förvaltning av kapital som placerats på olika kapitalmarknader, i Sverige och utomlands. Landstingsfullmäktige fastställde i december 2008 direktiv för förvaltningen av landstingets pensionsfond. Direktivet reviderades under början av 2014 och det reviderade direktivet beslutades av landstingsfullmäktige april Direktivet utgör det övergripande styrinstrumentet för pensionsmedelsförvaltningen och syftet är att ange regler för hur landstinget får placera tillgångarna i pensionsfonden. Landstinget Gävleborg 4 av 13

7 Placeringsdirektivet skall: Precisera strategiska beslut och riktlinjer kring den långsiktiga förvaltningen. Tydliggöra roller och ansvarsfördelning mellan landstingsfullmäktige, landstingsstyrelsen, ekonomidirektören och anlitade externa förvaltare. Fungera som vägledning i det dagliga arbetet för ansvariga personer hos landstinget och för externa kapitalförvaltare. Nedan beskrivs direktivets olika huvudsavsnitt: Organisation och ansvarsfördelning som beskriver roller och ansvar för landstingsfullmäktige, landstingsstyrelsen och ekonomidirektören. Vidare beskrivs under detta avsnitt krav på intern kontroll och regler för undertecknande av avtal och beslutsattest av utbetalningar. Pensionsskulden har ett eget avsnitt som lägger fast hur landstingets pensionsskuld ska värderas och hur pensionsskuldens totala kassaflöden fördelas i framtiden. I avsnittet läggs fast att pensionsfonden ska förvaltas så att avkastningen över tid täcker den del av pensionsutbetalningarna som årligen överstigen 150 mnkr, i reala termer. Direktivet omfattar ett avsnitt kring mål där det övergripande målet för pensionsförvaltningen är att minimera de kommande pensionsutbetalningarnas likviditetspåverkan på landstinget och operativa mål. Riskbegränsningen beskrivs så att risken i första hand ska mätas som konsolidering mot de kassflöden som fonden skall täcka där golv för konsolideringen sätts till 65 %. Avkastningsmålet för pensionsmedlen uppgår enligt direktivet till 4,5 % per år i reala termer. Givet en årlig inflation på 2 % uppgår det nominella avkastningskravet till 6,5 %. Ett avsnitt behandlar placeringsföreskrifter för pensionsmedlen. De övergripande placeringsföreskrifterna anger den yttre ramen för hur kapitalet får placeras samt med vilken inriktning förvaltningen bör bedrivas. De övergripande placeringsföreskrifterna fastställer vilka tillgångsslag och finansiella instrument, samt på vilka marknader, som det är tillåtet att investera i. Förvaltningen ska ske utifrån principen om diversifiering, dvs en fördelning inom och mellan olika tillgångsslag. Placeringarna ska genomföras inom fastlagd referensportfölj där minimi-, normal- samt maxnivå för respektive tillgångsslag anges. Vidare läggs i detta avsnitt fast placeringsinriktning och risklimitar för enskilda tillgångsanslag. Direktivet har ett avsnitt beträffande övergripande riskbegränsningar där det övergripande riskmåttet i pensionsförvaltningen är pensionsmedlens utveckling i förhållande till pensionsskulden, samt profilen på sambandet mellan förväntad risk och förväntad avkastning som ges av medlens allokering mellan olika tillgångsslag. Vidare beskrivs bl a riskområden och krav på etisk hänsyn i förvaltningen. I direktivet ingår krav på utformning av rapportering och uppföljning. Rapporteringen ska syfta till att löpande informera om pensionsportföljens resultat Landstinget Gävleborg 5 av 13

8 i förhållande till pensionsskulden samt dess exponering i relation till de fastställda limiterna i placeringsdirektivet. Ekonomidirektören ansvarar för att intern rapportering upprättas månadsvis. Utformning av rapporteringen är fastlagd i direktivet. Delårs- och årsrapportering ska ingå som en del i landstingets delårsrapport och årsredovisning. I direktivet läggs det fast att utvärdering på total nivå i först hand ska ske mot pensionsskulden och dess förändring där konsolideringstalet är väsentligt, därefter ska utvärderingen på totalnivå ske mot avkastningskravet och mot ett totalindex Revisionell bedömning Vår bedömning är att beslutade direktiv är ändamålsenliga. De behandlar på ett strukturerat sätt ansvar och roller, krav på god intern kontroll, restriktioner för placeringar samt krav och rutiner för rapportering och uppföljning. I direktivet för finansförvaltningen framgår att ett övergripande mål är att finansförvaltningen ska bedrivas på ett så effektivt sätt som möjligt. Mätbara mål för detta har inte uttalats. I direktivet för finansförvaltningen anges under avsnittet principer för likviditetshanteringen att placering alltid ska göras i instrument där risk- och avkastningsprofiler är begripliga för de befattningshavare i organisationen som ska hantera dem. Denna skrivning har en begränsad styrande effekt och bör förtydligas. Båda direktiven innehåller ett avsnitt som behandlar den interna kontrollen. Direktiven omfattar även flera kontrollmoment som ska genomföras. Något specifikt krav på en dokumenterad internkontrollplan finns inte. Vi bedömer att finansförvaltningen inklusive pensionsmedelsförvaltningen är så väsentliga att ett krav på internkontrollplan bör införas i respektive direktiv. Internkontrollplanen bör utformas genom följande process: Fastställ mål och bryt ned i delmål. Identifiera och värdera risker per mål och delmål. Utforma en internkontrollplan. Internkontrollplanen bör fastställas av Landstingsstyrelsen och genomförda kontrollaktiviteter bör rapporteras till Landstingsstyrelsen för bedömning och åtgärder Hur är följsamheten till antagna styrdokument? I vår granskning har vi noterat ett antal områden och kontrollaktiviteter i beslutade styrdokument som är centrala för Landstingets finansförvaltning. Vi har i vår granskning gjort en genomgång av dessa och verifierat hanteringen av ett urval av dessa. Landstinget Gävleborg 6 av 13

9 Iakttagelser Direktiv för finansförvaltning Område kontrollaktivitet Enligt roller och ansvar i direktivet för finansförvaltningen ska landstingsstyrelsen fastställa regler för intern kontroll. Av direktiv för finansförvaltningen framgår att principer för debitering, krav, inkasso, fakturahantering, momsredovisning och likviditetsplanering ska framgå av rutindokument. Likviditetsprognoser ska upprättas. Förekomsten av finansiell leasing beslutas av ekonomidirektören. Koncernstab ekonomi är ansvarig för Landstingskoncernens bankförbindelse. Relationen till huvudbanken ska utvärderas minst årligen. Under avsnittet interkontroll läggs det fast krav på dagligvis/veckovis avstämning av transaktioner. Rapportering av finansförvaltningen ska ingå som en integrerad del i årsredovisning och delårsrapport. Kommentar Inga specifika regler har fastställts förutom direktivet. Rutiner för krav, inkasso och fakturahantering finns, rutinbeskrivningar för dessa är inte helt uppdaterade och kompletta. I granskningen har framkommit att rutindokument för momsredovisning och likviditetsplanering saknas. I praktiken finns rutiner, dock är det enbart en person som arbetar med respektive rutin. Rutiner finns för upprättande av månadsvisa likviditetsprognoser. Vi bedömer rutinerna som väl fungerande. Likviditetsprognoserna sammanställs i Excel och omfattar ingående värden för likviditeten, periodens förändringar och utgående värden för likviditeten. Landstinget har ingen finansiell leasing för närvarande. Utvärdering sker vid möten två gånger per år. Senaste utvärderingsmöte genomfördes Utvärderingen dokumenteras inte enligt någon beslutad mall. Avstämning sker varje dag av bokförda transaktioner vad gäller kassa och bankmedel. Bankens saldo kontrolleras mot bokfört saldo i ekonomisystemet. Ansvaret för detta har Landstingets kassagrupp. I ansvaret ligger att utreda eventuella differenser för att fånga ej bokförda transaktioner. Inför delårs- och årsbokslut bör Landstinget efterfråga externa engagemangsbesked från motpart. Rapportering sker i enlighet med direktivet. Landstinget Gävleborg 7 av 13

10 Direktiv för förvaltning av pensionsfond Område kontrollaktivitet Enligt roller och ansvar i direktivet för pensionsförvaltning ska landstingsstyrelsen fastställa regler för intern kontroll. Kommentar Inga specifika regler har fastställts förutom direktivet. En extern utvärdering /intern kontrollgranskning har skett av att pensionsförvaltningen hanteras enligt beslutat direktiv, avrapporterad mars Vid genomgången noterades vissa avvikelser som resulterade i att direktivet omarbetats. Genomgången omfattade följande områden: Efterlevnad av placeringsdirektivet. Genomgång av avkastning i förhållande till givna direktiv. Granskning av räntebärande värdepapper. Undertecknade av avtal och beslutsattest av utbetalningar ska ske av Landstingets firmatecknare. Attest av placeringar Avstämning av pensionsplaceringar. Kontroll har skett av fem nyinvesteringar. Utbetalningsunderlagen är beslutsattesterade och signerade av ekonomidirektör och finanscontroller i deras egenskap av firmatecknare. Nyinvestering i fonder för pensionsplaceringar verkställs av ekonomiservice i Söderhamn. Som underlag för utbetalning upprättar controller vid koncernstaben utbetalningsunderlag. Utbetalningsunderlaget innehåller uppgift om information om vad betalningen avser, från vilket konto utbetalning skall ske samt betalningsmottagarens namn och kontouppgifter. Granskade utbetalningar har attesterats i enlighet med fastlagd instruktion. Pensionsplaceringar stäms av månadsvis utifrån fastställd avstämningsblankett. I dagsläget används olika mallar för olika fonder. Ett arbete har påbörjats för att gå Landstinget Gävleborg 8 av 13

11 Område kontrollaktivitet Placeringsföreskriter är fastlagda. Rapportering Kommentar igenom samtliga mallar för att säkerställa att de är lika i sin uppställning. Rutinerna för avstämning och redovisning av pensionsplaceringarna är inte dokumenterade i sin helhet. Placeringsföreskrifter är fastlagda. Föreskrifterna har ändrats utifrån genomförd extern genomgång av placeringarna. Dokumenterade och kvalitetssäkrade rutiner avseende redovisning av nyinvesteringar, återinvesteringar och försäljningar saknas. Rutin gällande redovisning av terminsaffärer är dokumenterad. Månadsvis intern rapportering sker Delårs- och årsrapport Månatlig rapportering till Landstingsstyrelsen sker inte Revisionell bedömning Vår sammanfattande bedömning är att följsamheten till antagna styrdokument är god. I granskningen har framkommit att rutindokument för momsredovisning och likviditetsplanering saknas. I praktiken finns rutiner, dock enbart en person som arbetar med respektive rutin. Heltäckande dokumenterade rutiner saknas även för redovisningen av kapitalplaceringarna. Av direktivet framgår att relationen till huvudbanken skall utvärderas en gång årligen. Av intervjuerna framgår att avstämningsmöte med huvudbanken sker två gånger årligen. Ingen särskild dokumentation av avstämningsmötet sker, vilket heller inte har fastslagits enligt direktivet. När det gäller intern kontroll framgår av direktiv för finansförvaltning att styrelsen skall fastställa sådana. Vid granskningen har framkommit att inga specifika regler har fastställts för finansförvaltning förutom direktivet. En extern genomgång av pensionsmedelsförvaltningens följsamhet till beslutat direktiv har genomförts under 2012/2013. Noteringar från genomgången kommunicerades och åtgärder föranledda av rapporteringen har vidtagits. Vidare finns fastställt att anskaffning av placeringar skall attesteras av ekonomidirektören, vilket verifierats i granskningen. Landstinget Gävleborg 9 av 13

12 3.4. Hur fungerar den övergripande interna kontrollen inom finansförvaltningen? Enligt COSO-ramverket är intern kontroll en process som påverkas av organisationen, ledning och annan personal, och som utformats för att ge en rimlig försäkran om att organisationens mål uppnås inom följande områden; Ändamålsenlig och effektiv verksamhet Tillförlitlig redovisning/rapportering Efterlevnad av externa och interna regelverk COSO-ramverket omfattar fem komponenter: 1. Kontrollmiljön är grunden för god intern kontroll. Viktiga delar är integritet och etiska värderingar, kompetenskrav, ledningen agerande, organisationsstruktur, ansvar och befogenheter samt personalpolicys och rutiner. En väsentlig del i en god kontrollmiljö är en tydlig delaktighet från styrelsen/nämnden. 2. Riskvärdering utgör en central del i den interna kontrollen genom en identifiering och analys av relevanta risker som kan påverka möjligheterna att nå mål. En förutsättning för en riskbedömning är etablering av mål, sammanlänkade mellan nivåer och att målen är konsistenta. Risk kan utifrån detta definieras som En framtida händelse som kan påverka organisationens möjligheter att nå dess mål eller uppfylla dess uppdrag. 3. Kontrollaktiviteter omfattar policys/processer/rutiner för att försäkra att ledningens beslut genomförs. Kontrollaktiviteter förekommer i hela organisationen på alla nivåer och funktioner. Exempel på kontrollaktiviter är attestrutiner, delegationsordningar, krav på avstämning av redovisningen, backup-rutiner mm. 4. Information och kommunikation innebär ett krav på att relevant information identifieras, sammanställs och kommuniceras på sådant sätt att medarbetarna kan utföra sina arbetsuppgifter. Komponenten inkluderar både intern- och extern information och omfattar händelser eller förhållanden som är nödvändiga att känna till i en beslutssituation eller i samband med extern rapportering. 5. Övervakning och uppföljning omfattar bedömning av kontrollsystemet över tiden samt löpande övervakning och särskilda utvärderingar. Det är mycket viktigt att brister i den interna kontrollen rapporteras vidare upp i organisationen. Väsentliga avvikelser bör rapporteras till högsta ledning och nämnd/styrelse. Landstinget Gävleborg 10 av 13

13 Tillsammans skapar komponenterna förutsättningar för en god intern styrning och kontroll. Utifrån COSO-ramverket har vi identifierat ett antal väsentliga frågeställningar där vi genomfört en övergripande bedömning. Genomförs riskanalyser? Finns kontrollaktiviteter utformade? Genomförs kontrollaktiviteter? Finns en fungerande arbetsfördelning etablerad? Sker en ändamålsenlig rapportering? Iakttagelser Som tidigare nämnts i avsnitt 3:2 innehåller direktiven riskbeskrivningar och riskområden. Någon specifik riskanalys som underlag till internkontrollplan dokumenteras inte. Kontrollaktiviteter är utformade dels i beslutade direktiv dels i existerande hanteringsrutiner. Övergripande kontrollaktiviteter i form av internkontrollplan saknas. Vid vår granskning beträffande följsamheten till beslutade styrdokument noterades en god följsamhet. En fungerande arbetsfördelning bedöms finnas. Hanteringen av beslut av nya placeringar och förändring av existerande placeringar är skilt från redovisningen. Rapportering av finansförvaltningen och pensionsmedelsförvaltningen är fastlagd i beslutade direktiv Revisionell bedömning Vår bedömning är att den interna kontrollen kan förstärkas inom vissa områden som redovisas i vår rapport. På övergripande nivå rekommenderar vi att en riskanalys årligen bör upprättas och att en internkontrollplan bör utformas utifrån identifierade risker. Dokumenten bör behandlas och beslutas av Landstingsstyrelsen. Vi bedömer att Landstingsstyrelsen bör erhålla och behandla månadsvis rapportering av pensionsmedelsförvaltningens utveckling vilket i dagsläget inte sker Landstinget Gävleborg 11 av 13

14 3.5. Vilka instruktioner har befattningshavarna vad gäller risktagande mm? Iakttagelser Riskhantering och regler för placeringar i olika tillgångsslag är fastlagt i beslutade direktiv. Rapporteringsrutiner har utformats i förvaltningen för att säkerställa en avvägd uppföljning och kontroll. Området är mycket komplext och kräver specialistkunskaper både vad gäller investeringsbeslut och redovisningsmässiga hantering Revisionell bedömning Inga avvikelser har noterats. Vi vill fästa uppmärksamhet på den finansiella hanteringens komplexitet och krav på specialistkunskaper. Viktiga frågor att säkerställa blir därmed krav på dokumenterade rutiner och back up för nyckelpersoner Uppfyller landstinget Kommunallagens krav beträffande medelsförvaltningen? I kommunallagen kapitel 8 paragraf 3 finns fastslaget att fullmäktige skall meddela närmare föreskrifter om medelsförvaltningen. Vidare skall fullmäktige meddela särskilda föreskrifter för förvaltningen av medel avsatta för pensionsförpliktelser. I föreskrifterna skall det anges hur medlen skall förvaltas. Därvid skall tillåten risk vid placering av medlen fastställas. Vidare skall det anges hur uppföljning och kontroll av förvaltningen skall ske Iakttagelser Landstinget direktiv för finansförvaltning har beslutats av fullmäktige Nu gällande direktiv för förvaltning av pensionsfond beslutades av fullmäktige Tidigare direktiv beslutades och har gällt från I direktivet anges regelverk kring förvaltning samt tillåten risk. Revideringen av direktivet som har beslutats under 2014 omfattar uppdatering kring Aktiefond- och räntefondsbestämmelser avseende derivat Genomsnittsrating på fonder Skuldberäkningen Pensionsfondens mål att täcka utbetalningar över 150 mnkr Avkastningsmål Revisionell bedömning och förslag till åtgärder Vi bedömer att kommunallagens krav beträffande medelsförvaltning uppfylls genom fastställda direktiv för finansförvaltning respektive direktiv för pensionsförvaltning. Landstinget Gävleborg 12 av 13

15 3.7. Övrigt som framkommit i granskning I samband med delårsbokslut 2014 har Landstinget uppmärksammat att vissa erhållna utdelningar felaktigt redovisats som minskat anskaffningsvärde och inte som en finansiell intäkt. Felet som sammanlagt uppgår till 11,9 mkr uppmärksammades av Koncernstab ekonomi och aktualiserar vikten av dokumenterade regelbundna avstämningar, dokumenterade rutinbeskrivningar samt förståelsen för de olika placeringsformerna. Landstinget Gävleborg 13 av 13