södertälje l<ommun l (3) TJÄNSTESKRIVELSE 2015-08-06 Social- och omsorgskontoret Äldreomsorgsnämnden Kommundelsnämnderna Handlingsplan e-hälsa 2015-2019.. ANKOM SODERTÄLJE KOMMUN 2015 -OB~ 13,e;/t -::} Dnr...\i.t\~.~9..:):...... ~... Dnr: 15/026 Sammanfattning av ärendet Äldreomsorgsnämnden tog 2014 beslut om en handlingsplan för e-hälsa för 2014-2018. Handlingsplanen för e-hälsa är en del i det arbete som följer av årsvisa överenskommelser om "Stöd till en evidensbaserad praktik för god kvalitet inom socialtjänsten", som Sveriges kommuner och landsting tecknar med regeringen. Syftet med överenskommelserna om e-hälsa har varit att skapa nytta för invånare, personal och beslutsfattare genom att utveckla insatser, verktyg och processer inom hela socialtjänsten med stöd av ny teknik. Föreliggande förslag till handlingsplan för e-hälsa för 2015-2019 är en revidering av tidigare plan. Planen innehåller en beskrivning av finansiering, organisation och samverkan för arbetet med e-hälsa i Södertälje kommun samt pågående projekt. Därutöver finns en strategisk bedömning inför framtiden. Revideringar har gjorts enligt följande: Kapitel l & 2 Mindre justeringar och uppdateringar Kapitel 3 Revidering av statusläge och tidsplan för projekt i tabellen. Tillägg i form av beskrivning av de olika projektens innehåll Kapitel4 Har omarbetats och utvecklats, med tydligare beskrivningar av centrala förutsättningar i e-hälsoarbetet Kapitel 5 Inga ändringar. Social- och omsorgskontoret föreslår att nämnden godkänner kontorets förslag till handlingsplan för e-hälsa 2015-2019. Södertälje kommun l Stab l 151 89 Södertälje l Organisationsnr: 212000-0159 l www.sodertalje.se Besöksadress: Campusgatan 26, Södertälje l Växel: 08-523 010 00
Tjänsteskrivelse 1 2015-08-03 1 södertälje kommun 1 Social- och omsorgskontoret 2 (3) Beslutsunderlag Social- och omsorgskontorets tjänsteskrivelse, daterad 2015-08-06 Handlingsplan för e-hälsa 2015-2019, daterad 2015-08-06 Ekonomiska konsekvenser och finansiering Arbetet finansieras i första hand inom ordinarie budgetramar_ I den mån extern finansiering kan erhållas ska ansökan göras_ Kontorets/förvaltningens förslag till nämnden: Social- och omsorgskontoret föreslår att nämnden godkänner kontorets förslag till handlingsplan för e-hälsa 2015-2019. ( '- (Ii l GyJ~LL : j l l ~ il da J ohap.sson Socialdirektör 1 ( (Ui~ Kvalitets- och utvecklingschef, e-hälsosamordnare Simon Lindgren!T-strateg Handläggare: Lisa Mattsson Kvalitets- och utvecklingschef Stab Telefon (direkt): 08-5230 3422 E-post: lisa.mattsson@sodertalje.se
Tjänsteskrivelse l 2015-08-03 1 södertälje kommun l Social- och omsorgskontoret 3 (3) Beslutet skickas till Akten Kommunstyrelsen KPR KHR
Social- och omsor;jskontoret ~ Södertä1je Reviderat 201s- ~) lwmmun Handlirtgsplan för e-hälsa 2015-2019 Antagen av ÄON, SN OMS
2 l. Vad är e-hälsa?... 3 2. Finansiering och organisation för e-hälsoarbetet i Södertälje kommun... 3 3. Projekt i Södertälje utifrån de nationella målen om e hälsa....4 3.1 Sammanställning av projekt... 4 3.2 Beskrivning av projekt... 5 3.3 Övriga pågående utvecklingsarbeten...... 7 4. Viktiga förutsättningar för att uppfylla målen avseende e-hälsa- strategisk bedömning... 8 5. Revidering av handlingsplanen... 9
3 1. Vad är e-hälsa? Regeringen tog 2006 beslut om en nationell IT -strategi for vård och omsorg. Ökad användning av teknik och IT inom vård och omsorg innebär stora möjligheter till ökad delaktighet i vården for invånaren, men också effektiviserad administration for personalen. Därtill kommer också nya möjligheter får beslutsfattare att samla in statistik och underlag for verksamhetsutveckling. Strategin har senare reviderats till en nationell strategi för e-hälsa. Den handlar i korthet om hur framtidens vård och omsorg som helhet ska fungera och forbättras med hjälp av digitalteknik. Inom ramen for nationell e-hälsa är nyttan for invånare, personal och beslutsfattare i fokus. Detta tydliggjordes i samband med revideringen och samtidigt har kommunernas och social~änsternas betydelse i strategin utvecklats. Arbetet med e-hälsa leds på central nivå av en programstyrgrupp, som samordnas av Sveriges kommuner och landsting (SKL). Som ett led i arbetet att forbättra och säkra kvaliteten i socialtjänsten 1 har regeringen och SKL gjort årliga överenskommelser, med början 2010, om "Stöd till en evidensbaserad praktik for god kvalitet inom socialtjänsten". Syftet med dessa överenskommelser har varit att skapa nytta får invånare, personal och beslutsfattare genom att utveckla insatser, verktyg och processer inom hela socialtjänsten med stöd av ny teknile Kopplat till varje överenskommelse har regeringen via SKL betalat ut stimulansmedel for defmierade användningsområden och mål. En betydande del av överenskommelsen rör kommunernas arbete med e-hälsa, som också syftar till att uppnå målen i den Digitala agendan (Näringsdeparternentet presenterade den 6 oktober 2011 "It i män.11iskans tjänst- en digital agenda for Sverige"). Agendan är en sammanhållen strategi som syftar till att statens befintliga resurser ska utnyttjas bättre. 2. Finansiering och organisation för e-hä1soarbetet i södertälje kommun SKL organiserar arbetet på nationell nivå. Det regionala arbetet samordnas av IT -forum (ligger under Kommunfårbundet Stockholms län, KSL), där Södertälje kommun deltar. Från och med årsskiftet 2014/2015 gick IT-forum in i KSL:s ordinarie verksamhet, vilket innebär en ambitionshöjning for digitaliseringsfrågorna. Samordningsansvaret for Södertäljes e-hälsoarbete ligger på Social- och omsorgskontoret Det lokala arbetet sker med befintliga personella resurser och finansieras av nämndernas ordinarie budgetramar. Kommunen har en särskilt utsedde-hälsosamordnare som representerar kommunen i det regionala samarbetet. E-hälsosarnordnaren är sammankallande i en lokal arbetsgrupp som ansvarar får såväl strategiska som operativa frågor. I gruppen ingår kornmunens IT -strateg, socialoch omsorgskontorets!t-strateg, kvalitetsutvecklare, MAS (Medicinskt ansvarig sjuksköterska), 1 Överenskommelsen omfattar numera hela socialtjänsten, dvs äldre, funktionsnedsatta och individ- och familjeomsorg
4 systemforvaltare och verksamhetsansvariga chefer. E-hälsosamordnaren rapporterar löpande dels till kontorets ledningsgrupp samt till ansvariga nämnder. 3. Projekt i södertälje utifrän de nationella målen om e-hälsa Målen for överenskommelsen mellan regeringen och SKL om e-hälsa 2014 (en fortsättning på 2013 års målsättningar) var att öka: användningen av e-tjänster inom socialtjänsten för att stödja och underlätta for den enskilde samt att effektivisera verksamheten ~ andelen av berörd personal inom socialtjänsten som har tillgång till säker roll och behörighetsidentifikation andelen av berörd personal inom socialtjänsten som kan dokumentera och komma åt information mobilt användningen av Nationell Patient Översikt 3, både kunna ta del av och tillgängliggöra information andelen digitala trygghetslarm, i forhållande till antalet trygghetslarm som kommunen beviljar samt fatta beslut om en långsiktig plan för övergång till digitala trygghetslarm och därmed förbättrade möjligheter till en ökad trygghet och service i hemmet Utifrån dessa målsättningar har ett antal projekt startas i Södertälje. I tabellen nedan redogörs for statusläge och projekttid for dessa projekt: 3.1 Sammanställning av projekt Målområde Delprojekt Statusläg~ augusti 2"015 Plane; ad Ansvarig pmjekttid nämnd Mobilitet Tid- och Projektet pågår. Hemtjänsten ' 2014-2015 ÄON insatsrapportering i Hovsjö arbetar med hemtjänst/ digital tidsrapporteringen. dokumentation Trygghet, service Införande av digitala Upphandling av leverantör 2015 ÄON och delaktighet i trygghetslarm pågår och anbudshemmet utvärderingen beräknas vara klar innan sommaren. Implementering av nya trygghetslarm kan börja under hösten 2015. Trygghet, service Tillsyn och Pilotprojekt med Telia 2015-2016 ÄON och delaktighet i manitorering Healthcare. En projektgrupp ska tillsättas och Projektplan 3 Nationell patientöversikt, NPÖ, gör det möjligt for behörig vårdpersonal att med patientens samtycke ta del av journalinformation som registrerats hos andra landsting, kommuner eller privata vårdgivare
5 hemmet ska vara klar innan sommaren och projektet kommer sedan att pågå under hösten 20 15. - NPÖ (Nationell Anslutning till NPÖ Projektet avslutat. NPÖ är * ÄON patientöversikt) får att konsumera driftsatt. information. Gäller samtliga vård- och omsorgsboenden samt korttids boende. Trygghet, service Införande av Rutiner och metodstöd har * ÄON och delaktighet i videoteknik vid tagits fram. Driftsattes i juni hemmet vårdplanering 2015 och kommer att börja användas under hösten 2015. E-tjänster Socialrådgivning på Förstudie har genomförts. SN nätet Inget beslut taget. Ekonomiskt bistånd En e-tjänst i LifeCare. 2015- Tester genomförs under 2016 hösten 2015 Gemensam plattform för Projektet drivs av 2015- utveckling av e- kommunstyrelsens kontor 2016 tjänster i i samverkan med kommunen fackkonto r. SN ÄON,SN ochoms 3.2 Beskrivning av projekt Tid- och insatsrapportering hemtjänst I ett och samma system kan personalen använda sig av mobiltelefoner för att registrera besök, besökstid, vem som utfört besöket samt vilka insatser som har utförts. För att säkerställa att informationen registreras i vårdtagarens bostad används kvittens mot exempelvis en kvittensknapp. Nationell Patientöversikt Nationell patientöversikt, NPÖ, gör det möjligt för behörig vårdpersonal att med patientens samtycke ta del av journalinformation som registrerats hos andra landsting, kommuner och privata vårdgivare i hela landet. NPÖ är ett webbaserat verktyg för sammanhållenjournalföring och nås antingen via ditt journalsystem eller via en länk som kan läggas till exempel på ett intranät.
6 NPÖ är ett nationellt initiativ som syftar till: Stärkt patientsäkerhet Effektivare flöden får vårdövergångar mellan vårdgivare Digitala trygghetslarm I socialtjänstalgen finns krav på att kommunerna ska erbjuda äldre och andra behövande ett tryggt och säker boende med god kvalitet. Väl fungerade trygghetslarms lösningar är en fårsutsättning får att uppnå detta. I takt med att det analoga telenätet stängs ner och telekommunikationen successivt genomgår en digitalisering ökar kraven på kommunerna att kunna tillhandahålla digitala trygghetsarm. I Södertälje pågår under sommaren 2015 en upphandling av digitalt trygghetsarm och de nya trygghetslarmen kommer, enligt plan, att implementeras under hösten 2015. Videoteknik vid vårdplanering När en patient ska skrivas ut från sjukhus deltar ofta många olika yrkestitlar. Förutom patient, sjuksköterska och anhörig kan läkare, arbetsterapeut, sjukgymnast och biståndshandläggare från kommunen delta. Med hjälp av videoteknik kan dessa koppla upp sig på videokonferens och behöver på så vis inte resa till en fysisk plats får att genomfåra utskrivningssamtalet tillsammans. Det sparar både restid och kostnader får miljön. Tillsyn och monitoreringffelia Home Care Syftet med piloten är att testa och validera Telias sortiment av Home Care tjänster och få fårstålse får hur digitala lösningar kan implementeras i kommunen på effektivt sätt och erhålla kunskap om var digitala tjänster ger nytta till brukaren. Under perioden september 2015 till februari 2016 kornmer ett pilotprojekt med Telia att genomfåras. Telia Home Care kopplar olika sensorer i hemmet tillenehälso nub/box. Genom Boxen kan exempelvis information om vikt, blodtryck och hjärtfrekvens samlas in. Boxen kan också påminna om att stänga av kaffebryggaren eller att ta medicin. Information inom Home Care tillhör personen som äger boxen. Om anhöriga eller vårdpersonal har blivit godkännda att ta del av informationen kan de exempelvis få larm om personen inte rör sig under vissa tider eller om ytterdörren öppnas mitt i natten. Man kan välja funktioner utifrån behov och förutsättningar. Detta är ett väldigt användbart verktyg får äldreomsorgen som f'ar hjälp att hålla koll på personer som behöver extra tillsyn. På så sätt bidrar Home Care till att skapa fårutsättningar får att undvika olycksfall. Vi underlättar även arbetet får berörd vårdpersonal genom att antalet kommunikationsenheter som måste hanteras minskar. Efter årsskiftet 2015/2016 ska projektet utvärderas.
7 3.3 Övriga pågående utvecklingsarbeten - - - Målområde Delprojekt statusläge Planerad Ansvarig augusti 2015 - ---- pro.iekttid nämnd Trygghet, service Stockholm Digital Planering och 2015-2020 ÄON och delaktighet i Care (SDC) start under höst hemmet 2015 - Införande av Implementering Införandeprojekt ÄON/ ÄBIC/ffiiC påbörjas under kommer att pågå OMS - hösten 2015 under 2015/2016 Digitalt Projektet pågår 2015-2016 ÄON/ ledningssystem sedan mars 2015 --- OMS/SN Stockholm Digital Care (SDC) SDC är ett samverkansprojekt mellan Stockholms stad, Nacka kommun, Värmdö kommun, Huddinge kommun, Södertälje kommun, Swedish ICT, Aperir Network AB, Swedish Medtech AB samt Kommunförbundet Stockholms Län. Projektet sträcker sig från 2015-10-01 t.o.m. 2020-12-01. Syftet med projektet är att: Öka tillväxt i regionen inom området digital teknik. Stödja ett aktivt och självständigt åldrande med god livskvalitet. Utveckla digitala lösningar i kontakt med närstående, omsorg och sjukvård. Södertälje kommer att delta med en resurs på l 00 procent. Halva resurskostnaden bekostas av social- och omsorgskontoret och resten fmansieras av tillväxtverket Lifecare (inkl. ÄBIC) Lifecareprogrammet en del av Tietas IT -baserade lösningar inom området Socialtjänst. Lifecare stödjer den aktuella handläggningsprocessen (ÄBIC, IBIC) och säkrar att rätt information fmns på rätt ställe för rätt vård. Förnyelsen från befmtliga lösningar kommer att ske stegvis under tiden som Tieto vidareutvecklar och ersätter befintlig funktionalitet med nya lösningar. Det innebär att användarna kan fortsätta arbeta i befintliga program såsom Procapita och Laps Care under tiden som dessa byggs om. Digitalt kvalitetsledningssystem Syftet med projektet är att skapa ett digitalt kvalitetsledningssystem på intranätet, Kanalen för att verksamheten enkelt ska få tillgång till fastställda versioner av dokument och i rätt sammanhang. Exempel på dokument är styrdokument, rutiner, checklistor, mallar, "lathundar". Sammanhanget eller processen ska visas med grafik och utgöra navigationen för ledningsystemet Vidare ska en analys göras för att se över hur nämndernas administration kan förenklas och effektiviseras med hjälp av ett dokumenthanteringssystem med tillhörande funktioner för elektronisk distribution av nämndhandlingar.
8 Projektets mål är att införa ett it-stöd för processbeskrivningar, dokumenthantering och avvikelsehantering och det enligt de krav som ställs i Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Målbilden är att användarna och organisationen upplever systemet som enkelt och användarvänligt. Tillgången ska baseras på roll och ansvar i organisationen. Enligt projektplanen ska projektet pågå under 2015-2016. 4. Viktiga förutsättningar för att uppfylla målen avseende e-hälsastrategisk bedömning Utvecklingen inom IT -området får fort framåt och ger kommlmal omsorg möjlighet att möta den demografiska utvecklingen utan skenande kostnadsökningar. Direktiv från regieringen och nationella överenskommelser påverkar också kommunerna till kontinuerlig verksamhetsutveckling. Insikt om behov och framtida utmaningar samt förståelse för att modern inforn1ationsteknik ger möjligheter är tillfredställande finns idag hos ansvariga politiker och tjänstemän. Positivt är också att viljan till förändring är stor i alla led. Dock behöver arbetet struktureras och projekt och insatser prioriteras så att resurser kan fokusera på i förväg planerade uppdrag. Ett problem i dagsläget är att informationen som dokumenteras inte är tillgänglig eller användbar när den behövs i tillräcklig utsträckning. Orsaken är att mycket av dokumentationen sker manuellt och pappersbaserat. Det gäller allt från pinstatistik till social dokumentation. Dessutom sker insats- och ruttplanering samt rapportering av insatserna manuellt. Insamling, korrigering och sammanställning av information är tidskrävande och ger mindre utrymme för analys och därmed risk för sämre beslutsfattande. Särskilt allvarligt utifrån ovanstående är risken för avvikelse i rättsäkerheten för den enskilde. För att möta den demografiska utmaningen utan kostnadsökningar behöver personalens tillgänglighet öka. Mer tid för brukare och mindre tid för administrativa uppgifter. Digital teknik ger möjlighet till ökad tillgänglighet av personal genom automatisering och mobilitet. Med ökad mobilitet blir arbetet mer effektivt i samma utsträckning som det tar tid att åka får att hämta och lämna information. Ett exempel är omsorgspersonalen som har planeringen i surfplatta/mobil och startar insatsrapporteringen automatiskt med hembesöket antingen via låsöppning eller annan registrering via app i handenheten. Digital teknik ger vidare verktyg får ökad tillgänglighet till rätt infmmation vid rätt tillfålle. Med rätt information vid varje enskilt tillfålle ökar kvaliteten i vård och omsorg och förmågan att tillgodose individens behov (i centrum). Arbetet blir effektivare och kvaliteten samt rättsäkerheten ökar om pinstatistik, insatsrapportering med flera triviala informationsuppgifter kan ske automatiskt. Kan även den sociala dokumentationen ske i närtid till insatsen hos brukaren i mobilenhet så frigör det också tid. För individens självständighet (behov) kommer mer av hälsa och omsorg att bedrivas i ordinärt boende. Det ställer krav på att infrastrukturen byggs ut till hemmen och kan användas för alla
9 parter (brukare, anhörig, kommun och landsting). Informationen om den enskilde kommer att behöva delas mellan alla berörda parter, men på ett sådant sätt att integriteten säkerställs. För att göra informationen tillgänglig digitalt behöver verksamheten säkerställa informationens sekretess, spårbarhet och riktighet genom informationsklassning. Det pågående projektet med att införa ett gemensamt digitalt ledningssystem är särskilt viktigt då det syftar till att beskriva informationen i verksamheten. V ar den.fmns, i vilken del av processen den produceras/konsumeras och av vem. Det är en förutsättning för fortsatta satsningar avseende ökad tillgänglighet av information. Avslutningsvis gäller att framtida beslut kring nya projekt bör tas med utgångspunkt från tillgängliga resurser, krav från omvärlden och lokala politiska beslut och målsättningar. Beslut angående nya projekt ska tas av Social- och omsorgskontorets ledningsgrupp. Arbetsgruppen e Hälsa förbereder beslutsunderlag och samordnar det löpande arbetet. I det fortsatta arbetet bör kommunens pensionärs- och handikappråd samt brukare och brukarorganisationer också ges möjlighet att delta. 5. Revidering av handlingsplanen Handlingsplanen ska revideras årligen, då även avstämning av projekt sker.